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  Circular 120 de 2015 Secretaría General Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.
 
  Fecha de Expedición: 11/08/2015  
  Fecha de Entrada en Vigencia:  
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CIRCULAR 120 DE 2015

(Agosto 11)

Para:

SECRETARIOS (AS) DE DESPACHO, JEFES Y DIRECTORES (AS) DE DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS, UNIDADES ADMINISTRATIVAS ESPECIALES, ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS, EMPRESAS DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS INCLUIDAS LAS OFICIALES Y MIXTAS, EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO, SOCIEDADES DE ECONOMÍA MIXTA, EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES, SOCIEDADES PÚBLICAS, RECTOR DEL ENTE UNIVERSITARIO AUTÓNOMO, ALCALDES (AS) LOCALES, VEEDORA Y PERSONERO DISTRITAL.

De:

SECRETARIA GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ, D.C.

Asunto:

SOSTENIBILIDAD Y FINANCIACIÓN DE LA POLÍTICA PÚBLICA DISTRITAL DE SERVICIO A LA CIUDADANÍA.

Mediante el Decreto 197 de 2014 se adoptó la Política Pública Distrital de Servicio a la Ciudadanía en la ciudad de Bogotá D.C.

El adecuado servicio a la ciudadanía para el Distrito va más allá de la responsabilidad legal de tener un sistema de atención a los requerimientos de la ciudadanía. Representa la prestación de un servicio más equitativo, con igual trato para la ciudadanía sin incurrir en distinción alguna para obtener los mismos servicios. Esto significa prestar un servicio más amable, respetuoso, digno, cálido, especializado y humano, ofreciendo más y mejor información sobre la Administración, planes, gestión, contratación, trámites y servicios; fortalecer los canales de comunicación e interacción con la ciudadanía y las condiciones para que la misma y los servidores (as) se sientan cómodos en el proceso y puedan interactuar sencilla y eficazmente; de manera que el resultado sea un servicio ágil, eficiente y efectivo.

La aplicación, coordinación, seguimiento y evaluación de la Política Pública Distrital de Servicio a la Ciudadanía, constituye un deber para todos (as) los (as) servidores (as) y demás partes interesadas de cada una de la Entidades del Distrito Capital que intervienen en ella y demás entidades que se vinculan al Sistema Distrital de Servicio a la Ciudadanía.

En este contexto, se requiere la sostenibilidad de la Política Pública Distrital de Servicio a la Ciudadanía, para lo cual las entidades, como actores fundamentales de la plataforma de atención al ciudadano deben garantizar los recursos en sus respectivos componentes que forman parte del Plan de Desarrollo Distrital, así como los Locales y en los planes anuales de inversión, de gestión y demás instrumentos destinados para tal fin. La financiación de la Política Pública Distrital de Servicio a la Ciudadanía se realizará implementando la articulación y complementariedad de sus presupuestos.

En consecuencia, se requiere que cada una de las entidades dispongan en la preparación de sus presupuestos anuales los recursos necesarios para cubrir y poder ejecutar en cada una de sus entidades lo siguiente:

* Infraestructura física - Accesibilidad al medio físico. Modernización de las oficinas de atención a la ciudadanía teniendo en cuenta lo dispuesto en la Norma Técnica Colombiana NTC 6047 2013-12-11 sobre accesibilidad de las personas al medio físico. Espacios de servicio a la ciudadanía en la Administración Pública.

* Planta de Personal. Con el fin de consolidar el Sistema Distrital de Servicio a la Ciudadanía es deber de cada una de las entidades realizar los análisis que correspondan en este aspecto, con el fin de contar de manera permanente con personal que atienda a la ciudadanía, tanto en los puntos de atención de cara a la ciudadanía, así como, al interior de sus entidades, para atender las necesidades permanentes de la administración las cuales pueden satisfacerse en el ejercicio de empleos permanentes, temporales, transitorios, o de otras modalidades de vinculación con el Estado autorizadas por la Ley, como los contratos de prestación de servicios.

De otra parte, para las Entidades que sean competentes con funciones de Inspección, Vigilancia y Control (IVC) se requiere que éstas dispongan del talento humano para continuar con la realización de coordinación y articulación de las entidades que se relacionan con la creación y funcionamiento de establecimientos de comercio en Bogotá, D.C., con el fin de incrementar la capacitación a los servidores públicos que desarrollan estos temas en el Distrito y en consecuencia, generar sensibilidad a la ciudadanía acerca de los trámites relacionados con el funcionamiento de dichos establecimientos.

* Medición del Servicio. Disponer de los recursos necesarios para la implementación de instrumentos de medición de servicio a la ciudadanía que permitan diseñar estrategias y acciones de mejora continua en la prestación de los servicios.

* Línea 195. Cada una de las entidades que requiera servicios especiales deberá contar con los recursos presupuestales necesarios para suscribir directamente los contratos o convenios correspondientes y realizar solicitud de autorización de uso de la línea 195, debidamente sustentada con la indicación de los servicios que requiere a la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., para que por parte de ésta se otorgue la autorización correspondiente.

