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  Decreto 106 de 2015 Nivel Nacional
 
  Fecha de Expedición: 21/01/2015  
  Fecha de Entrada en Vigencia: 21/01/2015  
  Medio de Publicación: Diario Oficial 49401 de enero 21 de 2015.  


 
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DECRETO 0106 DE 2015

 

(Enero 21)

 

Por el cual se reglamenta el Título VIII de la Ley 594 de 2000 en materia de inspección, vigilancia y control a los archivos de las entidades del Estado y a los documentos de carácter privado declarados de interés cultural; y se dictan otras disposiciones.

 

EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA,

 

en ejercicio de las facultades constitucionales y en particular, las previstas en el artículo 189, numeral 11 de la Constitución Política, el artículo 2° de la Ley 80 de 1989 y el Título VIII de la Ley 594 de 2000, y

 

CONSIDERANDO:

 

Que el artículo de la Constitución Política establece: “Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de la Nación”.

 

Que de acuerdo con lo establecido en el artículo 2°, literal d) de la Ley 80 de 1989, el Archivo General de la Nación tendrá las siguientes funciones: (...) d) Formular, orientar, coordinar y controlar la política nacional de archivos, acorde con el Plan Nacional de Desarrollo y los aspectos económicos, sociales, culturales, científicos y tecnológicos de los archivos que hagan parte del Sistema Nacional de Archivos.

 

Que la Ley 594 de 2000 en el litera f) del artículo 5°, señala que el Archivo General de la Nación es la entidad encargada de orientar y coordinar el Sistema Nacional de Archivos.

 

Que el artículo 14 de la Ley 594 de 2000, establece que la documentación de la administración pública es producto y propiedad del Estado y este ejercerá el pleno control de sus recursos informativos.

 

Que el Título VIII de la Ley 594 de 2000, establece las facultades de Control y Vigilancia que tiene el Archivo General de la Nación para ordenar los correctivos tendientes a la protección de los documentos de interés cultural así como la facultad de prevenir y sancionar el incumplimiento de lo señalado en la ley.

 

Que el artículo 32 de la Ley 594 de 2000, autoriza al Archivo General de la Nación a realizar visitas de inspección a los archivos de las entidades del Estado, con el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en dicha Ley y sus normas reglamentarias.

 

Que el artículo 33 de la Ley 594 de 2000, faculta al Estado, a través del Archivo General de la Nación como órgano competente, para ejercer el control y vigilancia sobre los documentos declarados de interés cultural cuyos propietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales o jurídicas de carácter privado.

 

Que el artículo 35 de la Ley 594 de 2000, autoriza al Gobierno Nacional, a través del Archivo General de la Nación y las entidades territoriales a través de sus respectivos Consejos de Archivos, para prevenir y sancionar el incumplimiento de lo señalado en la Ley General de Archivos y sus normas reglamentarias.

 

Que el artículo 15 de la Ley 397 de 1997, modificado por el artículo 10 de la Ley 1185 de 2008, en concordancia con el artículo 212 del Decreto-ley 019 de 2012, faculta al Archivo General de la Nación para sancionar a las personas que vulneren el deber constitucional de proteger el patrimonio cultural de la Nación, dentro del cual se encuentran los bienes de interés cultural archivístico.

 

Que el numeral 7 del artículo 9° del Decreto 2126 de 2012, establece que es función de la Subdirección del Sistema Nacional de Archivos, ejercer la inspección, vigilancia y control de la función archivística en el país.

 

Que se hace necesario establecer el procedimiento para el ejercicio de las funciones de inspección, vigilancia y control, y la imposición de sanciones por el incumplimiento a la normatividad archivística.

 

Que el artículo 47 de la Ley 1437 de 2011, establece que los procedimientos administrativos de carácter sancionatorio no regulados por leyes especiales o el Código Único Disciplinario, se sujetarán a las disposiciones señaladas en esta norma.

 

Que en los artículos 98, 99 y 100 de la Ley 1437 de 2011, se establece el procedimiento de cobro coactivo por sanciones que impongan las entidades públicas de que trata el parágrafo del artículo 104 de la citada disposición legal.

 

Que el Conpes 167 de 2013 fijó como una de las estrategias centrales de la política anticorrupción del país la promoción de la transparencia y la ampliación del derecho de todos los ciudadanos al acceso a la información pública.

 

Que la Ley 1712 de 2014, “por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones”, establece en su artículo 4° que “En ejercicio del derecho fundamental de acceso a la información, toda persona puede conocer sobre la existencia y acceder a la información pública en posesión o bajo control de los sujetos obligados”, lo cual requiere que las entidades cumplan a plenitud la Ley General de Archivos y sus normas complementarias.

