Resolución Reglamentaria 7 de 2011 Contraloría de Bogotá D.C.

Fecha de Expedición:

31/03/2011

Fecha de Entrada en Vigencia:

04/04/2011

Medio de Publicación:

Registro Distrital 4628 de abril 4 de 2011.

La Secretaría Jurídica Distrital aclara que la información aquí contenida tiene exclusivamente carácter informativo, su vigencia está sujeta al análisis y competencias que determine la Ley o los reglamentos. Los contenidos están en permanente actualización.

RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA 007 DE 2011

(Marzo 31)

Por la cual se adopta la nueva versión de Documentos y Procedimientos relacionados con el Proceso de Prestación de Servicio Micro de la Contraloría de Bogotá y se dictan otras disposiciones

LA CONTRALORA DE BOGOTÁ, D.C.

En ejercicio de sus atribuciones legales y en especial las que le confiere el artículo 6 del Acuerdo 361 de 2009 y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con los literales j) y l) del artículo 4 de la Ley 87 de 1993 "Por la cual se establecen normas para el ejercicio de control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones", se deben implementar como elementos del sistema de control interno institucional procedimientos para la ejecución de procesos y simplificación y actualización de normas y procedimientos.

Que el Modelo Estándar de Control Interno MECI, adoptado en la Contraloría de Bogotá mediante Resolución Reglamentaria No. 013 de junio 12 de 2006, contiene entre otros elementos de control del subsistema de control de gestión, los procedimientos conformados por el conjunto de especificaciones, relaciones y ordenamiento de tareas requeridas para cumplir con las actividades de un proceso controlando acciones que requiere la operación de la Contraloría de Bogotá y el manual de procedimientos como una guía de uso individual y colectivo que permite el conocimiento de la forma como se ejecuta o desarrolla su función administrativa, propiciando la realización del trabajo bajo un lenguaje común a todos los servidores públicos.

Que mediante el Acuerdo 361 del 6 de enero de 2009: "Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá, D. C., se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones", en su Artículo 6 establece: "En ejercicio de su autonomía administrativa le corresponde a la Contraloría de Bogotá, D.C., definir todos los aspectos relacionados con el cumplimiento de sus funciones en armonía con los principios consagrados en la Constitución, las leyes y en este Acuerdo".

Que el Acuerdo 361 de 2009 en su Artículo 37 Numeral 9, consagra como una de las funciones de la Dirección de Planeación, "Realizar la revisión técnica de los planes, documentos y procedimientos que adopte la entidad, para asegurar la armonización, implementación y evaluación de los mismos".

Que mediante Resolución Reglamentaria No. 029 de Noviembre 03 de 2009, se adoptó la nueva versión de documentos y procedimientos relacionados con el Proceso de Prestación de Servicio Micro.

Que con Resolución Reglamentaria No. 015 de Mayo 14 de 2010, se adoptó la nueva versión de algunos procedimientos relacionados con el Proceso de Prestación de Servicio Micro.

Que la Resolución Reglamentaria No. 027 de diciembre 30 de 2010, creó y conformó el Grupo Especial de Apoyo y Fiscalización – GAF adscrito al Despacho del Contralor de Bogotá.

Que el equipo de análisis del proceso de prestación del servicio Micro y el Comité Operativo de la Entidad, han efectuado modificaciones a algunos de los procedimientos y documentos del mismo, con el objeto de mejorar la calidad, oportunidad y efectividad de las auditorías.

Que atendiendo a nuestra política de calidad, y como resultado de las mesas de trabajo llevadas a cabo en la Dirección de Planeación con las Direcciones Sectoriales, se concluyó que se deben hacer cambios a los procedimientos, con el fin de coadyuvar al ejercicio del control fiscal.

En merito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO.- Adoptar la nueva versión de los siguientes documentos y Procedimientos del Proceso de Prestación de Servicio Micro:

No.	DOCUMENTO / PROCEDIMIENTO	Versión	Código
1	Caracterización del Proceso de Prestación de Servicio Micro. Derogado por el art. 5, Resolución Contraloria Distrital 033 de 2011	7.0	40
2	Procedimiento para la Identificación y Trazabilidad del Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral. Derogado por el art. 7, Resolución Contraloria Distrital 055 de 2013	6.0	4001
3	Plan de Calidad del proceso de Prestación de Servicio Micro. Derogado por el art. 5, Resolución Contraloria Distrital 033 de 2011	8.0	4002
4	Caracterización de Producto "Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral". Derogado por el art. 5, Resolución Contraloria Distrital 033 de 2011	7.0	4003
5	Procedimiento para el Control del Producto no Conforme "Informe de Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral". Derogado por el art. 7, Resolución Contraloria Distrital 055 de 2013	5.0	4004
6	Procedimiento Propiedad de la Parte Interesada. Derogado por el art. 7, Resolución Contraloria Distrital 055 de 2013	6.0	4005
7	Procedimiento para Suscribir, Comunicar y Realizar Seguimiento a la Advertencia Fiscal. Derogado por el art. 7, Resolución Contraloria Distrital 055 de 2013	8.0	4006
8	Procedimiento para la Preservación del Producto "Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral". Derogado por el art. 7, Resolución Contraloria Distrital 055 de 2013	8.0	4007
9	Procedimiento para la Elaboración, Seguimiento y Actualización del Plan de Auditoría Distrital – PAD. Derogado por el art. 5, Resolución Contraloria Distrital 033 de 2011	7.0	4008
10	Procedimiento para la Elaboración del Memorando de Encargo de Auditoria. Derogado por el art. 5, Resolución Contraloria Distrital 033 de 2011	7.0	4009
11	Procedimiento para la Elaboración del Memorando de Planeación y Programas de Auditoria. Derogado por el art. 5, Resolución Contraloria Distrital 033 de 2011	7.0	4010
12	Procedimiento para Concluir el Hallazgo de Auditoría. Derogado por el art. 6, Resolución Contraloría Distrital 030 de 2012	9.0	4011
13	Procedimiento para Elaborar el Informe de Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral y Cierre de Auditoria. Derogado por el art. 5, Resolución Contraloria Distrital 033 de 2011	9.0	4012
14	Procedimiento para Desarrollar Mesas de Trabajo. Derogado por el art. 7, Resolución Contraloria Distrital 055 de 2013	8.0	4013
15	Procedimiento para Elaborar Papeles de Trabajo. Derogado por el art. 7, Resolución Contraloria Distrital 055 de 2013	7.0	4014
16	Procedimiento para la Conformidad, Modificación y Seguimiento al Plan de Mejoramiento. Derogado por el art. 5, Resolución Contraloria Distrital 033 de 2011	9.0	4015
17	Procedimiento para Adelantar Proceso Administrativo Sancionatorio Fiscal. Derogado por el art. 6, Resolución Contraloría Distrital 030 de 2012	6.0	4016
18	Procedimiento para la Indagación Preliminar. Derogado por el art. 5, Resolución Contraloría Distrital 046 de 2013.	5.0	4017
19	Procedimiento para la Cuantificación y Comunicación de Beneficios del Control Fiscal. Derogado por el art. 6, Resolución Contraloría Distrital 030 de 2012	9.0	4018
20	Procedimiento para la Recepción, Verificación y Revisión de la Cuenta. Derogado por el art. 7, Resolución Contraloria Distrital 055 de 2013	6.0	4019
21	Procedimiento para Adelantar Auditoria Especial "Transversal". Derogado por el art. 7, Resolución Contraloria Distrital 055 de 2013	4.0	4021

ARTÍCULO SEGUNDO. Delegar en la Dirección de Planeación en coordinación con las Direcciones Sectoriales y el Grupo Especial de Apoyo y Fiscalización - GAF, el mejoramiento continuo de los procedimientos del Proceso de Prestación de Servicio Micro.

ARTÍCULO TERCERO. Es responsabilidad de los Directores, Jefes de Oficina y Coordinadores de Grupos Especiales, velar por la divulgación, actualización y mejoramiento de los documentos y procedimientos adoptados.

ARTÍCULO CUARTO. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga en todas sus partes las Resoluciones Reglamentaria 029 de Noviembre 03 de 2009 y 015 de Mayo 14 de 2010.

ARTÍCULO TRANSITORIO. Las actividades relacionadas con la ejecución del Plan de Auditoría Distrital PAD 2011 – Ciclo I, se regirán por los procedimientos y documentos establecidos en las Resoluciones Reglamentarias No. 029 y 015 de 2009 y 2010 respectivamente, y a partir de la ejecución del PAD 2011 – Ciclo II, Ia planificación y ejecución se efectuará, con base en los procedimientos y documentos establecidos en la presente Resolución.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá, D. C. a los treinta y un (31) días del mes de marzo de dos mil once (2011).

MÓNICA CERTAIN PALMA

Contralora de Bogotá

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE PRESTACIÓN DE SERVICIO MICRO

HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSIÓN	No. DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA	NATURALEZA DEL CAMBIO
1.0	R.R. 018 de marzo 14 de 2003	En la Matriz de descripción del proceso, se redefinió la "ENTRADA/INSUMO" y "SALIDA" de cada una de las actividades claves del proceso. Para cada una de las fases del proceso, se garantiza que los productos o resultados (salidas) son insumos para la actividad siguiente. En la Matriz responsabilidad y comunicaciones, los requisitos de la norma ISO 9001:2000: 8.2.3 "Seguimiento y Medición de los procesos"; 8.4 "Análisis de Datos"; y 8.5 "Mejora", se organizaron los conceptos de acuerdo a los procedimientos que hacen parte del Proceso de Prestación de Servicio Micro. Además el nombre de los registros de comunicación se revisó.
2.0	R.R. 032 de mayo 29 de 2003	Se modifica la página 1 y 3. Eliminación de la Descripción de Proceso de Prestación de Servicio Micro la actividad relacionada con "Revisar en términos y forma la cuenta", dado que ésta no es una actividad clave del Proceso; puesto que no está relacionada como requisito en la caracterización del Producto. Modificación del numeral 3 de la Descripción del Proceso el insumo relacionado con "Cuenta Revisada en forma y términos" por "Cuenta": Así mismo, modificación del proveedor interno por externo "Sujeto de Control".
2.0	R.R. 047 de septiembre 30 de 2003	El documento cambia de versión. Se unificó en una sola actividad "Elaborar Memorando de Planeación y Programas de Auditoría; así mismo, las actividades 10, 11 y 12 se unieron en "Determinar e implementar Acciones Correctivas, de Corrección, Preventivas y de Mejora. Se suprimió la actividad relacionada con Revisión del Plan de Mejoramiento como actividad clave del proceso. Se agregó como actividad clave del proceso "Elaborar Proyecto de Control de Advertencia". En consecuencia a lo anterior algunos insumos y salidas del proceso fueron modificados. Así mismo, en la Matriz de Responsabilidades y Comunicaciones se ajustaron algunos documentos que indican la responsabilidad por el control de determinados requisitos de la norma, así como en los documentos a modificar y los responsables y medios de comunicación de los mismos.
3.0	R.R. 051 de diciembre 30 de 2004.	En el numeral 3 Aplicación, se complementan las dependencias que intervienen en el desarrollo del proceso incorporando: Despacho del Contralor Auxiliar, Dirección de Planeación y Grupo Especial de Investigaciones Forenses. En la matriz de Descripción del proceso se efectuaron las siguientes modificaciones: Se incorporó en la actividad correspondiente a: "Elaborar el Plan de Auditoria Distrital" el insumo lineamientos de enlace con clientes, cuyo proveedor corresponde al proceso enlace con clientes. Se eliminó de la segunda actividad el insumo Análisis Global del sector del proceso de prestación de servicio macro.
3.0	R.R. 051 de diciembre 30 de 2004	Se elimina como cliente interno de la actividad Elaborar el Memorando de Encargo de Auditoria al proceso de prestación de servicio macro y se incorpora éste cliente en la actividad: Elaborar Memorando de Planeación y programas de Auditoria. Se sustituyen los instrumentos de seguimiento y medición POA y SIMER por el Plan de actividades y sistema de medición de la gestión de la Contraloría de Bogotá D.C.
4.0	R.R. 018 de agosto 14 de 2006	Se ajusta la redacción del objetivo y alcance del Proceso. En la descripción del proceso se ajusta los insumos y salidas de las actividades claves del proceso, mejorando la articulación y secuencia con los demás procesos del SGC, especialmente con los de Orientación Institucional "documentos controlados", Gestión Humana, Recursos Físicos y Financieros y Evaluación y Control. De la matriz de responsabilidad y comunicaciones se excluye el requisito 8.2.2. "Auditoría externa", el cual se incorpora en el nuevo proceso de Evaluación y Control. Se precisan los documentos a comunicar, así como el medio y los registros en la matriz de responsabilidad y comunicaciones.
5.0	R.R. 016 de septiembre 30 de 2008	Cambia de versión. Se actualizan los nombres de los cargos de conformidad con el Acuerdo 362 de 2009. Se incluye como una actividad y salida del proceso la elaboración de pronunciamientos.
6.0	R.R. 029 de noviembre 03 de 2009	Se modifica el nombre del GUIFO por el GAF. En la planeación se incluye como entrada el Programa de verificación y análisis de datos y lista de chequeo producto de la revisión de la cuenta, para la elaboración del PAD.
7.0	R.R. 007 de marzo 31 de 2011

CARACTERIZACION DEL PROCESO DE PRESTACIÓN DE SERVICIO MICRO

CÓDIGO DEL PROCESO: 40

VERSIÓN No. 7.0

FECHA: 25 de Marzo de 2011

REVISADO POR:

Contralor Auxiliar	Victor Manuel Armella Velasquez
CARGO	NOMBRE	FIRMA

APROBADO POR:

Director Técnico Planeación	Efvanni Paola Palmariny Peñaranda
CARGO	NOMBRE	FIRMA
COPIA:	NO. DE PÁGINAS: 13

1. OBJETIVO:

Evaluar la gestión de los sujetos de control para garantizar el adecuado uso de los recursos y el mejoramiento de su gestión.

2. ALCANCE:

El proceso inicia con la Identificación de las necesidades de recursos de talento humano y de recursos físicos y financieros y termina con la implementación de acciones de mejora del proceso.

3. APLICACIÓN:

Despacho del Contralor Auxiliar, Dirección de Planeación, Direcciones Sectoriales y Grupo Especial de Apoyo y Fiscalización – GAF.

4. CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO:

4.1. Descripción del Proceso.

4.2. Matriz de Responsabilidad y Comunicaciones.

4.1. DESCRIPCION DEL PROCESO

PHVA	No.	PROVEEDOR - PROCESO		ENTRADA/ INSUMO	ACTIVIDADES CLAVES DEL PROCESO	SALIDA	CLIENTE – PROCESO
		INTERNO	EXTERNO				INTERNO	EXTERNO
PLANEAR	1	Proceso de Orientación Institucional		Plan Estratégico. Lineamientos de la Alta Dirección. Informe de Gestión SGC.	Identificar las necesidades de Talento Humano y de Recursos Físicos y Financieros.	Necesidades de Talento Humano y de Recursos Físicos y Financieros.	Proceso de Gestión Humana. Proceso de Gestión de Recursos Físicos y Financieros.
	2	Proceso Orientación Institucional		Plan Estratégico. Lineamientos de la Alta Dirección. Manual de Calidad	Formular actividades estratégicas e indicadores de gestión.	Plan de Acción del Proceso.	Proceso de Orientación. Proceso de Prestación de Servicio Micro.
				Lineamientos de Orientación Institucional. Documentos Controlados
		Proceso Gestión Humana		Asignación de Funcionarios competentes. Plan de Capacitación Programa de Bienestar Programa de Salud Ocupacional Manual Específico de Funciones, Requisitos y Competencias Laborales.
		Proceso de Recursos Físicos y Financieros		Provisión de Recursos
	3	Proceso de Orientación Institucional		Plan Estratégico	Elaborar el Plan de Auditoria Distrital.	Plan de Auditoría Distrital.	Proceso de Prestación de Servicio Micro. Proceso de Prestación de Servicio Macro. Proceso de Enlace con los Clientes.	Entes de Control
				Lineamientos de la Alta Dirección
				Plan de acción.
				Manual de Calidad
		Proceso Gestión Humana		Manual específico de funciones, requisitos y competencias laborales.
		Proceso de Prestación de Servicio Macro.		Lineamientos Proceso Macro.
		Proceso Enlace con los Clientes		Lineamientos Proceso Enlace con los Clientes
		Proceso Prestación de Servicio Micro		Programa de verificación y análisis de datos y lista de chequeo producto de la revisión de la cuenta. Informes de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral (anteriores). Plan de Mejoramiento Sujetos De Control.
		Proceso de Responsabilidad Fiscal Y Jurisdicción Coactiva.		Reporte Semestral Consolidado de los Procesos de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva terminados y en curso, por Sector y Sujeto de Control.
	4	Proceso de Prestación de Servicio Micro.		Plan de Auditoría Distrital. Resultados últimos Informes de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Plan de Mejoramiento Sujetos de Control.	Elaborar Memorando de Encargo de Auditoría.	Memorando de Encargo de Auditoria.	Proceso Prestación de Servicio Micro. Proceso Prestación de Servicio Macro.	Auditorías Externas.
		Proceso de Prestación de Servicio Macro.		Plan Anual de Estudios.
		Proceso Enlace con los Clientes.		Peticiones, Quejas, Reclamos.
			Sujeto de control	Cuenta.
	5	Proceso Prestación de Servicio Micro.		Memorando de Encargo de Auditoría. Cuenta Sujetos de Control Información complementaria de los Sujetos de Control.	Elaborar Memorando de Planeación y Programas de Auditoría.	Memorando de Planeación y Programas de Auditoría.	Proceso Prestación de Servicio Micro.
							Proceso Prestación de Servicio Macro.
HACER	6	Proceso de Prestación de Servicio Micro.		Memorando de Planeación y Programas de Auditoría.	Aplicar Programas de Auditoría.	Información para reportar a la Contraloría General de la República	Proceso de Prestación de Servicio Macro.
						Hallazgos de auditoría.		Sujeto de Control
						Hallazgos Fiscales. Solicitud de apertura de Indagación Preliminar.	Proceso Responsabilidad Fiscal y JC. Proceso de Prestación de Servicio Micro.
						Traslado de Hallazgos Disciplinarios y Penales.		Personería Distrital y/o Fiscalía
	7	Proceso de Prestación de Servicio Micro.		Informe Técnico Instructivo para la elaboración del esquema del pronunciamiento.	Elaborar Proyecto de Advertencia Fiscal y Pronunciamientos.	Advertencia Fiscal y Pronunciamientos.	Proceso de Enlace con Clientes.	Sujeto de Control
	8	Proceso Prestación de Servicio Micro.		Hallazgos de Auditoría. Advertencia Fiscal. Pronunciamientos.	Elaborar Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral.	Informe de Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral.	Proceso de Prestación de Servicio Micro. Proceso de Prestación de Servicio Macro. Proceso de Recursos Físicos Y Financieros. Proceso de Enlace con Clientes.	Sujeto de Control
		Proceso Prestación de Servicio Micro.		Análisis Sectorial.
	9	Proceso Prestación de Servicio Micro.		Solicitud Apertura de Indagación Preliminar.	Desarrollar Indagación Preliminar.	Auto que recomienda la Apertura del Proceso de Responsabilidad Fiscal o de Archivo de la Indagación Preliminar.	Proceso de Prestación del Servicio de Responsabilidad Fiscal y JC.
VERIFICAR	10	Proceso de Orientación Institucional.		Plan Estratégico. Plan de Acción.	Realizar seguimiento y medición a la ejecución del proceso y su respectivo análisis.	Informe de Gestión del Proceso de Prestación de Servicio Micro.	Proceso Prestación de Servicio Micro.
		Proceso de Prestación de Servicio Micro.		Seguimiento acciones correctivas, preventivas o de mejora del proceso. Plan Auditoría Distrital. Reporte Producto No Conforme.			Proceso Orientación Institucional.
ACTUAR	11	Proceso Prestación de Servicio Micro.		Informe de Gestión del Proceso.	Determinar e implementar Acciones Correctivas, de Corrección, Preventivas y de Mejora.	Reporte de Acciones Correctivas, de Corrección, Preventivas y Mejora del Proceso implementadas y Seguimiento a las mismas.	Proceso de Prestación de Servicio Micro.
		Proceso Orientación Institucional.		Resultados de la Revisión por la Dirección. Documentos controlados.
		Proceso de Evaluación y Control		Informes de Evaluaciones Independientes.			Proceso de Evaluación y Control.
			Entidad Certificadora.	Informe de Auditoría Externa de Calidad.
			Entes de control.	Informe de Auditoría General de la República. Informe de Auditoría Fiscal.

INDICADORES

Nota: Los indicadores del proceso, se incluirán en el Plan de Acción.

5.2. MATRIZ DE RESPONSABILIDADES Y COMUNICACIONES

Responsabilidad				Comunicaciones
Requisito de la Norma	Responsabilidad por:	Responsable	Documento que indica la responsabilidad	Qué se comunica	Quién lo comunica	A quién se comunica	Medio de comunicación	Registro de la comunicación
7.1. Planificación de la realización del producto	Planificar la manera como se asegura que el Proceso Prestación de Servicio Micro logre que se cumpla con los requisitos definidos para los productos, con los requisitos establecidos por los clientes y por la Constitución y la ley.	Director Sectorial	Acuerdo que define la Estructura Orgánica de la Contraloría de Bogotá.	Plan de Calidad del Proceso Prestación de Servicio Micro.	Director Sectorial	Funcionarios	En mesa de trabajo, capacitación y/o electrónico.	Acta de mesa de trabajo, formato asistencia capacitación y/o memorando.
7.2. Relación con los clientes	Determinar requisitos relacionados con el producto.	Director Sectorial	Plan de Calidad de cada Proceso Misional.	Caracterización del Producto	Director Sectorial	Funcionarios	En mesa de trabajo, capacitación y/o electrónico.	Acta de mesa de trabajo, formato asistencia capacitación y/o memorando.
7.5. Producción y Prestación del Servicio.	Planificar la ejecución del producto y asegurar que se ejecute dentro de condiciones controladas.	Director Sectorial	Acuerdo que define la Estructura Orgánica de la Contraloría de Bogotá. Procedimiento para la elaboración, seguimiento y actualización del PAD	Plan de Auditoría Distrital (PAD) aprobado.	Director Sectorial	Funcionarios	En mesa de trabajo, capacitación y/o electrónico.	Acta de mesa de trabajo, formato asistencia capacitación y/o memorando.
	Identificar los productos del Proceso Micro para asegurar su trazabilidad y para conocer su estado de control.	Directores y Subdirectores Sectoriales.	Acuerdo que define la Estructura Orgánica de la Contraloría de Bogotá.	Procedimiento de Identificación y Trazabilidad del Producto.	Director Sectorial	Funcionarios	En mesa de trabajo, capacitación y/o electrónico.	Acta de mesa de trabajo, formato asistencia capacitación y/o memorando.
	Salvaguardar la propiedad de la parte interesada (Información confidencial, documentos o información, recursos)	Jefe de Oficina Localidad o Líder Auditor y/o coordinador de la actuación de control fiscal.	Acuerdo que define la Estructura Orgánica de la Contraloría de Bogotá y procedimientos del proceso micro.	Procedimiento Propiedad de la Parte Interesada	Director Sectorial	Funcionarios	En mesa de trabajo, capacitación y/o electrónico.	Acta de mesa de trabajo, formato asistencia capacitación y/o memorando.
	Preservar la conformidad del Producto	Director Sectorial y/o coordinador de cualquier otra actuación de control fiscal.	Acuerdo que define la Estructura Orgánica de la Contraloría de Bogotá	Procedimiento Preservación del Producto.	Director Sectorial	Funcionarios	En mesa de trabajo, capacitación y/o electrónico.	Acta de mesa de trabajo, formato asistencia capacitación y/o memorando.
8.2.4. Seguimiento y medición del producto	Establecer e implementar los puntos de control para realizar la medición del producto	Directores y Subdirectores Sectoriales	Acuerdo que define la Estructura Orgánica de la Contraloría de Bogotá y procedimientos del proceso micro.	Plan de Calidad del Proceso Prestación de Servicio Micro.	Director Sectorial	Funcionarios	En mesa de trabajo, capacitación y/o electrónico.	Acta de mesa de trabajo, formato asistencia capacitación y/o memorando.
8.2.4. Seguimiento y medición del producto	Realizar la verificación del producto para asegurar que cumplan con los requisitos establecidos y registrar sus resultados	Subdirector de Fiscalización	Acuerdo que define la Estructura Orgánica de la Contraloría de Bogotá y procedimientos del proceso de prestación del servicio micro.	Procedimiento para Desarrollar Mesas de Trabajo	Director Sectorial	Funcionarios	En mesa de trabajo, capacitación y/o electrónico.	Acta de mesa de trabajo, formato asistencia capacitación y/o memorando.
8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos	Formular actividades, e indicadores de gestión para realizar la medición y monitoreo del proceso.	Directores Sectoriales y Coordinador del GAF, en coordinación con el Director de Planeación.	Acuerdo que define la Estructura Orgánica de la Contraloría de Bogotá.	Plan de Acción.	Director de Planeación	Comité Directivo	Plan de Acción.	Lista de destinatarios de copias controladas
				Plan de Acción.	Director Sectorial y Coordinador del GAF	Funcionarios	En mesa de trabajo, capacitación y/o electrónico.	Acta de mesa de trabajo, formato asistencia capacitación y/o memorando.
	Establecer mecanismos para realizar la medición y monitoreo de proceso.	Director Técnico de Planeación	Acuerdo que define la Estructura Orgánica de la Contraloría de Bogotá	Procedimiento para la Formulación del Plan de Acción.	Director Sectorial y Coordinador del GAF	Funcionarios	En mesa de trabajo, capacitación y/o electrónico.	Acta de mesa de trabajo, formato asistencia capacitación y/o memorando.
	Realizar la medición y monitoreo del Proceso	Director Sectorial, Subdirector de Fiscalización y Coordinador del GAF	Acuerdo que define la Estructura Orgánica de la Contraloría de Bogotá. Procedimiento para la Formulación del Plan de Acción.	Resultados del Seguimiento y Medición a la ejecución del proceso	Director Sectorial y Coordinador del GAF	Director Técnico de Planeación	Memorando y/o Electrónico	Formato catálogo único de variables.
	Realizar la medición y monitoreo del Proceso				Director Sectorial y Coordinador del GAF	Funcionarios	En mesa de trabajo, capacitación y/o electrónico.	Acta de mesa de trabajo, formato asistencia capacitación y/o memorando.
8.3. Control de producto no conforme	Identificar, documentar y evaluar los productos no conformes.	Director sectorial.	Procedimiento para el Control del Producto No Conforme.	No conformidades del producto	Director Sectorial	Funcionarios	En mesa de trabajo, capacitación y/o electrónico.	Acta de mesa de trabajo, formato asistencia capacitación y/o memorando.
8.3. Control de producto no conforme	Implementar las acciones correctivas para eliminar las causas que generan no conformidades en los productos.	Subdirectores de Fiscalización.	Procedimiento para la Implementación de Acciones Correctivas, de Corrección, Preventivas y de Mejora.	Resultado de la implementación de acciones correctivas a la no conformidad del producto.	Director Sectorial	Funcionarios	En mesa de trabajo, capacitación y/o electrónico.	Acta de mesa de trabajo, formato asistencia capacitación y/o memorando.
8.4 Análisis de datos	Analizar la información resultante del proceso	Director de Planeación, Directores Sectoriales y Coordinador del GAF	Acuerdo que define la Estructura Orgánica de la Contraloría de Bogotá	Informe de Gestión del Proceso	Responsable del Proceso Micro	Comité Directivo y/o Operativo.	En Comité	Acta de Comité
					Responsable del Proceso Micro	Director de Planeación y dependencias que integran el proceso	Correo electrónico	Memorando y/o registro de correo electrónico.
					Director Sectorial y Coordinador del GAF	Funcionarios	En mesa de trabajo y/o correo electrónico.	Acta de mesas de trabajo ó registro de correo electrónico
8.5. Mejora	Planificar e implementar la mejora del proceso	Contralor, Auxiliar, Director de Planeación, Directores Sectoriales y Coordinador del GAF	Acuerdo que define la Estructura Orgánica de la Contraloría de Bogotá.	Acciones de Mejora del proceso	Director de Planeación, Director Sectorial, Coordinador del GAF	Oficina de Control Interno.	Reporte de Acciones Correctivas, de Corrección y de Mejora y/o electrónico.	Memorando
8.5. Mejora	Planificar e implementar la mejora del proceso			Acciones de Mejora del proceso		Funcionarios	En mesa de trabajo, capacitación y/o electrónico.	Acta de mesa de trabajo, formato asistencia capacitación, memorando y/o registro de correo electrónico.

PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD DEL INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL

HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSIÓN	No. DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA	NATURALEZA DEL CAMBIO
1.0	R.R. 04 de febrero 06 de 2003	Modificación total del Procedimiento adoptado mediante Resolución Reglamentaria No. 004 de febrero 6 de 2003, de la siguiente manera: Modificación del Alcance del Procedimiento, así: "Se inicia con la identificación del Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral que contiene cada una de las actividades conducentes a su aprobación y termina con la trazabilidad de cada una de dichas actividades a través de los registros de los procedimientos: Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque integral; Informe Preliminar de Auditoría Gubernamental con Enfoque integral; Actas de Mesas de Trabajo; Formatos de Traslado de hallazgos; Programas de Auditoría; Memorando de Planeación; Memorando Encargo de Auditoría y Plan de Auditoría Distrital PAD. La Trazabilidad se puede efectuar desde la aprobación del PAD hasta la firma del informe o viceversa. Modificación de las dos actividades del procedimiento, así: La primera: Identifique el Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral, verificando que contenga cada una de las siguientes actividades, conducentes a su aprobación: Periodo del PAD, Nombre del Sector, Nombre del Sujeto de Control, Periodo Auditado (vigencia), Modalidad de Auditoría y Fase del PAD y la segunda: Realiza la Trazabilidad de cada una de las mencionadas actividades a través de los registros de los procedimientos.
2.0	R.R. 030 de mayo 21 de 2003	El procedimiento cambia de versión 2.0 a 3.0. Actividad 1: Se modifica la Identificación del Producto suprimiendo el atributo "fase del PAD", en consecuencia se ajusta el alcance del procedimiento. Así mismo, se ajusta redacción de la actividad No. 2.
3.0	R.R. 051 de 30 de diciembre de 2004	El procedimiento se adecua a los cambios determinados en el procedimiento para el control de documentos internos del sistema de gestión de la calidad, adoptado mediante Resolución Reglamentaria No. 042 de Noviembre 9 de 2005.
4.0	R.R. 018 de 14 de agosto de 2006	Se cambia de versión. Se ajusta la base legal al Acuerdo 361 de 2009. Se modifica la definición de trazabilidad y se ajusta el nombre de Fase a Ciclo de Auditoria.
5.0	R.R. 029 de noviembre 03 de 2009	Se modifica en la actividad 2 del procedimiento que no es Traslado de Hallazgos, sino Concluir Hallazgo de Auditoría.
6.0	R.R. 007 de marzo 31 de 2011

PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD DEL INFORME DE AUDITORÍA

GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL

CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 4001

VERSIÓN No. 6.0

FECHA: 25 de Marzo de 2011

REVISADO POR:

Contralor Auxiliar	Victor Manuel Armella Velasquez
CARGO	NOMBRE	FIRMA

APROBADO POR:

Director Técnico Planeación	Efvanni Paola Palmariny Peñaranda
CARGO	NOMBRE	FIRMA
COPIA:	NO. DE PÁGINAS: 5

1. OBJETIVO:

Estandarizar las actividades para realizar la identificación y trazabilidad del Producto "Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral.

2. ALCANCE:

Inicia con la identificación del producto "Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral" y termina con realización de la Trazabilidad en las actividades que conducen a la obtención del producto, verificando los registros de los procedimientos.

3. BASE LEGAL:

*Constitución Política de Colombia, artículos 268 y 272.

*Ley 42 de 1993, artículos 8 y 65.

*Decreto Ley 1421 de 1993, artículo 105.

*Acuerdo 361 de 2009 "Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá, D.C, se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones".

4. DEFINICIONES:

IDENTIFICACIÓN: Relación de atributos que distingue el informe de otros.

TRAZABILIDAD: Es la capacidad de identificar un producto y proveer información acerca de su historia, origen y su proceso de elaboración.

5. REGISTROS:

No aplica.

6. ANEXO:

No aplica.

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACION Y TRAZABILIDAD DEL PRODUCTO

No	RESPONSABLE	ACTIVIDAD	REGISTROS	PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES
1	CUALQUIER CARGO QUE SE PROPONGA REALIZAR LA IDENTIFICACION DEL PRODUCTO	Identifique el producto "Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral", verificando que contenga las siguientes características o atributos: Periodo del PAD. Nombre del Sector. Nombre del Sujeto de Control. Periodo Auditado (vigencia). Modalidad de Auditoría. Ciclo del PAD.
2	CUALQUIER CARGO QUE SE PROPONGA REALIZAR LA TRAZABILIDAD DEL PRODUCTO.	Realiza la Trazabilidad en las actividades que conducen a la obtención del producto, verificando los registros de los siguientes procedimientos: Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral. Actas de Mesas de Trabajo. Concluir Hallazgo de Auditoría. Memorando de Encargo. Memorando de Planeación y Programas de Auditoria. Plan de Auditoría Distrital PAD.

PLAN DE CALIDAD DEL PROCESO DE PRESTACION DE SERVICIO MICRO

HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSIÓN	No. ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA	NATURALEZA DEL CAMBIO
1.0	RR. 04 Febrero 06 de 2003	En la tercera columna del formato relacionar los procedimientos a la actividad a controlar. Actividad 1, columna modificar por Dirección Técnica de Planeación. Actividad 4, columna 5, modificar por Memorando de Planeación. Actividad 8, columna 8, agregar: Mesas de trabajo Jurídica. Actividad 9, columna 9, modificar por realizar seguimiento a la comunicación del hallazgo. Actividad No. 10, columna 4, primer párrafo, suprimir lo correspondiente a fenecimiento. Actividad 11, columna 8, agregar: o documento que permita evidenciar la reunión con el sujeto de control. En la Modalidad de Auditoria Especial, realizar un nota pie de página, donde se indique que la Auditoría Transversal está contenida en esta modalidad de auditoría. Columna 5 cambiar la palabra característica por variable. Actividad 2 columna 9, agregar la Responsable Subsectorial. Actividad 5 columna 6 cambiar Subdirector de Fiscalización por Director Sectorial. Actividad 8 columna 9 agregar "por el Comité Técnico Sectorial y por la mesas jurídica.
2.0	RR. 030 de mayo 21 de 2003	El documento cambia de versión. Actividad 3: Modificar Evaluar Preliminarmente el SCI por Evaluar el SCI y el requisito de completo suprimir lo correspondiente a "antes de terminar la fase de planeación". Actividad 12: Redefinir el último párrafo de la actividad, así: "Que se evidencie el análisis de la respuesta del sujeto de control. Si bien es cierto comunicar el informe es posterior al producto final informe, las Direcciones Sectoriales deben garantizar la característica de Completo. Completo: Una vez firmado por el Director Sectorial, debe remitirse al sujeto de control y copia dura a la Subdirección de Servicios Administrativos para fotocopiado y empaste para distribución; la copia Original será devuelta a la Dirección que origina el Informe. (El Subdirector de Servicios Administrativos debe coordinar con la Dirección de Apoyo al Despacho el número de copias a duplicar, incluyendo una para la Dirección de Economía y Finanzas Distritales). Así mismo, el Director Sectorial debe enviar un resumen ejecutivo a la Oficina Asesora de Comunicaciones.
3.0	RR. 048 de septiembre 30 de 2003	El documento cambia de versión. Se unifican en una sola variable a controlar la "Elaboración del Memorando de Planeación y Programas de Auditoría; Concluir Hallazgos de Auditoría y Comunicar Hallazgos a otras Instancias". Así mismo se suprimieron como actividades a controlar la Evaluación del Sistema de Control Interno, Desarrollar Objetivos Subsectoriales, Elaborar el Informe Preliminar y Presentar al sujeto de control los resultados de la auditoría, con el fin de que las variables a controlar sean consecuentes con las actividades claves del proceso definido en la Descripción del Proceso Micro. De igual manera, se estableció que el Plan de Calidad diseñado para la Auditoría Especial Aplica para cualquier otra clase de actuación fiscal.
4.0	R.R. 051 de 30 de diciembre de 2004	Se suprime la modalidad de Auditoría de Seguimiento. Se modifica la característica de estructurado, así: Objetivo General, Componentes de integralidad, Objetivos subsectoriales, Objetivos de Articulación, Objetivos transversales y Duración de la Auditoría. Se ajusta la estructura del Memorando, así: Análisis del Sujeto, Areas Criticas, Objetivos de Auditoría, Plan de Trabajo Sectorial, Programas por componente de integralidad y cronograma. Se modifica la estructura del Informe de Auditoría: Dictamen Integral, Análisis Sectorial y Resultados de Auditoría.
5.0	R.R. 045 de 30 de noviembre de 2005	Cambia de versión.
6.0	R.R 018 de agosto 14 de 2006	Para la elaboración del PAD se incluye concepto de integración y aseguramiento de la evaluación sectorial. El memorado de encargo debe contener los hechos relevantes de la revisión de la cuenta y una adecuada evaluación del sujeto de control, al igual que para el memorando de Planeación, así como la aplicación de la Metodología para la Evaluación de la Gestión y los Resultados. Para la elaboración del informe se dispone que el concepto sobre la gestión se derive de la aplicación de la metodología para la evaluación de la gestión y los resultados y la inclusión de un concepto breve sobre la revisión de la cuenta. Se adiciona seguimiento a los Planes de Mejoramiento y advertencias y pronunciamientos comunicados.
7.0	R.R. 029 de noviembre 03 de 2009	En la actividad 1 – Completo, se incluye "el resultado de la revisión de la cuenta, mensual, semestral y anual". En la actividad 2 – Estructurado, se incluye "universo de la muestra". En la actividad 3 – Completo, se incluye "muestra". En la actividad 6 – Completo, se cambia la Subdirección de Servicios Administrativos por la Dirección de Apoyo al Despacho y se aclara que a la Dirección de Economía y Finanzas el medio magnético será de las auditorias regulares.
8.0	R.R. 007 de marzo 31 de 2011

PLAN DE CALIDAD DEL PROCESO DE PRESTACION DE SERVICIO MICRO

CODIGO: 4002

VERSIÓN No. 8.0

FECHA: 25 de Marzo de 2011

REVISADO POR:

Contralor Auxiliar	Victor Manuel Armella Velasquez
CARGO	NOMBRE	FIRMA

APROBADO POR:

Director Técnico Planeación	Efvanni Paola Palmariny Peñaranda
CARGO	NOMBRE	FIRMA
COPIA	NO. DE PAGINAS:	7

PLAN DE CALIDAD DEL PROCESO DE PRESTACIÓN DE SERVICIO MICRO - VERSIÓN 8.0

N.	ACTIVIDAD A CONTROLAR	METODO DE CONTROL	VARIABLES A CONTROLAR	REQUISITOS	RESPONSABLE	FRECUENCIA DE CONTROL	REGISTRO	ACCIONES DE CORRECCIÓN	REGULAR	ESPECIAL	ENTIDADES CON PARTICIPACIÓN ACCIONARIA
1	Elaborar, realizar seguimiento y actualizar el PAD.	Procedimiento Elaboración, Seguimiento y Actualización del PAD	Completo: Que contenga los lineamientos del Plan Estratégico y de la Alta Dirección, los requerimientos de articulación, integración y coordinación de los otros procesos, los resultados de la evaluación de la gestión en auditorías anteriores, el resultado de la revisión de la cuenta, mensual, intermedia y anual, los reportes de los procesos de Responsabilidad Fiscal que busquen asegurar la Evaluación Sectorial y de la Gestión Pública Distrital. Coherente: Que contenga el horizonte de planeación del PAD, cobertura de sujetos de control y presupuestal, modalidad de la auditoría y programación.	Que el PAD cumpla con las variables a controlar.	Contralor Auxiliar	Cada vez que se apruebe un PAD	Acta de Comité Operativo	Devolver al Director Técnico de Planeación para realizar los ajustes correspondientes.	X	X	X
2	Elaborar Memorando de Encargo de Auditoría	Procedimiento Elaboración Memorando de Encargo de Auditoría.	Estructurado: Que contenga el objetivo general de auditoría, componentes de integralidad, objetivos subsectoriales, acciones ciudadanas y objetivos de articulación, hechos relevantes producto de la revisión de la cuenta, duración de la auditoría y universo de la muestra. Debe reflejar los lineamientos de la Alta Dirección y asegurar una clara orientación a efectos de lograr una adecuada evaluación de la gestión del sujeto de control. Coherente: Que los objetivos de auditoría estén armonizados con los componentes de auditoría.	Que el Memorando de Encargo cumpla con las variables a controlar.	Director Técnico Sectorial	Cada de vez que se planea una auditoria.	Acta de Comité Técnico Sectorial.	Devolver a los Subdirectores de Fiscalización y realizar los ajustes correspondientes.	X	X No Aplica objetivo subsectorial	X No Aplica objetivo subsectorial
3	Elaborar Memorando de Planeación y Programas de Auditoría.	Procedimiento Elaboración del Memorando de Planeación y Programas de Auditoría.	Estructurado: Que contenga: Análisis del sujeto de control; hechos o tendencias del año sujeto de auditoría, áreas críticas, objetivos de auditoría, plan de trabajo sectorial que incluya formas de asegurar la evaluación sectorial y de la gestión del sujeto, muestra y programas de auditoría por componente de integralidad; cronograma de actividades.Completo. Que por cada componente de integralidad se elaboren programa (s) de auditoría, que contenga, objetivo, muestra, responsables y procedimientos y se aplique la metodología para la evaluación de la gestión y resultados correspondiente. Coherente: Que los objetivos definidos en el Encargo de Auditoría estén enfocados al desarrollo de los componentes de integralidad y asegurar una adecuada evaluación sectorial y de la gestión del sujeto de control.	Que el Memorando de planeación cumpla con las variables a controlar.	Director Técnico Sectorial	Cada de vez que se planea una auditoria	Actas de Comité Técnico	Devolver al equipo de auditoría y realizar los ajustes correspondientes	X	X No Aplica el plan de trabajo sectorial	X No Aplica el plan de trabajo sectorial
4	Aplicar Programas de Auditoría	Procedimiento para Elaboración del Memorando de Planeación y Programas de Auditoría.	Completo: Que en las actas de mesa de trabajo se informe el estado o fase en que se encuentra la auditoría de acuerdo con el cronograma de actividades previsto. Coherente: Que la aplicación de los procedimientos conduzcan a obtener evidencia que sustente el Concepto sobre la Gestión y la Opinión de los Estados Contables. Soportado: Que la aplicación de los procedimientos de auditoría se evidencien en papeles de trabajo debidamente referenciados.	Que cumplan con las variables a controlar	Subdirector de Fiscalización	Cada de vez que se realice una auditoria	Acta de mesa de trabajo	La Subdirección de Fiscalización establecerá actividades adicionales o gestionará recursos para cumplir con la programación prevista.	X	X No Aplica la Opinión a Estados Contables, siempre y cuando esta auditoría no sea a la parte contable.	X No Aplica la Opinión a Estados Contables
5	Concluir y Comunicar el Hallazgo de Auditoría	Procedimiento Concluir Hallazgo de Auditoría	Completo. Que los hallazgos estén debidamente tipificados, se indique la consecuencia de los mismos y su redacción contemple la condición, el criterio, la causa y efecto. Así mismo, la comunicación de hallazgos debe contener: Datos de la dirección que efectúa la auditoría, datos generales de la entidad auditada, antecedentes del informe, descripción de las irregularidades, normas presuntamente violadas, material probatorio, valor del daño patrimonial (Hallazgo Fiscal), presunto responsable y firmas. Soportado. Que los hallazgos estén soportados en Papeles de Trabajo. Coherente. Que los hallazgos sustenten el Concepto sobre la Gestión y Resultados y la Opinión sobre los Estados Contables.	Que el hallazgo cumpla con las variables a controlar	Subdirector de fiscalización y Asesor Jurídico	Durante el período de ejecución	Acta de Mesa de Trabajo, Actas de Comité Técnico.	Gestionar modificaciones planteadas por el Subdirector de Fiscalización, Comité Técnico Sectorial y por lo determinado en la Mesa de Trabajo Jurídica.	X	X No Aplica la Opinión a Estados Contables, siempre y cuando esta auditoría no sea a la parte contable.	X No Aplica la Opinión a Estados Contables
Página 2 de 3
6	Elaborar y Comunicar Informe Final	Procedimiento para Elaborar el Informe de Auditoría de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral y Cierre de Auditoría.	De Presentación: Que se cumplan los requisitos para la presentación del informe. Estructurado: Que contenga: Dictamen Integral, Análisis Sectorial, Resultados de Auditoría y Anexo. Completo: El Dictamen Integral debe contener: Introducción, Alcance, Concepto de Gestión y Resultados, derivado de la aplicación de la Metodologia para la Evaluación de la Gestión, Opinión de los Estados Contables, Fenecimiento y Párrafo sobre Plan de Mejoramiento. Que el Análisis Sectorial desarrolle los objetivos subsectoriales definidos en el Memorando de Encargo. El capítulo de Resultados de Auditoría debe contener: Seguimiento al Plan de Mejoramiento de la Auditoria Anterior, Advertencias y Pronunciamientos Comunicados y Resultados por Componente de Integralidad (Síntesis y Hallazgos de Auditoría), Concepto Breve y Conciso sobre la Evaluación y Revisión de la Cuenta. Que el Anexo sea el Cuadro de hallazgos detectados y comunicados debidamente referenciados.	Cumplimiento de los criterios de aceptación o rechazo incluidos en la Caracterización del Producto.	Director Técnico Sectorial	Cada vez que culmina el proceso de auditoria	Actas Comité Técnico, el mismo documento y oficio con firmas de recibido del sujeto de control y de los concejales.	Aplicar el Procedimiento para el Control del Producto no Conforme	X	X No Aplica Análisis Sectorial. No Aplica la Opinión a Estados Contables, siempre y cuando esta auditoría no sea a la parte contable.No Aplica Dictamen, sólo concepto sobre la gestión del área evaluada. No Aplica Fenecimiento.	X No Aplica Análisis Sectorial. No Aplica la Opinión a Estados Contables. Aplica Fenecimiento de la cuenta cuando exista una participación accionaria del Distrito Capital mayor o igual al 50% y menor o igual 90%. Si es menor al 50%, se conceptuara sobre la gestión.
			Coherente: Que el Fenecimiento este sustentado en el Concepto de la Gestión y la Opinión de Estados Contables. Que el Concepto de la Gestión esté soportada en hallazgos de auditoría sobre actividades misionales del sujeto de control y se derive de la aplicación de la metodologia respectiva. Que la Opinión Estados Contables esté soportada en hallazgos de auditoría materiales. Soportado: Que los hallazgos estén fundamentados y documentados.								X
			Completo: Una vez firmado por el Director Sectorial, envía el informe definitivo a la Dirección de Apoyo al Despacho, en copia dura y medio magnético, incluyendo copia magnética (auditorias regulares) a la Dirección de Economía y Finanzas para fotocopiado y empaste para distribución. Así mismo, el Director Sectorial debe enviar un resumen ejecutivo del Informe a la Oficina Asesora de Comunicaciones y a los ciudadanos u organizaciones sociales que participaron en la auditoría, incluyendo socialización de los resultados con los mismos.

CARACTERIZACIÓN DE PRODUCTO "INFORME DE AUDITORÍA

GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL"

VERSIÓN	No. ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA	NATURALEZA DEL CAMBIO
1.0	R.R. 04 de febrero 06 de 2003	En la cuarta columna de la Caracterización de Producto "Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral", relacionar el Procedimiento "Elaborar el Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral.
2.0	R.R. 030 de mayo 21 de 2003	Se suprime la modalidad de auditoría Abreviada, redefiniendo las características para los informes de auditorías Modalidad Especial y de Seguimiento. Así mismo, se define que la caracterización del Informe de Auditoría Especial aplica para cualquier otra clase actuación fiscal.
3.0	R.R. 051 de 30 de diciembre de 2004	Se suprime la columna correspondiente a Seguimiento. Se suprime de la estructura del Informe la Introducción y Hechos Relevantes, quedando así: Dictamen, Análisis Sectorial, Resultados de Auditoría y Anexo. El dictamen se estructura así: Introducción, Alcance, Concepto sobre la Gestión y Resultados, Opinión sobre los Estados Contables, Fenecimiento y Anexos. Se agrega en el Capitulo de Resultados Síntesis por Componente de Integralidad.
4.0	R.R. 045 de 30 de diciembre de 2005	Cambia de versión.
5.0	R.R. 018 de 14 de agosto de 2006	En el dictamen se incluye concepto sobre la revisión de la cuenta. En completo que el concepto de Gestión y Resultados debe ser producto de la aplicación de la Metodología establecida. En el capitulo de resultados se señala que debe hacerse seguimiento a las advertencias y pronunciamientos comunicados. En estructurado para el informe de auditoria especial se señala que se haga seguimiento a las advertencias y pronunciamientos comunicados en las áreas o aspectos evaluados en la auditoria. En coherente incluye el tema de metodología para la evaluación de la gestión y los resultados. En soportado que los hallazgos estén debidamente redactados, fundamentados y documentados.
6.0	R.R. 029 de noviembre 29 de 2009	Se adiciona la modalidad de Auditoria a Entidades con Participación Accionaria. En cada uno de los ítem se hicieron las observaciones pertinentes.
7.0	R.R. 007 de marzo 31 de 2011

CARACTERIZACIÓN DE PRODUCTO "INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL"

CODIGO: 4003

VERSIÓN No. 7.0

FECHA: 25 de Marzo de 2011

REVISADO POR:

Contralor Auxiliar	Victor Manuel Armella Velasquez
CARGO	NOMBRE	FIRMA

APROBADO POR:

Director Técnico Planeación	Efvanni Paola Palmariny Peñaranda
CARGO	NOMBRE	FIRMA
COPIA	NO. DE PAGINAS:	6

Ítem	Característica	Requisito, Criterio de aceptación o rechazo	Procedimiento Norma o Ley	Regular	Especial	Entidades con participación accionaria	OBSERVACIONES
1	DE PRESENTACION	Que se cumplan los requisitos para la presentación del informe.	Procedimiento para elaborar el Informe de Auditoria.	X	X	X	Procedimiento para elaborar informe de auditoria y cierre de auditoria.
2	ESTRUCTURADO	Que cumpla como mínimo con la siguiente estructura: Dictamen de Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral Análisis Sectorial Resultados de Auditoria Anexos		X	X(1)	X(1.1)	(1) El informe de auditoria especial debe contener: Concepto sobre la gestión del área o aspectos evaluados Resultados de la Auditoria: Seguimiento Plan de Mejoramiento en el evento en que el sujeto haya formulado PM del área o aspectos evaluados y a las advertencias y pronunciamientos comunicados relacionadas con el área o aspectos a evaluar. Síntesis y Hallazgos por componente de integralidad Anexo (1.1) El informe de auditoria para las Entidades con Participación Accionaria, debe contener: Dictamen de Auditoria Resultados de Auditoria Revisión de la cuenta Anexos
3	COMPLETO	El Dictámen Integral debe contener: Introducción Alcance Concepto breve y conciso sobre la evaluación y revisión de la cuenta Concepto sobre Gestión y Resultados el cual incluye concepto sobre la calidad y eficiencia del SCI, derivado de la aplicación de la Metodología para la evaluación de la gestión. Opinión sobre los Estados Contables Fenecimiento Párrafo sobre la suscripción del Plan de Mejoramiento.		X	X(2)	X(2.1)	(2) Auditoria Especial: Se debe conceptuar sobre la gestión del área o aspectos evaluados. (2.1) Auditoria Entidades con Participación Accionaria El Dictámen integral debe contener: Introducción Alcance Concepto breve y conciso sobre la evaluación y revisión de la cuenta. Dos conceptos específicos, sobre la evaluación al SCI y Responsabilidad Social Empresarial y Ambiental. Anexo Fenecimiento (aplica cuando la participación es mayor o igual al 50% y menor o igual al 90%.) Párrafo sobre la suscripción del Plan de Mejoramiento.
3	COMPLETO	Los anexos mínimos: Cuadro de Hallazgos detectados y comunicados debidamente referenciados.		X	X	X
4	COHERENTE	Que el fenecimiento esté sustentado en el Concepto sobre la gestión y resultados y con la Opinión de Estados Contables.		X	NA	X(4)	(4) Que el fenecimiento esté sustentado en el Concepto sobre la Gestión y Resultados y la revisión de la cuenta bajo la aplicación de la metodología correspondiente.
4	COHERENTE	Que el concepto sobre la Gestión y Resultados esté soportado en hallazgos de auditoria sobre actividades misionales del sujeto de control e incorpore el concepto sobre la calidad y eficiencia del SCI y se derive de la aplicación de la metodología para la evaluación de la gestión y resultados.		X	X	X
5	SOPORTADO	Que los Hallazgos estén debidamente redactados, fundamentados y documentados.		X	X	X

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME "INFORME DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL"

HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSIÓN	No. DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA	NATURALEZA DEL CAMBIO
1.0	R.R. 04 de febrero 06 de 2003	Modificación página 2 del Procedimiento, en lo correspondiente al alcance, de tal manera que concuerde con las actividades inicial y final de la Descripción del procedimiento; así: "Inicia con la presentación del Informe al Comité Técnico Sectorial y culmina con la aprobación del informe".
1.0	R.R. 030 de mayo 21 de 2003	El Procedimiento cambia de versión. Se eliminó la actividad No. 1, en consecuencia se modifica la secuencia de la descripción del procedimiento y el alcance del mismo.
2.0	R.R. 051 de diciembre 30 de 2004	El Procedimiento cambia de versión. El procedimiento se adecua a los cambios determinados en el procedimiento para el control de documentos internos del sistema de gestión de la calidad, adoptado mediante Resolución Reglamentaria No. 042 de Noviembre 9 de 2005.
3.0	R.R. 018 de agosto 14 de 2006	Se cambia de versión. Se modifica la redacción del alcance. Se ajusta fase por ciclo. Se ajusta la base legal al Acuerdo 361 de 2009. Se establece punto de control. Se reorganizan las actividades en el sentido que el formato para el control del producto no conforme, se diligencia como resultado de la revisión por parte del Director Sectorial o del cliente. En la actividad No. 4 se establece un punto de control.
4.0	R.R. 029 de noviembre 03 de 2009	Cambia de versión. El cambio obedece a la necesidad de mantener unificados los procedimientos en una sola Resolución Reglamentaria.
5.0	R.R. 007 de marzo 31 de 2011

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME "INFORME DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL"

CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 4004

VERSIÓN No. 5.0

FECHA: 25 de Marzo de 2011

REVISADO POR:

Contralor Auxiliar	Victor Manuel Armella Velasquez
CARGO	NOMBRE	FIRMA

APROBADO POR:

Director Técnico Planeación	Efvanni Paola Palmariny Peñaranda
CARGO	NOMBRE	FIRMA
COPIA	NO. DE PAGINAS: 6

1. OBJETIVO:

Estandarizar el tratamiento del Producto No Conforme "Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral".

2. ALCANCE:

Inicia cuando el Director Sectorial diligencia el formato de producto no conforme teniendo en cuenta el documento de Caracterización del Producto y culmina con la aprobación del informe.

3. BASE LEGAL:

*Constitución Política de Colombia, artículos 268 y 272.

*Ley 42 de 1993, artículos 8 y 65.

*Decreto Ley 1421 de 1993, artículo 105.

4. DEFINICIONES:

CONCESIÓN: Autorización para utilizar o liberar un producto que no es conforme con los requisitos especificados.

CONFORMIDAD: Cumplimiento de un requisito.

NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito.

PRODUCTO: Resultado de un proceso.

5. REGISTROS:

*Formato de Control del Producto No Conforme.

*Acta de comité técnico

6. ANEXO:

Control del Producto No Conforme. Formato Código: 4004001.

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

No	RESPONSABLE	ACTIVIDAD	REGISTROS	PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES
1	DIRECTOR TECNICO SECTORIAL	Diligencia el Formato de Control de Producto No Conforme, describiendo las no conformidades o si estas son identificadas por el cliente y establece las acciones a seguir.	Formato Control del Producto No Conforme	Ver anexo 1.
2	SUBDIRECTOR TECNICO DE FISCALIZACION	Presenta el Informe si ha sido corregido o si se ha aceptado su uso, liberación o una concesión ante el Comité Técnico Sectorial, para su aprobación final.
3	DIRECTOR TECNICO SECTORIAL	Aprueba el Informe y se activa procedimiento para elaborar el informe de auditoría, actividad 13.	Acta de comité técnico	Punto de control: Verifica que el informe se haya ajustado de conformidad con las acciones establecidas.

ANEXO. 1

FORMATO CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME "INFORME DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL"

PERIODO PAD:	PERIODO AUDITADO (Vigencia):
SECTOR:	SUJETO:
MODALIDAD DE AUDITORIA:	CICLO:
INTERNA¹ EXTERNA² FECHA: _____________________________________CONSECUTIVO:______ 1. DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 2. ACCION (Indicando responsables y tiempo): ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ _________________________________ Firma Director Técnico Sectorial

FORMATO CODIGO4004001

__________

^{1 INTERNA: Se marca con una X cuando la No Conformidad del Informe es detectada al interior de la Dirección Sectorial, antes de la liberación del producto.
^{2 EXTERNA: Se marca con una X cuando la No Conformidad del Informe es detectada por el Cliente: Concejo y/o Ciudadanía.

PROCEDIMIENTO PROPIEDAD DE LA PARTE INTERESADA
HISTORIAL DE CAMBIOS}}

VERSIÓN	No. DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA	NATURALEZA DEL CAMBIO
1.0	R.R. 04 de febrero 06 de 2003	Modificación de la siguiente manera: Ajuste del objetivo del procedimiento, así: "Estandarizar el método para el cuidado de los bienes Propiedad de la Parte Interesada, mientras estén siendo utilizados o bajo el control del Equipo de Auditoría o los funcionarios designados en el Sujeto de Control, durante el desarrollo del Proceso de Prestación del Servicio Micro y/o para adelantar actuaciones de control fiscal". Ajuste el alcance del procedimiento, así: "Inicia con la presentación del Equipo de Auditoría o los funcionarios asignados, encargados de adelantar actividades de control fiscal ante el sujeto de control y termina con la devolución de los bienes suministrados, una vez concluida la auditoría o la actuación de control fiscal". Modificación de la actividad inicial de la Descripción del procedimiento y sus ejecutores, así: El Director Técnico Sectorial y/o Subdirectores "Presenta al Equipo de Auditoría o funcionarios asignados para llevar a cabo actuaciones de control fiscal". Aclaración en la actividad No. 5 de la Descripción del Procedimiento de los pasos a seguir en caso de cambio de Líder, Jefe de Unidad o profesional asignado para una actuación fiscal, mediante el levantamiento de un acta de entrega y recibo tanto de los bienes de la Parte Interesada como de la Contraloría, debidamente discriminados, evento en el cual no se utilizará el Anexo 1 "Inventario Parte Interesada", que sólo se diligenciará cuando se reciba y entregue el inventario a la Parte Interesada. Ajuste del Anexo 1 "Inventario Parte Interesada", agregando una fila para la firma de las personas que entregan y reciben el inventario, tanto al inicio como al final de la auditoría o actuación de control fiscal, aclarando el diligenciamiento de las casillas "Periodo del PAD" y "Fase", en los casos de actuaciones fiscales diferentes a las de auditoría. Inclusión como ejecutor en la actividad 2 de la Descripción del procedimiento, al Profesional Universitario.
2.0	R.R. 030 de mayo 21 de 2003	El Procedimiento cambio de versión 2.0 a 3.0. Se ajusta redacción de objetivo, alcance y en la actividad No. 1 se agrega registro. Anexo 1: "y/o Documento donde se relacionan los bienes suministrados por el sujeto de control.
3.0	R.R. 051 de diciembre 30 de 2004	El Procedimiento cambia de versión. El procedimiento se adecua a los cambios determinados en el procedimiento para el control de documentos internos del sistema de gestión de la calidad, adoptado mediante Resolución Reglamentaria No. 042 de Noviembre 9 de 2005.
4.0	R.R.018 de agosto 14 de 2006	Cambia de versión, se ajusta la base legal al Acuerdo 361 de 2009 y los nombres del Jefe de Oficina de Localidad y el de la Dirección para el Control Social y Desarrollo Local.
5.0	R. R. 029 de noviembre 03 de 2009	En la actividad 3, se cambia memorando por oficio informativo. Se aclara la observación de la actividad 4. Se cambia en el Anexo 1 Fase por Ciclo.
6.0	R.R. 007 de marzo 31 de 2011

PROCEDIMIENTO PROPIEDAD DE LA PARTE INTERESADA

CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 4005

VERSIÓN No. 6.0

FECHA: 25 de Marzo de 2011

REVISADO POR:

Contralor Auxiliar	Victor Manuel Armella Velasquez
CARGO	NOMBRE	FIRMA

APROBADO POR:

Director Técnico Planeación	Efvanni Paola Palmariny Peñaranda
CARGO	NOMBRE	FIRMA
COPIA	NO. DE PAGINAS:	7

1. OBJETIVO:

Estandarizar las actividades para la recepción, custodia y devolución de los bienes Propiedad de la Parte Interesada mientras estén siendo utilizados por el Equipo de Auditoría o los funcionarios designados en el Sujeto de Control, durante el desarrollo del Proceso de Prestación del Servicio Micro y/o para adelantar actuaciones de control fiscal.

2. ALCANCE:

Inicia cuando el Equipo de Auditoría recibe por escrito el inventario suministrado por el sujeto de control, especificando cada uno de los bienes, el estado de los mismos y firmado por quien entrega y recibe.y termina con la devolución de los bienes suministrados, una vez concluida la auditoría o la actuación de control fiscal.

3. BASE LEGAL:

*Ley No. 734 de 2002, artículo 34, numerales 4, 16, 21 y 22. "Código Disciplinario Único".

4. DEFINICIONES:

PARTE INTERESADA: Sujeto de Control al que se le realiza la respectiva auditoría o se adelanta la actuación de control fiscal.

PROPIEDAD: Dominio que tiene el Sujeto de Control sobre los bienes que están siendo utilizados durante el desarrollo del Proceso de Prestación del Servicio Micro o de la actuación de control fiscal.

ACTUACIÓN DE CONTROL FISCAL: Actividades que desarrollan los funcionarios de la Contraloría de Bogotá, en cumplimiento de la Constitución y las leyes.

5. REGISTROS:

*Inventario Parte Interesada y/o Documento donde se relacionan los bienes suministrados por el Sujeto de Control.

*Oficio informativo.

6. ANEXOS:

Inventario Parte Interesada. Formato Código 4005001.

(Documento donde se relacionan los bienes suministrados por el Sujeto de Control).

7. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO PROPIEDAD DE LA PARTE INTERESADA

N°	RESPONSABLE	ACTIVIDAD	REGISTROS	PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES
1	PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO LIDER JEFE OFICINA LOCALIDAD ()(*)	Recibe por escrito el inventario suministrado por el sujeto de control, especificando cada uno de los bienes, el estado de los mismos y firmado por quien entrega y recibe.	Anexo 1: Inventario Parte Interesada y/o documento donde se relacionan los bienes suministrados por el Sujeto de Control	Observación: En caso de que la entidad no suministre un documento que especifique los bienes y el estado en que se encuentran se diligenciará el Anexo No. 1: Inventario Parte Interesada En caso de no recibir bienes del sujeto de control el Procedimiento No Aplica.
2	PROFESIONALES UNIVERSITARIOS Y ESPECIALIZADOS -EQUIPO AUDITOR	Vela por la seguridad de los bienes suministrados.
3	PROFESIONAL ESPECIALIZADO - LIDER JEFE OFICINA LOCALIDAD(*)	Informa inmediatamente a la parte interesada si los bienes sufren algún deterioro o pérdida o si se considera inadecuado su funcionamiento.	Oficio informativo
4	PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO - LIDER JEFE OFICINA DE LOCALIDAD (*)	Devuelve los bienes suministrados para la ejecución del trabajo, una vez terminada la auditoría o actuación de control fiscal, a través del mismo documento con que fue recibido.		Observación: Cuando se presente cambio de Líder, Jefe Oficina Localidad o Profesional asignado a una actuación, se levantará acta de entrega y recibo tanto de los bienes de la Parte Interesada como los de la Contraloría, evento en el cual NO SE UTILIZA Anexo 1; solo se utilizará cuando se entregue el inventario efectivamente al Sujeto de control (parte interesada)

(*): Aplica para la Dirección para el Control Social y Desarrollo Local.

(**). No aplica para las auditorías o actuaciones fiscales a las cuales no se les suministre inventario.

ANEXO. 1

INVENTARIO PARTE INTERESADA

*PERIODO PAD: ()**					PERIODO AUDITADO O DE LA ACTUACION DE CONTROL FISCAL (Vigencia):
SECTOR:					SUJETO:
MODALIDAD DE AUDITORIA O ACTUACIÓN FISCAL DE CONTROL FISCAL:					*CICLO: ()**
N°	Descripción	Cantidad	Placa	Serie	Estado			Observaciones
					B	R	M


AL INICIO DE LA AUDITORIA O ACTUACION DE CONTROL FISCAL
Contraloría				Parte Interesada
Quién Recibe: Nombre:____________________ Cargo: _____________________ C.C:_______________________ Fecha.______________________ Firma.______________________				Quién Entrega: Nombre:____________________ Cargo: _____________________ C.C.:_______________________ Fecha.______________________ Firma.______________________
AL FINAL DE LA AUDITORIA O ACTUACION DE CONTROL FISCAL
Contraloría				Parte Interesada
Quién Devuelve: Nombre:____________________ Cargo: _____________________ C.C.:_______________________ Fecha.______________________ Firma.______________________				Quién Recibe: Nombre:____________________ Cargo: _____________________ C.C.:_______________________ Fecha.______________________ Firma.______________________

(*) En actuaciones fiscales diferentes a Auditorías no se diligencian estos espacios.

FORMATO CÓDIGO: 4005001

PROCEDIMIENTO PARA SUSCRIBIR, COMUNICAR Y REALIZAR SEGUIMIENTO A LA ADVERTENCIA FISCAL

HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSIÓN	No. DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA	NATURALEZA DEL CAMBIO
1.0	R. R. 020 de marzo 14 de 2003	Cambiar el inicio del alcance hoja número 2 del Procedimiento para la Elaboración y Seguimiento del Control Fiscal de Advertencia, ya que no concuerda con la Actividad No. 1 de la Descripción del Procedimiento, contemplado en la Resolución No. 020 del 14 de marzo de 2003. Además en la portada del procedimiento faltó la firma de aprobación del mismo. Se modifica la denominación de Procedimiento para la elaboración y seguimiento del Control Fiscal de Advertencia por Procedimiento para la Generación y Seguimiento del Control Fiscal de Advertencia. Se modifica el registro de Acta de Comité Técnico Sectorial por Acta de Comité Técnico para incluir el registro del GEIP- Grupo Especial de Indagaciones Preliminares y eliminar el correspondiente al Acta del GEIP que no existe. La descripción del procedimiento se presenta de manera más sencilla y clara, incluyendo en la columna de observaciones notas y reduciendo pasos comunes, consolidándose así en 8 actividades de 12 iniciales. El anexo se modifica en el encabezado para facilitar su uso.
2.0	R. R. 030 de mayo 21 de 2003	El procedimiento cambia de versión. Como consecuencia de la delegación de funciones al Contralor Auxiliar para suscribir los Controles de Advertencia, se modificó el alcance, los registros y las actividades de dicho procedimiento.
3.0	R. R. 051 de diciembre 30 de 2004	Se complementa el objetivo y la Base legal. Se incluye la actividad 2 responsabilizando al asesor jurídico de la respectiva Dirección sectorial la revisión, aprobación y firma del control de advertencia. Se suprime como ejecutor de la actividad 3 y 4 el jefe de la Oficina Asesora Jurídica.
3.0	R. R. 051 de diciembre 30 de 2004	Se modifica el formato del control fiscal de advertencia incorporando el nombre y firma de la revisión técnica y jurídica por parte del Director Técnico Sectorial y el Asesor Jurídico respectivamente y se cambia la firma del Director Técnico sectorial por el Contralor Auxiliar.
4.0	R. R. 006 de febrero 7 de 2005	Se cambia la denominación del GAE por GUIFO. El procedimiento se adecua a los cambios determinados en el procedimiento para el control de documentos internos del sistema de gestión de la calidad, adoptado mediante Resolución Reglamentaria No. 042 de noviembre 9 de 2005.
5.0	R.R. 018 de agosto 14 de 2007	Se diseñó e incluyó: 1. La ficha técnica del Control de Advertencia, que registra las generalidades, acciones resultados y beneficios generados; 2. El Formato de seguimiento al control de advertencia que se diligencia de manera consolidada y se remite a la Dirección de Planeación con la misma periodicidad de los demás reportes. 3. La metodología para determinar el cumplimiento de las acciones formuladas por el sujeto de control. 4. Elaborar un resumen ejecutivo sobre el Control de advertencia que se remite a la Oficina Asesora de Comunicaciones. 5. Conformar y mantener un expediente para cada Control Fiscal de Advertencia en el Despacho del Contralor Auxiliar y en la Dirección a la que pertenezca el sujeto de control. El seguimiento al control de advertencia se realizará de manera semestral, mediante la auditoría regular y a través de la programación que realice el Director Sectorial teniendo en cuenta el término propuesto para la implementación de las acciones derivadas del control de advertencia. Resultado del seguimiento, se determina en Comité Técnico Sectorial el cierre del Control fiscal de Advertencia y la comunicación al sujeto de control.
6.0	R. R. 026 de diciembre 28 de 2007	Se modifica el nombre del procedimiento, el objetivo y el alcance. Se ajusta la base legal al Acuerdo 361 de 2009. Se señalan los elementos adicionales que debe contener el informe técnico que soporta la Advertencia Fiscal. En la descripción del procedimiento Numeral 7.1., actividad No. 2 se adiciona "El documento debe incluir en todo caso la cuantía del eventual daño." En la nota al píe No. 2 se deja "En el acta de comité técnico sectorial debe dejarse constancia de la decisión unánime de su aprobación." Se elimina la solicitud al sujeto de acciones conducentes a corregir la Advertência Fiscal. Se ajusta el anexo 1 a un formato uniforme sobre el contenido mínimo. Se eliminan del anexo 2 el numeral 5 correspondiente a acciones correctivas y el numeral 9 correspondiente al cierre, de igual manera en el formato de ficha técnica. En el anexo 2 se agrega cuadro sobre hallazgos establecidos, al igual que en el instructivo explicativo. Asimismo se actualiza en el anexo 2 los nombres y los códigos de las dependências. En el anexo 3 se elimina la columna sobre cierre de la advertência fiscal, al igual que en el instructivo para el formato. Así mismo en el cuadro de respuesta de la entidad el número de acciones a adelantar. Se elimina el anexo 4. En el procedimiento Numeral 7.2. Se eliminaron las actividades 5 y 6.
6.0	R. R. 026 de diciembre 28 de 2007	En la actividad 4 se incluye: "Traslada a la Dirección de Planeación los beneficios de control fiscal". Traslada a la Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva o a las autoridades competentes los hallazgos establecidos."
7.0	R.R. 029 de noviembre 03 de 2009	En la suscripción se cambia la actividad 6 del procedimiento. En la comunicación se ajusta la actividad 1 del procedimiento. En la actividad 2 se establece un punto de control para que la advertencia fiscal sea incorporada en la página Web por la Dirección de Informática. En la actividad 6 se modifica la redacción. Se cambia el nombre del GUIFO por GAF.
8.0	R.R. 007 de marzo 31 de 2011

PROCEDIMIENTO PARA SUSCRIBIR, COMUNICAR Y REALIZAR SEGUIMIENTO A LA ADVERTENCIA FISCAL

CÓDIGO: 4006

VERSIÓN No. 8.0

FECHA: 25 de Marzo de 2011

REVISADO POR:

Contralor Auxiliar	Victor Manuel Armella Velasquez
CARGO	NOMBRE	FIRMA

APROBADO POR:

Director Técnico Planeación	Efvanni Paola Palmariny Peñaranda
CARGO	NOMBRE	FIRMA
COPIA	NO. DE PAGINAS:	24

1. OBJETIVO

Estandarizar las actividades para suscribir, comunicar y realizar seguimiento a la advertencia fiscal comunicada al Alcalde Mayor de Bogotá, D.C., o al representante legal del sujeto de control, competencia de la Contraloría de Bogotá, D.C.

2. ALCANCE

Este procedimiento contempla:

Suscripción: Inicia con la presentación ante el Comité Técnico Sectorial y/o al Coordinador del GAF el proyecto de advertencia fiscal y termina con la cuantificación de los beneficios de control fiscal.

Comunicación: Inicia con la firma de la advertencia fiscal, continua con la comunicación al Alcalde Mayor y/o al representante legal del sujeto de control y su divulgación a través de la página WEB y en los medios de comunicación.

Seguimiento: Inicia con la Programación del seguimiento a las acciones implementadas por el sujeto de control derivadas de la advertencia fiscal y termina con la comunicación al sujeto de control de los resultados del seguimiento.

3. BASE LEGAL

*Constitución Política de Colombia, artículos 268 y 272.

*Ley 42 de 1993, "Sobre la organización del sistema de control fiscal financiero y los organismos que lo ejercen", artículos 8 y 65.

*Decreto Ley 1421 de 1993, "Por el cual se dicta el régimen especial para el Distrito Capital de Santa Fe de Bogotá", artículo 105.

*Acuerdo 361 de enero 6 de 2009 "Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá, D.C., se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones" artículo 5 numeral 8, artículos 28 y 47.

*Resolución Reglamentaria No 042 de Octubre 29 de 2004. "Por la cual se delega la función de ejercer la Advertencia Fiscal frente a los sujetos de vigilancia y control fiscal de la Contraloría de Bogotá, D.C." y las que la modifiquen.

*Resolución Reglamentaria No. 003 de Febrero 1 de 2005. "Por la cual se modifican las Resoluciones Reglamentarias Nos. 042 del 29 de octubre de 2004 y 051 del 30 de diciembre de 2004".

*Resolución Reglamentaria 027 de 2010.

4. DEFINICIONES

ADVERTENCIA FISCAL: Es un sistema de alertas fiscales que garantiza el ejercicio de la vigilancia a la gestión como una función preventiva, que permite a la Contraloría de Bogotá advertir a la Administración Distrital e informar al Concejo de Bogotá (como apoyo al control político), sobre los actos, hechos, operaciones o decisiones que generen un riesgo de pérdida de los recursos públicos distritales y/o vulneración de los principios y normas que regulan la correcta gestión fiscal de los sujetos de control o que si están sucediendo no sean mayores; sin perjuicio de las actuaciones que competen al organismo de control fiscal. Esta Advertencia Fiscal, deberá encontrarse soportada para su expedición en un informe técnico que contenga las evidencias objetivas que sustenten su suscripción.

EXPEDIENTE ADVERTENCIA FISCAL: Conjunto de registros y documentos que evidencian las distintas actuaciones realizadas sobre la Advertencia Fiscal por parte de la Contraloria de Bogotá y que conllevan a alertar a la administración pública Distrital sobre los riegos que de su gestión.

FICHA TÉCNICA ADVERTENCIA FISCAL: Documento donde se registra los aspectos más relevantes de la Advertencia Fiscal, desde su suscripción, comunicación y seguimiento.

SISTEMA DE VIGILANCIA Y CONTROL FISCAL (SIVICOF): Sistema a través del cual se recibe electrónicamente la información de la cuenta mensual, intermedia y anual, remitida por los sujetos de control, para su validación, procesamiento y almacenamiento de manera inmediata, ágil y oportuna.

SISTEMA DE GESTIÓN DE PROCESOS (SIGESPRO): Tiene como objetivo administrar, gestionar y controlar la información y las actividades que conlleva el proceso auditor, permitiendo al nivel directivo realizar el seguimiento a la labor que ejecutan los equipos auditores, para determinar el nivel de avance de cada auditoría.

5. REGISTROS

*Informe Técnico.

*Acta Comité Técnico.

*Memorando comisorio.

*Advertencia Fiscal Firmada.

*Respuesta sujeto de control.

*Acta Mesa de Trabajo.

*Ficha Técnica Advertencia Fiscal.

*Memorando de Encargo de Auditoria.

*Memorando asignación seguimiento Advertencia Fiscal.

*Formato Seguimiento Advertencia Fiscal.

*Oficio Remisorio.

6. ANEXOS

*Anexo 1: Formato "Advertencia Fiscal".

*Anexo 2: Formato "Ficha Técnica "Advertencia Fiscal".

*Anexo 3: Formato "Seguimiento Advertencia Fiscal".

*Anexo 4: Metodología para determinar el cumplimiento de las acciones formuladas por el sujeto de control, derivadas de la Advertencia Fiscal.

