La Secretaría Jurídica Distrital aclara que la información aquí contenida tiene exclusivamente carácter informativo,
su vigencia está sujeta al análisis y competencias que determine la Ley o los reglamentos. Los contenidos están en
permanente actualización.
“Por la cual se adoptan algunos documentos del Sistema Integrado de Gestión – SIG de la Contraloría de Bogotá D.C. y se dictan otras disposiciones”.
EL CONTRALOR DE BOGOTÁ, D. C.
En ejercicio de sus atribuciones legales, en especial las conferidas en el artículo 6° del Acuerdo 519 de 2012; y
CONSIDERANDO:
Que de conformidad con el Artículo 269 de la Constitución Política de Colombia, es obligación de las autoridades públicas, diseñar y aplicar en las entidades públicas, métodos y procedimientos de control interno, según la naturaleza de sus funciones, de conformidad con lo que disponga la ley.
Que el Concejo de Bogotá expidió el Acuerdo 519 de 2012, por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá, D. C., que en su artículo 6º establece: “En ejercicio de su autonomía administrativa le corresponde a la Contraloría de Bogotá, D.C., definir todos los aspectos relacionados con el cumplimiento de sus funciones en armonía con los principios consagrados en la Constitución, las Leyes y en este Acuerdo”.
Que el artículo 38, en su numeral 9 del precitado Acuerdo, establece como una de las funciones de la Dirección de Planeación: “Realizar estudios, propuestas e investigaciones de carácter técnico sobre desarrollo administrativo, métodos de trabajo, simplificación, agilización y modernización de trámites y procedimientos y demás asuntos relacionados con la organización, tendientes al mejoramiento de la gestión y de los demás sistemas implementados en la Entidad”.
Que mediante Decreto 943 del 21 de mayo de 2014 seadoptó la actualización del Modelo Estándar de Control Interno para el estado Colombiano – MECI, en el cual se determinan las generalidades y estructura necesaria para establecer, implementar y fortalecer un Sistema de Control Interno en las entidades y organismos obligados a su implementación, de acuerdo con los dispuesto en el artículo 5ª de la Ley 87 de 1993, el Modelo se implementará a través del Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno, y es de obligatorio cumplimiento y aplicación para las entidades del Estado.
Que atendiendo lo dispuesto en el Decreto 943 del 21 de mayo de 2014, la Contraloría de Bogotá D.C. expidió la Resolución 034 de noviembre 5 de 2014, “Por la cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno MECI en la Contraloría de Bogotá D.C.”
Queel Módulo Control de Planeación y Gestión, Componente Direccionamiento Estratégico, contiene entre otros Elementos de control, el Modelo de Operación por Procesos, que permite contar con una estandarización de las actividades necesarias para dar cumplimiento a lamisión y objetivos, lo cual permite, que su operación se realice de manera continua, garantizando la generación de productos o servicios.
Que mediante Resolución Reglamentaria No. 033 del 31 de octubre de 2014 se adoptó la nueva versión del Procedimiento para el Control de Documentos del Sistema Integrado de Gestión - SIG.
Que en el Informe consolidado de Auditoría Interna de calidad del Sistema Integrado de Gestión, se observaron algunas actividades claves de la caracterización de los Procesos de Estudios de Economía y Política Pública y Gestión de Recursos Físicos.
Que mediante Resolución Reglamentaria 020 del 9 de mayo de 2013, se adoptaron algunos documentos del Sistema Integrado de Gestión - SIG de la Contraloría de Bogotá D.C., entre ellos la nueva versión de las Caracterización de los procesos que integran el Sistema Integrado de Gestión - SIG.
Que mediante Resolución Reglamentaria No. 041 del 25 de octubre de 2013, se adoptó la nueva versión de algunos documentos del Proceso de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva, entre ellos la Caracterización de dicho Proceso.