 

Que en mérito de lo expuesto,

 

DECRETA:

 

CAPÍTULO I

 

Ámbito de competencia, principios, disposiciones generales y definiciones fundamentales

 

Artículo 1°. Ámbito de competencia. Corresponde al Archivo General de la Nación, ejercer las facultades de inspección, vigilancia y control a los archivos de las entidades del Estado, así como sobre los documentos declarados de interés cultural cuyos propietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales o jurídicas de carácter privado; y los demás organismos regulados por las  (sic) Ley 594 de 2000 y la Ley 397 de 1997 modificada por la Ley 1185 de 2008, atendiendo la forma y términos señalados en la Parte Primera del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (CPACA) Ley 1437 de 2011, en concordancia por el artículo 212 del Decreto-ley 019 de 2012.

 

Parágrafo 1°. El Gobierno Nacional a través del Archivo General de la Nación y las autoridades territoriales, a través de sus respectivos Consejos de Archivos, tendrán a prevención facultades dirigidas a prevenir y sancionar el incumplimiento de las normas señaladas en el presente artículo.

 

Los Consejos de Archivos a que se refiere el presente decreto, comprende tanto los Consejos Departamentales de Archivos como los Consejos Distritales de Archivos.

 

Parágrafo 2°. El Archivo General de la Nación podrá realizar visitas de inspección, vigilancia y control a las instituciones públicas y a las personas naturales y jurídicas con las cuales las entidades oficiales contraten los servicios de custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo.

 

Artículo 2°. Objeto de las facultades de inspección, vigilancia y control. Las facultades otorgadas en el presente decreto al Archivo General de la Nación y a los Consejos de Archivos, tienen por objeto lograr el cumplimiento, de forma preventiva y correctiva de la Ley General de Archivos y demás normatividad expedida para su desarrollo.

 

Artículo 3°. Titularidad de la facultad inspección, vigilancia y control del Archivo General de la Nación. El Archivo General de la Nación verificará la política nacional de archivos mediante el ejercicio de las funciones de inspección, vigilancia y control otorgadas en virtud de la Ley 594 de 2000, la Ley 397 de 1997 modificada por la Ley 1185 de 2008, en concordancia con el artículo 212 del Decreto-ley 019 de 2012.

 

Así mismo adelantará en cualquier momento visitas de inspección a los archivos de las entidades del Estado y en caso de advertir alguna situación irregular, requerirá a la respectiva entidad para que adelante los correctivos a que haya lugar o correrá traslado a la autoridad competente.

 

Artículo 4°. Funciones y facultades de los Consejos de Archivos. Son funciones y facultades de los Consejos de Archivos, de conformidad con lo establecido en el presente decreto, las siguientes:

 

1. Ordenar la suspensión de las prácticas que amenacen o vulneren la integridad de los archivos de las entidades de su jurisdicción.

 

2. Informar al Archivo General de la Nación el incumplimiento de la normatividad archivística y demás irregularidades de las que tenga conocimiento en razón de su competencia.

 

Parágrafo. El Archivo General de la Nación hará seguimiento al debido cumplimiento de las funciones que deben desarrollar los Consejos de Archivos y correrá trasladado a los organismos competentes, cuando a su juicio existan faltas que deban ser investigadas por estos.

 

Artículo 5°. Definiciones. Para efectos del presente decreto, se entiende por:

 

Inspección: Facultad para verificar el cumplimiento de la Ley General de Archivos y demás normatividad archivística expedida para su desarrollo.

 

Vigilancia: Facultad para hacer seguimiento a las instrucciones impartidas en el Plan de Mejoramiento Archivístico (PMA), con el fin de dar cumplimiento a la Ley General de Archivos y demás normatividad archivística expedida para su desarrollo.

 

Control: Facultad para tomar las acciones y correctivos necesarios o impartir las órdenes a que haya lugar, con el fin de dar cumplimiento a la Ley General de Archivos y demás normatividad archivística expedida para su desarrollo.

 

Acta de visita de inspección, vigilancia o control: Documento en el que se registran las actividades realizadas durante la visita de inspección, vigilancia o control y se consignan los hallazgos detectados, se establecen los compromisos, se emiten las órdenes necesarias para que se suspendan las prácticas que amenacen o vulneren la integridad de los archivos públicos y/o de los archivos de las entidades privadas que cumplen funciones públicas y/o a los documentos declarados de interés cultural cuyos propietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales o jurídicas de carácter privado.