* Tecnología. Con la finalidad de articular lo que las entidades desarrollan e implementan en cuanto a tecnología relacionada con el servicio a la ciudadanía, es necesario que se realice la desagregación del componente general de tecnología y se asignen recursos para Soluciones Tecnológicas de Servicio a la Ciudadanía, por ejemplo, Plataforma Tecnológica básica de conectividad que comprende red de fibra óptica con servicios de datos, internet y Gcloud para alojar soluciones y aplicativos móviles, correo electrónico, centros de contacto telefónico, páginas web, según la guía de sitios web del Distrito Capital virtualización de trámites, web services con los sistemas de Gestión Documental, identificación biométrica de los ciudadanos, analítica de datos, inteligencia de negocios, dispositivos móviles para la labor de Inspección, Vigilancia y Control a Establecimientos de Comercio, sistemas de alertas para que la ciudadanía reporte a las entidades, módulos de autoservicio y de pago, Gestión documental, entre otras.

A través de una adecuada planeación técnica y financiera, se deben programar los recursos para ser comprometidos dentro de una vigencia con miras a garantizar el presupuesto requerido para la implementación de la infraestructura tecnológica de cada entidad; determinando con los responsables de los rubros presupuestales y consultado con la Secretaría de Hacienda si se van a financiar con los proyectos de inversión o con gastos de funcionamiento.

* Implementación de Políticas de Gobierno de Tecnología de la Información basadas en Arquitecturas Empresariales: Concebir desde la óptica de la Política Pública Distrital de Servicio a la Ciudadanía y desde la Estrategia de Gobierno en Línea las cuales estructuran todos sus aparatos mediante el concepto ciudadano como el eje principal de administración, la construcción de aplicativos, plataformas y sistemas, interoperabilidad mediante la aplicación del marco de referencia de arquitectura empresarial, que permita a las entidades mantener actualizada la estructura de información organizacional alineando procesos, datos, e infraestructura tecnológica.

* Inteligencia del Negocio: Desarrollo de estrategias alineadas con el Decreto 197 de 2014, en los cuales la información existente dentro de las plataformas misionales de cara al ciudadano de la organización (aplicaciones, plataformas, aplicativos y sistemas de información), sea tratada como un activo importante a través del uso de herramientas de inteligencia de negocio (Business Intelligence), para la toma de decisiones que afecten lo relacionado con la atención de servicio a la ciudadanía.

* Optimización y Racionalización de trámites: La Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, ofrece a la ciudadanía información acerca de las entidades, trámites, puntos de atención, sitios de interés de la ciudad, otros procedimientos administrativos y demás información relevante para la ciudadanía que realice tanto la Secretaría General como las demás Entidades que forman parte de la Administración Distrital, a través de la Guía de Trámites y Servicios del Distrito, soportando el servicio prestado en los canales de interacción ciudadana (presencial, telefónico y virtual) que hacen parte del Sistema Distrital de Servicio a la Ciudadanía.

Con el fin de acercar la administración distrital a la ciudadanía y hacer más eficiente su gestión en el acceso y respuesta a los requerimientos de servicio, se hace necesario que cada entidad desarrolle e implemente la política de racionalización de trámites promoviendo al interior la simplificación, estandarización, optimización, automatización o eliminación de trámites y procedimientos administrativos, haciendo uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones en la implementación de cada una de las fases, apropiando los recursos necesarios para llevar a cabo esta actividad.

El producto resultante será la optimización de los trámites y la mejora en los procesos y procedimientos internos de cada entidad, todo esto articulado con el SUIT, la Guía de Trámites y Servicios y la Ventanilla Distrital de Trámites y Servicios - SuperCADE Virtual.

Además, se requiere coordinar y viabilizar con los diferentes sectores la generación de Alianzas Estratégicas para contribuir a mejorar la oferta institucional y reducir la exigencia de los requisitos frente a los trámites y otros procedimientos administrativos ofertados a la Ciudadanía.

* Norma Técnica Distrital - NTD I Sistema Integrado de Gestión - SIG:

Considerar para la implementación de la Política Pública Distrital de Servicio al Ciudadano los lineamientos y políticas de Desarrollo Administrativo definidos mediante el Decreto 2482 de 2012, en especial el artículo 3°literales b) y d), relacionados con la Transparencia, participación y servicio al ciudadano y la Eficiencia administrativa, así como los componentes de la Estrategia de Gobierno en Línea, definidos por el Decreto 2573 de 2014, artículo , temáticas que a nivel Distrital son liderados por la Dirección Distrital de Servicio al Ciudadano, la Dirección Distrital Desarrollo Institucional, Dirección Archivo de Bogotá, así como, la Alta Consejería Distrital de TICs o quien hace sus veces, a fin de articular y armonizar en el Distrito Capital la participación activa de la ciudadanía en la toma de decisiones y su acceso a la información, a los trámites y servicios, para una atención oportuna y efectiva, al igual que temas concernientes a la gestión de calidad, eficiencia administrativa y cero papel, racionalización de trámites, modernización institucional, gestión de tecnologías de información y gestión documental.

Esperamos de Ustedes especial atención y compromiso con el contenido de la presente circular, con el fin de garantizar a nuestra ciudadanía capitalina permanentes avances que mejoran la calidad y atención en nuestros servicios.

Cordialmente,

MARTHA LUCÍA ZAMORA ÁVILA

Secretaria General

Proyectó: Nubia Elsy Gómez Meza

Revisó: Nubia Rodríguez Rubio; María del Rosario Almeida, Freddy Osorio, Enrique Flórez

Aprobó: Walter Acosta Barreto

 
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