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

7.1. Suscripción

No	RESPONSABLE	ACTIVIDAD	REGISTROS	PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES
1	PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO ASESOR GAF	Informa al director del sector a través de las subdirecciones o al coordinador del GAF, de los hechos de riesgo de daño al Patrimonio Distrital, producto de la auditoría, trámite de PQRs, investigaciones y otros.		Observación: El Director Técnico Sectorial invita a participar en el Comité Técnico a las Direcciones Sectoriales involucradas, si el tema objeto de posible advertencia afecta a otros sujetos de control.
2	DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL O COORDINADOR DEL GAF	Evalúa la pertinencia del tema y determina el funcionario o funcionarios a comisionar mediante memorando, para desarrollar la Advertencia Fiscal.	Memorando comisorio.	Punto de Control: El Director Técnico Sectorial y/o Coordinador del GAF comisiona al (los) funcionario(s) mediante memorando para que se adelante actuación y se presente informe técnico. Observación: Si el tema involucra otras sectoriales, la coordinación de la actividad estará en cabeza de la sectorial en cuyo sujeto de control se presentan los hechos presuntamente irregulares, para lo cual las sectoriales brindaran en forma oportuna e integral el apoyo necesario.
3	DIRECTOR TECNICO, SUBDIRECTOR DE FISCALIZACIÓN, ASESOR GAF, PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO	Presenta ante el Comité Técnico Sectorial y/o al Coordinador del GAF el proyecto de Advertencia Fiscal, anexando el Informe Técnico correspondiente.	Informe Técnico¹ Acta Comité Técnico	Observación: El GAF adelantará Advertencias Fiscales producto de las actividades asignadas por el Contralor. Invita a participar en el Comité Técnico a las Direcciones Sectoriales involucradas, si el tema objeto de posible advertencia afecta a sujetos de control de otras sectoriales. Ver Anexo 1 - Formato " Advertencia Fiscal "
4	DIRECTOR TECNICO SUBDIRECTOR ASESOR COORDINADOR GAF (COMITÉ TÉCNICO SECTORIAL)	Revisa el contenido, alcance y pertinencia del Proyecto de Advertencia Fiscal y determina su procedencia o improcedencia. El documento debe incluir en todo caso la cuantía del eventual daño. Archiva proyecto de Advertencia Fiscal, en caso de ser improcedente.	Acta Comité Técnico²	Punto de Control: A criterio del Director Sectorial participan como invitados los integrantes del Equipo Auditor que realice auditoría en el Sujeto de Control y los que elaboraron el informe técnico.
5	DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL Y/O COORDINADOR GAF	Remite en medio magnético y/o impreso con su pie de firma el proyecto de Advertencia Fiscal junto con el Informe Técnico para firma del Contralor o Contralor Auxiliar, en caso de ser procedente.	Memorando Remisorio
6	CONTRALOR O CONTRALOR AUXILIAR	Analiza y firma la Advertencia Fiscal. Remite copia a la Dirección Sectorial correspondiente y/o al GAF.	Memorando Advertencia Fiscal Firmada	Punto de Control: En caso de no ser aprobada la Advertencia Fiscal, se debe devolver a la Dirección Sectorial y/o al Grupo GAF debidamente justificado dentro de los 15 días hábiles siguientes a la fecha de recepción para su complementación y/o archivo.
7.2. Comunicación
1	CONTRALOR CONTRALOR AUXILIAR	Comunica la Advertencia Fiscal al Alcalde Mayor y/o al representante legal del sujeto de control y envía copia de la misma a la Dirección Sectorial.
2	DIRECCIÓN DE APOYO AL DESPACHO DIRECCIÓN SECTORIAL GAF	Mantiene copia física y magnética de todas las advertencias comunicadas debidamente organizadas e identificadas en un expediente.		Punto de control: La Dirección de Apoyo al Despacho remite en medio magnético copia de la Advertencia Fiscal, a la Dirección de Informática, para su incorporación en la página WEB de la Entidad. Para todos los efectos la fuente oficial de la Advertencia Fiscal será: FÍSICA: Dirección de Apoyo al Despacho y Dependencia que origina la advertencia. VIRTUAL: Página web e intranet.
3	CONTRALOR AUXILIAR, DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL Y/O COORDINADOR GAF	Remite la Advertencia Fiscal a la Oficina Asesora de Comunicaciones para su divulgación en los medios de comunicación internos y/o externos. Conforma un expediente que contenga los antecedentes y los soportes de cada Advertencia Fiscal para efectos de beneficios de control fiscal, control y seguimiento.	Memorando remisorio a la Oficina de Comunicaciones	Observación: Sobre aquellas Advertencias proyectadas por una dependencia distinta de la que ejerce vigilancia sobre el respectivo sujeto de control, corresponde al Director Sectorial competente conformar el expediente y llevar el registro, control y seguimiento sobre el mismo, con la participación de la dependencia que la elaboró.
4	CONTRALOR O CONTRALOR AUXILIAR	Recibe de la administración la respuesta de la Advertencia Fiscal. Remite copia al Director Sectorial y/o Coordinador del GAF, para su análisis.		Punto de control: En la Dirección de Apoyo al Despacho se archiva el original en el expediente del control fiscal respectivo.
5	DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL Y/O COORDINADOR GAF	Archiva copia de la respuesta en el expediente del control fiscal respectivo. Solicita la revisión y análisis de la respuesta presentada por la Administración, a la Advertencia Fiscal.	Copia de la respuesta sujeto de control
6	ASESOR GAF PROFESIONAL UNIVERSITARIO O ESPECIALIZADO (EQUIPO AUDITOR)	Analiza las respuestas de la administración a la Advertencia Fiscal. Establece la pertinencia de las respuestas y programa el seguimiento a la Advertencia Fiscal comunicada.	Acta Mesa de Trabajo	Observación: Cuando la administración no acepte la Advertencia Fiscal, podrá realizar una mesa de trabajo con el sujeto de control o involucrar dicho aspecto en la auditoría, según considere conveniente el Director Sectorial o Coordinador del GAF.
7	ASESOR GAF O PROFESIONAL ESPECIALIZADO O UNIVERSITARIO (EQUIPO AUDITOR)	Diligencia las secciones I, II y III de la Ficha Técnica de la Advertencia Fiscal. Anexo 2 Cuantifica beneficios de control fiscal, según sea el caso.	Ficha Técnica Advertencia Fiscal.	Observación: Si se derivan beneficios aplica Procedimiento para Cuantificación y Comunicación de Beneficios de Control.

^{1 El informe técnico debe contener como mínimo los siguientes elementos: ( a) Pruebas de que se presentan hechos inobjetables y graves que hacen necesaria nuestra advertencia sobre procesos a ejecutar o en ejecución, b) hechos que permitan concluir que de nuestra intervención se deriven beneficios de control fiscal y c) demostración de que el daño contra el patrimonio distrital es inminente.)
^{2 En el acta de comité técnico sectorial debe dejarse constancia de la decisión unánime de su aprobación.

7.3. Seguimiento}

No

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

REGISTROS

PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES

1

DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL
Y/O
COORDINADOR GAF Y/O PROFESIONAL ESPECIALIZADO O UNIVERSITARIO (EQUIPO AUDITOR)

Efectúa el seguimiento a las respuestas dadas por el sujeto de control derivada de la Advertencia Fiscal y registra esta actividad en el SIGESPRO.

Memorando de Encargo de Auditoria.
Memorando asignación seguimiento Advertencia Fiscal.

Observación:
Cuando exista auditoría en el sujeto de control, esta actividad se plasmará en el Memorando de Encargo de Auditoría.
El seguimiento se realizará de manera semestral, y en todo caso teniendo en cuenta la respuesta presentada por el sujeto de control.
El seguimiento debe circunscribirse dentro del ejercicio del control posterior y selectivo y en ningún caso constituirse en medida de presión para el cumplimiento de acciones. La Administración está en libertad de atender o no la advertencia y de generar o no actividades para conjurar el riesgo, sin perjuicio de las acciones de responsabilidad fiscal que se deriven de los resultados del ejercicio del control fiscal.

2

DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL,
ASESOR GAF PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO
(EQUIPO AUDITOR)

Cuantifica los Beneficios de la Advertencia Fiscal determinando los beneficios directos (ahorros y/o recuperaciones) o indirectos (de carácter social, ambiental, cultural, organizacional) en aquellos que no es posible su cuantificación.
Establece las conductas irregulares con alcance, fiscal, disciplinario y/o penal.
Presenta los resultados en mesa de trabajo.
Remite los resultados del seguimiento al Director Sectorial o al Coordinador del GAF.
Incorpora el informe en el SIGESPRO.

Acta de Mesa de trabajo.
Ficha Técnica Advertencia Fiscal

Observación:
Aplica Procedimiento para Cuantificación y Comunicación de Beneficios de Control.
Aplica procedimiento para concluir el hallazgo de auditoría.

3

PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO
Y/O
COORDINADOR GAF

Consolida y analiza los resultados del seguimiento.
Diligencia el Anexo 3: Formato Seguimiento a la Advertencia Fiscal.
Remite el Formato Consolidado a la Dirección de Planeación.

Formato Seguimiento a la Advertencia Fiscal

Punto de Control: La remisión de la información a la Dirección de Planeación se realizará de conformidad con la periodicidad de los demás reportes.

4

DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL Y/O COORDINADOR DEL GAF

Traslada a la Dirección de Planeación los beneficios de control fiscal.
Traslada a la Dirección de Responsabilidad Fiscal o a las autoridades competentes los hallazgos establecidos con connotación Disciplinaria y/o Penal.

Memorando y oficio de traslado de hallazgos.

ANEXO. 1
FORMATO "ADVERTENCIA FISCAL"

Señor
ALCALDE MAYOR DE BOGOTÁ, D.C. O
REPRESENTANTE SUJETO DE CONTROL
Ciudad

Asunto: Advertencia Fiscal.
Respetado doctor (a):
La Contraloría de Bogotá, D.C., a raíz de (Se detalla la fuente de las observaciones que dan origen al Control Fiscal de Advertencia).
Descripción de los hechos… (Marco normativo y descripción detallada que sustenta las observaciones), cuantifica el monto de los recursos en riesgo
Con fundamento en las anteriores alertas, este Órgano de Control pone en su conocimiento para los fines pertinentes los hechos comunicados, sin perjuicio de las acciones que puedan derivarse del ejercicio de nuestra acción fiscalizadora, conforme lo establece el artículo 5º Numeral 8 del Acuerdo 361 de 2009. De no estar de acuerdo con las observaciones, indicar las razones mencionando las evidencias y demás pruebas en las que se apoye.
Dicha información deberá ser remitida a este Despacho a más tardar dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al recibo de la presente.
Cordialmente,
__________________________________________

FIRMA
Revisión Técnica: Nombre y firma del Director Técnico Sectorial.
Revisión de Asesor: Nombre y firma del Asesor de la respectiva sectorial.

FORMATO CÓDIGO: 4006001

ANEXO. 2
FORMATO FICHA TÉCNICA DE ADVERTENCIA FISCAL
FORMATO "FICHA TÉCNICA ADVERTENCIA FISCAL"
INSTRUCTIVO
i. DATOS GENERALES
Sector: Digite únicamente el código del sector al cual se encuentra asignado el sujeto de control al que se presentó la Advertencia Fiscal así:
*80000: Sector Movilidad.
*90000: Sector Control Urbano.
*12000: Sector Control Social y Desarrollo Local.
*100000: Sector Salud e Integración Social.
*140000: Sector Educación, Cultura Recreación y Deporte.
*110000: Sector Gobierno.
*150000: Sector Hacienda, Desarrollo Económico, Industria y Turismo.
*130000: Sector Hábitat y Servicios Públicos.
*120000: Sector Ambiente.
Sujeto de Control: Digite el código o el nombre de la entidad sobre la cual recae la Advertencia Fiscal del sujeto de control.
Dependencia que genera la Advertencia Fiscal: Digite el código de la dependencia que genera la Advertencia Fiscal; así:
*10000: Despacho del Contralor.
*10100: Grupo Especial de Investigaciones Forenses.
*20000: Despacho del Contralor Auxiliar.
*80000: Dirección Sector Movilidad.
*12000: Dirección para el Control Social y Desarrollo Local.
*100000: Dirección Sector Salud e Integración Social.
*140000: Dirección Sector Educación, Cultura Recreación y Deporte.
*110000: Dirección Sector Gobierno.
*150000: Dirección Sector Hacienda, Desarrollo Económico, Industria y Turismo.
*130000: Dirección Sector Hábitat y Servicios Públicos.
*120000: Dirección Sector Ambiente.
Número Advertencia Fiscal: Incorpore el número correspondiente a la Advertencia Fiscal presentado.
Fecha: Determine la fecha de emisión de la Advertencia Fiscal, señalando día /mes /año.
Tipo de Riesgo: Según el planteamiento del problema clasifique el riesgo evidenciado, digitando el código del riesgo así:
1: Riesgo fiscal
2: Riesgo Ambiental
3: Riesgo Legal
4: Riesgo de seguridad
5: Otros
-Valor: Cuantía estimada del daño que se quiere evitar o mitigar.
-Suscrito por: Contralor o Contralor Auxiliar
-Fecha plazo respuesta: Señale día/mes/año en el cual el sujeto de control debe radicar respuesta.
-Dirigido a: Nombre y cargo del servidor público responsable de dar respuesta a la Advertencia Fiscal.
-Tema: Aspecto relevante del que trata la Advertencia Fiscal.

II. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
-Describa de manera sintética por cada tema que contenga la Advertencia Fiscal, cuál es la situación detectada por la Contraloría de Bogotá, e indique el riesgo que se puede generar si no se actúa de manera oportuna. Indique en los casos pertinentes los valores y/o unidades que ilustren el riesgo.

III. BASE NORMATIVA
-Por cada tema contenido en la Advertencia Fiscal, especifique el marco normativo que lo regula y que probablemente se puede estar transgrediendo por el sujeto de control. Consigne las observaciones que considere pertinentes en cada caso.

IV. RESPUESTA A FUNCION DE ADVERTENCIA
Respuesta Administración
-Fecha: Determine la fecha de respuesta al de advertencia, por parte de la administración señalando día /mes /año.
-Oficio No.: Incorpore el número de oficio con el que la administración dio respuesta a la Advertencia Fiscal.
-Aceptado: Digite únicamente 1 si la Advertencia Fiscal fue aceptado por la administración ó 2 si no fue aceptado.
-Requirió Mesa de Trabajo: Indique únicamente 1 si se realizó mesa de trabajo con el Sujeto de Control ó 2 si no se realizó mesa de trabajo con el Sujeto de Control.
-Fecha mesa de trabajo: En caso de realizarse mesa de trabajo indique la fecha de realización de la misma señalando día /mes /año.

Análisis Contraloría
-Aceptado: Digite únicamente 1 si la respuesta del sujeto de control es clara y no presta a confusión ó 2 si la respuesta no es clara.
-Requirió Mesa de Trabajo: Indique únicamente 1 si se realizó mesa de trabajo con el Sujeto de Control ó 2 si no se realizó mesa de trabajo con el Sujeto de Control.
-Fecha mesa de trabajo: En caso de realizarse mesa de trabajo indique la fecha de realización de la misma señalando día /mes /año.
-Observación: Consigne las observaciones que considere pertinentes frente a la respuesta dada por la administración.

V. RESULTADOS
-Verificado el alcance de las respuestas expresadas por el sujeto de control, determine los resultados comprobables tanto cuantitativos como cualitativos alcanzados por el sujeto de control como consecuencia de las acciones correctivas realizadas por la entidad, señalando para cada caso en que aplique las descripción, unidades, valor, fecha de verificación, medio de verificación y la (s) persona (s) responsable (s) de efectuarlo.

VI. BENEFICIOS
-Clasifique la existencia de beneficios (directos y/o indirectos), señalando el mecanismo utilizado y la (s) persona (s) responsable (s) de efectuarlo.

VII. HALLAZGOS ESTABLECIDOS
Relacione en los términos del procedimiento para concluir los hallazgos establecidos si los hubiere.

VIII. ESTADO ACTUAL
Determine y describa al momento de hacer el seguimiento cuál es el estado en que se encuentra la situación detectada y el riesgo señalado.

Nota: para el caso de las celdas donde se deben registrar valores, es necesario incorporar los mismos sin puntos ni comas.

ANEXO. 3
FORMATO "SEGUIMIENTO A LA ADVERTENCIA FISCAL"

ADVERTENCIA FISCAL COMUNICADA

RESPUESTA DE LA ENTIDAD

SEGUIMIENTO

ACCIONES DERIVADAS (En Cantidad)

DIRECCIÓN SECTORIAL O GRUPO ESPECIAL:

SUJETO (s) DE CONTROL

DESCRIPCIÓN DEL TEMA

OFICIO No.

FECHA DE COMUNICACIÓN
DD MM AA

VALOR POSIBLE $ DETRIMENTO

FECHA
DD MM AA

DESCRIPCIÓN

BENEFICIO DESCRIPCIÓN

VALOR EN PESOS

ACCIONES
ADELANTADAS

RESULTADO

PROCESO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO

PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL

HALLAZGOS FISCALES

VALOR $ HALLAZGOS FISCALES

HALLAZGOS DISCIPLINARIOS

HALLAZGOS PENALES

PRONUNCIAMIENTOS

NOMBRES Y APELLIDOS

FIRMAS

ELABORÓ:

APROBÓ

FORMATO CÓDIGO 4006003

FORMATO "SEGUIMIENTO A LA ADVERTENCIA FISCAL"
INSTRUCTIVO
Datos Advertencia Fiscal Comunicado
Fecha de Diligenciamiento: Corresponde a la fecha de corte establecida en la circular que determina la periodicidad de los reportes.

Dirección Sectorial o Grupo Especial: Indicar la Dirección Sectorial o Grupo Especial que proyectó la Advertencia Fiscal.

Sujeto (s) de Control: Registrar el sujeto de control a quien compete la implementación de las acciones derivadas de la Advertencia Fiscal.

Descripción del Tema: Señale brevemente el contenido de la Advertencia Fiscal.

Oficio Número: Indique el Numero completo del oficio con que se remitió la Advertencia Fiscal.

Fecha de Comunicación: Registre el día, mes y año que fue radicada la Advertencia Fiscal.

Valor posible $ detrimento: Señale en pesos el valor del posible detrimento, en caso de que el sujeto de control no tome las acciones correctivas.

Respuesta de la Entidad
Fecha: Indique el día, mes y año que se recibió la respuesta de la Entidad por parte de la Contraloría de Bogotá, D.C.

Descripción: Señale los aspectos más relevantes de la respuesta dada por el sujeto de control.

Seguimiento Advertencia Fiscal
Beneficio: Describa brevemente el o los beneficios generados por la Advertencia Fiscal, los cuales estarán debidamente soportados.

Valor en Pesos: Señale el valor total de los beneficios descritos.

Cantidad Acciones Realizadas: Indique el número total de acciones cumplidas (calificación 2.0) determinadas en el seguimiento realizado.

Resultado: Describa cuantitativa o cualitativamente los resultados obtenidos por la Administración Distrital producto de la Advertencia Fiscal.

Cerrado SI/NO: Indicar si como consecuencia del seguimiento a la Advertencia Fiscal culmina su ciclo al determinarse que las acciones se han cumplido. Se indicará SI, cuando se haya surtido la comunicación de esta situación, al Alcalde mayor o al representante legal del sujeto de control.

% Avance: Calcule y registre el porcentaje de avance de acuerdo con la metodología descrita en el Anexo 4 de este procedimiento.

Acciones Derivadas de la Advertencia Fiscal
Señale en cantidad total las posibles acciones fiscales, disciplinarias y penales derivadas por la Advertencia Fiscal:

Procesos Administrativos Sancionatorios: Cantidad de procesos aperturados consecuencia de la Advertencia Fiscal (están debidamente tipificados en la Ley 42 de 1993 y las resoluciones reglamentarias vigentes, expedidas por la CB)

Procesos de Responsabilidad Fiscal: Cantidad total de procesos de responsabilidad fiscal aperturados consecuencia de los hechos descritos en la Advertencia Fiscal.

Hallazgos Fiscales: Cantidad total de hallazgos fiscales determinados consecuencia de los hechos descritos en la Advertencia Fiscal.

Valor $ Hallazgos Fiscales: Corresponde al valor total en pesos de los hallazgos fiscales determinados.

Hallazgos Disciplinarios: Cantidad total de hallazgos de naturaleza disciplinaria determinados consecuencia de los hechos descritos en la Advertencia Fiscal, los cuales se trasladan a la Procuraduría General o a la Personería Distrital.

Hallazgos Penales: Cantidad total de hallazgos de naturaleza punible, determinados consecuencia de los hechos descritos en la Advertencia Fiscal, los cuales serán trasladados a la Fiscalía General de la Nación.

Pronunciamientos: Cantidad total de Pronunciamientos generados por los hechos descritos en la Advertencia Fiscal.

Nota: Los beneficios derivados de la Advertencia Fiscal se reportan aplicando el Procedimiento para Cuantificación y Comunicación de Beneficios de Control.

PROCEDIMIENTO PARA LA PRESERVACION DEL PRODUCTO "INFORME DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL"
HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSIÓN

No. ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA

NATURALEZA DEL CAMBIO

1.0

R.R. 04 de febrero 06 de 2003

El procedimiento cambia de versión.
Adición del registro oficio remisorio.
Modificación Descripción del Procedimiento, así:
Actividad 1: Envía informe debidamente firmado a la Subdirección de Servicios Administrativos.
Actividad 2. Establece en coordinación con la Dirección de Apoyo al Despacho el número de copias del informe a duplicar con destino a los clientes. (Fotocopias y empaste). Ejecutor: Subdirector de Servicios Administrativos.
Actividad 3. Embala los informes. Ejecutor: Subdirector de Servicios Administrativos.
Actividad 4. Envía producto embalado a la Dirección de Apoyo al Despacho. El original lo regresa a la Dirección Sectorial que originó el Informe. Ejecutor: Subdirector de Servicios Administrativos.
Actividad 5. Elabora y radica oficio de remisión de informes a los clientes en la Oficina de Radicación de la Contraloría, incluyendo una copia para la Dirección de Economía y Finanzas Distritales.
Actividad 6. Entrega Informe Final a los Clientes.

2.0

R.R. 048 de septiembre 30 de 2003

El procedimiento cambia de versión 2.0 a 3.0.
Se modifica redacción de objetivo y alcance del procedimiento.
Se ajusta redacción de las actividades de la Descripción del procedimiento.

3.0

R.R. 051 de diciembre 30 de 2004

En la Descripción del Proceso se incluye actividad 4 relacionado con incluir en la página WEB de la Contraloría los Informes de Auditoria.

4.0

R.R. 045 de noviembre 30 de 2005

Cambia de versión.

5.0

R.R. 018 de 14 de agosto de 2006

Se elimina en actividad 1 copia dura para la Dirección de Informática para ahorro de papel.
En la actividad 2 se dispone que las copias para los clientes sean preferiblemente en medio magnético.
Se incluye que el Director de Apoyo al Despacho informe a los clientes que el producto se encuentra disponible en la página WEB.
Se cambia fase por ciclo.

6.0

R. R. 029 de Noviembre 03 de 2009

Se modifican las actividades 1 y 2 del procedimiento.

7.0

R.R. 015 de Mayo 14 de 2010

Se modifica el alcance del procedimiento, la base legal, los registros, la actividad 1 del procedimiento.
Se establece una observación respecto del tiempo de envió a la Dirección de Apoyo al Despacho.
En la actividad 3 se establece una observación que da el término para la publicación y un punto de control para la verificación de la publicación por parte de las Direcciones Sectoriales.
Se adiciona el Anexo 1.

8.0

R.R. 007 de marzo 31 de 2011

PROCEDIMIENTO PARA LA PRESERVACION DEL PRODUCTO "INFORME DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL"
CODIGO: 4007
VERSIÓN No. 8.0
FECHA: 25 de Marzo de 2011
REVISADO POR:

Contralor Auxiliar

Victor Manuel Armella Velasquez

CARGO

NOMBRE

FIRMA

APROBADO POR:

Director Técnico Planeación

Efvanni Paola Palmariny Peñaranda

CARGO

NOMBRE

FIRMA

COPIA

NO. DE PAGINAS:

8

1. OBJETIVO:
Definir las actividades para preservar el producto "Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral" durante el proceso interno y hasta la entrega final al cliente.

2. ALCANCE:
Inicia con "Envía en medio magnético - formato PDF, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su comunicación, el informe final de auditoría debidamente firmado a la Dirección de Apoyo al Despacho" y termina con "Entrega Informe Final a los Clientes".

3. BASE LEGAL:
Ley 594 de 2000 "Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones" Título IV Administración de Archivos, Artículos 11 y 12.

4. DEFINICIONES:
PRESERVACIÓN: La protección física del informe para mantener su conformidad.

5. REGISTROS:
*Memorando remisorio informe Apoyo al Despacho en PDF.
*Oficio remisorio informe de auditoría a los clientes

6. ANEXOS:
*Anexo 1: Certificado de archivos enviados a la Dirección de Apoyo al Despacho

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

No.

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

REGISTROS

PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES

1

DIRECTOR TECNICO SECTORIAL

Envía en medio magnético - formato PDF, el informe final de auditoría debidamente firmado a la Dirección de Apoyo al Despacho.
Escanea la hoja que contiene la firma del Director Técnico Sectorial.

Memorando remisorio.

Observación:
El envió se hará dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su comunicación.
Ver Anexo 1 - Certificado de archivos enviados a la Dirección de Apoyo al Despacho.

2

DIRECTOR DE APOYO AL DESPACHO

Establece en coordinación con la Dirección de Informática el número de copias magnéticas del informe que se requieran con destino a los clientes.

3

DIRECTOR DE INFORMATICA

Pública en la página WEB de la Contraloría los Informes de Auditoria, identificando el año de elaboración del Informe, Ciclo del PAD Sector y Sujeto de Control.

Observación:
Término de tres días para su publicación.

Punto de Control:
La Dirección Sectorial correspondiente será la encargada de verificar que la Dirección de Informática haya realizado la publicación de los informes de auditoría.

4

DIRECTOR APOYO AL DESPACHO

Elabora y radica oficio de remisión de informes a los clientes en la Oficina de Radicación de la Contraloría, en el que, informa que ese producto se encuentra a disposición en la página WEB de la entidad.
Entrega Informe Final a los Clientes.

Oficio remisorio

Observación:
De acuerdo con los lineamientos del Señor Contralor

ANEXO. 1
CERTIFICADO DE ARCHIVOS ENVIADOS A LA DIRECCIÓN DE APOYO AL DESPACHO
DIRECCIÓN SECTORIAL: __________________________________________
Informe Final de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral-Modalidad __________ de los siguientes sujetos de control:

NOMBRE DEL DIRECTOR SECTORIAL: ______________________________
En mi calidad de Director(a) Técnico (a) Sectorial certifico que los archivos enviados a la Dirección de Apoyo al Despacho, son fiel copia de los originales Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral-Modalidad ___________, correspondiente al Ciclo ___ del PAD ______, presentados a los Representantes Legales de sujetos de control, toda vez que los mismos serán colgados en la Página Web institucional para su consulta.
________________________________

FIRMA DEL DIRECTOR SECTORTIAL
Copia:
Proyectó:
Elaboró:
Revisó:
FORMATO CÓDIGO: 4007001

PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN, SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACION DEL PLAN DE AUDITORÍA DISTRITAL - PAD
HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSIÓN

No. ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA

NATURALEZA DEL CAMBIO

1.0

R.R. 04 de febrero 06 de 2003

Se modifica totalmente el procedimiento: "Elaboración Planes de Auditoría Sectorial PAS y su consolidación en el Plan de Auditoría Distrital PAD" adoptado mediante Resolución Reglamentaria No. 04 febrero 6 de 2003, dada la magnitud de las modificaciones determinadas por el equipo de Mejoramiento del Proceso de Prestación de Servicio Micro, las cuales incluyen cambios en su denominación, Alcance, Definiciones, Registros, Descripción de Actividades y Anexos.

2.0

R.R. 030 de mayo 21 de 2003

El procedimiento cambia de versión 2.0 a 3.0.
El procedimiento se unificó con el Procedimiento de Seguimiento y Actualización del PAD.
Se ajusto redacción de objetivo, alcance, base legal y definiciones.
Se modificaron los anexos 1, 2, y 3, haciéndolos más ágiles y concretos en su estructura.

3.0

R.R. 051 de diciembre 30 de 2004

Se suprime la Modalidad de Auditoría de Seguimiento.
Se incluye la definición de Control Social.
Se incluye la actividad relacionado con enviar a la Dirección de Informática el PAD, con el fin de ser publicado en la Página WEB de la entidad, por ende se modifica el consecutivo de actividades del procedimiento.
Se deja como ejecutor solo al Contralor Auxiliar en la aprobación de las solicitudes de modificación.
Se Ajustó el anexo No. 1.

4.0

R.R. 045 de noviembre 30 de 2005

Cambia de versión.

5.0

R.R. 018 de agosto 14 de 2006

Se modifica el alcance del procedimiento en el sentido que su elaboración y consolidación inicia con la socialización de los lineamientos de la Alta Dirección que deben orientar la armonización, integración y articulación del Proceso de Prestación de Servicio Micro con los demás procesos a fin de asegurar una adecuada evaluación sectorial y de la gestión pública Distrital; termina con la activación del procedimiento para el Control de Documentos Internos.
Se ajusta la base legal al Acuerdo 361 de 2009.
Se establecen dos tipos de auditoria: Regular y especial esta última puede ser de seguimiento y Transversal.
Se redefinen los lineamientos de la Alta Dirección buscando asegurar para el PAD y el PAE la armonización, integración y articulación de todos los procesos a fin de asegurar una adecuada evaluación sectorial y de la gestión pública Distrital.
Se ajusta fase por ciclo.
Se incluye cuadro sobre nivel de complejidad de los sujetos.

6.0

R.R. 029 de noviembre 3 de 2009

Se ajusta el número de auditores del cuadro sobre nivel de complejidad de los sujetos de control.
Se incluyen registros para las actividades 1, 2 y 9.
En la actividad 2 se excluye como responsable a los Jefes de Oficinas Asesoras.
En la actividad 3 se incluye el resultado de la revisión de la cuenta, mensual, semestral y anual.
Se elimina la actividad 9 y se renumeran las actividades.

6.0

R.R. 029 de noviembre 3 de 2009

Se incluye Punto de Control a la actividad 9.
Se modifica la redacción del Punto de Control de la actividad 14.
Se incluye en la actividad 15 la aprobación de la modificación al PAD y el registro, respectivamente.
Se cambia el reporte de millones a pesos del Presupuesto Ejecutado del Anexo 3.
Se modifica el Anexo 3 incluyendo Cantidad de Pronunciamientos, valor de los Beneficios de Control Fiscal, valor de las Advertencias Fiscales comunicadas y Resultados Actuaciones Especiales de Control Fiscal.

7.0

R.R. 007 de marzo 31 de 2011

PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN, SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACION DEL PLAN DE AUDITORÍA DISTRITAL - PAD
CODIGO: 4008
VERSIÓN No. 7.0
FECHA: 25 de Marzo de 2011
REVISADO POR:

Contralor Auxiliar

Victor Manuel Armella Velasquez

CARGO

NOMBRE

FIRMA

APROBADO POR:

Director Técnico Planeación

Efvanni Paola Palmariny Peñaranda

CARGO

NOMBRE

FIRMA

COPIA

NO. DE PAGINAS:

17

1. OBJETIVO:
Establecer las actividades para la elaboración, seguimiento y actualización del Plan de Auditoría Distrital - PAD como herramienta que permite la programación del Proceso de Prestación de Servicio Micro.

2. ALCANCE:
El procedimiento comprende la elaboración, seguimiento y actualización del PAD.
La elaboración inicia con la socialización de los lineamientos de la Alta Dirección que deben orientar la armonización, integración y articulación del Proceso de Prestación de Servicio Micro con los demás procesos a fin de asegurar una adecuada evaluación sectorial y de la gestión pública distrital; termina con la activación del procedimiento para el control de documentos internos.
El seguimiento comienza con el diligenciamiento de la Matriz de resultados del PAD y termina con la elaboración del Informe de Gestión del Proceso.
La actualización del PAD empieza con la presentación de la solicitud de modificación y termina con la aplicación del Procedimiento para el Control de Documentos Internos del Sistema de Gestión de la Calidad.

3. BASE LEGAL:
Acuerdo 361 del 06 de enero de 2009, artículos 4, 13, 17, 28, 30 numerales 2°, 3° y 5°, 36, 37, 47, 48, 49, 50 y 51.

4. DEFINICIONES:
AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL: es un proceso sistemático que mide y evalúa, acorde con las Normas de Auditoría Gubernamental Colombianas prescritas por la Contraloría General de la República, la gestión o actividades de una organización, mediante la aplicación articulada y simultánea de sistemas de control, con el fin de determinar con conocimiento y certeza, el nivel de eficiencia en la administración de los recursos públicos, la eficacia con que logra los resultados y su correspondencia entre las estrategias, operaciones y propósitos de los sujetos de control, de manera que le permitan fundamentar sus conceptos y opiniones.
La Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral se aplica en la Contraloría de Bogotá D.C. a través de dos modalidades de auditoria:

REGULAR: comprende un alcance con mayor cobertura y conduce a emitir el Dictamen Integral de la Gestión y el Fenecimiento de la Cuenta.

ESPECIAL: aplica cuando la Contraloría de Bogotá evidencia por cualquiera de los procesos propios del ejercicio del control fiscal (DPC, resultados procesos auditores anteriores, Investigaciones GAF, denuncias en medios de comunicación) la necesidad de profundizar en la evaluación de la gestión en un tema específico, o ahondar en el seguimiento de los planes de mejoramiento de las entidades, o que implique involucrar por su complejidad a varios sectores o varios sujetos de control, por lo que la auditoria especial puede ser de seguimiento o transversal.

CONTROL SOCIAL: consiste en otorgar a las organizaciones e instituciones de la sociedad civil y a los ciudadanos interesados herramientas y espacios públicos de control social para ejercer el derecho ciudadano de conocer, discutir, analizar y vigilar la información otorgada por el sector público, con el propósito de contribuir al ejercicio fiscalizador desde lo local a través de procedimientos, mecanismos e instancias que permitan el establecimiento de un Control Social mediante el cual los Comités de Control Social ejerzan el derecho a conocer, supervisar y evaluar los resultados e impacto de las políticas de gestión pública:
Esta labor se realiza mediante la revisión por parte de los ciudadanos de las actividades, procedimientos y resultados de impacto social de una organización o entidad pública, con el fin de comprobar que funcionan de conformidad con las normas, principios y procedimientos establecidos para generar bienestar social, bajo la coordinación de la Contraloría de Bogotá.

LINEAMIENTOS DE LA ALTA DIRECCIÓN: son las orientaciones o directrices de la Alta Dirección que tienen como propósito lograr la construcción armónica y articulada de los planes de la entidad, particularmente del PAD y el PAE, buscando asegurar la armonización, integración y articulación de todos los procesos a fin de asegurar una adecuada evaluación sectorial y de la gestión pública Distrital.

NIVEL DE COMPLEJIDAD: para establecer el nivel de complejidad se ponderaron variables como: productos y servicios (25 puntos), cantidad de funcionarios (10 puntos), costo de la planta de personal (10 puntos), presupuesto de la vigencia (30 puntos), incidencia en el plan de desarrollo (15 puntos) y deuda pública (10 puntos). También se tiene en cuenta el conocimiento de los sujetos de control, la importancia estratégica para el sector y el impacto en las políticas públicas distritales.
Teniendo en cuenta el nivel de complejidad establecido, se asignaran los recursos así:

ASIGNACIÓN RECURSOS SEGÚN COMPLEJIDAD

Nivel de complejidad

No. auditores¹

Duración

Alta plus

Hasta 10

Ciclo determinado

Alta

Hasta 8

Ciclo determinado

Media

Hasta 7

Ciclo determinado

Baja

Hasta 4

Ciclo determinado
^{1 El número de auditores se establecerá dependiendo la disponibilidad del Talento Humano.

PLAN DE AUDI TORÍA SECTORIAL PAS: insumo para la elaboración del PAD, el cual contiene la programación que realiza cada Dirección Sectorial para efectuar vigilancia de la gestión fiscal en los sujetos de su competencia, elaborado de conformidad con los Lineamientos de la Alta Dirección.

PLAN DE AUDITORIA DISTRITAL PAD: documento que consolida la planeación del Proceso de Prestación de Servicio Micro para la vigilancia de la gestión fiscal en los sujetos de control de competencia de la Contraloría de Bogotá, D.C.

REQUERIMIENTOS DE ARTICULACIÓN: son las especificaciones o requerimientos de información de los Procesos de Orientación, Prestación de Servicio Macro y Enlace con los Clientes, que contribuyen a una adecuada planeación y ejecución del Proceso de Prestación de Servicio Micro.

REQUERIMIENTOS DE COORDINACIÓN: son las necesidades de los procesos de apoyo con el fin de lograr la adecuada coordinación con los Procesos del Sistema de Gestión de la Calidad.

SEGUIMIENTO: conjunto de actividades mediante las cuales se evalúa el cumplimiento del PAD.
La Alta Dirección deberá efectuar el análisis periódico del avance de las auditorias, expresado en las mesas de trabajo, a fin de asegurar el cumplimiento de los objetivos propuestos.

TRANSVERSALIDADES: lineamientos o requerimientos globales y coherentes sobre temas comunes que requieran ser evaluados de manera simultánea entre sujetos de control de una misma sectorial o de competencia de varias sectoriales, con el fin de dotar a la Contraloría de Bogotá de una mayor capacidad de vigilancia y control en temas que involucren diversos sectores. Puede darse de manera Intrasectorial, es decir, cuando se evalúan temas o aspectos de manera simultánea entre sujetos de control de una misma Dirección Sectorial ó Intersectorial cuando se evalúan temas o aspectos de manera simultánea entre sujetos de control de competencia de varias Direcciones Sectoriales.
La auditoria se desarrollará en lo pertinente a partir del Plan de Desarrollo Distrital o los planes maestros u otros, de forma articulada entre las Direcciones Sectoriales de la entidad y los sujetos de control que tengan injerencia en el desarrollo de los proyectos que le son comunes al cumplimiento de los objetivos.

5. REGISTROS:
*Memorando remisorio socialización de Lineamientos de la Alta Dirección.
*Memorando remisorio de requerimientos de articulación y coordinación con el Proceso de Prestación de Servicio Micro.
*Acta de Comité Técnico Sectorial.
*Memorando remisorio del PAS.
*Acta de Comité Operativo.
*Memorando remisorio del PAD.
*Matriz de Formulación y Resultados de Auditoria.
*Solicitud de Modificación del PAD.
*Memorando remisorio aprobación modificación del PAD.
*PAD actualizado.

6. ANEXOS:
*Anexo 1: Modelo Plan de Auditoría Sectorial – PAS.
*Anexo 2: Matriz de Administración del Talento Humano.
*Anexo 3: Matriz de Seguimiento al PAD.
*Anexo 4: Solicitud de Modificación del PAD.

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

No

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

REGISTROS

PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES

ELABORACION DEL PAD

1

CONTRALOR AUXILIAR

Socializa los lineamientos de la Alta Dirección.

Memorando remisorio

2

DIRECTORES TECNICOS (RESPONSABLES DE PROCESOS)

Elabora y comunica a las direcciones sectoriales los requerimientos de articulación y coordinación con el Proceso de Prestación de Servicio Micro.

Memorando remisorio

3

SUBDIRECTORES
DE FISCALIZACIÓN

Elabora el PAS en coherencia con el Plan Estratégico, los Lineamientos de la Alta Dirección, que incluya la articulación, integración y coordinación de los otros procesos, los resultados de la evaluación de la gestión en auditorías anteriores, el resultado de la revisión de la cuenta, mensual, semestral y anual y los reportes de los procesos de Responsabilidad Fiscal, que busquen asegurar la evaluación sectorial y de la gestión pública Distrital.

Ver Anexo 1 y 2

4

DIRECTOR TECNICO SECTORIAL

Aprueba el PAS en Comité Técnico Sectorial.
Envía el PAS a la Dirección de Planeación.

Acta de Comité Técnico Sectorial.
Memorando remisorio

5

DIRECTOR TECNICO DE PLANEACIÓN

Consolida el Plan de Auditoría Distrital PAD.

6

DIRECTOR TECNICO DE PLANEACIÓN

Presenta el Plan de Auditoría Distrital PAD al Comité Directivo.

7

CONTRALOR Y/O CONTRALOR AUXILIAR

Aprueba o desaprueba el PAD con los integrantes del Comité.

Acta de Comité

8

DIRECTOR TECNICO DE PLANEACIÓN

Si es aprobado desarrolla la actividad 9.
Si no es aprobado: efectúa los ajustes acordados en comité, en coordinación con los directores sectoriales y regresa a la actividad 6.

9

DIRECTOR TECNICO DE PLANEACION

Envía copia magnética a la Dirección de Informática.

Memorando remisorio

Punto de control:
La copia física se archivará en la Dirección que establece el Procedimiento para el control de documentos internos del SGC.

10

DIRECTOR DE INFORMATICA

Publica en la intranet de la Contraloría el PAD, identificando el año respectivo.

SEGUIMIENTO AL PAD

11

SUBDIRECTOR DE FISCALIZACIÓN

Diligencia la Matriz de Seguimiento al PAD.

Matriz de Seguimiento al PAD.

Ver Anexo 3

12

DIRECTOR TECNICO SECTORIAL

Remite en medio magnético debidamente diligenciada la Matriz de Seguimiento al PAD a la Dirección de Planeación de acuerdo con la periodicidad establecida.

13

DIRECTOR DE PLANEACIÓN

Consolida los resultados como insumos para el Informe de Gestión.

ACTUALIZACIÓN DEL PAD

14

SUBDIRECTOR DE FISCALIZACIÓN

Presenta al Director Técnico Sectorial las propuestas de modificación del PAD.

Punto de control:
Ver Anexo 4.
Las modificaciones son: por inclusión o exclusión de Auditorías y por ajustes al Horizonte de Planeación del PAD.

15

DIRECTOR TECNICO SECTORIAL

Aprueba en Comité Técnico Sectorial y remite la solicitud de modificación del PAD con la debida justificación al Contralor Auxiliar.

Acta de Comité Técnico Sectorial
Solicitud de Modificación del PAD.

16

CONTRALOR AUXILIAR

Analiza, aprueba o desaprueba las solicitudes de modificación del PAD y comunica a la Dirección de Planeación.

Memorando Remisorio

17

DIRECTOR TECNICO DE PLANEACIÓN

Actualiza el PAD con base en las modificaciones aprobadas.

PAD actualizado.

Activa el Procedimiento para el Control de Documentos Internos del SGC.

ANEXO. 1
MODELO PLAN DE AUDITORÍA SECTORIAL – PAS
PLAN DE AUDITORIA SECTORIAL - PAS
(VIGENCIA)
SECTOR
CONTRALOR DE BOGOTÁ, D.C.
CONTRALOR AUXILIAR
DIRECTOR
SUBDIRECTOR (ES) DE FISCALIZACIÓN
BOGOTA, D.C.
INTRODUCCIÓN
Este documento contiene el Plan de Auditoría Sectorial, PAS de la Dirección Sector XXXXX, para la ejecución del Proceso de Prestación de Servicios Micro, el cual tiene como objetivo evaluar la gestión fiscal de los sujetos pasivos de control (parte interesada) de la vigencia fiscal XXX para garantizar el adecuado uso de los recursos y el mejoramiento de su gestión.
El presente Plan se elaboró considerando los lineamientos del Contralor e incluye las estrategias y objetivos de articulación y coordinación con todos los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad; el diagnostico y los resultados del proceso y la programación y alcance del Plan de Auditoria Sectorial – PAS, que comprende el horizonte del Plan, cobertura a sujetos de control, cubrimiento presupuestal, criterios de asignación de los recursos de talento humano y tiempo determinados de acuerdo con la metodología y lineamientos dados.
El presente plan fue aprobado en reunión del Comité Técnico del día XXX del mes de XXX de XXX, según acta No. XXX.

1. OBJETIVOS Y LINEAMIENTOS
Se enuncian de manera sucinta los principales objetivos y estrategias contemplados en los Lineamientos de la Alta Dirección, y los requerimientos de Articulación con los Procesos de Prestación de Servicio Macro, Enlace con el Cliente y Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva.

2. RESULTADOS DEL PROCESO DE PRESTACIÓN DE SERVICIO MICRO
Breve análisis de los resultados registrados en la Matriz de Formulación y Resultados de Auditoría actualizada.

3. PROGRAMACIÓN PLAN DE AUDITORIA SECTORIAL - PAS.
Se diligencian las Primeras 11 columnas de la Matriz de Formulación y Resultados de Auditoría del periodo.

3.1. Horizonte del Plan: hace relación al lapso que comprende el Plan de Auditoría Distrital.

3.2. Cubrimiento Presupuestal: determinar el presupuesto inicial de la vigencia a auditar de los sujetos de control frente al programado para auditar.

3.3. Criterios de Selección de Sujetos de Control: mencionar los principales aspectos que se tuvieron en cuenta para la selección y priorización de los sujetos de control.

3.4. Cobertura Sujetos de Control: determinar el porcentaje de cobertura de los sujetos de control respecto al universo de control de la Dirección Sectorial. (Cuando una Dirección Sectorial vea la necesidad de incluir o suprimir una entidad como sujeto de control de su sector, debe solicitar concepto a la Oficina Asesora Jurídica y posteriormente proceder a elaborar proyecto de resolución modificatoria).

3.5. Modalidad de Auditorías: determinar el porcentaje de auditorías por modalidad.

3.6. Recursos: indicar los criterios que se tuvieron en cuenta para asignar los recursos de tiempo y humanos en la conformación de los equipos de auditoría; determinar el número de funcionarios disponibles por nivel en la dirección sectorial y su asignación (Anexo Matriz de Administración del Talento Humano).

3.7. Beneficio Esperado: defina brevemente el beneficio que se espera lograr con el desarrollo de las auditorias planteadas, que contribuya al mejoramiento de la calidad de vida de los ciudadanos del Distrito Capital.

3.8. Mecanismos de Participación con la Ciudadanía: describa los escenarios de coordinación y/o interacción con la ciudadanía para el desarrollo de las auditorías.
FORMATO CODIGO 4008001

ANEXO. 2

MATRIZ ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO HUMANO

PROFESIÓN

PERSONAL DISPONIBLE

PLAN DE AUDITORIA DISTRITAL

OTRAS ACTIVIDADES

PROFESIONAL

TÉCNICO

ASISTENCIAL

TOTAL

PROFESIONAL

TÉCNICO

ASISTENTE

TRABAJOS ESPECIALES

APOYO A LA DIRECCIÓN, SUBDIRECCIÓN

LABORES ADTIVAS.

ABOGADO

0

ADMINSTRADOR

0

CONTADOR

0

ECONOMISTA

0

INGENIERO

0

OTRAS PROFESIONES

0

SUBTOTAL

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

TÉCNICO

0

SECRETARIA

0

OTROS

0

SUBTOTAL

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

TOTAL

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

FORMATO CODIGO 4008002

ANEXO 3
MATRIZ DE SEGUIMIENTO AL PAD
FORMATO CODIGO 4008003

ANEXO 4
SOLICITUD DE MODIFICACION DEL PAD
Dirección Sectorial_____________________________ Fecha _________________

SUJETO DE CONTROL

CICLO

MODALIDAD DE AUDITORIA

NOMBRE DE LA AUDITORIA ESPECIAL O TRANSVERSAL

TIPO DE MODIFICACION (I, E, P)

JUSTIFICACIÓN

FECHA PROGRAMADA DE INICIACIÓN
(Para Inclusión o Prórroga)

FECHA PROGRAMADA DE TERMINACIÓN
(Para Inclusión o Prórroga

NÚMERO DE AUDITORES ASIGNADOS

DIRECCION SECTORIAL
Elaboró Subdirector de Fiscalización: ___________________________________Firma: _______________________________________

Aprobó Director Sectorial ______________________________________________Firma: _______________________________________

CONTRALOR AUXILIAR
Aprobó: SI NO NO Firma__________________________________
Observaciones:_____________________________________________________________________________________________________

FORMATO CODIGO: 4008004
*: (I, E, P): I = Inclusión de actuación. E = Exclusión de actuación. P = Prórroga

PROCEDIMIENTO PARA ELABORACIÓN DEL MEMORANDO DE ENCARGO DE AUDITORIA
HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSIÓN

No. ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA

NATURALEZA DEL CAMBIO

1.0

R.R. 04 de Febrero 6 de 2003

Modificación del Alcance del Procedimiento de la siguiente forma: "Se inicia con la Consulta de los lineamientos del PAD y termina con la Comunicación al Equipo de Auditoria de las condiciones en que se aprueba el cronograma de actividades, coincidiendo de esta forma con las actividades inicial y final de la Descripción del Procedimiento".
Ajustes en las definiciones del procedimiento: Análisis del sujeto de control; Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral; Designación del Equipo de Auditoria y Encargo de Auditoria y Términos de Referencia.
Modificación de las siguientes actividades contenidas en la Descripción del Procedimiento, así como en algunos de sus ejecutores:
Se modificó el ejecutor de la actividad No. 1: El Responsable Subsectorial consulta los lineamientos del PAD.
Se complementó el ejecutor de la actividad No. 3: El Subdirector Técnico de Análisis Sectorial o Director de Desarrollo Local y Participación Ciudadana designa el Analista Sectorial.
Se modificó el ejecutor de la actividad No. 4: El Analista Sectorial elabora el Análisis Global del Sector.
Se complementó el ejecutor de la actividad No. 5: El Subdirector Técnico de Análisis Sectorial o Analista Sectorial de Participación Ciudadana define los objetivos subsectoriales.
Se modificó el ejecutor de la actividad No. 6: El Responsable Subsectorial Elabora el Análisis del Sujeto de Control.
Se complementó el ejecutor de la actividad No. 7: El Subdirector Técnico de Fiscalización o Responsable Subsectorial define el Objetivo General de Auditoria.
La actividad 15 modificada se convirtió en la No. 14: "En caso de no ser aprobado, devuelve el Memorando de Encargo a los Subdirectores".

1.0

R.R. 04 de Febrero 6 de 2003

Se complementó el ejecutor de la actividad No. 8: El Subdirector Técnico de Fiscalización o Responsable Subsectorial define Objetivos Específicos de Auditoria.
Agrupación de las actividades Nos. 12, 13, 14, 17, 18, 19 y 20 en las Nos. 12 y 13, así: No. 12: "El Subdirector de Fiscalización recibe del responsable Subsectorial el proyecto de Memorando de Encargo de Auditoria, lo revisa y lo presenta para aprobación en el Comité Técnico Sectorial" y No. 13: "En caso de ser aprobado, firma y comunica el Memorando de Encargo al Equipo de Auditoria y al Analista Sectorial, continuando con la actividad No. 16)".
La actividad 16 modificada y complementada en sus ejecutores, se convirtió en la No. 15: "El Subdirector de FIS y/o de Análisis Sectorial, y los Analistas Sectoriales Ajustan el Memorando de Encargo de Auditoría, continuando con la actividad No. 12".
La actividad 21 se convirtió en la No. 16: "Presenta al Subdirector de Fiscalización dentro de los tres (3) días siguientes el Cronograma de Actividades para la Fase de Planeación".
La actividad 22 se convirtió en la No. 17: "Aprueba el Cronograma de Actividades".
La actividad 23 modificada se convirtió en la No. 18: "Comunica al Equipo de Auditoría las condiciones en que se aprueba el cronograma de actividades de la Fase de Planeación", incluyendo además, la siguiente observación: Si en el término de dos (2) días, el Equipo de Auditoría no recibe respuesta, el cronograma se entenderá aprobado.
Supresión en la carátula del Anexo 1 "Modelo Memorando Encargo de Auditoría" del renglón 4 "Memorando Encargo de Auditoría", por encontrarse ya contemplado en el renglón 2. Inclusión dentro del primer párrafo del cuerpo del Modelo de la fase, el periodo del PAD auditado y la vigencia. Así mismo, ajustes a las inconsistencias de redacción, sintaxis, ortografía y morfología presentadas en el procedimiento.

2.0

R.R. 030 de Mayo 21 de 2003

Se modificó el Alcance del procedimiento dado que se incluyo la actividad No. 1 "Conforma los Equipos de Auditoria.
Se ajustó redacción de algunas definiciones.
Se incluyó al Equipo Auditor en la elaboración del Memorando de Encargo de Auditoria, lo que generó modificación en las actividades del procedimiento.
La Duración de las fases de auditoria se ajustó así: planeación hasta 15%, Ejecución hasta 70% e Informe hasta el 15%
Se ajusto el Modelo de Encargo de Auditoria haciéndolo más ágil y flexible.

3.0

R.R. 051 de Diciembre 30 de 2004

Se suprime lo relacionado con: Análisis Sectorial, el análisis del Sujeto de Control y los Objetivos Específicos de la Auditoria.
Se establece que el tiempo máximo en la fase de informe y cierre de auditoria es de veintiún (21) días hábiles teniendo en cuenta que este puede variar dependiendo de la comunicación del informe preliminar y la conformidad al plan de mejoramiento.
Para la fase de planeación y ejecución el comité técnico sectorial tendrá en cuenta variables como: complejidad del sujeto de control, número de auditores asignados, alcance de la auditoria, etc., para la distribución del tiempo.
Se incluye la actividad relacionado con el establecimiento de las acciones ciudadanas.
Así mismo, el Subdirector Técnico Sectorial y/o Subdirectores, presenta ante el Director de la Entidad o Sujeto de Control, el Equipo Auditor y determina los recursos necesarios para la auditoria.

3.0

R.R. 051 de Diciembre 30 de 2004

Los parámetros del Memorando de Encargo de Auditoria quedaron de la siguiente manera:
1. Objetivo general de la auditora.
2. Componentes de integralidad básicos.
3. Objetivos subsectoriales.
4. Acciones ciudadanas.
5. Objetivos de articulación con los procesos de la entidad.
6. Objetivos transversales.
7. Duración de la auditoria.

4.0

R. R. 045 de Noviembre 30 de 2005.

Cambia de versión.

5.0

R.R. 018 del 14 de Agosto de 2006

Se modifica el alcance del procedimiento inicia con el análisis del sujeto de control, la socialización y comprensión de los lineamientos de la Alta Dirección, continua con la integración del equipo de auditoria y termina con la presentación del mismo ante el sujeto de control.
Se ajusta la base legal al Acuerdo No 361 de 2009.
En la definición del Memorando de Encargo, se señala que deben incluirse los elementos de articulación, integración y coordinación del proceso auditor con los otros procesos, conducentes a asegurar la evaluación sectorial y de la gestión pública Distrital.
Se incluye una actividad para los hechos relevantes producto de la revisión de la cuenta, así mismo que debe reflejar los lineamientos de la Alta Dirección y asegurar una clara orientación a efectos de lograr una adecuada evaluación de la gestión del sujeto de control.

5.0

R.R. 018 de Agosto 14 de 2006

Se eliminan los porcentajes de las fases de auditoria incluida la de cierre y se dispone que el tiempo máximo en la fase de informe y cierre de auditoria es de veintiún (21) días hábiles, y que para la fase de planeación y ejecución el comité técnico sectorial tendrá en cuenta variables como: complejidad del sujeto de control, número de auditores asignados, alcance, entre otros, para la distribución de los días hábiles asignados a la respectiva auditoría.
Se modifica el Anexo 2 Modelo Encargo de Auditoría y se incluyen los siguientes aspectos: en los componentes de integralidad se insiste en los objetivos de articulación los elementos de integración y coordinación del proceso auditor con los otros procesos, conducentes a asegurar la evaluación sectorial y de la gestión pública Distrital, así como los hechos relevantes establecidos en la revisión de la cuenta.
Se crea una actividad orientada a asegurar por parte del representante legal de la entidad una presentación al equipo auditor que contenga: una visión global de la entidad, como esta organizada y administrada sus principales cambios normativos y situación de control interno.
Se incluye solicitar al representante legal del sujeto el suministro de equipos de cómputo, herramientas e instalaciones adecuadas para el equipo auditor.

6.0

R.R. 029 de Noviembre 03 de 2009

Se ajustan las definiciones del procedimiento, se incluye la definición de componente de integralidad, equipo de análisis; se elimina la nota respecto de los veintiún días hábiles en la fase de informe y cierre de auditoría, teniendo en cuenta que no es procedente.
Se modifican los registros.
Se modifican las actividades del procedimiento:
Actividad 2 se establece una observación para el equipo de análisis en las auditorias transversales.
Actividad 4 se elimina una de las observaciones.
Actividad 5 se elimina en su totalidad.
Actividad 5 (nueva) se modifica la redacción de la actividad y se establece un punto de control.
Actividad 6 (nueva) se modifica la redacción de la actividad.
Actividad 8 (nueva) se modifica la columna de registros y se adiciona una observación.
Se modifica el Anexo 1 y 2 del procedimiento.

7.0

R.R. 007 de marzo 31 de 2011

PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DEL MEMORANDO DE ENCARGO DE AUDITORIA
CODIGO: 4009
VERSION: 7.0
FECHA: 25 de Marzo de 2011
REVISADO POR:

Contralor Auxiliar

Victor Manuel Armella Velasquez

CARGO

NOMBRE

FIRMA

APROBADO POR:

Director Técnico Planeación

Efvanni Paola Palmariny Peñaranda

CARGO

NOMBRE

FIRMA

COPIA

NO. DE PAGINAS:

18

1. OBJETIVO
Estandarizar las actividades desarrolladas para la elaboración del Memorando de Encargo de Auditoria, con el fin de dar a conocer al Equipo Auditor los lineamientos necesarios para dar inicio a las actuaciones programadas en el Plan de Auditoria Distrital-PAD.

2. ALCANCE
El procedimiento inicia con la conformación de equipos para el análisis del sujeto de control, la socialización y comprensión de los lineamientos de la Alta Dirección, continua con la integración del equipo de auditoria y termina con la presentación del mismo ante el sujeto de control.

3. BASE LEGAL
*Constitución Política de Colombia, artículos 268 y 272
*Ley 42 de 1993, artículos 8 y 65.
*Decreto Ley 1421 de 1993, artículo 105.
*Normas Relativas al Trabajo: NART – 02, Encargo de Auditoria.
*Acuerdo 361 de enero 6 de 2009 "Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá, D.C, se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones", Artículos 4, 5, 13, 17, 30, 47, 48, 49, 50 y 51.

4. DEFINICIONES
ACCIONES CIUDADANAS: son los mecanismos que determinan los Directores Sectoriales mediante la mesa sectorial para direccionar los insumos ciudadanos, como son: acciones populares, acción judicial, foros, audiencias públicas, audiencias de control político, seminarios, talleres, mesas interlocales, procesos de formación, iniciativa normativa, entre otros.

COMPONENTE DE INTEGRALIDAD: corresponde a cada uno de los aspectos a evaluar, que permiten concluir integralmente sobre el manejo de los recursos públicos en términos de los principios de la gestión fiscal.

ENCARGO DE AUDITORIA: documento suscrito por el Director Sectorial y elaborado por el equipo de análisis en cabeza del Subdirector de Fiscalización, donde se designan los integrantes del equipo auditor, se sintetizan los objetivos generales de la auditoria, se determinan los lineamientos para la articulación con los demás procesos de la entidad, se señalan los hechos relevantes producto de la revisión de la cuenta, se fija la duración de la auditoria y se establecen las fechas de terminación de las distintas fases de auditoria, así mismo debe reflejar los lineamientos de la Alta Dirección y asegurar una clara orientación a efectos de lograr una adecuada evaluación de la gestión del sujeto de control.

EQUIPO DE ANALISIS: conformado por funcionarios designados por los Directores Sectoriales para analizar el sujeto de control y su contexto; así como la evaluación y estudio de los hechos relevantes producto de la revisión de la cuenta, cuyo objetivo es elaborar el proyecto de memorando de encargo de auditoría, bajo la responsabilidad del Subdirector de Fiscalización respectivo.

EQUIPO DE AUDITORIA: equipo interdisciplinario conformado de acuerdo con la disponibilidad de profesionales-auditores, el nivel de complejidad del sujeto de control y la vigencia o vigencias a evaluar.

FASE DE PLANEACIÓN: se desarrolla en dos momentos, primero con la información disponible en la Contraloría de Bogotá producto de las cuentas rendidas por el sujeto de control, los planes de mejoramiento suscritos por el mismo, las advertencias y pronunciamientos comunicados y posteriormente con la información complementaria obtenida en este.

En la Contraloría de Bogotá: a partir de la revisión de la cuenta conocer y comprender el negocio del sujeto de control, consulta y análisis de requerimientos e identificar cambios normativos, estructurales y organizacionales, establecer variaciones significativas en rubros y/o cuentas (análisis horizontal y vertical de los estados contables), entre otros.

En el sujeto de control: identificar las principales áreas de riesgo; analizar los informes de auditoria anteriores producidos por la Contraloría de Bogotá y otros entes de control externos; analizar el mapa de riesgos elaborado por la entidad; actualizar la Ficha Técnica, entre otros.
Esta fase concluye con la aprobación y comunicación al Equipo Auditor del Memorando de Planeación y Programas de Auditoria.

FASE DE EJECUCIÓN: comprende el desarrollo de los programas de auditoria y el conjunto de operaciones o actividades para desarrollar lo previsto en el memorando de planeación y para alcanzar los objetivos de la auditoria gubernamental con enfoque integral. Implica la aplicación de pruebas de auditoria, la utilización de las distintas técnicas de auditaje existentes, el examen de los aspectos relativos a la razonabilidad de las cifras contenidas en los estados contables, el análisis sobre los criterios de economía, eficiencia, eficacia y equidad con que actuó el ente auditado en el periodo auditado, el impacto ambiental, social y económico generado por la administración, la determinación de los beneficiarios de la acción estatal y el cumplimiento de la reglamentación que le sea aplicable.

FASE DE INFORME: es la etapa destinada a la conformación del producto "Informe de Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral".

FASE DE CIERRE DE LA AUDITORIA: es la etapa final del proceso auditor, relacionada con las actividades necesarias para la culminación del proceso y la entrega de todos los documentos atinentes al proceso auditor.
En la fase de informe y cierre de auditoria, en caso de requerir mayor tiempo en la fase de ejecución para profundizar sobre un tema que a juicio del Director Sectorial lo requiera, se podrá conceder hasta 15 días hábiles al equipo auditor para culminar con las actividades pendientes, sin afectar con ello la fecha de inicio del ciclo siguiente.
Para la fase de planeación y ejecución el Comité Técnico Sectorial tendrá en cuenta variables como: complejidad del sujeto de control, número de auditores asignados, alcance, entre otros, para la distribución de los días hábiles asignados a la respectiva auditoría.

OBJETIVOS SUBSECTORIALES: son las expectativas que se pretenden alcanzar a través de la auditoria para armonizar el Control Fiscal Micro con el Macro, considerando los temas de interés del sector. Incluye los lineamientos dados por otros procesos, para ser aplicados en el proceso auditor, que se incluirán en el capítulo de análisis sectorial.

OBJETIVOS TRANSVERSALES: son aspectos a ser evaluados de manera simultánea o conjunta para varios sujetos de control pertenecientes al mismo sector (intrasectorial) o de competencia de varios sectores (intersectorial) con el fin de emitir pronunciamientos globales y coherentes sobre temas comunes.

5. REGISTROS
*Acta de Comité Técnico Sectorial.
*Memorando Remisorio Insumos para Elaborar el Encargo de Auditoría.
*Oficio de Presentación
*Acta de Mesa de Trabajo
*Memorando de Encargo de Auditoria de Auditoría.

6. ANEXOS
*Anexo 1: Acciones ciudadanas dentro del proceso auditor.
*Anexo 2: Modelo Memorando de Encargo de Auditoria.

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

No

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

REGISTROS

PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES

1

DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL, SUBDIRECTORES DE FISCALIZACIÓN

Conforman los equipos de análisis de los sujetos de control.

Acta de Comité Técnico Sectorial

2

SUBDIRECTOR DE FISCALIZACION Y PROFESIONALES DEL EQUIPO DE ANÁLISIS

Analizan el sujeto de control y su contexto; así como la evaluación y el estudio de los hechos relevantes producto de la revisión de la cuenta.

Observación:
Para las auditorias transversales realiza los análisis necesarios para las áreas o aspectos a evaluar en los distintos sujetos de control involucrados.

3

DIRECTOR TECNICO SECTORIAL

Elabora los Objetivos Subsectoriales y los remite al Subdirector de Fiscalización para su incorporación en el proyecto de Memorando de Encargo de Auditoría.
Comunica al Subdirector de Fiscalización:
Los lineamientos de la alta dirección y hechos relevantes producto de la revisión de la cuenta a fin de que sean incluidos en el Memorando de Encargo de Auditoría.
Los elementos de articulación, integración y coordinación del proceso auditor con los otros procesos, conducentes a asegurar la evaluación sectorial y de la gestión pública distrital.

Memorando remisorio

4

DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL

Evalúa y establece las acciones ciudadanas y de control necesarias para el proceso de auditoría, con el fin de ser incluidas como objetivos específicos en el Memorando de Planeación.

Acta de Comité Técnico Sectorial

Observación:
Ver Anexo 1 - Acciones ciudadanas dentro del proceso auditor

5

SUBDIRECTOR DE FISCALIZACION

Elabora conjuntamente con el equipo de análisis, el proyecto de Memorando de Encargo de Auditoria y lo presenta ante el Comité Técnico Sectorial.

Punto de control:
En el memorando de encargo se debe establecer el universo para la selección de la muestra.
Ver Anexo 2 - Modelo memorando de encargo de auditoria

6

DIRECTOR TECNICO SECTORIAL

Aprueba o desaprueba el Memorando de Encargo de Auditoría.
Si no es aprobado, regresa a la actividad 2 o 3 según el caso, para efectuar las correcciones pertinentes.

Acta de Comité Técnico Sectorial

Punto de Control: Verifica que el Memorando de Encargo de Auditoria contenga las características definidas en el Plan de Calidad del Proceso.

7

DIRECTOR TECNICO SECTORIAL

Firma el Memorando de Encargo de Auditoria.
Comunica al equipo auditor el Memorando de Encargo de Auditoria y pone a disposición o informa el medio electrónico en el que se encuentran disponibles los siguientes insumos:
Ficha Técnica anterior.
PQRs presentados en la Contraloria de Bogotá relacionados con el sujeto de control.
Insumos resultantes de las Acciones Ciudadanas.
Cuentas rendidas por el sujeto de control y hechos relevantes de la revisión.
Informe de la auditoria anterior.
Advertencia Fiscal y Pronunciamientos comunicados vigentes.
Archivo Permanente de Papeles de Trabajo.
Plan de Mejoramiento vigente.
Otros documentos relacionados con el proceso auditor.

Memorando de Encargo de Auditoria.

Observación:
Ver Anexo 2 - Modelo memorando de encargo de auditoria

8

DIRECTOR TECNICO SECTORIAL O SUBDIRECTORES DE FISCALIZACIÓN

Presenta ante el director, representante legal o quien corresponda y a su nivel directivo el equipo de auditoría y determina los recursos logísticos para el desarrollo de la auditoria.
De igual manera propicia por parte del representante legal de la entidad una presentación al equipo auditor que al menos contenga: una visión global de la entidad, como esta organizada y administrada, sus principales cambios normativos y una exposición de Control Interno, sobre la entidad.
Solicita la asignación de los equipos de cómputo, las herramientas necesarias e instalaciones adecuadas para el equipo auditor.

Oficio de Presentación
y
Acta de Mesa de Trabajo

Observación:
Al Acta de Mesa de Trabajo se le anexa la Planilla de Asistencia.

ANEXO. 1
ACCIONES CIUDADANAS DENTRO DEL PROCESO AUDITOR
DIRECCIÓN SECTORIAL: __________________________________________________
PAD: ______ CICLO: ___
SUJETO DE CONTROL: ___________________________________________________
MODALIDAD DE AUDITORÍA: _______________________________________________
(Si es especial, indicar el nombre)

INSUMO CIUDADANO

FUENTE DE VERIFICACIÓN

TEMA SECTORIAL

ASUNTO ESPECÍFICO

VALORACIÓN EQUIPO AUDITOR

SE INCORPORA EN LOS PROGRAMAS DE AUDITORIA

SI

NO

INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO:
INSUMO CIUDADANO: descripción del problema que afecta a la ciudadanía.
FUENTE DE VERIFICACIÓN: se identifica el origen, documental o no, del insumo descrito, mediante el cual la Contraloría de Bogotá tiene conocimiento del problema. Puede ser mediante DPC, denuncia pública, noticia de prensa, debate concejo/JAL, entre otros.
TEMA SECTORIAL: registra el nombre del sectorial al cual pertenece el tema (Salud, Educación, Obras públicas, entre otros).
ASUNTO ESPECÍFICO: se escribe el término preciso que identifica la índole del problema dentro del correspondiente tema sectorial.
VALORACIÓN EQUIPO AUDITOR: contiene los argumentos que explican y sustentan la inclusión del insumo como objetivo específico de la auditoría.
SE INCORPORA EN LOS PROGRAMAS DE ADUITORIA: decisión del equipo auditor para incluir en los programas de auditoria.

ANEXO 2
MODELO MEMORANDO DE ENCARGO DE AUDITORIA

PARA:

NOMBRE Y CARGO - LIDER

NOMBRE Y CARGO – EQUIPO DE AUDITORIA

NOMBRE Y CARGO ANALISTA SECTORIAL

DE:

DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL

ASUNTO:

ASIGNACION ENCARGO DE AUDITORIA

Me permito comunicarles que en desarrollo del Plan de Auditoria Distrital-PAD- (Vigencia fiscal) Ciclo xxx han sido asignados para practicar auditoria gubernamental con enfoque integral modalidad XXXX a (nombre completo del sujeto de control asignado), bajo los siguientes parámetros:

1. OBJETIVO GENERAL DE LA AUDITORIA
1.1. Resultados de la evaluación del equipo de análisis del sujeto de control
Evaluar la Gestión Fiscal de (NOMBRE COMPLETO DEL SUJETO DE CONTROL), de la vigencia fiscal XXXXX a través de la auditoria gubernamental con enfoque integral.
Analiza el sujeto de control y su contexto; así como la evaluación y el análisis de los hechos relevantes producto de la revisión de la cuenta.

2. COMPONENTES DE INTEGRALIDAD BASICOS¹}
La auditoria regular deberá incluir los siguientes componentes de integralidad, más aquellos que sean seleccionados por el Equipo Auditor como consecuencia de la fase de planeación, los cuales deberán sustentarse en el Comité Técnico Sectorial que apruebe el Memorando de Planeación y Programas de Auditoria:
*Evaluación del Sistema de Control Interno.
*Evaluación del Plan de Desarrollo y del Balance Social.
*Evaluación de los Estados Contables.
*Evaluación al Presupuesto.
*Evaluación de la Contratación.
*Evaluación de la Gestión Ambiental.
Es necesario que el Director Sectorial defina para cada componente de integralidad el objetivo que se persigue con su evaluación y el énfasis para cada uno.

NOTA: En la auditoría regular y a entidades con participación accionaria, se debe incluir hacer seguimiento a los planes de mejoramiento, advertencias fiscales, pronunciamientos, concepto producto de la revisión de la cuenta, entre otros.

3. OBJETIVOS SUBSECTORIALES
Son las acciones a implementar para armonizar el control fiscal Micro con el Proceso Macro y se incluirán en el capitulo de análisis sectorial.

4. ACCIONES CIUDADANAS
Son los mecanismos que determinan los Directores Sectoriales para direccionar los insumos ciudadanos, como son: acciones populares, acción judicial, foros, audiencias públicas, audiencias de control político, seminarios, talleres, mesas interlocales, procesos de formación, iniciativa normativa, entre otros.

5. OBJETIVOS DE ARTICULACIÓN CON LOS PROCESOS DE LA ENTIDAD²}

*Lineamientos de la Alta Dirección.

*Elementos de articulación, integración y coordinación del proceso auditor con los otros procesos, conducentes a asegurar la evaluación sectorial y de la gestión pública Distrital.

*Proceso de Prestación de Servicios Macro: Dirección Sector Ambiente y Dirección de Economía y Finanzas Distritales

*Proceso de Enlace con el Cliente: Dirección para el Control Social y Desarrollo Local, Dirección de Apoyo al Despacho y Oficina Asesora de Comunicaciones.

*Proceso de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva

OBJETIVOS TRANSVERSALES (Cuando se considere necesario o corresponda a una auditoria de ese carácter).

6. DURACION DE LA AUDITORIA

El periodo de la auditoria asignada es el siguiente:

FASE	PERIODO
Planeación	Del ______hasta el ______
Ejecución	Del ______hasta el ______
Informe	Del ______hasta el ______
Cierre de Auditoria	Del ______hasta el ______

Cordialmente,

_______________________________

DIRECTOR TECNICO SECTORIAL

FORMATO CODIGO: 4009002

PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DEL MEMORANDO DE PLANEACION Y PROGRAMAS DE AUDITORIA

HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSIÓN	No. ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA	NATURALEZA DEL CAMBIO
1.0	RR. 04 de febrero 06 de 2003	Modificación del Objetivo del Procedimiento, así: "estandarizar las actividades para la elaboración de l Memorando de Planeación en el Proceso de Prestación del Servicio Micro". Así mismo, ajustes a las inconsistencias de redacción, sintaxis, ortografía y morfología presentadas en el procedimiento. Modificación del Alcance del Procedimiento: "El Procedimiento se inicia con la inclusión de los resultados de la Evaluación Preliminar del Sistema de Control Interno y termina cuando se le informa al Equipo de Auditoría que el Memorando de Planeación ha sido aprobado o aprobado con sujeción a". Modificación de las siguientes actividades contenidas en la Descripción del Procedimiento: Supresión del registro "Memorando Remisorio con la constancia de Recibido" en la actividad No. 10. La actividad 13 se convirtió en la No. 12: "En caso de no ser aprobado, devuelve el Memorando de Planeación al Equipo Auditor, dentro de los tres días siguientes al recibo". La actividad 14 modificada se convirtió en la No. 13: "Realiza los ajustes y continúa con la actividad No. 10 (Envía al Subdirector de Fiscalización el Memorando de Planeación)". Agrupación de las actividades Nos. 12, 15, 16 y 17, en la No. 14: "Informa al Equipo de Auditoría que el Memorando de Planeación ha sido aprobado o "aprobado con sujeción a". Además, cambiar el registro "Memorando remisorio con la constancia de recibido" por el registro "Acta de Comité Técnico Sectorial".
2.0	RR. 030 de mayo 21 de 2003	Cambiar página 5. Adición en Observaciones de la actividad No. 1 de la descripción del procedimiento, "Cuadro Resumen sobre la Calificación del SCI, por Fases y Componentes únicamente".
2.0	RR. 048 de septiembre 30 de 2003	El procedimiento cambia de versión 2.0 a 3.0. Con el fin de simplificar el Proceso de Prestación de Servicio Micro, se fusionaron los procedimientos de Elaboración del Memorando de Planeación y Programas y Aplicación de Técnicas de Auditoría, en consecuencia se modifica el Alcance del procedimiento, la Definición de Términos, la Descripción del Procedimiento y se incluyeron dos anexos relacionados con el modelo para Programas de Auditoría y Memorando de Planeación.
3.0	R.R. No. 051 de diciembre 30 de 2005	Se suprimió la actividad de Elaboración de un cuadro comparativo entre los objetivos establecidos en el memorando de Encargo y los resultados de la Fase de Planeación; se cambia por: Profesional Especializado u Universitario – Equipo Auditor – Jefe de Unidad, Elabora el Análisis del Sujeto de Control; actualiza la Ficha Técnica. Se incluyen las actividades relacionadas con: Presentar en mesa de trabajo la identificación de las áreas críticas con base en el análisis realizado, fijan los responsables de ejecutar cada componente de integralidad y determinan la nomenclatura a utilizar para la referenciación de los papeles de trabajo. El registro es Acta de Mesa de Trabajo. Definir los Objetivos Generales y Específicos por componente de integralidad de la auditoría con base en los lineamientos del Memorando de Encargo de Auditoría, las áreas críticas identificadas y el análisis del Sujeto de Control.
3.0	R.R. No. 051 de diciembre 30 de 2005	Se ajusta la actividad de Elaborar los Programas de Auditoría según la distribución de los componentes de integralidad aprobada en mesa de trabajo y los presenta al Líder del Equipo Auditor para su consolidación. Se deja como observación: En cada Programa de Auditoría se incluirán los Procedimientos para la Evaluación del Sistema de Control Interno. Ver anexos 1 y 2. Se deja como observación: El analista Sectorial deberá presentar el Plan de Trabajo para desarrollar los objetivos subsectoriales. Se incluye como observación: El Comité Técnico Sectorial deberá pronunciarse sobre el memorando de Planeación y Programas de Auditoría, dentro de los cinco (5) días siguientes a la fecha de presentación por parte del Equipo Auditor. Se incorpora los anexos de Ficha Técnica y Metodología para Evaluar el S.C.I.
4.0	R.R. 045 de noviembre 30 de 2005.	Cambia de versión.
5.0	R.R. 018 de agosto 14 de 2006	Se cambia de versión, se modifica el alcance, objetivo y se ajusta la base legal al Acuerdo 361 de 2009. En componente de integralidad se incluye balance social, el control interno, y gestión ambiental. En los objetivos de la Auditoría Gubernamental Modalidad Regular, debe asegurarse como un objetivo la adecuada evaluación sectorial y de la gestión del sujeto de control, que comprenda evaluación sobre las políticas públicas del sector previsto en el plan de desarrollo, planes maestros u otros documentos.
5.0	R.R. 018 de agosto 14 de 2006	En la actividad 1 se incluye como punto de control la aplicación del procedimiento para la revisión de la cuenta, el análisis de los planes de mejoramiento, advertencias y pronunciamientos vigentes. Actividad 2: se adiciona la identificación de hechos o tendencias del año relevantes en el sujeto de auditoría. Actividad 4 se señala que deben tenerse en cuenta las metodologías establecidas para la elaboración de los programas de auditoría, anexos 3 y del 6 al 10. Actividad 10 se incluyen como registro una Mesa de Trabajo. Se incluyen los siguientes anexos: 4: estructura del cronograma de actividades por auditor, teniendo en cuenta las fechas establecidas en el memorando de Encargo de Auditoría para las fases de ejecución, informe y cierre. 6: Metodología para la Transparencia, 7, 8, 9 y 10: metodología para la evaluación de la gestión y resultados, de acuerdo a la naturaleza del sector. En el anexo No. 1 se incluye Numeral III "Hechos o tendencias del año relevantes en el sujeto de control" y numeral XIV "Estado "de las advertencias y pronunciamientos comunicados"
6.0	R.R. 029 de noviembre 03 de 2009	Cambia de versión Se adiciona la definición de muestra y se reformula la de los objetivos de auditoría, ampliando en general y específicos. Se elimina el Anexo 6 – Metodología Evaluación Transparencia. En la actividad 3 se adiciona una observación frente al diligenciamiento del Anexo 10. En la actividad 4 se adiciona el registro de acta de mesa de trabajo. En la actividad 11 se adiciona la entrega del memorando de planeación y programas de auditoría aprobado a la Dirección de Informática y se establece un punto de control, para establecer el tiempo de publicación, le cual será de dos (2) días. Se modifica el anexo 2 y 3. Se modifica la evaluación de la parte ambiental en los anexos del 6 al 9. En el anexo 6 se elimina la evaluación de transparencia. En el anexo 7 se elimina la evaluación al sistema de control interno y transparencia y se incluye los estados contables. Se adiciona el Anexo 10 – Muestra de Auditoría por Componente de Integralidad.
7.0	R.R. 007 de marzo 31 de 2011

PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DEL

MEMORANDO DE PLANEACION Y PROGRAMAS DE AUDITORIA

CODIGO: 4010

VERSION: 7.0

FECHA: 25 de Marzo de 2011

REVISADO POR:

Contralor Auxiliar	Victor Manuel Armella Velasquez
CARGO	NOMBRE	FIRMA

APROBADO POR:

Director Técnico Planeación	Efvanni Paola Palmariny Peñaranda
CARGO	NOMBRE	FIRMA
COPIA	NO. DE PAGINAS:	87

1. OBJETIVO

Estandarizar las actividades para la elaboración del Memorando de Planeación y los Programas de Auditoría en el proceso de auditoría.

2. ALCANCE

El procedimiento inicia con el estudio del Memorando de Encargo de Auditoría y el análisis del sujeto de control y termina con la entrega del Memorando de Planeación y los Programas de Auditoría aprobados al equipo auditor.

3. BASE LEGAL

*Constitución Política de Colombia, artículos 268 y 272.

*Ley 42 de 1993, "Sobre la organización del sistema de control fiscal financiero y los organismos que lo ejercen", artículos 8 y 65.

*Decreto Ley 1421 de 1993, "Por el cual se dicta el régimen especial para el Distrito Capital de Santafé de Bogotá" artículo 105.

