RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

RESOLUCIÓN 508 DE 2015

(Octubre 14)

“Por la cual se adopta el Acuerdo de Intercambio y Confidencialidad de la Información entre la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá y la Secretaría Distrital de la Mujer”

LA SECRETARIA GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ, DISTRITO CAPITAL Y LA SECRETARIA DISTRITAL DE LA MUJER

En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas por los literales a), g), h) y l) del artículo 23 del Acuerdo Distrital 257 de 2006, en concordancia con el literal e) del artículo 6 A del Decreto Distrital 267 de 2007, el artículo 29 de la Ley 1448 de 2011, el artículo 5° del Acuerdo Distrital 490 de 2012, y el artículo 5°, literales f) y u) del Decreto Distrital 428 de 2013, han decidido celebrar el presente Acuerdo de Intercambio y Confidencialidad de la Información, en virtud de lo siguiente:

CONSIDERANDO:

Que el artículo 2 de la Constitución Política establece que entre los fines esenciales del Estado están los de servir a la comunidad, promover la prosperidad general y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la misma Carta.

Que el artículo 15 ibíd indica que, “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar”. Así mismo, el artículo 113 de la citada Carta Política consagra el principio de colaboración armónica entre los diferentes órganos del Estado.

Que el artículo 209 ibíd dispone que, la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad. De igual manera dispone que las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado.

Que el artículo 16 del Decreto Nacional 2150 de 1995, modificado por el artículo 14 de la Ley 962 de 2005, establece que toda información requerida por parte de la Administración Pública deberá solicitarse oficialmente a la entidad que la posea y será permitido el intercambio de información entre las distintas entidades del Estado, en aplicación del principio de colaboración armónica.

Que la Corte Constitucional, en sentencia T-025 de 2004 y en especial en auto de seguimiento 011 de 2009, señaló que todas las entidades deben complementar sus bases de datos con la información proveniente del Registro Único, y que: “Las autoridades han de asegurar que exista un libre y oportuno flujo de información entre las bases de datos manejadas por Acción Social (hoy en cabeza de la Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas ) y las administradas por otras entidades del Estado, cuando éstas sean relevantes para la población desplazada”.

A su vez, la misma Corte en Sentencia T-705 de 2007 estableció que “(...) la información consignada en el Registro Único de Población Desplazada guarda una estrecha relación con los derechos fundamentales de sus titulares, tales como la vida, la intimidad y la seguridad personal. Dado lo anterior y con el fin de proteger estos bienes constitucionales, la Corte constata que sobre este registro existe una reserva constitucional oponible frente a terceras personas que pretendan acceder a esta información, exceptuando de esta regla a: i) los titulares de la información, que tienen acceso en virtud del derecho fundamental del habeas data y ii) las autoridades que en ejercicio de sus funciones requieran dicha información, como son las entidades que componen el SNAIPD (...) Por lo tanto la Corte constató que sobre el RUPD pesa una reserva constitucional y en esa medida se limita el acceso a terceros a la información allí consignada.”

Que el artículo 2° del Decreto Nacional 235 de 2010 “Por el cual se regula el intercambio de información entre entidades para el cumplimiento de funciones públicas dispone: “Para efectos del intercambio de Información, las entidades (...) deberán establecer mecanismos magnéticos, electrónicos o telemáticos para integrar, compartir y/o suministrar la información que por mandato legal se requiere, o permitir el acceso total dentro del marco de la Constitución y el derecho fundamental a la intimidad (...)”.

Que el artículo 3 del Decreto Nacional 235 de 2010, modificado por el artículo 1 del Decreto Nacional 2280 de 2010, establece “Para efectos del intercambio de Información, las entidades (…) deberán establecer mecanismos magnéticos, electrónicos o telemáticos para integrar, compartir y/o suministrar la información que por mandato legal se requiere, o permitir el acceso total dentro del marco de la Constitución y el derecho fundamental a la intimidad (…)”.

