RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

CARGO

LOCALIZACIÓN

No. deORDEN

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

 Jefe

 Centro de Atención Contribuyente. (C.A.D.) y CADES

 01

 Al iniciar el día opera la pantalla digitando D en la terminal, para entrar al Sistema de CICS DATT. Digita CSSN y utiliza el Password personal de entrada al Sistema, el cual cada dos (2) meses es cambiado por el SISE. Digita MANTIS y pulsa enter, el Sistema envía un pantallazo que muestra 2 campos para ser llamados así: USER= Se digita 1290.PASSWORD= Se digita 1281

Los anteriores son campos constantes que permiten el ingreso a la aplicación de vehículos.

Cuando se hayan digitado correctamente los anteriores campos, el Sistema envía un pantallazo con las siguientes características: 

1.                   Cédula

  Nombre seguido de TESOR.

  Código

  Nuevo Código

  Menú de Actividades

  Indicador de Actividad, solicitada

CajeroOperador

C.A.C. yCADES

02

Se identifica ante el Sistema, digitado el número de la cédula, el nombre tal como lo grabo el Administrador del sistema, y el código: el cual es conocido solo por éste.

Si desea cambiar el código por otro, lo digita en el campo llamado nuevo código. Se recomienda tener en cuenta el nuevo código, no olvidarlo y no cambiarlo más de una vez al día. Pero es recomendable cambiarlo permanentemente por motivos de seguridad.

La clave es personal e intransferible, toda actuación a través de ésta, será responsabilidad del usuario bajo cuyo código aparezca el trabajo.

Si los números de cédula y el código suministrados por el operador no coinciden con los datos que existen en el archivo de operadores, el Sistema rechaza la entrada y envía un mensaje de error así: "CÓDIGO O NÚMERO DEL OPERADOR NO CONCUERDA CON EL ARCHIVO DE OPERADOR" VERIFIQUE.

Lo mismo ocurrirá si teclea el nombre del operador, el Sistema envía el siguiente mensaje: "EL NOMBRE DE OPERADOR NO CONCUERDA CON EL NOMBRE QUE EXISTE EN EL ARCHIVO" VERIFÍQUELO E INTENTE NUEVAMENTE.

Si omite digitar cualquier dato, el Sistema le envía el siguiente mensaje: "TECLEE DATOS COMPLETOS".

El sistema no permite trabajar con un mismo código en dos terminales simultáneamente. Si se intenta hacerlo, el Sistema envía un mensaje de retorno así: "CON ESTE CÓDIGO OPERADOR YA ESTÁN TRABAJADO EN OTRA TERMINAL"

Para la escogencia de actividad el Sistema considera los códigos del 1 al 6, en caso de digitar cualquier otro carácter, el Sistema envía el siguiente mensaje: "OPCIÓN SELECCIONADA DEBE SER: 1, 2, 3, 4, 5, o 6.

El sistema de vehículos considera una clasificación de las terminales según su función, por tal motivo si se utiliza una pantalla, que no debe entrar datos o que no es caja, se envía el siguiente mensaje: "TERMINAL NO AUTORIZADA PARA ESTA OPCIÓN".

Cada operador tiene una función específica y solo podrá efectuar esa, debido a un nivel de seguridad de cada una de las personas que intervienen en el sistema.

Jefe

C.A.C. y CADES

03

Ingresa por la opción 4 (Administración de cajas) quienes como en todos los casos debe identificarse al Sistema desde el menú principal, para poder llegar al submenú de actividades de administración de caja, el submenú está constituído por los siguientes campos que deben identificarse así: Identificación de caja, en este campo se digita la identificación de caja que se desea abrir o cerrar, opciones 1 o 2 respectivamente.

Cajero Operador

C.A.C. y CADES

04

Llama al contribuyente que se encuentra en turno, y le consulta acerca del tipo de trámite que requiere: este puede ser: 

1- Pago de infracciones tanto por placa como por licencia.

2- Pago de impuestos.Solicitud de certificaciones de pago y/o certificaciones de Paz y salvos. NOTA: La expedición de certificaciones no tiene ningún costo para el contribuyente.

CajeroOperador

C.A.C. yCADES

05

Ingresa por el menú general y solicita la opción 2 (Liquidación) y pulsa enter.

A continuación aparece un pantallazo, que le sirve para aplicar cada uno de los pagos que recibirá en el día, disponiendo de una base monetaria de CINCO MIL PESOS ($5.000.oo), dicho valor deberá estar disponible para dar cambio por los pagos de Impuesto, y por consiguiente permanentemente deberá mantenerse en moneda o billete de denominación no superior a DOSCIENTOS PESOS ($200.oo). Con lo anterior el cajero no podrá indicarle al contribuyente que no tiene vueltas. 

Las opciones de Liquidación son: 

1- Liquidación infracción por vehículos.