4. DEFINICIONES

ALCANCE DE LA AUDITORIA

Marco o límite de una auditoría en el que se determinan los componentes de integralidad que cubre la auditoría y la profundidad o materialidad de las pruebas a realizar.

AREAS CRÍTICAS

Son aquellas dependencias o procesos del sujeto de control que a criterio del grupo auditor presentan aspectos de especial relevancia y que por su importancia deben ser objeto de evaluación por parte de la Contraloría de Bogotá.

COMPONENTE DE INTEGRALIDAD

Corresponde a cada uno de los aspectos a evaluar programados en el Memorando de Encargo de Auditoría y en el Memorando de Planeación y Programas de Auditoría. Incluye aspectos como la evaluación a Estados Contables, Contratación, Presupuesto, Plan de Desarrollo y Balance Social, Control Interno y Gestión Ambiental.

MEMORANDO DE PLANEACION

Es el documento a través del cual se realiza toda la programación de la auditoría. Constituye la carta de navegación del equipo auditor para llevar a cabo la Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral.

MUESTRA

Parte representativa de un universo, que permite inferir sobre el comportamiento de la población total.

OBJETIVOS DE LA AUDITORIA

OBJETIVO GENERAL

Descripción del propósito que se pretende con la realización del proceso auditor.

OBJETIVO ESPECIFICO

Para cada componente de integralidad se deben establecer objetivos específicos, de acuerdo con la naturaleza del examen, definiendo su alcance según los recursos humanos, físicos y de tiempo disponibles.

Los objetivos específicos de la auditoría se establecen a partir de un examen de las áreas críticas, demás componentes de integralidad y lineamientos de la Alta Dirección, teniendo en cuenta asuntos como los siguientes:

*Adhesión a la política prescrita

*Logro de los propósitos establecidos

*Eficiencia y economía en la utilización de los recursos

*Control de los recursos, obligaciones, ingresos y gastos

*Propiedad y utilidad del sistema contable al producir datos confiables y precisos que apoyen las decisiones administrativas.

*Cumplimiento de los objetivos y metas del plan de desarrollo

*Cumplimiento de las normas aplicables a la contratación

Para las auditorias gubernamentales con enfoque integral-modalidad regular, debe asegurarse como objetivo una adecuada evaluación sectorial y de la gestión del sujeto de control, que comprenda evaluación sobre las políticas públicas del sector previstas en el plan de desarrollo, planes maestros u otros documentos.

NOTA: Los objetivos deben fijarse respondiendo a las siguientes preguntas: ¿Qué se necesita saber de una actividad, ciclo, proceso, entidad, contrato, cuenta o grupo de cuentas?. ¿Cuándo?. Si las actividades se ejecutaron con oportunidad y ¿si se cumplieron los objetivos propuestos?. ¿Dónde?

PROGRAMA DE AUDITORIA INTEGRAL

Plan detallado de la auditoría en el cual se define el qué, cómo, cuándo, dónde, por qué y quién realiza la auditoría en la fase de ejecución. Incluye los procedimientos a emplear, determinando la extensión y la oportunidad con que serán aplicados, así como los documentos que se elaborarán para soportar las actuaciones realizadas (papeles de trabajo).

Contiene una lista de procedimientos articulados entre sí, para la evaluación financiera, de gestión, de cumplimiento, de obra pública, de presupuesto, social, entre otros, a ser aplicados en la ejecución de la auditoría, con el propósito de:

*Comparar las actividades existentes y los sistemas relacionados y controles establecidos, con los criterios de la auditoría (confrontar el ser con el deber ser).

*Recopilar evidencia para respaldar las observaciones de auditoría.

*Obtener resultados que permitan conceptuar sobre la gestión y resultados del sujeto de control en términos del cumplimiento de los principios de eficiencia, eficacia, economía, equidad y valoración de costos ambientales.

*Registrar el efecto de la participación de los ciudadanos.

Describe la relación lógica entre los objetivos y los procedimientos de auditoría programados. Requiere de la identificación de criterios que se emplearán en la auditoría de los asuntos, sistemas y procedimientos claves.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA

Conjunto de pasos específicos, comprobaciones instrucciones y detalles incluidos en el programa de auditoría, que se deben llevar acabo en forma sistemática y razonable para examinar la gestión, detectar hallazgos y recopilar evidencia, proporcionando respuesta a las siguientes preguntas:

*¿Cuándo? Periodo de tiempo en el que se realiza la evaluación.

*¿Dónde? Lugar donde se aplica el procedimiento o la evaluación.

*¿Cómo? Técnica de auditoría utilizada para llevar acabo el procedimiento o la evaluación, tales como: entrevista, repaso, examen, cálculo, análisis, comparación, visita fiscal, entre otros.

*¿Quién? Auditor responsable de realizar el procedimiento o la evaluación.

*¿A quién? Funcionario de la administración sobre quien recae la aplicación del procedimiento o la actividad.

5. REGISTROS

*Acta de mesa de trabajo.

*Memorando remisorio.

*Memorando de Planeación y Programas de Auditoría.

*Acta de Comité Técnico Sectorial.

6. ANEXOS

*Anexo 1: Ficha Técnica.

*Anexo 2: Modelo de Programa de Auditoría.

*Anexo 3: Metodología para Evaluar el Sistema de Control Interno – SCI

*Anexo 4: Modelo Estructura del Cronograma de Actividades

*Anexo 5: Modelo de Memorando de Planeación.

*Anexo 6: Metodología para la Evaluación de la Gestión y Resultados

*Anexo 7: Metodología para la Evaluación de la Gestión y Resultados - FDL

*Anexo 8: Metodología para la Evaluación de la Gestión y Resultados – Curadurías Urbanas

*Anexo 9: Metodología para Evaluar la Gestión y Resultados en las Empresas de Servicios Públicos Mixtas con Participación Accionaria del Distrito Capital.

*Anexo 10: Muestra de Auditoría por Componentes de Integralidad

7. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

No	RESPONSABLE	ACTIVIDAD	REGISTROS	PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES
1	PROFESIONAL UNIVERSITARIO ESPECIALIZADO EQUIPO AUDITOR	Efectúa revisión del Memorando de Encargo de Auditoría y analiza la información necesaria para iniciar el estudio de la entidad auditada. Elabora el análisis del sujeto de control. Actualiza la ficha técnica.		Observación: Aplica en lo pertinente el procedimiento para la recepción, verificación y revisión de la cuenta, así como el estado del plan de mejoramiento, las advertencias y pronunciamientos comunicados vigentes del sujeto de control. Ver Anexo 1: Ficha Técnica. Solo procede para las Auditorias Regulares y a Entidades con Participación Accionaria.
2	PROFESIONAL ESPECIALIZADO/UNIVERSITARIO – JEFE DE OFICINA LOCALIDAD EQUIPO AUDITOR	Presenta en mesa de trabajo la identificación de las áreas críticas con base en el análisis realizado, hechos o tendencias del año relevantes en el Sujeto de Control. Establece los responsables de ejecutar cada componente de integralidad. Determina la nomenclatura a utilizar para referenciar los papeles de trabajo.	Acta Mesa de Trabajo
3	PROFESIONAL ESPECIALIZADO/ UNIVERSITARIO – JEFE DE OFICINA LOCALIDAD EQUIPO AUDITOR	Define los objetivos específicos por componente de integralidad, incluyendo los objetivos de articulación con los demás procesos del Sistema de Gestión de la Calidad-SGC, los lineamientos del Memorando de Encargo de Auditoría, las áreas críticas identificadas y el análisis del sujeto de control.		Observación: Para la selección de la muestra se debe tener en cuenta el Anexo 10 y diligenciar el formato de Modelo Ficha Técnica – Selección Muestra de Auditoría
4	PROFESIONAL ESPECIALIZADO/ UNIVERSITARIO – JEFE DE OFICINA LOCALIDAD EQUIPO AUDITOR	Elabora los programas de auditoría para cada componente de integralidad aprobado en mesa de trabajo y los presenta al líder del equipo auditor o al Jefe de Oficina de Localidad para su consolidación.	Acta de mesa de trabajo	Punto de control: Anexo 2: Modelo Programa de Auditoría. En la elaboración de los programas de auditoría se tendrán en cuenta las metodologías establecidas: anexos 3 y del 6 al 9. En cada programa de auditoría se incluirán los procedimientos que permitan la articulación de cada componente de integralidad y la evaluación del Sistema de Control Interno. Anexo 3: Metodología para Evaluar el Sistema de Control Interno - SCI. Anexos 6, 7, 8 y 9: Metodología para la evaluación de la gestión y resultados, dependiendo la naturaleza de cada sujeto.
5	PROFESIONAL ESPECIALIZADO/UNIVERSITARIO – JEFE DE OFICINA LOCALIDAD EQUIPO AUDITOR	Elabora cronograma de actividades por componente de integralidad, teniendo en cuenta la duración de la auditoría establecida en el Memorando de Encargo de Auditoría para las fases de planeación, ejecución, informe y cierre.		Observación: Ver anexo 4: Modelo Estructura del Cronograma de Actividades
6	PROFESIONAL ESPECIALIZADO – LIDER JEFE OFICINA LOCALIDAD	Estructura el Memorando de Planeación. Programa mesa de trabajo con el equipo auditor para la validación del Memorando de Planeación y los Programas de Auditoría. Envía al Subdirector de Fiscalización el Memorando de Planeación y los Programas de Auditoría.	Acta de Mesa de Trabajo Memorando Remisorio	Observación: El director sectorial deberá presentar el plan de trabajo para desarrollar los objetivos subsectoriales. Ver Anexo 5: Modelo de Memorando de Planeación.
7	SUBDIRECTOR DE FISCALIZACION	Presenta el Memorando de Planeación y Programas de Auditoría al Comité Técnico Sectorial para su revisión y aprobación.	Memorando de Planeación y Programas de Auditoría
8	DIRECTOR TECNICO SECTORIAL (COMITÉ TECNICO SECTORIAL)	Evalúa la pertinencia de los objetivos planteados por el Equipo Auditor.		Punto de Control: Verifica que el memorando de planeación y los programas de auditoría sean coherentes con lo definido en el plan de calidad del proceso.
8	DIRECTOR TECNICO SECTORIAL (COMITÉ TECNICO SECTORIAL)	Aprueba o desaprueba el Memorando de Planeación y Programas de Auditoría. Si es aprobado pasa a la actividad 11	Acta de Comité Técnico Sectorial	El Comité Técnico Sectorial deberá pronunciarse sobre el Memorando de Planeación y Programas de Auditoría, dentro de los tres (3) días siguientes a la fecha de presentación por parte del equipo auditor.
9	SUBDIRECTOR DE FISCALIZACION	Devuelve el Memorando de Planeación y Programas de Auditoría al equipo auditor con las observaciones respectivas, en caso de no ser aprobados.	Memorando Remisorio
10	PROFESIONAL ESPECIALIZADO/UNIVERSITARIO – JEFE DE OFICINA LOCALIDAD EQUIPO AUDITOR	Realiza los ajustes al Memorando de Planeación y Programas de Auditoría y aplica actividad 7.	Acta de mesa de trabajo
11	SUBDIRECTOR DE FISCALIZACION	Entrega al Líder del Equipo Auditor o al Jefe de la Oficina de Localidad, según el caso, y a la Dirección de Informática el Memorando de Planeación y Programas de Auditoría aprobados.	Memorando Remisorio	Punto de control: La Dirección de Informática publicará en la Página Web el Memorando de Planeación y Programas de Auditoría dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de recibo.

ANEXO. 1

FICHA TÉCNICA

Dirección Sectorial:________________________________________________

Fecha de Actualización: ____________________________________________

I. PRESENTACIÓN DE LA ENTIDAD

Nombre:

Naturaleza Jurídica:
	(Enuncie si la entidad es un establecimiento público, empresa industrial y comercial, sociedad de economía mixta sometida al régimen de las empresas industriales y comerciales del estado, unidad administrativa especial con o sin personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente.)
Misión:


	( Escriba la misión de la entidad )
Visión:


	( Escriba la visión de la entidad )
Objetivos Corporativos:


	(Escriba los objetivos corporativos de la entidad)

II. ANALISIS DOFA.

OPORTUNIDADES	AMENAZAS	FORTALEZAS	DEBILIDADES

(Teniendo en cuenta el análisis DOFA de la entidad, escriba las principales fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades de la entidad)

III. RESEÑA HISTÓRICA Y HECHOS O TENDENCIAS DEL AÑO RELEVANTES EN EL SUJETO DE CONTROL

(Descripción de las normas de creación de la entidad, las reestructuraciones o modificaciones que haya tenido, y los hechos más relevantes en el desarrollo de sus actividades de manera concisa)

IV. ORGANIGRAMA: (Incluya en este recuadro la estructura orgánica de la entidad)

(Verifique que la estructura orgánica de la entidad se encuentre formalmente establecida y anexe una copia de la misma, que incluya el acto administrativo mediante el cual se aprobó).

V. NORMATIVIDAD APLICABLE A LA ENTIDAD

1. NORMATIVIDAD GENERAL³:

AMBITO	NORMA	ARTÍCULO Y/O NUMERAL
CONSTITUCIONAL
LEGAL
OTRO (especifique)

2. NORMATIVIDAD ESPECÍFICA⁴:

TEMAS	NORMA	ARTÍCULO Y/O NUMERAL
PERSONAL:
CONTRATACION:
CONTROL INTERNO:
PRESUPUESTO:
ESTADOS CONTABLES:
OTROS (especifique):

VI. PRODUCTOS Y/O SERVICIOS OFRECIDOS POR LA ENTIDAD:

PRODUCTO Y/O SERVICIO	UNIDAD DE MEDIDA	CANTIDAD	VALOR

INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO:

PRODUCTO O SERVICIO: Enuncie los principales servicios o productos que la entidad ofrece, en cumplimiento de su objeto social.

UNIDAD DE MEDIDA: Registre el nombre de la unidad de medida del bien o servicio ofrecido (Ej.: metros cúbicos de agua, KW/H, cupos escolares, consultas realizadas etc.).

CANTIDAD: Registre el número total de unidades de medida vendidas por cada uno de los productos o servicios ofrecidos por la entidad.

VALOR: Escriba el valor total facturado por cada servicio ofrecido por la entidad.

VII. RECURSO HUMANO

NIVEL	PLANTA	SUPER- NUMERARIOS	MISIONAL U OPERATIVO	AD/TIVO	TOTAL






TOTAL

INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO:

NIVEL: En esta columna registre los nombres de los diferentes niveles existentes en la estructura de la entidad (directivo, ejecutivo, asesor, profesional, asistente, técnico, etc.)

PLANTA: En esta columna, para cada uno de los niveles escriba el número total de funcionarios de planta que existen en la entidad.

SUPERNUMERARIOS: En esta columna, para cada uno de los niveles escriba el número total de funcionarios supernumerarios que existen en la entidad.

MISIONAL U OPERATIVO: En esta columna, para cada uno de los niveles escriba el número total de funcionarios que se desempeñan en los procesos productivos o misionales de la entidad.

ADMINISTRATIVOS: En esta columna, para cada uno de los niveles escriba el número total de funcionarios que desempeñan funciones de tipo administrativo.

TOTAL: Tanto a nivel de filas como de columnas totalice el número de funcionarios.

VIII. ESTADOS FINANCIEROS

CONCEPTO	PERIODO
CONCEPTO	N-1	N
ACTIVO
PASIVO
PATRIMONIO
INGRESOS
EGRESOS

INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO:

PERIODO N-1: Escriba el año anterior al periodo en el cual se está aplicando auditoría.

PERIODO N: Escriba el año en el cual se está aplicando autoría.

ACTIVO: Enuncie el total de activos que aparecen en el Balance General de los dos periodos descritos anteriormente.

PASIVOS: Escriba el total de Pasivos que aparecen en el Balance General de los dos periodos descritos anteriormente.

PATRIMONIO: Escriba el total de Patrimonio que aparece en el Balance General de los dos periodos descritos anteriormente.

INGRESOS: Escriba el total de Ingresos que aparecen en el estado de actividad económica y financiera, correspondiente a los dos periodos descritos anteriormente.

EGRESOS: Enuncie el total de Gastos y Costos que aparecen en el estado de actividad económica y financiera, correspondiente a los dos periodos descritos anteriormente.

IX. PRESUPUESTO

CONCEPTO	N-1		N
CONCEPTO	DEFINITIVO	% EJECUCION	DEFINITIVO	% EJECUCION
RENTAS E INGRESOS:
Corrientes
Rec. de Capital
Transferencias
Contribuciones Parafiscales

GASTOS:
Funcionamiento
Servicio de la Deuda
Inversión

TOTAL

INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO:

PERIODO N-1: Escriba el año anterior al periodo en el cual se está aplicando auditoría.

PERIODO N: Escriba el año en el cual se está aplicando auditoría.

CONCEPTO: De conformidad con el Decreto de liquidación del presupuesto anual de rentas e ingresos y de gastos e inversiones del Distrito Capital para la vigencia correspondiente, al frente de cada rubro presupuestal registre las cifras de presupuesto definitivo y porcentaje de ejecución de las tres últimas vigencias, según corresponda.

PRESUPUESTO DEFINITIVO: Corresponde al presupuesto aprobado por el órgano competente, después de haber efectuado las reducciones o adiciones presupuéstales.

PORCENTAJE DE EJECUCION: Corresponde al producto de dividir el valor del presupuesto ejecutado entre el valor del presupuesto definitivo para cada una de las tres vigencias, discriminado por rubros.

X. COMPORTAMIENTO DEL PLAN DE DESARROLLO

PRIORIDAD	ESTRATEGIA	PROGRAMAS	METAS	PROYECTOS	PRESUPUESTO	% DE EJECUCION
PRIORIDAD	ESTRATEGIA	PROGRAMAS	METAS	PROYECTOS	DEFINITIVO	P/PTAL	FISICA

INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO:

PRIORIDADES, ESTRATEGIAS, PROGRAMAS Y METAS: Corresponde a los definidos en el Plan de Desarrollo Distrital, dentro de los cuales se enmarcan los proyectos de inversión debidamente inscritos ante el Departamento Administrativo de Planeación Distrital. Para cada uno de los proyectos se registrará:

PRESUPUESTO DEFINITIVO: Corresponde al presupuesto finalmente aprobado, después de haber efectuado las reducciones o adiciones presupuéstales.

PORCENTAJE DE EJECUCION PRESUPUESTAL: Corresponde al producto de dividir el valor del presupuesto ejecutado a 31 de diciembre de cada vigencia, entre el valor del presupuesto definitivo para cada uno de los proyectos de inversión.

PORCENTAJE DE EJECUCION FISICA: Corresponde al producto de dividir la cantidad de meta física alcanzada en desarrollo del proyecto de inversión entre la cantidad de meta física programada dentro del mismo.

XI. MEGAPROYECTOS INCLUIDOS EN EL PLAN DE DESARROLLO DISTRITAL

NOMBRE	PRIORIDAD	PROYECTOS	ASIGNACION	% DE EJECUCION DEL PROYECTO
NOMBRE	PRIORIDAD	PROYECTOS	PRESUPUESTAL DEL PROYECTO	PRESUPUESTAL	FISICA

INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO:

OBJETIVO: Determinar el porcentaje de ejecución presupuestal y física de los proyectos de inversión enmarcados dentro de los diferentes megaproyectos del Plan de Desarrollo Distrital.

NOMBRE: Corresponde a la denominación del megaproyecto inscrito en el Plan de Desarrollo Distrital.

PRIORIDAD: Dentro de la cual se enmarca el megaproyecto según el Plan de Desarrollo Distrital.

PROYECTOS: Se registra el (los) nombre(s) de el (los) proyecto(s) de inversión que desarrolla la entidad auditada en cumplimiento del megaproyecto.

PORCENTAJE DE EJECUCION PRESUPUESTAL: Para cada uno de los proyectos de inversión que conforman el megaproyecto, registre el resultado de dividir el valor del presupuesto ejecutado a 31 de diciembre de cada vigencia, entre el valor del presupuesto definitivo.

PORCENTAJE DE EJECUCION FISICA: Para cada uno de los proyectos de inversión que conforman el megaproyecto, registre el resultado de dividir la cantidad de meta física alcanzada en desarrollo del proyecto de inversión entre la cantidad de meta física programada dentro del mismo.

XII. PRINCIPALES INDICADORES

NOMBRE	CLASE	PRINCIPIO MEDIDO	RESULTADO DE APLICACION
NOMBRE	CLASE	PRINCIPIO MEDIDO	N-1	N

INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO:

N-1: Escriba el año anterior al periodo para el cual se esta aplicando auditoría.

N: Escriba el año para en el cual se esta aplicando auditoría.

NOMBRE: Corresponde a la denominación dada al indicador diseñado por la entidad para medir el cumplimiento de lo programado.

CLASE: En esta columna se registra:

*Número 1 si el resultado reportado por el indicador es de tipo cuantitativo

*Número 2 si el resultado reportado por el indicador es de tipo cualitativo, así:

Indicador cuantitativo: Si el resultado reportado corresponde a una magnitud producto de la aplicación de una fórmula

Indicador Cualitativo: Si el resultado reportado refleja características o cualidades del proceso objeto de medida.

PRINCIPIO MEDIDO: En esta columna se registra el nombre del principio que busca ser medido a través del indicador (Eficiencia, Eficacia, Equidad, Economía o Valoración de Costo Ambiental).

RESULTADO DE LA APLICACION: Para cada uno de los tres últimos años ejecutados, se registrará el resultado de la aplicación de los indicadores.

XIII RESULTADOS AUDITORIAS ANTERIORES

VIGENCIAS	OPINION ESTADOS CONTABLES	CONCEPTO GESTION	CONCEPTO CONTROL INTERNO Calificación y/o Riesgo	TIPO DE FENECIMIENTO	No. DE HALLAZGOS
VIGENCIAS	OPINION ESTADOS CONTABLES	CONCEPTO GESTION	CONCEPTO CONTROL INTERNO Calificación y/o Riesgo	TIPO DE FENECIMIENTO	FISCALES	DISCIPLINARIOS	PENALES	ADMINISTRATIVOS

XIV. OBSERVACIONES Y ESTADO DE LAS ADVERTENCIAS Y PRONUNCIAMIENTOS COMUNICADOS

_________________________________

Firma Director Sectorial

FORMATO CODIGO: 4010001

ANEXO. 2

MODELO PROGRAMA DE AUDITORIA

PERIODO PAD:			PERIODO AUDITADO ( vigencia):
SECTOR:			SUJETO:
MODALIDAD AUDITORIA:			CICLO:
NOMBRE DEL PROGRAMA DE AUDITORIA:
1. Objetivos Generales Específicos 2. Universo: Incluye la totalidad de la población sujeto de análisis. 3. Muestra: Señale la parte representativa seleccionada por el equipo auditor en Mesa de Trabajo, con la descripción de los criterios de selección utilizados. 4. Responsables: 5. Procedimientos:
DETALLE	FECHA INCIO	FECHA TERMINACION		REF. P/T	OBSERVACIONES
Inicie con verbos rectores en tiempo infinitivo, dado que se debe expresar que se va a hacer-acción concreta a cumplir, en concordancia con el objetivo.

FORMATO CODIGO: 4010002

ANEXO. 3

METODOLOGIA PARA EVALUAR EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO – SCI5⁵

OBJETIVO:

Definir las actividades para la evaluación del Sistema de Control Interno de las entidades sujetas a la vigilancia del Control Fiscal, con el fin de determinar la calidad del mismo, el nivel de confianza que se les puede otorgar y si son eficaces y eficientes en el cumplimiento de sus objetivos.

BASE LEGAL:

Constitución Política:

Articulo 268. El Contralor General de la República tendrá las siguientes atribuciones:

6. Conceptuar sobre la calidad y eficiencia del control fiscal interno de las entidades y organismos del Estado.

Articulo 269. En las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley, la cual podrá establecer excepciones y autorizar la contratación de dichos servicios con empresas privadas colombianas.

Ley 42 DE 1993: "sobre la organización del sistema de control fiscal financiero y los organismos que lo ejercen".

Artículo 18. La evaluación del control interno es el análisis de los sistemas de control de las entidades sujetas a la vigilancia, con el fin de determinar la calidad de los mismos, el nivel de confianza que se les puede otorgar y si son eficaces y eficientes en el cumplimiento de sus objetivos.

El Contralor General de la República reglamentará los métodos y procedimientos para llevar a cabo esta evaluación.

Ley 87 de 1993. "por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones".

Acuerdo 122 de 2004. Por el cual se adopta en Bogotá, D.C. el sistema de gestión de la calidad creado por la Ley 872 de 2003.

Decreto 387 de 2004."Por el cual se reglamenta el Acuerdo 122 de 2004 que adopta en Bogotá, D.C., el Sistema de Gestión de Calidad creado por medio de la Ley 872 de 2003"

Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005 "por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano":

SISTEMA DE CONTROL INTERNO

1. Subsistema de Control Estratégico: Es el conjunto de componentes de control que al interrelacionarse entre sí, permiten el cumplimiento de la orientación estratégica y organizacional de la entidad pública.

1.1. Componente ambiente de control. Está conformado por elementos de control que al interrelacionarse, otorgan una conciencia de control a la entidad pública influyendo de manera profunda en la planificación, la gestión de operaciones y en los procesos de mejoramiento institucional, con base en el marco legal que le es aplicable a la entidad.

1.2. Componente direccionamiento estratégico. Conjunto de elementos de control que al interrelacionarse, establecen el marco de referencia que orienta la entidad pública hacia el cumplimiento de su misión, el alcance de su visión y la conduce hacia el cumplimiento de sus objetivos globales.

1.3. Componente administración del riesgo. Conjunto de elementos de control que al interrelacionarse, permiten a la entidad pública evaluar aquellos eventos negativos, tanto internos como externos, que puedan afectar o impedir el logro de sus objetivos institucionales o los eventos positivos, que permitan identificar oportunidades, para un mejor cumplimiento de su función.

2. Subsistema de Control de Gestión: Conjunto de componentes de Control, que al interrelacionarse bajo la acción de los niveles de autoridad y/o responsabilidad correspondientes, aseguran el control a la ejecución de los procesos de la entidad pública, orientándola a la consecución de los resultados y productos necesarios para el cumplimiento de su misión.

2.1. Componente actividades de control. Constituye el conjunto de elementos que garantizan el Control a la ejecución de la función, planes y programas de la entidad pública, haciendo efectivas las acciones necesarias al manejo de riesgos y orientando la operación hacia la consecución de sus resultados, metas y objetivos.

2.2. Componente información. Componente de control, conformado por un conjunto de datos que al ser ordenados y procesados adquiere significado para los grupos de interés de la entidad pública a los que va dirigido. Hace parte fundamental de la operación de la entidad al convertirse en insumo para la ejecución de los procesos y a su vez en producto de los mismos. Garantiza la base de la transparencia de la actuación pública, la rendición de cuentas a la comunidad y el cumplimiento de obligaciones de información.

2.3. Componente comunicación pública. Componente de control, que apoya la construcción de visión compartida, y el perfeccionamiento de las relaciones humanas de la entidad pública con sus grupos de interés internos y externos, facilitando el cumplimiento de sus objetivos institucionales y sociales, en concordancia con lo establecido en el Artículo 32 de la Ley 489 de 1998.

3. Subsistema de Evaluación: Conjunto de componentes de control que al actuar interrelacionadamente, permiten valorar en forma permanente la efectividad del Control Interno de la entidad pública; la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos; el nivel de ejecución de los planes y programas, los resultados de la gestión, detectar desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones para orientar las acciones de mejoramiento de la organización pública.

3.1. Componente autoevaluación. Conjunto de elementos de control que al actuar en forma coordinada en la entidad pública, permite en cada área organizacional medir la efectividad de los controles en los procesos y los resultados de la gestión en tiempo real, verificando su capacidad para cumplir las metas y resultados a su cargo y tomar las medidas correctivas que sean necesarias al cumplimiento de los objetivos previstos por la entidad.

3.2. Componente evaluación independiente. Componente de control que garantiza el examen autónomo y objetivo del Sistema de Control Interno, la gestión y resultados corporativos de la entidad pública por parte de la oficina de Control Interno, Unidad de Auditoría Interna o quien haga sus veces. Presenta como características la independencia, la neutralidad y la objetividad de quien la realiza y debe corresponder a un plan y a un conjunto de programas que establecen objetivos específicos de evaluación al control, la gestión, los resultados y el seguimiento a los Planes de Mejoramiento de la entidad pública.

3.3. Componente planes de mejoramiento. Conjunto de elementos de control, que consolidan las acciones de mejoramiento necesarias para corregir las desviaciones encontradas en el Sistema de Control Interno y en la gestión de operaciones, que se generan como consecuencia de los procesos de Autoevaluación, de Evaluación Independiente y en las observaciones formales provenientes de los Organos de Control.

ARTICULACION DEL MODELO DE EVALUACION DE CONTROL INTERNO CON LOS DEMAS PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE PRESTACION SERVICIO MICRO.

Dentro del análisis efectuado al proceso de Prestación de Servicio Micro, la evaluación del Sistema de Control Interno, se articula de la siguiente manera:

En la elaboración del Encargo de Auditoría, únicamente se incluye el diseño del objetivo general por componente de integralidad. Posteriormente, el equipo auditor realiza el conocimiento del sujeto de control para identificar áreas críticas a evaluar.

Luego el mismo equipo auditor elabora el Memorando de Planeación, indicando los objetivos específicos por componente de integralidad. Además, el Memorando de Planeación debe incluir en cada programa de auditoría, los procedimientos complementarios para evaluar el sistema de control interno en cada uno de ellos.

De acuerdo con los resultados de los programas de auditoría y para obtener mayores criterios de juicio, el equipo auditor podrá diseñar programa (s) de auditoría para:

*Evaluar la gestión y los resultados de la Oficina de Control Interno.

*Evaluar un proceso concreto de la entidad.

*Evaluar un área crítica de la entidad.

Los análisis por componente de integralidad serán llevados al capítulo de Resultados del Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral, con el fin de obtener una imagen global del sistema que permita conceptuar sobre su calidad, eficiencia y nivel de confianza.

DEFINICIONES:

*CALIFICACIÓN DEL SCI: El SCI podrá evaluarse y calificarse a través de la aplicación de pruebas de cumplimiento a la metodología establecida por el Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP y a los demás programas de auditoría establecidos en el Memorando de Planeación.

*En donde, si sumado el total de las preguntas se obtiene a través de la aplicación de pruebas que dio cumplimiento a estas en un rango porcentual entre:

*COMPONENTES: Agrupación de elementos interrelacionados dentro de un Subsistema del SCI, que permiten ser evaluados independientemente.

*PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO: Una prueba de cumplimiento es una prueba que reúne evidencia de auditoria para indicar si un control funciona efectivamente y logra sus objetivos.

*El auditor entonces solo debe aplicar pruebas de cumplimiento a aquellos controles sobre los cuales depositará confianza para modificar la naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos sobre saldos, los cuales siempre deben ser probados, dado que aseguran la integridad de la información.

*SISTEMA DE CONTROL INTERNO - SCI: Se identifica en Subsistemas integrados por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados, por una Entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.

NOTA: En las entidades que no aplique la Ley 87 de 2003 (sociedades de economía mixta en las cuales el Estado posea menos del 90% de capital social), se calificará sobre los elementos de control definidos, en que se encuentre correspondencia con los identificados en el sistema de control interno de cada entidad.

MODELO – PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO

Diseñamos pruebas de cumplimiento para reunir evidencias de funcionamiento efectivo de los controles internos, debemos enfocarnos:

*Se ejecutaron los procedimientos previstos?

*Se ejecutaron adecuadamente?

*Fueron ejecutados por alguien que cumple con los requisitos de segregación de funciones?

Por lo tanto, debemos elaborar una prueba para determinar si el control se esta realizando y otra prueba para indicar si la información sujeta a control se esta comprobando que es correcta.

Entonces la tarea de diseñar las pruebas depende su efectividad, al conocimiento y pericia del auditor, a las circunstancias particulares de cada sujeto.

TIPOS DE PRUEBA DE CUMPLIMIENTO

Existen prueba de:

*Detalles: las cuales entendemos que se refieren a la verificación de constancia de un control realizado por los funcionarios del ente sobre todo atributos como fecha, parte, descripción, etc. Contenido en un documento o soporte magnético.

Mediante:

*Comparación de igual tributo entre distintos documentos.

*Comparación entre los números de los comprobantes.

*Verificaciones matemáticas.

*Cumplimiento con autorización general o particular.

*Verificación de secuencia numérica.

-Indagación.

-Observación.

El tipo de prueba que se selecciona depende del control identificado y del objetivo de la prueba. Ejemplo Control de integridad de población en la captura de información, tienen como objetivo asegurarse que los datos que revelan el intercambio se ingresan en el sistema de procesamiento. Lo que preocupa a la auditoria es que algunos de esos intercambios, no sean registrados.

Por lo tanto tomar una muestra para detectar que se registraron los atributos, no descubrirá las omisiones. Por lo tanto se tiene que recurrir a la prueba de indagación y observación.

DESVIACIONES DE CUMPLIMIENTO

Las desviaciones nos permiten soportarnos para determinar si se deposita confianza en los controles internos.

Antes de comenzar a probar los controles en los cuales se depositará confianza, debemos definir aquello que se constituirá una desviación de cumplimiento.

Se entiende por desviación de cumplimiento a todo procedimiento que de acuerdo con las normas establecidas debe efectuarse y no se efectúa.

Ejemplo. Pude existir entonces que no se ha realizado un asiento contable o que el mismo este mal hecho, el cual el mismo debería estar bajo la supervisión del encargado del departamento contable.

La determinación del desvío nada tiene que ver con el valor monetario dado que el propósito de la prueba de cumplimiento es reunir evidencia respecto del cumplimiento de un control y no sobre el intercambio en particular.

Tales desvíos se producen por:

*Errores humanos

*Cambio de personal y falta de familiaridad del mismo

*Fluctuaciones temporales en el volumen de transacciones. FORMATO CODIGO: 4010003

ANEXO 4:

MODELO ESTRUCTURA DEL CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

FORMATO CODIGO: 4010004

NOTA: Para cada una de las fases se pueden programar de manera concertada las actividades necesarias, entre ellas las correspondientes a la ejecución de los programas de auditoría y el avance de los papeles de trabajo entre otras.

El nivel directivo del sector deberá dejar evidencia de actividades adicionales, realizadas por el equipo auditor.

ANEXO 5

(MODELO DE MEMORANDO DE PLANEACION)

MEMORANDO DE PLANEACION Y PROGRAMASDE AUDITORIA

MODALIDAD XXXXX

NOMBRE DEL SECTOR

NOMBRE DEL SUJETO DE CONTROL – SIGLA

PERIODO AUDITADO

PLAN DE AUDITORIA DISTRITAL (PERIODO)

CICLO: XX

EQUIPO AUDITOR:

NOMBRE Y CARGO - LIDER

NOMBRE Y CARGO – EQUIPO DE AUDITORIA

NOMBRE Y CARGO ANALISTA SECTORIAL

FECHA:

MEMORANDO DE PLANEACION Y PROGRAMASDE AUDITORIA

MODALIDAD XXXXX

NOMBRE DEL SECTOR

NOMBRE DEL SUJETO DE CONTROL – SIGLA

PERIODO AUDITADO

PLAN DE AUDITORIA DISTRITAL (PERIODO)

CICLO: XX

EQUIPO AUDITOR:

NOMBRE Y CARGO - LIDER

NOMBRE Y CARGO – EQUIPO DE AUDITORIA

NOMBRE Y CARGO ANALISTA SECTORIAL

FECHA:

MEMORANDO DE PLANEACION

1. ANALISIS DEL SUJETO DE CONTROL, HECHOS O TENDENCIAS DEL AÑO.

2. AREAS CRITICAS IDENTIFICADAS.

3. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA⁶.

4. PLAN DE TRABAJO SECTORIAL.

5. PROGRAMAS DE AUDITORIA POR COMPONENTE DE INTEGRALIDAD.

6. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES POR COMPONENTE DE INTEGRALIDAD (para las fases de planeación, ejecución, informe y cierre).

FORMATO CODIGO: 4010005

ANEXO 6

METODOLOGÍA PARA LA EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN Y RESULTADOS

1. Alcance

*Aplica a todos los sujetos de control con excepción de:

*Fondos de Desarrollo Local

*Curadurías Urbanas

*Empresa de Energía de Bogotá S.A. ESP - EEB, Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá S.A. ESP- ETB, Empresa Aguas de Bogotá S.A. ESP, Colombia Móvil S.A. ES, Compañía Colombiana de Valor Agregado y Telemático S.A. ESP – Colvatel, Compañía de Distribución y Comercialización de Energía – CODENSA S.A. ESP, Empresa Generadora de Energía S.A. ESP- EMGESA, Transportadora de Gas Internacional S.A. ESP – TGI, se le aplicará la metodología establecida en este Anexo No 9 "Metodología para evaluar la gestión y resultados en las Empresas de Servicios Públicos mixtas con participación accionaria del Distrito Capital"

*Definición de Gestión

-.Conjunto de actividades del proceso administrativo que realizan los gestores públicos, en un periodo determinado, tendientes a cumplir los fines del Estado, las prioridades del Plan de Desarrollo, el cumplimiento de la misión, objetivos y metas institucionales con sujeción a los principios de eficacia, eficiencia, economía, equidad y valoración de costos ambientales.

2. Evaluación de la Gestión y Resultados⁷

*Es el examen a planes, programas y procesos ejecutados por la entidad, con el propósito de establecer el grado de economía, eficiencia, eficacia, equidad y efectividad con que se han utilizado los recursos puestos a su disposición para el cumplimiento de sus objetivos, así como la forma en que ésta ha impactado sobre los recursos naturales y el medio ambiente.

2.1. Objetivos

Evaluar la gestión de las organizaciones, tiene entre otros los siguientes propósitos:

*Producir un informe integral sobre la gestión efectuada por la administración, en términos de eficiencia, eficacia, economía, equidad y valoración de costos ambientales, durante un período de tiempo determinado.

*Establecer la existencia y cumplimiento de políticas, planes, programas, objetivos, metas y su coherencia.

*Evaluar la eficiencia de las operaciones realizadas por la entidad, así como su manejo presupuestal y financiero.

*Evaluar el grado de economía con que la Administración ha adquirido y aplicado los recursos.

*Evaluar si en la ejecución de sus programas se aplican criterios de equidad en la distribución de costos y beneficios.

*Evaluar el resultado de la gestión ambiental y su contribución en la mejora de los problemas ambientales y de los recursos naturales.

*Determinar la efectividad en el desarrollo del mejoramiento continuo.

*Establecer la efectividad de los controles que tiene la entidad para asegurar el cumplimiento de propósitos.

*Establecer quienes fueron los receptores de la acción económica, y cómo fueron distribuidos los costos y beneficios de dicha acción entre los distintos agentes Económicos.

2.2. Características

*Se parte de un contexto general para determinar resultados específicos al integrar los diferentes factores que intervienen en el proceso productivo y cuales repercuten en la Gestión de la Entidad.

*Corrobora el cumplimiento de los planes y programas en un período de tiempo determinado.

*Determina el comportamiento de cifras durante el período de análisis (tendencias, desviaciones y participaciones).

*Identifica las potencialidades de la Empresa Pública para generar riqueza, mide la contribución Económica y social de la Entidad al detectar los puntos críticos de Gestión.

*Utiliza indicadores y tableros de diagnósticos para evaluar la Gestión desde una perspectiva del mediano y largo plazo.

*Metodología flexible y cambiante la cual permite ajustarse a los diferentes cambios internos y externos.

2.3. Principios de la evaluación de la gestión

La Auditoría de Gestión y de Resultados se fundamenta en la evaluación de los siguientes principios:

El gráfico ilustra la relación que existe entre las diferentes etapas de los procesos productivos y los principios de evaluación de la gestión.

Una de las características fundamentales es la estrecha relación que existe entre la economía, eficiencia, eficacia, equidad y sostenibilidad ambiental que caracterizan la administración de los recursos utilizados para obtener un bien o servicio.

Para calificar y medir la gestión es útil distinguir cada una de los conceptos de los principios de la gestión. Sin embargo, cuando se quiere intentar llegar a una opinión global del rendimiento de un programa o dar cuenta de ello, no es procedente hacerlo de manera individual, sin tener en cuenta la interrelación de estos conceptos, los cuales definen la gestión de una organización de forma integral.

2.3.1. Principio de Economía

El principio de Economía permite evaluar la adecuada adquisición de recursos (humanos, técnicos, financieros) en condiciones de cantidad, calidad, oportunidad y precio en procura de maximizar resultados.

Esto implica que los recursos se adquieran dependiendo de la necesidad específica que se tenga de cada uno de ellos y que lo haga siguiendo el principio de costo mínimo con los cuales la entidad alcanza sus objetivos y resultados en condiciones de calidad iguales.

OBJETIVOS	CRITERIOS A TENER EN CUENTA
Determinar la planeación y programación de necesidades. Determinar la racionalización en la adquisición de recursos. Evaluar el costo de adquisición de insumos.	Atributos	Racionalidad: identificación de necesidades y aspiraciones que se demandan. Prioridad: Ordenación de necesidades y soluciones, con el grado de urgencia, impacto y costo implicados para suplirlas o solucionarlas.
	Procedimiento	Evalué la existencia de procedimientos que garanticen: Una definición adecuada de la necesidad de recursos en cada una de las dependencias de la organización. Una adecuada adquisición, utilización y retiro de recursos, una vez cumplido su ciclo de vida.

2.3.2. Principio de Eficiencia

Evalúa la relación existente entre los recursos utilizados en la producción de bienes y/o servicios frente a los resultados obtenidos. Este principio permite evaluar la asignación de los recursos humanos, físicos y financieros hecha por las entidades públicas entre las diferentes actividades con el fin de determinar si dicha asignación fue óptima para la maximización de los resultados.

Una operación eficiente produce la máxima cantidad de bienes y/o servicios con una cantidad adecuada de recursos.

OBJETIVOS	CRITERIOS A TENER EN CUENTA
Medir la productividad administrativa y operativa. Establecer la rentabilidad pública como indicador principal de eficiencia. Evaluar la celeridad y los costos de los procesos productivos, utilizados en la transformación de recursos. Establecer la forma en que se asignan los recursos y si esta permite maximizar resultados. Evaluar el beneficio o pérdida social derivado de los diferentes proyectos y programas realizados por las entidades.	Atributos	Cantidad: Volumen de productos y/o servicios producidos. Calidad: Características necesarias de un bien o servicio para satisfacer una necesidad específica. Costo: Cuantificación de factores productivos utilizados en la producción de un bien o servicio.
	Procedimiento	Examine: El empleo de medidas exactas y reales de desempeño. La comparación del rendimiento con una norma. El empleo de datos de rendimiento que permitan el mejoramiento de la productividad. La consideración de la variación de costos de productos y servicios del entorno.

2.3.3. Principio de Eficacia

Es el grado de cumplimiento de objetivos, planes y programas, en términos de cantidad, calidad y oportunidad de los bienes y servicios producidos.

Al analizar la eficacia es importante aislar los efectos internos de los externos. Estos últimos son aquellos que afectan la entidad sin estar a su alcance su modificación.

OBJETIVOS	CRITERIOS A TENER EN CUENTA
Determinar el logro de metas relacionadas con la cobertura en la producción de bienes y/o servicios. Verificar el grado de cumplimiento de objetivos, planes y programas institucionales y sectoriales frente a las políticas de desarrollo económico y social determinada por el Gobierno. Medir el cumplimiento de resultados frente al plan indicativo. Evaluar la oportunidad, cantidad y calidad del bien o servicio entregado al usuario. Establecer el grado de cobertura del servicio prestado.	Atributos	Cantidad: Volumen o número de bienes y servicios generados en el tiempo. Calidad (Pertinencia): Características necesarias que un bien o servicio debe tener para satisfacer una necesidad específica. Oportunidad: Cumplimiento de metas en un tiempo acordado, en el momento en el que la ciudadanía lo necesita.
	Procedimiento	Evaluar si la entidad: Tiene políticas, objetivos y metas, debidamente autorizados. Las políticas, objetivos y metas son claras, suficientes, relevantes, cumplibles y confiables. Identifica y precisa los objetivos de los programas y sus efectos. Evalúa la efectividad de los programas e informa sus resultados. Cuenta con sistemas de información y procesos bien definidos para el logro de objetivos. Tiene prácticas administrativas consistentes con objetivos y metas. Imparte instrucciones consistentes con las prácticas administrativas. Advierte conflictos entre los objetivos, metas y/o prácticas adoptadas.

2.3.4. Principio de Equidad

Identifica los receptores de la acción económica y evalúa la distribución de costos y beneficios entre los diferentes agentes económicos.

OBJETIVOS	CRITERIOS A TENER EN CUENTA
Identificar los receptores del bien o servicio. Evaluar la distribución de recursos financieros entre los factores que intervienen en la producción de bienes y/o servicios. Determinar los criterios tenidos en cuenta en la selección de la población objetivo de planes y programas. Establecer los agentes económicos y su participación en los beneficios derivados del proceso productivo.	Atributos	Progresividad: Contribuciones o tarifas gravadas según capacidad de pago de los individuos, y su equivalencia con el esfuerzo realizado por cada uno de ellos. Proporcionalidad: La retribución a los beneficiarios esta dada por el grado de necesidad y urgencia de los individuos.

2.3.5. Principio de Valoración de Costos Ambientales

Evalúa el beneficio ambiental de la gestión de las entidades en la que se hace uso, aprovechamiento, protección y conservación de los recursos naturales y el ambiente.

Tal evaluación implica que para cada sujeto de control se identifiquen los resultados ambientales del cumplimiento de las funciones y obligaciones delegadas en el marco regulatorio vigente y del desarrollo de las acciones de prevención, mitigación y manejo de los impactos ambientales generados por las actividades desarrolladas.

OBJETIVOS	CRITERIOS A TENER EN CUENTA
Verificar el cumplimiento de las regulaciones ambientales vigentes durante el desarrollo de las actividades de gestión adelantadas. Evaluar el cumplimiento de las acciones y actividades institucionales desarrolladas en el marco de las políticas públicas ambientales distritales. Evaluar el desarrollo de las actividades de gestión dentro del contexto de desarrollo sostenible. Verificar el cumplimiento de las acciones de prevención, mitigación, manejo y compensación de los impactos ambientales generados por el desarrollo de las actividades de gestión institucional. Evaluar la coherencia, concordancia y coordinación interinstitucional para el cumplimiento de las acciones incorporadas en los planes, programas y proyectos programados en la política ambiental de las diferentes entidades identificadas para su desarrollo.	Atributos	Normas ambientales vigentes. Políticas Ambientales, Planes Maestros, Plan de Ordenamiento Territorial – POT, Plan de Gestión Ambiental – PGA. Plan de Gestión Ambiental – PGA, Plan de Acción Cuatrienal Ambiental, Plan de Desarrollo Distrital, Plan de Acción Institucional. Planes y guías de manejo ambiental, Licencias Ambientales, Protocolos, Manuales de Operación de Actividades, Planes de Contingencias y Metodologías que regulan el manejo ambiental de todas las actividades en evaluación. Objetivos, estrategias y programas del Plan de Gestión Ambiental, Objetivos del Política Pública Específica y Planes Maestros que regulan las actividades evaluadas.

3. Metodología para la evaluación de la gestión y resultados

La evaluación de la gestión y resultados, con el objeto de definir el concepto que conduzca al fenecimiento o no de la cuenta, se fundamenta en la identificación de los procesos de la entidad, de acuerdo con la caracterización en el sistema de Gestión de Calidad- SGC, como los determinados en la implementación de la norma técnica de calidad de la gestión pública – NTCGP-1000: 2004. Estos procesos, que pueden ser estratégicos, misionales, de apoyo, de enlace y de evaluación, entre otros, son el elemento integrador del examen de cada una de las variables sujetas a evaluación dentro de los programas que sirven de base para el ejercicio de la Auditoría Gubernamental.

La metodología incluye el examen de seis variables, que comprenden los temas y aspectos que deben ser verificados y calificados por el equipo auditor mediante la aplicación de programas y procedimientos de auditoría, utilizando como insumo, los lineamientos de la alta dirección, el plan de auditoría distrital – PAD, el encargo de auditoría, la rendición de la cuenta y la información suministrada durante la ejecución de la auditoría.

Las variables a evaluar son:

1. Plan de Desarrollo y/o Plan Estratégico.

2. Balance Social.

3. Contratación.

4. Presupuesto.

5. Gestión Ambiental.

6. Sistema de Control Interno.

3.1. Descripción metodológica ⁸

3.1.1. Plan de desarrollo y/o plan estratégico.

QUÉ SE EVALUARÍA	ALGUNOS ASPECTOS A TENER EN CUENTA
1. Concordancia de los proyectos de inversión con la información de fichas de Estadísticas Básicas de Inversión -EBI-D. (Objetivo, justificación, población objetivo, modificaciones, actualizaciones, reprogramaciones).	*Hacer seguimiento a los informes rendidos a través de SIVICOF, comparando con los respectivos soportes en la fuente, mediante pruebas selectivas.
2. Concordancia entre los objetivos de los proyectos de inversión, las metas y las actividades con los objetos de los contratos suscritos para su ejecución. (La muestra de contratos establecida por el auditor debe corresponder a los proyectos seleccionados).	*En el encargo de auditoría debe hacerse un inventario de las líneas base de la entidad y del sector. La auditoría establece los avances registrados, conforme a los objetivos de la auditoría.
3. Nivel de cumplimiento presupuestal por proyectos de inversión y metas. De acuerdo a lo programado para la vigencia en estudio.	• Para establecer el cumplimiento físico de las metas se debe tener en cuenta fundamentalmente los principios de Eficiencia, Eficacia, Equidad
4. Nivel de cumplimiento físico de las metas de los proyectos de inversión. De acuerdo a lo programado en la vigencia en estudio
5. Consistencia de la magnitud de las metas inicialmente programadas versus la magnitud reprogramada en la vigencia evaluada y la relación con la asignación presupuestal.	• Establecer que los indicadores de gestión correspondan al cumplimiento del plan de desarrollo y/o plan estratégico.

3.1.2. Balance Social

QUÉ SE EVALUARÍA	ALGUNOS ASPECTOS A TENER EN CUENTA
1. Cumplimiento de la metodología vigente para presentación del Balance Social en forma y contenido.	Hacer seguimiento a los informes rendidos a través de SIVICOF, comparando con los respectivos soportes en la fuente, mediante pruebas selectivas. Cumplimiento de la metodología establecida para la presentación del Balance Social.
2. Identificación clara y concreta de cada uno de los problemas sociales presentados con sus causas y efectos. (Hacer evaluación ponderada de todos los problemas).
3. Establecimiento de los instrumentos formulados para la atención de los problemas sociales (proyectos, acciones, metas, objetivos, estrategias etc.)
4. Identificación de las unidades de focalización en población u otras unidades de medida.
5. Determinación de la población o unidades de medida atendidas en la vigencia.
6. Determinación de la población u otras unidades de medida sin atender en la vigencia
7. Establecimiento de los cambios en los problemas sociales.
8. Diagnostico del problema al final de la vigencia.

3.1.3. Contratación

QUÉ SE EVALUARÍA	ALGUNOS ASPECTOS A TENER EN CUENTA
1. Cumplimiento de las etapas pre-contractual, contractual y post-contractual.	Analizar y evaluar con base a las disposiciones legales y administrativas vigentes los compromisos seleccionados técnicamente en la muestra de auditoría. Principio fundamentales: Economía, Eficiencia y Eficacia. A la verificación documental debe corresponder una verificación física de los objetos contractuales.
2. Cumplimiento de las normas, principios y procedimientos contractuales.
3. Relación de la contratación con el objeto misional.
4. Informes y labores de interventoría y supervisión.

3.1.4. Presupuesto

QUÉ SE EVALUARÍA	ALGUNOS ASPECTOS A TENER EN CUENTA
1. Cierre Presupuestal	El auditor comparara la información del operativo de cierre presupuestal con el reporte en el aplicativo SIVICOF y lo registrado en el Aplicativo del sujeto de control.
2. Modificaciones presupuestales presentadas, tales como: créditos, contracréditos, suspensiones, adiciones, etc.	Evaluar las justificaciones y soportes, es decir si se ajustan a la razón de ser del sujeto de control y el grado de importancia para el buen funcionamiento del mismo.
3. Cumplimiento normativo en la ejecución de presupuesto de ingresos, gastos, deuda e inversión.	El auditor hará evaluación y análisis, con el resultado establecerá el acatamiento de la normatividad presupuestal y determinará la pertinencia e impacto sobre la población beneficiada, de tal manera que la inversión mejore la calidad de vida.
4. Análisis a las autorizaciones de giro	Comparar lo girado Vs. Lo comprometido con el fin de hacer una aproximación a la ejecución de lo contratado. Debe tener en cuenta el PAC aprobado para la vigencia de tal forma que como herramienta presupuestal cumpla su cometido.
5. Revisión de la ejecución de la reserva presupuestal y/o cuentas por pagar de la vigencia anterior y el manejo dado a los pasivos exigibles.	Determinar el avance de ejecución de las mismas y confirmar el reintegro y liberación de registros presupuestales.
6. Planeación del sujeto de control para la ejecución del presupuesto.	Comparar la ejecución en tiempo real Vs. Lo planeado por el sujeto de control, con el fin de establecer el grado de mayor concentración de ejecución.
7.Grado de cumplimiento y análisis de resultados del PMR	Seguimiento a los indicadores que estableció el sujeto de control para cada producto, meta o resultado.
8. Análisis del portafolio de inversiones	Uso de los recursos disponibles dentro del presupuesto.
9. Manejo de la Deuda Pública	Desembolso realizado al sujeto, compromisos efectuados con cargo al crédito, intereses pagados e intereses recibidos.

3.1.5. Gestión ambiental

QUÉ SE EVALUARÍA	ALGUNOS ASPECTOS A TENER EN CUENTA
1. Cumplimiento de Proyectos del Plan de Acción Cuatrienal Ambiental – PACA en el marco del Plan de Gestión Ambiental Distrital – PGA.	Proyectos inscritos en el PACA, objetivos y metas del Plan de Gestión Ambiental. Objetivos y metas de desempeño ambiental formulados dentro de los planes anuales de acción. Formatos de calificación establecidos por la Contraloría de Bogotá.
2. Cumplimiento de Planes Institucionales de Gestión Ambiental – PIGA’s

3.1.6. Sistema de Control Interno

QUE SE EVALUARIA	ALGUNOS ASPECTOS A TENER EN CUENTA
1. Evaluación y cumplimiento del MECI y del Sistema de Control Interno.	Verificar y aplicar la metodología vigente en el momento de hacer la auditoría.
2. Evaluación y cumplimiento del SGC	Cuándo las entidades estén certificadas verificar los procesos establecidos en el Sistema de Gestión de Calidad y su articulación con el MECI.
3. Revisión y análisis al informe de control interno del sujeto de control.	Hacer seguimiento a los puntos críticos identificados en el informe del sistema y a la implementación de las acciones correctivas propuestas.
4. Cumplimiento Plan de Mejoramiento	Determinar las acciones correctivas que son repetitivas en los planes de mejoramiento suscritos. Establecer la eficacia de las acciones previstas en el plan de mejoramiento y su cumplimiento.

3.2. Calificación metodología

3.2.1. Ponderación de variables

La metodología utilizada es coeficiente de ponderación a través de expertos - MÉTODO DELPHI "Técnica prospectiva para obtener información esencialmente cualitativa, pero relativamente precisa, acerca del futuro. Consiste básicamente en solicitar de forma sistemática las opiniones de un grupo de expertos, pero prescindiendo de la discusión abierta, lo que permite evitar los inconvenientes de ésta (influencia de factores psicológicos: persuasión, resistencia al abandono de las opiniones públicamente manifestadas, efecto de la opinión mayoritaria, etc.)"

Consolidación de la Calificación por Entidad

Variables	Ponderación
Plan de Desarrollo y/o Plan Estratégico	20
Balance Social	25
Contratación	20
Presupuesto	15
Gestión Ambiental	10
Sistema de Control Interno	10
SUMATORIA	100%

3.2.2. Rango de Calificación para obtener el Concepto

CONCEPTO DE GESTIÓN	PUNTUACIÓN
FAVORABLE	Mayor o igual 75
FAVORABLE CON OBSERVACIONES	Menor 75, mayor o igual a 60
DESFAVORABLE	Menor a 60

3.3. Calificación de las Variables

3.3.1. Plan de desarrollo y/o plan estratégico – Tabla 1

ELEMENTO A EVALUAR	Calificación (1)	Porcentaje (2)	*(1)(2)/100**
1. Concordancia de los proyectos de inversión con la información de fichas de Estadísticas Básicas de Inversión -EBI-D. (objetivo, justificación, población objetivo, modificaciones, actualizaciones, reprogramaciones).		3
2. Concordancia entre los objetivos de los proyectos de inversión, las metas y las actividades con los objetos de los contratos suscritos para su ejecución. (La muestra de contratos establecida por el auditor debe corresponder a los proyectos seleccionados).		4
3. Nivel de cumplimiento presupuestal por proyectos de inversión y metas. De acuerdo a lo programado para la vigencia en estudio.		5
4. Nivel de cumplimiento físico de las metas de los proyectos de inversión. De acuerdo a lo programado en la vigencia en estudio		5
5. Consistencia de la magnitud de las metas inicialmente programadas versus la magnitud reprogramada en la vigencia evaluada y la relación con la asignación presupuestal.		3
SUMATORIA		20%

Nota: la calificación (primera columna) la establece el auditor de acuerdo a las inconsistencias encontradas en cada elemento.

La calificación ponderada es una cifra absoluta resultado de la calificación inicial multiplicada por el ponderador y dividida por 100.

La calificación dada debe ser coherente con la evaluación cualitativa de la variable. (Tenga en cuenta los rangos establecidos en la presente resolución)

1. La base de la información de los proyectos de inversión son las fichas EBI, que se solicitan en la fuente o se encuentra en SEGPLAN – ruta: Página Contraloría de Bogotá- Intranet-Segplan-Consulta de informes Acceso sin requerimiento de usuario y clave - informes- Banco de proyectos. En este se encuentran los siguientes componentes:

*Banco de Proyectos.

*Proyectos inscritos o registrados.

*Fichas EBI (Proyecto específico).

*Fichas EBI (Proyectos por entidades o localidades.

*Fichas EBI (Proyectos por estructura del plan).

*Fichas EBI (Por lista de proyectos).

3.3.2. Balance Social – Tabla 2

ELEMENTO A EVALUAR	Calificación (1)	Porcentaje (2)	*(1)(2)/100**
1. Cumplimiento de la metodología vigente para presentación del Balance Social en forma y contenido.		3
2. Identificación clara y concreta de cada uno de los problemas sociales presentados con sus causas y efectos. (Hacer evaluación ponderada de todos los problemas).		4
3. Establecimiento de los instrumentos formulados para la atención de los problemas sociales (proyectos, acciones, metas, objetivos, estrategias etc.)		3
4. Identificación de las unidades de focalización en población u otras unidades de medida.		3
5. Determinación de la población o unidades de medida atendidas en la vigencia.		3
6. Determinación de la población u otras unidades de medida sin atender en la vigencia		3
7. Establecimiento de los cambios en los problemas sociales.		3
8. Diagnostico del problema al final de la vigencia.		3
SUMATORIA		25%

Nota: la calificación (primera columna) la establece el auditor de acuerdo a las inconsistencias encontradas en cada elemento.

La calificación ponderada es una cifra absoluta resultado de la calificación inicial multiplicada por el ponderador y dividida por 100.

La calificación debe ser coherente con la evaluación cualitativa de la variable. (Tenga en cuenta los rangos establecidos en la presente resolución)

3.3.3. Contratación – Tabla 3

ELEMENTO A EVALUAR	Calificación (1)	Porcentaje (2)	*(1)(2)/100**
1. Cumplimiento de las etapas pre-contractual, contractual y post-contractual. (Tabla 3-1)		9
2. Cumplimiento de las normas, principios y procedimientos contractuales. (Tabla 3-2)		6
3. Relación de la contratación con el objeto misional.		2
4. Informes y labores de interventoría y supervisión.		3
SUMATORIA		20%

3.3.4. Presupuesto – Tabla 4

ELEMENTO A EVALUAR	Calificación (1)	Porcentaje (2)	*(1)(2)/100**
1. Cierre Presupuestal		2
2. Modificaciones presupuestales presentadas, tales como: créditos, contracréditos, suspensiones, adiciones, etc.		2
3. Cumplimiento normativo en la ejecución de presupuesto de ingresos, gastos, deuda e inversión.		1
4. Análisis a las autorizaciones de giro		2
5. Revisión de la ejecución de la reserva presupuestal y/o cuentas por pagar de la vigencia anterior y el manejo dado a los pasivos exigibles.		2
6. Planeación del sujeto de control para la ejecución del presupuesto.		2
7.Grado de cumplimiento y análisis de resultados del PMR		2
8. Análisis del portafolio de inversiones		1
9. Manejo de la Deuda Pública		1
SUMATORIA		15%

3.3.5. Gestión Ambiental – Tabla 5

ELEMENTO A EVALUAR	Calificación (1)	Porcentaje (2)	*(1)(2)/100**
1. Cumplimiento de Proyectos del Plan de Acción Cuatrienal Ambiental – PACA en el marco del Plan de Gestión Ambiental Distrital – PIGA.		5
2. Cumplimiento de Planes Institucionales de Gestión Ambiental – PIGA’s.		5
SUMATORIA		10%

3.3.6. Sistema de Control Interno – Tabla 6

ELEMENTO A EVALUAR	Calificación (1)	Porcentaje (2)	*(1)(2)/100**
1. Evaluación y cumplimiento del MECI y del SCI.		2.5
2. Evaluación y cumplimiento del SGC		2.5
4. Revisión y análisis al informe de control interno del sujeto de control.		2.5
5. Cumplimiento Plan de Mejoramiento		2.5
SUMATORIA		10%

NOTA: En el evento que alguno de los elementos a evaluar no aplique al sujeto de control objeto de auditoría, se podrá prorratear el porcentaje entre los demás o incluir un nuevo elemento. De cualquiera de estas actuaciones se dejará constancia en mesa de trabajo.

La columna 1 "Calificación (1)" será dada por el auditor de acuerdo a las pruebas de auditoría practicadas y será de cero (0) a cien (100).

FORMATO CODIGO 4010006

ANEXO. 7

METODOLOGIA PARA LA EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN Y RESULTADOS

1. Alcance

Aplica a los Fondos de Desarrollo Local

2. Objetivos

Realizar una auditoría de gestión y resultados al FDL que permita calificar el trabajo de la administración durante la vigencia del Plan de Desarrollo Local de y establecer en qué rango de semaforización de la Contraloría de Bogotá se encuentra.

De acuerdo al Objetivo General se establecen los Objetivos Específicos, que permitirán calificar la gestión de los FDL, de acuerdo a los parámetros del Memorando de Encargo, dichos objetivos son los siguientes:

*Medir la gestión del FDL en cuanto a la aplicación de los principios de la gestión pública, en el Plan de Desarrollo Local.

*Evaluar los resultados obtenidos de la ejecución del sujeto de control frente a objetivos y metas del Plan de Desarrollo Local.

*Valorar el impacto generado en la comunidad local de acuerdo al esquema de contratación FDL

Estos Objetivos Específicos son sometidos a una ponderación porcentual de acuerdo a su nivel de importancia realizada por todo el equipo rector de la Dirección de Para el Control Social y Participación Ciudadana.

Los Objetivos Específicos se calificarían de acuerdo a los Componentes de Integralidad establecidos en el Memorando de Encargo y serán distribuidos porcentualmente, dichos Componentes de integralidad serán evaluados de acuerdo a la reglamentación vigente y a los formatos que están colgados en el SIVICOF. 5656ª distribución entre los Objetivos Específicos y los Componentes de Integralidad quedan de la siguiente manera:

Se realizarán a través de los siguientes componentes de integralidad:

*Evaluación al Plan de Desarrollo y Evaluación al Balance Social.

*Evaluación a la contratación.

*Evaluación al presupuesto.

*Evaluación a la Gestión Ambiental.

*Evaluación Estados Contables.

2.1. Plan de desarrollo y/o plan estratégico.

QUÉ SE EVALUARÍA	ALGUNOS ASPECTOS A TENER EN CUENTA
1. Concordancia de los proyectos de inversión con la información de fichas de Estadísticas Básicas de Inversión -EBI-D. (Objetivo, justificación, población objetivo, modificaciones, actualizaciones, reprogramaciones).		Hacer seguimiento a los informes rendidos a través de SIVICOF, comparando con los respectivos soportes en la fuente, mediante pruebas selectivas. En el encargo de auditoría debe hacerse un inventario de las líneas base de la entidad y del sector. La auditoría establece los avances registrados, conforme a los objetivos de la auditoría. Para establecer el cumplimiento físico de las metas se debe tener en cuenta fundamentalmente los principios de Eficiencia, Eficacia, Equidad. Establecer que los indicadores de gestión correspondan al cumplimiento del plan de desarrollo y/o plan estratégico.
2. Concordancia entre los objetivos de los proyectos de inversión, las metas y las actividades con los objetos de los contratos suscritos para su ejecución. (La muestra de contratos establecida por el auditor debe corresponder a los proyectos seleccionados).
3. Nivel de cumplimiento presupuestal por proyectos de inversión y metas. De acuerdo a lo programado para la vigencia en estudio.
4. Nivel de cumplimiento físico de las metas de los proyectos de inversión. De acuerdo a lo programado en la vigencia en estudio.
5. Consistencia de la magnitud de las metas inicialmente programadas versus la magnitud reprogramada en la vigencia evaluada y la relación con la asignación presupuestal.

2.2. Balance Social

QUÉ SE EVALUARÍA	ALGUNOS ASPECTOS A TENER EN CUENTA
1. Cumplimiento de la metodología vigente para presentación del Balance Social en forma y contenido.	Hacer seguimiento a los informes rendidos a través de SIVICOF, comparando con los respectivos soportes en la fuente, mediante pruebas selectivas. Cumplimiento de la metodología establecida para la presentación del Balance Social.
2. Identificación clara y concreta de cada uno de los problemas sociales presentados con sus causas y efectos. (Hacer evaluación ponderada de todos los problemas).
3. Establecimiento de los instrumentos formulados para la atención de los problemas sociales (proyectos, acciones, metas, objetivos, estrategias etc.)
4. Identificación de las unidades de focalización en población u otras unidades de medida.
5. Determinación de la población o unidades de medida atendidas en la vigencia.
6. Determinación de la población u otras unidades de medida sin atender en la vigencia
7. Establecimiento de los cambios en los problemas sociales.
8. Diagnostico del problema al final de la vigencia.

2.3. Contratación

QUÉ SE EVALUARÍA	ALGUNOS ASPECTOS A TENER EN CUENTA
1. Cumplimiento de las etapas pre-contractual, contractual y post-contractual.	Analizar y evaluar con base a las disposiciones legales y administrativas vigentes los compromisos seleccionados técnicamente en la muestra de auditoría. Principio fundamentales: Economía, Eficiencia y Eficacia. A la verificación documental debe corresponder una verificación física de los objetos contractuales.
2. Cumplimiento de las normas, principios y procedimientos contractuales.
3. Relación de la contratación con el objeto misional.
4. Informes y labores de interventoría y supervisión.

2.4. Presupuesto

QUÉ SE EVALUARÍA	ALGUNOS ASPECTOS A TENER EN CUENTA
1. Nivel de ejecución presupuestal de ingresos	Consulte a través del SIVICOF, en la casilla de información reportada – informe financiero-presupuesto, los siguientes formatos electrónicos de la vigencia con corte a 31 de diciembre y obtenga la información en formato Excel: Formato CB–101 "Ejecución presupuestal del ingresos.
2. Nivel de utilización de recursos	Consulte a través del SIVICOF, en la casilla de información reportada – informe financiero-presupuesto, los siguientes documentos electrónicos de la vigencia con corte a 31 de diciembre. CBN-1001 Programa Anual de Caja – PAC CBN-1002 "Cuentas por pagar de la vigencia anterior" (obligaciones por pagar). CBN-1093 "Notas y anexos a la ejecución presupuestal de ingresos"
3. Ejecución presupuestal de gastos	Identifique aquellos registros presupuestales que no fueron incluidos en la relación e indague sobre las causas de la exclusión. Utilice la información de registros presupuestales para validar la información contractual reportada por el SIVICOF. Selecciones los rubros presupuestales más representativos y analice el comportamiento de su ejecución. Tome los giros cumulados del presupuesto a 31/12/ y analice su comportamiento frente al total de compromisos de la vigencia.
4. Nivel autorización de autorizaciones de giro	Realice cruce de información entre lo reportado por la relación de giros presupuestales y la información de giros de la Dirección Distrital de Tesorería suministrada por la Subdirección de Fiscalización. Realice los análisis correspondientes y deje evidencia de los mismos en los papeles de trabajo del auditor. Solicite las relaciones consecutivas de registros y de giros presupuestales de la vigencia y realice las siguientes acciones:
5. Determinar las recurso de la OxP	Consulte a través del SIVICOF, en la casilla de información reportada – informe financiero-presupuesto, los siguientes documentos electrónicos de la vigencia con corte a 31 de diciembre. CBN-1002 "Cuentas por pagar de la vigencia anterior" (obligaciones por pagar). Tome los compromisos acumulados del rubro "Obligaciones por Pagar" y cotéjelos con los compromisos acumulados de la ejecución total del presupuesto.
6. Cumplimiento del PAC	Realice un seguimiento al Plan Anual de Caja – PAC - con el fin de establecer que el FDL haya dado estricto cumplimiento a su programación y ejecución.

2.5. Gestión ambiental

QUÉ SE EVALUARÍA	ALGUNOS ASPECTOS A TENER EN CUENTA
1. Cumplimiento de Proyectos del Plan Ambiental Local – PAL en el marco del Plan de Gestión Ambiental Distrital – PGA y/o componente ambiental de los respectivos Planes de Desarrollo Local.	Proyectos inscritos en el PAL, objetivos y metas del Plan de gestión Ambiental y/o Planes de Desarrollo Local. Objetivos y metas de desempeño ambiental formulados dentro de los planes anuales de acción. Formatos de calificación establecidos por la Contraloría de Bogotá.
2. Cumplimiento de Programas de ahorro y uso eficiente de agua, energía, manejo de residuos sólidos y control de emisiones a la atmósfera.

2.6. Estados Contables

QUÉ SE EVALUARÍA	ALGUNOS ASPECTOS A TENER EN CUENTA
Aspectos Generales	El FDL cumple con la normatividad expedida por el Contador de Bogotá y la Contaduría General de la República? Existen actas de apertura de los libros oficiales de contabilidad? Los Saldos de las cuentas mayores contenidos en los libros oficiales, coinciden con las cifras presentadas en el estado contable? Los saldos de los libros auxiliares cuadran con los contenidos en las subcuentas y estas con las cuentas mayores? Las imputaciones contables (ajustes y reclasificaciones) y los documentos que soportan los registros de las cuentas analizadas se encuentran conforme a las normas de contabilidad pública de aceptación general? Existe un adecuado archivo y conservación de documentos, libros de contabilidad, comprobantes y demás soportes de registros en general? Las notas a los estados contables cumplen con los requisitos exigidos para las mismas, según el Plan General de Contabilidad Pública y demás normas vigentes? Los Estados Contables fueron presentados dentro del término y en las condiciones exigidas por la Contraloría de Bogotá, en el SIVICOF? El FDL ha cumplido en su totalidad con el plan de mejoramiento contable suscrito con la Contraloría de Bogotá en la vigencia anterior?
Aspectos de Resultado

3. Calificación de las Variables

3.1. Plan de desarrollo y/o plan estratégico – Tabla 1

ELEMENTO A EVALUAR	Calificación (1)	Porcentaje (2)	*(1)(2)/100**
1. Concordancia de los proyectos de inversión con la información de fichas de Estadísticas Básicas de Inversión -EBI-D. (objetivo, justificación, población objetivo, modificaciones, actualizaciones, reprogramaciones).		3
2. Concordancia entre los objetivos de los proyectos de inversión, las metas y las actividades con los objetos de los contratos suscritos para su ejecución. (La muestra de contratos establecida por el auditor debe corresponder a los proyectos seleccionados).		4
3. Nivel de cumplimiento presupuestal por proyectos de inversión y metas. De acuerdo a lo programado para la vigencia en estudio.		5
4. Nivel de cumplimiento físico de las metas de los proyectos de inversión. De acuerdo a lo programado en la vigencia en estudio		5
5. Consistencia de la magnitud de las metas inicialmente programadas versus la magnitud reprogramada en la vigencia evaluada y la relación con la asignación presupuestal.		3
SUMATORIA		20%

Nota: la calificación (primera columna) la establece el auditor de acuerdo a las inconsistencias encontradas en cada elemento.

La calificación ponderada es una cifra absoluta resultado de la calificación inicial multiplicada por el ponderador y dividida por 100.

La calificación dada debe ser coherente con la evaluación cualitativa de la variable. (Tenga en cuenta los rangos establecidos en la presente resolución)

*Banco de Proyectos.

*Proyectos inscritos o registrados.

*Fichas EBI (Proyecto específico).

*Fichas EBI (Proyectos por entidades o localidades.

*Fichas EBI (Proyectos por estructura del plan).

*Fichas EBI (Por lista de proyectos).

3.3.2. Balance Social – Tabla 2

ELEMENTO A EVALUAR	Calificación (1)	Porcentaje (2)	*(1)(2)/100**
1. Cumplimiento de la metodología vigente para presentación del Balance Social en forma y contenido.		2
2. Identificación clara y concreta de cada uno de los problemas sociales presentados con sus causas y efectos. (Hacer evaluación ponderada de todos los problemas).		2
3. Establecimiento de los instrumentos formulados para la atención de los problemas sociales (proyectos, acciones, metas, objetivos, estrategias etc.)		1
4. Identificación de las unidades de focalización en población u otras unidades de medida.		2
5. Determinación de la población o unidades de medida atendidas en la vigencia.		2
6. Determinación de la población u otras unidades de medida sin atender en la vigencia		2
7. Establecimiento de los cambios en los problemas sociales.		2
8. Diagnostico del problema al final de la vigencia.		2
SUMATORIA		15%

Nota: la calificación (primera columna) la establece el auditor de acuerdo a las inconsistencias encontradas en cada elemento.

La calificación ponderada es una cifra absoluta resultado de la calificación inicial multiplicada por el ponderador y dividida por 100.

La calificación debe ser coherente con la evaluación cualitativa de la variable. (Tenga en cuenta los rangos establecidos en la presente resolución)

3.3. Contratación – Tabla 3

ELEMENTO A EVALUAR	Calificación (1)	Porcentaje (2)	*(1)(2)/100**
1. Cumplimiento de las etapas pre-contractual, contractual y post-contractual. (Tabla 2-1)		9
2. Cumplimiento de las normas, principios y procedimientos contractuales. (Tabla 2-2)		6
3. Relación de la contratación con el objeto misional.		2
4. Informes y labores de interventoría y supervisión.		3
SUMATORIA		20%

3.4. Presupuesto – Tabla 4

ELEMENTO A EVALUAR	Calificación (1)	Porcentaje (2)	*(1)(2)/100**
1. Nivel de ejecución presupuestal de ingresos		2
2. Nivel de utilización de recursos		2
3. Ejecución presupuestal de gastos		4
4. Nivel autorización de autorizaciones de giro		3
5. Ejecución de OXP		2
5. Cumplimiento del PAC		2
SUMATORIA		15%

3.5. Gestión Ambiental – Tabla 5

ELEMENTO A EVALUAR	Calificación (1)	Porcentaje (2)	*(1)(2)/100**
1. Cumplimiento de Proyectos del Plan Ambiental Local – PAL en el marco del Plan de Gestión Ambiental Distrital – PGA y/o componente ambiental de los respectivos Planes de Desarrollo Local.		5
2. Cumplimiento de Programas de ahorro y uso eficiente de agua, energía, manejo de residuos sólidos y control de emisiones a la atmósfera.		5
SUMATORIA		10%

3.6. Estados Contables – Tabla 6

CONCEPTO	EVALUACION FINAL
Aspectos Generales	6
Aspectos de Resultado	14
RESULTADO FINAL	20%

4. Rango de Calificación para obtener el Concepto

VARIABLES	PONDERACIÓN
Plan de Desarrollo y/o Plan Estratégico	20
Balance Social	15
Contratación	20
Presupuesto	15
Gestión Ambiental	10
Estados Contables	20
SUMATORIA	100%

CONCEPTO DE GESTIÓN	PUNTUACIÓN
FAVORABLE	Mayor o igual 75
FAVORABLE CON OBSERVACIONES	Menor 75, mayor o igual a 60
DESFAVORABLE	Menor a 60

FORMATO CODIGO 4010007

ANEXO. 8

METODOLOGIA PARA LA EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN Y RESULTADOS

1. Alcance

Aplica a las Curadurías Urbanas

2. Introducción

El Curador Urbano es un particular que, merced a una delegación que le ha hecho el Estado para ejercer una función pública, es responsable de DAR FE de la concordancia de un proyecto urbanístico o arquitectónico, puesto a su consideración, con las normas vigentes. Esta concordancia se traduce en Licencia de Urbanismo y Construcción a partir de la cual el titular de la licencia puede desarrollar las obras contempladas en los planos y documentos integrales de las licencias expedidas.

El Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial mediante Decreto Número 564 del 24 de febrero de 2006, modificado por el Decreto 1233 de 16 de abril de 2009, reglamentó las disposiciones relativas al trámite, estudio y expedición de las licencias urbanísticas; al reconocimiento de edificaciones; a la función pública que desempeñan los curadores urbanos; a la legalización de asentamientos humanos constituidos por viviendas de interés social, y otras disposiciones relacionadas con la intervención y ocupación del espacio público, en cumplimiento de las normas urbanísticas y de edificación adoptadas en el Plan de Ordenamiento Territorial, en los instrumentos que lo desarrollen o complementen y en las leyes y demás disposiciones que expida el Gobierno Nacional.

Para el territorio del Distrito Capital, la formulación y definición de las normas urbanísticas y arquitectónicas es competencia del Alcalde Mayor y Secretaria de Planeación Distrital, reglamentadas para ejecutar en uno o varios predios localizados en suelo urbano, la creación de espacios públicos y privados y la construcción de las obras de infraestructura de servicios públicos y de vías que permitan la adecuación y dotación de estos terrenos para la futura construcción de edificaciones con destino a usos urbanos, de conformidad con el Plan de Ordenamiento Territorial –POT-, los instrumentos que lo desarrollen y complementen y demás normatividad vigente.

Corresponde a la Secretaría de Gobierno y a los Alcaldes Locales ejercer el control urbanístico de las urbanizaciones y edificaciones; la actuación del Curador Urbano radica en garantizar la aplicación de las normas de los proyectos puestos a su consideración, sustentado en la información de que dispone y en la buena fe de quien radica una solicitud. El Curador Urbano no realiza visitas al sitio del proyecto ni ejerce funciones de perito sobre el adecuado cumplimiento.

