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  Directiva 1 de 2015 Departamento Administrativo de Servicio Civil
 
  Fecha de Expedición: 06/02/2015  
  Fecha de Entrada en Vigencia:  
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DIRECTIVA 001 DE 2015

(Febrero 06)

PARA:

SECRETARIOS DE DESPACHO, DIRECTORES DE DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO, DIRECTORES DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS ESPECIALES, DIRECTORES Y GERENTES DE ENTIDADES DESCENTRALIZADAS, PRESIDENTE CONCEJO DE BOGOTA, VEEDORA DISTRITAL, CONTRALOR DISTRITAL Y PERSONERO DE BOGOTÁ.

DE:

DIRECTOR DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DEL SERVICIO CIVIL DISTRITAL – DASCD.

ASUNTO:

LINEAMIENTOS DISTRITALES PARA ESTABLECER LOS PROGRAMAS DE BIENESTAR E INCENTIVOS.

FECHA:

06 de Febrero de 2015

El Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital - DASCD, con el propósito de concretar los compromisos adquiridos en el marco del Acuerdo Laboral firmado en el año 2013, entre la Administración Distrital y el movimiento sindical considera pertinente a través de esta Directiva señalar la normatividad que regula el tema relacionado con el "Bienestar, estímulos e incentivos", con el fin de que sea tenida en cuenta por cada una de las Entidades de los niveles central, descentralizado y entes de control en el momento de trabajar sus planes y programas sobre el tema.

Así mismo se emiten las acciones a seguir por parte de la administración, relacionadas con el sistema de estímulos e incentivos

1. La Administración Distrital, a través del Departamento Administrativo del Servicio Civil-DASCD- conforme con las competencias derivadas del Convenio No 018 de 2005, con el Departamento Administrativo de la Función Pública - DAFP, promoverá y hará el seguimiento para que se constituya o fortalezca en cada Entidad, Organismo u Órgano de Control y Vigilancia, "EL SISTEMA DE ESTÍMULOS".

2. La Administración, a través del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital, sin menoscabo de las responsabilidades y competencias de cada entidad, realizará alianzas estratégicas con organizaciones públicas o privadas para la realización de eventos de educación formal y o programas de bienestar, con miras a lograr mayor cobertura, obtener mayores beneficios institucionales, mejorar la calidad de los programas académicos, disminuir los costos, etc.

3. Cada entidad creará el Comité de Incentivos y/o de Bienestar Social, el cual estará integrado por: 1.El Nominador o su delegado. 2. El Jefe de Gestión Corporativa, o Administrativa, o quien haga las funciones de Talento Humano o su delegado quien actuará como Secretario Técnico, 3. El Jefe de Planeación o quien haga sus veces y 4. Dos de los representantes de los empleados ante la Comisión de Personal.

El Comité se reunirá por lo menos una (1) vez, cada dos (2) meses y cualquiera de los integrantes podrá convocar a reunión, cuando así se requiera

El Comité tendrá las siguientes funciones:

* Verificar que la Entidad realice el estudio técnico requerido para la identificación de necesidades y expectativas de los empleados en relación con el Bienestar social y los estímulos.

* Establecer prioridades y seleccionar alternativas que puedan satisfacer las necesidades de bienestar de los funcionarios de la entidad concordantes con los objetivos de la administración.

* Diseñar el programa de bienestar de acuerdo con las necesidades detectadas, las alternativas estudiadas, la capacidad administrativa y presupuestal de la entidad y presentarlo al nominador de la Entidad para su aprobación y ejecución.

* Realizar el seguimiento a la ejecución del plan de Bienestar y efectuar las recomendaciones a que haya lugar.

El instructivo que se anexa a esta directiva y que comprende el marco normativo vigente sobre el Bienestar, estímulos e incentivos de los empleados estatales, deberá tenerse en cuenta por todas las entidades que se rigen en los términos de la Ley 909 de 2004

CESAR AUGUSTO MANRIQUE SOACHA

Director Departamento del Servicio Civil

INSTRUCTIVO

l. MARCO NORMATIVO

El Decreto Ley 1567 de 1998, "Por el cual se crean (sic) el sistema nacional de capacitación y el sistema de estímulos para los empleados del Estado", dispone:

1. Sobre el Sistema de Estímulos para los Empleados del Estado, el artículo 13°, señala: "Sistema de Estimulas para los Empleados del Estado. Establécese el sistema de estímulos, el cual estará conformado por el conjunto interrelacionado y coherente de políticas, planes, entidades, disposiciones legales y programas de bienestar e incentivos que interactúan con el propósito de elevar los niveles de eficiencia, satisfacción, desarrollo y bienestar de los empleados del Estado en el desempeño de su labor y de contribuir al cumplimiento efectivo de los resultados institucionales".

