RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA 045 DE 2013

(Noviembre 7)

 Derogada por el art. 6, Resolución Contraloría Distrital 009 de 2015

Por la cual se adopta la nueva versión de procedimiento del Proceso de Vigilancia y Control a la Gestión Fiscal de la Contraloría de Bogotá D.C. y se dictan otras disposiciones.

EL CONTRALOR DE BOGOTÁ D.C.

En ejercicio de sus atribuciones constitucionales, legales y las conferidas por el Acuerdo 519 de 2012 y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con los literales b) y l) del artículo 4 de la Ley 87 de 1993 “Por la cual se establecen normas para el ejercicio de control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones”, se deben implementar como elementos del sistema de control interno institucional procedimientos para la ejecución de procesos y simplificación y actualización de normas y procedimientos.

Que el Modelo Estándar de Control Interno MECI, adoptado en la Contraloría de Bogotá mediante Resolución Reglamentaria Nº 013 de junio 12 de 2006, contiene entre otros elementos de control del subsistema de control de gestión, los procedimientos conformados por el conjunto de especificaciones, relaciones y ordenamiento de tareas requeridas para cumplir con las actividades de un proceso controlando acciones que requiere la operación de la Contraloría de Bogotá y el manual de procedimientos como una guía de uso individual y colectivo que permite el conocimiento de la forma como se ejecuta o desarrolla su función administrativa, propiciando la realización del trabajo bajo un lenguaje común a todos los servidores públicos.

Que el Concejo expidió el Acuerdo 519 del 26 de diciembre de 2012: “Por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá, D. C., se modifica su estructura orgánica e interna, se fijan las funciones de sus dependencias, se modifica su planta de personal y se ajustan el sistema de nomenclatura y los grados de la escala salarial de la planta de personal y se dictan otras disposiciones”, en su artículo 6º establece: “En ejercicio de su autonomía administrativa le corresponde a la Contraloría de Bogotá, D.C., definir todos los aspectos relacionados con el cumplimiento de sus funciones en armonía con los principios consagrados en la Constitución, las Leyes y en este Acuerdo”.

Que el numeral 9 del artículo 38 del precitado Acuerdo, establece como una de las funciones de la Dirección de Planeación: “Realizar estudios, propuestas e investigaciones de carácter técnico sobre desarrollo administrativo, métodos de trabajo, simplificación, agilización y modernización de trámites y procedimientos y demás asuntos relacionados con la organización, tendientes al mejoramiento de la gestión y de los demás sistemas implementados en la entidad.”

Que mediante Resolución Reglamentaria Nº 030 de Diciembre 28 de 2012 “Por la cual se adopta la nueva versión de documentos y procedimientos relacionados con el Proceso de Prestación de Servicio Micro de la Contraloría de Bogotá y se dictan otras disposiciones”, se adoptó la versión 9.0 del Procedimiento para la Elaboración, seguimiento y Actualización del Plan de Auditoría Distrital – PAD.

Que mediante Resolución Reglamentaria No 020 del 09 de mayo de 2013, se adoptó la nueva versión del Manual del Sistema Integrado de Gestión de la Contraloría de Bogotá, D.C., dentro del cual se modificó el nombre del Proceso de Prestación de Servicio Micro por Proceso de Vigilancia y Control a la Gestión Fiscal.

Que con el fin de dar mayor coherencia, celeridad y oportunidad al ejercicio del control fiscal se hace necesario suprimir pasos que no dan valor agregado a la vigilancia y control a la gestión fiscal, modificar nombre de procedimiento, así como incorporar aspectos determinados por la Contraloría General de la República en la Guía de Auditoria para las Contralorías Territoriales - GAT, documento elaborado a través del Sistema Nacional de Control Fiscal SINACOF en cumplimiento al artículo 130 de la Ley 1474 de 2011 “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”, como herramienta para el ejercicio de la función de control fiscal en el nivel territorial.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO. Modificar el nombre del “Procedimiento para la elaboración, seguimiento y actualización del plan de Auditoria Distrital - PAD” por “Procedimiento para la elaboración y actualización del Plan de Auditoria Distrital - PAD”.

ARTÍCULO SEGUNDO. Adoptar la nueva versión del siguiente procedimiento del Proceso de Vigilancia y Control a la Gestión Fiscal.

ARTÍCULO TERCERO. Es responsabilidad de la Dirección de Planeación gestionar la simplificación, agilización y modernización de los procedimientos que se adoptan, para garantizar el mejoramiento de la gestión y del sistema que se implemente en la Entidad.

ARTÍCULO CUARTO. Es responsabilidad de los Directores Técnicos, Subdirectores de Fiscalización y Gerentes velar por la divulgación, actualización y mejoramiento de los procedimientos adoptados.

ARTÍCULO  QUINTO. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial el numeral 4 del artículo tercero de la Resolución Reglamentaria Nº 030 de Diciembre 28 de 2012.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D. C., a los 7 días del mes de noviembre del año 2013.

DIEGO ARDILA MEDINA

Contralor de Bogotá D.C.