Que teniendo en cuenta el concepto de mejora establecido en las Normas Técnicas de Calidad NTC ISO 9001:2008 NTC GP 1000:2009, es necesario ajustar las caracterizaciones de los procesos del SIG a la nueva estructura definida en el Procedimiento para el Control de Documentos del SIG y subsanar la observación a la caracterización de los Procesos de Estudios de Economía y Política Pública y Gestión de Recursos Físicos.
RESUELVE:
ARTÍCULO PRIMERO. Adoptar la nueva versión de los siguientes documentos del Sistema Integrado de Gestión – SIG:
ARTÍCULO SEGUNDO. Es responsabilidad de la Dirección de Planeación gestionar la simplificación, agilización y modernización del procedimiento que se adopta, para garantizar el mejoramiento de la gestión y del sistema que se implemente en la Entidad.
ARTÍCULO TERCERO. Es responsabilidad de los Directores, Subdirectores, Jefes de Oficinas y Gerentes, velar por la administración y divulgación de los documentos adoptados.
ARTÍCULO CUARTO. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial los numerales 1 a 6 y 8 a 12 del artículo 3º de la Resolución Reglamentaria No. 020 del 9 de mayo de 2013 y el numeral 1º del artículo 6º de la Resolución Reglamentaria 041 del 25 de octubre de 2013.
PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.
Dada en Bogotá, D. C. a los 31 días del mes de diciembre de 2014.
DIEGO ARDILA MEDINA
Contralor de Bogotá D.C.
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO - PDE
Código formato: PDG-01-004
Código documento:PDE-010
Versión: 10.0
Página 1 de 7
FECHA: diciembre 31 de 2014
Aprobó elaboración o modificación
Revisión técnica
Firma:
Firma:
Nombre: Gabriel Guzman Useche
Nombre: Ximena Salazar Quintero
Cargo: Contralor Auxiliar EF
Cargo: Director Técnicode Planeación EF
CARGO DEL RESPONSABLE DEL PROCESO:
Contralor Auxiliar.
Secretaría Técnica: Dirección de planeación
DEPEDENCIAS QUE INTEGRAN EL PROCESO:
Despacho del Contralor de Bogotá.
Despacho del Contralor Auxiliar.
Dirección de Planeación.
OBJETIVO DEL PROCESO:
Difundir la orientación estratégica de la entidad de conformidad con las disposiciones legales vigentes, a través de la implementación de políticas, estrategias, lineamientos, objetivos y metas, para el cumplimiento de la misión institucional.
ALCANCE:
El Proceso de Direccionamiento Estratégico inicia con la formulación y difusión de la orientación estratégica y termina con la implementación de acciones preventivas, correctivas y de mejora que aseguren la eficacia al sistema.
BASE LEGAL:
Acuerdo 519 de 2012.por el cual se dictan normas sobre organización y el funcionamiento de la Contraloría de Bogotá D.C.
Norma NTC - ISO 9000:2005. Norma Internacional, Sistema de Gestión de la Calidad – Fundamentos y Vocabulario.
Norma NTC-ISO 9001:2008. Norma Internacional - Requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad.
Norma NTCGP 1000:2009. Noma Técnica de Calidad en la Gestión Pública.
NTD-SIG 001:2011. Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las entidades y organismos distritales.
Decreto No. 943 de 2014 “Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno – MECI”.
Componentes del MECI-2014: 1.1, 1.2, 1.3, 2.1, 2.2, 3.
DESCRIPCION DEL PROCESO
VERIFICAR:
Indicadores.
Auditorias Internas de Calidad.
Auditorias Externas.
Autoevaluación.
Informe de evaluación independiente del sistema de control interno.
Revisión por la Dirección.
Peticiones, quejas, sugerencias y reclamos.
Informe de Gestión del Proceso.
Informe de Gestión del Sistema Integrado de Gestión.
Informe de Seguimiento Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora.
ACTUAR:
Planes de Mejoramiento:
Acciones Correctivas.