Que el artículo 29 de la Ley 1448 de 2011 “Por la cual se dictan medidas de atención, asistencia y reparación integral a las víctimas del conflicto armado interno y se dictan otras disposiciones” señala: “ (…) Las autoridades garantizarán la confidencialidad de la información suministrada por las víctimas y de manera excepcional podrá ser conocida por las distintas entidades que conforman el Sistema Nacional de Atención y Reparación de las Víctimas para lo cual suscribirán un acuerdo de confidencialidad respecto del uso y manejo de la información(...) ” Así mismo, el artículo 156 ibíd en su parágrafo 1° prescribió que, “Con el fin de proteger el derecho a la intimidad de las víctimas y su seguridad toda la información suministrada por la víctima y aquella relacionada con la solicitud de registro es de carácter reservado”.

Que el artículo 60 del Decreto Nacional 4800 de 2011, Reglamentario de la Ley 1448 de 2011 en sus parágrafos 1 y 2 determina que “´(...) los gobernadores, alcaldes y demás representantes de las entidades que conforman la Red Nacional de Información serán responsables de la implementación y ejecución del Plan Operativo de Sistemas de Información dentro de sus funciones y competencias (…)”; y que el Plan Operativo de Sistemas de Información será, “parte integral de los planes de acción de atención, asistencia y reparación integral a las víctimas en el orden territorial”. De igual manera, el citado decreto señaló que las entidades integrantes del Sistema deberán garantizar la disponibilidad de la información que producen y administran, debiendo suscribir acuerdos de confidencialidad para su manejo.

Que la Ley Estatutaria 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, establece los principios y directrices generales para el tratamiento y manejo de datos personales que se hayan recogido en archivos o bases de datos, exceptuando de la necesidad de solicitar autorización al titular de la información, cuando sea requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. En ese sentido, las entidades integrantes del Sistema de Atención y Reparación a las Víctimas tanto del nivel nacional como distrital, se encuentran autorizadas para tratar la información de las víctimas que sea necesaria para el cumplimiento de sus funciones, sin que esto constituya un abuso de su poder y siempre que se ajusten a lo indicado por la Corte Constitucional en Sentencia C-748 de 2011 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

Que la citada Ley Estatutaria consagra como principios rectores para el manejo de la información objeto de regulación, entre otros, la confidencialidad, la seguridad y el acceso y circulación restringida de la información, especialmente importantes para el tratamiento de la información que suministran las víctimas, como grupo de especial protección constitucional.

Que la Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas y la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá suscribieron en el año 2012 un Acuerdo de Intercambio y Confidencialidad de la Información, dando cumplimiento al artículo 29 de la Ley 1448 de 2011. Acuerdo en el que se enmarca el presente Acto Administrativo, toda vez que la Unidad es la Entidad responsable de la operación de la Red Nacional de Información - RNI conforme lo indicó el artículo 153 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012.

Que la Oficina de Alta Consejería para los Derechos de las Víctimas, la Paz y la Reconciliación, es una Dependencia de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., creada mediante Decreto Distrital 059 de 2012, con el objeto de constituir una instancia de coordinación, armonización y acción conjunta con todos los sectores de la Administración en materia de la Política Pública para las víctimas del conflicto armado interno y como encargada de diseñar y promover la implementación del Sistema Distrital de Atención y Reparación Integral a las Víctimas, y hace parte de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

Que el Sector Administrativo Mujeres y la Secretaría Distrital de la Mujer fueron creados mediante el Acuerdo Distrital 490 de 2012, el cual establece en el artículo 5° que la entidad tiene por objeto “(…) liderar, dirigir, coordinar, articular y ejecutar las etapas de diseño, formulación, implementación, seguimiento y evaluación de políticas públicas para las mujeres, a través de la coordinación intra e intersectorial de estas políticas públicas, así como de los planes, programas y proyectos que le corresponda para el reconocimiento, garantía y restitución de los derechos y el fomento de las capacidades y oportunidades de las mujeres”. Igualmente, el referido artículo señala que además de las funciones asignadas a las secretarías de despacho por el artículo 23 del Acuerdo Distrital 257 de 2006, dicha entidad tiene la atribución de “Impulsar acciones tendientes a la eliminación de toda forma de violencia y discriminación contra la mujer”.