 

Visita de oficio: Diligencia oficial de inspección, vigilancia y/o control, realizada por peligro inminente de supresión, destrucción, ocultamiento, deterioro o pérdida, urgencia manifiesta, cuando alteraciones del orden público o desastres naturales u otros, pongan en riesgo los archivos públicos y/o de los archivos de las entidades privadas que cumplen funciones públicas y/o a los documentos declarados de interés cultural cuyos propietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales o jurídicas de carácter privado.

 

Visita a solicitud de parte: Diligencia oficial de inspección, vigilancia o control, solicitada o requerida por ciudadanos, servidores públicos, las propias entidades o los entes de vigilancia y control, a través de denuncias, comunicaciones verbales o escritas, dirigidas al Archivo General de la Nación.

 

Visita especial: Diligencia oficial de inspección, vigilancia y/o control, practicada de oficio o a solicitud de parte, específicamente sobre uno de los procesos de archivo de un sujeto de control.

 

Visita integral: Diligencia oficial de inspección, vigilancia y/o control practicada a la totalidad de los procesos de archivo de los sujetos de control.

 

Evaluación de la función archivística: Conjunto de acciones adelantadas sobre los archivos de las entidades sujetas a control, para determinar el nivel de cumplimiento de la Ley 594 de 2000, sus normas reglamentarias y proponer las acciones de mejora que sean necesarias.

 

Plan de Mejoramiento Archivístico (PMA): Documento mediante el cual se establece las acciones de mejora, a partir de los hallazgos y compromisos señalados en el Acta de Visita de Inspección. Incluye los plazos de ejecución, productos, personas y áreas responsables y el grado de avance esperado.

 

Furag: Formulario Único de Reporte de Avances de la Gestión. Herramienta en línea de reporte de avances de la gestión, como insumo para el monitoreo, evaluación y control de los resultados institucionales y sectoriales.

 

Artículo 6°. Principios orientadores. Para el desarrollo de las actuaciones previstas en el presente decreto, se observarán los principios propios de la función administrativa: debido proceso, de la buena fe, igualdad, moralidad, celeridad, imparcialidad, eficacia, participación, publicidad, responsabilidad, coordinación, transparencia y economía, de conformidad con lo establecido en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, a la luz de lo consagrado en la Constitución Política, los principios generales estipulados en el artículo de la Ley 594 de 2000 y en las demás leyes especiales sobre la materia.

 

Artículo 7°. Legalidad. Las Entidades y personas enunciadas en el artículo 1° del presente decreto serán objeto de las actuaciones administrativas de naturaleza sancionatoria, por el incumplimiento total o parcial en forma dolosa, gravísima o gravemente culposa, por acción u omisión, a lo ordenado en la Ley 594 de 2000, lo dispuesto en la Ley 397 de 1997, modificada por la Ley 1185 de 2008, en concordancia con el artículo 212 del Decreto-ley 019 de 2012 y demás normas vigentes al momento de su incumplimiento.

 

Artículo 8°. Culpabilidad. En el incumplimiento de la normatividad archivística queda proscrita toda forma de responsabilidad objetiva. Este sólo será sancionable a título de dolo o culpa grave y/o culpa gravísima.

 

Artículo 9°. Acción y omisión. El incumplimiento de la normatividad archivística se materializa por omisión en el acatamiento de los deberes propios del cargo o función, o con ocasión de ellos, y/o por extralimitación de sus funciones y/o deberes u obligaciones.

 

Artículo 10. Sistemas de planeación e instrumentos para el seguimiento de la función archivística. Los sistemas, instrumentos y herramientas de organización del sistema de trabajo para el cumplimiento de la inspección, vigilancia y control a los que se refiere este decreto serán definidos por el Archivo General de la Nación.

 

Parágrafo. Los Consejos de Archivos, seguirán las directrices que señale el Archivo General de la Nación en esta materia.

 

CAPÍTULO II

 

Mecanismos, competencia y alcances

 

Artículo 11. Mecanismos técnicos de inspección, vigilancia y control para la función archivística. El Archivo General de la Nación ejercerá sus funciones a través de los siguientes mecanismos:

 

a) Visitas presenciales;

 

b) Visitas virtuales, mediante el uso de tecnologías de la información;

 

c) Oficios, solicitando información sobre las gestiones adelantadas;

 

d) Formatos, manuales o en línea, establecidos por las autoridades competentes y,

 

e) Otros mecanismos para verificar el cumplimiento de la función archivística.

 

Artículo 12. Autoridades competentes. El Archivo General de la Nación adelantará en todo el territorio nacional las visitas de inspección de que trata el artículo 32 de la Ley 594 de 2000 y podrá imponer multas cuando fuere procedente, e informará a las autoridades competentes para coordinar las actuaciones en cumplimiento de los fines del Estado.

