RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

RESOLUCIÓN 325 DE 2015

(Febrero 26)

“Por medio de la cual se constituye la Caja Menor de la Secretaría de Educación del Distrito del Nivel Central para la vigencia fiscal de 2015”

“EL SECRETARIO DE EDUCACIÓN DE BOGOTÁ, D.C.”

En uso de sus atribuciones legales y en especial las conferidas por el Decreto No. 061 del 14 de febrero de 2007 y el Decreto 117 de 2014 y,

CONSIDERANDO

Que el Decreto 061 del 14 de febrero de 2007, “por el cual se reglamenta el funcionamiento de las cajas menores y los avances en efectivo”, para las entidades que conforman el Presupuesto Anual del Distrito Capital, dispone que el monto y número de las cajas menores para cada entidad, debe ser determinado por su Representante Legal, y debe constituirse para cada vigencia fiscal, mediante Resolución en la cual se incluya claramente entre otros aspectos, la finalidad y la clase de gastos que pueden efectuarse a través de la misma.

Que en la citada disposición se señala que en la Resolución de constitución de cada caja menor, deben indicarse los rubros presupuestales y los montos que se pueden afectar durante la vigencia, y el responsable de presupuesto o quien haga sus veces, debe expedir un certificado de disponibilidad que garantice la existencia de la apropiación a fin de amparar los gastos a realizar, para tal efecto, el monto certificado corresponderá a la autorización máxima para efectuar pagos con cargo a los recursos de la caja menor.

Que igualmente prevé la norma, que las cajas menores deben ser utilizadas para sufragar gastos generales identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto Anual del Distrito Capital que tengan el carácter de imprevistas, urgentes, imprescindibles, inaplazables, necesarios y definidos en la Resolución de constitución respectiva y sólo en casos excepcionales el Representante Legal de la entidad puede destinar las cajas menores para sufragar gastos de inversión, con la debida justificación del gasto.

Que la mencionada disposición señala que dichos recursos deben atender los criterios de racionalidad y austeridad del gasto público, en concordancia con las normas legales vigentes que lo ordenan.

Que además el artículo 8º del Decreto 061 de 2007, dentro de las prohibiciones a realizar con los fondos de las cajas menores, se destaca el siguiente numeral “(….) 4 reconocer y pagar gastos por conceptos de servicios personales y las contribuciones que establece la Ley sobre la nómina, cesantías y pensiones.”

Que el parágrafo 1º del artículo 8º del Decreto 061 de 2007, señala que se exceptúan de esta prohibición los Servicios Personales que por concepto de honorarios se deben reconocer y pagar a los auxiliares de la justicia que actúan en los diferentes procesos de cobro coactivo y administrativo, de conformidad con las competencias de las respectivas entidades establecidas para tal fin.

Que de conformidad con el Decreto 603 del 23 de diciembre de 2014 “Por el cual se liquida el Presupuesto Anual de Rentas e Ingresos y de Gastos e Inversiones de Bogotá, Distrito Capital, para la vigencia fiscal comprendida entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2015 y se dictan otras disposiciones”, y en cumplimiento del Acuerdo Nº 575 de diciembre 17 de 2014, expedido por el Alcalde Mayor de Bogotá, Distrito Capital”, los rubros presupuestales que ampararán el funcionamiento de la caja menor que se crea mediante el presente acto corresponden a:

CAJA MENOR No. 1 DIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

Que de acuerdo con el certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 1429 del 9 de febrero de 2015, en la Secretaría de Educación del Distrito existe dentro del presupuesto de gastos e inversiones de la vigencia 2015 apropiación disponible para atender los desembolsos de la caja menor en los términos de la presente Resolución.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE

ARTÍCULO PRIMERO. Constituir la Caja Menor que se describe a continuación para la vigencia fiscal de 2015, con cargo al presupuesto ordinario de la Secretaría de Educación del Distrito, Nivel Central:

ARTÍCULO SEGUNDO. Los fondos asignados a la Caja Menor No. 1 serán destinados a la adquisición de los siguientes bienes y servicios que se constituyen en servicios generales tales como:

1. Adquisición de bienes de consumo final que no son objeto de devolución, como papelería, útiles de escritorio y demás gastos contemplados en la definición del Rubro Materiales y Suministros.

2. Gastos por concepto de portes aéreos y terrestres, empaques, acarreos, telex, fax, transporte dentro de la ciudad de los empleados de la Secretaría de Educación en cumplimiento de sus funciones y demás gastos inherentes a este concepto distintos de aquellos que son propios del funcionamiento de la Caja Menor No.1.

3. Las erogaciones correspondientes a la conservación y reparación de bienes muebles e inmuebles, repuestos y accesorios que se requieren para tal fin, siempre que dicha función no pueda ser cumplida por dependencia alguna de la Secretaría de Educación del Distrito.

4. Gastos correspondientes al rubro Impresos y Publicaciones.

5. Honorarios a reconocer y pagar a los auxiliares de la justicia que actúan en los diferentes procesos judiciales, de cobro coactivo y administrativo, de conformidad con los procedimientos tributarios establecidos y demás disposiciones legales vigente.

PARÁGRAFO 1. Las compras no podrán exceder en cada caso el equivalente a cinco (5) salarios mínimos legales mensuales a la fecha de la compra, así mismo el responsable de su manejo podrá mantener en efectivo un valor que no supere la cantidad citada en este numeral.