En este orden de ideas, el estado se desprendió de una sus funciones; la de tramitar y expedir las licencias de urbanismo y construcción, conforme a lo establecido en el POT, atribuida en este caso, a la hoy Secretaria Distrital de Planeación; delegándola en un particular calificado; los curadores urbanos, con el fin de imprimir mayor agilidad, calidad y transparencia al proceso de expedición de las mismas, como se desprende del Decreto de su creación el 2150 de 1995.

El numeral 1 del artículo 3o de la ley 388 de 1997, señala que la función pública de urbanismo, tiene entre otros, el fin de posibilitar a los habitantes el acceso a las vías públicas, infraestructura del transporte y demás espacios públicos, y su destinación al uso común, y hacer efectivo los derechos constitucionales de la vivienda y los servicios públicos domiciliarios y el artículo 4° de la Ley 489 de 1998, establece la finalidades de la función administrativa:"…La función administrativa del Estado busca la satisfacción de las necesidades generales de todos los habitantes, de conformidad con los principios, finalidades y cometidos consagrados en la Constitución Política.

"…Los organismos, entidades y personas encargadas, de manera permanente o transitoria, del ejercicio de funciones administrativas deben ejercerlas consultando el interés general…"

3. Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral – Modalidad Especial:

Se sugiere evaluar las siguientes variables integradoras con las respectivas ponderaciones:

VARIABLES INTEGRADORAS	PONDERACION %
Evaluación de la Gestión y Resultados en el proceso de estudio, trámite y otorgamiento de licencias de construcción y urbanismo.	70%
Evaluación de la atención a las solicitudes relacionadas con el trámite de licencias de construcción y urbanismo.	20%
Evaluación gestión ambiental.	10%

3.1. Evaluación de la Gestión y Resultados en el proceso de estudio, trámite y otorgamiento de licencias de construcción y urbanismo:

Esta variable integradora se basa en la relación de actos administrativos emitidos por la Curaduría Urbana durante un período determinado, cuyo análisis abarca desde la fecha de la solicitud de la licencia hasta la fecha de expedición y de ejecutoria. Se efectúa la verificación de la norma urbanística, la revisión del proyecto, del proceso de estudio, el trámite y los tiempos que éste compromete, hasta la expedición de la licencia.

Se evalúa el tema referido a las expensas percibidas por el Curador Urbano que se destinan a cubrir los gastos que demanda la prestación del servicio.

Así mismo, se verifica el pago de los impuestos gravámenes, tasas, participaciones y contribuciones asociados a la expedición de las licencias que son independientes del pago de las expensas por los trámites ante el Curador.

Se recomienda verificar en concordancia con lo expresado en la normatividad vigente, la adecuada aplicación de la fórmula tanto para los cargos fijos como para los cargos variables. Esta liquidación debe confrontarse en la Tesorería de la Curaduría en estudio.

Se verifica la liquidación privada presentada por el contribuyente para la cancelación del impuesto a cargo sobre el total del presupuesto de obra o construcción que demanda el área intervenida del proyecto arquitectónico objeto de la expedición de la licencia de construcción por parte de la Curaduría Urbana, dicha liquidación, se contrasta con la Resolución 576 de 2007 de la Secretaría Distrital de Planeación, mediante la cual se adoptan los costos mínimos para el cálculo de la base gravable del Impuesto de Delineación Urbana.

Se evalúa igualmente el plan de mejoramiento, entendiéndose esta valoración para la función administrativa ejercida por el Curador Urbano durante su período. Es decir, este control correctivo no aplica de un Curador a otro.

Se recomienda evaluar la gestión ambiental institucional a nivel interno. En conclusión se deben analizar las siguientes variables:

Variables

3.1.1. La calidad de prestación del servicio medida en términos de percepción de los usuarios, cumplimiento del término legal para la expedición de licencias, la capacidad instalada para la atención de quejas e infraestructura para información y servicios en línea.

3.1.2. Sistemas de archivos de conformidad con lo dispuesto en la en la Ley 594 de 2000 o la norma que la adicione, modifique o sustituya y su reglamento.

3.1.3. Verificación de los diferentes sistemas de información implementados de acuerdo con los requerimientos legales y los demás que posee la Curaduría, así como el nivel de integralidad interno y externo de los mismos.

3.1.4. El cumplimiento oportuno de las obligaciones del Curador urbano frente a la administración distrital.

3.2 Evaluación de la atención a las solicitudes relacionadas con el trámite de licencias de construcción y urbanismo:

Se tiene presente la oportunidad y calidad en las respuestas de las solicitudes relacionadazas con el trámite de licencias de construcción y urbanismo presentadas por los ciudadanos. Igualmente se valora si existe un procedimiento formalizado y los puntos de control necesarios para garantizar que los términos en el trámite de licencias de construcción y urbanismo sean atendidos. Identificación y priorización sobre temas recurrentes que se evidencian como aspectos críticos en el trámite de las licencias antes mencionadas y que se constituyen en insumo para la vigilancia fiscal.

3.3. Gestión Ambiental

Cumplimiento de Programas de ahorro y uso eficiente de agua, energía, manejo de residuos y control de emisiones a la atmósfera⁹.

FORMATO CODIGO 4010008

ANEXO. 9

PROCEDIMIENTO AUDITORIA ESPECIAL EMPRESAS DE CAPITAL MIXTO

JUSTIFICACIÓN

En virtud del Plan y Compromiso Estratégico 2008 – 2011 "Al Rescate de la Moral y la Ética Pública" en su objetivo 5, estrategia 5.1., actividad 31 del Plan de Actividades V.1.0. "Elaborar en Coordinación con las Direcciones Sectoriales y Economía y Finanzas Distritales la metodología para la evaluación de la gestión y resultados de los sujetos de control de la Contraloría de Bogotá, D.C.". la Dirección Hábitat y Servicios Públicos presentó y fue avalada la Metodología para evaluar la GESTION Y RESULTADOS EN LAS EMPRESAS DE SERVICIOS PUBLICOS MIXTAS CON PARTICIPACION ACCIONARIA DEL DISTRITO CAPITAL DONDE EL DISTRITO CAPIATAL POSEA UNA PARTICIPACIÓN INFERIOR AL 90%, hecho que se procedimentó en el anexo 10 de la Resolución 29 de 2009.

De la aplicación del anexo 10, surten observaciones, interrogantes y hechos, tales como la necesidad de establecer la intensidad del control fiscal, según la participación accionaria directa o indirecta del Distrito Capital en las empresas donde así resulte, la reorientación en la solicitud de documentos y/o informes que hagan parte de la rendición de cuenta que deben de rendir los sujetos de control objeto de aplicación de está metodología, la inclusión si así se determina, de una nueva modalidad de auditoria, o simplemente de los ajustes a que haya lugar en la caracterización de producto.

1. FUNDAMENTO CONSTITUCIONAL Y LEGAL

* Constitución Política

Artículo 267: "El control fiscal es una función pública que ejercerá la Contraloría General de la República, la cual vigila la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes de la Nación."

Artículo 268: "El Contralor General de la Republica tendrá las siguientes atribuciones:

1. Prescribir los métodos y la forma de rendir cuentas los responsables del manejo de fondos o bienes de la Nación e indicar los criterios de evaluación financiera, operativa y de resultados que deberán seguirse.

2. Revisar y fenecer las cuentas que deben llevar los responsables del erario y determinar el grado de eficiencia, eficacia y economía con que hayan obrado.

…

4. Exigir informes sobre su gestión fiscal a los empleados oficiales de cualquier orden y a toda persona o entidad pública o privada que administre fondos o bienes de la Nación…"

*Ley 42 de 1993

Artículo 2º. "Son sujetos de control fiscal los órganos que Integran las ramas legislativa y judicial, los órganos autónomos e Independientes como los de control y electorales, los organismos que hacen parte de la estructura de la administración nacional y demás entidades nacionales, los organismos creados por la Constitución Nacional y la ley que tienen régimen especial, las sociedades de economía mixta, las empresas industriales y comerciales del Estado, los particulares que manejen fondos o bienes del Estado, las personas jurídicas y cualquier otro tipo de organización o sociedad que maneje recursos del Estado en lo relacionado con éstos y el Banco de la República…"

Artículo 20. "La vigilancia de la gestión fiscal en las entidades que conforma el sector central y descentralizado se hará de acuerdo a lo previsto en esta Ley y los órganos de control deberán ejercer la vigilancia que permita evaluar el conjunto de la gestión y sus resultados."

Artículo 21. "La vigilancia de la gestión fiscal en las sociedades de economía mixta se hará teniendo en cuenta la participación que el Estado tenga en el capital social, evaluando la gestión empresarial de tal forma que permita determinar que el manejo de los recursos públicos se realice de acuerdo con los principios establecidos en el artículo 8o., de la presente Ley.

Los resultados obtenidos tendrán efecto únicamente en lo referente al aporte estatal.

PARÁGRAFO 2o. La Contraloría General de la República establecerá los procedimientos que se deberán aplicar en cumplimiento de lo previsto en el presente artículo."

Artículo 23. "En las sociedades y demás entidades a que hacen referencia los artículos 21 y 22, la vigilancia de la gestión fiscal se realizará sin perjuicio de la revisoría fiscal que, de acuerdo con las normas legales, se ejerza en ellas.

Artículo 24. El informe del revisor fiscal a la asamblea general de accionistas o junta de socios deberá ser remitido al órgano de control fiscal respectivo con una antelación no menor de diez (10) días a la fecha en que se realizará la asamblea o junta. Igualmente deberá el revisor fiscal presentar los informes que le sean solicitados por el contralor.

Parágrafo: Será ineficaz toda estipulación contractual que implique el desconocimiento de los artículos 21, 22, 23 y 24."

*Ley 142 de 1994

El Texto original de la Ley 142 de 1994 Ley de Servicios Públicos, establece en su articulo 50 "la vigilancia de la gestión fiscal de las Empresas de servicios públicos, cuando se haga por parte de empresas contratadas para el efecto, incluye el ejercicio de un control financiero, de gestión, de legalidad y de resultados" articulo que fue modificado por el articulo 5 de la Ley 689 de 2001, articulo que a la vez fue objeto de demanda de acción publica de inconstitucionalidad, el cual fue declarado INEXEQUIBLE parcialmente mediante sentencia C-290 de 2002, quedando vigente de la siguiente manera:

"Artículo 50. Control fiscal en las empresas de servicios públicos domiciliarios con participación del Estado. El control de las empresas de servicios públicos domiciliarios con participación estatal se ejercerá sobre los aportes y los actos o contratos que versen sobre las gestiones del Estado en su calidad de accionista..."

En contraposición a la anterior tesis jurídica, en el año 2003 mediante Sentencia con radicado numero 25-23-24000-1999-00456-1 (7369) de fecha 21 de noviembre de 2003 del Consejo de Estado de la Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección primera, CP: Olga Inés Navarrete Barrero, en la parte considerativa de la Sala se pronunció en el siguiente sentido: "Concluye la Sala que el control fiscal tiene que ser integral, es decir, sobre la totalidad del capital de las empresas de servicios públicos, pues, de no ser así, las mismas tendrían que llevar doble contabilidad, presentar dos estados financieros, dos clases de planes, proyectos, programas, etc., lo cual escapa a toda lógica. No queda duda, entonces, que basta que una empresa de servicios públicos maneje fondos o bienes públicos, no importa en qué porcentaje de su capital, para que la respectiva contraloría ejerza sobre ella el control fiscal que constitucional y legalmente le ha sido asignado, pues es su deber velar por la forma como dichas empresas invierten y manejan tales fondos."

2. CARACTERÍSTICAS DE LAS EMPRESAS DEL SECTOR SERVICIOS PÚBLICOS DE CAPITAL MIXTO.

*Se rigen por el derecho privado, la Ley de Servicios Públicos 142 de 1994, modificada por la Ley 689 de 2001; en materia de telecomunicaciones por la Ley 1341 de 2009.

*No están obligados a la aplicación de la Ley de Presupuesto decreto 111 de 1996, el presupuesto se considera como una herramienta de planeación.

*Se encuentran bajo libertad regulada y/o vigilada de cada una de las Comisiones de Regulación de los diferentes Sectores: (Sectores de Acueducto, Alcantarillado y Aseo, Energía y Gas, y Comunicaciones).

*La Superintendencia de Servicios Públicos ejerce control de gestión y resultados específicamente sobre la prestación del Servicio Público domiciliario.

*Son autónomas en la toma de decisiones de inversión.

*Buscan la rentabilidad del negocio.

2.1. CLASIFICACIÓN DE LAS EMPRESAS DE SERVICIOS PÚBLICOS DE CAPITAL MIXTO

3. DESCRIPCIÓN DE LA METODOLOGÍA A APLICAR EN LA ESP DONDE EL D.C. POSEA UNA PARTICIPACIÓN >o = al 50% Y < o = al 90%

La siguiente metodología se establece para evaluar en términos de eficiencia, eficacia y economía, la gestión de las Empresas de servicios públicos, donde el distrito capital posee una participación >o = al 50% Y < o = al 90%, donde se tendrán en cuenta los siguientes COMPONENTES DE INTEGRALIDAD, para el desarrollo del ejercicio auditor:

1. Evolución de la empresa frente al sector.

2. Auditoría de control sobre la gestión financiera.

3. Auditoria sobre los resultados de la Gestión Contractual.

4. Concepto sobre los sistemas de gestión y control Empresarial¹⁰

5. Evaluación y Concepto sobre Responsabilidad Social Empresarial y Ambiental.

Para tal efecto, se aplicaran, programas y procedimientos de Auditoría, Lineamientos de la Alta Dirección y del Proceso Macro.

3.1. Objetivos

*Determinar los avances y logros empresariales que apunten al cumplimiento de la política social definida para cada uno de los sectores y/o empresas.

*Instrumentos a tener en cuenta: Documentos CONPES, Plan de Desarrollo Nacional, Plan de Desarrollo Distrital, Plan Estratégico Empresarial y demás normatividad del Sector donde este consignada la política pública.

*Calificar la Gestión Financiera, contextualizar a la empresa frente al sector, encontrar sus niveles de riesgo, conceptuar sobre la eficiencia y eficacia en la inversión de los recursos y la generación de valor para sus accionistas.

*Instrumentos: Estados Financieros, Contratación, Programas, Proyectos y Metas., indicadores financieros y de generación de valor

*Evaluar la legalidad de las operaciones financieras, administrativas, económicas y demás, con el fin de establecer que se hayan realizado conforme al ordenamiento jurídico vigente.

*Conceptuar sobre el grado de aplicación y efectividad de los Sistemas de Control.

*Instrumentos: Plan Estratégico Corporativo, Plan de negocios, Plan Financiero, Sistemas de Gestión de Calidad, Informes de Control Interno, Planes de Acción, Instrumentos de Mejora Continua.

*Establecer el grado de avance empresarial para atender los compromisos en materia de responsabilidad social empresarial y ambiental.

*Instrumentos: Programas y Proyectos, prácticas y políticas socialmente responsables, definidas dentro del marco de los derechos humanos y condiciones laborales; así como la aplicación del principio de transparencia y los lineamientos de anticorrupción.

Para calificar en términos de eficiencia y eficacia se debe tener en cuenta lo siguiente.

Principio de Eficiencia

Evalúa la relación existente entre los recursos utilizados en la producción de bienes y/o servicios frente a los resultados obtenidos. Este principio permite evaluar la asignación de los recursos humanos, físicos y financieros de las Empresas de Servicios Públicos, con el fin de determinar si dicha asignación fue óptima para la maximización de los resultados.

Una operación eficiente produce la máxima cantidad de bienes y/o servicios con una cantidad adecuada de recursos.

OBJETIVOS	CRITERIOS A TENER EN CUENTA
Medir la productividad administrativa y operativa. Establecer la rentabilidad como indicador principal de eficiencia. Evaluar la celeridad y los costos de los procesos productivos, utilizados en la transformación de recursos. Evaluar el beneficio derivado de los diferentes proyectos y programas realizados por las ESP.	Atributos	Cantidad: Volumen de productos y/o servicios producidos. Calidad: Características necesarias de un bien o servicio para satisfacer una necesidad específica. Costo: Cuantificación de factores productivos utilizados en la producción de un bien o servicio.
	Procedimiento	Examine: El empleo de medidas exactas y reales de desempeño. La comparación del rendimiento con una norma. El empleo de datos de rendimiento que permitan el mejoramiento de la productividad. La consideración de la variación de costos de productos y servicios del entorno.

Principio de Eficacia

Es el grado de cumplimiento de objetivos, planes y programas, en términos de cantidad, calidad y oportunidad de los bienes y servicios producidos.

Al analizar la eficacia es importante aislar los efectos internos de los externos. Estos últimos son aquellos que afectan la entidad sin estar a su alcance su modificación.

OBJETIVOS	CRITERIOS A TENER EN CUENTA
Determinar el logro de metas relacionadas con la cobertura en la producción de bienes y/o servicios. Verificar el grado de cumplimiento de objetivos, planes y programas institucionales y sectoriales frente a las políticas de desarrollo económico y social determinada por el Gobierno. Medir el cumplimiento de resultados frente al plan indicativo. Evaluar la oportunidad, cantidad y calidad del bien o servicio entregado al usuario. Establecer el grado de cobertura del servicio prestado.	Atributos	Cantidad: Volumen o número de bienes y servicios generados en el tiempo. Calidad (Pertinencia): Características necesarias que un bien o servicio debe tener para satisfacer una necesidad específica. Oportunidad: Cumplimiento de metas en un tiempo acordado, en el momento en el que la ciudadanía lo necesita.
	Procedimiento	Evaluar si la entidad: Tiene políticas, objetivos y metas, debidamente autorizados. Las políticas, objetivos y metas son claras, suficientes, relevantes, cumplibles y confiables. Identifica y precisa los objetivos de los programas y sus efectos. Evalúa la efectividad de los programas e informa sus resultados. Cuenta con sistemas de información y procesos bien definidos para el logro de objetivos. Tiene prácticas administrativas consistentes con objetivos y metas. Imparte instrucciones consistentes con las prácticas administrativas. Advierte conflictos entre los objetivos, metas y/o prácticas adoptadas.

3.2. Programas a desarrollar por componentes de integralidad

3.2.1. Evolución de la empresa frente al sector

Análisis del sujeto de control, frente al sector a que pertenece, el Cumplimiento de las Políticas Internas, Externas.

ASPECTOS A EVALUAR	ALGUNOS INSTRUMENTOS A TENER EN CUENTA
1. De acuerdo con la particularidad y dinámica de cada empresa La corresponsabilidad de los diferentes planeas de gestión con las políticas y/o directrices de cada sector.	Documentos CONPES. Normatividad del sector donde este establecida y/o formulada la Política y/o directriz. Plan de Gestión Formulación de Proyectos Estudios Sectoriales, entre otros: los publicados por las Comisiones de Regulación, las Superintendencias, y/o interesados en los temas sectoriales. El Encargo de Auditoria. El Análisis de los Indicadores, base para la evaluación de la Gestión Financiera.
2. El cumplimiento de los Programas, Proyectos y Metas Establecidos en los planes de gestión y su participación en el crecimiento del sector.

3.2.2. Auditoría de control sobre la gestión financiera

Para su evaluación se desarrollaran programas que le permitan al auditor contextualizar la empresa frente al sector, encontrar sus niveles de riesgo, conceptuar sobre la eficiencia, eficacia y economía en la inversión de los recursos y la generación de valor para sus accionistas. Se debe tener en cuenta en especial, las características del mercado en el cual opera cada empresa.

Para el análisis se debe tener en cuenta y analizar el informe del Revisor Fiscal, si es del caso se deberán pedir aclaraciones o adiciones para comprender los procedimientos que utilizó para dictaminar los estados financieros.

ASPECTOS A EVALUAR	ALGUNOS ASPECTOS A TENER EN CUENTA
A. Revisión y validación contable para efectos de la elaboración del análisis financiero.	Cumplimiento de la normatividad contable. Reclasificación de cuentas Conciliaciones Informe del Revisor Fiscal. Los demás que considere el auditor necesarias para garantizar el cumplimiento de los objetivos.
Alarmas que se pueden percibir con la lectura de los Estados Financieros. Comportamientos fuera de lo normal Diferencias con tendencias del sector Crecimientos y/o decrecimientos desmesurados sin explicación Disminución sostenida de los ingresos operacionales o de las utilidades. Participación en el mercado Comportamiento irregular del costo de operación Crecimiento de la Cuenta por Cobrar mayor que el crecimiento de las ventas (Problemas de administración de cartera) Dividendos cercanos o superiores a las utilidades del periodo Provisiones insuficientes Crecimiento inesperado de Cuentas por Pagar Ingresos Extraordinarios- su origen Disminución en el margen bruto – causas Inversiones - financiación Aumento en el nivel de endeudamiento – causas. Efectividad en las políticas de austeridad en el gasto.	Análisis vertical y horizontal de los Estados Financieros. Contratación Suscrita. Políticas de Repartición de Utilidades Informe del Revisor Fiscal Soportes de las provisiones Portafolio de Inversiones y Deuda Pública. Tenga encuesta la metodología impartida por la Dirección de Economía y Finanzas Políticas de Austeridad. Los demás que considere el auditor necesarias para garantizar el cumplimiento de los objetivos.
Análisis de los siguientes Indicadores: De Liquidez Razón Corriente. Solidez. Estabilidad Financiera. De Eficiencia* Rotación de Inventarios Rotación de Cartera Promedio Diario de Ventas Número de Días de Cobro de Cartera Capital de Trabajo Neto Rotación del Capital de Trabajo Rotación de Activos. Relaciones de Apalancamiento Endeudamiento total. Apalancamiento Financiero. Endeudamiento Financiero a Corto Plazo. Endeudamiento Financiero a Largo Plazo. De Eficacia Índices de Rentabilidad Margen Bruto. Margen Operacional. Margen Neto. Rendimiento del Patrimonio. Rendimiento del Activo Total. Rendimiento del Activo de Operación. Rentabilidad del Activo después de Impuestos. De Productividad* Eficiencia Administrativa. Productividad del Capital de Trabajo. Gastos por Empleado. Ingresos por Empleado. D. Generación de Valor Económico para el accionista (Distrito Capital) Ebitda Margen Ebitda Utilidad Operativa Antes de Impuestos UODI. Costo de Capital Promedio Ponderado CCPP. *EVA.	El análisis de los indicadores debe efectuarse a partir de las siguientes premisas: El análisis de las relaciones financieras, por si solas no pueden determinar si obedecen a situaciones favorables o desfavorables, por lo que se hace necesario establecer estándares de comparación, a saber: Conceptos propios del auditor, a partir de la información obtenida a lo largo de la auditoria. Los resultados de años anteriores de cada una de las razones o indicadores de la misma empresa. Las razones o indicadores definidos por la Empresa, permite adicionalmente medir la gestión. Las razones o indicadores promedio calculadas para el sector al cual pertenece la empresa.

Cálculo del EVA

Desde el punto de vista funcional de una empresa, si de los ingresos operacionales se deduce la totalidad de los costos operacionales, el valor de los impuestos y el costo de oportunidad del capital, se obtiene el valor económico agregado durante el período. Como se puede observar, esta metodología de medición considera la productividad de todos los factores utilizados para desarrollar la actividad empresarial. En otras palabras, el EVA es el resultado alcanzado una vez se han cubierto todos los gastos y satisfecho una rentabilidad mínima esperada por parte de los accionistas.

Cuando una empresa financia sus activos con recursos de terceros a una tasa de interés y de allí se produce una mayor rentabilidad de los activos, dicho proceso genera un excedente que incrementa la rentabilidad de los propietarios de la empresa.

El análisis de rentabilidad es uno de los componentes básicos para el cálculo del Valor Económico Agregado -EVA, cálculo que se hace comparando la rentabilidad de los activos de los que dispone la empresa para generar utilidades con el costo en que se incurre por tener dichos activos.

Así las cosas, el valor económico agregado se determina de la siguiente manera: Si el costo promedio de capital (CPC): Costo de los recursos aportados por terceros y los aportados por los dueños de la empresa, se multiplica por el monto del capital invertido, se obtiene el costo por el uso del capital. Si a la utilidad operacional después de impuestos (UODI) se le descuenta el costo promedio de capital, se obtiene el valor económico agregado que la empresa fue capaz de generar durante el período. De esta forma, a partir del balance general y del estado de resultados el valor económico agregado -EVA- se puede representar de la siguiente manera: (ver diagrama explicativo)

Para determinar el incremento de valor para la empresa, el EVA se debe calcular después de impuestos, lo que implica que el costo de capital debe calcularse de dicha forma y la utilidad operacional se debe tomar después de impuestos –UODI.

Tal como se puede observar, el valor económico agregado (EVA) es el valor creado por una empresa durante un período determinado y se diferencia de la utilidad del ejercicio (UN) y de la utilidad por acción (UPA) básicamente por que estas últimas no reflejan el costo de capital de los dueños de la empresa (Patrimonio).

Diagrama explicativo para el cálculo del eva.

Proceso que se puede representar a través de la siguiente fórmula:

Donde:

UODI: Utilidad operacional antes de los gastos financieros y después de impuestos (en inglés corresponde a la sigla NOPAT: net operating profit after Taxes).

CPC: Costo promedio de capital.

3.2.3. Auditoria sobre los resultados de la Gestión Contractual.

ASPECTOS A EVALUAR	ALGUNOS ASPECTOS A TENER EN CUENTA
Evaluar la gestión contractual frente al objetivo misional del sujeto de control y el valor agregado de la misma.	Manual de Contratación en concordancia con los principios constitucionales. Objeto contractual. Precios del mercado. Relación Costo beneficio. Las demás que sean necesarias para permitir la evaluación fiscal.

3.2.4. Concepto de los Sistemas de Control

ASPECTOS A EVALUAR

ALGUNOS ASPECTOS A TENER EN CUENTA

1. Evalúe la pertinencia de los informes sobre la gestión que prepara Control Interno.

2. Evalúe el resultado y la tendencia de los indicadores de gestión que se hayan definido.

3. Evalúe la implementación y ejecución de los planes de mejoramiento que se adelantan como resultado de las auditorias internas, así como aquellos que se suscriban de manera conjunta con la Contraloría de Bogotá u otros organismos de control.

Plan de gestión

Procesos y procedimientos establecidos

Informes de la Auditoria interna producto de la evaluación y vigilancia de los sistemas de control.

Plan de Mejoramiento Control Interno

Plan de Mejoramiento de la Contraloría y/o otros Órganos de Control.

Matriz o Mapa de Riesgos.

3.2.5. Evaluación y Concepto sobre Responsabilidad Social Empresarial y Ambiental

ASPECTOS A EVALUAR

ALGUNOS ASPECTOS A TENER EN CUENTA

La incorporación de prácticas y políticas socialmente responsables, definidas dentro del marco de los derechos humanos y condiciones laborales.

Proyectos de inversión, enfocados al cumplimiento de la política de Responsabilidad Social Empresarial.

Cumplimiento de las metas establecidas en los proyectos formulados para atender los requerimientos de la normatividad en el contexto del Plan e Gestión Ambiental.

Desempeño ambiental institucional.

Política que delimita el Clima Organizacional

Programas de Bienestar social

Programas de Capacitación

Programa de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional

Cumplimiento de sus obligaciones tributarias

Política definida relacionada con el proceso de atención al cliente (Atención PQR,s)

Inversiones en programas y proyectos dirigidos a mejorar la calidad de vida de la comunidad del área de influencia de las acciones de la empresa.

Normatividad de la Dirección de Medio Ambiente.

Resultados de implementación de programas de ahorro y uso eficiente de agua, energía, manejo de residuos sólidos y control de emisiones a la atmósfera.

4. CALIFICACIÓN METODOLOGÍA

4.1. Ponderación de variables

Consolidación de la calificación por entidad

Variables	Ponderación
Evolución de la Empresa frente al sector.	8
Auditoria de control sobre la Gestión Financiera.	40
Auditoria sobre los resultados de la Gestión Contractual.	30
Concepto sobre el Control Interno.	10
Concepto sobre Responsabilidad Social Empresarial y Ambiental.	12
SUMATORIA	100%

4.2. Rango de Calificación para obtener el Concepto

CONCEPTO DE GESTIÓN	PUNTUACIÓN
FAVORABLE	Mayor o igual 75
FAVORABLE CON OBSERVACIONES	Menor 75, mayor o igual a 60
DESFAVORABLE	Menor a 60

NOTA: El resultado de la aplicación de ésta metodología dará lugar al Fenecimiento o no de la cuenta rendida por el Sujeto de control.

4.3. Calificación de las Variables

4.3.1. Evolución de la empresa frente al sector

ASPECTOS A EVALUAR	Calificación (1)	Porcentaje (2)	*(1)(2)/100**
1. De acuerdo con la particularidad y dinámica de cada empresa La corresponsabilidad de los diferentes planes de gestión con las políticas y/o directrices de cada sector.		4%
2. El cumplimiento de los Programas, Proyectos y Metas Establecidos en los planes de gestión y su participación en el crecimiento del sector.		4%
SUMATORIA		8%

4.3.2. Auditoria de control sobre la Gestión Financiera

ASPECTOS A EVALUAR	Calificación (1)	Porcentaje (2)	*(1)(2)/100**
1. Revisión y validación contable para efectos de la elaboración del análisis financiero. Alarmas que se puede percibir con la lectura de los estados financieros		20%
2. Análisis de Indicadores		20%
SUMATORIA		40%

4.3.3. Auditoria sobre los resultados de la Gestión Contractual

ASPECTOS A EVALUAR	Calificación (1)	Porcentaje (2)	*(1)(2)/100**
Evaluar la gestión contractual frente al objetivo misional del sujeto de control y el valor agregado de la misma.		30%
SUMATORIA		30%

4.3.4. Concepto sobre los Sistemas de Control y Gestión de Calidad

ASPECTOS A EVALUAR	Calificación (1)	Porcentaje (2)	*(1)(2)/100**
1. Evalúe la pertinencia de los informes sobre la gestión que prepara Control Interno.		4%
2. Evalúe el resultado y la tendencia de los indicadores de gestión que se hayan definido.		3%
3. Evalúe la implementación y ejecución de los planes de mejoramiento que se adelantan como resultado de las auditorias internas, así como aquellos que se suscriban de manera conjunta con la Contraloría de Bogotá		3%
SUMATORIA		10%

4.3.5. Evaluación y Concepto sobre Responsabilidad Social Empresarial y Ambiental

ASPECTOS A EVALUAR	Calificación (1)	Porcentaje (2)	*(1)(2)/100**
1. La incorporación de prácticas y políticas socialmente responsables, definidas dentro del marco de los derechos humanos y condiciones laborales; así como la aplicación del principio de transparencia y los lineamientos de anticorrupción.		6%
2. Proyectos de inversión, tendientes a ampliar la cobertura, garantizar la continuidad y la calidad en la prestación del servicio. Cumplimiento de las metas establecidas en los proyectos formulados para atender los requerimientos de la normatividad en el contexto del PGA. Y Normatividad de la Dirección de Medio Ambiente		6%
SUMATORIA		12%

5. DESCRIPCIÓN DE LA METODOLOGÍA A APLICAR EN LA ESP DONDE EL D.C. POSEA UNA PARTICIPACIÓN < al 50%

JUSTIFICACIÓN

Teniendo en cuenta que, cuando una empresa tiene participación del 50% o más, ésta consolida la información financiera de sus filiales de manera permanente. Por el contrario, cuando la participación es menor al 50%, dichos resultados no se consolidad por la empresa matriz, si no que directamente entran como participación a través de dividendos al final de cada vigencia.

De acuerdo a lo anterior, es de resaltar que, cuando el D.C. tiene participación indirecta (< al 50%) el control lo asume directamente la filial, por lo que el D.C. solo esta a la espera de la rentabilidad financiera que le genere dicha inversión.

METODOLOGÍA A APLICAR

Para esta modalidad de empresas solo se aplicarán los componentes de integralidad 1, 2 y 5 definidos en esta metodología, no se emitirá fenecimiento de la cuenta y solo habrá lugar a un informe que de cuenta sobre los resultados de la gestión empresarial en términos de rentabilidad financiera, su aporte en responsabilidad social empresarial y ambiental y los avances logrados en términos operacionales y de generación de ingresos, dentro del crecimiento del sector a que pertenece.

FORMATO CODIGO 4010009

ANEXO. 10

MUESTRA DE AUDITORÍA POR COMPONENTES DE INTEGRALIDAD

CONTENIDO

INTRODUCCIÓN

1. ANTECEDENTES

2. OBJETIVO

3. NORMATIVIDAD

4. DEFINICIONES

5. APLICACIÓN DE PRUEBAS Y OBTENCIÓN DE EVIDENCIAS

6. SELECCIÓN DE LA MUESTRA DE AUDITORÍA

6.1. Tipos de selección

6.1.1. A criterio, subjetivo o no aleatorio

6.1.2. En bloque o grupo

6.1.3. Por métodos o muestreo estadístico

7. PLANES DE MUESTREO ESTADÍSTICO

7.1. Muestreo por Atributos

7.1.1. Muestreo de Estimación de Atributos

7.1.2. Muestreo de Aceptación de Atributos

7.1.3. Muestreo de Descubrimiento de Atributos

7.2. Muestreo por Variables

7.3. Muestreo por Cantidad Monetaria

8. TÉCNICAS DE SELECCIÓN DE LA MUESTRA

8.1. Muestreo Aleatorio Simple (MAS)

8.2. Muestreo Sistemático

8.3. Muestreo Estratificado

8.4. Muestreo por Conglomerados

9. APLICACIÓN POR COMPONENTES DE INTEGRALIDAD

9.1. Evaluación del Control Interno

9.2. Evaluación de los Estados Contables

9.3. Evaluación a la Contratación

9.5. Evaluación del Plan de Desarrollo y Balance Social

9.6. Evaluación de la Gestión Ambiental

10. MODELO DE FICHA TÉCNICA

11. CONCLUSIÓN

BIBLIOGRAFÍA

INTRODUCCIÓN

La Contraloría de Bogotá comprometida con el fortalecimiento de sus procedimientos de auditoria y con el fin de dar cumplimiento a requerimientos de los organismos de control y vigilancia internos y externos, quiere garantizar la representatividad de los resultados de sus auditorías, para lo cual la Dirección Técnica de Planeación pone a consideración de todos los servidores públicos que la integran, el presente documento; el cual seguramente podrá mejorarse con todas las sugerencias, correcciones y observaciones que se lleguen a formular.

El documento es fruto del grupo interno de trabajo de la dirección, el apoyo de la "Metodología Selección de la Muestra de Contratos para la Auditoría" elaborada por la Dirección de Economía y Finanzas Distritales a finales del año 2009 y de los aportes de los delegados de las direcciones sectoriales, que permitieron identificar aquellos aspectos claves para la selección de la muestra de auditoría en cada componente de integralidad a auditar y poder obtener conclusiones para calificar la gestión fiscal, tal como lo establece la Constitución y la Ley. Considerando los aportes efectuados por las direcciones sectoriales, con base en las experiencias vividas al interior de los equipos auditores que han puesto en práctica el documento de la Dirección de Economía y Finanzas Distritales, para la construcción de la presente herramienta se procedió a extractar apartes puntuales del mismo.

Es de precisar que los auditores pueden lograr la muestra de auditoría con base en el juicio profesional o mediante la aplicación de técnicas de muestreo estadístico, tal como se presenta más adelante; siempre y cuando tengan en cuenta que la importancia relativa en el terreno contable es diferente a la de la auditoría y que la revelación suficiente no es igual a la relevancia de la información.

Finalmente, es de aclarar también que el presente documento tiene un carácter estrictamente didáctico que pretende ajustarse a las necesidades de nuestra entidad, sin llegar a constituirse en un manual o tratado sobre el tema, dado que existen estupendas obras para consultar, tal como las citadas en la Bibliografía.

1. ANTECEDENTES

Conforme el mandato legal, el control fiscal debe efectuarse de manera posterior, integral y selectiva, entendiendo por selectiva aquella elección de la muestra representativa a través de un procedimiento técnico para llegar a conclusiones certeras de una población o universo puesto a disposición de los auditores por los sujetos de control en los formatos y documentos electrónicos en el Sistema de Vigilancia y Control Fiscal-SIVICOF, de acuerdo a la normatividad vigente.

Por lo anterior, cuando el legislador incluyó la selección de la muestra con un procedimiento técnico, no significó que se deba eliminar el juicio y criterio profesional del auditor, sino que se deben diseñar mecanismos que hagan que la selección no sea subjetiva, para que luego de ser evaluada conduzca a resultados certeros. En aplicación de la teoría estadística, se considera que los diseños muéstrales son probabilístico y no probabilístico, en donde en los primeros cada unidad o elemento de la población o universo tiene asignada alguna probabilidad de ser seleccionada en la muestra de auditoría.

En la historia del ejercicio de control fiscal no se le ha brindado importancia a este aspecto fundamental y casi siempre ha primado el libre juicio de los auditores o jefes de turno, procedimiento que se considera improcedente y contrario a lo prescrito en la Ley 42 de 1993, dado que descuida un aspecto fundamental como lo es el de representatividad y por consiguiente afecta la calificación de los principios de gestión fiscal de Eficiencia, Eficacia, Economía, Equidad y Valoración de Costos Ambientales.

Al interior de la Contraloría de Bogotá en los últimos 25 años se han expedido manuales para el ejercicio de control fiscal; a continuación citaremos algunos de ellos, iniciando con el MANUAL DE CONTROL FISCAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DISTRITAL, adoptado con la Resolución Reglamentaria No. 03 del 22 de enero de 1986, expedido por el Contralor Alvaro Francisco Camacho Borrero. Manual que operó cuando se hacia el control previo.

Posteriormente y ya en vigencia el control posterior, se expidió el MANUAL DE CONTROL FISCAL PARA SANTAFE DE BOGOTÁ, adoptado mediante la Resolución Reglamentaria No. 018 del 25 de Mayo de 1993 por el Contralor Carlos Ariel Sánchez Torres. En este manual se toca el tema de manera general en el Capítulo IV del Título Primero en el Numeral 5.-Prueba Selectiva en Auditoría y de manera específica en el Capítulo I del Título Tercero Numeral 5, en el Capítulo II del mismo Título Tercero en el Numeral 10 y en el Capítulo I del Título Sexto en el Numeral 4.

Bajo la autoría del profesor universitario Adolfo Cortés Pérez, en junio de 1995 se publicó la obra APLICACIONES DE LA ESTADÍSTICA EN EL CONTROL FISCAL, siendo Contralor de Bogotá Camilo Calderón Rivera. Sin entrar en la crítica, se puede afirmar que allí se asumió el conocimiento de la Estadística por parte de todos los auditores al servicio de la Contraloría de Bogotá, se presentaban ejemplos y ejercicios, en la mayoría de los casos, no puntuales a las actividades desarrolladas por nuestros sujetos de control, no tuvo la presentación y difusión debida y los cálculos, cuadros y gráficas venían en anexos que abarcaban más de la mitad de la obra, lo cual la hacia confusa y poco didáctica.

Le siguieron el MANUAL PARA EL EJERCICIO DE LA FUNCIÓN DE CONTROL FISCAL A CARGO DE LAS UNIDADES SECTORIALES DE LA CONTRALORÍA DE SANTA FE DE BOGOTÁ, adoptado mediante la Resolución Reglamentaria No. 032 del 28 de Octubre de 1996 suscrita por el Contralor Distrital Camilo Calderón Rivera. En este manual se toca el tema en el Capítulo IV del Título Segundo en los Artículos 58-Selección de la Muestra, 59-Representatividad de la Muestra y 60-Objetividad de la Muestra y en el Capítulo II del Título Tercero en el Literal b del Artículo 72-Metodología para la Evaluación del Plan de Desarrollo.

Durante la gestión del Contralor Distrital Ovidio Claros Polanco se derogó la resolución citada anteriormente y se adoptó el MANUAL PARA EL EJERCICIO DEL CONTROL FISCAL DE LA CONTRALORÍA DE SANTA FE DE BOGOTÁ, D.C. mediante la Resolución Reglamentaria No. 035 de Octubre de 1999. En este manual se toca el tema que nos ocupa de manera general en el Capítulo III del Proceso de Evaluación de la Gestión Fiscal, en el numeral 3.2.2.4.- Muestra.

Pero sin a lugar a dudas, el más recordado de todos ha sido el MANUAL DE FISCALIZACIÓN PARA BOGOTÁ D.C.-MAFISBO 1.0. adoptado mediante la Resolución Reglamentaria No. 054 del 8 de Noviembre de 2001, armonizado posteriormente con el Sistema de Gestión de Calidad con la Resolución Reglamentaria No. 036 del 17 de junio de 2003, resoluciones expedidas por el Contralor de la época Juan Antonio Nieto Escalante. Dicho manual construido por los grupos facilitadores del cual hacían parte varios de nuestros compañeros, pretendía unificar criterios en materia de vigilancia y control fiscal para el Distrito Capital y brindaba instrumentos metodológicos para realizar auditorías de calidad con observancia de Normas de Auditoría Gubernamental Colombianas, bajo los sistemas de control definidos, tales como el Financiero, de Legalidad, de Gestión y Resultados, Revisión de Cuentas y Evaluación de Control Interno.

Como se puede observar, durante la gestión de cada Contralor Distrital en los últimos años, se han adoptado manuales para el ejercicio de la función de control fiscal; sin embargo, en ellos no se logró consolidar una metodología que le permita a los auditores contar con una herramienta técnica y de fácil aplicación a la hora de seleccionar las respectivas muestras de auditoría por cada uno de los componentes de integralidad definidos.

2. OBJETIVO

Construir un documento que permita a los auditores destacados en cada sujeto de control, seleccionar la muestra de auditoría para los diferentes componentes de integralidad a auditar conforme el Memorando de Planeación; muestra que se consignará en la parte pertinente del Programa de Auditoría respectivo.

3. NORMATIVIDAD

Para tal efecto se transcriben, entre otras, las siguientes:

Artículo 267 de la Constitución Nacional: "Dicho control se ejercerá en forma posterior y selectiva, conforme a los procedimientos, sistemas y principios que establezca la Ley".

Artículo 4 de la Ley 42 de 1993: "El control fiscal es una función pública, la cual vigila la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes del Estado en todos sus órdenes y niveles.

Este ejercicio será ejercido en forma posterior, y selectiva por la Contraloría General de la República, las contralorías departamentales y municipales, los auditores, las auditorías y las revisorías fiscales de las empresas públicas municipales, conforme a los procedimientos, sistemas y principios que establecen en la presente ley".

Artículo 5 de la Ley 42 de 1993: "Para efectos del artículo 267 de la Constitución Nacional se entiende por control posterior la vigilancia de las actividades, operaciones y procesos ejecutados por los sujetos de control y de los resultados obtenidos por los mismos.

Por control selectivo se entiende la elección mediante un procedimiento técnico de una muestra representativa de recursos, cuentas, operaciones o actividades para obtener conclusiones sobre el universo respectivo en el desarrollo del control fiscal".

4. DEFINICIONES

Para los efectos didácticos de este documento, se definen los siguientes conceptos:

Componente de Integralidad¹¹: corresponde a cada uno de los aspectos a evaluar programados en el Memorando de Encargo de Auditoría y en el Memorando de Planeación y Programas de Auditoría. Incluye aspectos como la evaluación de los Estados Contables, Contratación, Presupuesto, Plan de Desarrollo, Balance Social, Control Interno y Gestión Ambiental.

Población o Universo: es el conjunto de unidades o elementos sujetos a estudio con el propósito de obtener un resultado, en el cual los atributos de las mismas son comunes. Se afirma igualmente que, un individuo o unidad estadística, es cada uno de los elementos que componen una población.

Población Finita: cuando el número de elementos que la componen es limitado, caso contrario es Población Infinita.

Prueba Selectiva: es un procedimiento que permite al auditor concluir sobre las características de la población o universo objeto de estudio mediante el análisis de la muestra extraída. Por lo mismo, permite simplificar la labor de medición, evaluación o verificación al auditor.

Muestra¹²: parte representativa de un universo, que permite inferir sobre el comportamiento de la población total.

Tamaño Muestral: es el número de unidades o elementos que se toman para estudio.

Atributos: son características cualitativas que puede poseer una unidad o elemento en la población.

Variable: es la característica que puede poseer una unidad o elemento en la población y que se presta para ser medible y expresarse en cantidades.

Variable Cualitativa: se refieren a características que no pueden ser medidas con números.

Variable Cuantitativa: es aquella que se expresa mediante un número y por lo tanto permite efectuar operaciones aritméticas con ella, donde podemos distinguir las siguientes:

Variable Discreta: aquella que está constituida por valores enteros que están separados unos de otros; es decir, aquella que no admite valores intermedios.

Variable Continúa: es la que permite expresar valores fraccionarios de la característica del elemento; es decir, aquella que puede tomar valores comprendidos entre dos números.

Estadística¹³: se refiere a un sistema o método de recolección, organización, análisis y descripción numérica de información. También se puede decir que la Estadística estudia el comportamiento de los fenómenos de grupo. Otra definición dice que es un conjunto de teorías y métodos que han sido desarrollados para tratar la recolección, el análisis y la descripción de datos muestrales con el fin de extraer conclusiones útiles. Su función primordial es apoyar al investigador al decidir sobre el parámetro de la población de que procede la muestra¹⁴.

Estimador¹⁵: es la medida que describe una característica de la muestra, obtenida mediante la aplicación de promedios, proporciones, tasas, razones, varianza, desviaciones típicas, etc. Según la definición de la Auditoría y Gestión de los Fondos Públicos de Francisco Julián Chico, el Estimador es la "Fórmula o estadístico que sirve para estimar un parámetro de una población. Se expresa corrientemente como una función de los valores muéstrales y, por consiguiente, es también una variable aleatoria, cuya distribución conviene conocer para poder cuantificar la fiabilidad de la correspondiente estimación. Según prescribe la teoría de la inferencia estadística, un buen estimador debe verificar determinadas condiciones, como las de ser insesgado, consistente, eficiente y suficiente…".

Parámetro: es la descripción de una determinada característica de las unidades o elementos en la población o universo.

Riesgo de Auditoría¹⁶: se considera lo opuesto a la seguridad general de la auditoría; es el máximo posible que el auditor está dispuesto a sumir, de que en conjunto, los errores excedan a la importancia y no sean detectados durante la auditoría.

RA = RI x RCI x RD

Donde:

RI = Riesgo Inherente (Alto, Moderado y Bajo)

RCI = Riesgo de Control Interno (Alto, Moderado y Bajo)

RD = Riesgo de Detección

Proyección de Errores¹⁷: realizado cuando la muestra seleccionada no cubre un porcentaje representativo de la Población o Universo.

Donde:

Ep = Errores proyectados o Error Extrapolado (Es la proyección de la salvedad sobre la cuenta con base en el resultado del análisis de la muestra)

Ed = Errores detectados (Es la sumatoria de las sobreestimaciones, subestimaciones o incertidumbres determinadas en el análisis de la muestra)

U = Universo (Saldo de la cuenta o subcuenta al cierre del ejercicio)

Ms = Muestra seleccionada (Es el monto de la cuenta estimado al aplicar el porcentaje que resulta de restar del 100% el nivel de confianza)

Se debe considerar que a si el error detectado es mayor al error tolerable, la hipótesis estadística no se ha cumplido y se tiene que recalcular el riesgo de auditoría y consecuentemente ampliar la muestra seleccionada. Es importante que las observaciones de auditoría proyectadas indiquen que la observación fue proyectada basada en el nivel de confianza definido.

5. APLICACIÓN DE PRUEBAS Y OBTENCIÓN DE EVIDENCIAS

La evaluación económica, financiera, de gestión y resultados con base muestras de auditoría técnicamente seleccionada, debe proporcionarle al auditor una conclusión general sobre la gestión de los gestores públicos que manejen fondos o bienes del estado. Por lo mismo, la muestra seleccionada una vez evaluada debe permitir conclusiones con un alto nivel de confianza, la cual se consignará en los papeles de trabajo del responsable de ejecución del programa de Auditoría respectivo, con el fin de reconstruirla cuando sea necesario y poder demostrar que la misma no fue subjetiva o manipulada.

Por lo anterior, en desarrollo de los programas de auditoría aprobados previamente en Comité Técnico Sectorial, se aplicarán pruebas de cumplimiento, sustantivas y analíticas de tal manera que ellas conduzcan a la obtención de evidencia relacionada, suficiente, pertinente y competente para respaldar las afirmaciones, opiniones, conceptos y conclusiones del auditor tendientes a evaluar la gestión fiscal de los gestores públicos a través de los diferentes componentes de integralidad definidos en el Procedimiento de Memorando de Planeación y Programas de Auditoría.

Se entiende por Pruebas de Cumplimiento las que tienen como finalidad comprobar la efectividad de un sistema de control establecido al interior del sujeto de control, que le garantiza el cumplimiento de las políticas, planes y programas según su misión y visión. En consecuencia, el propósito de estas pruebas es el de obtener evidencia suficiente sobre la eficacia del control interno, más no sobre la transacción u operación en particular.

Para llevar a cabo estas pruebas se deben considerar uno de los tres siguientes métodos:

*Gráfica de flujo por medio de la cual se identifican puntos críticos.

*Cuestionarios de control interno.

*Proceso descriptivo de las diversas funciones que se ejecuten.

En un sistema de control interno resaltan operaciones o aspectos básicos, que se clasifican en:

*Autorización: es el establecimiento de si las operaciones o transacciones se ajustan a las políticas del sujeto de control, lo que implica el estudio de niveles jerárquicos, manuales de funciones, atribuciones y accesos permitidos.

*Comparación: es el examen conjunto de operaciones o transacciones terminadas para que los documentos sean concordantes.

*Comprobación: es la repetición de la ejecución de la operación de control

*Numeración consecutiva: es el examen independiente de documentos terminados para establecer que los números o series están completos.

*Totales de control: es el seguimiento de la ejecución de la operación comparando un total con otro (Conciliación).

*Asuntos y documentos pendientes: es la observación que se hace sobre los asuntos y documentos aún pendientes

*Listas de vencimiento: es la verificación de la vigencia de documentos siguiendo las operaciones o actividades controlables.

*Doble chequeo: es la verificación de muestras de partidas que vienen de otros documentos, dado que en sí es la repetición de una actividad que se pretende controlar.

*Preauditoría: es la repetición de la ejecución de la revisión previa de operaciones o transacciones.

Este tipo de comprobaciones permiten al auditor ver el grado de confianza en los procedimientos y de paso determinar la naturaleza o extensión de las pruebas sustantivas. Como se puede apreciar, estas pruebas resuelven aspectos particulares, tales como: comprobar que se lleven a cabo procedimientos, como se desarrollan y por quién están siendo ejecutados.

Se entiende por Pruebas Sustantivas las que tienen como finalidad proveer evidencia válida y suficiente sobre la realidad económica, financiera y presupuestal de los fondos o bienes del Estado a cargo de los gestores públicos. Por lo mismo, se afirma que las pruebas sustantivas son los procedimientos de auditoría dirigidos a obtener evidencia del manejo contable y presupuestal de las operaciones o transacciones, detectando errores o irregularidad en ellos.

La evidencia válida y suficiente que es aquella tan veraz, adecuada y convincente, se obtiene por medio de dos procedimientos tales como: pruebas de detalle de las operaciones o transacciones y saldos e inspección analítica de razones y tendencias significativas. Por lo mismo, el alcance y la extensión de éstas dependerán del criterio del auditor observando probabilidad de errores, que varían con las conclusiones obtenidas en la revisión y los resultados de las pruebas de cumplimiento. Se pueden considerar como procedimientos válidos aplicables a las pruebas sustantivas, entre otros, los siguientes:

*Inspección.

*Observación.

*Indagación.

*Confirmación.

*Circularización.

*Conciliación.

*Recálculos y pruebas de exactitud.

Por lo mismo, se afirma que la evidencia de auditoría es el conjunto de hechos comprobados, suficientes, competentes y obviamente pertinentes, de tal forma que ella sustente las opiniones o conclusiones emitidas por un auditor y consignadas en los papeles de trabajo respectivos. En tal sentido, existen clases de evidencias, tales como: físicas, testimoniales, documentales de origen interno o externo y analíticas.

El ciclo para la obtención de evidencias mediante las pruebas sustantivas^18, sería el siguiente:

Se entiende por Pruebas Analíticas las utilizadas para efectuar seguimiento del comportamiento de las cifras para determinar la dinámica de todas las variables económicas, financieras y presupuestales, sus tendencias y variaciones. El resultado de este análisis fundamenta aún más el dictamen y pronunciamiento de la gestión de los gestores públicos en la vigencia objeto de estudio.

6. SELECCIÓN DE LA MUESTRA DE AUDITORÍA

Conforme la definición dada de población o universo, se tiene entonces que corresponde a la totalidad de elementos, relaciones, procesos, planes, estados, informes, cuentas, rubros, indicadores y contratos reportados por los sujetos de control a través del Sistema de Vigilancia y Control Fiscal-SIVICOF, con la periodicidad establecida en la normatividad vigente de redición de cuenta¹⁹.

Aquí se hace necesario precisar que una muestra será representativa por la calidad y confiabilidad de la imagen que brinde al auditor encargado del aspecto evaluado al sujeto de control; mientras que será objetiva cuando para su selección se hayan aplicado métodos de reconocido valor técnico, dejando evidencia de ello en los respectivos papeles de trabajo.

El tipo de selección de la muestra al igual que el resultado, estarán a cargo de los integrantes del equipo auditor asignado ante el sujeto de control objeto de auditoría, por lo que los mismos deberán ser sometidos a aprobación en Mesa de Trabajo y consignados en los respectivos programas de auditoría conforme los procedimientos establecidos.

Por lo anterior, el auditor deberá poseer suficiente certeza moral, criterio y conocimiento para fundamentar las opiniones y conclusiones emitidas y lograr los mejores resultados a entregar a los usuarios finales de la información; por lo que el auditor al tener habilidad, juicio y prudencia escogerá muestras que sean efectivas, eficientes y económicas.

6.1 Tipos de selección

Existen varios tipos de selección, estadísticos y no estadísticos, donde de todas formas, las muestras deben seleccionarse de tal suerte que permitan obtener conclusiones válidas sobre la población o universo, dado que ambas pueden brindar materia de evidencia competente y suficiente al auditor tal como se ha venido indicando en el presente documento; destacando que conforme los objetivos planteados, el auditor puede escoger el que más le convenga.

Los tipos de selección se pueden apreciar en el siguiente gráfico²⁰:

6.1.1 A criterio, subjetivo o no aleatorio

Calificado como no estadístico, discrecional, intencional, estimativo u opinático por cuanto es aquel donde prima la experiencia y habilidad profesional del auditor, considerada como la intuición que tiene con base en el olfato, perspicacia o el denominado "sexto sentido", en el que puede tomar como punto de partida también el síntoma y la sospecha; donde se define por síntoma la señal o indicio de la existencia de un algo o una situación y de sospecha la acción mental que se desarrolla cuando se desconfía, se duda, se supone o se teme sobre la confiabilidad o veracidad que se tiene de un hecho, cosa o situación observada previamente.

Los indicios pueden surgir de varias fuentes de información internas y externas, tales como las quejas de los empleados y/o funcionarios, la competencia personal de los mismos que puede ser reflejada en las rotaciones frecuentes, los indicadores de gestión pero particularmente los de rendimiento, los PQRs impetrados por los ciudadanos, los informes de otros organismos de control y las denuncias efectuadas por los medios de comunicación masivos.

Cuando se opte por esta selección, independiente de la experiencia y habilidad del auditor en la identificación de las actividades con beneficios potenciales para presentar resultados de auditoría, en todo caso, la decisión recaerá inicialmente en los integrantes del equipo auditor, deberá ser aprobada por el Comité Técnico Sectorial y reflejada en los Papeles de Trabajo respectivos.

6.1.2 En bloque o grupo

Calificado también como no estadístico, dado que es una variante del método anterior, basados en un período de tiempo consecutivo, en el cual se verifica la totalidad de elementos, relaciones, procesos, planes, estados, informes, cuentas, rubros, indicadores y contratos reportados, pero en bloque o en grupo.

Esta selección es poco usada en auditoría, pero es nuestro deber enunciarla por cuanto para ciertos componentes de integralidad puede aplicarse, tal como lo veremos más adelante.

6.1.3 Por métodos o muestreo estadístico

Son todos aquellos que apliquen las leyes de probabilidades contempladas en la disciplina de la estadística, por la relación que existe entre la materialidad y el nivel de riesgo de auditoría que hay que considerar, de tal suerte que al ser utilizada implique economía, rapidez y certeza.

La aplicación de esta selección permite al auditor tener mayor confianza y hacer conclusiones sobre toda la población o universo objeto de evaluación, en la medida que la tarea más importante de la estadística es hacer inferencias de una población objetivo con base en los resultados obtenidos a través de una muestra, tal como lo afirma en su libro el doctor Ciro Martínez Bencardino.

Cuando se aplique la Estadística, se debe tener en cuenta que la misma estudia el comportamiento de los fenómenos de grupo, por cuanto las conclusiones no se refieren a cada unidad o elemento sino al conjunto considerado en grupo, ya que aquellos fenómenos individuales se consideran como resultado de casos aislados. Por lo mismo, cuando se estudia un todo de algo se refiere a investigación total o exhaustiva, mientras que cuando se estudia una parte de ese algo se refiere a investigación parcial o muestra.

En la teoría del muestreo es de vital importancia considerar la Muestra Aleatoria, que se define como aquella que se toma de forma tal que toda unidad o elemento de una población o universo sujeto a observación tiene la misma probabilidad de ser seleccionado o incluido en la muestra; por lo mismo se denomina también muestreo probabilístico.

Precisamente, esa característica de uso del azar es lo que permite el uso de la teoría de las probabilidades y consecuentemente es lo que hace posible la estimación de características de la población o universo a partir de la muestra, recordando que esa estimación se hace siempre con un error que se denomina error de estimación.

Cuando el auditor decide recurrir al muestreo estadístico debe determinar si los procedimientos de auditoría se ajustan o acomodan a este proceso, ya que de lo contrario debería recurrir a la revisión analítica, guardando la relación costo/beneficio.

Finalmente, es de recordar que el muestreo estadístico está permitido, tiene vigencia y aceptación dentro de las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas-NAGA, hoy día denominadas Normas de Auditoría Gubernamental Colombianas según la Contraloría General de la República-CGR en su calidad de ente rector en materia de control fiscal.

Para efectos estadísticos los símbolos utilizados para referirse a la Población o Universo son letras mayúsculas, en tanto que para la Muestra son letras minúsculas; normalmente con la N y n, respectivamente.

Para efectos prácticos del documento, a partir de aquí siempre hablaremos de Población y Elementos, en lugar de Población o Universo y Unidades o Elementos, respectivamente, como se venía señalando.

7. PLANES DE MUESTREO ESTADÍSTICO

Son los utilizados para lograr objetivos de auditoría específicos y estimar varias características de una Población de forma práctica, económica y rápida, dentro de ciertos límites de confiabilidad. Lo anterior en la medida que obtener una buena muestra de auditoría significa obtener una visión simplificada de la Población objeto de estudio.

Resulta natural que se presenten errores o desviaciones de muestreo, que involucran a toda la Población de donde se extrae la muestra de auditoría, por cuanto se hacen conclusiones a partir de la observación de sólo una parte de la Población, que es lo mismo afirmar que el error es aquel que se comete por sacar conclusiones sobre cierta realidad pero a partir de la observación que se hace de sólo una parte.

Los errores o desviaciones están sujetos a la medición por precisión y nivel de confianza.

Se entiende por error de muestreo la diferencia existente entre el resultado obtenido de una muestra aleatoria (un estadístico que es una medida usada para describir alguna característica de una muestra, tal como una media aritmética, una mediana o una desviación estándar de una muestra) y el resultado el cual deberíamos haber obtenido de la población (el parámetro que es una medida usada para describir alguna característica de una población, tal como una media aritmética, una mediana o una desviación estándar de una población).

Para un estimador, dice La Gran Enciclopedia de Economía²¹, el error de muestreo es la diferencia entre el valor verdadero del parámetro que se obtendría del conjunto de la población y la estimación que se obtiene para una muestra determinada, al no ser ésta una réplica perfecta de la población.

Es conveniente entonces definir aquí lo relativo al Grado de Confianza, Intervalo o Nivel de Confianza, que es aquel definido por el auditor conforme su experiencia y conocimiento sobre la Población a auditar. Generalmente se trabaja con un 95% o 95.5% correspondiente a un valor según áreas de distribución normal de Z=1.96 y Z=2.00, respectivamente, por lo que se afirma que a medida que se aumenta el grado de confianza aumenta el tamaño de la muestra.

Se entiende por Grado de Confianza aquel porcentaje que indica la probabilidad de que las conclusiones extraídas a partir del examen de la muestra sean representativas de lo que realmente sucede con la Población.

El valor de 1.96 es el Percentil de una distribución normal con Media 0 y Desviación Estándar o Típica 1 que encierra una probabilidad del 95%. Donde se define por Percentil como la medida de posición no central que es el número que representa un tanto por ciento de las observaciones.

Juega papel importante la Varianza, en la medida que entre más variabilidad presente la característica, mayor será el tamaño de la muestra para representar a la Población, generado porque los Elementos no representan valores iguales y su variación cambia de acuerdo a cada Población.

Finalmente, si el auditor detecta error tiene, entre otras las siguientes alternativas:

*Parar y revisar toda la Población.

*Parar y emitir conclusión sobre la muestra seleccionada.

*Parar y seguir tomando una segunda muestra.

*Mantener el tamaño de la muestra pero cambiando el grado de confianza.

Si decide mantener el grado de confianza y el mismo tamaño de la muestra debe cambiar el porcentaje aceptable de error.

En todo caso, la decisión de parar o seguir está relacionada con la relación Costo/Beneficio.

En vista que no ha perdido vigencia y por efectos prácticos también, a continuación traemos lo consignado en el MANUAL DE FISCALIZACIÓN PARA BOGOTÁ D.C.-MAFISBO 1.0 para definir el muestreo por atributos, por variables y por cantidad monetaria, con aportes extraídos de otras obras literarias:

7.1 Muestreo por Atributos

Con este muestreo se pretende medir la proporción real de una Población con una característica cuantitativa o un atributo determinado, donde se obtiene como resultado un ratio o porcentaje de ocurrencia o de no ocurrencia de un suceso en el que está interesado el auditor. Igualmente, permite determinar un estimador dentro de límites con cierta precisión o confianza y es utilizado generalmente para verificar el cumplimiento de controles internos establecidos por el sujeto de control.

7.1.1 Muestreo de Estimación de Atributos

El método resulta valioso cuando la Población es grande, relativamente homogénea y no requiere una respuesta precisa, ya que proporciona una estructura científica a las observaciones que efectúe el auditor.

Este procedimiento se lleva a cabo sobre bases unitarias, produciendo resultados en términos porcentuales y es utilizado normalmente para verificar atrasos en las Cuentas por Cobrar, estimación de errores y estratificación de algunas cuentas.

7.1.2 Muestreo de Aceptación de Atributos

El método es de poco valor en la medida que se requiere tomar decisión entre un SI y un NO y en la práctica no es fácil rechazar un lote de la población porque implicaría una revisión analítica o examen del 100%. Es utilizado en controles de calidad de procesos manufactureros, por lo que no es procedente para procesos contables.

7.1.3 Muestreo de Descubrimiento de Atributos

Denominado también Muestreo Exploratorio y rara vez se utiliza para obtener una respuesta final en razón a que selecciona lotes pero de documentos que necesitan un examen más detallado. Se dice que es una forma simplificada del muestreo de selección ya que garantiza que el porcentaje de Elementos con un atributo específico, es decir con error, no exceda un determinado porcentaje de la Población.

Es utilizado para proporcionar una comprobación de la calidad de un trabajo administrativo porque brinda la confianza de que el porcentaje de error esté por debajo de un cierto límite con un tamaño pequeño para la muestra. Al estar el auditor interesado en detectar alguna irregularidad, su aplicación permite evidenciar fraude o violación del sistema de control. Se afirma que es útil para examinar confiabilidad de informes y como instrumento de investigaciones prelimares.

El aspecto a determinar es qué tan extensa debe ser la muestra requerida para tener una probabilidad razonable de descubrimiento, ya que el método es práctico en la medida que rechaza lotes inaceptables, aunque también rechace muchos considerados aceptables.

7.2 Muestreo por Variables

Este método permite obtener como resultado una estimación de una cantidad, generalmente monetaria-valores. Se dice igualmente que este método es utilizado comúnmente como parte de las pruebas sustantivas para estimar el valor de inventarios, confirmar las Cuentas por Cobrar, comprobar las adiciones de Activo Fijo y comprobar la nómina.

En este caso se debe estimar la Desviación Estándar o Típica de la Población, en el entendido que ésta, dentro de la Contabilidad de Costos, no es otra cosa que la variación producida entre los costos presupuestados como estándares y los costos reales incurridos.

Este muestreo trata de responder a la pregunta "cuánto" más que a "con qué frecuencia", a la cual está dirigida el muestreo de atributos. Se considera más útil dado que el auditor, en principio, estaría más pendiente de la cantidad monetaria de los errores que de la frecuencia en que ellos ocurren.

La definición que trae La Gran Enciclopedia de Economía²² para la Desviación Estándar o Típica dice que es "una medida estadística de dispersión en torno a cierto valor central (es decir, dispersión respecto a la media). Se obtiene calculando la raíz cuadrada positiva de la varianza. Una varianza real o varianza de población se obtiene en tres pasos: 1) multiplicar el cuadrado de las desviaciones respecto de la media por las probabilidades de que ocurran esas desviaciones; 2) sumar esos productos para hallar la varianza; y 3) la raíz cuadrada de esta varianza es la desviación típica".Este muestreo sirve para evaluar el error o desperdicio, en donde deberá emplearse el muestreo por atributos con el fin de calcular la proporción de la Población que se encuentra en bajo error para luego por el muestreo de variables calcular el valor total del error dentro de un límite de precisión dado con un determinado nivel de confianza.

7.3 Muestreo por Cantidad Monetaria

Es un método que emplea la teoría del muestreo por atributos para expresar la conclusión como una cantidad monetaria, en lugar de hacerlo como un porcentaje de ocurrencia de un hecho. La probabilidad de que se seleccione un registro determinado es directamente proporcional al tamaño del elemento, considerando eso sí, el valor del atributo elegido.

Se denominan Unidades Lógicas a las unidades físicas que comprenden las cantidades seleccionadas, que al ser examinadas por el auditor determina si las cantidades monetarias seleccionadas presentan errores.

Este muestreo da como resultado en forma automática una muestra que presenta un agrupamiento óptimo por clases, el cual se obtiene seleccionando aquellas partidas proporcionales a sus valores monetarios.

La selección bajo este método requiere que la muestra sea aleatoria o sistemática de esas cantidades monetarias y no de las cuentas donde estén registradas.

8. TÉCNICAS DE SELECCIÓN DE LA MUESTRA

Definidos los conceptos generales, en cuanto a la selección del tamaño de la muestra y los métodos de muestreo existentes, para el ejercicio de control fiscal enunciamos a continuación los procedimientos de mayor utilización o más comunes en nuestro medio para seleccionar la muestra aleatoriamente o al azar:

8.1 Muestreo Aleatorio Simple (MAS)

Se considera el más usado para escoger la muestra de n Elementos de una Población de N Elementos en total, cuando las probabilidades de selección son iguales y constantes.

El MAS es utilizado para poblaciones relativamente pequeñas cuyas características presentan poca variabilidad, escogiendo los Elementos con los números aleatorios generados por computador, calculadora o tablas impresas de obras literarias. Esto implica la asignación de un número a cada Elemento.

El manejo por computador a través de una hoja de electrónica, se realiza mediante la activación del Análisis de datos recurriendo al Menú Herramientas - Complementos -Herramientas para análisis (en Excel insertar función =ALEATORIO; el problema es que se pueden regenerar y modificar el listado generado inicialmente y variar totalmente la muestra.

Actualizar esa lista de números aleatorios se logra pulsando la tecla F9, por lo que se considera cuestionable la objetividad de esta técnica. De todas formas, para evitar perder los números aleatorios generados inicialmente, se recomienda seleccionarlos y copiarlos con pegado especial-Valores en la columna siguiente.

La generación de números aleatorios en calculadora requiere que ella sea financiera y demanda del auditor dominio y conocimiento de la misma; el inconveniente, en principio, se presenta en que no hay forma de dejar la evidencia en los papeles de trabajo, excepto que se pueda exportar la información a un computador para guardarla e imprimirla.

En el manejo de las tablas al seleccionar en cualquier dirección e iniciando con cualquiera de ellos para seguir una ruta o camino, se debe soportar el por qué se escogieron esos números precisamente o por qué se inicio con un número aleatorio determinado.

8.2 Muestreo Sistemático

Es aquella obtenida cuando los Elementos son seleccionados de una manera ordenada; la selección depende del número de Elementos incluidos en la Población y el tamaño de la muestra.

Se procede a dividir la Población de N Elementos entre el número de Elementos deseado de la muestra n. Seguidamente se toma un elemento aleatoriamente en el rango comprendido entre 1 y N/n, el cual representa el primer elemento de la muestra y a partir de él a intervalos constantes se eligen los demás hasta completar la muestra.

En otras palabras, teniendo el listado de N Elementos, se determina el tamaño de la muestra n, se procede a la división de N/n para definir el intervalo de salto, se elige el elemento de arranque tomando un número aleatorio entre 1 y ese intervalo de salto para que a partir de él se elijan los demás hasta completar la muestra.

Como se aprecia, es fácil de aplicación y teniendo la Población ordenada se garantiza la cobertura de todas los Elementos de la Población, aunque si el intervalo o constante de muestreo está asociado con algo particular se pueden llegar a hacer estimaciones sesgadas.

8.3 Muestreo Estratificado

Este funciona en Poblaciones cuyos Elementos registran características de gran variabilidad. Se afirma que si el coeficiente de variación es mayor o igual a 100, necesariamente debe aplicarse este método, donde con el Coeficiente de Variación se puede calcular la variación absoluta siempre y cuando las distribuciones estén dadas en las mismas unidades de medición, de lo contrario se necesita una medida de dispersión. El Coeficiente de Variación es el cociente entre la Desviación Estándar y la Media.

Para ello se divide la Población en subgrupos, clases o estratos con características más o menos homogéneas, procurando que cada Elemento pertenezca a uno solamente, luego se selecciona la muestra de manera aleatoria dentro de cada estrato. Por lo mismo se dice que entre más homogéneos sean los estratos más precisas resultarán las estimaciones.

Los estratos se pueden hacer o conformar en función de características definitivas o concretas, tales como valores, fechas, etc. Las estimaciones sobre la Población tienen mayor precisión, o lo que es lo mismo decir tienen menor error muestral.

Entre cada uno de los estratos se debe distribuir el tamaño de la muestra, lo cual se conoce como fijación. Existen tres tipos de métodos para asignar la cuota:

*Fijación simple (igual): Todos los estratos tienen el mismo número de elementos en la muestra.

*Fijación proporcional: La distribución de la muestra dentro de cada estrato se pondera por la participación del estrato dentro de la población.

*Fijación óptima (Neyman): El reparto del tamaño de la muestra se realiza conforme a la dispersión, de manera que se aplica proporcional al valor de la desviación típica en cada estrato. Con este tipo de fijación los estratos que tengan elementos con mayor variabilidad tendrán una mayor participación dentro de la muestra.

La ventaja que presenta es que a cada estrato se le pueden aplicar pruebas sustantivas diferentes, mientras que la desventaja está el hecho de que se tiene que conocer la distribución en la Población de las variables utilizadas para la estratificación.

8.4 Muestreo por Conglomerados

Aquí la Población se divide en M subgrupos o Conglomerados mutuamente excluyentes y colectivamente exhaustivos para posteriormente sacar una muestra aleatoria de m conglomerados, realizando un censo dentro de cada conglomerado que pertenezca a la muestra.

Su aplicación es eficiente para Poblaciones grandes y dispersas, pero el error muestral es mayor que en el MAS y en el Muestreo Estratificado, en la medida que su cálculo es complejo. Los Elementos individuales dentro de cada conglomerado tienden normalmente a ser iguales.

9. APLICACIÓN POR COMPONENTES DE INTEGRALIDAD

Para la selección de la muestra de auditoría se tendrán en cuenta los componentes de integralidad básicos establecidos en el PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DEL MEMORANDO DE PLANEACIÓN Y PROGRAMAS DE AUDITORÍA, así:

9.1 Evaluación del Control Interno

La muestra corresponderá a una de las siguientes alternativas:

Al 100%²³de las áreas administrativas, procesos o procedimientos que se consideren críticos, con base en la selección A criterio, subjetivo o no aleatorio, es decir, aplicando la experiencia y habilidad profesional del auditor.

Al 100%²⁴de las áreas administrativas involucradas con cada uno de los componentes de integralidad establecidos en el Procedimiento para la Elaboración del Memorando de Planeación y Programas de Auditoría.

*Por Muestreo Sistemático-sujetos de control regidos por la Ley 87 de 1993.

*Por combinación entre el primero y tercero-sujetos de control regidos por la Ley 87 de 1993

*Por combinación entre el primero y el segundo-sujetos de control a quienes no le aplica la Ley 87 de 1993.

9.2 Evaluación de los Estados Contables

Antes de entrar en materia, inicialmente es preciso traer a colación lo consignado en el Artículo 16 del Decreto 2649 de 1993, relacionado con los Principios de Contabilidad:

"Importancia Relativa o Materialidad: El reconocimiento y presentación de los hechos económicos debe hacerse de acuerdo con su importancia relativa.

Un hecho económico es material cuando, debido a su naturaleza o cuantía, su conocimiento o desconocimiento, teniendo en cuenta las circunstancias que lo rodean, puede alterar significativamente las decisiones económicas de los usuarios de la información.

Al preparar estados financieros, la materialidad se debe determinar con relación al activo total, al activo corriente, al pasivo total, al pasivo corriente, al capital de trabajo, al patrimonio o a los resultados del ejercicio, según corresponda". Negrilla fuera de texto.

De igual forma del Plan General de Contabilidad Pública expedido por el Contador General de la Nación, traemos de las Características Cualitativas de la Información Contable Pública lo referente a la Relevancia y Materialidad definidas como:

"Relevancia: La información contable pública es relevante si proporciona la base necesaria, suficiente y con la calidad demandada, para que los usuarios dispongan oportunamente de ella, conforme a sus objetivos y necesidades. Esto significa incluir la declaración explícita y adicional de la información necesaria para conducir a los distintos usuarios a juicios y decisiones razonadas sobre las actividades y situación de las entidades contables públicas, reveladas por medio de los estados, informes y reportes contables. En la información contable pública, por su condición de bien público, la relevancia procura un equilibrio entre niveles de oportunidad, materialidad y universalidad.

Materialidad. La información revelada en los estados, informes y reportes contables debe contener los aspectos importantes de la entidad contable pública, de tal manera que se ajuste significativamente a la verdad, y por tanto sea relevante y confiable para tomar decisiones o hacer las evaluaciones que se requieran, de acuerdo con los objetivos de la información contable. La materialidad depende de la naturaleza de los hechos o la magnitud de las partidas, revelados o no revelados".

Más adelante, en las normas técnicas relativas a los estados, informes y reportes contables señala que: "Para el caso de la cuantía, no se consideran materiales las partidas o hechos económicos que no superen el cinco por ciento (5%) en relación con un total. Entre el cinco por ciento (5%) y el diez por ciento (10%) en relación con un total, algunas partidas o hechos podrán ser materiales y otras no; y las mayores al diez por ciento (10%) deben considerarse como partidas o hechos económicos materiales que pueden tener un impacto significativo en la información contable, y por tanto en las decisiones que se tomen o evaluaciones que se realicen".

Del mismo manual, en los Principios de Contabilidad Pública tenemos que la Revelación es definida como:

"Los estados, informes y reportes contables deben reflejar la situación financiera, económica, social y ambiental de la entidad contable pública, así como los resultados del desarrollo de las funciones de cometido estatal por medio de la información contenida en ellos; la información adicional que sea necesaria para una adecuada interpretación cuantitativa y cualitativa de la realidad y prospectiva de la entidad contable pública y que no esté contenida en el cuerpo de los estados, informes y reportes contables, debe ser revelada por medio de notas. La información contable también revela hechos presupuestarios que han sido interpretados por el SNCP. La información debe servir, entre otros aspectos, para que los usuarios construyan indicadores de seguimiento y evaluación de acuerdo con sus necesidades, e informarse sobre el grado de avance de planes, programas y proyectos de la entidad contable pública".

En igual forma, es preciso traer lo consignado en el Artículo 7º. de la Ley 43 de 1990 "Por la cual se adiciona la Ley 45 de 1960, reglamentaria de la profesión de Contador Público y se dictan otras disposiciones":

Artículo 7o. De las normas de auditoría generalmente aceptadas. Las normas de auditoría generalmente aceptadas, se relacionan con las cualidades profesionales del Contador Público, con el empleo de su buen juicio en la ejecución de su examen y en su informe referente al mismo. Las normas de auditoría son las siguientes:

1. Normas Personales.

a). El examen debe ser ejecutado por personas que tengan entrenamiento adecuado y estén habilitadas legalmente para ejercer la Contaduría Pública en Colombia.

b). El Contador Público debe tener independencia mental en todo lo relacionado con su trabajo, para garantizar la imparcialidad y objetividad de sus juicios.

c). En la ejecución de su examen y en la preparación de sus informes, debe proceder con diligencia profesional.

2. Normas relativas a la ejecución del trabajo.

a). El trabajo debe ser técnicamente planeado y debe ejercerse una supervisión apropiada sobre los asistentes, si los hubiere.

b). Debe hacerse un apropiado estudio y una evaluación del sistema de control interno existente, de manera que se pueda confiar en él como base para la determinación de la extensión y oportunidad de los procedimientos de auditoría.

c). Debe obtenerse evidencia válida y suficiente por medio del análisis, inspección, observación, interrogación, confirmación y otros procedimientos de auditoría, con el propósito de allegar bases razonables para el otorgamiento de un dictamen sobre los Estado Financieros sujetos a revisión.

3. Normas relativas a la rendición de informes.

a). Siempre que el nombre de un Contador Público sea asociado con estados financieros deberá expresar de manera clara e inequívoca la naturaleza de su relación con tales estados Si practicó un examen de ellos, el Contador Público deberá expresar claramente el carácter de su examen, su alcance y su dictamen profesional sobre lo razonable de la información contenida en dichos estados financieros.

b). El informe debe contener indicación sobre si los estados financieros están presentados de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.

c). El informe debe contener indicación sobre si tales principios han sido aplicados de manera uniforme en el período corriente en relación con el período anterior.

d). Cuando el Contador Público considere necesario expresar salvedades sobre algunas de las afirmaciones genéricas de su informe y dictamen, deberá expresarlas de manera clara e inequívoca, indicando a cuál de tales afirmaciones se refiere y los motivos e importancia de la salvedad en relación con los estados financieros tomados en conjunto.

e). Cuando el Contador Público considere no estar en condiciones de expresar un dictamen sobre los estados financieros tomados en conjunto deberá manifestarlo explícita y claramente.

La trascripción de la normatividad anterior se hace simplemente con el fin de ratificar que la Importancia Relativa o Materialidad contable es diferente a la de auditoría y que la revelación suficiente no es igual a la relevancia de la información, tal como se indicó en la introducción del presente documento.

