RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

De acuerdo con sus competencias constitucionales y legales, corresponde a los órganos de control, emprender las acciones necesarias para la protección del interés público general y la salvaguarda de los recursos públicos.

En este sentido, el numeral 36, del artículo 7 del  Decreto Ley 262 de 2000, fija como función del Procurador General de la Nación, como supremo director del Ministerio Público, la expedición de directivas y circulares que resulten conducentes para el ejercicio de las funciones públicas y para prevenir la comisión de faltas disciplinarias de los servidores públicos.

La Ley 951 de 2005, (por la cual se crea el acta de Informe de gestión), fija las normas generales para la entrega y recepción de los asuntos y recursos públicos del Estado colombiano, establece la obligación para que los servidores públicos en el orden nacional, departamental, distrital, municipal y metropolitano en calidad de titulares y representantes legales, así como los particulares que administren fondos o bienes del Estado presenten al separarse de sus cargos o al finalizar la administración, según el caso, un informe a quienes los sustituyan legalmente en sus funciones¹, de los asuntos de su competencia, así como de la gestión de los recursos financieros, humanos y administrativos que tuvieron asignados para el ejercicio de sus funciones; norma aplicable a todas las Ramas del Poder Público, a saber: Legislativa, Ejecutiva y Judicial en el orden  nacional, departamental, distrital, municipal y metropolitano en calidad  de titulares y representantes legales, así como los particulares que manejen fondos o bienes del Estado².

Así mismo, la Resolución No 05544 de 2003, modificada por la Resolución Orgánica 5674 de 2005³, reglamenta la rendición de cuentas o su revisión y unifica la información que los responsables del manejo de fondos o bienes de la nación, presentan a la Contraloría General de la República.

Por tal razón, la presentación de los resultados de gestión a la nueva administración y a la comunidad, debe consultar los principios de eficacia y eficiencia, con apoyo en indicadores cuantitativos y cualitativos verificables que señalen el nivel de cumplimiento de lo programado en los Planes de Desarrollo, utilizando las metodologías definidas por el Departamento Nacional de Planeación —DNP- y demás autoridades del Gobierno Nacional.

Para el efecto, el proceso de empalme, definido como el proceso formal, en el cual las partes deberán dejar constancia- escrita de cada una de sus etapas, de las metodologías adoptadas, los cronogramas apIicados y demás aspectos que permitan garantizarla transparencia y publicidad deI proceso, será responsabilidad de los respectivos mandatarios saliente y entrante, por tal ratón, el Procurador General de la Nación, insta para que el proceso se inicie de forma inmediata después de las elecciones. En consecuencia, los mandatarios definirán los responsables mediatos y equipos de trabajo, así como el cronograma a desarrollar.

No obstante, se recuerda que aplicando el principio de planeación y con el fin de garantizar la buena gestión del recurso público, el Mandatario saliente deberá realizar actividades previas de organización de la información y preparación del empalme.

Para garantizar el adecuado seguimiento preventivo y el cumplimiento del proceso de empalme, los mandatarios, saliente y entrante, deberán informar a la respectiva Procuraduría Regional, Provincial y/o Distrital, los nombres de los_. funcionarios o particulares que liderarán en su nombre el proceso y sus equipos de trabajo, con indicación de sus identidades, direcciones, teléfonos y correos electrónicos.

Con fundamento en las consideraciones anotadas y en cumplimiento de la función misional, la Procuraduría General de la Nación, como representante de la sociedad y en defensa de los recursos públicos, recuerda a los Alcaldes(Sic), gobernadores y mandatarios electos, que el proceso de empalme e informe de gestión debe contener como mínimo los siguientes aspectos

1. Estructura Orgánica de la entidad territorial, planta de personal, plan de cargos, clasificación de los empleos y tipos de vinculación, así como el informe de las situaciones administrativas de los servidores públicos vinculados a la fecha de entrega. (copia de los actos administrativos que la establecen, reformas (sic) o complementan).

2. Informe por cada una de las vigencias fiscales, período 2008-2011, de la situación contable y de recursos y del inventario de los bienes muebles e inmuebles recibidos y entregados, debidamente actualizados.

3. Informe de los presupuestos aprobados, adicionados y ejecutados por cada vigencia de los años 2008 a 2011.

4. Informe integral de avance y copia de los programas, estudios, proyectos, contratos y convenios en estudio, ejecución, interventoría  y supervisión.

5. Informe sobre el Banco de Proyectos, que deberá estar debidamente organizado e inventariado.

6. Entregarán  copia de los reglamentos y manuales internos.

7. Inventario de archivos, consecutivo de actos administrativos, contratos, oficios y correspondencia recibida y enviada de la respectiva entidad.

8. Informe sobre el déficit o superávit de cada unos de los sectores de inversión o de los gastos de funcionamiento, con indicación de sus causas y posibles soluciones.

9. Informe sobre la garantía y protección de los derechos fundamentales de los niños, las niñas y adolescentes en cumplimiento a la Ley 1098 de 2006 (Código de Infancia y Adolescencia) y de los jóvenes según la Ley 375 de 1997, buscando así el cumplimento de los objetivos del milenio.

10. Informe de los programas sociales, relacionados con la poblacion en condición de vulnerabilidad, discapacidad, ancianos y mujeres cabeza de hogar.

