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Decreto 106 de 2015 Nivel Nacional

Fecha de Expedición:
21/01/2015
Fecha de Entrada en Vigencia:
21/01/2015
Medio de Publicación:
Diario Oficial 49401 de enero 21 de 2015.


 
 

../normas/Norma1.jsp?i=4275#35DECRETO 0106 DE 2015

 

(Enero 21)

 

Por el cual se reglamenta el Título VIII de la Ley 594 de 2000 en materia de inspección, vigilancia y control a los archivos de las entidades del Estado y a los documentos de carácter privado declarados de interés cultural; y se dictan otras disposiciones

 

EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA,

 

en ejercicio de las facultades constitucionales y en particular, las previstas en el artículo 189, numeral 11 de la Constitución Política, el artículo de la Ley 80 de 1989 y el Título VIII de la Ley 594 de 2000, y

 

CONSIDERANDO:

 

Que el artículo de la Constitución Política establece: “Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de la Nación”.

 

Que de acuerdo con lo establecido en el artículo 2°, literal d) de la Ley 80 de 1989, el Archivo General de la Nación tendrá las siguientes funciones: (...) d) Formular, orientar, coordinar y controlar la política nacional de archivos, acorde con el Plan Nacional de Desarrollo y los aspectos económicos, sociales, culturales, científicos y tecnológicos de los archivos que hagan parte del Sistema Nacional de Archivos.

 

Que la Ley 594 de 2000 en el litera f) del artículo 5°, señala que el Archivo General de la Nación es la entidad encargada de orientar y coordinar el Sistema Nacional de Archivos.

 

Que el artículo 14 de la Ley 594 de 2000, establece que la documentación de la administración pública es producto y propiedad del Estado y este ejercerá el pleno control de sus recursos informativos.

 

Que el Título VIII de la Ley 594 de 2000, establece las facultades de Control y Vigilancia que tiene el Archivo General de la Nación para ordenar los correctivos tendientes a la protección de los documentos de interés cultural así como la facultad de prevenir y sancionar el incumplimiento de lo señalado en la ley.

 

Que el artículo 32 de la Ley 594 de 2000, autoriza al Archivo General de la Nación a realizar visitas de inspección a los archivos de las entidades del Estado, con el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en dicha Ley y sus normas reglamentarias.

 

Que el artículo 33 de la Ley 594 de 2000, faculta al Estado, a través del Archivo General de la Nación como órgano competente, para ejercer el control y vigilancia sobre los documentos declarados de interés cultural cuyos propietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales o jurídicas de carácter privado.

 

Que el artículo 35 de la Ley 594 de 2000, autoriza al Gobierno Nacional, a través del Archivo General de la Nación y las entidades territoriales a través de sus respectivos Consejos de Archivos, para prevenir y sancionar el incumplimiento de lo señalado en la Ley General de Archivos y sus normas reglamentarias.

 

Que el artículo 15 de la Ley 397 de 1997, modificado por el artículo 10 de la Ley 1185 de 2008, en concordancia con el artículo 212 del Decreto-ley 019 de 2012, faculta al Archivo General de la Nación para sancionar a las personas que vulneren el deber constitucional de proteger el patrimonio cultural de la Nación, dentro del cual se encuentran los bienes de interés cultural archivístico.

 

Que el numeral 7 del artículo 9° del Decreto 2126 de 2012, establece que es función de la Subdirección del Sistema Nacional de Archivos, ejercer la inspección, vigilancia y control de la función archivística en el país.

 

Que se hace necesario establecer el procedimiento para el ejercicio de las funciones de inspección, vigilancia y control, y la imposición de sanciones por el incumplimiento a la normatividad archivística.

 

Que el artículo 47 de la Ley 1437 de 2011, establece que los procedimientos administrativos de carácter sancionatorio no regulados por leyes especiales o el Código Único Disciplinario, se sujetarán a las disposiciones señaladas en esta norma.

 

Que en los artículos 98, 99 y 100 de la Ley 1437 de 2011, se establece el procedimiento de cobro coactivo por sanciones que impongan las entidades públicas de que trata el parágrafo del artículo 104 de la citada disposición legal.