Que la Secretaría Distrital de la Mujer, es integrante del Sistema Distrital de Atención y Reparación Integral a las Víctimas, creado mediante Acuerdo Distrital 491 de 2012, según lo dispuesto en el artículo 160 de la Ley 1448 de 2011, en lo que se refiere a la conformación del Sistema Nacional de Atención y Reparación a las Víctimas en las entidades territoriales, y al tenor del artículo 21 de la Resolución 036 de 2014 del Alcalde Mayor de Bogotá, D.C., es integrante de los Subcomités Temáticos del Comité Distrital de Justicia Transicional.

Que en los términos del Decreto Distrital 428 de 2013, la Dirección de Eliminación de violencia contra las mujeres y acceso a la Justicia de la Secretaría Distrital de la Mujer tiene la atribución de “Implementar acciones tendientes a la prevención, atención y restablecimiento de los derechos vulnerados a las mujeres en el contexto del conflicto armado que afronta nuestro país”.

Que en tal sentido, se considera necesario y pertinente suscribir el presente Acuerdo con el fin de regular el manejo y transferencia de la información que sobre las víctimas del conflicto armado interno, que repose en la Alta Consejería para los Derechos de las Víctimas, la Paz y la Reconciliación de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá y en la Secretaría Distrital de la Mujer, e igualmente frente a los datos que lleguen a transferirse con la Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas, en aplicación del principio de colaboración que permite el intercambio de información entre distintas entidades oficiales.

Que teniendo en cuenta que el conocimiento de la información corresponde directamente al cumplimiento de las funciones de las entidades que suscriben el Acuerdo de Intercambio y Confidencialidad de la Información, las características de la información a intercambiar, su uso y destino que se encuentren especificados, se deberán establecer en un documento técnico que se adoptará en un término máximo de dos (2) meses, el cual debe hacer parte integral de este Acuerdo.

Que el presente Acto Administrativo procura garantizar los derechos fundamentales de la población víctima del conflicto armado interno, en especial, los derechos a la intimidad y al Habeas Data, teniendo en cuenta que es responsabilidad de la Alta Consejería para los Derechos de las Víctimas, la Paz y la Reconciliación, proteger los documentos e información de las víctimas contempladas en el marco del artículo 3º de la Ley 1448 de 2011. Por tanto, el acceso a esta información está reservado solamente para los titulares de la información y las entidades públicas o privadas que en ejercicio de sus funciones requieran dicha información, como son las entidades que componen el Sistema Distrital de Atención y Reparación Integral a las víctimas.

En mérito de lo expuesto, las Entidades firmantes,

RESUELVEN:

Artículo 1º-. Objeto. Adoptar el Acuerdo de Intercambio y Confidencialidad de la Información celebrado entre la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá y la Secretaría Distrital de la Mujer, con el objeto de fijar los términos y condiciones bajo los cuales la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá y la Secretaría Distrital de la Mujer dispondrán, manejarán e intercambiarán información entre ellas y ante la Red Nacional de Información – RNI, de la Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas, relacionada con la población víctima del conflicto armado interno en el Distrito Capital, en el marco de sus competencias, teniendo en cuenta estándares de legalidad, calidad, seguridad y confidencialidad.

Parágrafo-. Las entidades además aunarán esfuerzos encaminados a la consecución de insumos que sirvan para el diseño, la formulación, la implementación y la evaluación de la Política Pública de Atención y Reparación a las Víctimas en el Distrito Capital.

Artículo 2º-. Alcance. El presente Acuerdo regulará la entrega y manejo de información relacionada con la población víctima del conflicto armado entre la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá y la Secretaría Distrital de la Mujer y frente a la Unidad para la Atención y la Reparación Integral a las Víctimas, como administradora del Registro Único de Víctimas.