11. Informe del estado y contenido de los Sistemas de Identificacion de Beneficiarios - SISBEN - y de cada uno de los programas que usan el sistema de identificación, (Régimen Subsidiado en Salud, Red Hospitalaria, Familias en Acción, Desayunos Infantiles, Comedores Comunitarios o Complementación Alimentaria al Adulto Mayor, Protección Social al Adulto Mayor, Subsidiados en Vivienda, Programas Educativos, etc...)

12. Plan local de salud pública y/o programas, proyectos y documento referido a la organización de Red de Prestación de Servicios de Salud, al cual se encuentre vinculado.

13. Informes del estado financiero y de organización de los prestadores de servicios de salud a su cargo.

14. Informe del estado financiero y de organización de los establecimientos públicos descentralizados de la entidad territorial. (Empresas de Servicios Públicos,  Sociedades Públicas y de Economía Mixta, Institutos, Fondos Autónomos y otros).

15. Planes y gestión territorial dirigida a la Protección de los Derechos Humanos y la prevención del desplazamiento forzado, la desaparición y mecanismos de búsqueda urgente.

16. Planes locales de protección del medio ambiente con énfasis en las zonas de especial protección ambiental, de recarga y recurso y hídrico.

17. Planes de seguridad ciudadana y de los programas orientados a la prevención del delito.

18. Aspectos generales relacionados con el desarrollo administrativo y social de la entidad territorial y sus comunidades, con prestación de la documentación o situación que soporta su análisis.

19. Estado actual y evaluación del Plan de Ordenamiento Territorial y de los Planes de Manejo de las Cuencas Hidrográficas que le correspondan.

20. Plan Territorial de Atención y Prevención de Emergencias y Desastres y documentos de evaluación del riesgo en su jurisdicción.

21. Avance de proyectos y programas relacionados con la emergencia invernal del año 2010-2011, personas atendidas, recursos aplicados y evolución material de las obras o de los procesos de atención.

22. Planes locales tendientes a la legalización y control de la minería informal y a su disminución, así como aquellos tendientes a la vigilancia de la minería formal, enunciando las zonas excluidas de esa actividad.

23. Capítulo especial sobre el tema de desplazamiento (Auto 383 de 2010 Corte Constitucional) que contenga censo, diagnóstico, acciones adelantadas, prevención, protección, balance y logros en la implementación del Programa Integral Único, empleado excepcionalmente por las entidades territoriales para coordinar esfuerzos en la poblacion desplazada.

24. Informe de(sic) estado actual y avances de las obras del Plan Departamental de Aguas, así como, de las estrategias y esquemas diseñados dentro de la politica para la prestación sostenible y eficiente del servicio público de agua potable y saneamiento básico en el ente territorial.

25. Relato de los planes de vivienda en ejecución o en trámite, su estado actual y los compromisos de la entidad territorial en la materia.

26. Análisis y reporte actualizado de la situación en el sector educativo, con referencia al número de matrículas y recursos asignados por el Sistema General de Participaciones, mediante documento Conpes, e informe de las inversiones y gastos en Calidad, Gratuidad y Alimentación(Sic) escolar durante el periodo constitucional.

27. Informe sobre la situación actual e implementación del Modelo Estándar de Control Interno - MECI

28. Situación del despacho y de cada una de las dependencias, secciones, coordinaciones y áreas, estableciendo inventarios de temas, trámites en proceso, correspondencia atendida y pendiente y demás diligencias pendientes.

De otra parte, se recuerda a los gobernantes territoriales, la obligación de ajustarse a las disposiciones contenidas en la Ley 951 de 2005, que entre otros aspectos señala:

1. Los servidores públicos y particulares que cumplan funciones públicas deben entregar "acta de informe de gestión", remitiéndose adicionalmente al reglamento y/o manual de procedimientos de cada entidad.

2. El término para rendir el informe de que trata la presente ley, deberá ser de quince (15) días hábiles luego de haber salido del cargo.

3. El servidor público entrante debe recibir el acta de informe respectiva y revisar su contenido dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes.

4. El servidor público entrante al tomar posesión del cargo firmará el acta de recibido del informe de gestión con dos (2) testigos y de ser el caso, la suscribirán los servidores públicos que asistan nombrados por los órganos de control y vigilancia.

5. El titular de la dependencia comunicará a los órganos de control interno los nombres de los servidores públicos en quienes recaigan las obligaciones establecidas en la ley, dentro de los treinta (30) días siguientes a la recepción del despacho.

Los Administradores territoriales salientes no se podrán abstener de presentar el informe de gestión y suscribir las respectivas actas de entrega en el marco de la normatividad ya citada, quienes incumplan esta obligación podrían incurrir en falta disciplinaria por omisión al deber funcional, tal como lo señalan los numerales 1 y 2, del artículo 34 de la Ley 734 de 2002.

Además, se les recuerda a los actuales administradores que de conformidad con lo prescrito en el artículo 39 de la ley 152 de 1994, es obligación de la administración saliente dar información pertinente y oportuna para la elaboración del Plan de Desarrollo de las administraciones entrantes.

De otra parte, los ciudadanos electos, una vez posesionados podrán responder por falta de previsión y en particular por incumplimiento de los actos administrativos preparatorios, derivados de la falta de gestión en el proceso de empalme, pues a través de los cuales, se podrá garantizar una mejor planeación y gestión administrativa, así como una adecuada protección de los recursos públicos.

Finalmente, se dispone que las Procuradurías Regionales, Provinciales y Distritales, bajo la dirección de la Procuraduría Delegada para la Descentralización y las Entidades Territoriales, realicen un estricto seguimiento al cumplimiento de un proceso adecuado de empalme y del trámite de las actas de entrega en todas sus etapas.