 

Que el Conpes 167 de 2013 fijó como una de las estrategias centrales de la política anticorrupción del país la promoción de la transparencia y la ampliación del derecho de todos los ciudadanos al acceso a la información pública.

 

Que la Ley 1712 de 2014, “por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones”, establece en su artículo 4° que “En ejercicio del derecho fundamental de acceso a la información, toda persona puede conocer sobre la existencia y acceder a la información pública en posesión o bajo control de los sujetos obligados”, lo cual requiere que las entidades cumplan a plenitud la Ley General de Archivos y sus normas complementarias.

 

Que en mérito de lo expuesto,

 

DECRETA:

 

CAPÍTULO I

 

Ámbito de competencia, principios, disposiciones generales y definiciones fundamentales

 

Artículo 1°. Ámbito de competencia. Corresponde al Archivo General de la Nación, ejercer las facultades de inspección, vigilancia y control a los archivos de las entidades del Estado, así como sobre los documentos declarados de interés cultural cuyos propietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales o jurídicas de carácter privado; y los demás organismos regulados por las  (sic) Ley 594 de 2000 y la Ley 397 de 1997 modificada por la Ley 1185 de 2008, atendiendo la forma y términos señalados en la Parte Primera del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (CPACA) Ley 1437 de 2011, en concordancia por el artículo 212 del Decreto-ley 019 de 2012.

 

Parágrafo 1°. El Gobierno Nacional a través del Archivo General de la Nación y las autoridades territoriales, a través de sus respectivos Consejos de Archivos, tendrán a prevención facultades dirigidas a prevenir y sancionar el incumplimiento de las normas señaladas en el presente artículo.

 

Los Consejos de Archivos a que se refiere el presente decreto, comprende tanto los Consejos Departamentales de Archivos como los Consejos Distritales de Archivos.

 

Parágrafo 2°. El Archivo General de la Nación podrá realizar visitas de inspección, vigilancia y control a las instituciones públicas y a las personas naturales y jurídicas con las cuales las entidades oficiales contraten los servicios de custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo.

 

Artículo 2°. Objeto de las facultades de inspección, vigilancia y control. Las facultades otorgadas en el presente decreto al Archivo General de la Nación y a los Consejos de Archivos, tienen por objeto lograr el cumplimiento, de forma preventiva y correctiva de la Ley General de Archivos y demás normatividad expedida para su desarrollo.

 

Artículo 3°. Titularidad de la facultad inspección, vigilancia y control del Archivo General de la Nación. El Archivo General de la Nación verificará la política nacional de archivos mediante el ejercicio de las funciones de inspección, vigilancia y control otorgadas en virtud de la Ley 594 de 2000, la Ley 397 de 1997 modificada por la Ley 1185 de 2008, en concordancia con el artículo 212 del Decreto-ley 019 de 2012.

 

Así mismo adelantará en cualquier momento visitas de inspección a los archivos de las entidades del Estado y en caso de advertir alguna situación irregular, requerirá a la respectiva entidad para que adelante los correctivos a que haya lugar o correrá traslado a la autoridad competente.

 

Artículo 4°. Funciones y facultades de los Consejos de Archivos. Son funciones y facultades de los Consejos de Archivos, de conformidad con lo establecido en el presente decreto, las siguientes:

 

1. Ordenar la suspensión de las prácticas que amenacen o vulneren la integridad de los archivos de las entidades de su jurisdicción.

 

2. Informar al Archivo General de la Nación el incumplimiento de la normatividad archivística y demás irregularidades de las que tenga conocimiento en razón de su competencia.

 

Parágrafo. El Archivo General de la Nación hará seguimiento al debido cumplimiento de las funciones que deben desarrollar los Consejos de Archivos y correrá trasladado a los organismos competentes, cuando a su juicio existan faltas que deban ser investigadas por estos.

 

Artículo 5°. Definiciones. Para efectos del presente decreto, se entiende por:

 

Inspección: Facultad para verificar el cumplimiento de la Ley General de Archivos y demás normatividad archivística expedida para su desarrollo.