Acciones Preventivas.
Acciones de Mejora.
CONTROL DE CAMBIOS
Versión
No. Del Acto Administrativo que lo adopta y Fecha
Descripción de la modificación
1.0
R.R. 018 de 14 de marzo de 2003
Matriz de Descripción del Proceso: No están claramente definidas las “ENTRADA/INSUMO” y “SALIDA” de cada una de las fases del proceso (Planear, Hacer, Verificar y Actuar); además es necesario determinar con precisión los clientes internos o externos de cada uno de los productos o resultados. Las salidas de cada una de las actividades claves del proceso deben ser insumos de una actividad del proceso destino u otra actividad del mismo proceso.
Matriz de Responsabilidad y Comunicaciones:es necesario dar la suficiente claridad en la parte de “RESPONSABILIDAD” así como en la de “COMUNICACIONES” y “REGISTRO” observando la relación con los procedimientos adoptados que hacen parte del proceso y los requisitos de la norma ISO 9001:2000
2.0
R.R. 032 de 29 de mayo de 2003
Matriz de Descripción del Proceso: Se corrigió redacción de los insumos y de actividades claves. Se unificaron actividades de Formulación y Difusión del Plan Estratégico. Se ajustaron los insumos para la Formulación del Plan Operativo Anual. Se unificaron actividades de seguimiento, medición y análisis de la gestión del proceso. Se ajustaron insumos para las actividades de auditoría interna de calidad y revisión por la dirección.
Matriz de Responsabilidad y Comunicaciones: Se ajustaron registros para mayor claridad y agilidad. Se ajustaron las partes pertinentes a las responsabilidades del Consejo de Calidad que fue suprimido y sus funciones asumidas por el Comité Directivo. Se incluyeron los registros a través de medios electrónicos que busca fomentar la cultura de “No Papel”.
3.0
R.R. 032 de 29 de mayo de 2003
Se unifican las actividades 3 y 4 de la matriz de descripción del proceso.
Se cambian los instrumentos de seguimiento y medición de gestióndel proceso, correspondiente al Plan Operativo Anual POA y Sistema de medición de resultados SIMER, por el nuevo instrumento denominado: Plan de Actividades y sistema de medición de la gestión de la Contraloría de Bogotá, D.C.
4.0
R.R. 017 del 2 de Agosto de 2006
Se modifica “Oficina Asesora de Control Interno” por “Oficina de Control Interno”
Adición del registro “Medio electrónico” mediante el cual elresponsable y/o directivos socializan los diferentes resultados delproceso a los funcionarios que hacen parte del mismo.
Se modificó redacción de algunas de las actividades e insumos, de acuerdo con la modificación de los procedimientos que hacen parte del proceso de orientación Institucional.
5.0
R.R. 022 del 23 de noviembre de 2007.
Se ajusta la redacción del objetivo y alcance del Proceso.
En la descripción del proceso se ajusta los insumos y salidas de las actividades claves del proceso, mejorando la articulación y secuencia con los demás procesos del SGC, especialmente con los de Orientación Institucional “documentos controlados”, Gestión Humana, Recursos Físicos y Financieros y Evaluación y Control.
De la matriz de responsabilidad y comunicaciones se excluye el requisito 8.2.2. “Auditoría externa”, el cual se incorpora en el nuevo proceso de Evaluación y Control.
Se precisan los documentos a comunicar, así como el medio y los registros en la matriz de responsabilidad y comunicaciones.
6.0
R.R. 016 de septiembre 30 de 2008.
Se modifica Plan de actividades y sistema de medición de la gestión de la CB por Plan de Acción.
7.0
R.R. 028 de Noviembre 3 de 2009
Se incluye en la actividad Nº 1 dentro del “planear” de la descripción del proceso, como proveedor los Entes reguladores, y como Entrada / Insumo la “Normatividad y regulación aplicable a la prevención del daño antijurídico y los Lineamientos del Comité de Conciliación sobre el daño antijurídico y defensa judicial de la entidad.”