2- Liquidación para matrículas

3- Certificaciones de impuestos

4- Infracción por conductor

Tipos de Liquidación de impuestos: 

1- Liquidación normal.

2- Liquidación para matrículas

3- Radicación de cuenta.

4- Traslado de cuenta

5- Cancelación por robo

6- Destrucción total.

- Para liquidar partes (opción 1), no es necesario teclar (sic) el tipo de Liquidación, si se hace, el Sistema retornará el siguiente mensaje: "PARA LIQUIDACIÓN PARTES, NO ES NECESARIO LIQUIDAR TIPO".

Para liquidar Impuestos (opción 2), se debe teclear el tipo de liquidación, así: 

Para liquidación normal de un vehículo: Esto es, para liquidar un vehículo que siempre ha estado en los archivos, y se liquido una vigencia completa. 

  Para liquidar un vehículo que hasta ahora se ha matriculado, en el cual solo se cobrarán los meses que faltan desde la factura de compra hasta el fin de año. 

  Para liquidar la deuda de un vehículo que se traslada a otra plaza o para una cancelación por robo. 

El ingreso para estas opciones es el número de la placa de vehículo.

Una vez que se haya solicitado correctamente la liquidación de un vehículo, el Sistema envía un pantallazo con la liquidación del vehículo hasta ese día, sin embargo, pueden aparecer los siguientes mensajes: 

- Información completa.

- Incluir factura ó.

- Vehículo con deuda anterior a 1984.

Si el mensaje que aparece es información incompleta, se informa al contribuyente que debe acercarse a cualquiera de las ventanillas de liquidación de la S.T.T. para que se actualice la información.

Si el mensaje es "INCLUIR FACTURA", El Jefe de la Sección de Archivo y Microfilmación, deberá expedir certificación de pago a incluir para que la Secretaría de Tránsito y Transporte lo incorpore, luego de lo cual el contribuyente ya podrá cancelar su Impuesto en línea

Si el mensaje es vehículo con deuda anterior a 1984, se le informa la contribuyente que debe acercarse con el último recibo de pago o certificación de pago, en original y una copia a la ventanilla de liquidación de la S.T.T. (ésta ventanilla solo funciona en el Centro de Atención de Paloquemao, Tránsito Automóvil Club de Colombia y Alamos). Ver procedimiento Técnico y Administrativo para el Recaudo y liquidación manual de impuesto de vehículos.

CajeroOperador

C.A.C, yCADES

06

Informa al Contribuyente el monto de la liquidación, conforme el contribuyente con el Estado de Cuenta, procede a recepcionar el pago en cheque, efectivo o depósito. Si el Contribuyente cancela con cheque, este debe reunir los requisitos que exigen las normas vigentes a saber:

Que el cheque este girado a nombre de la Tesorería, con cruce respectivo de negociabilidad. 

  Que el valor girado coincida tanto en letras como en números. 

  Que la presentación del cheque no sea igual o mayor cuatro meses después de librado. 

  Que tenga firma (s)  

  Que no este enmendando. 

  Que al respaldo se encuentre el nombre, dirección, teléfono y documento de identidad del girador y placa del vehículo. 

Los cajeros pueden recibir pago de impuestos con cheques de otras plazas, en cuyo caso deberán efectuar la consignación en los formatos especiales "Consignación otras plazas" que el banco tiene para estos efectos.

Si es cheque de corporación se aplicará como cheque de Gerencia. 

NOTA: Para los pagos de multas y comparendos de vehículos que figuren de propiedad de Entidades Públicas de cualquier orden, podrán cancelarse con cheques girados directamente por la respectiva Entidad Publica o cheque de Gerencia y su pago se debe hacer en la Caja L527 del CAD, previo visto bueno del Jefe de la Unidad de Atención al Contribuyente.

Para los demás casos de multas y comparendos, solamente se acepta pago en efectivo.

CajeroOperador

C.A.C. yCADES

07

Digitará los siguientes datos: a- Tipo de cheque:1. Gerencia2. Otro

b. Código del Banco y número de cheque.Procede a pulsar la tecla FP6 con la cual se logra que el pago sea grabado en el respectivo registro magnético y además se produzca el recibo de pago.

En caso de que el recibo de pago se vaya al vacío verificará si quedo descontado del estado de cuenta, e informará al contribuyente, quien deberá acercarse al otro día para certificar el pago, a la Sección de Archivo y Microfilmación donde deberán reposar los recibos de pago y log de pagos, realizados en cada Centro de Atención al Contribuyente y CADES. 

NOTA: Los recibos de pago deberán ser enviados diariamente desde dichos Centros, con el Cuadre de Caja respectivo, a la Sección de Archivo y Microfilmación. Los logs de pagos, también deben remitirse diariamente por la Sección de Cuadre de Caja, a la Sección de Archivo y Microfilmación. Toda Certificación deberá confrontar la información del recibo y log de pagos de la fecha.