FECHA:

1. OBJETIVO:

Establecer las actividades para la elaboración y actualización del Plan de Auditoria Distrital - PAD como herramienta que permite la programación del Proceso de Vigilancia y Control a la Gestión Fiscal.

2. ALCANCE:

El procedimiento contempla la Elaboración y actualización del PAD.

La elaboración inicia con el análisis de los insumos, con el fin de establecer los sujetos a auditar, la modalidad de auditoria, los recursos (talento humano y tiempo) y resultados esperados y termina con la publicación del PAD en la Intranet de la Contraloría y el registro de la información en el Plan Nacional de Auditorias (PNA) del SINACOF.

La actualización del PAD inicia con la presentación al Director Técnico Sectorial de la propuesta de modificación del PAD y termina con la publicación del PAD actualizado, identificando la versión y la vigencia, en la Intranet de la Contraloría y el registro de los ajustes del PAD en el Plan Nacional de Auditorias (PNA) del SINACOF.

3. BASE LEGAL

Ver normograma

4. DEFINICIONES:

ACTUALIZACIÓN DEL PAD. Conjunto de actividades que tiene como propósito incluir, excluir, modificar la programación contenida en el PAD.

AUDITORÍA GUBERNAMENTAL. Es un proceso sistemático que acorde con normas de auditoría del proceso auditor territorial compatibles con las generalmente aceptadas vigentes, evalúa la gestión y los resultados fiscales mediante la aplicación de los sistemas de control fiscal, para determinar el cumplimiento de los principios fiscales en la prestación de servicios o provisión de bienes públicos en desarrollo de los fines esenciales del Estado, de manera que le permita a la contraloría territorial fundamentar sus pronunciamientos, opiniones y/o conceptos.

LINEAMIENTOS DE LA ALTA DIRECCIÓN. Orientaciones generales dadas por el Contralor de Bogotá y su equipo directivo tendientes a lograr las políticas y objetivos del plan estratégico institucional, las cuales deberán observarse para la elaboración, revisión, aprobación y modificación de los planes, buscando asegurar la armonización, integración y articulación de todos los procesos.

MODALIDADES DE AUDITORIA. Con el propósito de asegurar los niveles de eficacia, eficiencia y efectividad en la vigilancia y control a la gestión fiscal, se podrán aplicar, entre otras, las siguientes modalidades de auditoria:

* Auditoría regular: permite proferir un dictamen integral conformado por la opinión de los estados contables y el concepto sobre la gestión y los resultados, para emitir el pronunciamiento sobre el fenecimiento o no de la cuenta. Implica la ejecución de un trabajo integral aplicando de manera simultánea y articulada los sistemas de control fiscal.

Cada contraloría territorial establecerá los criterios de selección de los entes a auditar bajo esta modalidad (GAT 2012).

* Auditoría especial: evalúa políticas, asuntos, programas, proyectos, procesos, áreas o actividades de carácter específico o transversal, de interés o relevancia con el propósito de emitir un concepto u opinión sobre lo evaluado.

Nota: a través de esta modalidad de auditoría se podrá hacer seguimiento a los planes de mejoramiento. (GAT 2012).

* Visita Fiscal: Actuación adelantada por las direcciones sectoriales de fiscalización de la Contraloría de Bogotá D.C. y la Dirección de Reacción Inmediata, mediante la cual un equipo de auditoria, se desplaza a las instalaciones del sujeto de control, con el fin de ejercer un control fiscal oportuno sobre posibles situaciones irregulares que afecten o pongan en riesgo el erario público Distrital.

SINACOF. Es el conjunto de organismos, políticas, principios, normas, métodos, procedimientos, herramientas tecnológicas y mecanismos, estructurados lógicamente, que permiten la armonización, unificación y estandarización del proceso de control fiscal; la coordinación de acciones, la integración y el fortalecimiento de los entes de control fiscal; para el ejercicio de la vigilancia de la gestión fiscal de las entidades públicas y de los particulares que manejan fondos y bienes públicos. (art. 1 Resolución Orgánica 6193 de 2010, expedida por la CGR).

PLAN DE AUDITORIA DISTRITAL PAD. Documento que consolida la planeación del Proceso de Vigilancia y control a la gestión fiscal en los sujetos de control de competencia de la Contraloría de Bogotá, D.C.

PLAN NACIONAL DE AUDITORIA PNA. Programación anual armonizada y articulada entre la Contraloría General de la República y los organismos de control fiscal del orden territorial, para el ejercicio independiente y autónomo del control fiscal micro de las Contralorías en todo el país. (art. 5 Resolución Orgánica 6193 de 2010, expedida por la CGR).

SINACOF. Conjunto de organismos, políticas, principios, normas, métodos, procedimientos, herramientas tecnológicas y mecanismos, estructurados lógicamente, que permiten la armonización, unificación y estandarización del proceso de control fiscal; la coordinación de acciones, la integración y el fortalecimiento de los entes de control fiscal; para el ejercicio de la vigilancia de la gestión fiscal de las entidades públicas y de los particulares que manejan fondos o bienes públicos.