2. De acuerdo con la norma el Sistema de Estímulos tiene unos componentes, según el artículo 16° son:

3. Respecto de los Programas de bienestar social e incentivos, el Articulo 18° consagra: "Programas de Bienestar Social e Incentivos. A través de los programas de bienestar social y de los programas de incentivos que formulen y ejecuten las entidades, se pondrá en funcionamiento el sistema de estímulos para los empleados".

4. Lo concerniente a la periodicidad de los planes se encuentra consignado el Artículo 19°, "Programas Anuales. Las entidades públicas que se rigen por las disposiciones contenidas en el presente Decreto - ley están en la obligación de organizar anualmente, para sus empleados, programas de bienestar social e incentivos".

5. Para la aplicación de Los Programas de Bienestar Social la norma establece lo siguiente: ''Artículo 22°.- Áreas de Intervención. Para promover una atención integral al empleado y proporcionar su desempeño productivo, los programas de bienestar social que adelanten las entidades públicas deberán enmarcarse dentro del área de protección y servicios sociales y del área de calidad de vida laboral.

Articulo 23°.- Área de Protección y Servicios Sociales. En esta área se deben estructurar programas mediante los cuales se atiendan las necesidades de protección, ocio, identidad y aprendizaje del empleado y su familia, para mejorar sus niveles de salud, vivienda, recreación, cultura y educación.

Los programas de esta área serán atendidos en forma solidaria y participativa por los organismos especializados de seguridad y previsión Social o por personas naturales o jurídicas, así como por los empleados, con el apoyo y la coordinación de cada entidad.

Artículo 24°." Área de Calidad de Vida Laboral. El área de la calidad de vida laboral será atendida a través de programas que se ocupen de problemas y condiciones de la vida laboral de los empleados, de manera que permitan la satisfacción de sus necesidades para él desarrollo personal, profesional y organizacional.

Los programas de esta área deben recibir atención prioritaria por parte de las entidades y requieren, para su desarrollo, el apoyo y la activa participación de sus directivos".

Los programas de incentivos que se desarrollen mediante proyectos de calidad de vida laboral tendrán como beneficiarios a todos los empleados de la entidad.

6. Para el diseño y la ejecución de los programas de bienestar social las entidades deberán seguir el proceso de gestión que se describe en el Artículo 25° de la norma anterior" Proceso de Gestión de los Programas de Bienestar".

7. Referente a los Programas de Incentivos, el artículo 26°, Señala: "Programa de Incentivos. Los programas de incentivos, como componentes tangibles del sistema de estímulos, deberán orientarse a:

1. Crear condiciones favorables al desarrollo del trabajo para que el desempeño laboral cumpla con los objetivos previstos.

2. Reconocer o premiar los resultados del desempeño en niveles de excelencia.

Los programas de incentivos dirigidos a crear condiciones favorables al buen desempeño se desarrollarán a través de proyectos de calidad de vida laboral. Y los programas de incentivos que buscan reconocer el desempeño en niveles de excelencia se estructurarán a través de planes de incentivos".

8. Para la elaboración de los Planes de Incentivos, cada entidad deberá de acuerdo a su presupuesto, establecer dichos planes en aplicación de las disposiciones vigentes, teniendo en cuenta lo señalado a continuación:

II. ASPECTOS A TENER EN CUENTA

A efectos de garantizar una correcta aplicación e, implementación de los Planes de Bienestar, Estímulos e Incentivos, las entidades deberán tener en cuenta como mínimo, las siguientes observaciones:

* Los Planes de Bienestar, Estímulos e Incentivos, no podrán limitarse a eventos o actividades aisladas o desarticuladas de las finalidades definidas en la reglamentación vigente en la materia. Esto implica, que los componentes a través de los cuales se desarrollen estos Planes, deberán tener definida su finalidad, identificación de la población beneficiaria, cobertura de la misma e impacto en la calidad de vida laboral.

* Es necesario recordar que los planes y programas que establezcan las entidades, no suplirán o reemplazarán las competencias, obligaciones y responsabilidades de las Cajas de Compensación Familiar, EPS's, ARL's y Fondos de Vivienda o Pensionales.