Lo anterior dado que la importancia relativa de auditoría es inherente al trabajo del auditor y por lo tanto él debe tener muy claro y presente este concepto a lo largo de su trabajo para emitir una opinión.

Ahora bien, ha de tenerse en cuenta el riesgo de auditoría, por cuanto existe una relación inversa entre el valor de la materialidad y el mismo nivel de riesgo de auditoría. Mientras más alto sea el valor de la materialidad más bajo es el riesgo de auditoría y viceversa.

En consecuencia, la muestra de auditoría para este componente de integralidad corresponderá a la aplicación cualquiera de los tipos y técnicas de selección enunciados en el presente documento. En todo caso, es el auditor encargado de evaluar este componente de integralidad quien escoge y respalde su decisión.

9.3 Evaluación a la Contratación

Tal como se indicó en los antecedentes, para la muestra de auditoría de este componente se tuvo en cuenta el documento preparado por la Dirección de Economía y Finanzas Distritales: "METODOLOGÍA SELECCIÓN MUESTRA DE CONTRATOS PARA LA AUDITORÍA".

Por lo tanto, la selección de la muestra de auditoría para este componente, sería:

Población: Contratos suscritos durante la vigencia por el sujeto de control

Marco de muestreo: Contratos reportados a través de SIVICOF

Técnica de muestreo: Muestreo probabilístico-Muestreo aleatorio estratificado y aleatorio simple.

Cálculo del tamaño de la muestra

Se obtiene de la aplicación de las siguientes ecuaciones:

Donde:

No = Cantidad teórica de elementos de la muestra.

Z = Valor estandarizado en función del grado de confiabilidad de la muestra calculada.

ε = Error de cálculo.

p = Probabilidad de que un contrato no presente anomalías en sus diferentes etapas.

q = (1- p), probabilidad de que un contrato presente anomalías.

N = Cantidad real de elementos de la muestra a partir de la población asumida.

N = Número total de contratos que conforman la población.

Determinación del grado de confiabilidad (z)

Se asume un grado de confianza del 95%. Por lo tanto: z = 1,96

Determinación del error de cálculo (ε)

Se da por las aproximaciones decimales que surgen en la división por decimales, error en la selección de la muestra, entre otras. En la literatura²⁵ se proponen como valores óptimos del error.

*Para 3 ≤ N ≤ 10 ---------------- Se asume ε = 0.1.

*Para N > 10 --------------------- Se asume ε = 0.05.

Por lo tanto, si hay más de 10 contratos el valor del error de cálculo es 0.05, de lo contrario es 0.01.

Determinación de probabilidad de que un contrato presente anomalías (q)

Para calcular una muestra se debe considerar un porcentaje o una proporción de elementos que puedan incluirse en dicha muestra, pero que no reúnan las características de la población, a lo que a esta probabilidad se le ha llamado q.

Para el cálculo en cuestión se asume q = 0,08²⁶.

Determinación de probabilidad que un contrato no presente anomalías (p).

Es la probabilidad que tiene la muestra en poseer las mismas cualidades de la población (homogeneidad) y está determinada por:

p = 1 – q entonces p = 0,92

Cálculo de no

Se sustituyen los valores correspondientes en la ecuación 1.

Cálculo de n

Una vez se conoce el valor de la muestra teórica, se calcula el valor de la muestra real mediante la ecuación (2). El valor de n es una muestra representativa con los parámetros del 95% de confianza y un margen de error del 5%.

Estratos, sub-estratos y proporción de la muestra entre los estratos

Los tres criterios²⁷ más importantes para seleccionar la muestra de contratos son:

1. Correspondencia con el plan plurianual de inversiones del plan de desarrollo,

2. Cuantía del contrato, y

3. Presupuesto de la entidad.

Estos tres criterios, además del de derechos de petición por ser un mandato constitucional y el de número de contratos, servirán para conformar la muestra. Para la selección de la muestra se deben construir dos estratos y seis sub-estratos.

Construcción de Estratos

El criterio utilizado para la construcción de los estratos es el de Presupuesto de la entidad²⁸. Para el efecto, se deben ordenar de mayor a menor los sujetos de control a cargo de cada dirección sectorial por presupuesto. A continuación se hacen dos grupos dejando la mitad de sujetos de control en el estrato de "presupuesto alto" y a la otra mitad en el estrato de "presupuesto bajo".

En caso que el número de sujetos a cargo de cada entidad sea impar, la entidad que se ubique en la mitad de la lista ordenada por presupuesto se integrará al grupo cuyo presupuesto se acerque más al límite inferior del estrato de "presupuesto alto" o al límite superior del estrato "presupuesto bajo".

Cálculo de proporción de la muestra para los estratos

Para calcular la proporción de la muestra que debe tener cada estrato es necesario conocer el número de contratos que tiene el estrato "presupuesto alto" y el estrato "presupuesto bajo". La asignación del número de contratos que debe tener cada estrato se hará mediante el criterio de fijación proporcional.

Conformación de Sub-estratos

Para homogenizar la población de contratos es necesario conformar sub-estratos. Dentro de cada estrato se deben listar todos los contratos, los cuales deben organizarse de mayor a menor cuantía.

Ahora bien, el valor de los contratos debe normalizarse con el fin de hacerlos comparables. Para ello se debe emplear la formula 3.

Donde:

Vr ni = valor normalizado del i-ésimo contrato

Xi = valor del i-ésimo contrato

M = valor promedio de los contratos del estrato

σ = desviación estándar de los valores de los contratos.

La desviación estándar se calcula según la fórmula 4:

Con respecto al criterio de correspondencia del contrato con el plan plurianual de inversiones el auditor debe calificar de 1 a 5 (donde 1 corresponde a la menor calificación y 5 a la máxima) la pertinencia del contrato. Al igual que con el valor del contrato, la calificación de la pertinencia debe ser normalizada mediante las ecuaciones 3 y 4.

Según el grado de importancia asignado por los expertos, se deben ponderar los valores normalizados de los criterios de valor del contrato con el 40% y correspondencia con el plan de desarrollo con el 60%, con el fin obtener un indicador que permita agrupar los dos criterios.

Los valores de corte de los sub-estratos se obtienen restando el indicador de menor valor al de mayor valor y se divide entre 3. Esta cifra se debe restar al contrato de mayor puntuación y al resultado, también restar el mismo valor. Esos valores serán los de corte y dividirán los sub-estratos.

Cálculo de la proporción de la muestra para los subestratos

Dado que cada estrato ya tiene asignado la proporción de la muestra correspondiente, ahora es necesario repartir la muestra entre los sub-estratos, lo cual será también por fijación proporcional. Por lo tanto, para determinar la cantidad de contratos a seleccionar por sub-estrato, se debe multiplicar la proporción por el total de la muestra de cada estrato.

En el caso que la suma de ambos estratos no lleguen al total de la muestra, debido a las aproximaciones decimales con que se ha trabajado, entonces se puede aumentar en uno algunas de los estratos con valores menores, hasta que dicha suma sea igual a la calculada (n).

Determinación de la muestra por cada sub-estrato

Una vez determinado la cantidad de contratos por sub-estrato se debe extraer mediante el método aleatorio simple.

Ejemplo:

Supóngase un sector XYZ compuesto por cinco entidades ABCDE de las cuales la Contraloría de Bogotá debe seleccionar una muestra representativa para ejercer el control fiscal micro.

Primera etapa. Conformación de los Estratos

Paso 1. Listado de entidades del sector XYZ, total de su presupuesto y número total de contratos.

Paso 2. Se ordenan de menor a mayor por total de presupuesto y se conforman dos estratos: el de presupuesto alto (sombreado) y el de presupuesto bajo (sin sombrear). La entidad A, que queda en la mitad, se integra al estrato más cercano, en este caso el de presupuesto alto.

Segunda etapa. Cálculo de la muestra y proporción

Paso 3. Primero se calcula el número de elementos que constituirán la muestra de contratos para la auditoria, utilizando las formulas 1 y 2. Luego se determina la proporción que corresponde a cada uno de los estratos.

Tercera etapa. Conformación de Subestratos

Paso 4. Se listan todos los contratos de las entidades de cada estrato, su presupuesto y la valoración de su pertinencia. La valoración de pertinencia es realizada por los expertos sectoriales, que en una escala de 1 a 5 (1 es la menor y 5 la mayor) establecen la pertinencia del contrato con relación al cumplimiento de las metas y objetivos del Plan Distrital de Desarrollo. Se normalizan los valores correspondientes a la cuantía y a la pertinencia, utilizando la formula 3. Se ponderan los valores normalizados, siguiendo la fórmula: (Vr.n.*60%)+(P.PDD*40%)

Paso 5. Se ordenan los contratos de mayor a menor a partir de la valoración realizada en el paso 4. Se definen los valores de corte de los subestratos restando el menor valor al mayor y se divide entre 3. En este ejercicio es: (1,55 - (-1,30))/3 = 0,9516. Primer subestrato (en azul) 1,55 - 0,9516 = 0,60; segundo subestrato (en amarillo): 0,60 - 0,9516 = -0,35. Tercer estrato= -0,35 - 0,9516 = -1,30. Paso seguido, se distribuye proporcionalmente la muestra definida en el Paso 3. Se asigna un número aleatorio a cada uno de los contratos de los subestratos

Paso 6. Se ordenan de mayor a menor los contratos utilizando el número aleatorio asignado en el paso 5. Se escoge el número de contratos definido para cada subestrato, tomando los primeros.

Los contratos señalados con el asterisco son los seleccionados para auditar.

9.4 Evaluación del Presupuesto

La muestra corresponderá a una de las siguientes alternativas:

*Al 100%²⁹ de los rubros presupuestales relacionados con los gastos que demanden los proyectos de inversión contemplados en el Plan de Acción, Estratégico, Corporativo (o como se denomine en el sujeto de control auditado) inscritos en el Banco Distrital de Proyectos y que cuenten con la respectiva ficha EBI actualizada, que fija como lineamientos la Dirección de Economía y Finanzas Distritales de la Contraloría de Bogotá D.C.; ó

*Al 100%³⁰con base en la selección A criterio, subjetivo o no aleatorio de los rubros presupuestales relacionados con los gastos que demanden los proyectos de inversión contemplados en el Plan de Acción, Estratégico, Corporativo (o como se denomine en el sujeto de control auditado) inscritos en el Banco Distrital de Proyectos y que cuenten con la respectiva ficha EBI actualizada, que fija como lineamientos la Dirección de Economía y Finanzas Distritales de la Contraloría de Bogotá D.C.

Es de precisar que, Independiente de la muestra anterior, el auditor encargado de evaluar este componente, debe revisar todo lo relacionado con el Cierre Presupuestal de la Vigencia auditada, Vigencias Futuras y Rezago Presupuestal.

9.5 Evaluación del Plan de Desarrollo y Balance Social

La muestra corresponderá a una de las siguientes alternativas:

La muestra corresponderá al 100%³¹ de los proyectos de inversión contemplados en el Plan de Acción, Estratégico, Corporativo (o como se denomine en el sujeto de control auditado) inscritos en el Banco Distrital de

Proyectos y que cuenten con la respectiva ficha EBI actualizada, que fija como lineamientos la Dirección de Economía y Finanzas Distritales de la Contraloría de Bogotá D.C.

Al 100%³² de los proyectos de inversión contemplados en el Plan de Acción, Estratégico, Corporativo (o como se denomine en el sujeto de control auditado) inscritos en el Banco Distrital de Proyectos y que cuenten con la respectiva ficha EBI, con base en la selección A criterio, subjetivo o no aleatorio.

9.6 Evaluación de la Gestión Ambiental

No aplica selección de muestra de auditoría, en consideración a que el auditor designado para evaluar este componente debe verificar el contenido de los informes rendidos por el sujeto de control a través del Sistema de Vigilancia y Control Fiscal-SIVICOF, conforme la metodología diseñada por la Dirección Sector Ambiente de la Contraloría de Bogotá.

10. MODELO DE FICHA TÉCNICA

A continuación presentamos el Modelo de Ficha Técnica para la Selección de la Muestra de Auditoría, el cual debe ser diligenciado por el auditor para cada Componente de Integralidad objeto de evaluación:

FORMATO CODIGO 4010009

11. CONCLUSIÓN

Tal como se indicó, la habilidad, juicio y prudencia que posea el auditor en la obtención de evidencia suficiente y competente, estará circunscrita a la escogencia de muestras de auditorías representativas y objetivas conforme a procedimientos de reconocido valor técnico.

En todo caso, siempre primará la experiencia y habilidad profesional del auditor, por lo que el tipo y técnica de selección de la muestra de auditoría deben estar aprobados en Mesa de Trabajo y Comité Técnico Sectorial, respectivamente. Una vez están aprobados, se deberán consignar en los Programas de Auditoría y reflejarse en los papeles de trabajo del auditor.

El tipo y técnica de selección de la muestra de auditoría siempre debe considerar la relación Costo/Beneficio. Igualmente el auditor debe poseer conocimientos mínimos en la disciplina de la estadística y además conocer y manejar el Aplicativo Microsoft Excel.

BIBLIOGRAFÍA

CONTRALORÍA DE BOGOTÁ - Dirección de Economía y Finanzas Distritales. "METODOLOGÍA SELECCIÓN DE LA MUESTRA DE CONTRATOS PARA LA AUDITORÍA", Bogotá. Noviembre 2009.

CONTRALORIA DE BOGOTÁ. Manual de Fiscalización para Bogotá D.C.-MAFISBO 1.0. Resolución Reglamentaria No. 054 del 8 de Noviembre de 2001.

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA - GUIA DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL - AUDITE 4.0. Resolución Orgánica No. 6099 del 2 de Diciembre de 2009.

CORTÉS RAMIREZ, Adolfo. "APLICACIONES DE LA ESTADÍSTICA EN EL CONTROL FISCAL". Contraloría Santafé de Bogotá. Bogotá. Junio 1995.

ESTUPIÑAN GAITAN, Rodrigo. "PRUEBAS SELECTIVAS EN AUDITORÍA". Segunda Edición. Tercer Mundo Editores. Bogotá. Octubre 1988.

MARTÍNEZ BENCARDINO, Ciro. "ESTADÍSTICA Y MUESTREO". Octava Edición. Ecoe Ediciones. Bogotá. Febrero 1997

PROCEDIMIENTO PARA CONCLUIR EL HALLAZGO DE AUDITORIA

HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSIÓN	No. ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA	NATURALEZA DEL CAMBIO
1.0	RR. 04 de febrero 06 de 2004	Modificar en su totalidad el Procedimiento para Concluir el Hallazgo de Auditoría, redefiniendo los numerales de Base Legal, Definiciones del Procedimiento y ajustando los formatos de los anexos.
2.0	RR. 020 de marzo 14 de 2003	Cambio del procedimiento adoptado mediante Resolución Reglamentaria No. 04 de enero 14 de 2003. Incluir dentro de la actividad No. 18 un pie de página que indique que se activa el procedimiento de indagación preliminar. Adicionar dentro de la actividad No. 27 el enlace con las actividades correspondientes según se apruebe o no el hallazgo. Se adiciona actividad No. 28 donde el Jefe de la Oficina Jurídica fija la posición definitiva sobre el tema tratado. Se adicionan para soportar el hallazgo los siguientes registros: Acta de comité técnico Acta de mesa de trabajo jurídica Oficio remisorio Formatos de traslado de hallazgos.
3.0	RR 030 de mayo 21 de 2003	Cambiar páginas: 1, 3, 5, 7 y 9 Adición en el numeral 4 "DEFINICIONES" de lo siguiente: VALIDACIÓN DE HALLAZGO: Es la etapa en la que el Equipo Auditor, Comité Técnico Sectorial o Mesa Asesora Jurídica, con base en la respuesta del sujeto de control, los soportes que sustentan el hallazgo y el aval del Asesor Jurídico Sectorial, determinan que se cuenta con todos los elementos de juicio necesarios para tener certeza del daño fiscal o de presunta irregularidad disciplinaria y/o penal.
3.0	RR 030 de mayo 21 de 2003	Actividad No. 13: modificación redacción: Comunica al sujeto de control la situación advertida generadora de posibles hallazgos validados, debidamente soportados, así: Los administrativos y disciplinarios por componente de integralidad, una vez validados y soportados en mesa de trabajo y antes de la presentación del Informe Preliminar. Los penales y fiscales oportunamente, una vez validados y soportados en mesa de trabajo y antes de la presentación del Informe Preliminar. Eliminación de la nota No. 1 de Pie de página Actividad 20: Modificación "Remite el formato de traslado de hallazgo definitivo con incidencia fiscal, penal o disciplinaria, al Subdirector de Fiscalización". Actividad 23: Modificación redacción: Traslada los hallazgos definitivos a las instancias pertinentes con los soportes respectivos, antes de la presentación del Informe Final.
3.0	RR. 048 de septiembre 30 de 2003	Se modificó la forma y periodicidad en la comunicación de los hallazgos así: Los penales y fiscales oportunamente, inmediatamente después de ser aprobados en Comité técnico Sectorial y antes de la presentación del Informe Preliminar. Los administrativos y disciplinarios con en el Informe Preliminar. Se suprimen los anexos 1 y 3, relacionados con el traslado de hallazgos disciplinarios y penales.
3.0	RR. 048 de septiembre 30 de 2003	Se redefinió el anexo 2 por el No. 1 "traslado de hallazgo fiscal". Debido a que se le asigna la responsabilidad al Director de aprobar, comunicar los hallazgos al sujeto de control y dar traslado de los definitivos a otros entes de control, se redefinieron las actividades del Procedimiento. Igualmente, se elimina las actividades que involucran a la Oficina Asesora Jurídica.
4.0	R.R. 051 del 30 de diciembre de 2004	Eliminación del registro Acta Comité Técnico Sectorial. Revisión de todo el procedimiento, teniendo en cuenta el ejecutor, redacción de cada actividad y tiempo programado para la comunicación de los hallazgos Administrativos, Fiscales, Penales o Disciplinarios. En la actividad No. 2 el equipo auditor aprueba o desaprueba los hallazgos administrativos o disciplinarios. En la actividad No. 4, los hallazgos fiscales o penales los aprueba o desaprueba el director Técnico, Subdirector de Fiscalización y equipo auditor.
5.0	R.R. No. 045 de noviembre 30 de 2005.	Cambia de versión.
6.0	R.R. 018 de agosto 14 de 2006	Se incluyen las siguientes actividades: Realizar seguimiento periódico a los hallazgos trasladados a las instancias competentes. Analizar y estudiar los hallazgos fiscales devueltos por la Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva en mesa de trabajo con el Director de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva.
6.0	R.R. 018 de agosto 14 de 2006	Archivar los hallazgos fiscales devueltos por la Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva. Se modifica el alcance del procedimiento: El procedimiento inicia con la obtención de la evidencia producto de la aplicación de las técnicas de auditoría y termina con el archivo de los hallazgos devueltos por la Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva, que evidentemente no tienen incidencia fiscal.
7.0	R. R. 026 de diciembre 28 de 2007	Se modifican el objetivo, el alcance del procedimiento y la definición de hallazgo. Se ajusta la base legal y nombre de dependencias y cargos acorde con acuerdos 361 y 362 de 2009. En las actividades 2 y 4 se señala que el hallazgo debe ser redactado en los términos de condición, criterio causa y efecto y aportar los respectivos soportes. Se incluye hallazgo positivo, cosas buenas de la entidad, tan buenas que merezcan destacarse. Se establece que los hallazgos administrativos con incidencia fiscal, penal o disciplinaria deben comunicarse dentro de los tres días siguientes a su aprobación en mesa de trabajo final. Los hallazgos administrativos sin incidencia fiscal, penal o disciplinaria se comunicaran una vez validados en la mesa de trabajo, para que la administración implemente las acciones de mejora de manera inmediata, orientadas a corregir las deficiencias observadas.
7.0	R. R. 026 de diciembre 28 de 2007	Dependiendo la complejidad del sujeto de control, se establece que el tiempo concedido para presentar respuesta al informe preliminar que contiene todos los hallazgos no será superior a cinco (5) días hábiles, los cuales serán graduados a criterio del Director Sectorial.
8.0	R.R. 029 de noviembre 03 de 2009	Se ajusta la definición de condición. Se modifican las actividades 1 y 2 del procedimiento en sus responsables, descripción de la actividad y punto de control y observaciones. Se modifican las actividades 3 y 4, se elimina la actividad 6 del procedimiento. La observación de esta actividad se deja en la 5.
9.0	R.R. 007 de marzo 31 de 2011

PROCEDIMIENTO PARA CONCLUIR EL HALLAZGO DE AUDITORÍA

CODIGO: 4011

VERSIÓN No. 9.0

FECHA: 25 de Marzo de 2011

REVISADO POR:

Contralor Auxiliar	Victor Manuel Armella Velasquez
CARGO	NOMBRE	FIRMA

APROBADO POR:

Director Técnico Planeación	Efvanni Paola Palmariny Peñaranda
CARGO	NOMBRE	FIRMA
COPIA	NO. DE PAGINAS:	18

1. OBJETIVO:

Estandarizar el método para concluir los hallazgos de auditoria evidenciados dentro del Proceso de Prestación de Servicio Micro.

2. ALCANCE:

El procedimiento inicia con la obtención de la evidencia producto de la aplicación de las técnicas de auditoría y termina con el archivo de los hallazgos fiscales devueltos por la Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva que no tienen incidencia fiscal; para el caso de los hallazgos administrativos con incidencia disciplinaria y/o penal terminan con su remisión a las autoridades competentes.

3. BASE LEGAL:

*Constitución Política de Colombia, artículos 268 y 272.

*Ley 42 de 1993, "Sobre la organización del sistema de control fiscal financiero y los organismos que lo ejercen", artículos 8 y 65.

*Ley 610 de 2000 "Por la cual se establece el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal de competencia de las contralorías."

*Ley 734 de 2002. "por la cual se expide el Código Disciplinario Único".

*Decreto Ley 1421 de 1993, "Por el cual se dicta el régimen especial para el Distrito Capital de Santafé de Bogotá" artículo 105.

*Normas según la naturaleza jurídica de los sujetos de control para los hallazgos administrativos.

*Acuerdo 361 de enero 6 de 2009 "Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá, D.C, se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones", Artículos 3, 4, 5, 13, 17, 47, 48, 49, 50 y 51.

4. DEFINICIONES:

CAUSA: Representa la razón básica que origino el incumplimiento del criterio o norma.

CONDICION: Descripción del hecho determinado o detectado, "el ser".

CRITERIO: Es el "deber ser" y se constituye en las normas, políticas o procedimientos bajo los cuales debe compararse el hecho sucedido (condición) lo cual permite determinar el hallazgo.

EFECTO: Consecuencia o impacto del incumplimiento del criterio o norma.

HALLAZGOS: Como resultado de la aplicación de los sistemas de control durante el ejercicio del proceso auditor se pueden identificar hechos o situaciones (condiciones) que denotan importancia en la evaluación y vigilancia fiscal, se constituyen en las desviaciones entre el "ser" y el "deber ser" originadas en el actuar de la administración por ello todos son de carácter Administrativo y pueden tener incidencia Fiscal, Penal o Disciplinaria:

Los hallazgos corresponden a hechos o situaciones identificados en el ejercicio del proceso auditor que constituyen deficiencias susceptibles de subsanar mediante acciones correctivas para incluir en los planes de mejoramiento.

Los hallazgos Fiscales, Penales o Disciplinarios: Corresponden a los hechos identificados en el ejercicio del proceso auditor que constituyen daño patrimonial, delitos o faltas disciplinarias, respectivamente.

HECHO CONSTITUTIVO DE PRESUNTO HALLAZGO: Se consideran las presuntas diferencias entre el deber ser y el ser o la situación identificada.

HALLAZGO DEFINITIVO: Es la etapa en que el equipo auditor en mesa de trabajo determina que se cuenta con todos los elementos de juicio necesarios para tener certeza del daño fiscal o presunta irregularidad administrativa, disciplinaria o penal, con base en la respuesta del sujeto de control y los soportes que sustentan el hallazgo.

5. REGISTROS

*Acta de mesa de trabajo

*Oficio remisorio comunicación de hallazgos

*Oficio remisorio traslado de hallazgo

*Formato de traslado de hallazgo fiscal

*Acta de comité técnico sectorial

6. ANEXOS

*Anexo 1: Formato de Traslado de Hallazgo Fiscal.

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

No	RESPONSABLE	ACTIVIDAD	REGISTRO	PUNTO DE CONTROL /OBSERVACIONES
1	JEFE DE OFICINA DE LOCALIDAD, PROFESIONAL UNIVERSITARIO O ESPECIALIZADO (Auditor)	Obtiene evidencia que sustenta el hecho constitutivo de presunto hallazgo, indicando: El hecho sucedido. La violación de criterios definidos en las normas o reglamentos de carácter general o los adoptados internamente por el Sujeto de Control. El daño (en caso de que sea un hallazgo fiscal) debidamente cuantificado. Cargo del presunto(s) responsable(s) del daño por omisión o por acción en el ejercicio de sus funciones. La fecha, lugar y dependencias en que sucedieron los hechos. Las causas que ocasionaron la ocurrencia de los hechos y los efectos que estos produjeron entre otros. Clasifica el hecho constitutivo de posible hallazgo administrativo, determinando si tiene incidencia fiscal, disciplinaria o penal y lo presenta en mesa de trabajo junto con los correspondientes soportes que lo sustentan.		Observaciones: Esta actividad puede ser ejecutada por servidor(es) público(s) comisionado(s), en cumplimiento de una actuación de control fiscal. Punto de control: La redacción del hallazgo de auditoría debe contener: Condición, criterio, causa y efecto, debidamente tipificado.
2	JEFE DE OFICINA LOCALIDAD PROFESIONAL UNIVERSITARIO, ESPECIALIZADO (Equipo auditor)	Aprueba o desaprueba el hecho constitutivo del hallazgo administrativo: Si no es aprobado: se deja constancia en mesa de trabajo. Si presenta observaciones: regresa a la actividad No. 1. Coordina la asistencia en mesa de trabajo del Director Sectorial, Subdirector de Fiscalización y Asesor, si el hecho constitutivo del hallazgo tiene incidencia disciplinaria, fiscal o penal.	Acta de mesa de trabajo	Punto de Control: En la mesa de trabajo se debe dejar redactada la condición, criterio causa y efecto del respectivo hallazgo. Se discutirán también los hallazgos positivos, en caso de ser aprobados se incluirán en el informe respectivo. Observación: Si no existe evidencia plena de la cuantificación del daño patrimonial el Director Técnico Sectorial podrá dar inicio a la indagación preliminar¹. El funcionario que no este de acuerdo con la aprobación o desaprobación deberá sustentar su posición la cual se incluye en el acta de mesa de trabajo.
3	JEFE DE OFICINA DE LOCALIDAD, PROFESIONAL UNIVERSITARIO, ESPECIALIZADO (Equipo auditor)	Proyecta oficio de comunicación del hallazgo para la firma del Director, adjuntando los correspondientes soportes.		El proyecto de oficio deberá ser entregado dentro de los dos (2) días hábiles siguientes de ser aprobado en mesa de trabajo.
4	DIRECTOR TECNICO SECTORIAL O JEFE DE OFICINA DE LOCALIDAD	Comunica al sujeto de control en los términos aprobados en la mesa de trabajo (condición, causa, criterio y efecto) el hecho constitutivo del hallazgo para que presente las razones de su ocurrencia.	Oficio remisorio	Observación: La comunicación de los hallazgos con incidencia fiscal, penal o disciplinaria debe hacerse dentro de los dos (2) días siguientes del recibo del proyecto de oficio. El tiempo concedido al sujeto de control para presentar respuesta no puede ser superior a tres (3) días hábiles². De estos hechos debe dejarse constancia en el informe definitivo, si las acciones adelantadas fueron inmediatas³. De lo contrario se incluirán las acciones por parte del sujeto de control en el respectivo plan de mejoramiento.
5	DIRECTOR TECNICO SECTORIAL, SUBDIRECTOR DE FISCALIZACIÓN Y ASESOR PROFESIONAL UNIVERSITARIO, ESPECIALIZADO, JEFE DE OFICINA LOCALIDAD O FUNCIONARIO (S) COMISIONADO(S)	Recibe y analiza la respuesta del sujeto de control a los hallazgos administrativos, con incidencia fiscal, disciplinaria y penal. Aprueba o desaprueba el hallazgo definitivo.Si no es aprobado: Se deja constancia en mesa de trabajo. Si es Aprobado: Se incluye en el informe preliminar.	Acta de Mesa de Trabajo	Observación: Los hallazgos administrativos con o sin incidencia fiscal, disciplinaria y penal, que fueron validados ad portas de la notificación del Informe Preliminar se comunicarán con el mismo.
6	DIRECTOR TECNICO SECTORIAL, SUBDIRECTOR DE FISCALIZACIÓN Y ASESOR. PROFESIONAL UNIVERSITARIO, ESPECIALIZADO, JEFE DE OFICINA LOCALIDAD O FUNCIONARIO(S) COMISIONADO(S) (Equipo auditor)	Recibe y analiza la respuesta del sujeto de control a los hallazgos administrativos, con incidencia fiscal, disciplinaria y penal. Aprueba o desaprueba los hallazgos definitivos. No aprobado: Se deja constancia en mesa de trabajo y se ordena su retiro del informe definitivo. Aprueba: Se incluye en el informe final.	Acta de Mesa de Trabajo
7	DIRECTOR TECNICO SECTORIAL Y SUBDIRECTOR DE FISCALIZACIÓN. PROFESIONAL UNIVERSITARIO, ESPECIALIZADO, JEFE DE OFICINA LOCALIDAD O FUNCIONARIO(S) COMISIONADO(S) (Equipo auditor)	En la mesa de trabajo celebrada en las instalaciones de la Contraloría con los representantes del sujeto de control, con el fin de presentar los resultados de la auditoría, evaluadas las respuestas al informe preliminar, se establecen los hallazgos administrativos, con incidencia fiscal, disciplinaria y penal que deben quedar en el informe definitivo.	Acta de Mesa de Trabajo	Punto de control: En esa mesa de trabajo asistirán el Director Técnico Sectorial, Subdirector de Fiscalización y Asesor.
8	PROFESIONAL ESPECIALIZADO, UNIVERSITARIO O FUNCIONARIO COMISIONADO (Equipo auditor)	Diligencia el formato de traslado del hallazgo fiscal aprobado.
9	PROFESIONAL ESPECIALIZADO, UNIVERSITARIO (Líder) O JEFE DE OFICINA LOCALIDAD	Revisa y remite el hallazgo aprobado al Director Sectorial, con todos los soportes del mismo dentro de los tres días siguientes a la mesa de trabajo final con la entidad.	Memorando traslado de hallazgo	Para los fiscales ver Anexo 1 - Formato de traslado de hallazgo fiscal.
10	DIRECTOR SECTORIAL	Traslada los hallazgos definitivos a las instancias pertinentes, así: Los Fiscales a la Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva en el formato de traslado de hallazgo fiscal (Ver formato anexo). Los Disciplinarios y Penales se remite a la autoridad competente, incluyendo la descripción de los hechos y conclusiones consignados en el Informe de Auditoría.	Oficio remisorio. Formato de traslado de hallazgo fiscal	El traslado de la totalidad de los hallazgos a las instancias pertinentes se realizará antes de culminar la etapa del cierre de la auditoria.
11	DIRECTOR SECTORIAL	Realiza periódicamente seguimiento a los hallazgos trasladados a las instancias competentes.
12	DIRECTOR SECTORIAL	Analiza y estudia los hallazgos fiscales devueltos por la Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva. Solicita el complemento o ajuste de los hallazgos fiscales devueltos validados en la mesa de trabajo y los traslada nuevamente a la Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva, o procede a iniciar indagación preliminar o a su archivo. En todo caso debe dejarse registro en Comité Técnico Sectorial.	Acta de Comité Técnico sectorial.

^{1 Se activa el Procedimiento de Indagación Preliminar.
^{2 Si el sujeto de control no contesta dentro de los términos establecidos, se entenderá por aceptado el hallazgo.
^{3 Se activa el procedimiento para la cuantificación y comunicación de beneficios de control fiscal.

ANEXO. 1
FORMATO DE TRASLADO DE HALLAZGO FISCAL – Cd³³:
I. DATOS GENERALES DE LA DEPENDENCIA QUE EFECTÚA LA AUDITORÍA
a. Dirección Sectorial: ________________________________________________
b. Sujeto de Control: _________________________________________________
c. Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral, Modalidad:
Regular____________________
Especial____________________
Entidades con Participación Accionaria ____________________
d. PAD______________________CICLO: ___________
e. Fecha de Iniciación de la auditoría o actuación fiscal: DD____MM____AA____
f. Fecha de Terminación de la auditoría o actuación fiscal³⁴: DD____MM____AA____
g. Fecha de Reporte del Hallazgo al Jefe inmediato: DD____MM____AA____
h. Profesional Auditor que configuró el hallazgo:}}

NOMBRE

CARGO

II. DATOS GENERALES DE LA ENTIDAD AUDITADA
a. Nombre o Razón Social: ___________________________
b. NIT:________________
c. Naturaleza Jurídica: _______________________________
d. Domicilio:________________________________________
e. Representante Legal: ______________________________
f. Cargo: ___________________________________________
g. Cédula: _____________
h. Dirección: _________________________________________
i. Teléfonos: _________________________________________

III. ANTECEDENTES DEL INFORME DE AUDITORÍA
a. Origen:
PAD: ______
DENUNCIA: _______
OTRO______ ¿Cuál?: ______________________________________
b. Período Evaluado: De: _________________ A: ______________________
c. Características del Hallazgo Fiscal:
*Faltante de Bienes:________
*Faltante de Fondos:________
*Irregularidades en Contratación:______
*Irregularidades en Cuentas:______
*Otros:______Cuál?_______________________________________
IV. DESCRIPCIÓN DE LOS HECHOS PRESUNTAMENTE IRREGULARES
¿Qué ocurrió? (Hechos): __________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________
¿Cuándo? (Fechas): ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
¿Dónde? (Entidad, Lugares): __________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________
¿Cómo?(Método): __________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
¿Por qué? (Causas): __________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
V. NORMAS PRESUNTAMENTE VIOLADAS

Especiales

Generales

VI. MATERIAL PROBATORIO QUE SUSTENTA EL(LOS) HALLAZGO(S)
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
VII. VALOR DEL MONTO O DAÑO PATRIMONIAL
$ ________________________ (Letras) ______________________________________
Observaciones: __________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
VIII. PRESUNTOS RESPONSABLES

NOMBRE

CEDULA

CARGO

DIRECCION

TELEFONO

CUANTIA

IX. RESPUESTA DE LA ENTIDAD
Relacionar o anexar la respuesta de la entidad al hallazgo formulado por el equipo auditor y la valoración de la misma.
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
X. OTRO TIPO DE INCIDENCIA
Enunciar si este hallazgo además tiene presuntas incidencias disciplinarias y penales e indicar si se comunicó a las instancias competentes.
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
XI. FIRMAS
_________________________
Director Sectorial
FORMATO CODIGO: 4011001

PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL INFORME DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL Y CIERRE DE AUDITORIA
HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSIÓN

No. ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA

NATURALEZA DEL CAMBIO

1.0

RR. 020 de marzo 14 de 2003

Modificación del alcance del procedimiento, así: se inicia con la estructuración del informe de auditoría y termina con el envío del resumen ejecutivo del mismo a la Oficina Asesora de Comunicaciones.
Agrupación de las actividades 1 al 5.
Supresión de las actividades 13, 18, 19, 20, 21, 22 y 23
Modificación de las actividades 6, 7, 8 y 25
Modificación del título del procedimiento, así: "Procedimiento para Elaborar el Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral y Cierre de Auditoría".
Supresión del registro memorando remisorio
Ajuste en la definición de Fenecimiento.
Agregación de la actividad de cierre de auditoría (Actualización del SIDRI, actualización ficha técnica, referenciación final y entrega de papeles de trabajo, información para la Dirección de Economía y Finanzas, formatos de cuantificación de beneficios de control fiscal, aplicar procedimiento "propiedad de la parte interesada" y otras actividades inherentes al cierre).

2.0

RR. 030 de mayo 21 de 2003

Numeral 4. En la definición de informe Preliminar cambiar "Línea de Auditoría" por Componente de integralidad.
Numeral 5: Adición del registro "oficio remisorio (entrega del Informe al Sujeto de control).
Numeral 6.Modificación del anexo 7 Cuadro de Hallazgos Detectados y Comunicados. Y adición del anexo 8: Modelo de Ficha Técnica y el Anexo 9: Modelo Resumen Ejecutivo Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral.
Numeral 7: Modificación de las actividades:
Actividad 1: Agregar en Observaciones "En los Informes Producto de cualquier modalidad de auditoría, se debe garantizar las características definidas en las variables definidas en la Caracterización del Producto.

ACTIVIDAD 5: cambiar "…y los hallazgos administrativos por línea de auditoría…"Por y los hallazgos administrativos por componente de integralidad.
ACTIVIDAD 13: Agregar el registro "acta de mesa de trabajo o documento que permita evidenciar la realización de la reunión con el sujeto de control.
ACTIVIDAD 18: Agregar registro "Oficio remisorio.
Modificación de las actividades 19, 20 y 21 del procedimiento.

3.0

RR. 048 de septiembre 30 de 2003

Como consecuencia de la aplicación de las orientaciones dadas por el Señor Contralor relacionadas con la presentación del Informe de Auditoría, se redefinieron algunas actividades de la descripción del Procedimiento, conllevando al ajuste del objetivo, alcance, base legal, registros del procedimiento.
Se ajusta redacción de algunas actividades de la descripción del procedimiento.

4.0

R.R. 051 de diciembre 30 de 2004

Se modifica la denominación del procedimiento, agregando "…Y REALIZAR ACTIVIDADES DE CIERRE DE AUDITORIA".
Se especifica que el fenecimiento se origina en una Auditoría Regular.
Se incluye el registro de Acta de Mesa de Trabajo, originado en la actividad 1.
Se incluyeron como registros los memorandos remisorios del resumen ejecutivo a la Oficina Asesora de Comunicaciones, del informe final a la Subdirección de Servicios Administrativos y del Informe Final en medio magnético a la Dirección de Informática.
La actividad 1 se incorpora en la actividad y se incluye una nueva actividad inicial para hacerla concordante con el nuevo alcance del procedimiento.

La actividad 2 relacionada con el análisis sectorial, se incorporó a la nueva actividad 1.
La actividad 3 de hechos relevantes se elimina y se incluyen las actividades de sustentación de informe preliminar. Se incluye como ejecutor a los profesionales del equipo auditor.
Se elimina de las actividades de cierre la Ficha Técnica que ahora se hará en la Fase de Planeación de auditoría y se incorpora la aplicación del procedimiento del Plan de Mejoramiento y se incluye la socialización de los resultados con la ciudadanía u otros entes sociales.
Se modifican y redefinen los anexos.

5.0

R.R. 045 de noviembre 30 de 2005

Cambia de versión.

6.0

R.R. 018 de agosto 14 de 2007

En mesa de trabajo con el sujeto de control podrá presentarse los resultados por componente de integralidad, especialmente los de la evaluación de estados contables para validar y reportar oportunamente la información definitiva a la Dirección de Economía y Finanzas Distritales.
Se establecen diez días para que el sujeto de control presente la respuesta al Informe preliminar y hasta cinco días para que el equipo auditor la analice y prepare el informe de auditoría definitivo.
En el cierre de auditoría se actualiza la ficha técnica y se remite en medio físico y magnético a la Dirección de Planeación para actualizar las estadísticas internas de la Contraloría (Numeral 8 del Art. 42 del Acuerdo 24 de 2001).
Se señalan las actividades que se realizan a través de los aplicativos implementados en la Entidad como el SIGESPRO.

7.0

R. R. 026 de diciembre 28 de 2007

Cambia de versión.
Se modifica el alcance y se ajusta la base legal al Acuerdo 361 de 2009.
En definición de componente de integralidad se incluye balance social y gestión ambiental.
En la actividad 1 se dispone que el Director Técnico Sectorial debe asegurar la elaboración del análisis sectorial correspondiente, de igual manera el Subdirector de Fiscalización verifica con el Equipo auditor el cumplimiento de los objetivos contenidos en el Memorando de Planeación. Se ordena el uso de la metodología para la evaluación de la gestión y los resultados.
En la actividad 6 se otorga hasta cinco días hábiles para que el sujeto de control en caso de que tuviese pruebas que desvirtuaren los presuntos hallazgos comunicados, solicite a la Dirección Sectorial convocar a una mesa de trabajo con el propósito de presentar elementos adicionales.
En la misma actividad si el sujeto de control no presenta objeción alguna al informe preliminar, se pasa a la actividad 8.
En la actividad 8, se señala que se dejan en el informe definitivo los hallazgos administrativos con incidencia fiscal, penal o disciplinaria que quedaron en firme luego de la mesa de trabajo con el sujeto de control.
Se incluye tres actividades orientadas a garantizar la calidad del producto, que implica verificar previamente a su liberación, preliminar o definitiva, que cumpla con su caracterización.
En la actividad 14, se incluyen las actividades programadas por la Dirección para el Control Social y Desarrollo Local en las que se presenten resultados de auditoría de las Direcciones Sectoriales.
Se incluye una actividad nueva sobre levantamiento del fenecimiento de la cuenta.

7.0

R. R. 026 de diciembre 28 de 2007

En el anexo 3 se incluye concepto sobre la revisión de la cuenta, Aplicación de metodología a la gestión y resultados, seguimiento a advertencias y pronunciamientos comunicados.
Para efectos del concepto sobre la gestión y resultados se sustente en la utilización de la Metodología prevista en los Anexos 7, 8, 9 y 10 del "Procedimiento para la elaboración del memorando de planeación y programas de auditoría".
Se reduce el tiempo de ocho a cinco días hábiles, para que el sujeto de Control presente un Plan de Mejoramiento que permita solucionar las deficiencias puntualizadas en el informe.
En el anexo 9 se limita el contenido del resumen ejecutivo a diez páginas incluyendo la carátula.
Se incluye un anexo nuevo para verificar que el producto cumpla con las características establecidas.

8.0

R.R. 029 de noviembre 03 de 2009

Se modifica la redacción de la actividad 1 del procedimiento y se adiciono como registro el acta de mesa de trabajo.
En la actividad 2, se establece como un punto de control el hecho de que el Director y Subdirector serán los encargados de asegurarse de la elaboración e inclusión del capítulo de análisis sectorial.
En la actividad 3, se incorpora que se debe hacer una síntesis del resultado de los PQR utilizados como insumo de auditoría, así como un punto de control relacionado con el fenecimiento de la cuenta y el levantamiento del mismo y la aclaración que en la auditoría especial únicamente aplica concepto sobre gestión y resultados y control interno respecto del área o aspecto evaluados.
En las actividades 4, 7 y 12 se adiciona en cada una de ellas un registro.

8.0

R.R. 029 de noviembre 03 de 2009

En la actividad 8, se reformula la observación y se establece un punto de control para dejar constancia de la evaluación de la respuesta al informe preliminar, cuando no se realiza mesa de trabajo con el sujeto de control.
En la actividad 9, se reformula la redacción de la misma y se adiciona una observación para la mesa de trabajo con el sujeto de control.
En la actividad 11, se cambia la redacción de la actividad y del punto de control.
Se elimina la actividad 12 y 16 del procedimiento.
En la actividad 13 se replantea la descripción de la actividad y se establece una observación para la información que debe ser enviada a la Dirección de Economía y Finanzas.
Se elimina el Anexo 11 – Evaluación Parte Interesada.
Se modifican los anexos del procedimiento.

9.0

R.R. 007 de marzo 31 de 2011

PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL INFORME DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL Y CIERRE DE AUDITORIA
CÓDIGO: 4012
VERSIÓN No. 9.0
FECHA: 25 de Marzo de 2011
REVISADO POR:

Contralor Auxiliar

Victor Manuel Armella Velasquez

CARGO

NOMBRE

FIRMA

APROBADO POR:

Director Técnico Planeación

Efvanni Paola Palmariny Peñaranda

CARGO

NOMBRE

FIRMA

COPIA

NO. DE PAGINAS:

87

1. OBJETIVO
Establecer las actividades para elaborar el Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral y realizar las actividades de Cierre de la Auditoría.

2. ALCANCE
Inicia con la presentación en mesa de trabajo de los resultados por componente de integralidad, áreas, procesos, ciclos o temas de evaluación en las auditorias especiales y termina con la socialización de los resultados de la auditoría a la ciudadanía u organizaciones sociales que participaron o el levantamiento del fenecimiento de la cuenta.

3. BASE LEGAL
*Constitución Política de Colombia, artículos 268 y 272.
*Ley 42 de 1993, artículos 8 y 65. "Sobre la organización del sistema de control fiscal financiero y los organismos que lo ejercen".
*Decreto Ley 1421 de 1993, artículo 105. "Por el cual se dicta el régimen especial para el Distrito Capital".
*Acuerdo 361 de 2009 "Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá, D.C, se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones".

4. DEFINICIONES
*COMPONENTE DE INTEGRALIDAD: Corresponde a cada uno de los aspectos a evaluar programados en el Memorando de Encargo de Auditoría y en el Memorando de Planeación y Programas de Auditoría. Incluye aspectos como la evaluación a los estados contables, la contratación, el presupuesto, el plan de desarrollo y balance social, el control interno y gestión ambiental.
*DICTAMEN INTEGRAL: Expresión de las conclusiones finales a las que ha llegado el equipo de auditoría, luego de realizar el proceso auditor, en torno de la gestión y los resultados, la opinión de los estados contables y evaluación del sistema de control interno. Es integral por cuanto se ha hecho una evaluación conjunta al aplicar en forma articulada los diferentes sistemas de control.
*FENECIMIENTO: Acto por el cual se pone fin a la revisión de la cuenta rendida a la Contraloría por los sujetos de control, mediante el cual se determina que el gestor fiscal realizó el manejo de los recursos, puestos a su disposición, en condiciones de eficacia, eficiencia, economía, equidad y valoración de costos ambientales. Si con posterioridad a la revisión de cuentas de los responsables del erario aparecieren pruebas fraudulentas o irregulares relacionadas con ellas, se levantará el fenecimiento y se iniciará juicio fiscal.
*INFORME DE AUDITORÍA: Documento final del proceso auditor que sintetiza el resultado del desarrollo de los objetivos definidos en el memorando de planeación.
*INFORME PRELIMINAR: Es el producto de la consolidación de las actas de mesa de trabajo retomando los diferentes hallazgos, agrupados por componente de integralidad o áreas, ciclos, procesos o temas de evaluación en las auditorias especiales, los cuales han sido validados en mesa de trabajo.
*PLAN DE MEJORAMIENTO: Documento contentivo de las acciones que se compromete a adelantar el sujeto de control, con el propósito de subsanar o corregir situaciones que afectan de forma importante su desempeño y su cometido institucional, las cuales hayan sido evidenciadas en los informes o actuaciones de la Contraloría de Bogotá, D.C., producto del ejercicio de la vigilancia de la gestión fiscal tanto a nivel micro como macro.
*SOCIALIZACIÓN DE RESULTADOS: Es el evento mediante el cual se divulgan los resultados obtenidos en el desarrollo del PAD. Se incluirá el resultado de la auditoría con el énfasis adecuado sobre el producto de los insumos originados en las inquietudes de la comunidad. De acuerdo con el número de ciudadanos participantes en el ejercicio de la auditoría social se realizará mesa final del equipo auditor con los participantes.
*SISTEMA DE VIGILANCIA Y CONTROL FISCAL (SIVICOF): Sistema a través del cual se recibe electrónicamente la información de la cuenta mensual, intermedia y anual, remitida por los sujetos de control, para su validación, procesamiento y almacenamiento de manera inmediata, ágil y oportuna.
*SISTEMA DE GESTIÓN DE PROCESOS (SIGESPRO): Tiene como objetivo administrar, gestionar y controlar la información y las actividades que conlleva el proceso auditor, permitiendo al nivel directivo realizar el seguimiento a la labor que ejecutan los equipos auditores, para determinar el nivel de avance de cada auditoría.

5. REGISTROS
*Acta de mesa de trabajo.
*Memorando de entrega de informe preliminar.
*Acta de comité técnico sectorial.
*Oficio remisorio.
*Memorando remisorio.
*Memorando de entrega de informe final.
*Oficio de comunicación del informe final.
*Resumen Ejecutivo.
*Acta de socialización de resultados.
*Oficio comunicando a la Entidad.

6. ANEXOS
*Anexo 1. Modelo "Presentación Informe de Auditoría".
*Anexo 2. Modelo "Carátula y Hoja de Presentación".
*Anexo 3. Modelo "Tabla de Contenido".
*Anexo 4. Modelo "Dictamen de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral".
*Anexo 5. Modelo "Concepto sobre Gestión y Resultados".
*Anexo 6. Modelo "Opinión sobre los Estados Contables".
*Anexo 7. Modelo "Cuadro de Hallazgos detectados y comunicados".
*Anexo 8. Modelo "Criterios para el fenecimiento".
*Anexo 9. Modelo Resumen Ejecutivo "Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral".
*Anexo 10: Ficha Evaluación Auditoría.
*Anexo 11: Lista de Verificación. Producto No Conforme.

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

No.

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

REGISTROS

PUNTO DE CONTROL / OBSERVACIONES

1

PROFESIONAL UNIVERSITARIO O ESPECIALIZADO
(EQUIPO AUDITOR)

Presenta en mesa de trabajo el resultado de la evaluación por componente de integralidad, áreas, ciclos, temas de evaluación en las auditorias, así como los relacionados con los lineamientos establecidos por la Alta Dirección y los procesos, anexando el documento respectivo, con el fin de construir el Informe de Auditoría.

Acta de mesa de trabajo

Observación: El informe por componente de integralidad incluye:
Síntesis o conclusiones sobre la evaluación respectiva, incluyendo advertencias fiscales y pronunciamientos comunicados vigentes, e indagaciones preliminares si las hubiere.
Nota: La síntesis de la evaluación del SCI, incluye análisis por subsistema y componente (MECI), determinando el nivel de Riesgo.

2

DIRECTOR y/o SUBDIRECTOR DE FISCALIZACIÓN

Verifica con el equipo auditor que se haya cumplido con los objetivos contenidos en el Memorando de Planeación.
Presenta el informe de análisis sectorial¹.
Retroalimenta los resultados y unifican los criterios para la elaboración del informe preliminar.

Punto de control:
El Director Sectorial y el Subdirector de Fiscalización deben asegurarse de la elaboración e inclusión del análisis sectorial².

3

PROFESIONAL UNIVERSITARIO O ESPECIALIZADO
(EQUIPO AUDITOR)

Elabora el Dictamen de Auditoría incluyendo:
Concepto sobre la Gestión. y Resultados³ el cual incluye concepto sobre la calidad y eficiencia del Sistema de Control Interno – SCI.
Opinión de los Estados Contables.
Concepto breve y conciso sobre la evaluación y revisión de la cuenta.
Fenecimiento.
Plan de mejoramiento de la vigencia anterior auditada y seguimiento a las advertencias y pronunciamientos comunicados vigentes.
Síntesis del resultado de las peticiones, quejas y reclamos utilizados como insumos de auditoría.

Punto de control:
El párrafo de fenecimiento de la Cuenta solo se incluye en el Informe Final de Auditoría Modalidad Regular y en Entidades con Participación Accionaria cuando su participación sea mayor o igual al 50% y menor o igual al 90%.
Para el levantamiento del fenecimiento de la cuenta, el Responsable del Proceso analiza las circunstancias que lo ameritan, en equipo de análisis y decide sobre el mismo y comunica al sujeto de control.

Observación:
Hallazgos detectados y validados en mesa de trabajo, tanto de la auditoría como de otras actuaciones fiscales (DPC’s, operativos, visitas administrativas y otras actuaciones de control fiscal).

Para el dictamen ver Anexos No. 4, 5, 6, 7 y 8.
En la Auditoría Especial, únicamente aplica el concepto sobre gestión y resultados y la evaluación de control interno respecto del área o aspectos auditados.

4

PROFESIONAL ESPECIALIZADO O UNIVERSITARIO
(LÍDER)
JEFE OFICINA LOCALIDAD (*)

Consolida y presenta al Subdirector de Fiscalización, el Informe Preliminar de Auditoría incluyendo el seguimiento al plan de mejoramiento y el cuadro de hallazgos detectados, validados y comunicados, debidamente referenciados.

Memorando de entrega de Informe Preliminar

Observación: Ver anexos 1, 2, 3 y 7

Punto de control: Las características del Informe de Auditoría - Modalidad Regular, Especial y Entidades con Participación Accionaria, se encuentran en la Matriz de Caracterización del Producto.

5

DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL

Convoca al equipo auditor a Comité Técnico Sectorial.

6

SUBDIRECTOR DE FISCALIZACIÒN PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y UNIVERSITARIO EQUIPO AUDITOR
JEFE DE OFICINA LOCALIDAD

Con fundamento en el Memorando de Planeación, sustentan el Informe Preliminar ante el Comité Técnico Sectorial.

7

DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL
(Comité Técnico Sectorial)

Aprueba o desaprueba de forma y de fondo el Informe Preliminar.
Si desaprueba el Informe Preliminar regresa a la actividad 3.

Acta de Comité Técnico Sectorial

Punto de control: Constata que el informe preliminar contemple las características definidas en la caracterización del producto.

8

DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL

Comunica el Informe Preliminar aprobado al sujeto de control, sin incluir el concepto sobre fenecimiento y el párrafo de plan de mejoramiento.

Oficio remisorio

Observación: Dependiendo la complejidad del sujeto de control y a criterio del Director Sectorial se otorgan hasta cinco días hábiles para dar respuesta al informe preliminar.
En el evento que el sujeto de control tuviese pruebas que desvirtuaren los presuntos hallazgos comunicados, podrá solicitar de manera escrita a la Dirección Sectorial convocar a una mesa de trabajo con el propósito de presentar elementos adicionales, sobre los cuales se decidirá en la misma.

Punto de control:
Si el sujeto de control no solicita mesa de trabajo, el equipo auditor dejara constancia de la evaluación de la respuesta al informe preliminar, en mesa de trabajo.
Si el sujeto de control no presenta objeción alguna al informe preliminar, se pasa a la actividad 11.

9

EQUIPO AUDITOR

Revisa y analiza en mesa de trabajo la respuesta al informe preliminar dentro de los tres días siguientes.

Acta de mesa de trabajo

Observación:
El Director Técnico Sectorial, efectuara en las instalaciones de la Contraloría de Bogotá la mesa de trabajo con el fin de valorar los argumentos de la administración.

Punto de control: El Equipo Auditor, el Director Sectorial, el Subdirector (es) de Fiscalización y Asesor (es), deberán presentarse con pleno conocimiento del informe y los papeles de trabajo que soporten el mismo.

10

PROFESIONAL UNIVERSITARIO O ESPECIALIZADO
(EQUIPO AUDITOR)

Ajusta el informe dentro de los dos días siguientes a la celebración de la mesa de trabajo e incluye el concepto sobre el fenecimiento y el párrafo de plan de mejoramiento.

Punto de control: En el capítulo de resultados de auditoría en la redacción de los hallazgos definitivos no se debe transcribir la respuesta de la entidad. (Ver caracterización del producto).
Se dejan en el informe definitivo los hallazgos administrativos con incidencia fiscal, penal o disciplinaria que quedaron en firme luego de la mesa de trabajo.
Describir los hallazgos en el componente respectivo, evitando repetición en el desarrollo del informe.

11

PROFESIONAL ESPECIALIZADO O UNIVERSITARIO (LÍDER)
JEFE DE OFICINA LOCALIDAD

Remite el Informe Final al, Director Técnico Sectorial para su revisión en medio físico y magnético, acompañado del Resumen Ejecutivo respectivo y los Papeles de Trabajo.
Diligencia la ficha de evaluación de la auditoría (Anexo 10) y la remite por Outlook al Director de Planeación.

Memorando remisorio.

Observación: Ver anexo 9

Punto de control: la ficha diligenciada debe remitirse dos días antes de finalizar el cierre de auditoría al Subdirector de Fiscalización. Ver Anexo 10.

12

DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL

Aprueba o desaprueba el informe final.
Aplica procedimiento de Producto no conforme, en caso de no aprobarse el informe final.

Acta Comité Técnico Sectorial.

Observación: Activa procedimiento "Control del Producto No Conforme Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral".

Punto de control: Verifica que el informe tenga las características definidas para el producto, diligenciando el Anexo 11.

13

DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL

Firma y comunica el Informe Final, solicitando la presentación del plan de mejoramiento.
Revisa y complementa el Resumen Ejecutivo del Informe y lo envía a la Oficina Asesora de Comunicaciones en medio físico y magnético.
Envía el informe definitivo, a la Dirección de Apoyo al Despacho en medio magnético.
Envía copia magnética a la Dirección de Economía y Finanzas Públicas.

Oficio de comunicación del Informe Final
Resumen Ejecutivo
Memorando remisorio

Observación:
La copia magnética que se envía a la Dirección de Economía y Finanzas debe contener el informe definitivo de las auditorias regulares y entidades con participación accionaria.
No obstante los informes definitivos de auditorías especiales deben estar publicados en la Intranet para consulta.
La suscripción del plan de mejoramiento se realiza en los términos y forma establecidos en la resolución vigente.
El plan de mejoramiento incluye acciones para todos los hallazgos incluidos en el informe.

Punto de control: Se activa el Procedimiento para la Preservación del Producto.

14

SUBDIRECTOR DE FISCALIZACIÓN,
JEFE DE OFICINA LOCALIDAD,
PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y UNIVERSITARIO
(EQUIPO AUDITOR)

Realiza las siguientes actividades de Cierre de Auditoría:
Aplica el procedimiento de cuantificación de beneficios de control fiscal.
Aplica el procedimiento de propiedad de la parte interesada.
Prepara comunicaciones para trasladar la totalidad de hallazgos por parte del Director a las instancias competentes.
Entrega papeles de trabajo en las condiciones previstas en el procedimiento, al Subdirector de Fiscalización o al Jefe de Oficina de Localidad según el caso.
Aplica el procedimiento plan de mejoramiento.
Si han surtido hechos nuevos Actualiza la "Ficha Técnica del Sujeto de Control" Ver actividad No 1 y Anexo No. 1 del procedimiento para la elaboración del memorando de planeación y programas de auditoría.

Observación: El procedimiento de propiedad de la parte interesada no aplica a las Oficinas de Localidades.

Punto de control: El traslado de los hallazgos debe hacerse según lo establecido en el procedimiento para concluir hallazgos de auditoría.
Copia de la Ficha Técnica será remitida a la Dirección de Planeación en medio magnético, para actualización de las estadísticas internas de la Contraloría.
En la auditoría regular que realizan las Oficinas de Localidades se archivan los papeles de trabajo debidamente foliados y referenciados en las dependencias de dichas oficinas.

15

DIRECTOR SECTORIAL
JEFE DE OFICINA DE LOCALIDAD
(EQUIPO AUDITOR)

Socializa los resultados a la ciudadanía y/u organizaciones sociales que participaron en la auditoría.

Acta de socialización de resultados.

Observación: Se incluirá el resultado de la auditoría con el énfasis adecuado sobre el producto de los insumos originados en la comunidad, de acuerdo con el número de ciudadanos participantes en el ejercicio de la auditoría social se realizará mesa final del equipo auditor con los ciudadanos; foros, audiencias públicas, entre otros eventos.
Se incluyen las actividades programadas por la Dirección para el Control Social y Desarrollo Local en las que se presenten resultados de auditoría de las Direcciones Sectoriales.
^{1 El capitulo debe contener como mínimo lo siguiente: el análisis del sujeto de control, su presupuesto frente al sector, cumplimiento de políticas internas, externas y su corresponsabilidad con el plan de desarrollo, estratégico, corporativo o el que corresponda, entre otros aspectos destacables del sector, conforme a los lineamientos de la alta Dirección, para los objetivos subsectoriales. De igual manera los resultados del desarrollo del objetivo subsectorial contenido en el encargo de auditoría.
^{2 Este capítulo solo aplica para auditorías regulares.
^{3 Aplicar la Metodología para la evaluación de la gestión y resultados, en el Anexo correspondiente 6, 7, 8 y 9 del "Procedimiento para la elaboración del memorando de planeación y programas de auditoría".

ANEXO. 1
MODELO "PRESENTACIÓN INFORME DE AUDITORÍA"
(Ver caracterización de producto)
1. Para la redacción y presentación del informe se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:}}

Preciso

Diga lo que tiene que decir. Es conveniente ser exacto (puntual) en cada frase y en el informe completo. Su redacción debe ser sencilla, clara, ordenada, coherente y en orden de importancia.

Conciso

La redacción debe ser breve pero sin omitir lo relevante, la brevedad permite mayor impacto. Redactar los hallazgos en forma concreta, pero sin dejar de decir lo que se tiene que decir sobre la condición (situación detectada); asimismo, se debe incluir el criterio de auditoría, la causa y el efecto, aspectos que muestren claramente el impacto que tiene la situación detectada por la CB.

Objetivo

Todos los hallazgos deben reflejar una situación real, manejada con criterios técnicos, analíticos e imparciales.

Soportado

Las afirmaciones, conceptos y opiniones deben estar respaldadas con evidencia válida, suficiente, pertinente y competente.

Oportuno

Cumplir los términos de elaboración, consolidación, entrega, comunicación y publicidad. Es importante que la elaboración y entrega del informe por parte de la CB sea oportuna, de tal manera que la administración pueda implementar los correctivos del caso en procura de su mejoramiento continuo.

Forma

Letra Arial tamaño 12 de Word.
Margen superior, 4 centímetros.
Margen inferior, 3 centímetros.
Margen izquierdo, 3 centímetros.
Margen derecho, 3 centímetros.
Espacio interlineado sencillo.

2. Numeración: Sólo se utilizarán números arábigos por niveles, así:
1. (sic) Primer Nivel: En mayúsculas, negrilla y centrado.
1.2. Segundo Nivel: En mayúsculas sin negrilla y alineado a la izquierda.
1.2.1. Tercer Nivel: En minúscula sin negrilla a la Izquierda.
1.2.1.1. Cuarto Nivel: En minúsculas sin negrilla, cursiva y alineado a la izquierda.
3. Paginación: Debe ir en el margen inferior centrado y se numerará a partir del capítulo Resultados de Auditoría.
3. (sic) Entre capítulo y capítulo del Informe dejar salto de página, así mismo, el título debe ir en negrilla y centrado en letra Arial tamaño 12.
4. En los cuadros y tablas se utilizan números arábigos en orden consecutivos a través de todo el texto, se debe indicar primero el número y después el título, utilizando letra Arial tamaño 10; si el cuadro es extenso utilizar tipo de letra más pequeño. Con el fin de estandarizar la presentación de los cuadros, a continuación se presenta un modelo:

CUADRO O TABLA. 1
GASTOS DE FUNCIONAMIENTO E INVERSIÓN AÑO 2001

AÑOS

GASTOS DE
FUNCIONAMIENTO

GASTOS DE INVERSIÓN

PORCENTAJE

Fuente:
5. El análisis de gráficas debe ser consecuente con la presentación de las mismas. Cuando se utilizan gráficas de barras éstas deben ser presentadas en orden ascendente. Así mismo, para la numeración utilizar números arábigos en orden consecutivo en la parte inferior izquierda de la misma.
6. La gráfica se debe colocar en la misma página en que se menciona.
7. Las cifras presentadas en el Informe y en los diferentes cuadros deben ir en una sola unidad de medida: ($) pesos. Las cifras deben separarse con puntos y no con comas.
8. Los hallazgos formulados deben presentarse por componente de integralidad y numerarse consecutivamente, con el fin de facilitar su referenciación en papeles de trabajo, evitando repetir su descripción en desarrollo del informe.
9. En la redacción del Informe debe evitarse mencionar nombres propios.
10. El término CONTENIDO se escribe en mayúscula sostenida y centrado.
11. El Informe Preliminar debe llevar "SELLO DE AGUA" que identifique que no es un documento oficial definitivo y lo proteja de posibles filtraciones y se debe incluir como marca de agua el concepto "Informe Preliminar".
FORMATO CÓDIGO: 4012001

ANEXO 2
MODELO "CARÁTULA Y HOJA DE PRESENTACIÓN"

INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON
ENFOQUE INTEGRAL – MODALIDAD XXXX
NOMBRE SUJETO DE CONTROL – SIGLA
PERÍODO AUDITADO (Vigencia)
PLAN DE AUDITORÍA DISTRITAL (PERÍODO)
FASE
NOMBRE DEL SECTOR
FECHA

MODELO "HOJA DE PRESENTACIÓN"

AUDITORÍA INTEGRAL A (NOMBRE DE LA ENTIDAD AUDITADA)
Contralor de Bogotá - Nombre
Contralor Auxiliar - Nombre
Director Sectorial - Nombre
Subdirector de Fiscalización - Nombre
Asesor - Nombre
Equipo de Auditoría - Nombre Líder o Jefe de Oficina de Localidad
Nombre Auditores

FORMATO CÓDIGO: 4012002

ANEXO 3
MODELO "TABLA DE CONTENIDO"

CONTENIDO
Página

1.DICTAMEN DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE
INTEGRAL (Ver Anexo 4, 5, 6, 7 y 8).
*Concepto Sobre la Gestión y Resultados, soportado en la aplicación de la Metodología correspondiente, incluyendo concepto sobre la calidad y eficiencia del SCI.
*Concepto breve y conciso sobre la evaluación y revisión de la cuenta⁴.
*Opinión sobre los Estados Contables.
*Consolidación de hallazgos
*Concepto sobre fenecimiento.
*Párrafo sobre Plan de Mejoramiento.
*Síntesis del resultado de las peticiones, quejas y reclamos utilizados como insumos de auditoría.

2. ANÁLISIS SECTORIAL: Resultados de los Objetivos Subsectoriales.

3. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA:
*Seguimiento al Plan de Mejoramiento, advertencias y pronunciamientos comunicados vigentes.
*Resultados por Componente de Integralidad: Síntesis y Hallazgos de Auditoría.

4. ANEXO: Cuadro de hallazgos detectados y comunicados debidamente referenciados.

FORMATO CÓDIGO: 4012003
4 Ver Anexo 3 del Procedimiento para la Recepción, Verificación y Revisión de la Cuenta

ANEXO. 4
MODELO "DICTAMEN DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL"
DICTAMEN DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL
MODELO
Doctor
XXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXXX
Ciudad
La Contraloría de Bogotá, con fundamento en los artículos 267 y 272 de la Constitución Política y el Decreto 1421 de 1993, practicó Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral modalidad regular, especial o entidades con participación accionaria a la entidad XYZ a través de la evaluación de los principios de economía, eficiencia, eficacia, equidad y valoración de los costos ambientales con que administró los recursos puestos a su disposición y los resultados de su gestión en las áreas, actividades o procesos examinados, el examen del Balance General a 31 de diciembre de XXXX, y el Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental por el período comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de XXXX; (cifras que fueron comprobadas con las de la vigencia anterior), la comprobación de que las operaciones financieras, administrativas y económicas se realizaron conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables, la evaluación y análisis de la ejecución de los planes y programas de gestión ambiental y de los recursos naturales, la evaluación al Sistema de Control Interno y el cumplimiento al plan de mejoramiento.
Es responsabilidad de la administración el contenido de la información suministrada y analizada por la Contraloría de Bogotá. Esta responsabilidad incluye: diseñar, implementar y mantener un sistema de control interno adecuado para el cumplimiento de la misión institucional y para la preparación y presentación de los estados contables, libres de errores significativos, bien sea por fraude o error; seleccionar y aplicar las políticas contables apropiadas; así como, efectuar las estimaciones contables que resulten razonables en las circunstancias. La responsabilidad de la Contraloría de Bogotá consiste en producir un informe integral que contenga el concepto sobre la gestión adelantada por la administración de la entidad, que incluya pronunciamientos sobre el acatamiento a las disposiciones legales y la calidad y eficiencia del Sistema de Control Interno, y la opinión sobre la razonabilidad de los Estados Contables.
El informe contiene aspectos administrativos, financieros y legales que una vez detectados como deficiencias por el equipo de auditoría, fueron corregidos (o serán corregidos) por la administración, lo cual contribuye al mejoramiento continuo de la organización y por consiguiente en la eficiente y efectiva producción y/o prestación de bienes y/o servicios en beneficio de la ciudadanía, fin último del control.
La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con las normas de Auditoría Gubernamental Colombianas compatibles con las de General Aceptación, así como con las políticas y los procedimientos de auditoría establecidos por la Contraloría de Bogotá; por lo tanto, requirió, acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar los conceptos y la opinión expresada en el informe integral. El control incluyó el examen, sobre la base de pruebas selectivas, de las evidencias y documentos que soportan la gestión de la entidad, las cifras y presentación de los Estados Contables y el cumplimiento de las disposiciones legales, así como la adecuada implementación y funcionamiento del Sistema de Control Interno.
En el trabajo de auditoría se presentaron las siguientes limitaciones que afectaron el alcance de nuestra auditoría. (Describir las limitaciones si las hubo; en caso contrario, el presente párrafo debe hacer expresa alusión de que no hubo limitaciones en el alcance).
Los hallazgos se dieron a conocer oportunamente a la entidad dentro del desarrollo de la auditoría, las respuestas de la administración fueron analizadas y se incorporaron en el informe, las que fueron debidamente soportadas.

Concepto sobre Gestión y Resultados (Dejar como título) (Ver modelo Anexos 7 al 10 del Procedimiento para la Elaboración del Memorando de Planeación y programas de auditoría", según el sector)
La aplicación de la Metodología para la evaluación de la gestión y los resultados, arrojó la siguiente consolidación:

Variables

Elemento a Evaluar

Calificación Auditor

Porcentaje

Calificación Total

SUMATORIA TOTAL

Rango de Calificación para obtener el Concepto

CONCEPTO DE GESTIÓN

PUNTUACIÓN

FAVORABLE

Mayor o igual 75

FAVORABLE CON OBSERVACIONES

Menor 75, mayor o igual a 60

DESFAVORABLE

Menor a 60

Enunciar síntesis de los hallazgos relevantes que soportan: La Evaluación del SCI y el concepto de gestión y resultados.
Con base en las conclusiones y hallazgos antes relacionados, la Contraloría General de la República como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que la gestión y resultados, es _____________, (favorable, con observaciones, desfavorable), con la consecuente calificación de _____, resultante de ponderar los aspectos relacionados anteriormente.
Los resultados del examen nos permiten conceptuar que la gestión adelantada por la administración de la entidad, acata las disposiciones que regulan sus actividades y relaciones, está soportada en un efectivo Sistema de Control Interno y refleja un adecuado manejo de los recursos puestos a su disposición empleando en su administración acertados criterios de economía, eficiencia y equidad, lo cual le permitió cumplir, en los planes y programas desarrollados, con las metas y objetivos propuestos.

Concepto breve y conciso sobre la evaluación y revisión de la cuenta.
Indicar brevemente los resultados de la aplicación de la lista de chequeo y el programa para analizar el contenido de la cuenta y el examen de los aspectos relevantes en la etapa de ejecución de la auditoría. Si hubo incumplimiento en los términos, forma o métodos prescritos para la rendición de la cuenta.
Ver Anexo 3, modelo 4019003 del Procedimiento para la recepción, verificación y revisión de la cuenta.

Opinión sobre los Estados Contables (Dejar como título) (Ver modelo Anexo 6)
Enunciar síntesis de los hallazgos relevantes que soportan la opinión de los Estados Contables.
Relacionar los aspectos o síntesis de los errores o inconsistencias, salvedades, limitaciones o incertidumbres que sustentan la opinión sin salvedades, con salvedades, negativa o con abstención.
Los errores o inconsistencias, salvedades, limitaciones o incertidumbres encontradas, que afectan la razonabilidad de dichos estados contables ascienden a $_____________ pesos, valor que representa el _________% del activo total de la entidad.
PARRAFO DE LA OPINIÓN, LIMPIA, CON SALVEDADES, NEGATIVA O ABSTENCIÓN SEGÚN LOS RESULTADOS DE LA AUDITORÍA Y MODELOS PROPUESTOS.

Consolidación de Hallazgos (Dejar como título) (Ver resultados del Anexo 7)
En desarrollo de la presente auditoría tal como se detalla en el Anexo No. se establecieron XX hallazgos administrativos, de los cuales XX de ellos corresponden a hallazgos con alcance fiscal en cuantía de $XXXX, que se trasladaron o trasladaran a la Dirección de Responsabilidad Fiscal, XX tienen alcance disciplinario los cuales fueron trasladados o se trasladaran a la Procuraduría General de la Nación y/o Personería Distrital y XX de ellos con alcance penal que fueron trasladados o se trasladaran a la Fiscalía General de Nación.

Concepto sobre Fenecimiento (Dejar como título) (Ver modelo Anexo 8)
Por el concepto favorable emitido en cuanto a la gestión realizada, el cumplimiento de la normatividad, la calidad y eficiencia del Sistema de Control Interno y la opinión expresada sobre la razonabilidad de los Estados Contables, la Cuenta Rendida por la Entidad, correspondiente a la vigencia XXXX, se fenece.

Plan de Mejoramiento
A fin de lograr que la labor de auditoría conduzca a que se emprendan acciones de mejoramiento de la gestión pública, la entidad debe diseñar un Plan de Mejoramiento que permita solucionar las deficiencias puntualizadas, en el menor tiempo posible, documento que debe ser remitido a la Contraloría de Bogotá, a través del SIVICOF dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al recibo del presente informe.
El Plan de Mejoramiento debe detallar las acciones que se tomarán respecto de cada uno de los hallazgos identificados, cronograma en que implementarán los correctivos, responsables de efectuarlos y del seguimiento a su ejecución, garantizando que busque eliminar la causa del hallazgo, que sea realizable, medible, contribuya a su objeto misional, propicie el buen uso de recursos públicos, el mejoramiento de la gestión institucional y atienda los principios de la gestión fiscal.
Igualmente, con respecto al plan de mejoramiento objeto de seguimiento, en caso de que exista, deberá indicársele al sujeto de control que en el plan de mejoramiento consolidado a presentar se retirarán las acciones cerradas, se mantendrán las que se encuentran en ejecución y las abiertas. Estas últimas tendrán un plazo máximo de implementación de 60 días.
De igual forma si como producto del seguimiento del plan de mejoramiento se concluyó que estas acciones no se cumplieron, dará lugar a requerimiento de explicaciones como inicio del proceso administrativo sancionatorio.
Bogotá, D. C, Firma Director Técnico Sectorial
FORMATO CÓDIGO: 4012004

ANEXO. 5
MODELO "CONCEPTO SOBRE GESTIÓN Y RESULTADOS"
(Estos modelos pueden ajustarse a las otras posibilidades)

1. CONCEPTO FAVORABLE

Concepto sobre Gestión y Resultados (Dejar como título)
Los resultados del examen nos permiten conceptuar que en desarrollo de su objeto, la entidad ejecuta sus hechos y operaciones con acatamiento de las disposiciones que la regulan, está soportada en un efectivo Sistema de Control Interno y refleja un acertado manejo de los recursos puestos a su disposición, empleando en su administración criterios de economía, eficiencia y equidad, lo cual le permitió cumplir con los planes, programas, metas y objetivos propuestos. Así mismo se evidenció que sus actividades se ejecutan bajo parámetros de sostenibilidad ambiental.

2. CONCEPTO DESFAVORABLE

Concepto sobre Gestión y Resultados (Dejar como título)
Los hallazgos presentados en los párrafos anteriores, nos permiten conceptuar que en la gestión adelantada por la administración de la entidad, no se acatan las disposiciones que regulan sus hechos y operaciones, no ha implementado un Sistema de Control Interno que le ofrezca garantía en el manejo de los recursos; lo cual ha incidido para que en la adquisición y uso de los recursos no se manejen criterios de economía, eficiencia y equidad. Así mismo no se cumplió en un porcentaje significativo con las metas y objetivos propuestos.

3. CONCEPTO FAVORABLE CON OBSERVACIONES

Concepto sobre Gestión y Resultados (Dejar como título)
Los hallazgos presentados en los párrafos anteriores no inciden de manera significativa en los resultados de la administración, lo que nos permiten conceptuar que la gestión adelantada acata, salvo lo expresado en el(los) párrafo(s) xx, las disposiciones que regulan sus hechos y operaciones, cuenta con un efectivo Sistema de Control Interno y en la adquisición y uso de los recursos conserva acertados criterios de economía, eficiencia y equidad. Así mismo cumplió en un porcentaje significativo con las metas y objetivos propuestos.

ANEXO 6
MODELO "OPINIÓN SOBRE LOS ESTADOS CONTABLES"
1. OPINIÓN LIMPIA

En nuestra opinión, los Estados Contables arriba mencionados, presentan razonablemente, en todo aspecto significativo, la situación financiera de la entidad XYZ, al 31 de diciembre de XXXX y los resultados de las operaciones por el año terminado en esa fecha, de conformidad con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados en Colombia.

2. OPINIÓN CON SALVEDADES

La cuenta Almacenes presenta diferencia de $2.771.3 pesos entre lo registrado en contabilidad y kardex, además contabilidad presenta saldos contrarios a la naturaleza de la cuenta por $2.769.9 pesos.
El saldo de la cuenta de inversiones a 31 de diciembre de XXXX, por $10.556.7 pesos presenta una subestimación de $1.612.0 pesos, al no registrarse el cálculo de la variación patrimonial realizada por las diferentes entidades, en las que la entidad tiene participación, esto obedece a deficientes canales de comunicación.
En nuestra opinión, excepto por lo expresado en los párrafos precedentes, los estados contables de la Entidad XYZ, presentan razonablemente la situación financiera, en sus aspectos más significativos por el año terminado el 31 de diciembre de XXXX, de conformidad con las normas de contabilidad generalmente aceptadas, o prescritas por la Contaduría General de la Nación.

3. OPINIÓN NEGATIVA

Como se menciona en la Nota XX, los estados contables adjuntos no reconocen los efectos de los ajustes por inflación, requeridos por las normas de contabilidad, los cuales se consideran importantes en atención al monto de los activos no monetarios.
De un activo total de $ 623.8 pesos a 31 de diciembre de XXXX, existen valores que ascienden a $493.1 equivalentes al 79% del activo, determinados en auditorías anteriores y que se observan nuevamente, que subestiman, en unos casos y sobrestiman en otros el valor del activo. Situación sobre la cual la entidad no ha iniciado un proceso de análisis que conduzca a depurar sus estados contables, generando incertidumbre sobre la realidad de la estructura financiera de la Entidad.
En nuestra opinión debido a los efectos de los asuntos mencionados en los párrafos anteriores, los estados contables no presentan razonablemente, en todos los aspectos importantes, la situación financiera de la entidad XYZ a 31 de diciembre de XXXX, y los resultados de sus operaciones por el año que terminó en esta fecha, de conformidad con las normas de contabilidad generalmente aceptados, o prescritas por la Contaduría General de la Nación.

