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  Circular 35 de 2009 Procuraduria General de la Nacion
 
  Fecha de Expedición: 12/06/2009  
  Fecha de Entrada en Vigencia:  
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CIRCULAR 035 DE 2009

(Junio 12)

De:

Procurador General de la Nación

Para:

Gobernadores, Alcaldes, Personeros Municipales y Gerentes de Entidades Descentralizadas del orden Municipal y Departamental.

Procuradores Regionales, Distritales y Provinciales

Asunto:

Cumplimiento de la Ley 594 de 2004 - Organización e Implementación de Archivos y Fondos Documentales Acumulados.

Circulares 004 de 2003 y 012 de 2004 del DAFP

Ver el Documento de la Procuraduria General de la Nación 1707 de 2009

Bogotá, D.C.,

En cumplimiento de las facultades constitucionales que le confiere a este despacho el artículo 277 de la Carta Política, en el sentido de vigilar el cumplimiento de la Constitución, las leyes y los actos administrativos, así como ejercer la vigilancia de la conducta oficial de quienes desempeñan funciones públicas, todo en el marco de la protección del interés público, considera de importancia lo siguiente.

De acuerdo con lo expresado por las convenciones de las Naciones Unidas e Interamericanas de lucha contra la corrupción, la unificación de procesos y procedimientos administrativos de las diferentes entidades estatales es prioritaria, especialmente en aquellos temas relacionados con el control, conservación, organización y protección de los documentos públicos, como memoria de la conducta oficial, toda vez que en las Instituciones juega un papel de gran importancia, la correcta administración y organización de sus archivos como base del patrimonio histórico y cultural de los pueblos.

El debido manejo de los archivos está regulado en la Ley 594 de 2000, en donde se fijan los procesos y procedimientos de obligatorio cumplimiento, que deben ser adoptados por todos los entes territoriales del nivel central y descentralizado.

El Procurador General de la Nación, en defensa de los intereses de la sociedad y en la búsqueda de que se garantice el ejercicio diligente y eficiente de las funciones administrativas, solicita a los Gobernadores, Alcaldes, Personeros Municipales y Gerentes de Entidades Descentralizadas del orden Departamental y Municipal, adelantar la gestiones pertinentes para que se cumpla, en el menor tiempo, con lo preceptuado en la Ley 594 de 2000 y las circulares 004 de 2003 del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno y 012 del 2004 del Departamento Administrativo de la Función Pública y Archivo General de la Nación.

De esta manera, los responsables de la implementación y desarrollo de los procedimientos necesarios para el cumplimiento, en el nivel territorial, de las disposiciones antes señaladas, tendrán como plazo para ello, hasta el mes de diciembre de 2009.

Los Procuradores Provinciales y Distritales dentro de su respectivo territorio, bajo la orientación y supervisión de los Procuradores Regionales, vigilaran el cumplimiento de lo aquí dispuesto, reportando el seguimiento a la presente directriz, a más tardar el 20 de enero de 2010, ante los Procuradores Regionales, quienes consolidarán aquellos reportes y los enviarán a más tardar dentro de los tres (3) días siguientes a la Procuraduría Delegada para la Descentralización y las Entidades Territoriales.

Los representantes legales de las entidades y los funcionarios a cargo de los procesos de archivo y de administración documental, asumirán las responsabilidades disciplinarias que les corresponda en el marco de la Ley 734 de 2002 y las demás normas vigentes que les sean aplicables, por el incumplimiento de lo regulado en materia de archivo público.

Cordialmente,

ALEJANDRO ORDOÑEZ MALDONADO

Procurador General de la Nación

CAMD/VMR