Parágrafo-. La Oficina de la Alta Consejería para los Derechos de las Víctimas, la Paz y la Reconciliación, solicitará a la Unidad para la Atención y la Reparación Integral a las Víctimas, información sobre el tratamiento dado a los datos entregados e informará de ello a la Secretaría Distrital de la Mujer.

Artículo 3º-. Acuerdos de Confidencialidad individuales. La Secretaría Distrital de la Mujer y la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, a través de la Oficina de Alta Consejería para los Derechos de las Víctimas, la Paz y la Reconciliación, deberán generar previo a su utilización, acuerdos individuales de confidencialidad seguridad y manejo de la información, con el personal vinculado a cada una de las dependencias o Áreas de las Secretarías que tengan acceso a ella, sin importar el tipo de vinculación y a través del mecanismo que corresponda en cada caso, de acuerdo con la normatividad aplicable a la relación de ellas y ellos con las Secretarías.

Artículo 4º-. Obligaciones de la Secretaría General. El servidor o servidora de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, que gestionará y administrará la información a intercambiar, se denomina – COLABORADOR O COLABORADORA DE LA SECRETARÍA GENERAL – y es el Enlace de esa Entidad a quien el o la Representante Legal otorga potestad para interlocutar con la Secretaría Distrital de la Mujer.

El COLABORADOR O COLABORADORA DE LA SECRETARÍA GENERAL tendrá dentro de sus obligaciones: (i) brindar el apoyo a la gestión para la suscripción de los acuerdos de confidencialidad, seguridad y manejo de la información individual a que hace referencia el artículo 3° de la presente Resolución, velando por su adecuado uso y por el cumplimiento de las normas conforme a lo señalado en la presente resolución; (ii) facilitar a la Secretaría Distrital de la Mujer en cabeza del COLABORADOR O COLABORADORA y el personal vinculado a cada una de las dependencias o Áreas de la Entidad con el cual se generen acuerdos de confidencialidad individuales, en las condiciones que establezca el documento técnico respectivo, el acceso al Sistema Distrital de Atención y Reparación Integral a las Víctimas, los datos de la Red Nacional de Información que correspondan o a la Información que se establezca posteriormente en dicho documento técnico, relacionada con la población víctima del conflicto armado interno, de que disponga la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá; (iii) Dar aplicación a los principios de veracidad, finalidad, confidencialidad, reserva, circulación restringida y salvaguarda de la información relacionada con la población víctima del conflicto armado interno que le sea entregada por la Secretaría Distrital de la Mujer, garantizando la protección y seguridad de la misma, en cuanto a limitarla exclusivamente al uso que corresponda, de acuerdo con su función, utilidad y en concordancia con los lineamientos jurisprudenciales y normativa vigente en esta materia; (iv) apoyar con los medios técnicos y tecnológicos así como con el personal que se requiera, la implementación de las estrategias de interoperabilidad de los sistemas de información en el marco de las acciones concertadas.

Artículo 5º-. Obligaciones de la Secretaría Distrital de la Mujer. El servidor o servidora que gestionará y administrará la información a intercambiar, se denomina en el presente Acuerdo – COLABORADOR O COLABORADORA DE LA SECRETARÍA DISTRITAL DE LA MUJER y es el Enlace de la Entidad a quien la Representante Legal otorga potestad para interlocutar con la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

El COLABORADOR O COLABORADORA DE LA SECRETARÍA DISTRITAL DE LA MUJER tendrá dentro de sus obligaciones: (i) brindar el apoyo y gestión para la suscripción de los acuerdos de confidencialidad, seguridad y manejo de la información individual, a que se refiere el artículo 3 de la presente resolución, velando por su adecuado uso y por el cumplimiento de las normas conforme a lo señalado en la presente resolución; (ii) facilitar a la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, en cabeza del COLABORADOR O COLABORADORA y el personal vinculado a cada una de las dependencias o Áreas de la Entidad con el cual se generen acuerdos de confidencialidad individuales, en las condiciones que establezca el documento técnico respectivo, el acceso a la información sobre asesoría en la prevención, atención y restablecimiento de los derechos vulnerados a las mujeres en el contexto del conflicto armado, así como sobre la labor desarrollada por la Entidad en la Casa Refugio destinada para la acogida de esas mujeres, y otro tipo de información que se pueda generar en la Entidad con posterioridad en el marco de las competencias de esta Secretaría. (iii) Dar aplicación a los principios de veracidad, finalidad, confidencialidad, reserva, circulación restringida