 

Vigilancia: Facultad para hacer seguimiento a las instrucciones impartidas en el Plan de Mejoramiento Archivístico (PMA), con el fin de dar cumplimiento a la Ley General de Archivos y demás normatividad archivística expedida para su desarrollo.

 

Control: Facultad para tomar las acciones y correctivos necesarios o impartir las órdenes a que haya lugar, con el fin de dar cumplimiento a la Ley General de Archivos y demás normatividad archivística expedida para su desarrollo.

 

Acta de visita de inspección, vigilancia o control: Documento en el que se registran las actividades realizadas durante la visita de inspección, vigilancia o control y se consignan los hallazgos detectados, se establecen los compromisos, se emiten las órdenes necesarias para que se suspendan las prácticas que amenacen o vulneren la integridad de los archivos públicos y/o de los archivos de las entidades privadas que cumplen funciones públicas y/o a los documentos declarados de interés cultural cuyos propietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales o jurídicas de carácter privado.

 

Visita de oficio: Diligencia oficial de inspección, vigilancia y/o control, realizada por peligro inminente de supresión, destrucción, ocultamiento, deterioro o pérdida, urgencia manifiesta, cuando alteraciones del orden público o desastres naturales u otros, pongan en riesgo los archivos públicos y/o de los archivos de las entidades privadas que cumplen funciones públicas y/o a los documentos declarados de interés cultural cuyos propietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales o jurídicas de carácter privado.

 

Visita a solicitud de parte: Diligencia oficial de inspección, vigilancia o control, solicitada o requerida por ciudadanos, servidores públicos, las propias entidades o los entes de vigilancia y control, a través de denuncias, comunicaciones verbales o escritas, dirigidas al Archivo General de la Nación.

 

Visita especial: Diligencia oficial de inspección, vigilancia y/o control, practicada de oficio o a solicitud de parte, específicamente sobre uno de los procesos de archivo de un sujeto de control.

 

Visita integral: Diligencia oficial de inspección, vigilancia y/o control practicada a la totalidad de los procesos de archivo de los sujetos de control.

 

Evaluación de la función archivística: Conjunto de acciones adelantadas sobre los archivos de las entidades sujetas a control, para determinar el nivel de cumplimiento de la Ley 594 de 2000, sus normas reglamentarias y proponer las acciones de mejora que sean necesarias.

 

Plan de Mejoramiento Archivístico (PMA): Documento mediante el cual se establece las acciones de mejora, a partir de los hallazgos y compromisos señalados en el Acta de Visita de Inspección. Incluye los plazos de ejecución, productos, personas y áreas responsables y el grado de avance esperado.

 

Furag: Formulario Único de Reporte de Avances de la Gestión. Herramienta en línea de reporte de avances de la gestión, como insumo para el monitoreo, evaluación y control de los resultados institucionales y sectoriales.

 

Artículo 6°. Principios orientadores. Para el desarrollo de las actuaciones previstas en el presente decreto, se observarán los principios propios de la función administrativa: debido proceso, de la buena fe, igualdad, moralidad, celeridad, imparcialidad, eficacia, participación, publicidad, responsabilidad, coordinación, transparencia y economía, de conformidad con lo establecido en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, a la luz de lo consagrado en la Constitución Política, los principios generales estipulados en el artículo de la Ley 594 de 2000 y en las demás leyes especiales sobre la materia.

 

Artículo 7°. Legalidad. Las Entidades y personas enunciadas en el artículo 1° del presente decreto serán objeto de las actuaciones administrativas de naturaleza sancionatoria, por el incumplimiento total o parcial en forma dolosa, gravísima o gravemente culposa, por acción u omisión, a lo ordenado en la Ley 594 de 2000, lo dispuesto en la Ley 397 de 1997, modificada por la Ley 1185 de 2008, en concordancia con el artículo 212 del Decreto-ley 019 de 2012 y demás normas vigentes al momento de su incumplimiento.

 

Artículo 8°. Culpabilidad. En el incumplimiento de la normatividad archivística queda proscrita toda forma de responsabilidad objetiva. Este sólo será sancionable a título de dolo o culpa grave y/o culpa gravísima.