4. ABSTENCIÓN DE OPINIÓN

La cuenta Cuentas por Cobrar, presenta 32 saldos contrarios y un saldo en el cual no se identifica el cliente por valor de $7.000 pesos. Los auxiliares están desactualizados y no se cuenta con un archivo de los documentos que soporten los saldos examinados, lo cual imposibilitó establecer el valor real de la cuenta.
La Empresa XYZ, no efectúo el recuento de su inventario físico de propiedad planta y equipo, que al 31 de diciembre de XXXX ascendió a $ XXXXX; además nuestra presencia en la entidad fue posterior a la fecha de cierre de los estados contables, razón por la cual no observamos los inventarios físicos. La falta de registros no permite efectuar pruebas retroactivas de las cantidades a la propiedad, planta y equipo.
La información requerida para nuestro examen no fue suministrada oportunamente y en las condiciones solicitadas, lo cual genera una limitación importante para nuestro trabajo.
Debido a que la entidad, no practicó inventarios físicos y que no pudimos aplicar otros procedimientos de control para verificar y comprobar el valor de la propiedad, planta y equipo, así como el valor real de las cuentas por cobrar, consideramos que el alcance de nuestro trabajo, por las limitaciones expuestas en los párrafos precedentes, no fue suficiente para expresar una opinión sobre los estados contables mencionados y no la expresamos.
Debido a la incertidumbre que generan los aspectos señalados en los párrafos precedentes, nos abstenemos de expresar una opinión sobre la razonabilidad de los estados contables.

EXPLICACIÓN OPINIÓN ESTADOS CONTABLES

SITUACIÓN FINANCIERA

OPINIÓN

EXPLICACIÓN

Sin observaciones conforme al análisis

LIMPIA

Estados Contables razonablemente presentados sin errores e inconsistencias que generen observaciones de control interno contable y saldos de las cuentas que conforman los estados contables examinados.

Errores o inconsistencias que sumadas no son representativas en términos cuantitativos (menores o iguales al 30% del total de activos o del pasivo más patrimonio) frente al conjunto de los estados contables examinados

CON SALVEDADES

Los Estados Contables excepto por los errores citados presentan razonablemente la situación financiera de la Entidad.

Errores o inconsistencias que sumadas son representativas en términos cuantitativos (mayores al 30% del total de activos o del pasivo más patrimonio) frente al conjunto de los estados contables examinados

NEGATIVA

Los Estados Contables no representan razonablemente la situación financiera de la Entidad

Limitaciones en la información, incompleta e inoportuna, incertidumbres y /o no suministro de la misma.

ABSTENCIÓN DE OPINIÓN

La información no permite al Auditor darse una idea de la cantidad, calidad y confiabilidad de las cifras.
Cuando la calidad de la información presenta incertidumbres o limitaciones en el alcance de tanta importancia relativa que afectan la totalidad de los estados contables y no permiten al auditor opinar sobre las cifras.

FORMATO CÓDIGO: 4012006

ANEXO. 7
MODELO "CUADRO DE HALLAZGOS DETECTADOS Y COMUNICADOS"

TIPO DE HALLAZGO

CANTIDAD

VALOR

REFERENCIACIÓN⁵

ADMINISTRATIVOS

NA

CON INCIDENCIA FISCAL

CON INCIDENCIA DISCIPLINARIA

NA

CON INCIDENCIA PENAL

NA

NA: No aplica.
Los hallazgos administrativos representan el total de hallazgos de la auditoría; es decir, incluye fiscales, disciplinarios, penales y los netamente administrativos.

Nota: Este cuadro se presenta como anexo o al final del informe.
FORMATO CÓDIGO: 4012007
^{5 Se deben detallar los numerales donde se encuentren cada uno de los hallazgos registrados en el Informe.

ANEXO. 8
MODELO "CRITERIOS PARA EL FENECIMIENTO"
FORMATO CÓDIGO: 4012008

ANEXO. 9
MODELO RESUMEN EJECUTIVO
"INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL"
El informe no debe superar 10 páginas incluyendo la carátula, efectuando comentarios sobre el efecto del plan de mejoramiento suscrito en la gestión del sujeto de control y sus consecuencias en el dictamen y fenecimiento o no de la cuenta de un periodo a otro. No se trata de copiar el Dictamen Integral, sino de resumir en un lenguaje sencillo los resultados de la auditoría, incluyendo los de evaluación de política pública o sectorial.
1. CARÁTULA
2. DICTAMEN INTEGRAL (Concepto sobre la Gestión y Resultados, Opinión de los Estados Contables, Calificación del Control Interno, Resultados de la Evaluación al Plan de Mejoramiento y Tipo de Fenecimiento).
3. DESCRIPCIÓN DE HALLAZGOS MAS REPRESENTATIVOS Y DE IMPACTO (Presentados de manera concisa y precisa).
4. CUADRO DE HALLAZGOS DETECTADOS Y COMUNICADOS.}

TIPO DE HALLAZGO

CANTIDAD

VALOR

REFERENCIACIÓN⁶

ADMINISTRATIVOS

N.A

CON INCIDENCIA FISCAL

CON INCIDENCIA DISCIPLINARIA

NA

CON INCIDENCIA PENAL

NA

NA: No aplica.
Los hallazgos administrativos representan el total de hallazgos de la auditoría; es decir, incluye fiscales, disciplinarios, penales y los netamente administrativos.
FORMATO CÓDIGO: 4012009
^{6 Se deben detallar los numerales donde se encuentren cada uno de los hallazgos registrados en el Informe.

ANEXO. 10
FICHA EVALUACION AUDITORIA
SUJETO DE CONTROL: _________________________________________________________
CICLO:___________________________ PAD (Vigencia)_______________________________
MODALIDAD DE AUDITORIA: ___________________________________________________
NOMBRE DE LA AUDITOIRA ESPECIAL:__________________________________________
DILIGENCIADA POR: EQUIPO AUDITOR_______ LIDER AUDITORIA_____ AUDITOR_____
Esta ficha será diligenciada al terminar la auditoría, preferiblemente con la participación de todos los integrantes del Equipo Auditor. (En caso de no existir consenso en las respuestas, cada auditor podrá diligenciarla de manera individual). Deberá remitirse por Outlook al Director Técnico de Planeación.
El único objetivo de esta información es disponer de insumos para el mejoramiento del proceso auditor.
Califique en una escala de 1 a 5, siendo 1 pésimo y 5 lo deseado o deber ser.

1. TALENTO HUMANO
________1.1. Suficiencia del talento humano (Número de auditores)
________1.2. Trabajo en equipo
________1.3. Competencia del talento humano
________1.4. Especialización del talento humano acorde con la misión del sujeto auditado
________1.5. Participación del Nivel Directivo
________1.6. Capacidad de liderazgo y orientación del Nivel Directivo
________1.7. Manejo de Conflictos. (Si se presentaron)
________1.8. Cargas de Trabajo
________1.9. Ambiente Laboral
________1.10. Ausencia Laboral
OBSERVACIONES:
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2. RECURSOS FÍSICOS Y LOGISTICA
________2.1. Suficiencia (Calidad y Cantidad) de Herramientas Tecnológicas
(Suministrados por la Contraloría)
________2.2. Suficiencia (Calidad y Cantidad) de Herramientas Tecnológicas
(Suministrados por el Sujeto de Control)
________2.3. Acceso a Internet
________2.4. Acceso a Intranet de la Contraloría
________2.5. Instalaciones Locativas para el Equipo Auditor en el Sujeto de Control
________2.6. Suministro de elementos de consumo para desarrollar el trabajo
________2.7. Atención de solicitudes especializadas propias de la Auditoría
________2.8. Apoyo en el traslado de elementos al finalizar la auditoría.
OBSERVACIONES:______________________________________________________________________________________________________________.

3. MÉTODOS Y PROCEDIMIENTOS
________3.1. Aplicación de los procedimientos.
________3.2. Acceso a la Información del sujeto de control.
________3.3. Uso de los aplicativos de la Contraloría.
________3.4. Acceso a los sistemas de información del sujeto de control.
________3.5. Relaciones con el sujeto de control.
OBSERVACIONES:
________________________________________________________________________________________________________________________

4. DESARROLLO DEL TRABAJO
________4.1. Tiempo asignado.
________4.2. Representatividad de las Muestras.
________4.3. Profundidad de la evaluación.
________4.4. Componentes de Integralidad.
________4.5. Alcance de la Auditoría.
________4.6. Cumplimiento de los Objetivos de la Auditoría.
________4.7. Resultados de la auditoría.
________4.8. Periodicidad de las mesas de trabajo.
OBSERVACIONES:
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
INDIQUE QUE ASPECTOS CONSIDERA TENER EN CUENTA PARA UNA PRÓXIMA AUDITORIA.
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
EN EL TRABAJO DE AUDITORÍA SE PRESENTARON (O NO) LAS SIGUIENTES LIMITACIONES QUE AFECTARON LA AUDITORÍA:
_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
FECHA____________________________________________
FORMATO CÓDIGO: 4012010

ANEXO. 11
LISTA DE VERIFICIACIÓN CARACTERISTICA DEL PRODUCTO}

ÍTEM

CARACTERÍSTICA

AUDITORÍA REGULAR

AUDITORÍA ESPECIAL

ENTIDADES CON PARTICIPACIÓN ACCIONARIA

CUMPLIMIENTO

OBSERVACIONES

1

DE PRESENTACION

Que se cumplan los requisitos para la presentación del informe.

Procedimiento para elaborar informe de auditoria y cierre de auditoria.

Procedimiento para elaborar informe de auditoria y cierre de auditoria.

2

ESTRUCTURADO

Que cumpla como mínimo con la siguiente estructura:
Dictamen de Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral
Análisis Sectorial
sultados de Auditoria
Anexos

(1) El informe de auditoria especial debe contener:
Concepto sobre la gestión del área o aspectos evaluados
Resultados de la Auditoria:
Seguimiento Plan de Mejoramiento en el evento en que el sujeto haya formulado PM del área o aspectos evaluados y a las advertencias y pronunciamientos comunicados relacionadas con el área o aspectos a evaluar.
Síntesis y Hallazgos por componente de integralidad Anexo.

(1.1) El informe de auditoria para las Entidades con Participación Accionaria, debe contener:
Dictamen de Auditoria
Resultados de Auditoria
Revisión de la cuenta
Anexos

3

COMPLETO

El Dictámen Integral debe contener: Introducción
Alcance
Concepto breve y conciso sobre la evaluación y revisión de la cuenta
Concepto sobre Gestión y Resultados el cual incluye concepto sobre la calidad y eficiencia del SCI, derivado de la aplicación de la Metodología para la evaluación de la gestión.
Opinión sobre los Estados Contables
Fenecimiento.
Párrafo sobre la suscripción del Plan de Mejoramiento.

(2) Auditoria Especial:
Se debe conceptuar sobre la gestión del área o aspectos evaluados.

(2.1) Auditoria Entidades con Participación Accionaria
El Dictámen integral debe contener:
Introducción
Alcance
Concepto breve y conciso sobre la evaluación y revisión de la cuenta.
Dos conceptos específicos, sobre la evaluación al SCI y Responsabilidad Social Empresarial y Ambiental.
Anexo
Fenecimiento (aplica cuando la participación es mayor o igual al 50% y menor o igual al 90%.)
Párrafo sobre la suscripción del Plan de Mejoramiento.

Los anexos mínimos: Cuadro de Hallazgos detectados y comunicados debidamente referenciados.

4

COHERENTE

Que el fenecimiento esté sustentado en el Concepto sobre la gestión y resultados y con la Opinión de Estados Contables.

(4) Que el fenecimiento esté sustentado en el Concepto sobre la Gestión y Resultados y la revisión de la cuenta bajo la aplicación de la metodología correspondiente.

Que el concepto sobre la Gestión y Resultados esté soportado en hallazgos de auditoria sobre actividades misionales del sujeto de control e incorpore el concepto sobre la calidad y eficiencia del SCI y se derive de la aplicación de la metodología para la evaluación de la gestión y resultados.

5

SOPORTADO

Que los Hallazgos estén debidamente redactados, fundamentados y documentados.

NOTA: Si no aplica las características se activa el procedimiento para el control del producto no conforme.
FORMATO CODIGO 4012011

PROCEDIMIENTO PARA DESARROLLAR MESAS DE TRABAJO
HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSIÓN

NO. ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA

NATURALEZA DEL CAMBIO

1.0

R.R. 04 de febrero 06 de 2003

En la hoja 1 del procedimiento se cambia el número total de folios y la versión.
Para guardar coherencia entre el inicio y el final del procedimiento se ajusta el alcance en la hoja 2.
En la actividad 4, se elimina el primer párrafo por estar incluido dentro del párrafo de la metodología de trabajo.
En la matriz de descripción del procedimiento se elimina la actividad 5 "Revisa informe preliminar en mesa de trabajo" y la actividad 6 "Realiza mesa de trabajo final con la entidad" por estar incluidas en el procedimiento para elaborar Informe de auditoría gubernamental con enfoque integral".
En la actividad 7 se elimina los dos días para remitir actas de mesa de trabajo a la Subdirección de Fiscalización y se elimina el registro "oficio remisorio".
Se incluye el orden del día en el Anexo 1. Formato de Mesas de trabajo.

2.0

R.R. 030 de mayo 21 de 2003

Modificar la periodicidad de las mesas de trabajo de semanal a quincenal o de forma extraordinaria cuando así se requiera.
Incluir dentro del modelo de mesas de trabajo el objetivo de la misma.
Redefinir las actividades definidas en la descripción del procedimiento, teniendo en cuenta el desarrollo secuencia de la mesa de trabajo.

3.0

R.R. 051 de 30 de diciembre de 2004

Supresión de la actividad No. 3, por cuanto la actividad de la lectura del acta anterior quién la realiza el relator pasa hacer parte de la actividad No. 2. De la versión 4.0 de este procedimiento.
El seguimiento a los compromisos adquiridos se hace comprobando en papeles de trabajo, el cumplimiento. (actividad No. 3)
Redefinición de las actividades No. 4, 5, 6 y 7.
El líder de un equipo de auditoria no solamente es profesional especializado también puede ser profesional universitario, por tanto se adiciona en la columna "ejecutor".
Eliminación del registro "Memorando remisorio" cuando el líder del equipo de auditoria remite el acta de mesa de trabajo a la Subdirección de Fiscalización.
En el anexo No. 1 se adiciona la fase de cierre al "ESTADO DE AUDITORIA" y se elimina la parte correspondiente a "% de Avance". Además en la parte que corresponde a COMPROMISOS, en la columna de "RESPONSABLES" se debe señalar el nombre del funcionario responsable de la ejecución del compromiso. Cuando e líder del equipo de auditoria remita copia del acta de mesa de trabajo el Subdirector de Fiscalización la firmara en la parte correspondiente "RECIBIDO".

4.0

R.R. No. 045 de 30 de noviembre de 2005

Cambia de versión.

5.0

R.R. 018 de agosto 14 de 2006

Los temas tratados en la mesa de trabajo tendrán informes escritos que demuestren el avance de la auditoría, los cuales harán parte integral de la respectiva Acta de mesa de trabajo.
En el Anexo 1: Modelo acta de trabajo se incluye una tabla para relacionar los soportes que desarrollan los temas tratados.

6.0

R.R. No 026 de diciembre 28 de 2007

Cambia de versión y se ajusta la base legal al Acuerdo 361 de 2009.
Se incluye actividad de elaborar cronograma de mesas de trabajo por ciclo de auditoría.
En la actividad 2 se señala que es obligatoria la asistencia a las mesas de trabajo, en las que se haya programado la discusión de hallazgos fiscales, del Director Sectorial, Subdirectores de Fiscalización y el Asesor.
En la actividad 3 se señala que el avance de la auditoria debe reflejarse en soportes escritos los cuales harán parte integral del acta y se constituyen en insumo para la elaboración del informe preliminar.
Se establece un plazo de dos días para remitir las mesas.
Se modifico el anexo 1 incluyendo: en el desarrollo temático el número de compromiso y el responsable, rendir informe de avance de auditoría, hacer una presentación y validación de hallazgos, otros temas y se aclara a que corresponden los anexos señalados en la mesa de trabajo.

7.0

R.R. 029 de Noviembre 03 de 2009

Cambia de versión.
Se elimina la Ley 42 de 1993 de la base legal.
Se adiciona la definición de ciclo y fase.
Se modifica el nombre de los registros.
En la actividad 1, columna observaciones se establece que el cronograma de mesas de trabajo podrá ser modificado cuando no se pueda llevar a cabo la misma.
En la actividad 2, se incorpora al Subdirector y Asesor para la notificación de la mesa de trabajo, adicionando el lugar donde se llevará a cabo la misma, asimismo se aclara que en esta debe quedar plasmada la intervención del nivel directivo.
En la actividad 3, se aclara que los soportes de avance de la auditoría pueden ser en medio magnético y/o escrito y se elimina la lectura del acta anterior.
En la actividad 6, se pasa de dos a tres días hábiles para remitir el acta de mesa de trabajo firmada al Subdirector.
Se modifica el Anexo 1 del procedimiento.

8.0

R.R. 007 de marzo 31 de 2011

PROCEDIMIENTO PARA DESARROLLAR MESAS DE TRABAJO
CÓDIGO: 4013
VERSIÓN No. 8.0
FECHA: 25 de Marzo de 2011
REVISADO POR:

Contralor Auxiliar

Victor Manuel Armella Velasquez

CARGO

NOMBRE

FIRMA

APROBADO POR:

Director Técnico Planeación

Efvanni Paola Palmariny Peñaranda

CARGO

NOMBRE

FIRMA

COPIA No

NO. DE PAGINAS:

13

1. OBJETIVO
Estandarizar las actividades para realizar las mesas de trabajo en el desarrollo del Proceso de Prestación de Servicio Micro.

2. ALCANCE
Inicia con la elaboración del cronograma de mesas de trabajo y culmina con la entrega del acta a la Subdirección de Fiscalización.

3. BASE LEGAL
Acuerdo 361 del 06 de enero de 2009 "Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá, D.C., se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones", Artículos 47, 48, 49, 50 y 51.

4. DEFINICIONES
CICLO: Período de tiempo en que se realiza una auditoría programada en el PAD.

FASE: Cada uno de los estados o etapas sucesivas de la auditoría.

MESA DE TRABAJO: Espacio argumentativo desarrollado durante el Proceso Auditor cuyo propósito fundamental es lograr que el equipo auditor interactúe permanentemente, valide los hallazgos administrativos, fiscales, penales y disciplinarios; de igual forma, comparta conocimientos, técnicas de auditoría, resultados y mejore los canales de comunicación en las tareas realizadas, con el fin de lograr el cumplimiento de los objetivos propuestos y el avance en la ejecución de los Programas de Auditoría.
En desarrollo de las reuniones los integrantes de la Mesa deberán:
*Propiciar un clima de cordialidad, buscando la permanente integración de los asistentes.
*Estimular y permitir la expresión de los diferentes puntos de vista de los integrantes del equipo.
*Separar los momentos de generación de las ideas y propuestas, de la evaluación de las mismas.
*Ponderar y estimular las actitudes constructivas de mejoramiento.
*Expresar las ideas, los puntos de vista y los aportes de manera concisa, coherente y ordenada.

RELATOR: Persona designada por el líder o jefe de oficina local quien tendrá la función de elaborar el acta de mesa de trabajo, recoger firmas y en la siguiente mesa de trabajo efectuar la lectura del acta anterior.

SISTEMA DE GESTIÓN DE PROCESOS (SIGESPRO): Tiene como objetivo administrar, gestionar y controlar la información y las actividades que conlleva el proceso auditor, permitiendo al nivel directivo realizar el seguimiento a la labor que ejecutan los equipos auditores, para determinar el nivel de avance de cada auditoría.

5. REGISTROS
*Cronograma mesas de trabajo.
*Acta mesa de trabajo.
*Memorando remisorio acta mesa de trabajo.

6. ANEXOS
Anexo 1: Modelo Acta Mesa de Trabajo.

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

No

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

REGISTROS

PUNTOS DE CONTROL/OBSERVACIONES

1

DIRECTOR TECNICO SECTORIAL

Elabora cronograma de mesas de trabajo para cada uno de los ciclos de auditoria.
Comunica a los equipos de Auditoria el cronograma.

Cronograma mesas de trabajo

Observaciones:
Se realizará de manera quincenal o en forma extraordinaria cuando así se requiera.
Este cronograma podrá ser modificado cuando no se pueda llevar a cabo una mesa de trabajo.

2

PROFESIONAL ESPECIALIZADO O UNIVERSITARIO
(LÍDER)
JEFE OFICINA DE LOCALIDAD (*)

Organiza la mesa de trabajo, definiendo hora, objetivo y orden del día, con base en el cronograma establecido.
Comunica a la ciudadanía y organizaciones sociales la realización de la mesa de trabajo, cuando se considere pertinente¹.
Informa vía correo electrónico al Director Sectorial, Subdirector (es) y Asesor (es) la fecha, hora, lugar, objetivo y orden del orden del día de la mesa de trabajo y convoca al equipo auditor.

En las mesas de trabajo en las que se haya programado la discusión de hallazgos fiscales, es obligatoria la presencia del Director Sectorial, Subdirectores de Fiscalización y el Asesor.
Debe quedar plasmada la intervención del nivel directivo en las mesas de trabajo.

3

PROFESIONAL ESPECIALIZADO O UNIVERSITARIO (LIDER)
JEFE DE OFICINA LOCALIDAD(*)

Realiza mesa de trabajo:
Nombra el relator de la mesa de trabajo.
El profesional presenta el objetivo de la reunión y el orden del día.
Desarrolla el orden del día incluyendo el avance de la auditoria.

Como relator actuará cualquier integrante del equipo y su designación será de manera rotativa.
El nivel directivo hará parte de la mesa de trabajo para verificar y orientar el cumplimiento de los lineamientos, los objetivos y el alcance de la auditoría.
El incumplimiento de los compromisos deberá estar justificado y cuando haya lugar reprogramar la actividad.
El informe de auditoría y los papeles de trabajo se empiezan a elaborar desde la fase de planeación.

Punto de control:
El avance de la auditoria² debe reflejarse en soportes escritos y/o magnéticos, los cuales serán verificados en el desarrollo de la mesa de trabajo.

4

SUBDIRECTOR DE FISCALIZACIÓN

Realiza seguimiento a los compromisos de la mesa de trabajo anterior, comprobando en los papeles de trabajo su realización y define nuevos compromisos, asigna responsable y fechas.

5

PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y UNIVERSITARIO
(RELATOR)

Elabora el acta de mesa de trabajo, consigna las conclusiones y los compromisos.
Recoge firmas³.

Acta Mesa de Trabajo.

Punto de control: los integrantes del equipo auditor deben conocer el acta definitiva y registrar su pie de firma en todas las páginas.
Ver anexo 1 - Modelo acta mesa de trabajo.

6

PROFESIONAL ESPECIALIZADO O UNIVERSITARIO (LÍDER)

JEFE DE OFICINA LOCALIDAD (*)

Remite copia impresa del acta de mesa de trabajo debidamente firmada a la Subdirección de Fiscalización, a más tardar dentro de los tres días hábiles siguientes a la realización de la misma.

Memorando

El acta original hace parte de los papeles de trabajo.

7

SUBDIRECTOR DE FISCALIZACIÓN

Incorpora el acta de mesa de trabajo debidamente firmada en el Sistema de Gestión de Procesos SIGESPRO.

(*) Aplica para la Dirección para el Control social y el Desarrollo Local.
^{1 Aplica cuando se presenten actividades de control social.
^{2 El avance de la auditoria esta relacionado con la fila de ejecutado del cronograma de actividades – anexo correspondiente al procedimiento para la elaboración del memorando de planeación y programas de auditoria.
^{3 Con la firma de los integrantes de la mesa de trabajo, se entiende aprobada el acta. Así mismo, si algún integrante de la mesa de trabajo no está de acuerdo con alguna observación, ésta debe quedar en el acta y firmar con salvedad.
Nota: Cuando la mesa de trabajo sea con el sujeto de control se entenderá la participación de la administración con el listado de asistencia.

ANEXO 1
MODELO ACTA MESA DE TRABAJO ³⁵}}}

SECTOR XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

MESA DE TRABAJO No. XX

FECHA:

LUGAR:

HORA DE INICIO:

HORA DE FINALIZACIÓN:

CICLO PAD:

PERÍODO AUDITADO (Vigencia):

SUJETO DE CONTROL:

MODALIDAD DE AUDITORIA :

FASE DE LA AUDITORIA: Planeación
Ejecución
Informe
Cierre

OBJETIVO:

ORDEN DEL DIA:
Verificación del Quórum.
Aprobación orden del día.
Seguimiento a los compromisos adquiridos.
Informe avance de auditoría, estado de papeles de trabajo y diligenciamiento de la fila de ejecutado del cronograma de actividades – anexo al procedimiento para la elaboración del memorando de planeación y programas de auditoria.
Presentación y validación de hallazgos.
Otros temas.
Compromisos.
Conclusiones.

DESARROLLO (TEMÁTICO) DEL ORDEN DEL DÍA
Verificación del Quórum

Aprobación orden del día

Seguimiento a los compromisos adquiridos y Avance de Auditoría

Descripción
Compromiso⁵

Componente⁶

Responsable y Resultado de Actividades

Presentación y validación de hallazgos³⁶:

No.
Hallazgo

Criterio

Condición

Causa

Efecto

Auditor -Responsable

Pruebas

Aprobado

Desvirtuado

Otros temas

Seguimiento compromiso otros temas

No.
Compromiso

Tema
Tratado

Resultados

Responsable

Compromisos

Detalle

Fecha Limite de Cumplimiento

Responsables(*)

(*) Se debe señalar el nombre del funcionario responsable de la ejecución del compromiso.

Conclusiones:

ANEXOS³⁷}

Detalle

Presentado por: (Auditor)

Componente y/o Tema Tratado

Nombres y Apellidos

Cargo

Firma

NOMBRE Y FIRMA DE LOS PARTICIPANTES
RECIBIDO: ______________________________ ______________ _______________
Subdirector de Fiscalización Fecha Hora
FORMATO CÓDIGO: 4013001
^{5 Diligencie si se trata del cumplimiento de un compromiso.
^{6 Diligencie si se trata del avance de los componentes de integralidad.

PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR PAPELES DE TRABAJO
HISTORIAL DE CAMBIOS}}

VERSIÓN

No. ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA

NATURALEZA DEL CAMBIO

1.0

R.R. 020 de marzo 14 de 2003.

Cambio de la versión No. 1, adoptada por la Resolución Reglamentaria 020 de marzo 14 de 2003, por la versión No. 2, la cual contiene ajustes del Alcance, fechas de normatividad señalada en la base legal, modificaciones en la actividades 1, por incoherencia con el procedimiento de Memorando de Encargo, de la actividad 5 y 6, que aclaran la forma como el Subdirector de Fiscalización, Responsables subsectoriales, líderes o Jefes de Unidad revisan los papeles de trabajo. Igualmente, se aclara la forma como estos documentos deben ser organizados y/o referenciados.

2.0

R.R. 030 de mayo 21 de 2003

El procedimiento cambia de versión 2.0 a 3.0.
Se modifica el alcance del procedimiento así: "Inicia cuando el Equipo Auditor determina la forma de realizar la referenciación y las marcas de auditoría a utilizar en la elaboración de papeles de trabajo y termina cuando el Subdirector de Fiscalización revisa, aprueba o desaprueba los papeles de trabajo según Tabla de Retención Documental de la Dirección".
Se incluye registro de mesa de trabajo.
Se ajustan las actividades de la descripción del procedimiento.

3.0

R.R. 051 de diciembre 30 de 2004.

El líder de un equipo de auditoria no solamente es profesional especializado también puede ser profesional universitario, por tanto se adiciona en la columna "ejecutor".
En el anexo No. 1 en la parte correspondiente a Referencia y Contenido se suprime "A... Hoja de evaluación de Hallazgos". Además se menciona en la NOTA que la referenciación se realizará en color rojo.
En el anexo No. 3 se aclara el pie de página, así: la supervisión la puede hacer el Subdirector de FIS, Líder del Equipo o Jefe de Unidad Local.
En anexo No. 4 se adiciona la ficha técnica al archivo permanente; además en el archivo general se adiciona inventario parte interesada y se clasifica las comunicaciones oficiales internas y externas. En el Archivo corriente fase de planeación se suprime: cronograma de actividades, estudio y conocimiento del negocio, evaluación preliminar del Sistema de Control Interno, determinación y justificación líneas de auditoria y plan de mejoramiento final. En el archivo corriente fase de ejecución se especifica que los programas de auditoria se hagan por componente de integralidad y se suprime la parte correspondiente a hoja de evaluación de hallazgos.
Eliminación del registro "memorando remisorio" de la actividad No. 5.

4.0

R. R. No. 045 de noviembre 30 de 2005.

Cambia de versión.

5.0

R.R. 018 de agosto 14 de 2006

Cambia de versión y se ajusta la base legal, incluyendo la ley general de archivo.
Se modifica definición de marcas de auditoria y se ajusta la referenciación y se agrega la definición de foliar.
Se modifica el Anexo No 4 respecto del archivo corriente en la fase de ejecución.
Se agrega el Anexo No 5 que contiene una carátula de la carpeta correspondiente a los papeles de trabajo.
Se establecen puntos de control para que la elaboración de papeles de trabajo se haga simultáneamente durante la fase de ejecución.

6.0

R.R. 029 de noviembre 03 de 2009

Se modifica la actividad 2 y 5 del procedimiento.
Se adiciona en la actividad 3 un punto de control para la entrega de papeles en medio magnético.
Se modifica el Anexo 3 – Modelo Papeles de Trabajo.
Se cambia el Anexo 5 - Carátula de la Carpeta de Archivo.
Se adiciona el Anexo 6 - Modelo de Entrega de Papeles de Trabajo en CD.

7.0

R.R. 007 de marzo 31 de 2011

PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR PAPELES DE TRABAJO
CODIGO DEL PROCEDIMIENTO: 4014
VERSIÓN No. 7.0
FECHA: 25 de Marzo de 2011
REVISADO POR:

Contralor Auxiliar

Victor Manuel Armella Velasquez

CARGO

NOMBRE

FIRMA

APROBADO POR:

Director Técnico Planeación

Efvanni Paola Palmariny Peñaranda

CARGO

NOMBRE

FIRMA

COPIA No

NO. DE PAGINAS:

17

1. OBJETIVO:
Estandarizar a través de los elementos de identificación, referenciación, conclusiones y clasificación, la elaboración y entrega de los papeles de trabajo, que en archivo duro y/o magnético deba entregar al concluir el Proceso de Prestación de Servicio Micro, cada uno de los integrantes del equipo auditor, de acuerdo con la labor desarrollada.

2. ALCANCE:
Inicia cuando el Equipo Auditor determina la forma de realizar la referenciación y las marcas de auditoria a utilizar en la elaboración de papeles de trabajo y termina cuando el administrador de archivo aprueba y procede a archivar los papeles de trabajo.

3. BASE LEGAL:
*Decreto Ley 1421 de 1993, artículo 105.
*Ley 594 de 2000 "Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones", Artículos 4, 10, 12, 14, 26, 27 y 47.
*Normas de Auditoría Gubernamental Colombianas: Manejo y Custodia de los Papeles de Trabajo
*Normas de auditoria de general aceptación

4. DEFINICIONES :
ARCHIVO: ordenamiento clasificado de documentos y archivos magnéticos que correspondan al proceso de Prestación de Servicio Micro.

ARCHIVO PERMANENTE: documentos del sujeto de control o aplicables a éste, tales como: normas, reglamentos, disposiciones, procedimientos, manuales, entre otros, que no son susceptibles de cambio frecuente, que constituyen fuente de consulta en posteriores auditorías.

ARCHIVO GENERAL: correspondencia interna y externa recibida y enviada durante el tiempo de realización del Proceso de Prestación de Servicio Micro

ARCHIVO CORRIENTE: documentos que soportan la labor y evidencias del Proceso de Prestación de Servicio Micro.

CONCLUSION: juicios de carácter profesional, basados en las observaciones resultantes del examen efectuado.

MARCAS DE AUDITORIA: indicadas mediante símbolos de auditoria, las cuales pueden ser numéricos o alfabéticos, con el propósito de facilitar y abreviar la clasificación, archivo y para explicar el trabajo de auditoría realizado.

PAPELES DE TRABAJO: conjunto de documentos, y/o planillas elaboradas y/o utilizadas por el auditor en forma manual o medio magnético, diseñados acorde con las circunstancias particulares, los cuales registran, soportan, evidencian e identifican la labor de auditoria realizada, así como las conclusiones a las que se ha llegado en el desarrollo de su trabajo. Sirven para sustentar los hallazgos detectados y como punto de apoyo para verificaciones y futuras auditorías. Los papeles de trabajo están conformados por los documentos contenidos en el Archivo Permanente, General y Corriente.

REFERENCIACION: identificación alfanumérica colocada en la parte superior derecha de los papeles de trabajo. Se asignará en mesa de trabajo, según criterio seleccionado para agrupar por componentes de integralidad, como por ejemplo: C= Contratación, P= Presupuesto, EC= Estados Contables, PD= Plan de Desarrollo, BS= Balance Social, GA= Gestión Ambiental, entre otras.

REFERENCIACION CRUZADA: Se refiere a la interrelación de asuntos contenidos en uno o varios documentos analizados o papel de trabajo, con las anotaciones de datos, cifras, entre otros incluidos en otros papeles de trabajo.

FOLIAR: numerar los folios de un impreso, libro o documento.

5. REGISTROS
*Acta de Mesa de Trabajo.
*Papeles de Trabajo.
*Formato Único de Inventario Documental.

6. ANEXOS
*Anexo 1: Modelo de Referenciación de Papeles de Trabajo.
*Anexo 2: Marcas de Auditoria.
*Anexo 3. Modelo Papeles de Trabajo.
*Anexo 4. Archivo de Papeles de Trabajo.
*Anexo 5: Carátula de la Carpeta de Archivo.
*Anexo 6: Modelo de Entrega de Papeles de Trabajo en CD

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:

No

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

REGISTRO

PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES

1

PROFESIONAL UNIVERSITARIO, PROFESIONAL ESPECIALIZADO
(EQUIPO AUDITOR)

Determina la forma cómo se va realizar la referenciación y las marcas de auditoría a utilizar en la elaboración de papeles de trabajo.
Prepara y elabora los Papeles de Trabajo, teniendo en cuenta reflejar en la parte superior e inferior la trazabilidad establecida.
Anota registros, cálculos, resumen de lecturas y/o análisis de documentos y fuentes de información que han servido para comprobar y verificar, así como las conclusiones a las que ha llegado.
Firma el responsable de la ejecución del trabajo e indica fecha de terminación, anexando cualquier otro documento que soporte lo indicado en el papel de trabajo.

Acta de Mesa de Trabajo
Papeles de Trabajo

Observación:
Labor a realizarse en mesa de Trabajo de la fase de planeación.
Ver Anexo 1 – Modelo de Referenciación de Papeles de Trabajo

Ver Anexo 2 - Marcas de Auditoria
Punto de control:
Se diligencia durante la etapa de ejecución.
Ver Anexo 3 - Modelo Papeles de Trabajo

Observación:
Efectuar la referenciación cruzada entre documentos que se relacionan entre sí.

2

SUBDIRECTOR DE FISCALIZACIÓN
PROFESIONAL ESPECIALIZADO o UNIVERSITARIO
(LÍDER)
JEFE DE OFICINA LOCALIDAD (*)

Solicita en forma aleatoria los papeles de trabajo para ejercer el seguimiento y monitoreo de la auditoría que se realiza en el proceso de prestación de servicio Micro, en los que consignará la firma y fecha.

Punto de control:
Esta actividad se realiza en cualquier etapa de la auditoría.

3

PROFESIONAL UNIVERSITARIO, PROFESIONAL ESPECIALIZADO (EQUIPO AUDITOR)

Archiva los papeles de trabajo¹ debidamente foliados y clasificados según corresponda.

.

Observación:
Cada carpeta contentiva de un archivo, deberá llevar un índice, con excepción de las correspondientes al archivo general y corriente de la fase de informe.
La carpeta contentiva de un archivo deberá tener una carátula.
Ver Anexo 4 - Archivo de Papeles de Trabajo
Ver Anexo 5 - Carátula de la Carpeta de Archivo

Punto de Control:
Cuando sea en Medio Magnético se hará en CD, de conformidad con la tabla de retención documental.
Ver Anexo 6 - Modelo de Entrega de Papeles de Trabajo en CD

4

PROFESIONAL ESPECIALIZADO o UNIVERSITARIO
(LIDER)
JEFE DE OFICINA LOCALIDAD(*)

Diligencia el Formato Único de Inventario Documental y entrega los papeles de trabajo al administrador de archivo y/o funcionario designado por el Subdirector de Fiscalización.
Entrega los papeles de trabajo al Archivo Central, codificados según tabla de retención documental, aplica para el caso de las Oficinas de Localidades.

Formato Único de Inventario Documental

El Archivo permanente no debe ser remitido al Archivo Central; debe reposar en la Dirección Sectorial para ser entregado al Líder de la próxima auditoría, quien deberá actualizarlo una vez terminada la misma.

5

ADMINISTRADOR DE ARCHIVO
Y/O
FUNCIONARIO DESIGNADO POR EL SUBDIRECTOR DE FISCALIZACIÓN

Revisa, aprueba o desaprueba los papeles de trabajo codificados según Tabla de Retención Documental de la Subdirección de Fiscalización.
Si no son aprobados los papeles de trabajo prepara el memorando para firma del Subdirector al Equipo Auditor para ajustes, y regresa actividad 3.

Observación: Una vez recibidos los Papeles de Trabajo, estos podrán ser consultados, para lo cual se activará el Procedimiento de Préstamo de Documentos, con el fin de impedir la divulgación inadvertida de información confidencial, así mismo para evitar la posibilidad de alteración o substracción de evidencia.

*Aplica para la Dirección para el Control Social y Desarrollo Local
^{1 Los Papeles de Trabajo están conformados por los documentos contenidos en los Archivos; Corriente, General y Permanente.

ANEXO. 1
MODELO DE REFERENCIACIÓN DE PAPELES DE TRABAJO}

Referencia

Contenido

A0

Índice o Carátula del Efectivo³⁸

A2

Objetivos de la evaluación del Efectivo

A4

Criterios de Auditoría y Fuentes de Criterio

ACI4

Evaluación del Sistema de Control Interno Efectivo

A8

Procedimientos de Evaluación del Efectivo

A10

Desarrollo del Procedimiento No. 1

A12

Desarrollo del Procedimiento No. 2

A14

Desarrollo del Procedimiento No. 3

A16

Desarrollo del Procedimiento No. 4

A18

Desarrollo del Procedimiento No. 5

A20

Desarrollo del Procedimiento No. 6

AN

Desarrollo del procedimiento N

A

Borrador de Informe de la línea o componente de integralidad auditado.

FORMATO CÓDIGO 4014001

Nota: Señor Auditor este es un modelo por lo tanto, está sujeto a los cambios y sugerencias para la debida utilización en los resultados de su trabajo. Las marcas de auditoría y la referenciación se realizarán en color rojo.

ANEXO. 2
MARCAS DE AUDITORÍA
Aunque no exista un sistema de marcas estándar, a menudo se utiliza una escala limitada de estandarización de símbolos para un componente de integralidad o para grupos específicos de cuentas, mediante el uso de leyendas o marcas en cédulas determinadas. Dichos símbolos o marcas deben ser explicados de forma clara en la parte inferior en los papeles de trabajo.
Las marcas deben ser distintivas y en color (generalmente rojo) para facilitar su ubicación en el cuerpo de un papel de trabajo, compuesto de anotaciones y cifras escritas en lápiz. Si se elaboran en computador, debe escogerse una letra diferente y ojalá resaltada.
Algunos requisitos y características de las marcas son los siguientes:
*La explicación de las marcas debe ser específica y clara.
*Los procedimientos de auditoría efectuados que no se evidencian con base en marcas, deben ser documentados mediante explicaciones narrativas, análisis, etc.
FORMATO CÓDIGO 4014002

ANEXO. 3
MODELO PAPELES DE TRABAJO

E
N
C
A
B
E
Z
A
D
O

SECTOR XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

PERIODO PAD: CICLO:

PERIODO AUDITADO (Vigencia):

SUJETO DE CONTROL:

MODALIDAD DE AUDITORIA :

Desarrollo del contenido del papel de trabajo… (El formato y el contenido de los papeles de trabajo es un asunto relativo al juicio y criterio profesional del auditor; no hay sentencias disponibles que indiquen lo que se debe incluir en los papeles de trabajo, sin embargo, es esencial que los papeles de trabajo contengan suficiente evidencia del trabajo realizado para sustentar las conclusiones alcanzadas).

CONCLUSION:

AUDITOR:

FECHA INICIO:

FECHA TERMINACION:

Nombre:

Cargo:

Firma:

SUPÉRVISADO POR¹:

Nombre:

Cargo:

Firma:

Fecha:

FORMATO CÓDIGO 4014003
^{1 Se diligencia cuando aleatoriamente se supervise por parte del Subdirector de FIS, Líder del Equipo o Jefe de Oficina Localidad.

ANEXO. 4
ARCHIVO DE PAPELES DE TRABAJO
Las clases de archivo que se manejan en el Proceso de Prestación de Servicio Micro por parte de los integrantes de los equipos de auditoría, son los siguientes:}

A/P ARCHIVO PERMANENTE

Referenciación¹

Contenido

Indice

Ficha Técnica

Leyes

Decretos

Resoluciones

Acuerdos

Actas

Circulares

Antecedentes y actividades de la Entidad

Organigrama general del sujeto de control

Contratos de Fideicomiso

Principios y procedimientos administrativos y contables

Informes de Auditoría anteriores

Directores y funcionarios claves en la toma de decisiones

Otros

A/G ARCHIVO GENERAL

Referenciación

Contenido

Indice

Actas resultantes de las Mesas de Trabajo.

Comunicaciones Oficiales recibidas externas.

Comunicaciones Oficiales enviadas externas.

Comunicaciones Oficiales recibidas internas.

Comunicaciones Oficiales enviadas internas.

Cuentas rendidas por los sujetos de control.

Inventario parte interesada

Otros.

A/C ARCHIVO CORRIENTE FASE DE PLANEACIÓN

Referenciación

Contenido

Índice

Encargo de Auditoria

Memorando de Planeación

Programas de Auditoria Aprobados

Otros

A/C ARCHIVO CORRIENTE FASE DE EJECUCIÓN

Referenciación

Contenido

Índice del componente de integralidad

Programa de Auditoria del componente de Integralidad debidamente diligenciado

Papel de Trabajo que desarrolla un procedimiento determinado

Soportes

Borrador de Informe de los resultados de la evaluación del componente de integralidad

A/C ARCHIVO CORRIENTE FASE DE INFORME

Referenciación

Contenido

Informe Preliminar

Respuesta de la Entidad

Informe Final

FORMATO CÓDIGO 4014004
Nota: Los papeles de trabajo se archivan en orden cronológico, con sus respectivos soportes
^{1 De conformidad con lo acordado en mesa de trabajo.

ANEXO. 5
CARATULA DE LA CARPETA DE ARCHIVO
CONTRALORIA DE BOGOTÁ D.C.
DIRECCIÓN:
SUBDIRECCIÓN DE FISCALIZACIÓN:
CODIGO:
PAPELES DE TRABAJO: LOCALIDAD, HOSPITAL, (NOMBRE DE LA ENTIDAD O SUJETO DE CONTROL)
PAD:
VIGENCIA AUDITADA:
MODALIDAD:
CICLO:
(AQUÍ VA LA REFERENCIACIÓN RESPECTIVA EJEMPLO A/G-CM: ARCHIVO GENERAL CUENTA MENSUAL)
PERIODO: 01 DE ENERO DE 20XX A DICIEMBRE 31 DE 20XX
FECHA INICIAL: ---------------------------------
FECHA FINAL: --------------------------------
TOMO
------------------- DE --------------------
FOLIOS DEL ---------------------- AL ---------------------
(FECHA DE CULMINACIÓN DE LA AUDITORÍA EJEMPLO
BOGOTÁ D.C., MAYO 31 DE 2011)
CARPETA N° ------------------------------
CAJA N° --------------------------------
FORMATO CÓDIGO 4014005

ANEXO. 6
MODELO DE ENTREGA PAPELES DE TRABAJO EN CD}

SECTOR: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

PERIODO PAD: XXXX

CICLO: XX

PERIODO AUDITADO: XXXX

SUJETO DE CONTROL: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

MODALIDAD DE AUDITORIA: XXXXXXXXXX

ARCHIVOS DISPONIBLES EN CD

DIRECTORIO

SUBDIRECTORIOS

ARCHIVOS

No.

Nombre

Ref. P/T
(*)

Nombre

Formato
(**)

Observaciones:

Preparó:

Revisó:

Nombre

Nombre

Cargo

Cargo

Firma

Firma

Fecha

Fecha

(*) De conformidad con las acordadas en Mesa de Trabajo.
(**) Word, Excel, PowerPoint, WinZip, PDF, etc.
FORMATO CÓDIGO 4014006

A manera de ejemplo, se presenta el diligenciamiento para el Archivo Corriente:

DIRECTORIO

SUBDIRECTORIOS

ARCHIVOS

No.

Nombre

Ref. P/T

Nombre

Formato

1

Archivo Corriente

Fase de Planeación

EA

Memorando de Encargo de Auditoría

Word

XX

XXXXXXX

XXX

Fase de Ejecución

SCI

Evaluación Sistema de Control Interno

Word

XX

XXXXXXXXX

XXX

Fase de Informe

IP

Informe Preliminar de Auditoría

Word

XXX

XXXXXXX

XXX

Observaciones:

Preparó:

Revisó:

Nombre

Nombre

Cargo

Cargo

Firma

Firma

Fecha

Fecha

FORMATO CÓDIGO 4014006

PROCEDIMIENTO PARA LA CONFORMIDAD, MODIFICACION Y SEGUIMIENTO
AL PLAN DE MEJORAMIENTO
HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSIÓN

No. ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA

NATURALEZA DEL CAMBIO

1.0

R.R. 020 de marzo 14 de 2003.

Revisión por parte del grupo de implementación del Sistema de Gestión de Calidad sobre la operacionalización del procedimiento documentado versión 1.0 de conformidad con inquietudes presentadas por los auditores y miembros del grupo.
Redefinición, de objetivo, alcance base legal, definiciones y actividades descritas en el procedimiento.
La consecuencia cambio total del procedimiento documentado definido en la versión 1.0 adoptado mediante la Resolución Reglamentaria 020 de marzo de 2003.

2.0

R.R. 030 de mayo 21 de 2003

El procedimiento cambia de versión 2.0 a 3.0.
Se modificó el alcance del procedimiento, la base legal y se incluyeron los registros de oficio remisorio y acta de Comité Técnico Sectorial.
Se modificaron las actividades de la Descripción del Procedimiento, dado que se incluyeron las relacionadas con la modificación al Plan de Mejoramiento.
Se ajusto el anexo 1 y se adicionó anexo 2.

3.0

R.R. 051 de diciembre 30 de 2004.

El procedimiento cambia de versión 3.0 a 4.0.
Se eliminan como registros el Plan de Mejoramiento, el informe estadístico y el Acta de Comité Técnico Sectorial y se incluye el Formato de Seguimiento al Plan de Mejoramiento.
Se unifican las actividades 1 y 2.
En la actividad 3 se subdivide en dos (2) actividades para aclarar responsabilidades.
Se eliminan las actividades 5 y 6, correspondientes al seguimiento.
Se eliminan los anexos 1 y 2 y se incluye el anexo denominado Formato de Plan de Mejoramiento.

4.0

R.R. 045 de noviembre 30 de 2005

Cambia de versión

5.0

R.R. 018 de agosto 14 de 2006

El sujeto de control presenta el plan de mejoramiento a través del SIVICOF.
En cada sujeto de control fiscal sólo estará vigente un plan de mejoramiento consolidado que contenga las acciones de mejoramiento producto de la vigilancia a nivel micro y a nivel macro que realiza la Contraloría de Bogotá, D.C. En el evento que se formule un nuevo plan, éste debe contemplar las acciones del plan de mejoramiento anterior, no cerradas por el equipo auditor.
En caso que el plan de mejoramiento ajustado tampoco sea objeto de conformidad, el Contralor Auxiliar de Bogotá, en mesa de trabajo conjunta con el sujeto de control y la dirección sectorial, dirimirá las diferencias y proferirá la conformidad correspondiente o dejará constancia de dicha situación.
El resultado del seguimiento al plan de mejoramiento se analiza en mesa de trabajo.
Se ajusta el procedimiento y el formato a lo establecido en la resolución reglamentaria que deroga las resoluciones reglamentarias 053 de 2001 y 023 de 2002.
Se ajusta la metodología para establecer el grado de cumplimiento o avance de las acciones.
Se indican las actividades que deben realizarse a través de los aplicativos implementados en la Entidad, SIGESPRO y SIVICOF.
El seguimiento se realizará por lo menos una vez al año, a través de una auditoría especial, en todo caso para efectos de la auditoria modalidad regular se realizará el seguimiento al plan de mejoramiento.
Resultado del seguimiento se cerrarán las acciones cumplidas en el 100% evento en el cual el sujeto de control retirará la acción del plan de mejoramiento.

6.0

R.R. 026 de diciembre 28 de 2007

Cambia de versión, se ajusta la base legal al Acuerdo 361 de 2009, se incluye el Decreto 1599 de 2005 y cambia de nombre.
En la actividad 2 el Director Técnico asigna a los funcionarios para la revisión del plan de mejoramiento.
En la actividad 4 podrá otorgarse una segunda evaluación siempre que se ajuste a los términos previstos en la Resolución que establece los parámetros para la conformidad al plan de mejoramiento.
En la actividad 5 las diferencias deberán ser dirimidas, en una mesa de trabajo conjunta con el sujeto de control y la Dirección Sectorial, convocada por el Contralor Auxiliar dentro de los tres días hábiles siguientes a la no conformidad al Plan de Mejoramiento.
En la actividad 6 se incluyen como actividades nuevas, que se publique el Plan de Mejoramiento en la página WEB, (informática tiene cinco días) y que el Director presente al responsable del proceso un informe sobre los planes de mejoramiento del sector.
En la actividad 1 del seguimiento se establece que a criterio del Director Sectorial, dependiendo la Complejidad del Plan de Mejoramiento, se podrá programar auditoria especial con ese propósito, previa aprobación del Comité Técnico.
Se incluye una actividad nueva que corresponde a la modificación del plan de mejoramiento y/o cambio de fecha y actividades contenidas en él.

7.0

R.R. 029 de noviembre 03 de 2009

Se modifica: el alcance del procedimiento, las definiciones, se incluyen nuevos registros y puntos de control.
Se modifican las actividades del procedimiento con el objeto de asegurar una apropiada conformidad, modificación y seguimiento del plan de mejoramiento.
Se establecen controles para que el plan de mejoramiento propicie el buen uso de recursos públicos, el mejoramiento de la gestión institucional y atiende los principios de la gestión fiscal.
Se modifica el instructivo del anexo 1.
Se modifica el anexo 2 y se establece que el cumplimiento del plan de mejoramiento depende del grado de avance de las acciones.

8.0

R.R. 015 de mayo 14 de 2010

En el numeral 7.1., actividad 3, y numeral 7.3, actividad 6, punto de control, para las acciones abiertas se adiciona "y si se hace necesario se podrá reformular la acción, modificar el indicador, el área responsable, los recursos o la meta."
En el numeral 7.3:
Actividad 3, cuando se evalúa el informe de avance, se adiciona "aclarando si hay lugar a tomar acciones preventivas, correctivas o sancionatorias con el sujeto de control."

8.0

R.R. 015 de mayo 14 de 2010

Actividad 4, punto de control, se adiciona "En el seguimiento al plan de mejoramiento se evidenciará no sólo si se cumplieron las acciones cuya conformidad se estableció, sino también si se realizaron acciones para subsanar las observaciones cuyas acciones no fueron objeto de conformidad, oportunidad procedimental en la cual el equipo auditor determinará la procedencia o no de iniciar un proceso administrativo sancionatorio fiscal, por la causal correspondiente."

Actividad 8, se elimina incorporar el plan de mejoramiento en SIGESPRO.
En el anexo 2 se elimina la nota que excluía del cálculo para establecer el cumplimiento del plan de mejoramiento las acciones que se encontraban en ejecución.

9.0

R.R. 007 de marzo 31 de 2011

PROCEDIMIENTO PARA LA CONFORMIDAD, MODIFICACION Y SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO
CÓDIGO: 4015
VERSIÓN No. 9.0
FECHA: 25 de Marzo de 2011
REVISADO POR:

Contralor Auxiliar

Victor Manuel Armella Velasquez

CARGO

NOMBRE

FIRMA

APROBADO POR:

Director Técnico Planeación

Efvanni Paola Palmariny Peñaranda

CARGO

NOMBRE

FIRMA

COPIA No

NO. DE PAGINAS:

28

1. OBJETIVO
Estandarizar las actividades a seguir para la conformidad y seguimiento al plan de mejoramiento que presentan los sujetos de control, producto de la vigilancia fiscal que realiza la Contraloría de Bogotá, D.C., a nivel micro y a nivel macro.

2. ALCANCE
Este procedimiento contempla:
Conformidad: Inicia con remite copia a la Dirección de Informática del oficio con el cual se comunica el informe (…) y termina con comunica por escrito al sujeto de control la conformidad del mismo.
Modificación: Inicia con analiza respecto de las solicitudes del sujeto de control sobre las modificaciones (…) y termina con aprueba modificaciones del Plan de Mejoramiento (…).
Seguimiento: Inicia con ordena al Subdirector o responsables de hacer la revisión de la cuenta, la evaluación del informe de avance (…) y termina con elaboran y remiten con la aprobación del Director Sectorial al responsable del Proceso y a la Dirección de Planeación (…).

3. BASE LEGAL
Ley 42 de 1993, artículos 8 y 65. "Sobre la organización del sistema de control fiscal financiero y los organismos que lo ejercen".
Acuerdo 361 de 2009, artículos 25, 48 numeral 4, 47 numeral 4 y 55 numeral 17.
Ley 527 de 1999 "por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones."
Decreto 1599 de 2005, "Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano" MECI 1000:2005, el cual contiene entre otros elementos de control el Subsistema de Control de Evaluación y dentro de uno de sus componentes está el Plan de Mejoramiento.

4. DEFINICIONES
ACCIÓN CORRECTIVA: Acción necesaria para corregir las desviaciones encontradas en la gestión, que se generan como consecuencia de los procesos de Autoevaluación, de Evaluación Independiente y en las observaciones formales provenientes de los Órganos de Control.

ACCIÓN PREVENTIVA: Se toma para prevenir que algo suceda, está orientado a prevenir que los riesgos se materialicen.

CONFORMIDAD DEL PLAN DE MEJORAMIENTO: Se entiende que el plan de mejoramiento es conforme cuando la acción propuesta por el sujeto de control busca eliminar la causa del hallazgo, es realizable, es medible, contribuye a su objeto misional, propicia el buen uso de recursos públicos, el mejoramiento de la gestión institucional y atiende los principios de la gestión fiscal.
Para la conformidad la fecha límite de ejecución del Plan de Mejoramiento no sobrepasará un período de doce meses. En caso que existan acciones con una duración superior, éstas deben ser justificadas plenamente y para ellas deberán determinarse metas semestrales.

ESTADO DE LA ACCIÓN: Se establece producto del seguimiento que se realice en un tiempo determinado, esta puede ser:
-Cerrada: Se considera que una acción se cierra cuando obtiene una puntuación entre 1.70 y 2.00, caso en el cuál el sujeto de control procederá a retirarla del plan de mejoramiento consolidado.
-En Ejecución: Se entiende que una acción esta en ejecución cuando el cumplimiento de la meta es parcial, se encuentra dentro del término establecido y arroja una calificación inferior a 1.70, caso en el cual se mantendrán en las mismas condiciones programadas en el plan de mejoramiento consolidado.
-Abierta: Una acción se estima abierta cuando el cumplimiento de la meta es parcial y el tiempo para su implementación se encuentra vencido, caso en el cual se incluirá la acción en el plan de mejoramiento consolidado con un plazo máximo de ejecución de 60 días.

PLAN DE MEJORAMIENTO: Entiéndase por plan de mejoramiento el documento contentivo de las acciones que se compromete a adelantar el sujeto de control, con el propósito de subsanar o corregir situaciones que afectan su desempeño y su cometido institucional, las cuales hayan sido evidenciadas en los informes de la Contraloría de Bogotá, D.C., producto del ejercicio de la vigilancia de la gestión fiscal tanto a nivel micro como macro.
El cumplimiento del plan de mejoramiento permite fortalecer el desempeño institucional de los sujetos de control, contribuye con los objetivos de la vigilancia de control fiscal que realiza la Contraloría de Bogotá, D.C. y opera como elemento dinamizador del mejoramiento de la gestión pública.

SISTEMA DE GESTIÓN DE PROCESOS (SIGESPRO): Tiene como objetivo administrar, gestionar y controlar la información y las actividades que conlleva el proceso auditor, permitiendo al nivel directivo realizar el seguimiento a la labor que ejecutan los equipos auditores, para determinar el nivel de avance de cada auditoría.

SISTEMA DE VIGILANCIA Y CONTROL FISCAL (SIVICOF): Sistema a través del cual se recibe electrónicamente la información de la cuenta mensual, intermedia, anual y ocasional remitida por los sujetos de control, para su validación, procesamiento y almacenamiento de manera inmediata, ágil y oportuna.

5. REGISTROS
*Oficio Remisorio al Sujeto de Control
*Memorando
*Acta de Mesa de Trabajo
*Solicitud sujeto de control o Alcalde Mayor
*Acta Comité Técnico
*Oficio dando respuesta al sujeto de control o Alcalde Mayor
*Memorando designación revisión de la cuenta
*Informe de Avance Plan de Mejoramiento
*Informe anual

6. ANEXOS
*Anexo 1. Formato Formulación y Seguimiento Plan de Mejoramiento.
*Anexo 2. Metodología para establecer el grado de cumplimiento o avance de las acciones

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
7.1. CONFORMIDAD

No

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

REGISTROS

PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES

1

DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL O
DIRECTOR DE ECONOMÍA Y FINANZAS DISTRITALES

Remite copia a la Dirección de Informática del oficio con el cual se comunica el informe producto de la vigilancia Micro o Macro al sujeto de control o al Alcalde Mayor según corresponda, para que se habilite el SIVICOF conforme a los términos establecidos.

Oficio Remisorio al Sujeto de Control

Observación:
El sujeto de control presentará el plan de mejoramiento únicamente a través de SIVICOF.
En caso de que se autorice prorroga para la presentación del plan de mejoramiento, el Director correspondiente remitirá copia de la aprobación a la Dirección de Informática para la habilitación de SIVICOF.

2

DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL O
DIRECTOR DE ECONOMÍA Y FINANZAS DISTRITALES

Asigna funcionarios o al Equipo Auditor para que realicen el análisis al plan de mejoramiento presentado por el sujeto de control.
Registra esta actividad en el SIGESPRO.

Memorando

Observación:
El plan de mejoramiento será analizado por el Equipo de Auditoría, por los funcionarios que elaboraron el informe producto de la vigilancia Micro o Macro o los que designe el Director.

3

PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO O EQUIPO AUDITOR SEGÚN DECISIÒN DEL DIRECTOR CORRESPONDIENTE, SUBDIRECTOR (ES) DE FISCALIZACION Y ASESOR (ES)

Revisa (n) según se establezca el plan de mejoramiento, en mesa de trabajo.
Elabora el proyecto de oficio, expidiendo conformidad u observaciones, para firma del Director Técnico Sectorial o de Economía y Finanzas Distritales.

Acta de Mesa de Trabajo

Observación:
En cada sujeto de control sólo estará vigente un plan de mejoramiento consolidado que contenga las acciones de mejoramiento producto de la vigilancia a nivel micro y a nivel macro que realiza la Contraloría de Bogotá, D.C.

Punto de Control:
Verificar que las acciones propuestas eliminen la causa del hallazgo, sean realizables, medibles, eviten su ocurrencia en el futuro, contribuyan al cumplimiento misional del sujeto de control, no sobrepasen en su ejecución un período de doce meses, entre otros.
Verificar que el Plan de Mejoramiento propicie el buen uso de recursos públicos, el mejoramiento de la gestión institucional y atiende los principios de la gestión fiscal.
Verificar que las acciones propuestas aseguren que la gestión fiscal se ajuste a los principios de economía, eficiencia, eficacia, equidad y valoración de costos ambientales.

Verificar que el sujeto de control en el plan de mejoramiento consolidado haya: retirado las acciones cerradas e incorporado las que se encuentran en ejecución y abiertas. Las abiertas tendrán un plazo máximo de implementación de 60 días y si se hace necesario se podrá reformular la acción, modificar el indicador, el área responsable, los recursos o la meta. (Ver Anexo 2).

4

DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL O
DIRECTOR DE ECONOMÍA Y FINANZAS DISTRITALES

Aprueba el oficio y comunica al sujeto de control.
Solicita realizar los ajustes a que haya lugar en caso de presentar observaciones al plan de mejoramiento y regresa a la actividad No. 2.

Oficio Remisorio al Sujeto de Control

Punto de control:
Remite copia a la Dirección de Informática del oficio con el cual se comunica la no conformidad del plan de mejoramiento al sujeto de control, para que se habilite el SIVICOF conforme a los términos establecidos.

5

PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO O EQUIPO AUDITOR SEGÚN DECISIÒN DEL DIRECTOR CORRESPONDIENTE, SUBDIRECTOR (ES) DE FISCALIZACION Y ASESOR (ES)

Revisa (n) según se establezca el plan de mejoramiento ajustado, en mesa de trabajo.
Elabora el proyecto de oficio, expidiendo conformidad u observaciones, para firma del Director Técnico Sectorial o de Economía y Finanzas Distritales.

Acta de Mesa de Trabajo

Punto de Control:
En la mesa de trabajo debe participar el Director, Subdirectores correspondientes y/o Asesor si lo hubiere.

6

DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL O
DIRECTOR DE ECONOMÍA Y FINANZAS DISTRITALES Y/O
SUBDIRECTOR DE FISCALIZACION

Comunica por escrito al Sujeto de Control o Alcalde Mayor según corresponda la conformidad del plan, en los términos establecidos para la elaboración, presentación, conformidad y seguimiento del plan de mejoramiento.

Oficio Remisorio al Sujeto de Control
Acta de Mesa de Trabajo

Observación:
En el evento que el plan de mejoramiento ajustado producto de la vigilancia a nivel macro o micro tampoco sea objeto de conformidad, el Contralor de Bogotá o el Contralor Auxiliar según corresponda, en una mesa de trabajo conjunta (programada mínimo con dos días de anticipación) dirimirá las diferencias en la forma y términos establecidos en la Resolución por la cual se establecen los parámetros para la elaboración del plan de mejoramiento.
Realizada la mesa de trabajo el Director Sectorial solicitará a la Dirección de Informática la apertura de SIVICOF y el sujeto de control incorporará el plan de mejoramiento debidamente ajustado a lo concluido en la mesa de trabajo, conforme a los términos previstos en la Resolución por la cual se establecen los parámetros para la elaboración del plan de mejoramiento.

7

DIRECTOR SECTORIAL Y/O
SUBDIRECTORES DE FISCALIZACIÓN

Verifica que el plan de mejoramiento cargado en SIVICOF se encuentre ajustado a lo concluido en la mesa de trabajo con el Contralor Auxiliar.
Comunica por escrito al sujeto de control la conformidad del mismo.

Oficio Remisorio al Sujeto de Control

7.2. MODIFICACIÓN

No

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

REGISTROS

PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES

1

DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL O
DIRECTOR DE ECONOMÍA Y FINANZAS DISTRITALES

Analiza respecto de las solicitudes del sujeto de control sobre las modificaciones de la acción (es) propuesta (s), del plazo, del indicador, del área responsable de la ejecución, de los recursos o de la meta contenidos en el plan de mejoramiento.

Solicitud sujeto de control o Alcalde Mayor
Acta Comité Técnico

Observaciones:
Las solicitudes se resolverán en Comité Técnico, en este podrán participar los funcionarios que el Director estime conveniente.

Punto de Control: Verificar que:
Las acciones propuestas eliminen la causa del hallazgo, sean realizables, medibles, respondan al objeto misional del sujeto de control y no sobrepasen en su ejecución un término de 90 días al tiempo inicialmente pactado en el plan de mejoramiento.
Verificar que las acciones propuestas propicien el buen uso de recursos públicos, el mejoramiento de la gestión institucional y que atiende los principios de la gestión fiscal.
Verificar que las acciones modificadas no superen el 10% del total de las acciones previstas en el plan de mejoramiento.

2

DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL O
DIRECTOR DE ECONOMÍA Y FINANZAS DISTRITALES

Comunica la aprobación o negación de las modificaciones del Plan de Mejoramiento y señala el tiempo para su incorporación en SIVICOF.

Oficio dando respuesta al sujeto de control o Alcalde Mayor

Observación:
El Director correspondiente remite copia del oficio de respuesta al sujeto de control a la Dirección de Informática para que habilite SIVICOF.

Punto de Control:
El Director correspondiente verificará que el plan de mejoramiento se incorporé en la forma y término establecido.

7.3. SEGUIMIENTO

No

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

REGISTROS

PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES

1

DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL O
DIRECTOR DE ECONOMÍA Y FINANZAS DISTRITALES O

Ordena al Subdirector o responsables de hacer la revisión de la cuenta, la evaluación del resultado de avance con corte a junio 30 y diciembre 31 de cada vigencia y establecer el grado de cumplimiento de las acciones del plan de mejoramiento.

Memorando designación revisión de la cuenta

Observación:
Ver actividad 4 del procedimiento para la recepción, verificación y revisión de la cuenta.

2

SUBDIRECTOR O PROFESIONAL
UNIVERSITARIO
O
ESPECIALIZADO
DE LA
DIRECCIÓN
SECTORIAL
JEFE DE OFICINA
LOCALIDAD

Establece para cada acción el rango de cumplimiento, con base en el informe de avance con corte a junio 30 y diciembre 31 de cada vigencia presentado por el sujeto de control a través de SIVICOF.
Identifican aspectos relevantes para evaluar en la auditoria.

Informe de Avance Plan de Mejoramiento

Observación:
Para establecer el rango de cumplimiento a partir de la información reportada en SIVICOF, aplicar la metodología del Anexo 2.
No requiere desplazarse al sujeto de control.

3

DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL O
DIRECTOR DE ECONOMÍA Y FINANZAS DISTRITALES O

Evalúa el informe de avance del Plan de Mejoramiento y registra sus observaciones, aclarando si hay lugar a tomar acciones preventivas, correctivas o sancionatorias con el sujeto de control.

Informe de Avance Plan de Mejoramiento revisado por el Director

Observación:
El resultado podrá dar lugar a auditorias especiales, apertura de proceso administrativo sancionatorio o alertar al sujeto de control sobre el riesgo de incumplimiento del plan de mejoramiento.

No

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

REGISTROS

PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES

4

DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL O
DIRECTOR DE ECONOMÍA Y FINANZAS DISTRITALES

Programa el seguimiento al plan de mejoramiento producto de la vigilancia Micro o Macro.

Acta de Comité Técnico Sectorial o Mesa de Trabajo

Punto de control:
En la auditoria regular y a entidades con participación accionaria se realizará el seguimiento al plan de mejoramiento.
Dependiendo la Complejidad del Plan de Mejoramiento, con la aprobación del Comité Técnico, se podrá programar auditoria especial de seguimiento.
En el seguimiento al plan de mejoramiento se evidenciará no sólo si se cumplieron las acciones cuya conformidad se estableció, sino también si se realizaron acciones para subsanar las observaciones cuyas acciones no fueron objeto de conformidad, oportunidad procedimental en la cual el equipo auditor determinará la procedencia o no de iniciar un proceso administrativo sancionatorio fiscal, por la causal correspondiente.

5

PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO
(EQUIPO AUDITOR)
DIRECTOR DE ECONOMIA Y FINANZAS DISTRITALES O SU DELEGADO

Aplica pruebas de auditoría al plan de mejoramiento consolidado, para determinar el cumplimiento y/o avance de las acciones implementadas.

Acta de mesa de trabajo

Observación:
Para establecer el rango de cumplimiento aplica la metodología del Anexo 2.

Punto de control: Las acciones abiertas que se hayan incorporado en el plan de mejoramiento consolidado y que al momento de un nuevo seguimiento su estado permanezca igual, se procederá a establecer un hallazgo administrativo sujeto de una nueva acción correctiva.

6

PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO
(EQUIPO AUDITOR)
DIRECTOR DE ECONOMIA Y FINANZAS DISTRITALES O SU DELEGADO

Consolida y consigna los resultados del cumplimiento o grado de avance de las acciones de mejoramiento en el formato. Anexo 1.

Punto de control:
En el plan de mejoramiento consolidado se retirarán las acciones cerradas, se mantendrán las que se encuentran en ejecución y abiertas. Las abiertas tendrán un plazo máximo de implementación de 60 días, y si se hace necesario se podrá reformular la acción, modificar el indicador, el área responsable, los recursos o la meta.

7

PROFESIONAL
ESPECIALIZADO O UNIVERSITARIO
(EQUIPO AUDITOR)
DIRECTOR DE ECONOMÍA Y FINANZAS DISTRITALES

Presenta los resultados en mesa de trabajo.
Cuantifica beneficios del Control Fiscal en caso de presentarse.

Acta Mesa de Trabajo.

Observación:
Aplica procedimiento para la cuantificación de los Beneficios del Control Fiscal.

8

PROFESIONAL
ESPECIALIZADO O UNIVERSITARIO
(EQUIPO AUDITOR)
DIRECTOR TÉCNICO DE ECONOMÍA Y FINANZAS DISTRITALES

Redacta el resultado del seguimiento al plan de mejoramiento.

Observación:
El resultado del seguimiento será incluido en el capítulo de resultados del Informe de Auditoría, indicando el grado de cumplimiento, las acciones cerradas y las que deban incorporarse en el nuevo plan.

9

DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL O

DIRECTOR DE ECONOMÍA Y FINANZAS DISTRITALES O

Analiza el resultado y sustenta ante el Comité Técnico Sectorial el inicio al Proceso Administrativo Sancionatorio, en el evento de presentarse incumplimiento en el plan de mejoramiento.

Acta de Comité Técnico Sectorial
Acta de mesa de trabajo

Observación:
En mesa de trabajo para Economía y Finanzas.
Ver Anexo 2.

10

SUBDIRECTORES DE FISCALIZACIÓN Y SUBDIRECTORES DIRECCIÓN DE ECONOMÍA Y FINANZAS DISTRITALES

Elaboran y remiten con la aprobación del Director correspondiente al responsable del Proceso y a la Dirección de Planeación, un informe anual consolidado que muestre el estado de los planes de mejoramiento suscritos en las entidades del sector, su efecto en el mejoramiento en la gestión y los beneficios derivados de los mismos.

Informe anual

Observación:
El informe no debe ser superior a 10 páginas
El informe debe ser remitido a más tardar el último día hábil del mes de enero.

ANEXO. 1
PLAN DE MEJORAMIENTO
FORMATO CÓDIGO: 4015001

INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO
Entidad: Registre el nombre de la entidad o sujeto de control.

Origen: Determine el origen del hallazgo u observación utilizando el nombre del informe comunicado por la Contraloría de Bogotá, D.C. Vigilancia fiscal micro (Auditoría gubernamental con enfoque integral modalidad: regular - AR, especial - AE, transversal – AT, entidades con participación accionaria – EPA). Vigilancia fiscal macro (VM).

Capítulo: Registre el numeral, título o página del informe donde se encuentre incluido el hallazgo u observación.

Número y descripción del hallazgo u observación: Describa el hecho presentado en el informe o actuación producto de la vigilancia fiscal a nivel micro o macro que realiza la Contraloría de Bogotá, D.C.

Acción (es) correctiva(s): Registre la(s) actuación(es) que realizará la entidad para subsanar o corregir situaciones que afectan de forma importante su desempeño y su cometido institucional, las cuales hayan sido evidenciadas en los informes o actuaciones de la Contraloría de Bogotá, D.C., producto del ejercicio de la vigilancia de la gestión fiscal tanto a nivel micro como macro. Se formulará acciones para todos los hallazgos administrativos incluidos aquellos de carácter disciplinario, fiscal o penal.

Indicador(es): Registre un nombre y la fórmula a través de la cual se pueda observar el cumplimiento de la acción determinada.

Meta(s): Señale la medida cuantitativa, concreta, realizable y verificable de la acción correctiva que se espera alcanzar en el tiempo definido, teniendo en cuenta la realidad y los recursos disponibles.

Área responsable: Señale el área o dependencia a la cual le corresponde ejecutar la acción determinada.

Responsable de la ejecución: Indique el nombre y cargo de la persona que debe cumplir con la realización de la(s) acción(es) correctiva(s).

Recursos: Señale solamente los recursos adicionales que requiere la ejecución de la acción.

Fecha de inicio: Indique el día, mes y año en que comienza la acción(es) registrada(s).

Fecha de terminación: Señale el día, mes y año en que finaliza cada una de la(s) acción(es) registrada(s).

Resultado del Indicador: Determine el resultado del indicador a la fecha de corte del seguimiento.

Grado de avance físico de las metas: Indique en el progreso en valores absolutos o porcentuales de la meta establecida.

Análisis – Seguimiento Entidad: En forma breve y concisa explique el comportamiento o grado de cumplimiento de la acción, a la fecha de corte del seguimiento.

Rango de Cumplimiento - Seguimiento Contraloría: Esta columna la diligencia el auditor de la Contraloría de Bogotá, producto del seguimiento realizado, en términos de la aplicación de la metodología y el procedimiento adoptado.

Análisis – Seguimiento Contraloría de Bogotá: En forma breve y concisa explique el comportamiento o grado de cumplimiento de la acción, a la fecha de corte del seguimiento

Estado de la Acción (A=Abierta, E: En Ejecución, C=Cerrada) Contraloría: Esta columna la diligenciará el auditor de la Contraloría.

Cerrada: Se considera que una acción se cierra cuando obtiene una puntuación entre 1.70 y 2.00, caso en el cuál el sujeto de control procederá a retirarla del plan de mejoramiento consolidado.

En Ejecución: Se entiende que una acción esta en ejecución cuando el cumplimiento de la meta es parcial, se encuentra dentro del término establecido y arroja una calificación inferior a 1.70, caso en el cual se mantendrán en las mismas condiciones programadas en el plan de mejoramiento consolidado.

Abierta: Una acción se estima abierta cuando el cumplimiento de la meta es parcial y el tiempo para su implementación se encuentra vencido, caso en el cual se incluirá la acción en el plan de mejoramiento consolidado con un plazo máximo de ejecución de 60 días.

Fecha de conformidad: Indique el día, mes y año en que la Contraloría de Bogotá, D.C. emitió la última conformidad al plan de mejoramiento.

Fecha de modificación: Indique el día, mes y año en que la Contraloría de Bogotá D.C., aprobó la modificación al plan de mejoramiento.

Fecha de seguimiento: Indique el día, mes y año de corte en que se realiza seguimiento al plan de mejoramiento.

ANEXO. 2
METODOLOGÍA PARA ESTABLECER EL GRADO DE AVANCE Y CUMPLIMIENTO DE LAS ACCIONES
El seguimiento al plan de mejoramiento tiene como objeto establecer el grado de avance y cumplimiento de las acciones formuladas, evidenciado mediante soportes, de los cuales se dejará constancia en los respectivos papeles de trabajo, para determinar el estado de las acciones.
Cumplimiento de las Acciones Formuladas: Análisis de carácter cuantitativo en un rango de cero a dos puntos, teniendo en cuenta la proporcionalidad de los siguientes aspectos:

CRITERIO DE SEGUIMIENTO

GRADO DE AVANCE FISICO DE EJECUCIÓN DE LA META

TIEMPO¹

RANGO DE CUMPLIMIENTO O SEGUIMIENTO CONTRALORIA

ESTADO ACCIÓN FORMULA
DA

Mínimo

Máximo

Acción cumplida

> = 85%

100%

En término

1.70 - 2.00 puntos

Cerrada

> = 85%

100%

Fuera de término

1.70 - 1.89 puntos

Cerrada

Cumplimiento parcial de la acción.

> = 50%

< 85%

En término

1.00 - 1.69 puntos

En Ejecución

< = 25%

< 50%

En término

0.50 – 0.99 puntos

En Ejecución

1%

< 25 %

En término

0.01 – 0.49 puntos

En Ejecución

> = 50%

< 85%

Fuera de término

0.80 - 1.49 puntos

Abierta

< = 25%

< 50%

Fuera de término

0.30 – 0.79 puntos

Abierta

Acción no cumplida

0 %

En término

0.00 puntos

En Ejecución

0 %

< 25 %

Fuera de término

0.00 puntos

Abierta
^{1 El tiempo esta en razón a la fecha de terminación para el cumplimiento de la acción. (Ver Columna Fecha de Terminación del Anexo 1)

1. Estado de la acción:
-Cerrada: Se considera que una acción se cierra cuando obtiene una puntuación entre 1.70 y 2.00, caso en el cuál el sujeto de control procederá a retirarla del plan de mejoramiento consolidado.
-En Ejecución: Se entiende que una acción esta en ejecución cuando el cumplimiento de la meta es parcial, se encuentra dentro del término establecido y arroja una calificación inferior a 1.70, caso en el cual se mantendrán en las mismas condiciones programadas en el plan de mejoramiento consolidado.
-Abierta: Una acción se estima abierta cuando el cumplimiento de la meta es parcial y el tiempo para su implementación se encuentra vencido, caso en el cual se incluirá la acción en el plan de mejoramiento consolidado con un plazo máximo de ejecución de 60 días.

2. Calculo del nivel de cumplimiento:
Corresponde a la sumatoria de los puntos obtenidos en la columna grado de cumplimiento de cada una de las acciones dividido entre el total de acciones evaluadas. Excluyendo tanto en el numerador como en el denominador aquellas acciones cuyo estado se encuentre en ejecución y para su culminación falte el 50% o más del tiempo establecido para la terminación.
*A manera de ejemplo, como soporte del cálculo del nivel de cumplimiento
*Seguimiento al plan de mejoramiento.

Papeles de trabajo
Seguimiento plan de mejoramiento XXX
Fecha de seguimiento: Enero de 2010

No. Acción

Fecha de Inicio

Fecha de Terminación

Grado de Avance Físico de Ejecución de las Metas

Rango de Cumplimiento

Estado de la Acción

Observación

1

01-Jul-09

30-Sep-09

30%

0.48 (*)

Abierta

La acción tuvo un cumplimiento parcial, el plazo para implementación esta vencido, se debe mantener en el plan de mejoramiento consolidado y su fecha máxima de ejecución será de 60 días. No ha sido efectiva en la corrección del hallazgo.

2

01-Jul-09

30-Dic-09

90%

1.80

Cerrada

La acción se cumplió dentro del tiempo y se debe proceder a retirarla del plan de mejoramiento. Se destaca la efectividad de la acción implementada por cuanto no se establecieron nuevos hallazgos relacionados con la debilidad identificada inicialmente.

