RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

CIRCULAR EXTERNA 003 DE 2012

(Mayo 29)

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29 de mayo de 2012

Los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan la vida de las personas, los derechos y las instituciones. Como centros de información institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano.²

En el Artículo 4° de la Ley 594 inciso primero, se estableció como objetivo esencial de los archivos, "El de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la Historia"

Con la entrada en vigencia de la Ley 1448 de 2011, la gestión documental de los archivos relacionados con víctimas (directa o indirectamente) o hechos victimizantes, deben cumplir con ciertas características esenciales, tales como: transparencia, neutralidad, pluralidad, participación, objetividad, acceso, eficiencia y eficacia, garantizando la no destrucción, alteración, falsificación, sustracción o modificación de estos archivos, al igual que de la reserva legal, de la cual sean objeto. Lo anterior no solo respecto al deber de memoria del Estado, sino también en el proceso natural de producción documental que tiene una entidad pública o privada en cumplimiento de sus actividades y funciones misionales y administrativas.

Las entidades públicas y privadas, al momento de realizar cualquier procedimiento relacionado con víctimas, deben tener presente:

a. El objeto de la ley 1448 de 2011 es la implementación de una serie de medidas³, tendientes a garantizar los derechos a la verdad, justicia y reparación con garantía de no repetición, que permitan dignificar a la víctima a través de la materialización de sus derechos constitucionales⁴, para que asuman su plena ciudadanía.

b. El derecho a la verdad⁵ establece que las víctimas, sus familiares y la sociedad en general, tienen el derecho imprescriptible e inalienable a conocer la verdad acerca de los motivos y las circunstancias en que se cometieron las violaciones a los derechos humanos y al derecho internacional humanitario.

c. El deber del Estado de garantizar el acceso a la información por parte de la víctima, sus representantes y abogados, con el objeto de posibilitar la materialización de sus derechos, de acuerdo con las normas que establecen reserva legal y regulan el manejo de información confidencial.

Los procedimientos implementados para garantizar el goce efectivo de los derechos de las víctimas, deben verse reflejados en la gestión documental y el manejo de los archivos de las entidades responsables de estos.

La debida gestión documental y manejo de los archivos de las entidades relacionadas con la Ley 1448 de 2011, debe desarrollarse por todas las entidades públicas y privadas con funciones públicas, del orden central o descentralizado, siguiendo la reglamentación y principios establecidos, por el Archivo General de la Nación, como ente rector de la función archivística del Estado.

En razón a lo anterior se hace indispensable la participación activa de las instituciones pertenecientes al Sistema Nacional de Archivos (Archivo General de la Nación, Archivos de las Entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organización administrativa, territorial y por servicios y aquellos archivos privados que hacen parte del Sistema), en la implementación de la Ley de Víctimas y Restitución de tierras.

Las instituciones del Sistema Nacional de Archivos, de acuerdo con el artículo 6° de la Ley 594 de 2000, deben llevar a cabo procesos de·planeación y programación, desarrollar acciones de asistencia técnica, ejecución, control, seguimiento y coordinación, sobre los archivos que traten sobre víctimas, siguiendo los principios generales de la archivística, las políticas y directrices del Archivo General de la Nación y además aquellos principios establecidos por la ley de víctimas en especial el de la Dignidad Humana, igualdad, buena fe, justicia transicional y garantía de los derechos de verdad, justicia, reparación y no repetición.

Lo anterior en cumplimiento de la finalidad de homogenizar y normalizar los procesos archivísticos, promover el desarrollo de estos centros de información, salvaguardar el patrimonio documental, garantizar el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos, sensibilizar a la administración pública y ciudadanos en general acerca de la importancia de los archivos en cada una de las fases del ciclo vital (Gestión, Central e Histórico)⁶.

Cordialmente,

CARLOS A. ZAPATA CARDENAS

Director General

NOTAS DE PIE DE PÁGINA

^{2  (sic)} Inciso 4, del Artículo 4° de la Ley 594 de 2000.

³ Judiciales, administrativas, sociales y económicas, individuales y colectivas.

⁴ Artículo 1° Ley de Victimas y Restitución de tierras

⁵ Artículo 3° Ley de Victimas y Restitución de tierras

⁶ Ley 594 de 2000, Artículo 5°.

Proyectó: Andrea L. Garzón Zuluaga- Abogado, Contratista -Grupo de Normatividad y Desarrollo de la Política Archivística.

Revisó: Clara Inés Casilimas Rojas, Coordinadora, Grupo de Normatividad y Desarrollo de la Política Archivística.

Archivado en: Dirección General, Circulares Externas.