 

Artículo 9°. Acción y omisión. El incumplimiento de la normatividad archivística se materializa por omisión en el acatamiento de los deberes propios del cargo o función, o con ocasión de ellos, y/o por extralimitación de sus funciones y/o deberes u obligaciones.

 

Artículo 10. Sistemas de planeación e instrumentos para el seguimiento de la función archivística. Los sistemas, instrumentos y herramientas de organización del sistema de trabajo para el cumplimiento de la inspección, vigilancia y control a los que se refiere este decreto serán definidos por el Archivo General de la Nación.

 

Parágrafo. Los Consejos de Archivos, seguirán las directrices que señale el Archivo General de la Nación en esta materia.

 

CAPÍTULO II

 

Mecanismos, competencia y alcances

 

Artículo 11. Mecanismos técnicos de inspección, vigilancia y control para la función archivística. El Archivo General de la Nación ejercerá sus funciones a través de los siguientes mecanismos:

 

a) Visitas presenciales;

 

b) Visitas virtuales, mediante el uso de tecnologías de la información;

 

c) Oficios, solicitando información sobre las gestiones adelantadas;

 

d) Formatos, manuales o en línea, establecidos por las autoridades competentes y,

 

e) Otros mecanismos para verificar el cumplimiento de la función archivística.

 

Artículo 12. Autoridades competentes. El Archivo General de la Nación adelantará en todo el territorio nacional las visitas de inspección de que trata el artículo 32 de la Ley 594 de 2000 y podrá imponer multas cuando fuere procedente, e informará a las autoridades competentes para coordinar las actuaciones en cumplimiento de los fines del Estado.

 

CAPÍTULO III

 

Procedimiento de inspección

 

Artículo 13. Visita de inspección. La función de inspección será realizada de oficio o a solicitud de parte por el Archivo General de la Nación, en cuyo desarrollo podrá solicitar y verificar información y/o realizar visitas a las dependencias e instalaciones donde se encuentran los documentos y archivos en cualquier soporte, con el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la Ley General de Archivos -Ley 594 de 2000-, la Ley 397 de 1997 modificada por la Ley 1185 de 2008, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 212 del Decreto-ley 019 de 2012 y las normas que las modifiquen.

 

Artículo 14. Procedimiento de la visita de inspección. El Archivo General de la Nación establecerá el procedimiento para las visitas de inspección que deba ser adoptado, y en el cual se contemplarán como mínimo:

 

a) Comunicación a la entidad o persona objeto de la visita (exceptuando aquellas que se realicen por denuncias recibidas).

 

b) Metodología para la realización de la visita.

 

c) Desarrollo de la visita.

 

d) Sitios, procesos o áreas sobre los cuales se realizará la visita de inspección.

 

e) Ejecución o desarrollo de la visita.

 

f) Presentación de los resultados de la visita.

 

g) Plan de Mejoramiento Archivístico (cuando sea procedente).

 

h) Métodos de seguimiento a los compromisos adquiridos por la entidad visitada.

 

Artículo 15. Desarrollo de la visita de inspección. Llegada la fecha, hora y lugar establecidos para la práctica de la visita, se procederá a inspeccionar las instalaciones donde funcionan o se conservan los archivos públicos y/o el patrimonio documental y se solicitarán los documentos pertinentes determinando aspectos legales, logísticos, y la implementación y aplicación de la normatividad archivística.

 

Artículo 16. Suspensión y reanudación de la visita de inspección. Toda visita podrá ser suspendida y se reanudará en un lapso no mayor a treinta (30) días hábiles, cuando se considere pertinente o por motivos de fuerza mayor y/o caso fortuito.

 

Artículo 17. Plan de Mejoramiento Archivístico. Una vez recibido el informe de la visita por parte del sujeto inspeccionado, este deberá responder y soportar las observaciones efectuadas en un término de diez (10) días hábiles prorrogables hasta por otro tanto, cuando razonadamente existan circunstancias que impidan la entrega de la información dentro del plazo inicial.

 

En caso de renuencia se dará traslado a la autoridad disciplinaria correspondiente para lo de su competencia, de conformidad con lo establecido por el artículo 32 de la Ley 594 de 2000.

 

Artículo 18. Seguimiento y verifica