3

01-Jul-09

31-Mar-10

25%

0.51

En ejecución

Aunque la acción tiene un cumplimiento parcial, y se encuentra dentro del término el grado de avance no es significativo por cuanto el sujeto ha podido haberla implementado. La acción se mantiene en el plan de mejoramiento.

4

01-Oct-09

30-Jun-10

40%

0.81

En ejecución

La acción se encuentra en ejecución y el sujeto de control cuenta con más del 50% del tiempo, para su implementación. Esta acción se mantiene en el plan de mejoramiento y se excluye para el cálculo del nivel de cumplimiento.

5

01-Oct-09

31-12-09

20%

0.00

Abierta

La acción no se cumplió y el tiempo para su implementación esta vencido, se debe mantener en el plan de mejoramiento y su fecha máxima de ejecución será de 60 días.

N …

Total

3.60

Pasos:
-Identifica si la acción se encuentra en término o fuera de término mediante la comparación de la fecha de inicio y la fecha de terminación de la acción.
-Ubica el porcentaje de grado de avance físico de ejecución de las metas y determina el rango de cumplimiento de la siguiente forma:
(*) Para este cálculo se utilizara una regla de tres simple, en donde:
49%-0.79
30%-X
X= (30*0.79)/49
X= 0.48

Observación:
Señala el estado de la acción, e indica cómo incidió en el mejoramiento de la gestión institucional y si atendió los principios de la gestión fiscal.
-Realiza el cálculo del nivel de cumplimiento del plan de mejoramiento así:
Calculo del nivel de cumplimiento:
3.6 / 5 = 0.72
El Plan de Mejoramiento Consolidado no se cumplió.

3. Cumplimiento del plan de mejoramiento:
-Se entiende que el plan de mejoramiento se ha cumplido cuando al aplicar la metodología anterior, arroje un promedio total entre 1.70 y 2.00 puntos.
-Se presenta incumplimiento del plan de mejoramiento cuando el promedio total de avance de todas las acciones se ubique en un valor inferior a 1.70.

Resultado Seguimiento Plan de Mejoramiento
En el capitulo de resultados de auditoría, producto del seguimiento al plan de mejoramiento se indicará los resultados, señalando de manera general y sucinta el estado de las acciones y el cumplimiento o no del mismo.
Así mismo en el párrafo de plan de mejoramiento del dictamen de auditoría se indicará que:
A fin de lograr que la labor de auditoría conduzca a que se emprendan acciones de mejoramiento de la gestión pública, la entidad debe diseñar un Plan de Mejoramiento que permita solucionar las deficiencias puntualizadas, en el menor tiempo posible, documento que debe ser remitido a la Contraloría de Bogotá, a través del SIVICOF dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al recibo del presente informe.
El Plan de Mejoramiento debe detallar las acciones que se tomarán respecto de cada uno de los hallazgos identificados, cronograma en que implementarán los correctivos, responsables de efectuarlos y del seguimiento a su ejecución.
Igualmente, con respecto al plan de mejoramiento objeto de seguimiento, en caso de que exista, deberá indicársele al sujeto de control que en el plan de mejoramiento consolidado a presentar se retirarán las acciones cerradas, se mantendrán las que se encuentran en ejecución y las abiertas. Estas últimas tendrán un plazo máximo de implementación de 60 días.

PROCEDIMIENTO PARA ADELANTAR PROCESO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO FISCAL
HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSIÓN

No. ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA

NATURALEZA DEL CAMBIO

1.0

R.R. 04 de febrero 06 de 2003

Se cambia el Proceso Administrativo Sancionatorio Fiscal, adoptado en la Resolución Reglamentaria No. 04/03 debido a:
Se adicionan algunas definiciones.
Se incluyen los formatos números 14 y 15.
Se incluyen algunas fases del procedimiento sancionatorio.

2.0

R.R. 030 de mayo 21 de 2003

Cambiar las páginas 1, 5, 6, 16, 24 y 25.
En numeral 6 "Anexos": Modificación del anexo No. 4 relacionado con "Diligencia de Notificación Personal del Requerimiento de Explicación".
Adición Anexo No. 10A, relacionado con "Diligencia de Notificación de la Resolución que Impone la Sanción".

2.0

R.R. 048 de septiembre 30 de 2003

El procedimiento cambia de versión.
Se modificaron la actividades de la 11 a la 22, redefiniendo ejecutores y registros de la Descripción del Procedimiento.

3.0

R.R. 051 de diciembre 30 de 2004

Cambia de versión.

4.0

R.R. 018 de agosto 14 de 2006

Cambia de versión.
Se modifica el objetivo y la base legal al Acuerdo 361 de 2009.
En registros se elimina Acto Administrativo.

4.0

R.R. 018 de agosto 14 de 2006

En la definición de competencia se incluye al Grupo de Investigaciones Forense la labor de imponer sanciones a los sujetos de vigilancia y control fiscal.
Se modifica el nombre del GAE por GUIFO.
Se incluye como registro de las actividad 11 el Auto.
Se modifica el anexo No 1, 10 y 15 al incluir en la base legal el Acuerdo 361 de 2009.
Se establecen puntos de control.

5.0

R.R. 029 de noviembre 03 de 2009

Cambia de versión.
Se modificó el nombre del GUIFO por Grupo Especial de Apoyo y Fiscalización - GAF

6.0

R.R. 007 de marzo 31 de 2011

PROCEDIMIENTO PARA ADELANTAR PROCESO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO FISCAL
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 4016
VERSIÓN No. 6.0
FECHA: 25 de Marzo de 2011
REVISADO POR:

Contralor Auxiliar

Victor Manuel Armella Velasquez

CARGO

NOMBRE

FIRMA

APROBADO POR:

Director Técnico Planeación

Efvanni Paola Palmariny Peñaranda

CARGO

NOMBRE

FIRMA

COPIA No

NO. DE PAGINAS:

36

1. OBJETIVO:
Estandarizar el procedimiento que permita adelantar procesos administrativos sancionatorios a los servidores públicos o particulares que manejen fondos o recursos públicos, cuando incurran en las faltas señaladas en la ley.

2. ALCANCE:
Inicia con la solicitud de apertura del proceso administrativo sancionatorio, y termina con el traslado para cobro por jurisdicción coactiva, cuando no se ha cancelado la multa.

3. BASE LEGAL:
*Constitución Política. Artículo 268 numeral 5º, 29, 209 Y 272.
*Código Contencioso Administrativo. Articulo 38.
*Ley 42 de 1993. Artículos 8º, 99 a 104.
*Decreto Ley 1421 de 1993. Artículo 109 numeral 5.
*Decreto Ley 111 de 1996. Artículo 44.
*Decreto 714 de 1996. Artículo 89.
*Jurisprudencia Honorable Corte Constitucional. (Sentencias C-054/1994, C-484 y C-661/2000 entre otras).
*Artículo 115 Ley 489 de 1998.
*Artículos 6, 10, 13 y 22 Acuerdo 361 de 2009.

4. DEFINICIONES:
AUTO: Acto administrativo en el cual se da a conocer la decisión administrativa de un funcionario.

AMONESTACION: Es una exhortación escrita dirigida al servidor público o particular que maneje fondos o bienes públicos del Distrito Capital para poner en su conocimiento que ha incurrido en una de las causales presentes en la Ley 42 de 1993 y Resolución Reglamentaria No. 042 de 2001.

CADUCIDAD DE LA ACCION SANCIONATORIA FISCAL: Término que tiene la Contraloría de Bogotá D.C., para imponer la sanción administrativa fiscal caduca a los tres (3) años de producido el acto que pueda ocasionarla.
De acuerdo con el Consejo de Estado- Sección Cuarta, sentencia de Junio 15 de 2001, C. P. Ligia López Diaz, estima que "es la notificación del acto sancionatorio lo que permite establecer si se obró oportunamente por parte de la administración".

COMPETENCIA: Facultad constitucional y legal de que gozan el Contralor Distrital, los Directores Sectoriales de Fiscalización, de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva y el Grupo Especial de Investigaciones Forenses para imponer sanciones a los sujetos de vigilancia y control fiscal.

DECISION: Acto por el cual el funcionario competente, adopta una determinación que de acuerdo con las circunstancias demostradas dentro del plenario proceda aplicar.

EDICTO: Escrito que se fija en la secretaria de un despacho judicial de una oficina pública, con el fin de notificar providencias o decisiones cuya notificación personal no haya sido posible.

EJECUTORIA: Firmeza de la decisión.

NOTIFICACION: Acto por el cual da a conocer a una persona, determinado acto jurídico realizado o a realizarse. Existen varias formas de notificación, por ejemplo: notificación personal, notificación por edicto, notificación por conducta concluyente, entre otros.

MULTA: Es la sanción pecuniaria que se impone a los servidores públicos o particulares que manejen fondos o bienes del Distrito Capital; se determina de acuerdo con la gravedad de la misma y se tasará acorde con lo dispuesto en la Resolución Reglamentaria 042 del 2001, teniendo en cuenta la remuneración mensual del sancionado al momento de incurrir en la falta o de ocurrir el último acto constitutivo de la misma según el caso y se puede cuantificar hasta cinco veces el valor del salario mensual.

OBLIGACION FISCAL: Es el conjunto de deberes establecidos en la Constitución Política, en las leyes u otras normas jurídicas, que tienen por objeto regular los recaudos o percepciones, conservaciones, adquisiciones, enajenaciones, gastos, explotaciones, inversiones o disposiciones realizadas con cargo a recursos o bienes Distritales y garantizar su protección.

PROCESO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO FISCAL: Es el conjunto de actuaciones administrativas que adelanta la Contraloría de Bogotá, que busca facilitar el ejercicio de la vigilancia fiscal, dirigida a impulsar el correcto y oportuno cumplimiento de ciertas obligaciones que permiten el adecuado, transparente y eficiente control fiscal. Con este proceso no se pretende resarcir, ni reparar el daño, sino se busca un medio conminatorio que se fundamenta en el poder correccional del Estado.

PRUEBA DE OFICIO: Las que decreta y recauda el funcionario ejecutor que considere conducentes y pertinentes para soportar la decisión sin necesidad de ser solicitada por el implicado.

PRUEBA DE PARTE: Las que solicita el implicado o allega y que deben ser valoradas por el funcionario ejecutor.

RECURSOS: Es la oportunidad procesal que tiene el implicado para controvertir la decisión que se adopte dentro del proceso sancionatario fiscal. Los recursos son de reposición y/o apelación, según la cuantía e instancia del proceso.
A través del ejercicio de los recursos se agota la vía gubernativa y ellos son medios que ofrece la Constitución Política y la Ley, como mecanismo de defensa del implicado en aras a la observancia de la garantía constitucional del debido proceso.

RECURSO DE REPOSICION: Oportunidad procesal que tiene el implicado para presentar por escrito dentro de los cinco (5) días siguientes a la notificación personal o a la desfijación del edicto según el caso, ante el mismo funcionario que profirió la decisión del proceso administrativo sancionatorio fiscal, los argumentos con los cuales controvierte y pretende desvirtuar el contenido de la Resolución.
Este recurso deberá resolverse por el funcionario ejecutor dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha de su presentación.

RECURSO DE APELACION: Es la oportunidad procesal que tiene el implicado para impugnar ante el inmediato superior de quien profirió una decisión dentro del proceso administrativo sancionatorio fiscal. El término para interponerlo es de tres (3) días cuando se interpone como principal y cuando es subsidiario el término es de cinco (5) días.

RECURSO DE QUEJA: Es la oportunidad procesal que tiene el implicado para presentarlo, cuando se le rechaza el de apelación.

REQUERIMIENTO DE EXPLICACIONES: Es el acto de trámite por medio del cual la Contraloría de Bogotá D.C. solicita explicaciones al servidor público o particular que maneje fondos o bienes públicos, por advertirse la presunta comisión de conductas fiscalmente sancionables.
El requerimiento de explicaciones deberá contener como mínimo:
*Identificación del implicado: nombre y apellidos completos, documento de identidad, como la calidad (cargo) que ostentaba en el momento de producirse la conducta sancionable y su lugar de residencia.
*Individualización de los cargos, señalando normas de carácter general o particular que se estiman transgredidas, las disposiciones en donde se encuentre relacionada la causal de sanción u omisión que permita considerar que la conducta asumida es constitutiva de falta.
*Síntesis del trámite adelantado por la Contraloría de Bogotá que permite presumir la comisión de una conducta sancionable.
*Información al requerido de que cuenta con el término de ocho (8) días siguientes a la notificación para responder a cada uno de los cargos imputados, mediante escrito haciendo referencia expresa a cada uno de ellos y que podrá aportar y solicitar las pruebas que acrediten sus descargos.
*La advertencia al requerido que de no dar respuesta en el término señalado se continuará con el proceso.

TERMINOS: Lapso que permite ejercer derechos a los implicados y expedir actuaciones a los ejecutores del proceso.

5. REGISTROS:
Cada Requerimiento de Explicaciones da lugar a un expediente que se va formando con los descargos del requerido, las pruebas solicitadas, aportadas y practicadas, así como los actos administrativos que se profieran dentro de cada proceso.
De igual manera, se lleva un libro radicador de proceso sancionatorios, en el que se registra cada requerimiento y a cada uno de estos las actuaciones que se vayan surtiendo.
*Memorando de solicitud de inicio de proceso.
*Requerimiento de Explicaciones.
*Libro Radicador de Proceso Sancionatorio.
*Citación para notificación
*Acta de notificación del requerimiento de explicaciones.
*Documento que contiene los descargos.
*Constancia de no presentación de descargos.
*Auto de apertura a pruebas.
*Auto por el cual se archiva el requerimiento.
*Resolución por la cual se impone sanción de multa.
*Acta de notificación de la resolución que impone sanción de multa.
*Resolución por la cual se decide recurso de reposición o apelación.
*Acto de notificación de los recursos.
*Memorando de traslado a la Oficina Jurídica.
*Constancia escrita de ejecutoria.
*Auto comisorio.
*Edicto.

6. ANEXOS:
Los formatos que se diligenciarán durante la ejecución del Proceso Administrativo Sancionatorio Fiscal son lo siguientes:
*Memorando de solicitud de inicio de proceso administrativo sancionatorio. Anexo 1.
*Requerimiento de Explicaciones. Anexo 2.
*Citación para notificación personal. Anexo 3.
*Acta de notificación personal del requerimiento de explicaciones. Anexo 4.
*Edicto. Anexo 5.
*Constancia de no presentación de descargos. Anexo 6.
*Auto de apertura a pruebas. Anexo 7.
*Auto comisorio para la práctica de pruebas Anexo 8.
*Notificación por estado. Anexo 9.
*Resolución que impone sanción de multa. Anexo 10.
*Diligencia de notificación de la resolución que impone sanción de multa. Anexo 11.
*Auto por el cual se archiva el requerimiento de explicaciones. Anexo 12.
*Nota de presentación personal. Anexo 13.
*Resolución por la cual se decide un recurso de reposición. Anexo 14.
*Acta de notificación de la resolución que decide el recurso de reposición. Anexo 15.
*Resolución por la cual se decide recurso de apelación. Anexo 16.
*Constancia de ejecutoria y firmeza. Anexo 18.

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:

No

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

REGISTROS

PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES

1

DIRECTOR DE ECONOMÍA Y FINANZAS
SUBDIRECTOR DE FISCALIZACION
LIDER DE AUDITORIA
ASESOR GAF
SUBDIRECTOR DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL
JEFE DE OFICINA DE LOCALIDAD.

Solicita iniciación de Proceso Administrativo Sancionatorio.

Memorando

Ver Anexo 1

2

DIRECTOR SECTORIAL
COORDINADOR DEL GAF
DIRECTOR DE REPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCION COACTIVA

Suscribe el requerimiento de explicaciones, por medio del cual se solicita al servidor público o particular que maneje fondos o bienes públicos para que se pronuncie sobre la presunta comisión de conductas fiscalmente sancionables, previamente revisado por el Asesor. Se elabora citación advirtiéndole que dentro de los cinco (5) días siguientes al recibo de la comunicación deberá comparecer a notificarse del acto.

Requerimiento de Explicaciones
Libro Radicador de Proceso Sancionatorio.

Ver Anexo 2
Ver Anexo 3

3

SECRETARIA DE LA DEPENDENCIA
Y/O FUNCIONARIO QUE HAGA SUS VECES

Notifica al implicado del acto administrativo de requerimiento de explicaciones, advirtiéndole que dentro de los ocho (8) días siguientes a la fecha de la notificación del mismo podrá dar respuesta, solicitar y aportar las pruebas que estime necesarias para controvertir el contenido del acto. De no ser posible la notificación personal, se procederá a la notificación por edicto acorde con lo establecido en el artículo 45 del C.C.A.

Documento escrito del acto de la notificación.

Ver Anexo 4
Ver Anexo 5

Recepciona el documento de descargos.
Transcurrido los ochos días sin que se presenten descargos se deberá dejar constancia escrita del hecho en el expediente.

Documento que contiene los descargos. Constancia de no presentación de descargos.

Ver Anexo 6

4

DIRECTOR SECTORIAL
COORDINADOR DEL GAF
DIRECTOR DE REPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCION COACTIVA

Profiere auto comisionando a un funcionario para la práctica de de pruebas
Suscribe auto que decreta de oficio o a petición de parte las pruebas que se consideren conducentes y pertinentes para el esclarecimiento de los hechos y rechazar la practica de pruebas que no reúnan las condiciones anteriores, previamente revisado por el Asesor. El auto que decreta pruebas de oficio se notifica por estado. Contra el auto que niega la práctica de pruebas proceden los recursos de reposición y apelación.

Auto

Ver Anexo 7
Ver Anexo 8
Ver Anexo 9

Suscribe acto administrativo que decide el proceso administrativo sancionatorio, archivando o imponiendo sanción al implicado, previamente revisado por el Asesor.

Resolución.

Ver Anexo 10

5

SECRETARIA DE LA DEPENDENCIA
Y/O FUNCIONARIO QUE HAGA SUS VECES

Notifica al implicado del acto decisorio del proceso administrativo sancionatorio, advirtiéndole que contra el mismo proceden los recursos de reposición y apelación según el caso.

Acta de notificación

Ver Anexo 11
Ver Anexo 12

Recepciona el escrito que contiene el recurso interpuesto por el sancionado, con la respectiva nota de presentación personal.

Ver Anexo13

6

DIRECTOR SECTORIAL
COORDINADOR DEL GAF
DIRECTOR DE REPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCION COACTIVA

Suscribe acto administrativo que resuelve recurso de reposición en primera instancia, reponiendo o confirmado la decisión inicial, previamente revisado por el Asesor

Resolución

Ver Anexo 14

7

SECRETARIA DE LA DEPENDENCIA
Y/O FUNCIONARIO QUE HAGA SUS VECES

Notifica al implicado del acto que resuelve el recurso de reposición.

Acta de notificación

Ver Anexo 15

8

DIRECTOR SECTORIAL
COORDINADOR DEL GAF
DIRECTOR DE REPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCION COACTIVA

Remite el proceso sancionatorio a la Oficina Asesora Jurídica, para que resuelva el recurso de apelación, si fue interpuesto.

Memorando

9

PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO

Sustancia y proyecta la resolución que resuelve el recurso.

10

JEFE OFICINA ASESORA JURÍDICA

Revisa, aprueba con su pie de firma y remite para conocimiento del Contralor Auxiliar y/o Señor Contralor el Proyecto de Resolución. Observación: Cuando el Proceso Sancionatorio involucre: Alcalde Mayor, Veedor Distrital, Personero, Concejales o Secretarios Distritales, el conocimiento de la segunda instancia estará a cargo del Señor Contralor, en los demás casos será de competencia del Contralor Auxiliar.

Memorando

11

CONTRALOR AUXILIAR
Y/O CONTRALOR DE BOGOTA.

Suscribe el acto administrativo que resuelve recurso de apelación, confirmando o revocando la decisión dictada por el ejecutor de primera instancia y lo devuelve a la Oficina Asesora Jurídica, a través de la Dirección de Apoyo al Despacho.

Resolución

Ver Anexo 16

12

JEFE OFICINA ASESORA JURÍDICA

Remite el Proyecto de Resolución a la Dirección de Talento Humano para numeración.

13

DIRECTOR DE TALENTO HUMANO

Enumera y devuelve a la Oficina Asesora Jurídica el Proyecto de Resolución.

14

PROFESIONAL ESPECALIZADO, UNIVERSITARIO Y/O TECNICO

Notifica al encartado la decisión de la apelación.

Acta de notificación

15

PROFESIONAL ESPECALIZADO, UNIVERSITARIO Y/O TECNICO

Declara la ejecutoria del Acto Administrativo que resuelve recurso de apelación para efectos del pago voluntario o del cobro por jurisdicción coactiva.
Elabora memorando devolviendo el expediente.

Constancia escrita de Ejecutoria.

Ver Anexo 17

16

JEFE DE LA OFICINA ASESORA JURIDICA

Remite el expediente a la dependencia de origen.

Memorando.

17

DIRECTOR SECTORIAL , COORDINADOR DEL GAF EL DIRECTOR DE REPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCION COACTIVA

Envía copia de la Resolución al Tesorero de la Contraloría de Bogotá, solicitando constancia donde se especifique el pago de la sanción.

Constancia

Traslada para cobro por jurisdicción coactiva fotocopia autenticada de los actos administrativos decisorios debidamente ejecutoriados, cuando no se ha cancelado la multa.

Memorando

ANEXO No. 1
MEMORANDO DE SOLICITUD DE INICIO DE PROCESO SANCIONATORIO

PARA:

Director Sector, Director de Responsabilidad Fiscal, o Coordinador GAF.

DE:

Director Economía y Finanzas, Subdirector de Fiscalización, Líder de Auditoría, Asesor o Subdirector del Proceso de responsabilidad Fiscal

ASUNTO:

Solicitud de apertura de proceso Administrativo Sancionatorio Fiscal.

En ejercicio del control fiscal practicado a través de auditoría, indagación preliminar o proceso de responsabilidad fiscal, (o cualquier otro medio de control) hemos encontrado la siguiente situación irregular que amerita adelantar el correspondiente proceso administrativo sancionatorio por las razones que se describen a continuación: (describir la situación, con la determinación del presunto implicado.)
Cordialmente,
Firmas.
FORMATO CÓDIGO: 4016001

ANEXO No 2
REQUERIMIENTO DE EXPLICACIONES No_______
Doctor (a)

Nombre
Entidad
Dirección de la Entidad y
Dirección de la Residencia
Ciudad
Respetado (a) doctor (a):
En ejercicio de la competencia atribuida en la Constitución Política, Art. 268, numeral 5 y Art. 272; Ley 42 de 1993, y Resolución Reglamentaria 042 de 2001 de la Contraloría de Bogotá, esta Dirección Sectorial le solicita dar explicación al requerimiento por ____________ __________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

1. HECHOS:
1._________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
2._________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
3._________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
4._________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
Por lo anterior se formulan los siguientes

2. CARGOS:
__________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

3. NORMAS INFRINGIDAS:
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

4. TERMINO PARA RESPONDER
Se le hace saber al requerido que contra el presente acto no procede recurso alguno y que al término de los ocho (8) días siguientes a la notificación tiene el derecho de ofrecer las explicaciones del caso y aportar o solicitar la práctica de pruebas que considere del caso.

5. ADVERTENCIA
Se advierte al requerido que de no recibir respuesta dentro del término señalado, el proceso sancionatorio continuará su trámite con las pruebas que obren en el expediente.
Atentamente,
_____________________________
Nombre y firma Director Sectorial o Coordinador del GAF
Proyectó: ___________________
Revisó: _____________________
FORMATO CÓDIGO: 4016002

ANEXO No. 3
CITACIÓN NOTIFICACIÓN PERSONAL
Señor
Dirección
Ciudad.
REF: Citación notificación requerimiento de explicaciones No.___________de fecha______
Sírvase comparecer a este Despacho_________ubicado en la__________piso____dentro de los cinco (5) días siguientes al recibo de esta comunicación con el fin de notificarse personalmente del contenido del requerimiento de explicaciones de la referencia.
Se le hace saber que de no comparecer oportunamente se dará aplicación a lo estipulado en el artículo 45 del C.C. Administrativo.
Cordialmente.
Director.
FORMATO CÓDIGO: 4016003

ANEXO No. 4
ACTA DE NOTIFICACION PERSONAL DEL REQUERIMIENTO DE EXPLICACION
En Bogotá D.C., a los _____________ ( ) días del mes de ________________ del año ___________________ ( ), se hizo presente en la Dirección del sector-----------Grupo de Investigaciones Forenses o Dirección de Responsabilidad Fiscal el señor (a)------------identificado con cédula de ciudadanía número____________ expedida en_______con el fin de notificarse personalmente, del requerimiento de explicaciones Número. ____________ proferido por la Dirección del Sector ___________ el día ________________ () del mes de ______________ del año_____________ ( ), por el cual ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Se hace entrega gratuita al notificado de la copia íntegra y auténtica del Acto Administrativo en _____________ ( ) folios.
________________________________ ____________________________
Firma NOTIFICADO (A) Firma NOTIFICADOR(A)
Nombre:_______________________
Cargo:________________________
Proyectó: _____________________
Revisó: _______________________
FORMATO CÓDIGO: 4016004

ANEXO No. 5
EDICTO
El suscrito Coordinador del Grupo Especial de Investigaciones Forenses de la Contraloría de Bogotá, o Director Sector o Director de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva, con fundamento en lo dispuesto en el artículo 45 del Código Contencioso Administrativo EMPLAZA al señor ___________________, identificado con cédula de ciudadanía número ____________ de Bogotá, para que en el término de 10 días hábiles, comparezca a este Despacho ubicado en la carrera 16 No 79-34, con el fin de notificarse del requerimiento de explicaciones número 10100-02-09 de fecha 23 de abril de 2009, por (describir la situación que dio pie al requerimiento.)
Para todos los efectos se fija el presente edicto en la cartelera de de este Despacho por el término de diez días. Hoy 18 de mayo de 2009.
Firma y cargo.
Siendo las_________del día ________ se desfija el presente edicto.
Firma y cargo
FORMATO CÓDIGO: 4016005

ANEXO No. 6
CONSTANCIA DE NO PRESENTACIÓN DE DESCARGOS
Bogotá D.C.,
En la fecha, se deja constancia en el expediente, que una vez notificado debidamente al señor ___________, representante legal de__________, el requerimiento de explicaciones No.__________ de fecha________ y una vez transcurrido el tiempo establecido para presentar descargos, no lo hizo en oportunidad, razón por la cual se seguirá el curso del proceso con los elementos probatorios que se logren allegar.
Firmado. _________________
Cargo
FORMATO CÓDIGO: 4016006

ANEXO No. 7
AUTO DE PRUEBAS No ____- de ___________
El suscrito Director del Sector______ de la Contraloría de Bogotá D.C., o la Coordinadora del Grupo Especial de Investigaciones Forenses, o Directora de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva, de la Contraloría de Bogotá, en uso de las atribuciones contenidas en la Resolución Reglamentaria 042 de 2001 y considerando.

HECHO 1:
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

HECHO 2: _________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

HECHO 3: _________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

ORDENA:
PRIMERO: Abrir el proceso a pruebas.

SEGUNDO: Practicar las pruebas que se enuncian a continuación:

DOCUMENTALES:
a) _______________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

TESTIMONIALES:
__________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

SEGUNDO:
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

TERCERO:
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
COMUNÍQUESE Y CUMPLASE (Si decreta pruebas)
NOTIFÍQUESE Y CÚMPLASE (Si niega parcial o totalmente las pruebas)
____________
Firma Director
FORMATO CÓDIGO: 4016007

ANEXO No. 8
AUTO COMISORIO PARA LA PRÁCTICA DE PRUEBAS
El (la) suscrito (a) DIRECTOR (A) SECTOR , COORDINADOR GRUPO ESPECIAL DE INVESTIGACIONES FORENSES O DIRECTOR RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA DE LA CONTRALORÍA DE BOGOTÁ, en uso de las facultades otorgadas por: la Constitución Política Artículo 267, Decreto Ley 1421 de 1993 Art. 105; en concordancia con la Ley 42 de 1993, y la Resolución Reglamentaria 042 DE 2001, COMISIONA: al (la) doctor(a) ________________________________________, cargo ________________________ para que _________________________con el objeto de establecer ________________ para lo cual se deben practicar las siguientes pruebas:
El funcionario comisionado deberá presentar el informe con sus respectivos soportes dentro de los _________ días al recibo de la presente.
COMUNÍQUESE Y CUMPLASE:
_______________________________________
Firma
Se hace entrega de------ folios
Firma funcionario que recibe------------------------folios--------------------- fecha -----------
Proyectó: ___________________
Revisó: _____________________
FORMATO CÓDIGO: 4016008

ANEXO No. 09
NOTIFICACIÓN POR ESTADO

Nº RADICACIÓN

ENTIDAD

IMPLICADO

PROVIDENCIA

FECHA

Hoy diez _______de________ de dos mil (200) se fija a las_____ am y se desfija a las_____ pm.
Firma y cargo
FORMATO CÓDIGO: 4016009

ANEXO No. 10
RESOLUCIÓN No ____ de ___________"Por la cual se impone sanción de multa"

EL DIRECTOR DEL SECTOR DE_________DE LA CONTRALORÍA DE BOGOTÁ D.C., o COORDINADOR DEL GRUPO ESPECIAL DE INVESTIGACIONES FORENSES, o EL DIRECTOR DE RESPONSABILIDAD FISCALY JURISDICCIÓN COACTIVA, en ejercicio de la competencia atribuida en la Constitución Política, Art. 268, numeral 5 y Art. 272; Artículo 101 de la ley 42 de 1993, Resolución Reglamentaria 042 de 2001 expedida por la Contraloría de Bogotá, y

CONSIDERANDO
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

CONCLUSIONES DEL DESPACHO:
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Por lo anteriormente expuesto este despacho,

RESUELVE
ARTICULO PRIMERO:- Imponer sanción de multa a(l) (la) doctor (a) ___________
__________________, identificado (a) con la cédula de ciudadanía No. __________ expedida en ___________, en calidad de _______________________________ , en cuantía de _______________________ ($________) PESOS M/CTE., de conformidad con lo expuesto en la parte motiva de la presente providencia.

ARTICULO SEGUNDO. Notificar el contenido de la presente resolución a(l) (la) Doctor (a) ___________________________ , de conformidad con lo dispuesto en el artículo 44 del Código Contencioso Administrativo y en su defecto se procederá de conformidad con lo dispuesto en el artículo 45 del citado Código.

ARTICULO TERCERO. Advertir al interesado que contra la presente Resolución, proceden los recursos de Reposición y en subsidiario de Apelación, los cuales deberán ser interpuestos personalmente y por escrito debidamente fundamentado ante este Despacho o el del superior inmediato, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la notificación de la presente.

ARTICULO CUARTO. Una vez ejecutoriada la presente Resolución, el pago deberá realizarse en la Tesorería de la Contraloría de Bogotá, D.C., dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su ejecutoría. En caso contrario, la Resolución prestará mérito ejecutivo para su cobro por jurisdicción coactiva, a través de la Subdirección de Jurisdicción Coactiva de la Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva (procedimiento que deberá quedar contenido en toda resolución que imponga sanción de multa).

ARTICULO QUINTO. Una vez ejecutoriada la presente Resolución presta mérito ejecutivo por Jurisdicción Coactiva.

ARTICULO SEXTO. Enviar copia del presente Acto Administrativo una vez se encuentre ejecutoriado a la Tesorería de la Contraloría de Bogotá, D.C.

NOTIFÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
___________________________
Firma Director
Proyectó: _____________________
Revisó: _______________________
FORMATO CÓDIGO: 4016010

ANEXO No. 11
DILIGENCIA DE NOTIFICACION DE LA RESOLUCION QUE IMPONE SANCIÓN
En Bogotá D.C., a los _____________ ( ) días del mes de ________________ del año ___________________ ( ), se hizo presente en la Dirección _________________________________________, el señor (a) _________________________, _________________________________, identificado (a) con la C.C. No._________________ expedida en __________________con el fin de notificarse personalmente del contenido de la resolución, No. ____________ proferida por este Despacho el día ________________ () del mes de ______________ del año.____________Se le hace saber al requerido que contra la presente Resolución proceden los siguientes recursos.
() Reposición ante el mismo funcionario que tomó la decisión para que la aclare, modifique o revoque.
() Apelación, para ante el inmediato superior administrativo, con el mismo propósito.
De los recursos de reposición y apelación habrá de hacerse uso, por escrito, en la diligencia de notificación personal, o dentro de los cinco (5) días siguientes a ella, o a la desfijación del edicto, o la publicación, según el caso,
Se hace entrega gratuita al notificado de la copia íntegra y auténtica del Acto Administrativo en _____________ ( ) folios.
_______________________________ ____________________________
Firma NOTIFICADO (A) Firma NOTIFICADOR(A)
Proyectó: ___________________
Revisó: _____________________
FORMATO CÓDIGO: 4016011

ANEXO No .12
AUTO No _____ de ___________
"Por el cual se archiva un requerimiento"
El (la) Director (a) del Sector _____________________, de la Contraloría de Bogotá, D.C., el Coordinador del Grupo Especial de Investigaciones Forenses o el Director de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva, en uso de sus facultades constitucionales, legales y reglamentarias y,

CONSIDERANDO
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

ARGUMENTOS DEL REQUERIDO
Enunciar los descargos y las nuevas pruebas que se lleven a cabo __________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

CONCLUSIONES DEL DESPACHO
Incluir todas las consideraciones de acuerdo con los criterios que justifican el archivo
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

ORDENA
PRIMERO:
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

SEGUNDO:
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

TERCERO:
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
COMUNÍQUESE Y CUMPLASE
___________________________
Nombre y firma Director
Proyectó: ___________________
Revisó: _____________________
FORMATO CÓDIGO: 4016012

ANEXO No. 13
PRESENTACION PERSONAL
En Bogotá D.C., a los _________________ () días del mes de ____________ del año ___________ (200 ), se hizo presente el (la) Doctor(a) __________________________________________________, identificado (a) con la cédula de ciudadanía No. C.C. No. __________ de _______________, con el fin de presentar personalmente recurso de (reposición o apelación según sea el caso) en contra de la resolución que impone sanción de multa dentro del requerimiento de explicaciones número----------------- de fecha__________ Presentó original en ___________() folios, con y/o sin ________ anexos.
___________________________
Nombre y cargo
Hizo Presentación,
______________________________
Nombre:
C.C. No.
Proyectó: ___________________
Revisó: _____________________
FORMATO CÓDIGO: 4016013

ANEXO No. 14
RESOLUCIÓN No ______ de fecha
"Por el cual se decide un recurso de reposición"
El Director Sector Gobierno, de la Contraloría de Bogotá D.C., el Coordinador del Grupo Especial de Investigaciones Forenses D.C., o el Director de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva, en uso de sus facultades constitucionales, legales y reglamentarias procede a decidir el recurso de reposición impetrado por el señor ____________,identificado con cédula de ciudadanía__________ de______ con base en los siguientes argumentos: (relación de los argumentos del recurrente)
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

CONCLUSIONES DEL DESPACHO.
(Se debe desvirtuar uno a uno los argumentos del recurrente)

RESUELVE:
ARTÍCULO PRIMERO: - Confirmar o revocar en todas y cada una de sus partes la Resolución No. _______ del ___ de _____ de 200__, mediante la cual la Dirección Sectorial de ________________________________ sancionó a (l) (la) Doctor (a) ____________________________________, identificado (a) con la cédula de ciudadanía No. ____________ de __________ , en su calidad de _________________________________________, de conformidad con lo expuesto en la parte motiva de este proveído.

ARTICULO SEGUNDO: Conceder el recurso de apelación ante el Señor Contralor, interpuesto subsidiariamente al de reposición, en consecuencia enviar el expediente con todos sus anexos al Despacho del mismo, una vez notificada esta resolución.

ARTICULO TERCERO: - La presente providencia debe notificarse personalmente a(l) (la) Doctor (a) _____________________ , identificado (a) con la cédula de ciudadanía No ________________ de ____________, conforme con lo dispuesto en el artículo 44 del Código Contencioso Administrativo, en su defecto se procederá de acuerdo con el artículo 45 del Código mencionado.
NOTIFÍQUESE Y CUMPLASE
_________________________
Nombre y firma Director
Proyectó: ____________________
Revisó: ______________________
FORMATO CÓDIGO: 4016014

ANEXO No 15
ACTA DE NOTIFICACION PERSONAL DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE DECIDE UN RECURSO DE REPOSICIÓN
En Bogotá D.C., a los _____________ ( ) días del mes de ________________ del año ___________________ ( ), se hizo presente en las instalaciones de la Dirección Sector Gobierno, GAF o Dirección de Responsabilidad y Jurisdicción Coactiva el señor _______________identificado con cédula de ciudadanía número _____________ de _________, con el propósito de notificarse de la resolución número ________ de______de____ de 200, por medio de la cual se resolvió el recurso de reposición por él interpuesto. En tal virtud se le hace entrega gratuita al notificado de la copia íntegra y auténtica del Acto Administrativo en _____________ ( ) folios.
Se le hace saber al recurrente que se concedió el recurso de apelación ante el Contralor Auxiliar o Contralor de Bogotá según sea el caso. (esto si interpone reposición y en subsidio apelación)
________________________________ ____________________________
Firma NOTIFICADO (A) Firma NOTIFICADOR(A)
Nombre:_______________________
Cargo:________________________
Cédula No.
FORMATO CÓDIGO: 4016015

ANEXO No 16
OFICINA ASESORA JURÍDICA
RESOLUCIÓN No ______ DE (fecha)
"Por la cual se decide un recurso de Apelación"
El CONTRALOR DE BOGOTÁ, D.C.
En ejercicio de sus atribuciones constitucionales, legales y reglamentarias, en especial las que le confieren los artículos 268 y 272 de la Constitución Política, la Ley 42 de 1993 y la Resolución Reglamentaría No. 042 de 2001 y,.
CONSIDERANDO
Corresponde a este Despacho decidir el recurso de apelación interpuesto por el doctor (a)___________(en mayúsculas y negrilla), identificado (a) con la cédula de ciudadanía No.___, de_______, en su calidad de ___(cargo que desempeña), contra la Resolución No. (se cita el acto administrativo sancionatorio), proferida por la Dirección Técnica Sector_______, quien lo (a)sancionó con multa en cuantía de_____ (se cita la suma en letras y números, en mayúsculas) M/CTE.

ANTECEDENTES
________________________________________________________________________________________________________________________________________

ARGUMENTOS DEL RECURRENTE (Se hace un breve resumen de cada uno de los argumentos esgrimidos por la parte recurrente, y posteriormente desvirtuarlos o aceptarlos)

CONCLUSIONES DEL DESPACHO
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

RESUELVE:
ARTICULO PRIMERO: - Confirmar, revocar o modificar (cuantía de la multa impuesta, si es del caso) en todas y cada una de sus partes la Resolución No. _______ del ___ de _____ de 200__, mediante la cual la Dirección Sector ________________________________ sancionó a (l) (la) Doctor (a) ____________________________________, identificado (a) con la cédula de ciudadanía No. ____________ de __________ , en su calidad de _________________________________________, de conformidad con lo expuesto en la parte motiva de este proveído.

ARTICULO SEGUNDO: Notificar personalmente el contenido de la presente Resolución, al o a (la) Doctor (a), conforme a lo preceptuado en el artículo 44 del Código Contencioso Administrativo, o en su defecto se procederá de conformidad con lo dispuesto por el artículo 45 de la misma normatividad.

ARTICULO TERCERO: Contra la presente Resolución, no procede recurso alguno, quedando así agotada la vía gubernativa.

ARTÍCULO CUARTO: Devolver el presente proceso a la Dirección Sector Gobierno, para lo de su competencia.
NOTIFÍQUESE Y CUMPLASE
Dada en Bogotá, D.C., a los
____________________________
Contralor
Proyectó: ___________________
(Nombre completo del profesional especializado y el cargo)
Revisó: _____________________
(Nombre completo del Jefe Oficina Asesora Jurídica)
FORMATO CÓDIGO: 4016016

ANEXO No. 17
CONSTANCIA DE EJECUTORIA Y FIRMEZA
OFICINA ASESORA JURÍDICA
RESOLUCIÓN N° ______ DE ___________________
FECHA ____________________
Por encontrarse agotados los términos para interponer los recursos de ley contra la Resolución ______ de _________________, proferida por la Dirección __________________________________ sin que se hubiesen interpuesto o por expresa renuncia a ellos, la misma queda ejecutoriada, conforme a lo dispuesto por el artículo 62 del Código Contencioso Administrativo.

COMUNÍQUESE Y CUMPLASE
____________________________________
Firma y cargo
Proyectó: ___________________
Revisó: _____________________
FORMATO CÓDIGO: 4016017

PROCEDIMIENTO PARA LA INDAGACIÓN PRELIMINAR
HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSIÓN

No. ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA

NATURALEZA DEL CAMBIO

1.0

R.R. 020 del 14 de marzo de 2003

Cambio de las hojas número 1 y 2, de la versión 1, adoptada mediante la Resolución Reglamentaria 020 de marzo 14 de 2003, por la omisión de la firma en el espacio de "aprobado" y modificación del alcance para dar coherencia entre el inicio y el final del procedimiento.
Descripción del Procedimiento, página 7 de 35; actividad 4: Adicionar como registro el Libro radicador y de reparto de la Indagación Preliminar. Para lo cual, las direcciones Sectoriales; de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva y el Grupo de Indagaciones Preliminares, implementarán al interior de sus dependencias el Libro radicador y de reparto de Indagaciones Preliminares, según su competencia.
En página 9 de 35, invertir las actividades 11 y 12 del procedimiento.
Eliminar el registro de Asignación de competencia, dado que se encuentra repetido.

1.0

R.R. 030 de 21 de mayo de 2003

El procedimiento cambia de versión.
Se modifica el alcance y se ajusta la base legal, la asignación de competencia y algunas actividades del procedimiento, dado que por decisión del Contralor, cuando se disponga el archivo de la Indagación Preliminar y ésta involucre: Alcalde Mayor, Veedor Distrital, Personero, Concejales o Secretarios Distritales, el conocimiento del grado de consulta de los autos estará a cargo del Señor Contralor; en los demás casos será de conocimiento del Contralor Auxiliar

2.0

R.R. 051 de 30 de diciembre de 2004

Cambia de versión.
Se adiciona actividad No. 2.
Se cambia la denominación del GAE por GUIFO.
Se suprime la actividad relacionada con la asignación de competencia dado que ésta esta determinada en las resoluciones 033 de 2004 y 049 de 2005.
Se suprime la consulta a la Dirección de Responsabilidad Fiscal, dado que la Dirección de Responsabilidad Fiscal remite semestralmente a las Direcciones Sectoriales y al GUIFO las estadísticas de los proceso de RF.
Se suprimen los anexos 1 y 2.
El procedimiento se adecua a los cambios determinados en el procedimiento para el control de documentos internos del sistema de gestión de la calidad, adoptado mediante Resolución Reglamentaria No. 042 de Noviembre 9 de 2005.

3.0

R.R. 018 de 14 de agosto de 2006.

Cambia de versión
Se ajusta la base legal con el acuerdo 361 de 2009.
Se modifica la actividad 1 en el sentido que se debe remitir información al director Sectorial, y/o Coordinador del GUIFO para posible apertura de indagación preliminar.
Se elimina la actividad 2.
En la actividad 2 se señala que los reportes por parte de la Dirección de responsabilidad fiscal deben ser trimestrales en vez de ser semestrales.
Se modifica el anexo 1 en lo pertinente del Acuerdo 361 de 2009.

4.0

R.R. 029 de noviembre 03 de 2009

Cambia de versión.
Se modificó el nombre del GUIFO por Grupo Especial de Apoyo y Fiscalización - GAF

5.0

R.R, 007 de marzo 31 de 2011

PROCEDIMIENTO PARA LA INDAGACION PRELIMINAR
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 4017
VERSIÓN No. 5.0
FECHA: 25 de Marzo de 2011
REVISADO POR:

Contralor Auxiliar

Victor Manuel Armella Velasquez

CARGO

NOMBRE

FIRMA

APROBADO POR:

Director Técnico Planeación

Efvanni Paola Palmariny Peñaranda

CARGO

NOMBRE

FIRMA

COPIA No

NO. DE PAGINAS:

27

1. OBJETIVO:
Estandarizar el conjunto de actividades a seguir para el desarrollo de la Indagación Preliminar de las Direcciones Sectoriales de Fiscalización y del Grupo Especial de Apoyo y Fiscalización – GAF.

2. ALCANCE:
Inicia con la remisión de la información para posible Indagación Preliminar y termina con el Auto de Traslado a la Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva o con la decisión de archivo una vez convalidada.

3. BASE LEGAL:
*Constitución Política, artículo 271.
*La Ley 610 del 15 de agosto de 2000, "Por la cual se establece el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal de competencia de las Contralorías", artículos 16 y 39.
*Acuerdo 361 de 2009, artículo 47 numeral 2, artículo 48 numeral 9, artículo 52 numerales 1, 7 , 9 y 18.

4. DEFINICIONES:
ACTA: Documento en donde se registran los temas tratados en una Mesa de Trabajo, Junta, Comités o lo ocurrido en cualquier diligencia fiscal.

APERTURA DE INDAGACIÓN PRELIMINAR: Decisión consignada en un auto de trámite proferida por los funcionarios competentes para adelantar la Indagación. En ella se precisarán las normas que determinan la competencia de la Contraloría, de la dependencia y del funcionario para actuar, se declara iniciada la Indagación Preliminar, se identificará con exactitud el hecho o situación que ocupará la indagación, el sujeto de control afectado, se definirá cuál de los supuestos de procedibilidad señalados por el Art. 39 de la Ley 610 se presentan, se decretará la práctica de las pruebas conducentes y pertinentes con el fin de esclarecer los hechos materia de averiguación.

ARCHIVO DE LA INDAGACION: Decisión consignada en un auto que declara terminada la Indagación Preliminar, porqué no se establece la ocurrencia de los supuestos exigidos por la Ley 610 de 2000 para dar formal apertura al Proceso de Responsabilidad Fiscal.

ASIGNACIÓN DE COMPETENCIA: Decisión contenida en un auto, por la cual se confieren atribuciones para dar inicio y llevar hasta su terminación la Indagación Preliminar. En él se consignarán los fundamentos jurídicos que determinan la competencia de la Contraloría, de la dependencia, describirá con claridad la situación objeto de estudio y la Entidad afectada.

AUTO: Providencia (documento) que contiene una decisión de trámite o impulso de la Indagación Preliminar.

DICTAMEN PERICIAL: Es aquélla prueba dirigida a verificar hechos que interesan a la indagación (o al proceso) y que requiere especiales conocimientos científicos, técnicos o artísticos.

INFORME EVALUATIVO: Documento que soporta o sustenta el resultado de la indagación y contiene, al menos, el objeto de ésta última, la entidad, las pruebas practicadas, su análisis, valoración, y finalmente, la sugerencia de archivar o iniciar el proceso de responsabilidad fiscal.
Si la conclusión es dar inicio al proceso de responsabilidad fiscal, el informe contendrá, al menos:
*Antecedentes o circunstancias que originaron la Indagación Preliminar.
*El sujeto de Control afectado.
*El hecho presuntamente irregular.
*El daño fiscal ocasionado, debidamente cuantificado.
*Las normas violadas
*La determinación de los presuntos responsables, especificando los hechos para cada uno.
*Material probatorio recaudado.

INFORMACIÓN PATRIMONIAL. Es el conjunto de datos sobre los bienes y rentas de las personas vinculadas a la indagación preliminar (o al proceso) como presuntos responsables fiscales que pueden ser afectados por una medida cautelar, en observancia del artículo 12 de la Ley 610 de 2000.

INDAGACIÓN PRELIMINAR: es el conjunto de actuaciones preprocesales que tiene por objeto verificar la competencia del Órgano Fiscalizador, la ocurrencia de la conducta y su afectación al patrimonio estatal, determinar la entidad afectada e identificar a los servidores públicos y a los particulares que hayan causado detrimento o intervenido o contribuido a él, al igual que sus bienes o derechos cautelables.

POLICIA JUDICIAL: Es aquélla función de carácter técnico que tiene por objeto auxiliar y colaborar con los servidores de la Contraloría que realicen actividades de indagación o investigación, en la búsqueda, el recaudo y el aseguramiento de las pruebas, para lo cual deberán coordinar sus actuaciones con las de la Fiscalía General de la Nación. Para estos efectos, además de las funciones previstas en el C. de P. P., podrán solicitar información a entidades oficiales o particulares en procura de datos que interesen para solicitar la iniciación del Proceso de Responsabilidad o para las Indagaciones o investigaciones en trámite, inclusive para lograr la identificación de bienes de las personas comprometidas en los hechos generadores de daño patrimonial al Distrito, sin que al respecto le sea oponible reserva alguna.

PROCEDENCIA DE LA INDAGACIÓN PRELIMINAR. Es la viabilidad que se le da al inicio de la Indagación, cuando no existe certeza acerca de cualquiera de los siguientes eventos:
*Ocurrencia del hecho.
*Causación del daño patrimonial con ocasión del acaecimiento del hecho.
*Entidad afectada.
*Determinación de presuntos responsables.

PRUEBAS: "Todo lo que sirve para darnos la certeza acerca de la verdad de una proposición. La certeza esta en nosotros, la verdad en los hechos. Aquella nace cuando uno cree que conoce ésta; más por la falibilidad humana, puede haber certeza donde no haya verdad y viceversa". (CARRARA, Francesco, Programa, Bogotá, 1957, Tomo II. Pág 381).

PRUEBA DOCUMENTAL: Es aquélla en la que se plasman las decisiones o evidencias relacionadas con los hechos que se investigan, por lo cual se considera y sobre estas se debe principalmente basar la indagación.
Constituyen prueba documental, entre otros, los oficios, certificaciones, nóminas, ordenes de ingreso y egreso de almacén, cuentas de pago, cuentas de cobro, contratos y actas. También se consideran documentos: los escritos, comunicaciones, vía fax, impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones, magnetofónicas, radiografías, contraseñas, cupones etiquetas, sellos, y en general todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo y las inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares (Art. 251 del CPC).

TESTIMONIO: Es la exposición que un tercero rinde al funcionario competente para adelantar la indagación (o el proceso), en relación con los hechos o circunstancias de los cuales ha tenido conocimiento por percepción directa o por informaciones.

TRASLADO DE LA INDAGACION PRELIMINAR: Es el envío de toda la actuación adelantada dentro de la Indagación Preliminar a la Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva para que inicie el correspondiente Proceso de Responsabilidad Fiscal.

EXPOSICIÓN LIBRE: Es la versión que sin apremio alguno rinde el implicado (persona que la información recopilada en la actuación indica como autor o responsable del hecho u omisión generador del daño fiscal).

VISITAS ESPECIALES: Es el examen y reconocimiento directo que hace el funcionario investigador sobre los lugares, documentos, hechos y demás circunstancias relacionadas con el objeto de la indagación (o del proceso). En la misma diligencia se irá extendiendo la correspondiente acta, en la cual anotará, pormenorizadamente, los documentos, hechos o circunstancias examinadas y las manifestaciones que bajo la gravedad del juramento hagan sobre ellas las personas que intervengan en la diligencia.
Cuando lo estime necesario, el competente podrá tomar declaraciones juramentadas a las personas que intervengan en la diligencia y solicitar documentos autenticados, según los casos, para incorporarlos al informativo. (Art. 31, Ley 610 de 2000).

5. REGISTROS:
*Memorando remisorio.
*Libro radicador y de reparto de Indagación Preliminar.
*Auto de apertura de la indagación preliminar o memorando sobre la improcedencia de la indagación.
*Memorando comisorio.
*Acta de recepción de testimonios.
*Acta de diligencia de exposición libre y espontánea.
*Oficio de citación para rendir exposición libre.
*Acta de visita especial y dictamen pericial.
*Informe evaluativo.
*Auto de archivo.
*Auto de traslado de la Indagación Preliminar para apertura del proceso de Responsabilidad Fiscal.

6. ANEXOS:
*Anexo 1: Auto de apertura de indagación preliminar
*Anexo 2: Memorando sobre la improcedencia de la indagación
*Anexo 3: Acta de recepción de testimonios
*Anexo 4: Acta de diligencia de exposición libre y espontánea
*Anexo 5: Citación para rendir exposición libre
*Anexo 6: Acta de visita especial
*Anexo 7: Informe evaluativo para decidir la Indagación Preliminar
*Anexo 8: Auto de Archivo de la Indagación Preliminar
*Anexo 9: Auto por el cual se ordena el traslado de la Indagación Preliminar a la Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:

No

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

REGISTROS

PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES

1

CONTRALOR, SUBDIRECTOR DE FISCALIZACIÓN Y/O EQUIPO AUDITOR

Remite información al Director Sectorial, y/o Coordinador del GAF para posible apertura de indagación preliminar.

Memorando remisorio

2

DIRECTOR SECTORIAL
COORDINADOR GAF

Evalúa la información remitida y consulta el reporte estadístico de los procesos de responsabilidad fiscal remitidos trimestralmente por la Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva para evitar duplicidad.

Libro radicador y de reparto de Indagación Preliminar.

Observación: El libro radicador podrá ser llevado en medio magnético.

3

DIRECTOR SECTORIAL y/o
SUBDIRECTOR DE FISCALIZACION
COORDINADOR DEL GAF

Analiza los antecedentes remitidos sobre el tema asignado.
Dicta el auto de apertura de la indagación, si fuere procedente.
Comisiona a funcionario(s) que la van a sustanciar. En caso contrario, expondrán las razones que tuvieren para no hacerlo.

Auto de apertura de la indagación preliminar o memorando sobre la improcedencia de la indagación.
Memorando comisorio

Anexos 1 y 2

4

ASESOR(ES) GAF
PROFESIONAL
ESPECIALIZADO Y/O. UNIVERSITARIO

Decreta y practica pruebas y diligencias (documentales, testimonios, visitas especiales, peritazgo, versión libre, etc.)
Investiga información patrimonial de los presuntos responsables.
Hace uso de las atribuciones de policía judicial (Art. 10 de la Ley 610 de 2000)

Acta de recepción de testimonios.
Acta de diligencia de exposición libre y espontánea
Oficio de citación para rendir exposición libre.
Acta de visita especial y dictamen pericial.

Anexos 3, 4, 5 y 6

Elabora y suscribe informe evaluativo que recomienda el archivo de la indagación o la solicitud a la Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva para la apertura del Proceso de Responsabilidad Fiscal.

Informe evaluativo

Anexo 7

5

DIRECTOR SECTORIAL
COORDINADOR GAF

Profiere Auto de Archivo de la Indagación Preliminar y remite para grado de consulta al Contralor Auxiliar y/o Señor Contralor.

Auto de archivo

Anexo 8

Punto de control: Cuando se disponga el archivo de la Indagación Preliminar y ésta involucre: Alcalde Mayor, Veedor Distrital, Personero, Concejales o Secretarios Distritales, el conocimiento del grado de consulta de los autos estará a cargo del Señor Contralor; en los demás casos será de conocimiento del Contralor Auxiliar.

6

DIRECTOR SECTORIAL
COORDINADOR GAF.

Proferir Auto de Traslado a la Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva.

Auto de traslado de la Indagación Preliminar para apertura del proceso de Responsabilidad Fiscal.
Memorando remisorio.

Anexo 9

ANEXO No. 1
AUTO DE APERTURA DE INDAGACION PRELIMINAR No. ________
En Bogotá D.C., a los _____ días del mes de ____ de dos mil ____ (__ ), el suscrito (Director Sectorial y/o Coordinador del GAF), en desarrollo de las atribuciones conferidas por los artículos. 268 y 272 de la Constitución Política de Colombia, 109 del Decreto 1421 de 1.993, (citar en lo pertinente según corresponda artículos 47 numeral 2 y 48 numeral 9, del Acuerdo Nro. 361 de 2009, cuando se tramite la indagación en una Dirección Sectorial de Fiscalización) y en la (s) Resolución (es) No. (s). 039 de 2005 cuando sea el Grupo Especial de Investigaciones Forenses, y 022 de agosto 19 de 2004 (Dirección sectorial), proferida(s) por el Contralor de Bogotá, D.C., procede a dictar auto de apertura de Indagación Preliminar, por el manejo de recursos de la ____ (nombre completo de la Entidad afectada) ____, ____ (naturaleza jurídica de la Entidad) ____, ____ cargo de quien lleva la representación de la Entidad ____y nombre del actual titular de ese cargo ____), teniendo en cuenta los siguientes

ANTECEDENTES
(describir la fuente de la información y la información que constituye el objeto de la Indagación)
Que la citada información no da certeza sobre -----(referir el o los presupuestos señalados por el Art. 39 de la Ley 610 de 2000 que justifican dar trámite a la Indagación Preliminar –ocurrencia del hecho, causación del daño patrimonial, entidad afectada, determinación de los presuntos responsables-, de los que según la información no se tiene certeza), razón por la cual habrá de ordenarse el trámite de Indagación Preliminar.
En mérito de lo expuesto, el suscrito Funcionario asignado,

RESUELVE:
PRIMERO. Avocar el conocimiento de las presentes diligencias.

SEGUNDO. Declarar abierta la Indagación Preliminar Nro. ____ (el número asignado en el Auto de asignación de competencia)--- en los términos señalados en la Ley 610 de 2000, por el manejo de recursos de la_____ (nombre de la Entidad afectada)---.

TERCERO. Practíquense las siguientes pruebas:
----(Teniendo en cuenta los medios probatorios reconocidos en la legislación colombiana, señalar uno a uno aquellos que de la evaluación inicial de la información que origina el trámite, se consideren necesarios para buscar la verdad real sobre la situación objeto de estudio y sus autores)…a manera de ejemplo:
------(Mediante Visita Especial, verifíquese la información necesaria en las dependencias del (o de la ) (Ministerio, Superintendencia, Secretaría, etc., menciónese la Institución), diligencia para la cual se señala la hora de las --------del día--- de--- de-----. Para su inicio.
---Ofíciese a la Dirección (Oficina, División, Sección) de Recursos Humanos de la Institución afectada, a fin de que envíen copia de la hoja de vida del señor (los señores) ___________________, implicado (s) dentro de las presente diligencias y demás documentos necesarios.
Óigase el testimonio del señor _______, cítese a este Despacho para el día ____, a la hora _____
Las demás diligencias que de acuerdo con el adelanto de la indagación se requieran.

CUARTO. Comisionar a la Profesional (……….), para practicar las pruebas necesarias para el esclarecimiento de los hechos e impulso de la Indagación Preliminar.

QUINTO. El funcionario comisionado queda facultado para trasladarse a la entidad(ES) en que deba practicar pruebas y diligencias propias de la indagación, de las cuales quedará constancia n el expediente.

SEXTO. Enterar al representante legal de la entidad y/o jefe (s) de las dependencias objeto de las diligencias, informándoles sobre la apertura de la Indagación Preliminar, solicitándole su oportuna colaboración.

QUINTO. Remitir copia de esta providencia a la Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva (cuando la I.P, se adelante en el GAF o en las Direcciones Sectoriales).

COMUNÍQUESE, NOTIFÍQUISE Y CÚMPLASE
(Firmas)
(Nombres)
(Cargo de los Funcionarios Asignados para el trámite y para la orientación en caso que en el auto de asignación de competencia se haya designado a este último).
(Este Auto debe notificarse por anotación en Estado. Cuando la información identifique la persona o personas que intervinieron por acción u omisión en la generación del daño patrimonial, se ordenará y efectuará la notificación personal del Auto de Apertura y en él se ordenará citarlos a rendir exposición libre).
FORMATO CÓDIGO: 4017001

ANEXO No. 2
MEMORANDO SOBRE LA IMPROCEDENCIA DE LA INDAGACIÓN PRELIMINAR
(Ciudad y fecha)

PARA:

Director Sectorial o Coordinador del Grupo Especial de Investigaciones Forenses.

DE:

Funcionario comisionado

ASUNTO:

Concepto Sobre la Improcedencia de la Indagación Preliminar

Para los fines pertinentes, me permito emitir concepto sobre la improcedencia de la Apertura de la Indagación Preliminar contemplada en el artículo 39 de la Ley 610 de 2000, en los siguientes términos:
(Expresar de manera clara y sucinta los fundamentos tenidos en cuenta para no abrir la Indagación Preliminar: Por ejemplo: Tal como lo dispone el artículo 272 de la Carta Política y el Decreto 1421 de 1993, le corresponde a esta Contraloría la vigilancia y control de la administración y de los particulares que manejen fondos o bienes del Distrito y en ejercicio de estas funciones, establecer la responsabilidad que se derive de la gestión fiscal, imponer las sanciones pecuniarias que sean del caso, recaudar su monto y ejercer la jurisdicción coactiva sobre los alcances deducidos de la misma.
De los hechos denunciados, se observa que las presuntas irregularidades se encuentran por fuera de la órbita de nuestra competencia, por cuanto ninguna de ellas comporta el ejercicio de una gestión fiscal.)
Cordialmente,
(Firma, nombre y cargo del funcionario competente)
Elaborado por: (Firma, nombre y cargo del funcionario comisionado)
FORMATO CÓDIGO: 4017002

ANEXO No. 3
ACTA DE RECEPCIÓN DE TESTIMONIO
I. P. No. ______
Recepción del testimonio del señor ______________________identificado con C.C. No.______ expedida en ________________dentro de la Indagación Preliminar No. _________
En la ciudad de _________, en las instalaciones de----------(lugar en donde se practica la diligencia), a los _______ días del mes de _______________ del año: _____ (colocar el año en letras y números), siendo las _____ horas, el suscrito Funcionario asignado, procede a recibir testimonio dentro de la presente Indagación Preliminar, al señor _______________ identificado con cédula de ciudadanía No. ________ expedida en ______________, de acuerdo con las facultades otorgadas por la Ley 610 de 2000. En tal virtud se le recibió juramento de acuerdo con lo previsto en el artículo 266 del Código de Procedimiento Penal, previas las advertencias contenidas en los artículos 33 de la Constitución Política de Colombia, el mismo 266 y el 269 de la misma norma Procedimental Penal y en el 442 del Código Penal, por cuya gravedad promete decir la verdad en la declaración que va a rendir. Preguntado: sobre sus generales de ley. Contestó: _______________________________ (nombre, identificación, lugar de nacimiento, domicilio, residencia, estado civil, edad, profesión, estudios realizados, ocupación u oficio, parentesco con el imputado y demás circunstancias que sirvan para establecer su personalidad y si existe en relación con él algún motivo de sospecha). Preguntado: inmediatamente se le solicita al testigo que haga un relato claro y detallado de los hechos objeto de indagación. Contestó: __________________________ (Se debe dejar que haga el relato, pero si manifiesta desconocer la materia objeto de la indagación se le debe ilustrar sobre los mismos). Preguntado Luego se le interrogará para obtener precisiones o aclaraciones de lo dicho, en particular de las circunstancias de modo, tiempo y lugar y de la razón de ser de las acusaciones a terceros. CONTESTO. ---------PREGUNTADO: (Pueden luego interrogarlo los implicados o sus apoderados) CONTESTO------------.PREGUNTADO. (Finalmente se le interrogará si tiene algo más que agregar, corregir o enmendar) Contestó: ______________________. No siendo otro el objeto de la diligencia, se termina siendo las (hora) y el acta se suscribe por quienes en ella intervinieron, previa su lectura y aprobación.
FIRMA DEL TESTIGO
Funcionario Investigador o comisionado para la diligencia
Firma
Implicado y/o su Apoderado.
NOTA: Se le interrogará solamente sobre los hechos materia de la queja y no se permitirá al testigo dilaciones innecesarias.
Se tendrá en cuenta lo establecido en las normas del Código de Procedimiento Civil, igualmente, los testimonios de aquellas personas que por tener determinado fuero se rendirán por certificación jurada. Se les remitirá solicitud con el interrogatorio, indicando que deben responder a más tardar dentro de los ocho días siguientes a su comunicación, incluido término de la distancia, cuando es fuera del lugar en donde se está llevando a cabo la diligencia.
FORMATO CÓDIGO: 4017003

ANEXO No. 4.
ACTA DE DILIGENCIA DE EXPOSICION LIBRE Y ESPONTANEA
I. P. No. ________
Exposición libre y espontánea rendida por el señor (nombres y apellidos completos tal como aparecen en el documento de identidad que deberá exhibir): ____________________ identificado con cédula de ciudadanía No. __________ expedida en _______________. residente en la _________________. teléfono No. ________, ciudad ____________, departamento _____________________. Indagación Preliminar No.
En la ciudad de _______________, en las instalaciones de (lugar donde se desarrolla la diligencia), a los ___________ (fecha y hora en letras y números) se presentó el Señor _________________ conforme a citación ordenada en Auto _________ (fecha en letras y números) con el fin de rendir exposición libre y espontánea en relación con los hechos materia de la presente indagación. En consecuencia el suscrito Funcionario asignado le hace saber que tiene derecho a ser asistido por un apoderado (Abogado), a lo que manifestó ________ (por Ej.: que nombra como su Apoderado al Doctor en Derecho ___________, con T.P. No. _________ o Licencia Temporal Vigente del H. Tribunal Superior de __________ y cédula de ciudadanía No. ________ quien recibe notificaciones en la dirección ____________ de ______________ (la ciudad), presente, quien a su vez manifiesta aceptar y cumplir las obligaciones que el cargo le imponen Acto seguido, se le hace saber al declarante que la exposición que va a rendir es libre del apremio de juramento, voluntaria, que no tiene la obligación de declarar contra sí mismo ni contra sus parientes en cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad y primero civil, ni contra su cónyuge o compañera(o) permanente, manifestando que es su voluntad declarar. Preguntado: sobre sus generales de ley (nombre y apellidos, apodos si los tuviere, documentos de identificación y su origen, los nombres de sus padres, edad, lugar de nacimiento, estado civil, nombre de su cónyuge o compañero permanente y de sus hijos suministrando la edad de los mismos y su ocupación; domicilio o residencia, establecimientos donde ha estudiado, establecimientos donde ha trabajado con indicación de las épocas respectivas y el sueldo o salario que devenga actualmente, las obligaciones patrimoniales que tiene, los bienes muebles o inmuebles que posea). Contestó: mi nombre e identificación son las antes anotadas, mis padres son _____________ y ___________., nací en ____________ el día ______ del mes de _______ de ______ (año), tengo ______ años de edad; estudié hasta __________ en el colegio–universidad ______, he trabajado en _________, el último trabajo es (fue) en ____, en el cargo de ________, con un salario de ________, mis obligaciones patrimoniales son: ______________, soy (casado–soltero), mi esposa (o compañera permanente) se llama ____________________. tengo ______ hijos, de nombres __________________________, actualmente laboro en _______ desempeñando el cargo de ______, desde _____ , igualmente laboré en las siguientes entidades públicas-------- y he sido contratista de -----------, tengo los siguientes bienes de fortuna---------- (En la recepción de la exposición, solamente el funcionario asignado formulará las preguntas. La intervención del apoderado no le da derecho para insinuar al indagado las respuestas que debe dar, pero podrá objetar al funcionario que realiza la diligencia sobre las preguntas que no formule en forma legal o correcta. Una vez cumplidos los requisitos de ley, se procederá a interrogar al imputado en primer término acerca de los hechos que originaron su vinculación.
(Es muy importante tener claro que si el exponente hace cargos contra terceros, se le debe tomar juramento sobre este punto, en cumplimiento y con las formalidades de los artículos 266 y 269 del Código de Procedimiento Penal, haciéndole conocer el contenido del artículo 442 del Código Penal, y en el caso de que los hechos denunciados puedan ser constitutivos de delito o infracción disciplinaria, ponerlos en oportunidad en conocimiento de la autoridad competente.
La experiencia ha enseñado que frente a una declaración, testimonio, versión libre las personas se ponen nerviosas, les aumenta o disminuye la presión arterial, aun cuando sean completamente inocentes, por eso debe brindárseles confianza y manejar las técnicas de entrevista o interrogatorio; es probable que se pueda obtener hasta una confesión.
De ser necesario se debe orientar la diligencia para que el imputado relate las cosas que interesan al proceso, hay personas muy tímidas o cortas de palabra que en ocasiones hay que agotar todos los medios de persuasión para lograr la respuesta. Sea paciente y mesurado. Como una de las tareas es determinar la responsabilidad fiscal, se debe determinar la relación jurídica y funcional del servidor público con la entidad.)
Preguntado: manifiéstele al Despacho, cuáles son (eran según el caso) sus funciones en ______________ (nombre de la entidad). Contestó: _________________________. Preguntado: Cuál es la normatividad o reglamentación que determina (o determinaba) sus funciones en ________________ (nombre de la entidad) Contestó: __________________. Preguntado: sírvase manifestar qué otras personas pueden dar veracidad de los hechos narrados y la dirección donde se pueden ubicar. Contestó: ______________. El funcionario interrogará al presunto responsable a fin de que suministre o aporte pruebas para el total esclarecimiento de los hechos.
Finalmente se interrogará al indagado acerca de si tiene algo más que agregar, enmendar o corregir en la presente diligencia? Contestó: ___________________________.
No siendo otro el objeto se da por terminada una vez leída y aprobada por quienes intervinieron.
Firma
Funcionario Investigador o comisionado para la diligencia
Firma
Implicado y/o su Apoderado.
FORMATO CÓDIGO: 4017004

ANEXO No. 5.
CITACION PARA RENDIR EXPOSICIÓN LIBRE
I. P. No. ________
(Código de correspondencia de la dependencia y número del oficio)
Ciudad y fecha ______________________
Señor
(Nombre completo de la persona requerida)
(Calidad que ostenta, en caso de ser el representante legal de la persona jurídica implicada)
(Dirección precisa)
(Ciudad de destino)
REF. (Indagación Preliminar No.______)
Sírvase comparecer a esta dependencia, ubicada en la (dirección), a la hora de las ___________________del día _________________ del mes _______ de ____________ (año en letras y números) a fin de que rinda exposición libre, requerida dentro de la Indagación Preliminar referenciada.
Se le hace saber el derecho que tiene para estar asistido por Apoderado (Abogado) en la citada diligencia.
Cordialmente,
Firma
(Nombre y apellido del Funcionario asignado).
FORMATO CÓDIGO: 4017005

ANEXO No. 6.
ACTA DE VISITA ESPECIAL
Indagación Preliminar Nº -----------------
En Bogotá, DC., a los (---fecha y hora en letras y números), presentes en la (dependencia competente), los suscritos Profesionales asignados para adelantar la Indagación Preliminar Nro.-----------, dan inicio a la Diligencia de Visita Especial decretada mediante auto de fecha----------------, por el cual se avoca el conocimiento de la Indagación Preliminar No ------------------y se decretan algunas pruebas. Para tal efecto, se trasladan al sitio (---dirección), en donde se encuentran ubicadas las instalaciones de (…la Entidad, lugar de las obras u oficinas en donde se encuentran los archivos documentales o sistematizados de….) objeto de la visita, en donde encuentran al Dr.----------, quien ejerce en la actualidad el cargo de -------------------y enterado del objeto de la visita por los Profesionales Asignados, manifiesta atender la diligencia y poner a disposición los elementos, documentos, sistemas e información que se requieran. Acto seguido, (debe hacerse una descripción del lugar objeto de la visita y dejar constancia en el acta de las actuaciones que allí se surten, como por ejemplo de los documentos consultados, los sistemas de información revisados, las informaciones suministradas por quien atiende la visita, las declaraciones de testigos que en el acto de la visita se encuentren y que tengan conocimiento de los hechos que a la Indagación interesan, las consultas de información que efectúen los peritos o los especialistas que presten apoyo técnico y sus conceptos o informes. (De los documentos consultados y que deban aportarse como prueba a la Indagación, debe dejarse constancia expresa en tal sentido y tener en cuenta lo dispuesto en los Artículos. 251 a 294 del Código de Procedimiento Civil con las modificaciones contenidas, respecto de la prueba documental….. Ley 794/03))
En el caso de recibir Testimonios, se debe incluir, según lo previsto en el artículo 31 de la Ley 610 de 2000: "…los funcionarios proceden a tomar declaración juramentada a-----------------en calidad de---------------------------, a quien se le toma juramento y se la hacen las advertencias de Ley, con el fin de formularle el siguiente interrogatorio…":
No siendo otro el objeto de la presente diligencia se termina y se firma por los que en ella intervinieron, una vez leída y aprobada en todas y cada una de sus partes.
(Firma, nombre y cargo o identificación de todos los que participaron en la diligencia, empezando por los Profesionales Asignados).
NOTA: Cuando por cualquier circunstancia la diligencia de visita especial no pueda terminarse, se suspenderá dejando constancia en el acta en tal sentido y expresando la fecha y hora en que habrá de continuar; el acta será suscrita en el momento de la suspensión por todos los que en la diligencia intervienen y continuarse en la hora y fecha previstas, para finalmente ser suscrita nuevamente una vez terminada la visita.
FORMATO CÓDIGO: 4017006

ANEXO No. 7
INFORME EVALUATIVO PARA DECIDIR LA INDAGACIÓN PRELIMINAR
INDAGACIÓN PRELIMINAR Nº. _____
Indicar a quien se dirige el informe evaluativo.
Presuntas irregularidades en el (los) contrato (s) Nº (s) ____, adelantado (s) por la Secretaria de ________ para _____________________________.

ANTECEDENTES DE LA INDAGACIÓN PRELIMINAR
Denuncia, queja, informe de auditoria etc.
Por ejemplo: Según oficio Nº. ________________, La Dirección Técnica de _________ puso en conocimiento del Despacho del Señor Contralor los hechos que se reseñan a continuación, los cuales, a juicio del grupo auditor, son constitutivos de daño fiscal; (referir el hecho u omisión, en forma ordenada o transcribir la parte pertinente del informe).
Corresponde a la Contraloria de Bogotá vigilar la Gestión Fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen recursos o bienes del Distrito en todos sus órdenes y niveles. En consecuencia este Despacho, con base en las facultades otorgadas en las Resoluciones No 022 de 19 de agosto de 2004 y 039 del 14 de septiembre de 2005 es competente para adelantar las actuaciones conducentes al esclarecimiento de los hechos ante (la entidad correspondiente).

ACTUACIONES ADELANTADAS
(Relacionar de manera cronológica y según su clase, las actuaciones diligencias y material probatorio recaudado, tales como documentales, testimoniales y visitas especiales etc.)

RELACION DE PRUEBAS
(Relacionar los medios probatorios y los folios de ubicación).

ANALISIS PROBATORIO
(Se analizaran las pruebas ordenadas y allegadas por la Dirección Sectorial, el quejoso, etc y las ordenadas y practicadas por los funcionarios asignados, comparándolas con los hechos materia de indagación y las normas que le sean aplicadas al encartado, teniendo en cuenta los antecedentes de los mismos, su desarrollo y cumplimiento Se tendrán en cuenta que los testimonios sean responsivos, exactos y completos y que los documentos presten consistencia probatoria y puedan ser tenidos como tales.
Las pruebas deben ser conducentes, eficaces y pertinentes.

Por ejemplo: ..Revisado el acerbo probatorio recaudado en las presentes diligencias, se pudo constatar.
En la versión libre y espontánea el servidor público _ expresa: " _________".Sin embargo se le reprocha el haber obrado negligentemente como funcionario encargado de ___, al no cumplir con sus actividades administrativas y económicas, encaminadas a ............., las cuales todas en su conjunto, comportaban una gestión fiscal. Frente a estas imputaciones, el declarante no logró desvirtuar que ........ Por el contrario, acepta que....
De otra parte, en la visita especial practicada, se logró confrontar los hechos denunciados con los siguientes documentos soportes, allegados a la diligencia:

CONSIDERACIONES
(Los funcionarios asignados de la Indagación Preliminar deberán exponer, con base en el análisis integral de los hechos y las pruebas la existencia o inexistencia de daño patrimonial.)

(Si el estudio arroja la configuración de Daño Fiscal, el informe contendrá, a demás:)
LA CAUSACIÓN DEL DAÑO FISCAL:
(En este acápite se deben precisar cuales fueron los hechos u omisiones generadores del daño fiscal, haciendo una presentación cronológica y ordenada de aquellos que se encuentren debidamente probados. Por ejemplo: Con fundamento en los hechos anotados en las pruebas allegadas, en el análisis probatorio antes expuesto, han quedado establecidos los siguientes hechos irregulares generadores del daño:)

CUANTIFICACIÓN DEL DAÑO PATRIMONIAL
Constituye el cuantum del daño emergente y del lucro cesante, según el caso.
Por ejemplo: Valoradas en los términos las pruebas que acreditan los hechos ya reseñados, encontramos un daño cuantificado, en principio, en la suma de ___________________, representado en:---------------------

DISPOSICIONES VIOLADAS
Como consecuencia de los hechos y conductas constitutivas del daño, se violaron las siguientes disposiciones: (Señalar qué disposiciones legales se violaron con las conductas generadoras del presunto daño, haciendo énfasis en las directamente aplicadas al caso concreto).

DETERMINACIÓN DE LOS PRESUNTOS RESPONSABLES
Bajo los anteriores parámetros, son presuntamente responsables los siguientes servidores públicos que para la época de los hechos ocupaban los cargos __________________ por no haber cumplido a cabalidad lo dispuesto en el artículo del manual de funciones adoptado mediante Resolución Nº. __________ "por la cual se adopta el manual de funciones y requisitos de la entidad".
De acuerdo con la certificación que obra en el expediente, expedida por _________,
para la época de los hechos, los cargos arriba registrados fueron desempeñados por------------- (Nombres completos, documento de identificación, dirección del domicilio, residencia o lugar de trabajo.)

DEL GARANTE
(Referir si existe garante, cual, con identificación y domicilio, soportado en el contrato de garantía o póliza).

RELACION DE BIENES Y RENTAS
Según la Declaración de Bienes y Rentas que reposa en la entidad, los presuntos responsables son titulares de los siguientes bienes....

CONCLUSIONES
Con fundamento en las anteriores consideraciones recomendamos:
Dar traslado a la Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva para que ordene la apertura del proceso de responsabilidad fiscal, conforme a los términos previstos en la Ley 610 de 2000).

(Si no arroja daño se recomendará el archivo de la indagación.
Por ejemplo: Con fundamento en las anteriores consideraciones recomendamos:
El archivo de la presente indagación, por las razones y fundamentos expuestos en el presente informe).
(Firma, Nombre y cargo del funcionario comisionado)
Bogotá D.C., _______ de_______________ de __________________
FORMATO CÓDIGO: 4017007

ANEXO No. 8.
AUTO Nº. (Cada dependencia deberá llevar un consecutivo) POR EL CUAL SE ORDENA EL ARCHIVO DE LA INDAGACION PRELIMINAR No. (No. de radicación de la IP)
El Director y Subdirector de Fiscalización del sector ___________( el Coordinador del Grupo Especial de Indagaciones Preliminares y los asesores asignados, según el caso) junto con el profesional asignado, en ejercicio de las atribuciones conferidas por la Resolución 022 de 2004 (y 39 de 2005, si el auto proviene del Grupo Especial de Investigaciones Forenses) proceden a calificar el mérito de la Indagación Preliminar radicada bajo el número ____________ con fundamento en los siguientes

HECHOS
Establecer el origen de la indagación Preliminar (denuncia, queja, informe de auditoria).
La Entidad competente, por auto de… (fecha en letras y números) dio formal apertura a la indagación preliminar que hoy se decide.