Artículo 6º-. Documento técnico para el intercambio de información. La Secretaría Distrital de la Mujer y la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, a través de la Oficina de Alta Consejería para los Derechos de las Víctimas, la Paz y la Reconciliación, deberán en un término máximo de dos (2) meses contados a partir de la entrada en vigencia de la presente Resolución, anexar al presente Acuerdo el documento técnico en donde se incluya el nombre del servidor o servidora designado o designada como colaborador o colaboradora por cada una de las secretarías, y además se detalle el mecanismo para la transferencia y la información relacionada a continuación:

a) En el caso que el mecanismo sea por lotes de información (Batch) el documento técnico deberá contener como mínimo: periodicidades, canal de comunicación, descripción de la información entregada y responsable.

b) En el caso que el mecanismo sea Servicio Web; debe anexarse el documento técnico con la descripción de los servicios creados por las entidades.

Parágrafo-. En cada uno de los casos se debe informar en los documentos técnicos, la información que podrá ser publicada en los instrumentos definidos para tal fin y la información que únicamente será utilizada por las Secretarías para uso interno.

Artículo 7º-. Uso del lenguaje común. La Secretaría Distrital de la Mujer y la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, a través de la Oficina de Alta Consejería para los Derechos de las Víctimas, la Paz y la Reconciliación, se comprometen a hacer uso del Lenguaje Común de Intercambio de Información, definido dentro del Marco de Interoperabilidad de la Estrategia Gobierno en Línea, así como del lenguaje estándar para ser utilizado en los procesos de intercambio de información, por parte de los diferentes actores que prestan y/o demandan trámites y/o servicios.

Artículo 8º-. Responsabilidades. El Colaborador o Colaboradora de ambas Secretarías, así como el personal de las dependencias o Áreas de ambas entidades que participe en la celebración de acuerdos individuales de confidencialidad seguridad y manejo de la información, serán responsables civil, penal y disciplinariamente ante las autoridades de los actos u omisiones en ejercicio de las actividades que desarrolle en virtud del presente Acuerdo, cuando con ellos se cause perjuicio a la otra parte o a terceros.

Artículo 9º-. Causales de terminación. El presente Acuerdo podrá darse por terminado en cualquiera de los siguientes eventos: (i) por mutuo acuerdo entre las partes. (ii) Por el vencimiento de su Vigencia. (iii) Por el incumplimiento de alguna de las obligaciones. (iv) Por las demás señaladas en la ley.

Parágrafo-. Terminado el presente Acuerdo, no se dará por terminada la obligación de dar aplicación a los principios de confidencialidad, reserva, circulación restringida y salvaguarda de la información, por lo cual se deberá garantizar su protección de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y demás decretos reglamentarios.

Artículo 10º-. Vigencia. El presente Acuerdo tiene un término de vigencia de dos (2) años a partir de su suscripción y será prorrogable sucesivamente por un término igual, salvo que una de las secretarías de aviso por escrito a la otra de darlo por terminado, con una anticipación mínima de treinta (30) días calendario antes de la fecha de terminación.

Artículo 11º-. Recursos. Por ser un Acto Administrativo discrecional no proceden recursos.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá a los 14 días del mes de octubre del año 2015

MARTHA LUCÍA ZAMORA ÁVILA

Secretaria General

MARTHA LUCÍA SÁNCHEZ SEGURA

Secretaria Distrital de la Mujer