 

CAPÍTULO III

 

Procedimiento de inspección

 

Artículo 13. Visita de inspección. La función de inspección será realizada de oficio o a solicitud de parte por el Archivo General de la Nación, en cuyo desarrollo podrá solicitar y verificar información y/o realizar visitas a las dependencias e instalaciones donde se encuentran los documentos y archivos en cualquier soporte, con el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la Ley General de Archivos -Ley 594 de 2000-, la Ley 397 de 1997 modificada por la Ley 1185 de 2008, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 212 del Decreto-ley 019 de 2012 y las normas que las modifiquen.

 

Artículo 14. Procedimiento de la visita de inspección. El Archivo General de la Nación establecerá el procedimiento para las visitas de inspección que deba ser adoptado, y en el cual se contemplarán como mínimo:

 

a) Comunicación a la entidad o persona objeto de la visita (exceptuando aquellas que se realicen por denuncias recibidas).

 

b) Metodología para la realización de la visita.

 

c) Desarrollo de la visita.

 

d) Sitios, procesos o áreas sobre los cuales se realizará la visita de inspección.

 

e) Ejecución o desarrollo de la visita.

 

f) Presentación de los resultados de la visita.

 

g) Plan de Mejoramiento Archivístico (cuando sea procedente).

 

h) Métodos de seguimiento a los compromisos adquiridos por la entidad visitada.

 

Artículo 15. Desarrollo de la visita de inspección. Llegada la fecha, hora y lugar establecidos para la práctica de la visita, se procederá a inspeccionar las instalaciones donde funcionan o se conservan los archivos públicos y/o el patrimonio documental y se solicitarán los documentos pertinentes determinando aspectos legales, logísticos, y la implementación y aplicación de la normatividad archivística.

 

Artículo 16. Suspensión y reanudación de la visita de inspección. Toda visita podrá ser suspendida y se reanudará en un lapso no mayor a treinta (30) días hábiles, cuando se considere pertinente o por motivos de fuerza mayor y/o caso fortuito.

 

Artículo 17. Plan de Mejoramiento Archivístico. Una vez recibido el informe de la visita por parte del sujeto inspeccionado, este deberá responder y soportar las observaciones efectuadas en un término de diez (10) días hábiles prorrogables hasta por otro tanto, cuando razonadamente existan circunstancias que impidan la entrega de la información dentro del plazo inicial.

 

En caso de renuencia se dará traslado a la autoridad disciplinaria correspondiente para lo de su competencia, de conformidad con lo establecido por el artículo 32 de la Ley 594 de 2000.

 

Artículo 18. Seguimiento y verificación. A partir del momento de la entrega del Acta definitiva de la visita de inspección, la entidad visitada dispondrá de quince (15) días hábiles para presentar su propuesta de Plan de Mejoramiento Archivístico (PMA) y su metodología de implementación, término que podrá prorrogarse hasta por (15) días hábiles adicionales, por una sola vez. El PMA deberá ser aprobado por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo o el Comité Interno de Archivo de la Entidad que lo formula.

 

Parágrafo 1°. El Archivo General de la Nación, tendrá a su cargo el seguimiento a las nuevas acciones acordadas en el Plan de Mejoramiento Archivístico (PMA), con el propósito de evaluar los compromisos adquiridos por la entidad.

 

Parágrafo 2°. La Oficina de Control Interno de la entidad inspeccionada deberá realizar seguimiento y reportar trimestralmente al Archivo General de la Nación los avances del cumplimiento del PMA.

 

CAPÍTULO IV

 

Procedimiento de vigilancia

 

Artículo 19. Visita de vigilancia. Consiste en el seguimiento y evaluación a las actividades que fueron incluidas en el Plan de Mejoramiento Archivístico (PMA) presentado por las entidades que han sido objeto de visita de inspección.

 

Artículo 20. Procedimiento de la visita de vigilancia. El Archivo General de la Nación establecerá el procedimiento para las visitas de vigilancia que deba ser adoptado y en el cual se contemplarán como mínimo:

 

a) Comunicación a la entidad objeto de la visita (exceptuando aquellas que se realicen por denuncias recibidas).

 

b) Metodología para el desarrollo de la visita.

 

c) Desarrollo de la visita.

 

d) Sitios, procesos o áreas objeto de la visita de vigilancia.

 

e) Presentación de los resultados de la visita.

 

f) Acciones correctivas para cumplir el PMA.

 

g) Métodos de seguimiento a los compromisos adquiridos por la entidad visitada.

 

Artículo 21. Desarrollo de la visita de vigilancia. Llegada la fecha, hora y lugar establecido para el desarrollo de la visita, se procederá a verificar el cumplimiento de cada uno de los compromisos adquiridos durante la visita de inspección, los avances del Plan de Mejoramiento Archivístico (PMA) y demás aspectos relevantes en relación con el cumplimiento de la normatividad archivística.