Se modifica la actividad Nº 5, dentro del “hacer” como Entrada / Insumo la NTC ISO 9001:2008 y NTCGP 1000:2009.
Se incluye la actividad Nº 8, dentro del “hacer” de la descripción del proceso.
Se incluyen las actividades Nos. 10 y 11, dentro del “verificar” de la descripción del proceso.
Se modifica la actividad No.12 en la salida el actade Comité Directivo.
En la matriz de Responsabilidad Y Comunicaciones, en el numeral 8.4 Análisis de datos se incluye la responsabilidad por realizar el análisis a la ejecución de la política de prevención del daño antijurídico y defensa judicial de la entidad correspondiente a la Oficina Asesora Jurídica.
8.0
R.R. 016 de mayo 31 de 2010
Se ajusta caracterización del proceso, de conformidad con el nuevo Mapa de Procesos de la entidad, aprobado en Comité Directivo del 31 de enero de 2013 y con el Acuerdo 519 de 2012.
Así mismo, el documento se ajusta a la estructura definida en la nueva versión del Procedimiento para el Control de Documentos Internos.
9.0
R.R. 020 de mayo 09 de 2013
Se ajustó la caracterización del proceso a la estructura definida en la nueva versión del Procedimiento para el Control de Documentos del SIG.
Se incorporó base legal y se ajustó requisito del MECI.
Se ajustaron las actividades y salidas del Proceso.
Se incluyó definición de “RECURSOS”.
10.0
R.R. 046 de diciembre 31 de 2014
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE
TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES - PTIC
Código formato: PGD-01-004
Código documento: PTIC-100.
Versión 2.0
Página 1 de 6
FECHA: diciembre 18 2014
Aprobó elaboración o modificación
Revisión técnica
Firma:
Firma:
Nombre: Adriana del Pilar Guerra Martínez
Nombre: Juan Pablo Pedraza Lizarazo.
Cargo: Directora Técnica de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
Cargo: Director Técnico dePlaneación.
CARGO DEL RESPONSABLE DEL PROCESO:
Director Técnico deTecnologías de la Información y las Comunicaciones
DEPEDENCIAS QUE INTEGRAN EL PROCESO:
Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones
OBJETIVO DEL PROCESO:
Estandarizar e integrar los sistemas de información institucionales, automatizar procesos y gestionar tecnológicamente comunicaciones unificadas para apoyar el proceso de toma de decisiones en la entidad
ALCANCE:
El proceso inicia con la definición der la arquitectura empresarial de la entidad y termina con la implementación de las correspondientes acciones de mejora.
BASE LEGAL:
Acuerdo 519 de 2012.por el cual se dictan normas sobre organización y el funcionamiento de la Contraloría de Bogotá D.C.
Norma NTC - ISO 9000:2005. Norma Internacional, Sistema de Gestión de la Calidad – Fundamentos y Vocabulario.
Norma NTC-ISO 9001:2008. Norma Internacional - Requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad.
Norma NTCGP 1000:2009. Noma Técnica de Calidad en la Gestión Pública.
NTD-SIG 001:2011. Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las entidades y organismos distritales.
Decreto No. 943 de 2014 “Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno – MECI”.
Componentes del MECI-2014: 1.1, 1.2, 1.3, 2.1, 2.2, 3.
DESCRIPCION DEL PROCESO
PHVA
No
PROVEEDOR
ENTRADA/ INSUMO
ACTIVIDADES CLAVES DEL PROCESO
SALIDA
CLIENTE
INTERNO
EXTERNO
INTERNO
EXTERNO
PLANEAR
1
Procesos del Sistema Integrado de Gestión.
Ministerio de las TIC
Políticas, normas, etc., de Gobierno en Línea.
Definir la arquitectura empresarial de la entidad.