PRUEBAS
Dentro de las pruebas practicadas en el averiguatorio cabe destacar las siguientes:
Documentales: (relacionar lasque interesen para tomar la decisión)
Testimoniales: …
…(Las demás…).

CONSIDERANDOS
Se analizarán las pruebas comparándolas con los hechos materia de indagación y las normas que le sean aplicadas al encartado (a). Se tendrán en cuenta que los testimonios sean responsivos, exactos y completos y que los documentos presten consistencia probatoria.

Por ejemplo: En la versión libre y espontánea el doctor______ expresa: ".......................".
…Ahora bien, se le reprocha el haber obrado negligentemente, entendiendo como tal, actuar con imprevisión, desidia, indolencia, con falta de cuidado y atención, situaciones éstas que no se vislumbran en el comportamiento del señor___________. Por el contrario, se evidenció que _____________ o simplemente no existe daño, se compruebe el pago de lo debido, la reposición o reparación del bien materia de la indagación.
…La Ley exige que para proceder a la apertura del proceso de responsabilidad fiscal es necesario que se encuentre establecida la existencia de un daño patrimonial al Estado e indicios serios sobre los posibles autores del mismo.
Consecuentemente con lo anteriormente analizado, este despacho procederá a disponer el archivo de las presentes diligencias…)
En virtud de lo expuesto, la ( Dirección Sectorial de Fiscalización o el Grupo Especial de Indagaciones Preliminares, según el caso. )

RESUELVE
PRIMERO: ARCHIVAR la Indagación Preliminar No.______________adelantada por el manejo de recursos de (nombre de la entidad) en la que se citaron como implicados los señores __________y _________________.

SEGUNDO: Enviar el expediente al Despacho del Contralor o Contralor Auxiliar según el caso, en orden a surtir el grado jurisdiccional de consulta.

TERCERO: Comuníquese al Representante Legal de la entidad fiscalizada. Téngase en cuenta en el reporte periódico a rendir al Alcalde Mayor, al Concejo y a la Personería Distrital y el Consejo.

CUARTO: (En caso de que los resultados indiquen que los hechos objeto de la indagación constituyen comportamiento sancionable por otra Autoridad, debe ordenarse su traslado).

QUINTO: Cumplido lo anterior, archívese la presente indagación preliminar.

COMINIQUESE Y CUMPLASE
(Firma, nombre y cargo funcionario competente)
Cuando en la Indagación Preliminar se vinculó mediante providencia y/o exposición libre a alguna persona, esta decisión deberá notificarse en forma personal.
FORMATO CÓDIGO: 4017008

ANEXO Nº. 9
AUTO No._____
POR EL CUAL SE ORDENA EL TRASLADO DE LA INDAGACIÓN PRELIMINAR
A LA DIRECCIÓN DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA
Cd³⁹:
El Director y Subdirector de Fiscalización del sector ___________( el Coordinador del Grupo Especial de Investigaciones Forenses, según el caso) junto con los funcionarios o asesores asignados ________________________, en ejercicio de las atribuciones conferidas por ___________________________________proceden a calificar el mérito de la Indagación Preliminar radicada bajo el número ____________ con fundamento en los siguientes

HECHOS
Origen de la indagación Preliminar (denuncia, queja, informe de auditoria).
Por ejemplo: Según oficio Nº. __________ la Dirección Técnica de .... puso en conocimiento del Despacho del Señor Contralor o Contralor Auxiliar según el caso, los hechos que se reseñan a continuación, los cuales, a juicio del Grupo Auditor, son constitutivos del daño fiscal: (referir el hecho u omisión en forma ordenada o transcribir la parte pertinente del informe).

COMPETENCIA
Establecer que la Contraloría tiene competencia para conocer la Indagación.
Por ejemplo: La Contraloría de Bogotá, D.C. es el órgano competente para vigilar y controlar la gestión fiscal de _______________ en virtud de lo establecido en el artículo 105 del Decreto 1421 de 1993, según el cual, "La vigilancia de la gestión fiscal del Distrito y de los particulares que manejen fondos o bienes del mismo corresponde a la Contraloría de Bogotá".
Los recursos invertidos por la Entidad________________provienen de aportes del Distrito Capital, razón por la cual le corresponde a esta dependencia establecer a través de esta indagación si existe mérito para la apertura del proceso de responsabilidad Fiscal, o, por el contrario, procede el archivo de las diligencias, en los términos previstos por la Ley 610 de 2000.

ACTUACIONES ADELANTADAS
Fecha en que se inicio la indagación. (Si existen otras actuaciones posteriores, deberán mencionarse).
Por ejemplo: el día ___ de ___ de___ 2001, de conformidad con las previsiones de la Ley 610 de 2000 y para los fines de su artículo 39, se dio apertura a la correspondiente Indagación Preliminar y se ordenó la práctica de las pruebas que se consideraron pertinentes y conducentes.

VALORACIÓN DE LAS PRUEBAS
En el informe evaluativo que precede, compartido por el suscrito (Coordinador GAF o Director Técnico Sectorial o Subdirector Técnico Sectorial, etc, se efectúa el siguiente: "…(transcribir el análisis probatorio del informe evaluativo):

DETERMINACIÒN DEL DAÑO PATRIMONIAL
(Transcribir el acápite del informe evaluativo).

CUANTIFICACIÓN DEL DAÑO PATRIMONIAL
(Transcribir el acápite del informe evaluativo).

DETERMINACIÓN DE LOS PRESUNTOS RESPONSABLES
(Transcribir el acápite del informe evaluativo).

DEL GARANTE
(Transcribir el acápite del informe evaluativo).

RELACIÓN DE BIENES Y RENTAS
(Transcribir el acápite del informe evaluativo).

DISPOSICIONES VIOLADAS
(Transcribir el acápite del informe evaluativo).
En virtud de lo expuesto, la Dirección Sectorial de Fiscalización o el Grupo Especial de Indagaciones Preliminares

RESUELVE:
PRIMERO. Trasladar las presentes diligencias de I.P. No. ____ a la Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva, para que de curso al proceso de responsabilidad fiscal contra los presuntos responsables, conforme a los términos y requisitos establecidos en la Ley 610 de 2000.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Dado en Bogotá a los ____ días del mes de _____ de ___ de 200__

FIRMA
_____________________________________
Nombre y cargo del funcionario competente
(Cuando en la I. P. se vínculo mediante providencia y/o con exposición libre a algunas personas, esas decisiones deben notificarse en forma personal)
FORMATO CÓDIGO: 4017009

PROCEDIMIENTO PARA LA CUANTIFICACIÓN
Y COMUNICACIÓN DE BENEFICIOS DE CONTROL FISCAL
HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSIÓN

No. ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA

NATURALEZA DEL CAMBIO

1.0

R.R. 020 de marzo 14 de 2003

En la portada se incluye como participante de la elaboración el Asesor del GEIP - Grupo Especial de Indagaciones Preliminares y en la parte pertinente a revisión al Coordinador del GEIP y el Director de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva.
Cambia el número de folios por reducción de anexos.
La definición de Beneficios se modifica aclarándola.
La descripción del procedimiento se presenta de manera más sencilla y clara, incluyendo en la columna de observaciones notas y reduciendo pasos comunes, consolidándose así en 8 actividades de 12 iniciales.
El anexo de Formato Básico se modifica incluyendo columnas que permiten clasificar y cuantificar los beneficios, de esta manera el formato número 1 de Reporte de Beneficios del Control Fiscal se eliminaría.

2.0

R.R. 030 de mayo 21 de 2003

Modificación del Alcance, así: Inicia con la documentación de la observación hecha por la Contraloría de Bogotá determinando, el momento y medio adoptado por el sujeto de control de la acción aplicada y termina con la colocación del Boletín de Beneficios de Control Fiscal en la página WEB de la entidad.
Base Legal: Ley 42 de 1993 "por la cual se organiza el Sistema de Control Fiscal, Financiero y los organismos que lo ejercen.
Numeral 5: Complementación de la relación de registros teniendo en cuenta los definidos en la cuarta columna del procedimiento.
Numeral 6: ANEXOS: Inclusión de los anexos 1, 2, 3, 4, 5 y 6.

2.0

R.R. 030 de mayo 21 de 2003

Numeral 7: Modificación de las actividades:
1. Documenta situación detectada, incluyendo fecha de ocurrencia del hecho, y el medio de comunicación de la misma.
2. Registre la(s) Acción(es) correctivas implementadas por el sujeto de control y los resultados obtenidos.
3. Establezca la relación Causa Efecto (observación acción correctiva) y clasifique el tipo de beneficio logrado, con base en los soportes reales obtenidos a la fecha y cuantifíquelo según corresponda.
4. Convoca a mesa de trabajo para consensuar los beneficios relacionados en el Reporte de Beneficios de Control Fiscal Cuantificables anexo 1 y .no cuantificables anexo 2.
5. Remite al Subdirector o Coordinador GEIP el Reporte de Beneficios de Control Fiscal validados y soportados, anexo 1 y 2.
6. Presenta al Comité Técnico Sectorial el Reporte de Beneficios de Control Fiscal, para su aprobación.
7. Realiza reunión de aprobación en la dependencia.
8. Envía al Director Técnico de Planeación, dentro de los diez (10) primeros días hábiles siguientes a cada bimestre, el Reporte de Beneficios de Control Fiscal Cuantificables aprobados, en medio físico y medio magnético, junto con los soportes que evidencian el beneficio reportado.
9. Analiza y consolida los beneficios reportados por las dependencias de la entidad, en coordinación con el Contralor Auxiliar y Coordinador del GEIP.
10. Presenta ante el Comité Operativo el Informe Consolidado de Beneficios de Control Fiscal.
11. Aprueba el Informe de Beneficios de la entidad.
12. Efectúa ajustes al Informe de Beneficios, de acuerdo con lo aprobado en Comité Operativo.
13. Consolida y expide el Boletín de Beneficios de Control Fiscal, el último día hábil del mes siguiente al bimestre, con base en lo aprobado por el Comité Operativo.
14. Envía a la Oficina Asesora de Comunicaciones el Boletín de Beneficios de Control Fiscal.
15. Coloca el Boletín en la página WEB de la entidad.

2.0

R.R. 030 de mayo 21 de 2003

Eliminación del anexo la parte conceptual, toda vez que en el numeral 4 "Definiciones y en la descripción del procedimiento ya esta incluido y dejar únicamente como anexos los formatos indicados.
Redefinir la numeración de anexos.

3.0

R.R. 048 de septiembre 30 de 2003

El procedimiento cambia de versión 3.0 a 4.0.
Se suprimen los registros de beneficios de control fiscal no cuantificables y los reportes de la Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción coactiva relacionados con el cobro persuasivo, coactivo y fallos con responsabilidad fiscal en firme y ejecutoriados.
Se eliminan los anexos 2, 4, 5 y 6.
El anexo No. 3 queda como anexo No. 2.
Se eliminan las actividades 9 y 10 de la descripción del procedimiento.

4.0

R.R. 051 de diciembre 30 de 2004

El procedimiento cambia de versión 4.0 a 5.0
Se cambia el alcance del procedimiento en cuanto a su inicio.
Se eliminan los literales b y d de ejemplos de beneficios indirectos.
Se actualiza la denominación del Grupo de Actuaciones Especiales (GAE) por Grupo Especial de Investigaciones Forenses (GUIFO).
Se modifica la actividad 1 para ser concordante con el nuevo alcance del procedimiento.
Se suprime como ejecutor de la actividad 6 al Contralor Auxiliar.
Se actualizan los formatos y se aclara su diligenciamiento a través del instructivo.

5.0

R.R. 045 de noviembre 30 de 2005

Cambia de versión.

6.0

R.R. de 018 de agosto 14 de 2006

El procedimiento cambia de versión 6.0 a 7.0
Se modifica y complementan los numerales 3, 4, 5 y 6 relacionados con la base legal; Definiciones; Registros y Anexos.
Se aumentan las actividades al pasar de 8 a 9; sin embargo, se disminuyen y concretan las tareas que las conforman.
Se incorpora el concepto de impactos de control social y beneficios ambientales, los cuales materializan el nuevo modelo de control fiscal "control Fiscal con la Mano del ciudadano", a los cuales se les elabora los anexos 4 y 5, e instructivos correspondientes.
Se actualizan los formatos y se aclara su diligenciamiento a través del instructivo.

7.0

R.R. 026 de diciembre 28 de 2007

Cambia de versión, se modifica el alcance y se ajusta la base legal al acuerdo 361 de 2009.
En la actividad 1 se incluye efectuar seguimiento a los hechos generadores de beneficios de control fiscal, tales como plan de mejoramiento, advertencias y pronunciamientos comunicados vigentes.
En la actividad 5 se incluye un punto de control.

8.0

R.R. 029 de noviembre 03 de 2009

Cambia de versión.
Se modifican las siguientes actividades:
Actividad 1, se incluyo las actuaciones de control fiscal.
Actividad 2, se eliminó la observación
Actividad 3, se modifica la redacción
Actividad 5, se suprimió
Actividad 7, se incluyó una observación en cuanto a las devoluciones de los beneficios.
Actividad 8, se establece un punto de control.

9.0

R.R. 007 de marzo 31 de 2011

PROCEDIMIENTO PARA LA CUANTIFICACIÓN
Y COMUNICACIÓN DE BENEFICIOS DEL CONTROL FISCAL
CODIGO: 4018
VERSIÓN N. 9.0
FECHA: 25 de Marzo de 2011
REVISADO POR:

Contralor Auxiliar

Victor Manuel Armella Velasquez

CARGO

NOMBRE

FIRMA

APROBADO POR:

Director Técnico Planeación

Efvanni Paola Palmariny Peñaranda

CARGO

NOMBRE

FIRMA

COPIA

NO. DE PAGINAS:

21

1. OBJETIVO:
Establecer las actividades a seguir para identificar, analizar, documentar, clasificar, cuantificar e informar los beneficios de control fiscal, ambiental y/o los impactos sociales obtenidos en ejercicio de los Procesos Micro, Macro, Enlace con Clientes, Responsabilidad Fiscal y de Jurisdicción Coactiva.

2. ALCANCE:
Inicia con el seguimiento a los hechos generadores de beneficios de control fiscal del Sujeto de Control que se esté auditando, y termina con la publicación del boletín de beneficios de control fiscal en la página WEB de la Entidad.

3. BASE LEGAL:
*Constitución Política de Colombia.
*Ley 42 de 1993 "por la cual se organiza el Sistema de Control Fiscal, Financiero y los organismos que lo ejercen.
*Acuerdo 361 de 2009.

4. DEFINICIONES:
ACCIÓN CORRECTIVA: Actividad(es) adelantada(s) por el sujeto de control para subsanar, o corregir la observación efectuada por la Contraloría de Bogotá D.C. en alguna de sus actuaciones.

AHORRO: Erogación dejada de hacer o pagar por parte del Sujeto de Control, al realizar una acción correctiva.
Ejemplos:
*Supresión o modificación de actividades, procesos o dependencias. Estos beneficios pueden ser medidos calculando los ingresos o recursos ahorrados.
*Modificación de las condiciones de algunos compromisos u obligaciones onerosas o inequitativas para la Entidad haciéndolas menos gravosas.

BENEFICIO: Dato cuantificado y/o cualificado, que surge como consecuencia de la observación o actuación de la Contraloría de Bogotá D.C.

BENEFICIO AMBIENTAL: Mejora de las condiciones, que una acción puede generar en los recursos naturales y el medio ambiente de Bogotá D.C., que surge como consecuencia de la observación o actuación de la Contraloría de Bogotá D.C.

BENEFICIO DE CONTROL FISCAL: Valor cuantificado y soportado de los ahorros y recuperaciones, logrado por un Sujeto de Control. Se clasifican en:
*BENEFICIOS DIRECTOS: Recuperaciones y/o ahorros de recursos plenamente soportados y formalizados, los cuales son más evidentes y cuantificables en el corto plazo.
*BENEFICIOS INDIRECTOS: Son acciones que no generan ahorros y/o recuperaciones por sí mismas, pero indirectamente, apoyan actividades que sí lo hacen, como es el caso de:
a. Ajustes contables (Incremento de activos, de patrimonio; disminución en pasivos, entre otros, siempre y cuando sean cuantificables).
b. Alianzas Estratégicas. Cuantificables sólo con base en el aumento de valor de las empresas.
c. Programas de capacitación o actualización que aunque se podrían asociar a aumentos en la productividad o rentabilidad de los Sujetos de Control, no se pueden medir directamente a partir de los mismos.
d. Mejoramiento en procesos de planeación, medición y control de actividades, entre otros.
Los beneficios se producen de las acciones implementadas por las entidades auditadas, como consecuencia de las observaciones o actuaciones de la Contraloría de Bogotá D.C.

CRITERIO PARA ESTABLECER BENEFICIOS DE CONTROL FISCAL: Para calificar la existencia de un ahorro o recuperación se deben tener en cuenta uno o varios de los siguientes criterios orientadores:
*Que se trate de acciones evidenciadas, debidamente soportadas.
*Que correspondan al seguimiento de las acciones establecidas en los planes de mejoramiento.
*Que correspondan a acciones producto de observaciones, hallazgos o advertencias efectuadas por la Contraloría de Bogotá D.C., implementadas y debidamente soportadas por el sujeto de control.
*Que el Equipo Auditor y el Equipo Directivo aprueben la acción tomada por el Sujeto de Control.
*Que sea cuantificable.

IMPACTO DE CONTROL SOCIAL: Mejora que, gracias al ejercicio de control y como resultado de una intervención de la administración, experimenta una comunidad respecto a una situación problemática deficitaria precedente.

RECUPERACION: Valor derivado de acciones realizadas por un sujeto de control en cuanto a la reincorporación de bienes o derechos por devolución, reintegro, cancelación, supresión o reducción de obligaciones existentes. Lo anterior, se traduce en el aumento patrimonial sin erogación de fondos, producto de un incremento en los activos o disminución de pasivos.
Se incluye el cobro persuasivo y coactivo generado por el Proceso de Prestación de Responsabilidad Fiscal. Algunos de los casos son:
-Identificación de derechos que las entidades no ejercen, tales como la acreditación de la propiedad de muebles o inmuebles, aplicación de multas, cobro de intereses moratorios, recuperación coactiva de cartera, entre otros. El beneficio de este tipo de hallazgos inicialmente puede equipararse al valor de los bienes incorporados o el dinero proveniente de los derechos ejercidos.
-Recuperación de activos o eliminación de pasivos inexistentes, entre otros.

RECUPERACIONES O AHORROS "POTENCIALES": Cubren realizaciones futuras y se cuantifican o reclasifican como directos cuando: se causen, cobren o paguen. La parte restante se reporta una vez se verifique su realización y obedecen a cálculos y proyecciones generados por la modificación de las condiciones de algunos derechos, compromisos u obligaciones que incrementan el patrimonio o producen mayores ingresos a las entidades.
Adicionalmente, comprende los Fallos con Responsabilidad Fiscal, en los cuales se cuantifica el detrimento al patrimonio distrital y los respectivos responsables de resarcir los perjuicios causados. Aquí se determinan valores que serán reintegrados en la medida del avance del cobro coactivo comprendido en las recuperaciones.
En estos eventos se debe tener en cuenta la parte que se vaya causando y cobrando o pagando según se presente, la parte restante se reportará a medida que se verifique su realización.
Los procesos Micro, Macro y Enlace con Clientes reportarán como Recuperaciones o Ahorros Potenciales, los derivados de hallazgos fiscales o de indagaciones preliminares cuya determinación definitiva será dada por el Proceso de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva.

SOPORTES: Documentos idóneos, que evidencian de manera objetiva:
*Hechos o situaciones irregulares detectadas y comunicadas por la Contraloría de Bogotá.
*Documentos u otro tipo de pruebas que establezcan la relación de causalidad entre el pronunciamiento de la Contraloría y la acción emprendida por el Sujeto de Control.
Algunos ejemplos pueden ser oficios de los sujetos de control, consignaciones, comprobantes de contabilidad, de egreso, de ingreso, contratos, entre otros, señalando la fecha de conocimiento por parte de la Entidad auditada. Se debe señalar claramente la referencia de los papeles de trabajo que permitan su oportuna y fácil localización en un momento dado.

5. REGISTROS:
-Acta de Mesa de Trabajo.
-Acta de Comité Técnico Sectorial.
-Acta de reunión de la dependencia.
-Anexos del 1 al 4 - reporte de beneficios de control fiscal.
-Boletín de beneficios de control fiscal.
-Memorando remisorio.

6. ANEXOS:
Anexo 1: Reporte de Beneficios del Control Fiscal Cuantificables.
Anexo 2: Reporte de los Beneficios del Control Fiscal - Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva.
Anexo 3: Reporte de Resultados e Impactos del Control Social.
Anexo 4: Reporte de Beneficios Ambientales

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:

No

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

REGISTRO

PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES

1

DIRECTOR TÉCNICO
SUBDIRECTOR TÉCNICO

Efectúa seguimiento a los hechos generadores de beneficios de control fiscal, tales como plan de mejoramiento, actuaciones de control fiscal, advertencias y pronunciamientos comunicados vigentes.

Observación:
Indicar en cada caso el monto de lo causado, cobrado o pagado.

2

PROFESIONAL UNIVERSITARIO, PROFESIONAL ESPECIALIZADO,
ASESOR GAF
JEFE DE OFICINA LOCALIDAD
(Procesos de Prestación de Servicio Micro, Macro, Enlace con Clientes, Responsabilidad Fiscal )

Obtiene evidencia de la nueva situación detectada con base en los soportes reales obtenidos a la fecha, según corresponda, estableciendo:
el hecho o situación irregular
El cálculo de la cuantificación realizada
acción correctiva adoptada por el Sujeto de Control
tipo de beneficio y/o impacto logrado

3

PROFESIONAL UNIVERSITARIO, PROFESIONAL ESPECIALIZADO,
ASESOR GAF
JEFE DE OFICINA LOCALIDAD
(Procesos de Prestación de Servicio Micro, Macro, Enlace con Clientes, Responsabilidad Fiscal )

Diligencia el respectivo formato de reporte de beneficios del control fiscal, ambiental, responsabilidad fiscal y/o el de impacto social, según sea el caso. (Anexos 1-4)
Valida en mesa de trabajo el hecho o situación irregular que posiblemente genera algún tipo de beneficio y/o impacto. Si es aprobado lo remite al Director Técnico.

Acta de
Mesa de Trabajo

Punto de Control: Los beneficios de control fiscal, obtenidos del cobro persuasivo y coactivo, como producto de los hallazgos fiscales, solo serán reportados por la Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva, quien indicara en el reporte respectivo, (anexo 4 columna de observaciones) el hecho y la Dirección Sectorial generadora del mismo.

Observación: se incluyen beneficios directos por ahorros y/o recuperaciones e indirectos que sean cuantificables.

4

DIRECTOR TÉCNICO
SUBDIRECTOR TÉCNICO

Presenta al Comité Técnico Sectorial el Reporte de Beneficios de Control Fiscal, para su aprobación, donde se invita al(los) funcionario(s) que determinó (aron) hechos generadores de posibles beneficios y/o impactos.

Acta de
Comité Técnico Sectorial y/o de reunión de Dependencia

Aquellas dependencias que no manejen comité técnico sectorial, realizan reunión de aprobación, dejando acta de evidencia.

5

DIRECTOR TÉCNICO

Envía a la Dirección de Planeación, el reporte de beneficios de control fiscal, ambiental, y/o de impacto social aprobados, en medio físico y magnético, junto con los respectivos soportes, en las fechas establecidas por la Alta Dirección para tal fin.

Memorando
Anexo 1, 2, 3 o 4
(El que corresponda)

6

DIRECTOR TÈCNICO DE PLANEACIÓN

Analiza los beneficios y/o impactos reportados por las dependencias de la entidad.

Observación 1:
Si la Dirección de Planeación no aprueba algún beneficio, informará por escrito mediante memorando, acerca de la respectiva devolución al Proceso correspondiente, informando las causas y/o los soportes que hagan falta o comunicando del por qué no ha sido aprobado.

7

DIRECTOR TÉCNICO DE PLANEACIÓN Y/O
PROFESIONAL UNIVERSITARIO, PROFESIONAL ESPECIALIZADO

Consolida y expide el Boletín de Beneficios de Control Fiscal, remite dicho documento al Contralor Auxiliar con copia a la Oficina Asesora de Comunicaciones y a la Dirección de Informática en medio magnético.

Boletín de Beneficios de Control Fiscal
Memorando Remisorio

Punto de Control.
Se incluyen beneficios directos por ahorros y/o recuperaciones e indirectos que sean cuantificables.

8

DIRECTOR TÈCNICO DE INFORMÁTICA

Publica el Boletín de Beneficios de Control Fiscal en la página WEB de la Entidad.

ANEXO Nº. 1
REPORTE DE BENEFICIOS DEL CONTROL FISCAL CUANTIFICABLES
Proceso: ____________________

CONTRALORÍA DE BOGOTÁ D.C.

SUJETO DE CONTROL

ANÁLISIS

CLASIFICACIÓN Y CUANTIFICACIÓN

APROBACIÓN

ACCIÓN CORRECTIVA

SOPORTES

NOMBRE SUJETO DE CONTROL

MEDIO DE COMUNICACIÓN

DESCRIPCIÓN

DIRECTOS

INDIRECTOS**

VALOR

MESA DE TRABAJO

COMITÉ TÉCNICO SECTORIAL

CLASE

*

FECHA

HECHO O SITUACIÓN IRREGULAR DETECTADA

REFERENCIA PAPEL DE TRABAJO

AHORRO

RECUPERACIÓN

Nº ACTA

FECHA

Nº ACTA

FECHA

DESCRIPCIÓN

FECHA

CLASE

FECHA

Convenciones:
*Informe de Auditoria (IA), Control de Advertencia (CA), Plan de Mejoramiento (PM), Indagación Preliminar (IP), Pronunciamiento (P), Informe Obligatorio (IO), Informe Estructural (IE), Informe Sectorial (IS).
**Indirectos: en el evento de ser cuantificables
____________________________________ ______________________

RESPONSABLE: (Nombre y Cargo) FIRMA
FORMATO CODIGO: 4018001

INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO ANEXO Nº 1
CONTRALORÍA DE BOGOTÁ D.C.
1. ANÁLISIS
Nombre Sujeto de Control: Escriba el nombre de la entidad de la cual se determina el beneficio

Descripción del hecho o situación irregular detectada: Realice una breve y concisa explicación de la situación detectada que dio origen al beneficio, incluyendo fecha de ocurrencia del hecho y efectos de la deficiencia.

Medio de comunicación: Señale el origen del hecho o situación irregular de acuerdo con las siguientes convenciones: Informe de Auditoria (IA), Control de Advertencia (CA), Plan de Mejoramiento (PM), Indagación Preliminar (IP), Pronunciamiento (P), ), Informe Obligatorio (IO), Informe Estructural (IE), Informe Sectorial (IS) y la fecha en que la Contraloría de Bogotá lo dio a conocer al sujeto de control.

2. CLASIFICACIÓN Y CUANTIFICACIÓN DE BENEFICIOS
Determine si el beneficio es directo o indirecto y ubíquese en la columna respectiva.

Beneficios directos: Registre el valor de ahorro o de recuperación según sea el caso, de acuerdo con los conceptos dados en el numeral 4 de este procedimiento.

Beneficios indirectos cuantificables: Señale la cuantía del beneficio indirecto generado.

3. APROBACION
Validado: Señale número y fecha de la mesa de trabajo en que el equipo auditor ratifica el beneficio. Para el caso de dependencias que no utilizan el mecanismo de mesas de trabajo, se levanta acta donde se realiza el estudio preliminar en conjunto con el Director Técnico.

Aprobado: Indique el número de acta y la fecha del Comité Técnico Sectorial en el cual se acepta el beneficio y los soportes que lo sustentan. Corresponde su diligenciamiento al Director Técnico o Coordinador del GAF, según sea el caso.

SUJETO DE CONTROL
Acción Correctiva: describa la solución dada por el sujeto de control (memorandos, resoluciones, convenios, planes de mejoramiento, reclamaciones, demandas, actas de liquidación, órdenes de pago, comprobantes, etc.) a la observación de la Contraloría de Bogotá, D.C. y la fecha que plantea la entidad para ejecutar la misma.

Soportes: Relacione en orden cronológico las evidencias acreditadas, en los cuales se puede verificar la acción adelantada por el sujeto de control. Ejemplo: oficios del Sujeto de Control, consignaciones, comprobantes de contabilidad, de egreso, de ingreso, contratos, entre otros.

ANEXO Nº 2
REPORTE DE BENEFICIOS DEL CONTROL FISCAL – RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA
Resultados Globales

SECTOR

SUJETO DE CONTROL

BENEFICIOS DIRECTOS

BENEFICIOS
DIRECTOS
POTENCIALES***

COBRO PERSUASIVO*

COBRO COACTIVO**

CLASE

CUANTIA

CLASE

CUANTIA

TOTAL

*Señale con 1 si se trata de archivo por pago o reposición dentro del proceso de Responsabilidad fiscal Ley 610/00. Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva - Subdirección Proceso de Responsabilidad Fiscal y con 2 si se trata de archivo por pago o reparación dentro del proceso de Responsabilidad fiscal Ley 42/93. Subdirección de Jurisdicción Coactiva.
**Señale con 1 si se trata de multas y con 2 si se trata de Fallos con Responsabilidad Fiscal.
***Indique la cuantía de los Fallos con Responsabilidad Fiscal en firme y ejecutoriados que pasan a Jurisdicción Coactiva.

OBSERVACIONES:
(En este espacio se deberá indicar el hecho y la Dirección Sectorial generadora de los beneficios).

RESPONSABLE
Nombre del Funcionario: __________________________Cargo:______________________
Firma: ________________________________________

NOTA: Los beneficios potenciales comprenden los Fallos con Responsabilidad Fiscal, en los cuales se cuantifica el detrimento al patrimonio distrital y los respectivos responsables de resarcir los perjuicios causados. Aquí se determinan valores que serán reintegrados en la medida del avance del cobro coactivo comprendido en las recuperaciones.

ANEXO Nº. 3
REPORTE DE RESULTADOS E IMPACTOS DEL CONTROL SOCIAL
Proceso: ____________________

FECHA:

DEPENDENCIA:

A. DESCRIPCIÓN DEL HECHO O SITUACIÓN IRREGULAR DETECTADA Y ORIGEN:

B. ACCIÓN(ES) IMPLEMENTADA(S) O DE MEJORAMIENTO – COMPROMISOS:

C. IMPACTO GENERADO

DESCRIPCIÓN:

BENEFICIARIOS¹:

VALOR²:

LOCALIDAD(ES):

UPZ(S):

BARRIO(S):

D. RELACIÓN DE SOPORTES:

1.
20.
n

Nombre: __________________________ Cargo:______________________

Firma: _______________________________________

FORMATO CODIGO: 4018004
^{1 Es necesario indicar el número aproximado de personas beneficiadas.
^{2 En el evento de generar beneficios cuantificables.

INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO ANEXO Nº. 3
Este anexo es específico para utilizar el registro de los impactos sociales, se especializa este formato en la medida que estos no son fácilmente cuantificables y se describe su retribución de forma cualitativa, más sin embargo, si se puede valorar existe la respectiva casilla para ello. En primera instancia, se considera para ser utilizado por la Dirección Sectorial de Desarrollo Local y Participación Ciudadana, pero cabe aclarar que cualquier Dependencia puede arrojar esta clase de impactos en ejercicio del control fiscal que ejerce.

Fecha: Indicar el dd/mm/aa de reporte de los impactos.

Dependencia: Escriba el nombre de la Dirección, donde se determinó el impacto social.

A. Descripción del hecho o situación irregular detectada: Realice una breve explicación de la situación detectada que dio origen al impacto, incluyendo fecha de ocurrencia del hecho y efectos de la deficiencia.
Es necesario señalar el origen del hecho o situación irregular de acuerdo con las siguientes convenciones Demandas Ciudadanas (DC) definidas en las audiencias públicas, Mesas de trabajo (MT), Verificaciones en Terreno (VT), Revisiones de Contratos (RC) y otras acciones ciudadanas especiales realizadas entre la ciudadanía y la Contraloría de Bogotá.

B. Acción(es) implementada(s) o de mejoramiento - Compromisos: Describa la solución dada por el sujeto(s) de control (memorandos, resoluciones, convenios, planes de mejoramiento, reclamaciones, demandas, obras, actas de liquidación, órdenes de pago, comprobantes, etc.) a la observación de la Contraloría de Bogotá, D.C. y la fecha que plantea la entidad para ejecutar la misma.

C. Impacto generado: Indique el impacto que se originó, a partir de:

*Descripción: Puntualice el texto breve e informativo del hecho detectado como impacto

*Beneficiarios: Describa a que población, grupo, comunidad, organización civil, junta, etc., a la cual se derivó la comunicación del impacto. Indicar el número aproximado de personas.

*Valor: Relacionar el valor o la cifra, en el evento de generar impactos susceptibles de ser cuantificables. El espacio quedará en blanco cuando se den impactos cualificables.

*Localidad: Enuncie el nombre del sitio geográfico donde se originó el impacto.

*UPZ: Enuncie el nombre de la Unidad Programática Zonal

*Barrio: Enuncie el lugar donde convive la comunidad beneficiada

D. Relación de soportes: Relacione en orden cronológico las evidencias acreditadas, en los cuales se puede verificar la acción adelantada por la Administración. Ejemplo: oficios, actas, contratos, documentos, fotografías, material fílmico, etc. y en especial pruebas que registren comunicaciones certificadas por la misma comunidad.

Nombre: Director o Jefe de Dependencia donde se originan los impactos sociales.

Cargo: El que corresponda al punto anterior.

ANEXO Nº. 4
REPORTE DE BENEFICIOS AMBIENTALES ³}}

DEPENDENCIA:

SUJETO DE CONTROL:

PERIODO DE REPORTE:

A. DESCRIPCION DEL HECHO

B. ACCION(ES) CORRECTIVA(S) IMPLEMENTADA(S) O DE MEJORAMIENTO

C. BENEFICIOS GENERADOS

ANALISIS CUALITATIVO

BENEFICIARIOS

D. RELACIÓN DE SOPORTES

E. OBSERVACIONES

F. RESPONSABLE

Nombre del Funcionario:

Cargo:

Fecha de Reporte
^{3 En la medida que se considera un beneficio que no es cuantificable, sino su retribución es de carácter cualitativo se utiliza este formato para reportarlo. En el evento que se genere beneficios que consideren un valor (sean cuantificables) en desarrollo del Control Social y del Control Fiscal ejercidos por cualquiera de las Direcciones, deben ser reportados en los Anexos Nº 1 ó Nº 2, según sea el caso.

INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO ANEXO Nº 4
Este anexo es específico para utilizar el registro de los beneficios ambientales, se especializa este formato en la medida que estos no son fácilmente cuantificables y se describe su retribución de forma cualitativa. En primera instancia, se considera para ser utilizado por la Dirección de Recursos Naturales y Medio Ambiente, pero cabe aclarar que cualquier Dependencia puede arrojar esta clase de beneficios en ejercicio del control fiscal que ejerce.

Dependencia: Escriba el nombre de la Dirección, donde se determinó el beneficio

Sujeto de Control: Escriba el nombre de la entidad de la cual se determina el beneficio

Periodo de reporte: Indicar el dd/mm/aa de reporte de los beneficios

A. Descripción del hecho o situación irregular detectada: Realice una breve y concisa explicación de la situación detectada que dio origen al beneficio, incluyendo fecha de ocurrencia del hecho y efectos de la deficiencia.

B. Acción(es) correctivas implementada(s) o de mejoramiento: describa la solución dada por el sujeto de control (memorandos, resoluciones, convenios, planes de mejoramiento, reclamaciones, demandas, actas de liquidación, órdenes de pago, comprobantes, etc.) a la observación de la Contraloría de Bogotá, D.C. y la fecha que plantea la entidad para ejecutar la misma.

C. Beneficios generados: Indique el beneficio que se originó, a partir de:

*Análisis cualitativo: Puntualice el texto breve e informativo del hecho detectado como beneficio

*Beneficiarios: Describa a que población, grupo, comunidad, organización civil, junta, etc., a la cual se derivó la comunicación del beneficio. Indicar el número aproximado de personas.

D. Relación de soportes: Relacione en orden cronológico las evidencias acreditadas, en los cuales se puede verificar la acción adelantada por la Administración. Ejemplo: oficios, actas, contratos, documentos, fotografías, material fílmico, etc.

E. Observaciones: Relacione o indique comentarios adicionales a los que haya lugar en el reporte de los beneficios ambientales.

F. Responsable: Indique la identificación correspondiente, a partir de:

*Nombre: Del Director o del Jefe de Dependencia donde se originan los beneficios.

*Cargo: El que corresponda al punto anterior.

PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN, VERIFICACIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA
HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSIÓN

No. ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA

NATURALEZA DEL CAMBIO

1.0

R.R. 04 de febrero 06 de 2003

Modificar el alcance del procedimiento, así: Inicia con la solicitud del oficio remisorio de la recepción de la cuenta al funcionario del sujeto de control y en el caso de la cuenta "pago de recompensas" con la recepción de dicha cuenta y termina con la entrega de la cuenta a los equipos de auditoría para la revisión dentro del proceso de prestación de servicio micro.
Modificación del título del procedimiento, así: "Procedimiento para la recepción y verificación de la cuenta".
Suprimir las actividades números 1, 2, 3, 4, 7, 9, 13 y 25.
La actividad 5 y 6, se deben agrupar y ser las primeras ampliando su contenido.
Modificar las actividades números 11, 12, 14, 15, 16, 23, 24, 26, 27, 28 y 30.
Agrupar las actividades 31, 32, 33, 34 y 35
Suprimir los registros: oficio motivado de solicitud de prórroga, oficio de aprobación o negación de la prórroga, memorando remisorio, certificación de recepción de la copia dura y cumplimiento de los términos, certificación de recepción del medio magnético, certificación de recepción por transferencia electrónica de datos y cumplimiento de términos, certificación de cumplimiento de términos con prórroga, certificación por fuera de términos, certificación con prórroga fuera de términos, documento que señala la solicitud de requerir, oficio del sujeto de control con la constancia del recibido y fecha y memorando de designación.
Agregar el registro certificación de la Central Única de Cuentas.
Modificación al anexo Nº 1, en su cuadro donde habla de la descripción de archivos: Resolución 05287 de 2001 de la CGR artículo 3, el cual quedará con la Resolución 024 de 2003 de la CB.

2.0

RR. 030 de mayo 21 de 2003

Cambiar las páginas 1, 4, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12 y 13.
Modificación del nombre del registro, así: Certificado de Recepción de Cuentas e informes.
En la actividad 6 se incluyeron los literales y como ejecutor Director de Informática.
a). Recepciona la cuenta enviada por el sujeto de control a través de correo electrónico.
b). Comunica a la Central de Información que la cuenta está disponible para su verificación.
Modificación redacción del literal g, así: Envíe por correo electrónico al emisor de la cuenta la certificación y listado de contenidos de la información recibida.
Modificación redacción de las actividades 9 y 10, así: Copie en el servidor (computador) asignado los archivos contenidos en los medios magnéticos recibidos clasificándolos .por sujeto de control y vigencia.
Organice y clasifique la información recibida, tanto en copia dura como en medio magnético (quemar CD).
Incorpore en la Intranet o Red de Datos de la entidad la información recibida de los sujetos de control.
Comunique al Subdirector de Servicios Administrativos que la información está disponible.
Se suprimió actividad 11.

3.0

RR. 048 de septiembre 30 de 2003

El procedimiento se modifica de conformidad con lo establecido en el procedimiento para el control de documentos internos del sistema de gestión de la calidad, adoptado mediante Resolución Reglamentaria No. 042 de noviembre 9 de 2005 y por la previsión en la expedición de la Nueva Reglamentación de Rendición Electrónica de la Cuenta.

3.0

R. R. 018 de agosto 14 de 2006

Se cambia el nombre del procedimiento así: Procedimiento para la recepción, verificación y revisión de la Cuenta.
Se eliminan los numerales 7.2 Otorgamiento de prórrogas de la rendición de la cuenta, 7.3 Recepción de información ocasional u otra información general y 7.4 Modificación e inclusión de formatos en el SIVICOF, reglamentados en la normatividad sobre rendición de cuenta por parte de los sujetos de control.
Se señalan las actividades que se realizan a través de los aplicativos implementados en la Entidad.
Se modifica el alcance.
Se incorporaron las definiciones del SIGESPRO y el SIVICOF.

4.0

R.R. 026 de diciembre 28 de 2007

Cambia de versión.
Se modifica el objetivo y se ajusta la base legal al Acuerdo 361 de 2009.
En el alcance: se incluye que la revisión de la cuenta comprende dos momentos:
La verificación de la forma, método, término y el análisis de la información reportada a través del SIVICOF por el sujeto de control, mediante la aplicación de la lista de chequeo y programa de verificación y análisis de datos.
La evaluación de los hechos relevantes en la fase de ejecución de la auditoria que conlleva a emitir un concepto breve y conciso.
Se establecen tres anexos: lista de chequeo, programa de verificación y análisis de datos y modelo de concepto sobre la revisión de la cuenta.
Se cambia en su totalidad las actividades del procedimiento al suprimir la recepción de la cuenta en medio físico.
En la actividad 2: la "CUENTA PAGO DE RECOMPENSAS", se recepciona directamente en el Despacho del Contralor de Bogotá.

4.0

R.R. 026 de diciembre 28 de 2007

Con los cambios introducidos al procedimiento se busca:
Identificar aspectos que sirvan como insumo para la auditoria, porcentajes relevantes y variaciones significativas, entre otros.
Establecer hechos relevantes producto de la revisión de la cuenta a fin de que sean incluidos en el memorando de encargo
Determinar la pertinencia de emitir advertencias fiscales y pronunciamientos, áreas críticas, selección de la muestra y alcance de las pruebas.
Documentar la apertura de procesos administrativos sancionatorios.
Soportar un concepto sobre la cuenta, para incluir en el Dictamen de auditoria.

5.0

R.R. 029 de noviembre 03 de 2009

En la actividad 1 del procedimiento, se adiciona un punto de control que estipula el tiempo para la revisión de la cuenta presentada por los sujetos de control.
Se modifica el Anexo 1 del procedimiento.

6.0

R.R. 007 de marzo 31 de 2011

PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN, VERIFICACIÓN Y REVISIÓN
DE LA CUENTA
CÓDIGO: 4019
VERSIÓN No. 6.0
FECHA: 25 de Marzo de 2011
REVISADO POR:

Contralor Auxiliar

Victor Manuel Armella Velasquez

CARGO

NOMBRE

FIRMA

APROBADO POR:

Director Técnico Planeación

Efvanni Paola Palmariny Peñaranda

CARGO

NOMBRE

FIRMA

COPIA No

NO. DE PAGINAS:

25

1. OBJETIVO
Estandarizar las actividades para la recepción, verificación y revisión del contenido de la cuenta que sobre la gestión fiscal presenta a la Contraloría de Bogotá, D.C., el responsable del sujeto de control o el particular que maneje fondos o recursos públicos distritales con el fin de determinar hechos relevantes para el control fiscal y la auditoria.

2. ALCANCE
Este procedimiento inicia con la asignación mediante memorando, a un Profesional, Líder de Auditoría o Jefe de Oficina Localidad según corresponda, la verificación de la forma, el método y el cumplimiento de los términos de la cuenta rendida por el sujeto de control y termina con la inclusión del concepto sobre la revisión y evaluación de la Cuenta en el Informe de Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Regular.
La revisión de la cuenta comprende dos momentos:
*La verificación de la forma, método, término y el análisis de la información reportada a través del SIVICOF por el sujeto de control, mediante la aplicación de la lista de chequeo y programa de verificación y análisis de datos.
*La evaluación de los hechos relevantes en la fase de ejecución de la auditoria que conlleva a emitir un concepto breve y conciso.

3. BASE LEGAL
*Constitución Política de Colombia, Artículos 268 y 272.
*Ley 42 de 1993, artículos 8 y 65.
*Decreto Ley 1421 de 1993, artículo 105.
*Acuerdo 361 de 2009.
*La (s) correspondiente (s) resolución (es) reglamentaria (s) que expida la Entidad para reglamentar la rendición de cuentas del periodo fiscal.

4. DEFINICIONES
CUENTA: Se entiende por cuenta los informes suministrados a la Contraloría de Bogotá D.C. en la forma y términos establecidos, sustentada por los documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones realizadas por los responsables del erario.

CUENTA PAGO DE RECOMPENSAS: Es la información que presentan los responsables del manejo de los recursos destinados a atender el pago de recompensas, operaciones de inteligencia, contrainteligencia y pago de información especializada que realiza la Policía Metropolitana de Bogotá, con cargo al presupuesto del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá D.C.

FORMA: Es la manera que establece la Contraloría de Bogotá D.C., para que los responsables de rendir cuenta, presenten la información respectiva.
La información que se entregue a la Contraloría, se presentará en la forma indicada en las resoluciones reglamentarias vigentes, debidamente refrendada por los responsables.

INFORMAR. Es la acción de comunicar a la Contraloría de Bogotá D.C., sobre la gestión fiscal desplegada en el manejo de fondos, bienes o recursos públicos y sus resultados de manera parcial o consolidada.

PRÓRROGA: Tiempo máximo otorgado y permitido solamente para eventos que se tipifiquen como de fuerza mayor o caso fortuito en cual deben rendir la cuenta los responsables de su rendición a la Contraloría de Bogotá D.C.

RENDICIÓN DE CUENTA. Es el deber legal y ético que tiene el servidor público, persona natural o jurídica a quien se le hayan confiado bienes o recursos del Distrito Capital, de responder e informar sobre la administración, manejo y rendimientos de fondos, bienes y/o recursos públicos asignados y sobre los resultados de su gestión en el cumplimiento del mandato que le ha sido conferido.

RESPONSABLES DE RENDIR CUENTA. Son responsables de rendir cuenta a la Contraloría de Bogotá D.C., todos los servidores públicos y las personas naturales o jurídicas que manejen y/o, administren, recauden, perciban, conserven, adquieran, enajenen, gasten, custodien, inviertan, exploten o dispongan de fondos, bienes y recursos de propiedad del Distrito Capital de Bogotá.
En particular, serán responsables de rendir cuenta, las siguientes personas:
a). El jefe de entidad, el rector de institución educativa, el agente de manejo de patrimonios autónomos o encargos fiduciarios y/o el vocero de los mismos, el liquidador, el representante legal o quien haga sus veces, de los sujetos de control de la Contraloría de Bogotá, D.C.
b). Las personas naturales o jurídicas que en virtud de una relación legal o contractual manejen, administren, recauden, perciban, conserven, adquieran, enajenen, gasten, custodien, inviertan, exploten o dispongan de fondos, bienes y recursos de propiedad del Distrito Capital de Bogotá.

REVISIÓN DE CUENTAS. Es el estudio especializado de los documentos que soportan legal, técnica financiera y contablemente las operaciones realizadas por los responsables del erario durante un período determinado, con miras a establecer la economía, la eficacia, la eficiencia y la equidad de sus actuaciones.

TÉRMINO: Tiempo máximo, establecido por la Contraloría de Bogotá D.C., para la presentación de la cuenta.

VALIDACIÓN: Es la aplicación automatizada de una serie de controles y restricciones para asegurar la integridad de la información que se requiere de los sujetos de control. Esto permite generar un reporte sobre las inconsistencias en los registros las cuales debe analizar y corregir cuidadosamente el usuario del sujeto de control para continuar con el proceso de incorporación de información o como requisito para emitir el comprobante de remisión de la información en el SIVICOF.

VERIFICAR: Confirmar que la información presentada por el sujeto de control, cumple con los requisitos especificados en las resoluciones vigentes para la rendición de la cuenta, en la forma y términos establecidos.

SISTEMA DE VIGILANCIA Y CONTROL FISCAL (SIVICOF): Sistema a través del cual se recibe electrónicamente la información de la cuenta mensual, intermedia y anual, remitida por los sujetos de control, para su validación, procesamiento y almacenamiento de manera inmediata, ágil y oportuna.
Este sistema de información se constituye en una solución integral para la vigilancia y el control fiscal, y en un insumo valioso para el proceso auditor, al permitir revisar y analizar la información y determinar el alcance de las pruebas. Así mismo, reduce el desgaste administrativo ocasionado por la permanente solicitud de información a los sujetos de control.

5. REGISTROS
-Memorando asignación verificación cuenta.
-Lista de chequeo.
-Programa de verificación y análisis de datos de la cuenta.
-Memorando remisorio o de encargo de auditoria.
-Acta de mesa de trabajo.

6. ANEXOS
Anexo 1: Lista de chequeo.
Anexo 2: Programa de verificación y análisis de datos de la cuenta.
Anexo 3: Modelo concepto sobre la rendición de la cuenta.

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

No

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

REGISTROS

PUNTO DE CONTROL Y/O OBSERVACIONES

1

DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL

Asigna mediante memorando, a un Profesional o Jefe de Oficina Localidad según corresponda, la verificación de la forma, método, término y el análisis de la información reportada a través del SIVICOF por el sujeto de control, mediante la aplicación de la lista de chequeo y programa de verificación y análisis de datos.

Memorando asignación verificación cuenta

Punto de control:
Para la revisión de la cuenta, después de recibida se contará con un tiempo máximo de:
Mensual: 10 días calendario
Intermedia: 15 días calendario
Anual: 30 días calendario

Observación:
Cuando exista auditoría regular en el sujeto de control podrá asignarse al equipo auditor la verificación de la cuenta.

2

PROFESIONAL UNIVERSITARIO O ESPECIALIZADO DE LA DIRECCIÓN SECTORIAL

Consulta en el SIVICOF para verificar en el comprobante generado por el mismo, lo siguiente:
Nombre del sujeto de control
Período de rendición (mensual, intermedia, anual u ocasional).
Vigencia (año) de la información que está presentando.
Declaración expresa que la información transmitida por el sistema corresponde a la preparada por la entidad en cada periodo de corte respectivo.

Observación:
El comprobante generado por SIVICOF se encuentra disponible en el mismo y reposa en los archivos del sujeto de control.

Punto de control: La "CUENTA PAGO DE RECOMPENSAS", se recepciona directamente en el Despacho del Contralor de Bogotá.

3

PROFESIONAL UNIVERSITARIO O ESPECIALIZADO DE LA DIRECCIÓN SECTORIAL
JEFE DE OFICINA LOCALIDAD

Diligencia la lista de chequeo para lo cual:
Determina la norma aplicable y el capítulo en que se ubica el sujeto de control para verificar, la periodicidad de la rendición y el tipo de informe (formatos y documentos) exigidos.
Verificar si el responsable de rendir cuenta solicitó prórroga. La prórroga ocurre por aprobación escrita o silencio administrativo.
Constata que se haya entregado la información completa y en los formatos establecidos.

Lista de chequeo

Observación:
La información se clasifica en: Formatos electrónicos (CB), Documentos electrónicos (CBN).
Ver anexo 1

4

PROFESIONAL UNIVERSITARIO O ESPECIALIZADO DE LA DIRECCIÓN SECTORIAL
JEFE DE OFICINA LOCALIDAD

Aplica programa de verificación y análisis de datos de la cuenta para:
Identificar aspectos que sirvan como insumo para la auditoria, porcentajes relevantes, variaciones significativas, entre otros.
Establecer hechos relevantes producto de la revisión de la cuenta a fin de que sean incluidos en el memorando de encargo.
Determinar la pertinencia de emitir advertencias fiscales.
Determinar áreas críticas, selección de la muestra y alcance de las pruebas.
Documentar la apertura de procesos administrativos sancionatorios.
Soportar un concepto sobre la cuenta, para incluir en el Dictamen de Auditoria.

Observación:
Ver anexo 2

5

PROFESIONAL UNIVERSITARIO O ESPECIALIZADO DE LA DIRECCIÓN SECTORIAL
JEFE DE OFICINA LOCALIDAD

Comunica por escrito al Director Sectorial cualquier irregularidad que observe sobre las prórrogas (si la hay) o sobre el incumplimiento de la forma y método de rendir cuenta.
Si la cuenta se encuentra de acuerdo con lo establecido, informa por escrito al Director Sectorial y adjunta el programa de verificación y análisis de datos de la cuenta y la lista de chequeo debidamente diligenciados.

Programa de verificación y análisis de datos y lista de chequeo diligenciados.

6

DIRECTOR SECTORIAL Y/O SUBDIRECTOR DE FISCALIZACIÓN Y/O JEFE DE OFICINA LOCALIDAD

Analiza el resultado:
En caso de determinar incumplimiento, aplica el procedimiento para el Proceso administrativo sancionatorio fiscal.
Incluye en el memorando de encargo los hechos relevantes producto de la revisión de la cuenta.
Solicita al sujeto de control complementar, adicionar o corregir la información reportada, en caso de ser necesario.
Solicita elaborar advertencia fiscal o pronunciamiento si es pertinente.

Observación:
Activa procedimiento para adelantar proceso administrativo sancionatorio fiscal.
No se podrá solicitar a través de ningún medio la información de la cual se dispone en el SIVICOF.
Activa procedimiento para suscribir, comunicar y realizar seguimiento a la advertencia fiscal.

7

SUBDIRECTOR DE FISCALIZACIÓN

Remite el programa de verificación y análisis de datos y la lista de chequeo diligenciados al Equipo Auditor para su revisión e insumo en el Proceso de Auditor.

Memorando remisorio o de encargo de auditoría.

8

PROFESIONAL UNIVERSITARIO O ESPECIALIZADO DE LA DIRECCIÓN SECTORIAL
JEFE DE OFICINA LOCALIDAD
(Equipo Auditor)

Evalúa dentro de la fase de ejecución de la auditoria, los aspectos relevantes identificados en la cuenta.

Acta de mesa de trabajo

9

PROFESIONAL UNIVERSITARIO O ESPECIALIZADO DE LA DIRECCIÓN SECTORIAL
JEFE DE OFICINA LOCALIDAD
(Equipo Auditor)

Incluye el concepto sobre la revisión y evaluación de la Cuenta en el Informe de Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Regular.

Observación:
El concepto será breve y conciso.
Ver anexo 3

Nota: esta lista de chequeo corresponde a lo estipulado en la Resolución Reglamentaria por la cual se prescribe la rendición de cuenta. En caso de alguna modificación a la misma, la Dirección de Planeación la actualizara y socializara los respectivos cambios.
FORMATO CODIGO: 4019001

ANEXO. 2
PROGRAMA DE VERIFICACIÓN Y ANALISIS DE DATOS DE LA CUENTA

PERIODO PAD:

PERIODO AUDITADO ( vigencia):

SECTOR:

SUJETO:

MODALIDAD DE AUDITORIA:

CICLO:

Es importante precisar que la revisión de la cuenta comprende dos momentos:
La verificación del cumplimiento de la forma, método y términos establecidos mediante la aplicación de la lista de chequeo y el análisis de datos disponibles en el Sivicof (programa), actividad que no requiere el desplazamiento a las instalaciones del sujeto recontrol y ,
La evaluación de los aspectos relevantes producto del análisis de su contenido en la etapa de ejecución de la auditoria regular.
Con estos dos elementos se emite el concepto breve y conciso sobre la cuenta que se incluye en el Informe de auditoria.

1. Objetivos
Verificar y analizar el contenido de la información presentada a la Contraloría de Bogotá, para focalizar y orientar la auditoría, analizar datos de la cuenta y direccionar los procesos de prestación de servicios Micro y Macro en procura de permitir la evaluación integral de la gestión del sujeto de control.
Analizar en tiempo real comportamientos que ameriten pronunciamientos y/o advertencias.
Aplicar el análisis vertical u horizontal a los datos para establecer porcentajes representativos que sirvan como insumo para determinar áreas críticas o aspectos relevantes para el control fiscal.

1.1. Objetivos específicos
Los que cada Dirección sectorial considere necesarios de acuerdo a los objetivos del Plan de Auditoria Distrital.

2. Muestra:
Comprende la evaluación a las cuentas consolidadas mensuales, intermedia y anual disponibles en el Sistema de Vigilancia y Control Fiscal SIVICOF, que presentan los sujetos de control, de conformidad con el procedimiento adoptado por la Contraloría de Bogotá, a fin de determinar aspectos relevantes en las operaciones que realiza el sujeto recontrol, determinar el alcance y la profundidad de pruebas en la etapa de ejecución de la auditoría y emitir un concepto breve y conciso sobre la Cuenta.

3. Responsables:
Director Técnico Sectorial
Subdirector de Fiscalización
Miembros del Equipo de Auditoría.

4. Procedimientos:

DETALLE

RESPONSABLE

FECHA
INCIO

FECHA
TERMINA

REF.
P/T

OBSERVACIONES

INFORME FINANCIERO
Presupuesto
1. Confrontar los totales con la información reportada a través del PREDIS.
2. Establezca con base en los porcentajes de ejecución presupuestal y con base en el valor de los giros, aquellos rubros que por su comportamiento irregular puedan ser de interés dentro del proceso auditor. (baja o elevada ejecución).
3. Revisar si hay concentración de recursos en bancos sin inversión y/o sin rendimientos.
4. Establezca si hay cambios relevantes respecto de la austeridad en el gasto.

Deuda Pública
1. Analice los cambios en el comportamiento de la deuda y en el contexto financiero del sujeto de control, a fin de determinar la profundidad dentro de la auditoria.

Inversiones
1. Analice la participación de las inversiones en el contexto del sujeto de control y determine la profundidad dentro de la auditoria.

Salud
1. Realice un análisis de la situación de la cartera por edades, concentración, deudor.
2. Efectúe un análisis sobre el comportamiento de las cuentas por pagar, por edades, concentración, acreedor.
3. Realice un análisis de las glosas definitivas considerando la evolución que han tenido las mismas (Teniendo en cuenta que es un factor donde se puede definir hallazgos fiscales).
4. Analice la información consignada en el formato CB-0120 informe de facturación, referente al comportamiento.

Rentas, regalías y patrimoniales
1.Realice un análisis del comportamiento de las rentas que percibe el sujeto de control.

CONTRATACIÓN
1. Identifique en que modalidad de contratos se concentra la contratación de la entidad.
2. Identifique si el objeto de los contratos es coherente con la misión institucional.
3. Establezca si existen contratos pendientes de liquidación a los cuales se les haya vencido el plazo.
4. Identifique de acuerdo con la información disponible los posibles riesgos del sujeto de control en materia de contratación.
5. Determine la frecuencia en la suscripción de actos contractuales con objetos similares o iguales.
6. Establezca la frecuencia en la celebración de contratos con un mismo contratista o proveedor.
7. Determine el porcentaje de contratos suscritos durante el último mes del año.
8. Verifique los giros de la Secretaría de Hacienda Distrital frente a la inversión.
9. Analice los avances porcentuales de inversión, para establecer el rezago presupuestal, cumplimiento del PAC.

RECURSO HUMANO
1. Analice el talento humano por niveles jerárquicos, tipos de vinculación, áreas de apoyo y misional y su evolución de un periodo a otro.
2. Establezca si hay contratos de prestación de servicios con objetos similares.
3. Establezca el número de funcionarios de planta y el número de contratistas bajo la modalidad anterior y su relación con la Misión y estructura orgánica de la entidad.

GESTIÓN
1. Verifique la existencia del Plan Estratégico institucional y su correspondencia con la misión, visión, objetivos y estrategias y el Plan de Desarrollo Distrital.
2. erifique la existencia del Plan de Acción o Plan Operativo de corto plazo y su coherencia con el Plan Estratégico y el Plan de Desarrollo Distrital.
3. Identifique los mecanismos para el seguimiento y la medición de la gestión de la entidad, su pertinencia, calidad y oportunidad.
4. Establezca si los indicadores presentados permiten evaluar los principios de la gestión fiscal (eficacia, eficiencia, economía, equidad, valoración costos ambientales)
5. Analice la ejecución presupuestal de los proyectos de inversión, determine los de mayor porcentaje de asignación, menores giros durante la vigencia.
6. Verifique la receptividad de la entidad frente a: el cumplimiento del Plan de Mejoramiento y la función de Advertencia.
7. Establezca si la gestión sobre quejas, reclamos y derechos de petición es adecuada y su concentración porcentual por asunto y tipo.
8. Analice la evolución y gestión de los procesos judiciales de la entidad.

BALANCE SOCIAL
1. Determine si el sujeto de control aplicó la metodología establecida por la Contraloria de Bogotá.

ESTADÍSTICAS
Educación
1. Determine cual es el universo de la población, la población objetivo, la población atendida y el grado de participación.

Informática
1. La entidad cuenta con un plan informático de corto y largo plazo.
2. La entidad dispone de un plan de contingencia.
3. Evalúe, tomando los inventarios de software y hardware la capacidad de la entidad frente a su misión institucional y el recurso humano.

PENSIONES
1. Evalúe el comportamiento de las diferentes situaciones administrativas relacionadas con las pensiones.
2. Establezca si hay un aumento o disminución de pensionados y sustituciones.

CONTABILIDAD
1. Realice un análisis vertical y horizontal de los Estados Contables y determine los cambios relevantes en el comportamiento de las cuentas.

2. Identifique el compartimiento de las cuentas que comprometen mayores recursos patrimoniales.
3. Con base en las notas de carácter general, especificas, el informe del Revisor fiscal e informe de Control Interno, determinar que áreas o procesos afectan los estados contables, para definir puntos críticos.

Fecha de Diligenciamiento:
CONCLUSIONES
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
EQUIPO AUDITOR (Nombres y Firmas)

SUBDIRECTOR FISCALIZACIÓN
DIRECTOR TÉCNICO
FORMATO CODIGO: 4019002

ANEXO. 3
MODELO CONCEPTO SOBRE LA RENDICION DE LA CUENTA
REVISIÓN DE LA CUENTA
Revisada la cuenta que presentó el sujeto de control correspondiente al periodo (mensual, intermedia y anual revisadas) éste dio cumplimiento en la forma, término y métodos establecidos por la Contraloría de Bogotá, D.C.
(En caso contrario enunciar si hubo prórrogas, solicitud de complemento o corrección; incumplimiento y requerimiento por parte de la Dirección Sectorial)
(Enunciar las acciones derivadas como pronunciamientos o advertencia fiscal, en caso de haberse originado en la verificación y análisis del contenido de la cuenta.)
A través de la verificación y análisis de su contenido, se establecieron las áreas críticas como insumo para el proceso auditor, las cuales fueron evaluadas en la etapa de ejecución de la auditoria con miras a establecer la economía, la eficacia, la eficiencia y la equidad de las actuaciones del gestor público. (Mencionar los aspectos que se fueron evaluados y los resultados en términos muy generales).
FORMATO CODIGO: 4019003

PROCEDIMIENTO PARA ADELANTAR AUDITORIA ESPECIAL "TRANSVERSAL"
HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSIÓN

NO. DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA

NATURALEZA DEL CAMBIO

1.0

R.R. 018 de agosto 14 de 2006

Cambia de Versión y se amplia la definición del objetivo.
Se modifica la base legal ajustándola al Acuerdo 361 de 2009.
Se ajusta la definición de Auditoria Modalidad Especial "Transversal"
Se ajusta el nombre de los Cargos de conformidad con el Acuerdo 362 de 2009.
En la descripción del procedimiento se modifican las actividades:
Actividad 1: invita a los Directores Sectoriales que teniendo sujetos a cargo sean objeto de la auditoria transversal.
Actividad 4: se adicionó un punto de control "profesionales de otras direcciones quienes durante el ejercicio de la auditoria estarán a cargo de la dirección convocante."
Actividad 5: se adicionó la observación "Cuando lo considere necesario la Dirección Sectorial convocante invitará a otras Direcciones Sectoriales para que a través de la Subdirección de Fiscalización y su equipo auditor conozca el desarrollo del proceso".
Actividad 6: adicionó la observación "Activa el procedimiento para concluir hallazgos de auditoria".

1.0

R.R. 018 de Agosto 14 de 2006

Actividad 7: adicionó la observación "Invita a las otras Direcciones Sectoriales para que conozca los resultados de la auditoria".
Actividad 9: adicionó la observación "Activa procedimiento para la conformidad, modificación y seguimiento al plan de mejoramiento."

Se creó la actividad 10 estableciendo como responsable al Director Técnico Sectorial de cuantificar los beneficios de control fiscal, activando el procedimiento para la cuantificación y comunicación de beneficios del control fiscal.

2.0

R.R. 029 de Noviembre 03 de 2009

En puntos de control – actividad 9 se establece que el seguimiento a las acciones correctivas en el plan de mejoramiento producto de la auditoría transversal, corresponde a las Direcciones Sectoriales involucradas.
En la actividad 10 se establece que los beneficios de control fiscal serán reportados por las Direcciones Sectoriales involucradas.

3.0

R.R. 015 de Mayo 05 de 2010

Se cambio la redacción de la definición de Auditoría Modalidad Especial Transversal.
En la actividad 4 del procedimiento, se adiciono como punto de control el paso a seguir en el evento que no se cuente con personal disponible de otra Dirección Sectorial y como es la comunicación de la auditoría a los sujetos de control involucrados.
En la actividad 5, se establece como punto de control la forma de articulación entre la Dirección Sectorial proponente y las Direcciones Sectoriales involucradas.

3.0

R.R. 015 de Mayo 05 de 2010

En la actividad 9, se aclara que la conformidad al plan de mejoramiento esta dada por la Dirección Sectorial proponente y el seguimiento por la Dirección Sectorial involucrada, es decir a donde se encuentra asignado el sujeto de control.

4.0

R.R. 007 de marzo 31 de 2011

PROCEDIMIENTO PARA ADELANTAR AUDITORIA ESPECIAL
"TRANSVERSAL"
CODIGO DEL PROCEDIMIENTO: 4021
VERSIÓN No. 4.0
FECHA: 25 de Marzo de 2011
REVISADO POR:

Contralor Auxiliar

Victor Manuel Armella Velasquez

CARGO

NOMBRE

FIRMA

APROBADO POR:

Director Técnico Planeación

Efvanni Paola Palmariny Peñaranda

CARGO

NOMBRE

FIRMA

COPIA No

NO. DE PAGINAS:

11

1. OBJETIVO:
Definir el método para llevar a cabo la Auditoría Modalidad Especial "Transversal" programada en el PAD cuando se considere necesaria la realización de procesos auditores con otras sectoriales y adicionalmente establecer la forma de coordinación y ejecución.

2. ALCANCE:
El procedimiento inicia con la formulación de la propuesta de la Auditoria Modalidad Especial "Transversal" por parte de la Dirección Sectorial proponente y termina con el envío del Informe de Auditoría a los sujetos de control involucrados.

3. BASE LEGAL:
*Constitución Política de Colombia, artículos 268 y 272.
*Ley 42, artículos 8 y 65.
*Decreto Ley 1421 de 1993, artículo 105.
*Acuerdo 361 de Enero 06 de 2009, artículos 50 y 51.
*Resolución Reglamentaria por la cual se agrupen por sectores y se asignen los sujetos pasivos de vigilancia y control fiscal a las Direcciones Sectoriales.

4. DEFINICIONES:
AUDITORÍA MODALIDAD ESPECIAL "TRANSVERSAL": Proceso sistemático que permite emitir informes de auditoria, advertencias fiscales, pronunciamientos globales y coherentes sobre temas, aspectos o situaciones que requieren ser evaluadas intersectorial o intrasectorialmente, que involucra sujetos o puntos de control que están bajo el control directo de otras Direcciones Sectoriales o de una misma Dirección.

INFORME DE AUDITORÍA: Documento final del Proceso Auditor que sintetiza los resultados de los objetivos definidos en el Memorando de Encargo de Auditoria y Memorando de Planeación.

5. REGISTROS:
*Memorando.
*Acta Comité Técnico Sectorial.
*Solicitud de modificación del PAD.
*Memorando de Encargo de Auditoría.
*Informe de Auditoría Especial Transversal.
*Memorando Remisorio.

6. ANEXOS:
No aplica.

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

No.

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

REGISTROS

PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES

1

DIRECTOR TECNICO SECTORIAL PROPONENTE

Formula propuesta de Auditoría Especial - "Transversal", indicando los objetivos, sujetos de control y Direcciones Sectoriales involucradas, así como el alcance, universo y tiempo a emplear.
Convoca a Comité Técnico e invita a los Directores Sectoriales que teniendo sujetos a cargo sean objeto de la auditoria transversal.

Memorando

2

DIRECTOR TECNICO SECTORIAL: PROPONENTE E
INVOLUCRADO(s)

Aprueba propuesta de Auditoría Especial "Transversal" en Comité Técnico:
Si: Continúa actividad 3.
No: Archiva.

Acta Comité Técnico Sectorial

3

DIRECTOR TECNICO SECTORIAL PROPONENTE

Solicita modificación del Plan de Auditoría Distrital –PAD y actualiza la Matriz¹ de Programación del PAS del sector en caso de no estar programada.

Solicitud de Modificación del PAD

4

DIRECTOR TECNICO SECTORIAL PROPONENTE E INVOLUCRADO(s)

Elabora Memorando de Encargo, Auditoría Modalidad Especial - "Transversal"².

Memorando de Encargo de Auditoría

Punto de control: El equipo podrá estar conformado por funcionarios de la dirección proponente y profesionales de otras direcciones quienes durante el ejercicio de la auditoria estarán a cargo de la dirección proponente.
En el evento que no se cuente con el recurso humano de las otras Direcciones Sectoriales, se solicitará a estas suministrar los insumos necesarios siempre y cuando exista grupo auditor en el sujeto de control, caso contrario, autorizara a la Dirección proponente auditar en lo pertinente al sujeto de control.
El Director Sectorial proponente comunicará a todos los sujetos de control involucrados la realización de la auditoría especial transversal.

5

PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO
(Equipo para ejecutar la auditoría)

Ejecuta Auditoría Modalidad Especial "Transversal".³

Observación: Cuando lo considere necesario la Dirección Sectorial proponente invitará a otras Direcciones Sectoriales para que a través de la Subdirección de Fiscalización y su equipo auditor conozca el desarrollo del proceso.
La Dirección Sectorial proponente informará a las Direcciones Sectoriales involucradas el desarrollo de la auditoría, mediante mesa de trabajo, remitiendo copia de las mesas de trabajo, resumen ejecutivo, etc.

6

PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO
LIDER Y/O JEFE DE OFICINA LOCALIDAD (*)

Consolida Informe de Auditoría Modalidad Especial "Transversal", clasificando los hallazgos por sujeto de control, de conformidad con los presuntos responsables.

Observación:
Activa el procedimiento para concluir hallazgos de auditoria.

7

DIRECTOR TECNICO SECTORIAL PROPONENTE
E
INVOLUCRADO(s)

Aprueba en Comité Técnico Sectorial el Informe de Auditoría Especial "Transversal.

Acta Comité Técnico Sectorial

Observación: Invita a las otras Direcciones Sectoriales para que conozca los resultados de la auditoria

8

DIRECTOR TECNICO SECTORIAL PROPONENTE
E
INVOLUCRADO(s)

Firma el Informe de Auditoría Modalidad Especial - "Transversal".

Informe de Auditoria Especial - "Transversal"

9

DIRECTOR TECNICO SECTORIAL PROPONENTE
E
INVOLUCRADO(s)

Remite el Informe a los sujetos de control involucrados.

Memorando remisorio

La conformidad al Plan de Mejoramiento es responsabilidad de la Dirección
Proponente.
Activa procedimiento para la conformidad modificación y seguimiento al plan de mejoramiento.
El seguimiento a las acciones formuladas por los sujetos de control en el plan de mejoramiento compete a las Direcciones sectoriales involucradas, es decir a la Dirección que se encuentra asignado el sujeto de control.

10

DIRECTOR TECNICO SECTORIAL PROPONENTE
EQUIPO AUDITOR DE SECTORIAL PROPONENTE

Cuantifica los beneficios de control fiscal

Memorando remisorio

Activa procedimiento para la cuantificación y comunicación de beneficios del control fiscal.

(*): Aplica para la Dirección de Desarrollo Local y Participación Ciudadana.
^{1. En la Matriz de Seguimiento de Auditoría se contabiliza como Auditoría Especial a cargo de la Dirección Proponente, con la observación de que su ejecución fue con participación de talento humano de las direcciones involucradas.
^{2. Se activan los procedimientos que le aplican a la Auditoría Especial.
^{3. Se activan los procedimientos que le aplican a la auditoria especial.}}}
NOTAS DE PIE DE PÁGINA^{1 En la modalidad de auditoria especial, los componentes de integralidad serán los relacionados con el tema específico que se pretende abordar, excepto objetivos subsectoriales. En la modalidad de auditoría a entidades con participación accionaria los componentes de integralidad seran los contenidos en el Anexo 9.
^{2 Corresponde a los lineamientos que se deben tener en cuenta en el proceso auditor y que fueron remitidos por los responsables de los demás procesos de la entidad.
^{3 Cite el (los) artículo(s) de la Constitución Política, las Leyes, los Decretos, los Acuerdos u otras disposiciones jurídicas que enmarquen el funcionamiento general de la entidad.
^{4 Cite el (los) artículo(s) de las Resoluciones, circulares, instructivos u otros actos administrativos que enmarquen el funcionamiento de los diferentes procesos de la entidad.
^{5 La evaluación del Sistema de Control Interno en los sujetos de control se realizará de conformidad con lo establecido en el procedimiento adoptado mediante Resolución Reglamentaria No. 051 de 2004, hasta la implementación definitiva del MECI por parte de cada entidad. Sin embargo, la presente metodología debe ser aplicada paralelamente a dicho procedimiento para determinar el avance en la implementación de dicho modelo.
^{6 Se debe dejar el objetivo general y específico de la auditoria.
^{7 Contraloría General de la República (2006). Guía Audite 3.0, Resolución Orgánica No. 05774 del 31 de agosto de 2006, Bogotá
^{8 Actas comité equipo de trabajo metodología
^{9 Normatividad Vigente: Ley 373 de 1997. Por la cual se establece el programa para el uso eficiente y ahorro del agua; Acuerdo 407 de 2009. Por medio del cual se promueve la conversión e instalación de equipos, sistemas e implementos de bajo consumo de agua en el Distrito Capital; Decreto 400 de 2004. Por el cual se impulsa el aprovechamiento eficiente de los residuos sólidos producidos en las entidades distritales; Ley 697 de 2001. Por el cual se fomenta el uso racional y eficiente de la energía; Decreto Nacional 895 de 2008. Por el cual se modifica y adicionan el Decreto 2331 de 2007. Sobre el uso racional y eficiente y energía eléctrica.
^{10 Es el entendido en el artículo 46 de la Ley 142 de 1994, como el conjunto de actividades de planeaciòn y ejecución, realizado por la administración de cada empresa, para lograr que sus objetivos se cumplan. No aplica la Ley 87 de 1993.
^{11 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DEL MEMORANDO DE PLANEACIÓN Y PROGRAMAS DE AUDITORÍA
^{12 IBIDEM
^{13 Definición del libro de Ciro Martínez Bencardino ESTADÍSTICAS Y MUESTREO
^{14 Definición del libro de Lincoln L. Chao ESTADÍSTICA PARA LAS CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
^{15 Definición del libro de Ciro Martínez Bencardino ESTADÍSTICAS Y MUESTREO
^{16 Tomado de la Importancia de Medir el Riesgo de Auditoría de Armando Ortiz Bojacá
^{17 Tomado de la Guía Audite 4.0 de la CGR
^{18 Adaptado de la Auditoría y Gestión de los Fondos Públicos de Francisco Julián Chico
^{19 Resoluciones Reglamentarias No. 034 de diciembre 21 de 2009, 019 de julio 8 de 2010 y 001 de enero 20 de 2011, expedidas por el Contralor de Bogotá.
^{20 Adaptado del MANUAL DE FISCALIZACIÓN PARA BOGOTÁ D.C.-MAFISBO 1.0
^{21 WWW.ECONOMIA 48.COM
^{22 IBIDEM
^{23 Investigación Total o Exhaustiva
^{24 IBIDEM
^{25 Moráguez Iglesias. Monografía: ¿Cómo seleccionar el tamaño de una muestra para una investigación educacional?
^{26 Muchos autores plantean esta probabilidad entre un 1 hasta un 25 %, otros asumen, cuando no se conoce esta variable asumir el valor máximo de 50 %. Del estudio realizado por Moráguez Iglesias se propone la siguiente tabla:
Para 3 ≤ N ≤ 19 se asume q = 0,01 (un 1 %).
Para 20 ≤ N ≤ 29 se asume q = 0,01 hasta 0,02 (del 1 al 2%).
Para 30 ≤ N ≤ 79 se asume q = 0,02 hasta 0,05 (del 2 al 5%).
Para 80 ≤ N ≤ 159 se asume q = 0,05 hasta 0,10 (del 5 al 10%).
Para N ≥ 160 se asume q = 0,05 hasta 0,20 del 5 al 20%).
^{27 Estos criterios fueron seleccionados a partir de la Metodología Delphi con expertos de la Direcciones Sectoriales de la Contraloría de Bogotá.
^{28 La información para el muestreo será tomada del SIVICOF, dado que es una herramienta ampliamente difundida y utilizada por las direcciones sectoriales según el cuestionario Delphi.
^{29 Investigación Total o Exhaustiva.
^{30 Investigación Total o Exhaustiva.
^{31 Investigación Total o Exhaustiva.
^{32 Investigación Total o Exhaustiva
^{33 Código: Las primeras cinco celdas corresponde al código de la Dirección Sectorial y/o GAF; las cuatro siguientes al consecutivo en el traslado de hallazgo que debe llevar cada Dirección Sectorial y/o el GAF y las dos restantes a los dos últimos dígitos de la vigencia en la que se traslada del hallazgo.
^{34 Si aún no se ha culminado la auditoría o actuación fiscal, se indicará la fecha de terminación prevista en el PAD, acto administrativo o norma que establezca términos.
^{35 Modelo de Acta de Mesa de Trabajo para los Equipos de Auditoría. Se podrán dejar sin diligenciar las casillas que no apliquen, conservando la estructura del modelo y de acuerdo al objetivo y orden del día.
^{36 Se puede dejar como anexo en medio magnético y/o físico al acta de mesa de trabajo
^{37 Corresponde a los soportes que amparan los hallazgos, a los documentos escritos y/o magnéticos aportados por los auditores que luego de aprobados harán parte del informe de auditoría u otra información importante. Si los soportes hacen parte de los papeles de trabajo, en el acta se hará mención de ellos, indicando la información que los identifica.
^{38 Por línea o componente de integralidad}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}^{39 Código: Las primeras cinco celdas corresponde al código de la Dirección Sectorial y/o GAF; las cuatro siguientes al consecutivo en el traslado de hallazgo que debe llevar cada Dirección Sectorial y/o el GAF y las dos restantes a los dos últimos dígitos de la vigencia en la que se traslada del hallazgo.
NOTA: Publicada en el Registro Distrital 4628 de abril 4 de 2011.}}}}}

RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

Secretaría Jurídica Distrital

Resolución Reglamentaria 7 de 2011 Contraloría de Bogotá D.C.

Secretaría
Jurídica Distrital