 

Artículo 22. Suspensión y reanudación de la visita de vigilancia. Toda visita podrá ser suspendida y retomada en un lapso no mayor a treinta (30) días hábiles, cuando se considere pertinente o en los casos de fuerza mayor o caso fortuito.

 

Artículo 23. Entrega de la información solicitada en desarrollo de la visita de vigilancia. Finalizada la visita de vigilancia y recibido el informe preliminar correspondiente, la entidad deberá responder y soportar las observaciones a dicho informe en un término de diez (10) días hábiles prorrogables hasta por otro tanto, cuando razonadamente existan circunstancias que impidan la entrega de la información dentro del plazo inicial.

 

En caso de renuencia se dará traslado a la autoridad correspondiente para lo de su competencia, de conformidad con lo establecido por el artículo 32 de la Ley 594 de 2000.

 

Artículo 24. Seguimiento y verificación. Quien practique la visita de vigilancia, tendrá a su cargo el seguimiento a las nuevas acciones acordadas para dar cumplimiento al Plan de Mejoramiento Archivístico (PMA), con el propósito de evaluar que los compromisos adquiridos por la Entidad se han cumplido adecuadamente.

 

Parágrafo 1°. A partir del momento de entrega del acta definitiva de la visita de vigilancia, la Entidad dispondrá de quince (15) días hábiles para presentar su propuesta de ajuste al Plan de Mejoramiento Archivístico (PMA) y su metodología de implementación.

 

Parágrafo 2°. La Oficina de Control Interno de la entidad vigilada, deberá realizar seguimiento y reportar semestralmente al Archivo General de la Nación, los avances del cumplimiento de las nuevas actividades programadas en el (PMA) y de los compromisos adquiridos.

 

CAPÍTULO V

 

Procedimiento de control

 

Artículo 25. Visitas de control. Consiste en la facultad que le otorga la Ley al Archivo General de la Nación para prevenir el incumplimiento de lo señalado en la Ley 594 de 2000, la Ley 397 de 1997 modificada por la Ley 1185 de 2008, en concordancia con el artículo 212 del Decreto-ley 019 de 2012 y adopten las correspondientes medidas preventivas y correctivas del caso.

 

El Archivo General de la Nación y las entidades territoriales, a través de los respectivos Consejos de Archivos, podrán imponer multas a favor del erario a quienes no han dado cumplimiento del Plan de Mejoramiento Archivístico (PMA) o han incumplido la Ley General de Archivos y/o cualquier normatividad archivística u orden impartida por autoridad competente en esta materia.

 

Las multas se graduarán de acuerdo con la gravedad de la falta cometida, sin perjuicio de las sanciones que puedan imponer otras autoridades en el ejercicio de sus competencias.

 

Artículo 26. Procedimiento de la visita de control. El Archivo General de la Nación establecerá el procedimiento para las visitas de control que deberá ser adoptado y en el cual se contemplarán como mínimo los siguientes aspectos:

 

a) Comunicación a la entidad objeto de la visita (exceptuando aquellas que se realicen por denuncias recibidas).

 

b) Metodología para llevar a cabo la visita.

 

c) Desarrollo de la visita de control.

 

d) Sitios, procesos o áreas a realizar la visita de control.

 

e) Presentación de los resultados de la visita.

 

Artículo 27. Desarrollo de la visita de control. Llegada la fecha, hora y lugar de la visita, se procederá al estudio de la situación y comprobada la práctica u omisión irregular que se presenta, se emitirán las órdenes respectivas para que se suspendan las prácticas que amenacen o vulneren la integridad de los archivos públicos y/o de los archivos de las entidades privadas que cumplen funciones públicas y/o a los documentos declarados de interés cultural cuyos propietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales o jurídicas de carácter privado y se adopten las correspondientes medidas preventivas y correctivas.

 

Artículo 28. Suspensión y reanudación de la visita de control. Toda visita de control podrá ser suspendida y retomada en un lapso no mayor a quince (15) días hábiles, cuando se considere conveniente, o por fuerza mayor o caso fortuito, o para que la entidad sujeta a control implemente y ponga en práctica las medidas correctivas tendientes a que hubiere lugar.

 

Artículo 29. Solicitud de información producto de las facultades de control. La entidad sujeto de la visita de control tendrá diez (10) días hábiles para responder el informe de dicha diligencia, prorrogables hasta por otro tanto, cuando razonadamente existan circunstancias que impidan la entrega de la información dentro del plazo inicial y demuestre que ha tomado las medidas correctivas ordenadas.