Arquitectura empresarial propuesta para la entidad.
Proceso de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
Necesidades de herramientas TIC.
2
Proceso de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
Arquitectura empresarial propuesta para la entidad.
Formular el Plan Estratégico de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones – PETIC
Plan Estratégico de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones – PETIC.
Proceso de Direccionamiento Estratégico.
Proceso de Gestión Jurídica.
Conceptos.
Proceso de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
Ministerio de las TIC.
Políticas, normas, etc., de Gobierno en Línea.
3
Proceso de Direccionamiento Estratégico.
Plan Estratégico.
Formular actividades estratégicas e indicadores del proceso.
Plan de Acción del proceso
Proceso de Direccionamiento Estratégico.
Lineamientos de la Alta Dirección.
Informe de Gestión del SIG.
Proceso de Gestión de Recursos Físicos.
Recursos Físicos.
Proceso de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones
Proceso de Gestión del Talento Humano.
Funcionarios competentes.
HACER
4
Proceso de Comunicación Estratégica.
Canales de comunicación actualizados (Página WEB e Intranet).
Poner en producción las herramientas TIC requeridas en el Plan de Acción del proceso.
Herramientas TIC en producción actualizadas.
Procesos del SIG
Proceso de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
Plan de Acción del proceso.
Proceso de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
Arquitectura empresarial propuesta para la entidad.
Actualización, ajustes, mantenimiento y/o soporte técnico de herramientas TIC en producción
Procesos del Sistema Integrado de Gestión.
Necesidades de herramientas TIC.
VERIFICAR
Indicadores.
Auditorías Internas de Calidad.
Auditorías Externas.
Autoevaluación.
Informe evaluación independiente del sistema de control interno.
Petición, Quejas, Sugerenciasy Reclamos.
Informe de Gestión del Proceso.
Informe de Seguimiento acciones correctivas, preventivas y de mejora.
ACTUAR:
Planes de Mejoramiento
Acciones Correctivas
Acciones Preventivas
Acciones de Mejora
CONTROL DE CAMBIOS
Versión
No. Del Acto Administrativo que lo adopta y Fecha
Descripción de la modificación
1.0
R.R. 020 de mayo 9 de 2013
Cambia de versión
Se ajusta a la estructura definida en la nueva versión del Procedimiento para el Control de Documentos Internos.
Se actualiza el alcance así. “El proceso inicia con la definición der la arquitectura empresarial de la entidad y termina con la implementación de las correspondientes acciones de mejora”.
Se ajusta el alcance, se incorpora la base legal y se actualiza los componentes del MECI.
Se elimina la primera actividad, en el entendido que la interacción del proceso con los procesos que proveen recursos (humanos, físicos, financieros, tecnológicos, entre otros), se refleja en el cuadro especifico de Recursos.
2.0
R.R. 046 de diciembre de 2014
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE COMUNICACIÓN ESTRATÉGICA- PCE
Código formato: PDG-01-004
Código documento PCE-110
Versión 2.0
Página 1 de 6
FECHA: diciembre 18 de 2014
Aprobó elaboración o modificación
Revisión técnica
Firma:
Firma:
Nombre: Omar López
Nombre: Juan Pablo Contreras Lizarazo
Cargo: Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones
Cargo: Director Técnico Planeación
CARGO DEL RESPONSABLE DEL PROCESO:
Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones.
DEPEDENCIAS QUE INTEGRAN EL PROCESO:
Oficina Asesora de Comunicaciones.
OBJETIVO DEL PROCESO:
Diseñar y difundir la política comunicacional interna y externa de la entidad, a través de la implementación de estrategias informativas, encaminadas a posicionar la imagen de la Contraloría de Bogotá.
ALCANCE:
El Proceso inicia con la formulación de actividades estratégicas e indicadores del proceso y termina con la implementación de las acciones de mejora del Proceso y su seguimiento.
