RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

La Superintendencia de Sociedades, en ejercicio de sus facultades legales, imparte las siguientes instrucciones a los Agentes Interventores designados por esta Superintendencia para que adelanten los procesos de intervención, en virtud de lo previsto en el Decreto 4334 de 2008.

El Decreto 4334 de 2008, declaró la intervención del Gobierno Nacional en los negocios, operaciones y patrimonio de las personas naturales o jurídicas que desarrollen o participen en la actividad financiera sin la debida autorización estatal, conforme a la ley, para lo cual se le otorgó a esta Superintendencia amplias facultades para ordenar la toma de posesión de los bienes, haberes y negocios de dichas personas, con el objeto de restablecer y preservar el interés público amenazado.

Los artículos 83 y 84 de la Ley 222 de 1995, facultan a la Superintendencia de Sociedades para solicitar, confirmar y analizar de manera ocasional, y en la forma, detalle y términos que esta Entidad determine, la información que requiera sobre la situación jurídica, contable, económica y administrativa de sus inspeccionadas y/o vigiladas.

a) Llevar contabilidad. El numeral 1, del artículo 9º del Decreto 4334 de 2008, establece que el Agente Interventor tendrá a su cargo la representación legal, si se trata de una persona jurídica, o la administración de los bienes de la persona natural intervenida.

El numeral 3 del artículo 19 del Código de Comercio le impone a todo comerciante la obligación de llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legales. El artículo 50 del mismo código establece que la contabilidad debe suministrar la historia clara, completa y fidedigna de los negocios del comerciante con sujeción a las reglamentaciones que expida el Gobierno. Estas reglamentaciones están contenidas, entre otras disposiciones, en el Decreto 2649 de 1993, por el cual se expidieron los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados.

A su vez, el artículo 19 del Decreto 2649 de 1993, establece que los estados financieros, cuya preparación y presentación son responsabilidad de los administradores del ente, son el medio principal para suministrar información contable a quienes no tienen acceso a los registros de un ente económico.

El artículo 22 de la Ley 222 de 1995, determina que son administradores el representante legal, el liquidador, el factor, los miembros de juntas o consejos directivos y quienes de acuerdo con los estatutos, ejerzan o detenten esas funciones.

De lo anteriormente expuesto se concluye que, tratándose de personas obligadas a llevar contabilidad, el Agente Interventor tiene la obligación de seguir llevando contabilidad regular de los negocios de la intervenida, documentando los hechos económicos mediante los respectivos soportes, elaborando los comprobantes de contabilidad y asentando las operaciones en los libros oficiales registrados.

En caso de pérdida de los libros oficiales, el artículo 135 del Decreto 2649 de 1993 establece que los registros en los libros deben reconstruirse dentro de los seis (6) meses siguientes a su pérdida, extravío o destrucción, tomando como base los comprobantes de contabilidad, las declaraciones tributarias, los estados financieros certificados, informes de terceros y los demás documentos que se consideren pertinentes. Y agrega, cuando no se obtengan los documentos necesarios para reconstruir la contabilidad, el ente económico debe hacer un inventario general a la fecha de ocurrencia de los hechos para elaborar los respectivos estados financieros.

De igual forma, es necesario resaltar que el Agente Interventor, en su calidad de representante legal y administrador de los bienes de las personas intervenidas, continuará con la causación y pago de las obligaciones fiscales conforme a la legislación tributaria.

b) Presentación del inventario de bienes. En cumplimiento de lo previsto en el artículo 4º del Decreto 1910 de 2009, el Agente Interventor elaborará un inventario valorado de los bienes distintos a sumas de dinero, afectos a las devoluciones, el cual será presentado, para su posterior aprobación, a la Superintendencia de Sociedades, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha en que quede en firme la providencia que contiene las solicitudes de devolución aceptadas.

Este inventario debe contener la totalidad de los bienes, por cada persona intervenida, como son entre otros Inversiones, Deudores, Inventarios y Propiedad Planta y Equipo.

Los activos se deben valuar a su valor neto realizable, concepto que se encuentra definido en el artículo 10 del Decreto 2649 de 1993, en los siguientes términos: "Valor de realización o de mercado es el que representa el importe en efectivo, o en su equivalente, en que se espera sea convertido un activo o liquidado un pasivo, en el curso normal de los negocios…".

El inventario valorado, clasificado por los grupos señalados en el Plan Único de Cuentas para Comerciantes, debe venir certificado por el Agente Interventor y un Contador Público, adjunto al cual se remitirá un cuadro detallado en el que se identifiquen las características que permitan individualizar los bienes, como son, a manera de ejemplo, folios de matrícula inmobiliaria y placas de vehículos y, en todo caso, información detallada de los gravámenes, afectaciones y medidas cautelares que pesan sobre ellos. De igual forma se adjuntarán los certificados de tradición de los bienes sujetos a registro.