 

En caso de renuencia se dará traslado a la autoridad correspondiente para lo de su competencia, de conformidad con lo establecido por el artículo 51 de la Ley 594 de 2000.

 

Artículo 30. Seguimiento y verificación. El Archivo General de la Nación tendrá a su cargo el seguimiento y verificación del cumplimiento de las órdenes impartidas de tal forma que se garantice el cumplimiento de la Ley General de Archivos - Ley 594 de 2000, la Ley 397 de 1997 modificada por la Ley 1185 de 2008, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 212 del Decreto-ley 019 de 2012 y sus normas reglamentarias.

 

Parágrafo 1°. A partir de la entrega del acta de la visita de control que se realizará al momento del cierre de la correspondiente diligencia, la Entidad controlada dispondrá de cuarenta y cinco (45) días hábiles, para tomar las medidas correctivas pertinentes e informar la metodología de implementación.

 

Parágrafo 2°. La Oficina de Control Interno de la entidad deberá realizar seguimiento y reportar trimestralmente los avances de cumplimiento de las actividades presentadas en el Plan de Mejoramiento Archivístico (PMA).

 

CAPÍTULO VI

 

Medidas comunes a los procedimientos de inspección, vigilancia y control

 

Artículo 31. Instalaciones físicas de los archivos. El Archivo General de la Nación podrá ordenar que se lleven a cabo las actividades necesarias para adecuar las instalaciones físicas de los archivos de las entidades del Estado, así como sobre los documentos declarados de interés cultural cuyos propietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales o jurídicas de carácter privado.

 

Artículo 32. Uso de medios técnicos. En las visitas de inspección, vigilancia y control de que trata el presente decreto, se podrá utilizar cualquier medio técnico disponible para dejar evidencia de lo ocurrido, del estado de la información, los sistemas de información, los archivos e instalaciones visitadas.

 

CAPÍTULO VII

 

Medidas cautelares

 

Artículo 33. Medidas cautelares. Para proteger el patrimonio documental del Estado y los documentos y archivos públicos, así como para suspender de inmediato las prácticas que amenacen o vulneren la integridad de los mismos y se adopten las correspondientes medidas preventivas y correctivas pertinentes, el Archivo General de la Nación en cualquier momento podrá:

 

a) Ordenar que de forma inmediata se tomen las medidas para que cesen las actividades u omisiones que puedan causar daño, que lo hayan causado o lo continúen ocasionando.

 

b) Ordenar que se ejecuten los actos necesarios, cuando la conducta potencialmente perjudicial o dañina sea consecuencia de la omisión del responsable de los documentos.

 

c) Ordenar la aprehensión de los archivos y documentos públicos que conforman el patrimonio documental del Estado, que se encuentren en riesgo a causa de factores que amenacen o vulneren su integridad. Para tal efecto, se comunicará al Secretario General o Representante Legal de la correspondiente Entidad, las órdenes impartidas por el Archivo General de la Nación. De lo descrito en este literal, se comunicará de inmediato a las Entidades señaladas en los artículos 35 y 51 de la Ley General de Archivos.

 

Parágrafo 1°. Las medidas cautelares podrán ordenarse, mediante acto administrativo, desde el mismo momento en que las entidades tengan conocimiento de las prácticas que amenacen, vulneren o pongan en riesgo la preservación del patrimonio documental del Estado.

 

Parágrafo 2°. Las medidas cautelares no suspenderán las actuaciones que se adelanten por el Archivo General de la Nación.

 

CAPÍTULO VIII

 

Inspección, vigilancia y control a las personas naturales, jurídicas de derecho público y/o privado o entidades que prestan servicios archivísticos

 

Artículo 34. Inspección, vigilancia y/o control a las personas naturales, jurídicas de derecho público y/o privado o entidades que prestan servicios archivísticos. El Archivo General de la Nación, podrá en cualquier momento, realizar visitas de inspección, vigilancia y/o control a las personas naturales, jurídicas de derecho público y/o privado o entidades que prestan, entre otros los siguientes servicios archivísticos, cuando estas hayan sido contratadas por entidades públicas o particulares que ejerzan funciones públicas:

 

a) Administración y custodia de archivos.

 

b) Microfilmación y digitalización de documentos.

 

c) Elaboración y aplicación de Tablas de Retención y Valoración Documental.

 

d) Organización de archivos.

 

e) Elaboración e implementación de programas de gestión documental física y electrónica.

 

f) Procesos de preservación a largo plazo.

 

g) Conservación y restauración de documentos, y

 

h) Otras actividades o procesos archivísticos cuyo desarrollo esté regulado por normas expedidas por el Gobierno Nacional.