5. ANEXOS:

* Anexo 1: Modelo matriz de formulación PAD

* Anexo 2: Estructura Plan de Auditoria Distrital PAD

* Anexo 3: Solicitud de Modificación del PAD.

6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

6.1 ELABORACION DEL PAD

6.2. ACTUALIZACIÓN DEL PLAN AUDITORIA DISTRITAL PAD

7. ANEXOS

Anexo 1

MATRIZ DE FORMULACIÓN PAD

DIRECCIÓN SECTOR: _______________________

Aprobación:

Instrucciones de diligenciamiento

(1) No. Registre el número consecutivo de la relación de auditorias.

(2) SUJETO DE CONTROL: Relacione el nombre del sujeto de control fiscal, de conformidad con la norma vigente.

(3) PRESUPUESTO EJECUTADO VIGENCIA ANTERIOR ($pesos). Determine el presupuesto ejecutado por la entidad en la vigencia anterior. Esta solamente aplica para el caso de las auditorias regulares.

(4) GRUPO. Registre el grupo al cual pertenece el sujeto de control de acuerdo con las siguientes consideraciones:

GRUPO I. Sujetos de vigilancia y control fiscal que administran o manejan recursos públicos del Distrito Capital y su composición presupuestal y patrimonial está conformada en un ciento por ciento (100%) y aquellos cuya composición de su capital correspondiente al Distrito Capital sea igual o superior al cincuenta por ciento (50%).

GRUPO II. Sujetos de vigilancia y control fiscal con participación directa o indirecta del Distrito Capital, inferior al cincuenta por ciento (50%) y los particulares, las entidades o empresas que administren, manejen o inviertan recursos públicos.

(5) MODALIDAD DE AUDITORIA: Indique la modalidad de auditoría practicada (Regular o Especial).

(6) NOMBRE AUDITORIA ESPECIAL: Establezca el nombre de la auditoria especial.

(7) FECHA PROGRAMADA DE INICIO. Indique la fecha de inicio de la auditoria desde el inicio de la fase de planeación.

(8) FECHA PROGRAMADA DE TERMINACIÓN. Indique la fecha programada de terminación de la auditoria.

(9) AUDITORES PROGRAMADOS. Indique el número de auditores programados para adelantar el ejercicio auditor.

(10) JUSTIFICACIÓN DE LA PROGRAMACIÓN DE LA AUDITORIA. Soportar técnicamente los resultados esperados de la auditoria y las razones por las cuales se escoge esa línea de control fiscal, especialmente para el caso de las auditorias especiales.

CONTENIDO

INDICE

INTRODUCCIÓN. Sección inicial cuyo propósito principal es contextualizar el contenido y alcance del Plan, debe incluir como mínimo la articulación con el Plan Estratégico y al final el número y fecha del acta de Comité Directivo en el cual se aprobó el Plan.

Al leer la introducción deberá hacerse una idea sobre el contenido del documento.

1. OBJETIVOS Y LINEAMIENTOS

Se enuncian de manera sucinta los principales objetivos y estrategias contemplados en los lineamientos de la alta dirección, los requerimientos de los Procesos de Estudios de Economía y Política Pública y de Participación Ciudadana.

2. RESULTADOS DEL PROCESO DE VIGILANCIA Y CONTROL A LA GESTIÓN FISCAL – Vigencia Anterior (indicando la fecha de corte de la información).

* Cobertura del Control fiscal

* Hallazgos de Auditoria

* Indagaciones Preliminares

* Función de Advertencia

* Procesos Administrativos Sancionatorios

* Beneficios del Control Fiscal

* Pronunciamiento de la Gestión Fiscal

3. PROGRAMACIÓN PLAN DE AUDITORIA PAD.

Horizonte del Plan. Lapso que comprende el plan.

Cubrimiento Presupuestal. Análisis del presupuesto del distrito frente a la acción fiscalizadora programada

Cobertura Sujetos de Control. Análisis de la cobertura de los sujetos de control

Modalidad de Auditorias. Porcentaje de auditorias por modalidad.

Recursos. Criterios que se tuvieron en cuenta para asignar los recursos de tiempo y humanos en la conformación de los equipos de auditoria; determinar el número de funcionarios disponibles por nivel en la dirección sectorial y su asignación (Anexo Matriz de Administración del Talento Humano).

Matriz de formulación del PAD. Incluir la matriz de formulación como Anexo.

ANEXO 3

SOLICITUD DE MODIFICACION DEL PAD

Dirección Sector____________________ Fecha _________________

8 CONTROL DE CAMBIOS

NOTAS DE PIE DE PÁGINA:

1 Ley 190 del 6 de junio de 1995, “Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la Administración Pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa”.

2 (I, E, P, CN): I Inclusión de actuación. E = Exclusión de actuación. P = Prórroga ó modificación de fechas de inicio ó de terminación. CN = Cambio de nombre.

NOTA: Publicada en el Registro Distrital 5236 de noviembre 8 de 2013