ARTÍCULO TERCERO. No se podrán realizar con los fondos de la Caja Menor las siguientes operaciones:

1. Comprar elementos cuya existencia esté comprobada en las bodegas y depósitos de la entidad ubicadas en el área geográfica donde funciona la respectiva caja menor.

2. Fraccionar compras de un mismo elemento y/o servicio.

3. Realizar desembolsos para sufragar gastos con destino a órganos diferentes a la SED.

4. Efectuar pago de contratos.

5. Realizar pagos por concepto de servicios personales, contribuciones de ley, transferencias cesantías, pensiones, sueldos, jornales, viáticos, prestaciones sociales y demás gastos similares.

6. Cambiar cheques o efectuar préstamos.

7. Contratar obligaciones a crédito.

ARTÍCULO CUARTO. Los pagos de Impuestos, Tasas, Contribuciones, Derechos y Multas de la Secretaría de Educación del Distrito se realizarán directamente en las entidades de recaudos de dichos pagos como lo son: Planeación Distrital, Catastro Distrital, Notarías, Instituto Geográfico Agustín Codazzi, Curadurías Urbanas.

ARTÍCULO QUINTO. El manejo de los dineros de la caja menor se hará a través de una cuenta corriente oficial bajo responsabilidad del funcionario facultado y debidamente afianzado para administrarla, de conformidad con lo establecido en las normas legales vigentes, quién podrá tener dinero en efectivo en cuantía que no supere los cinco (5) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

ARTÍCULO SEXTO. Los fondos asignados a la Caja Menor sólo podrán utilizarse para sufragar los gastos identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto Anual del Distrito Capital y en el acto administrativo que la constituye, que tengan el carácter de imprevistas, urgentes, imprescindibles e inaplazables para el buen funcionamiento de las dependencias para las cuales fueron creadas.

PARÁGRAFO PRIMERO. Para el pago de almuerzos y/o refrigerios de trabajo podrán destinarse los recursos de la Caja Menor por el Rubro Materiales y Suministros siempre y cuando se cumpla con los siguientes requisitos:

*Que cada compra no exceda de un (1) salario mínimo mensual vigente y su acumulado mensual no exceda de diez (10) salarios mínimos mensuales vigentes.

*Que el gasto sea autorizado previamente por el Ordenador del Gasto de la Caja Menor.

PARÁGRAFO SEGUNDO. Todas las solicitudes que se efectúen a través de la Caja Menor No.1, deben ser autorizadas previamente por el Subsecretario correspondiente, para el caso de las Oficinas Asesoras los requerimientos serán avalados por el Jefe respectivo y autorizadas por la Subsecretaria de Gestión Institucional.

ARTÍCULO SEPTIMO. El Ordenador del gasto y el Responsable del manejo de la Caja Menor para la contabilización de los registros, comprobantes y en general el manejo de fondos; deberán someterse a las disposiciones establecidas para tal efecto por la Contraloría de Bogotá, D.C. y en especial el Decreto 061 del 14 de febrero de 2007 de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

ARTÍCULO OCTAVO. Desígnese como Ordenador del Gasto de la Caja Menor No.1, al Director de Servicios Administrativos de la Secretaría de Educación, quien será la persona que avalara con su firma la información contenida en el formato único de radicación de cuentas, como Responsable del Proyecto.

ARTÍCULO NOVENO. Desígnese como responsable del manejo de la Caja Menor No. 1 cuya apertura se autoriza al siguiente funcionario:

Sin embargo ante las ausencias temporales del mencionado funcionario, se aplicará lo dispuesto en el parágrafo del artículo 16º del Decreto 061 del 14 de febrero de 2007, el cual prevé:

“PARÁGRAFO. Cuando el responsable de la Caja Menor se encuentre en vacaciones, licencia o comisión, el funcionario que haya constituido la respectiva Caja Menor, podrá mediante resolución, encargar a otro funcionario debidamente afianzado, para el manejo de la misma, mientras subsista la situación, para lo cual sólo se requiere de la entrega de los fondos y documentos mediante arqueo, al recibo y a la entrega de la misma, lo que deberá constar en el libro respectivo.”

PARÁGRAFO 1. El responsable del manejo y administración de la Caja Menor No.1, es la persona encargada de tramitar lo concerniente a las solicitudes de reembolsos mensuales.

ARTÍCULO  DÉCIMO. Modificado por el art. 1, Resolución Sec. Educación 798 de 2015.  Las  erogaciones que se causen por concepto del funcionamiento de la Caja Menor No.1 se hacen con cargo al Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 1429 del 9 de febrero de 2015 y se atenderán por los siguientes rubros y cuantías:

CAJA MENOR No. 1 DIRECCION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO. Remítase copia del presente acto a la Secretaría de Hacienda Distrital, Oficinas de la Secretaría de Educación relacionadas (Oficina Asesora de Control Interno, Oficina Asesora Jurídica, Subsecretaría de Gestión Institucional, Dirección Financiera, Grupo Archivo), para lo de su competencia.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dado en Bogotá D.C., a los 26 días del mes de febrero del año 2015

OSCAR SANCHEZ JARAMILLO

Secretario de Educación