 

En el desarrollo de estas diligencias se podrá utilizar cualquier medio técnico disponible, para dejar evidencia de lo ocurrido, del estado de la información, los sistemas de información, los archivos, instalaciones visitadas y demás aspectos evaluados en la respectiva visita.

 

Parágrafo. Es obligación de las entidades públicas y de las entidades privadas que cumplen funciones públicas informar de manera inmediata al Archivo General de la Nación, los contratos que suscriban para la prestación de los servicios archivísticos descritos en el presente artículo.

 

Artículo 35. Oportunidad de las acciones de inspección, vigilancia y/o control. La inspección, vigilancia y/o control sobre las personas naturales, jurídicas de derecho público y/o privado o entidades que prestan servicios en los diferentes procesos de la función archivística, se deberá realizar de manera inmediata cuando sea requerida por solicitud o denuncias de terceros o de manera oficiosa.

 

Artículo 36. De las instalaciones y servicios de custodia, conservación y almacenamiento de archivos físicos y electrónicos. Las personas naturales, jurídicas de derecho público y/o privado o entidades que prestan servicios de custodia, conservación y almacenamiento a entidades del Estado o a entidades privadas que cumplen funciones públicas, independientemente del soporte de los documentos, deben cumplir las normas expedidas por el Archivo General de la Nación.

 

Parágrafo. En consideración a lo establecido en el parágrafo 3° del artículo 14 de la Ley 594 de 2000, las personas naturales, jurídicas de derecho público y/o privado o entidades que presten servicios de custodia, conservación y almacenamiento de archivos físicos y electrónicos, a las Entidades descritas en el artículo de la Ley 594 de 2000, deberán solicitar anualmente al Archivo General de la Nación una certificación de cumplimiento de la normatividad archivística.

 

El Archivo General de la Nación reglamentará los requisitos para la certificación de que trata el parágrafo anterior. No obstante, en cualquier momento el AGN podrá verificar que se cumplan los requisitos exigidos a estas y de comprobarse su inobservancia, podrá imponer las sanciones correspondientes o revocará dicha certificación, según proceda.

 

Artículo 37. Del proceso contractual. Las entidades públicas y las privadas con funciones públicas que contraten cualquiera de los servicios archivísticos señalados en el presente decreto, deberán incluir en los estudios previos y exigir en los respectivos contratos, el cumplimiento de la normatividad archivística aplicable, de acuerdo con el tipo de servicio contratado. El incumplimiento de lo dispuesto en el presente artículo dará lugar a las sanciones establecidas en el artículo 35 de la Ley General de Archivos y demás normas que la reglamenten, modifiquen o complementen.

 

CAPÍTULO IX

 

Documentos de archivo declarados de interés cultural

 

Artículo 38. Inspección, vigilancia y/o control sobre los documentos de archivo declarados de interés cultural. El Archivo General de la Nación, ejercerá la inspección, vigilancia y/o control sobre los documentos declarados de interés cultural, cuyos propietarios, tenedores o poseedores, sean personas naturales o jurídicas de carácter privado y los mismos formarán parte del patrimonio cultural colombiano.

 

CAPÍTULO X

 

Prevención y sanción

 

Artículo 39. Autoridad competente. El Archivo General de la Nación podrá prevenir y sancionar el incumplimiento de la Ley 594 de 2000, la Ley 397 de 1997 modificada por la Ley 1185 de 2008, en concordancia con el artículo 212 del Decreto-ley 019 de 2012 y demás normas reglamentarias. Así mismo, podrá impartir las órdenes a que haya lugar para que se suspendan las prácticas que amenacen o vulneren la integridad de los archivos públicos y se adopten las correspondientes medidas preventivas y correctivas de acuerdo con su competencia.

 

Parágrafo. El Gobierno Nacional reglamentará las facultades de prevención y sanción asignadas a los Consejos de Archivos, establecidas en el artículo 35 de la Ley 594 de 2000.

 

Artículo 40. Sanciones. El incumplimiento de la normatividad archivística dará lugar a la aplicación de las sanciones establecidas en el artículo 35 de la Ley 594 de 2000, las disposiciones y principios de la actuación administrativa, mediante el trámite consagrado en la Parte Primera y demás normas pertinentes del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (CPACA) Ley 1437 de 2011, en la forma y términos establecidos por sus artículos 47 y siguientes.

 

Artículo 41. Expedición de actos administrativos. Corresponde al Director General del Archivo General de la Nación, expedir los actos administrativos mediante los cuales se ordenen las medidas cautelares y se impongan las multas y sanciones de que trata la Ley General de Archivos, la Ley 397 de 1997, modificada por la Ley 1185 de 2008, el artículo 212 del Decreto-ley 019 de 2012 y el presente decreto.