* En caso de que la entidad cuente con recursos suficientes que permitan en el marco de los Programas de Bienestar la inclusión de programas educación formal, deberá tenerse en cuenta que estos sólo podrán estar destinados a servidores que ostenten derechos de carrera o que ejerzan empleos de libre nombramiento y remoción, previa acreditación de las condiciones establecidas en el Decreto 1227 de 2005, no resultando procedente que tales programas se financien con cargo al rubro destinado a los Planes Institucionales de Capacitación.

* En cuanto al reconocimiento de los mejores servidores de cada nivel y mejor de la entidad, deberá observarse el pleno cumplimiento de los requisitos definidos en el Capítulo IV del Decreto Ley 1567 de 1998 y de manera concordante con las disposiciones contenidas en el Capítulo II del Decreto 1227 de 2005.

* Teniendo en cuenta que el propósito de tales reconocimientos conlleva una previa planeación y definición de los incentivos por parte de cada entidad, el Nominador, mediante acto administrativo deberá anualmente, antes de concluido el primer trimestre de cada vigencia, y a partir de la expedición de la presente Directiva, establecer el Plan respectivo, señalando las condiciones que deberán acreditar tanto los servidores de carrera como los de libre nombramiento y remoción, (estos últimos, pertenecientes a los niveles asistencia, técnico y profesional, Art. 30 del Decreto Ley 1567 de 1998).

* En el mismo Plan, se establecerán las condiciones para el reconocimiento de los mejores equipos de trabajo y el monto destinado para el otorgamiento del incentivo pecuniario con el que se premiará el mejor equipo de la entidad, y los no pecuniarios aplicables a los demás equipos que resulten seleccionados. Al respecto, se aclara que de tales equipos podrán hacer parte, servidores de diferentes dependencias, su carácter podrá ser interdisciplinario y estar integrado por servidores con derechos de carrera de los diferentes niveles ocupacionales y por empleados de libre nombramiento y remoción, perteneciente a los niveles habilitados en el articulo 30 del Decreto previamente citado.

* Los criterios a tener en cuenta tanto para la elaboración de los proyectos a desarrollar por los equipos de trabajo, como los de selección y calificación de los mismos, deberán estar definidos antes de la respectiva convocatoria, enmarcarse dentro de las políticas, objetivos y/o planes institucionales, pudiendo corresponder a procesos estratégicos, misionales, de apoyo y/o de control, a fin de garantizar que los mismos, contribuyan a la mejora de la gestión institucional y excelencia en la prestación de servicios, entre otros aspectos relevantes para la Administración.

* Es necesario aclarar, que la reglamentación vigente, no prevé la destinación de recursos públicos para la financiación de los proyectos que adelanten los equipos de trabajo interesados en hacerse participes del proceso de selección de los mejores equipos de trabajo, en el marco de los Planes de Incentivos de la Entidad.

* La calificación de los proyectos adelantados por los equipos de trabajo implicará, que los mismos hayan concluido plenamente en el año inmediatamente anterior a la fecha del reconocimiento, que sus resultados estén debidamente documentados, demostrando hechos concretos de su implementación, incidencia o aporte significativo en los productos, servicios o resultados de la entidad y el aporte de cada uno de los integrantes del equipo al logro o cumplimiento del proyecto. Los equipos que no cumplan con estos criterios, deberán ser excluidos del proceso de selección.

* En el reglamento que se establezca o en la. adopción del Plan Anual, deberán preverse mecanismos técnicos de desempate, caracterizados por la equidad, objetividad y razonabilidad, para resolver de manera transparente y equitativa las situaciones que pudiesen presentarse, cuando dos o más servidores hubiesen obtenido las más altas calificaciones, producto de la evaluación del desempeño y su resultado se enmarque en el nivel de excelencia o sobresaliente.

* Así mismo y como garantía de objetividad en el proceso, si alguno de los integrantes del Comité de Incentivos, pudiese hacer parte de los servidores opcionados dentro de la selección al mejor empleado de la entidad, por nivel ocupacional o por equipos de trabajo, deberá declararse impedido evitando posibles conflictos de intereses, en su reemplazo podrá la administración designar a otro servidor, cuando el impedimento recaiga en uno de sus delegados, si por el contrario, el impedimento es presentado por uno de los integrantes de la Comisión de Personal, ésta determinará su reemplazo.