Si posterior al envío del inventario de los bienes el Agente Interventor tiene conocimiento de otro activo propiedad de la(s) persona(s) intervenida(s), se debe informar de este hecho a la Superintendencia, con el fin de que el mismo haga parte de la masa.

Esta información debe ser remitida a la Superintendencia de Sociedades en formatos comerciales (papel).

a) Gastos. De acuerdo con lo establecido en el parágrafo 3° del artículo 10 del Decreto 4334 de 2008, los gastos propios de la intervención serán cancelados con cargo a los recursos (fondo cuenta) que el Gobierno Nacional a través del Ministerio de Hacienda y Crédito Público transfiera a la Superintendencia de Sociedades.

La Procuraduría General de la Nación en Instructivo número 005 del 26 de marzo de 2003, en ejercicio de su función preventiva y de control de gestión, en especial las referidas a intervención ante las autoridades administrativas y judiciales, en particular en lo que tiene que ver con los procesos concursales, pero aplicable a los procesos de Toma de Posesión, dispuso la necesidad de impartir directrices claras orientadas a la austeridad del gasto en beneficio de todos, las cuales habrán de ser atendidas tanto por los Agentes Interventores como por esta Superintendencia, dado su imperioso acatamiento.

En este orden de ideas, la Entidad controlará los gastos en que se incurran en el proceso de intervención, analizará los soportes y verificará que tales gastos sean pertinentes, necesarios, razonables y ajustados a cada etapa del proceso de Toma de Posesión.

El Agente Interventor debe remitir, dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente a aquel en que se hubieren causado, una relación de los gastos, señalando, entre otra información, concepto, beneficiario, valor, adjunto a la cual se remitirá copia de los documentos soporte de los gastos causados y, en caso de haberse efectuado el pago, copia de los comprobantes de egreso que den cuenta del mismo, para su respectivo reembolso.

b) Honorarios del Agente Interventor. Los honorarios del Agente Interventor serán cancelados con cargo a los recursos (fondo cuenta) que el Gobierno Nacional a través del Ministerio de Hacienda y Crédito Público transfiera a la Superintendencia de Sociedades y serán fijados y pagados a los Agentes Interventores, por parte de esta Entidad.

Los honorarios definitivos serán fijados por la Superintendencia una vez se encuentre ejecutoriada la providencia por medio de la cual se apruebe la rendición final de cuentas.

El Agente Interventor presentará la factura o cuenta de cobro a la Superintendencia, la que procederá a su pago haciendo las retenciones de ley, de acuerdo con el régimen a aplicar.

Tratándose de personas obligadas a llevar contabilidad, el Agente Interventor deberá remitir, por cada persona intervenida, un Balance General y un Estado de Resultados, cada seis (6) meses, esto es con corte a 30 de junio y 31 de diciembre de cada año y, en todo caso, al concluir el proceso de intervención presentará una rendición final de cuentas.

Con relación a las demás personas intervenidas no obligadas a llevar contabilidad, el Agente Interventor presentará, con la periodicidad señalada en el párrafo anterior, un Estado de Derechos, Bienes y Obligaciones que contengan los activos y pasivos de la intervenida y un Estado de Ingresos y Gastos.

Esta información, debe presentarse a la Superintendencia en formatos comerciales (papel).

De igual forma se remitirá, en las fechas de corte establecidas, un Balance General Extraordinario (acumulado) de todas las personas vinculadas al proceso de intervención, cuando fuere pertinente.

Adjunto a la información financiera requerida, se deberá allegar la siguiente documentación:

a) Certificación suscrita por el Agente Interventor y el Contador de la sociedad, en los términos previstos en el artículo 37 de la Ley 222 de 1995.

b) Notas a los estados o información financiera.

c) Informe detallado de la gestión del Agente Interventor durante todo el proceso.

Con la rendición final de cuentas, además de la anterior información, el Agente Interventor deberá remitir:

a) Relación de pagos ejecutados.

b) Relación de devoluciones aceptadas insolutas.

c) Relación de bienes debidamente valorados y que quedaron afectos a dichas devoluciones.

La información requerida deberá ser presentada dentro de los siguientes plazos:

La información con corte a 30 de junio, a más tardar el 30 de julio del mismo año.

La información con corte a 31 de diciembre, a más tardar el 30 de marzo del año siguiente a la fecha de corte.

La rendición final de cuentas de la intervención, será presentada dentro de los quince (15) días siguientes a aquel en que se efectúen los pagos de las devoluciones aceptadas.

La presente Circular rige a partir de la fecha de su publicación.