 

CAPÍTULO XI

 

Disposiciones finales

 

Artículo 42. Articulación con otras Entidades públicas para la protección de los archivos, documentos públicos y los documentos declarados de interés cultural del Estado. En articulación con las Superintendencias y Ministerios, en sus respectivos sectores, el Archivo General de la Nación, podrá coordinar visitas de inspección, vigilancia y/o control a los archivos de las entidades bajo su competencia de conformidad con lo establecido en la Ley General de Archivos y demás normas concordantes.

 

Parágrafo 1°. El Archivo General de la Nación podrá conformar Comisiones Intersectoriales en los casos que considere pertinente, para desarrollar de manera conjunta visitas de inspección, vigilancia y/o control.

 

Parágrafo 2°. Los Ministerios y Superintendencias podrán solicitar al Archivo General de la Nación, en lo de su competencia, informes técnicos y/o acompañamiento para llevar a cabo visitas a entidades bajo su vigilancia y control, cuando así lo estimen pertinente, de conformidad con lo establecido por el artículo 45 de la Ley 489 de 1998.

 

Artículo 43. Documentos de las actuaciones de inspección, vigilancia y/o control. Los documentos generados en las visitas de inspección, vigilancia y/o control, deberán ser suscritos por todos los participantes y en ellos se describirá en detalle los procedimientos realizados, los hallazgos detectados y en general, todo aspecto que permita determinar el real estado de los archivos y de los procesos archivísticos examinados. Estos documentos servirán como soporte para la toma de decisiones y serán entregados, cuando sea el caso, en fotocopia con nota de autenticidad a las autoridades administrativas, a los organismos de control o a las autoridades judiciales, según proceda.

 

Artículo 44. Requisitos para iniciar la visita. Para dar inicio a la visita de inspección, vigilancia o control será necesaria la presencia, mínimo de los siguientes funcionarios:

 

a) El funcionario de nivel directivo o su delegado al cual se encuentre adscrito el archivo de la entidad.

 

b) El funcionario responsable del Archivo de la Entidad o quien haga sus veces.

 

c) El funcionario encargado del área sobre la cual se hará la visita, cuando sea del caso.

 

Parágrafo. Si no se encuentran presentes los funcionarios anteriormente señalados, se suspenderá la visita dejando constancia de este hecho en el acta correspondiente, ordenándose programar nueva visita y en caso de renuencia, esta será tenida como entorpecimiento al cumplimiento de las funciones de inspección, vigilancia y/o control y se correrá traslado a los órganos competentes.

 

Artículo 45. Deber de colaboración. Las entidades públicas y/o privadas que cumplen funciones públicas, las personas naturales, jurídicas de derecho público y/o privado y las entidades que prestan servicios archivísticos, objeto de inspección, vigilancia y/o control, deberán colaborar para el buen desarrollo de las funciones de inspección, vigilancia y/o control y están obligadas a facilitar el acceso a sus instalaciones donde se encuentran los archivos y a suministrar la información y documentos que sean requeridos, para evaluar el desempeño de la entidad en cuanto al cumplimiento de la normatividad archivística.

 

Artículo 46. Daño a los documentos públicos, archivos o al patrimonio documental de la Nación. De existir daño, destrucción o explotación ilegal del Patrimonio Documental de la Nación, archivos o documentos públicos, sin perjuicio de imponer las sanciones patrimoniales a que haya lugar, el Archivo General de la Nación y los Consejos de Archivos, según el caso, presentarán la correspondiente denuncia ante la autoridad competente y, si la falta constituye hecho punible y hubiere flagrancia, se pondrá inmediatamente en conocimiento de la autoridad de policía más cercana. Igualmente se dará aviso a las Entidades mencionadas en los artículos 35 y 51 de la Ley General de Archivos, para lo de su competencia.

 

Parágrafo. Las acciones de inspección, vigilancia y/o control, comprenden la verificación de la normatividad archivística tanto sobre los archivos y documentos físicos como electrónicos y los documentos de archivo registrados o almacenados en cualquier soporte.

 

Artículo 47. Reglamentación. El Archivo General de la Nación, de acuerdo con su competencia podrá reglamentar el presente decreto.

 

Artículo 48. Vigencia y derogatoria. El presente decreto rige a partir de su publicación y deroga los numerales 2, 11 y 13 del artículo 6° del Decreto 2578 del 2012.

 

Publíquese y cúmplase.

 

Dado en Bogotá, D. C., a 21 de enero de 2015.

 

JUAN MANUEL SANTOS CALDERÓN

 

La Ministra de Cultura,

 

Mariana Garcés Córdoba.

 

NOTA: Publicado en el Diario Oficial 49401 de enero 21 de 2015

 

 
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