Si el contribuyente cancela una parte del impuesto en cheque y otra en efectivo, deberá aplicarse el pago total en cheque, y se efectuará el traslado correspondiente de cheque a efectivo en el Acta de Cuadre Diario de caja.

Queda prohibido efectuar traslados de efectivo a cheque.

CajeroOperador

C.A.C. y CADES

08

En ningún caso podrá reportar cosa diferente por lo que realmente recibe, en efectivo o cheque.

CajeroOperador

C.A.C. yCADES

09

Si recibe el impuesto con depósito y efectivo aplicará el pago como efectivo.

Si recibe el impuesto con depósito y cheque aplicará el pago total como cheque.

CajeroOperador

C.A.C. y CADES

10

Por ningún motivo aplicará el pago con FP6, hasta no haber verificado el efectivo o cheque.

CajeroOperador

C.A.C. yCADES

11

El recibo de pago deberá ser sellado y entregado al contribuyente mientras la copia se archiva en el respectivo Centro de Atención al Contribuyente o CADE para ser enviada a la Sección de Archivo y Microfilmación con el reporte diario de cuadre de caja.

El único que podrá certificar pagos es la Sección de Archivo y Microfilmación, previa verificación del Log de pagos respectivo del sistema del día en que se efectuó el pago y la copia del recibo de la fecha respectiva.

Si el contribuyente decide pagar en efectivo, procede a contar el dinero en presencia de este, para evitar posibles errores y reclamaciones que redunden en la mala imagen de la Entidad, y en particular sobre la honorabilidad del funcionario. Pulsa FP6 para generar el respectivo recibo de pago, automáticamente se genera el pago de estos Impuestos, se descarga la deuda, se genera registro histórico (listado) del estado anterior el estado actual de registro liquidado y por último se genera un recibo de pago en original y una copia.

Si el contribuyente no cancel su deuda, el cajero operador deberá pulsar la tecla AP2, que le permite continuar con otra liquidación.

Si el contribuyente desee cancelar una infracción solicita la respectiva liquidación de STT, teclea la opción 1, digita la placa y pulsa enter. 

Jefe

C.A.C. yCADES

12

Si algún pago queda mal generado, tiene la opción de reversarlo, para lo cual seguirá los siguientes pasos: 

Digita en el monitor de vehículos la opción 5. Reversión de Pagos y pulsa enter. 

  Digita el número del recibo a reversar 

Efectuados los pasos anteriores pulsa la tecla FP1, con lo cual queda reversado el pago y el vehículo queda en una situación igual a como se encontraba antes de aplicar el pago.

La reversión es un procedimiento por medio del cual se retira un pago aplicado al archivo magnético.

La reversión en línea solo se puede efectuar el día que se realiza el pago y una vez expedido el Paz y Salvo el sistema no permite una reversión, en este caso se genera una devolución.

Los controles establecidos para el proceso de reversión en línea son: 

Técnicos: terminales y operadores autorizados para realizar este trabajo, teniendo estos últimos una clave de uso exclusivo y solamente conocida por los mismos. 

1.                   Listado que muestra:CajaFecha de recaudoNúmero de reciboNúmero de la placaOperadorHoraVigenciaTotal NacionalTotal DistritalTotal Calcomanía. Seguridad y SemaforizaciónTotal pagadoNúmero de chequeMarca de reversión

 No se puede realizar una reversión cuando la caja ya ha sido cerrada. 

b. Administrativos:Comparación por parte de la Sección Cuadre de Cajas de que el (los) pago (s) que viene (n) en el listado correspondan a los recibos que envían del Centro de Atención la Contribuyente o CADES como reversados, verificando que la reversión venga firmada y la causa esté justificada.

Jefe

C.A.C. y CADES

13

Si el contribuyente va cancelar la infracción por conductor teclea la opción 5 y pulsa enter.

Simultáneamente aparece un pantallazo en el cual se teclea el número del documento de identificación y el tipo de documento que puede ser licencia, cédula, NIT, tarjeta de operación, pasaporte o cédula de extranjería y pulsa enter. 

Aparece el pantallazo de liquidación de infracción e informa al contribuyente el valor a pagar y realiza las mismas actividades explicadas en los pasos 6 y 7. Se da la opción de pagos parciales por infracción, para lo cual se utiliza el mismo menú de Impuestos por partes de vehículos, donde el cajero para aplicación de pagos de comparendos, debe teclear las opciones 1 (por placa) o 5 (documento). 

Al teclear las opciones 1 o 5, se muestra el resumen o estado de partes de esa placa o número de documento. A este pantallazo, estado de partes, se les agrego una columna llamada "p", en la cual el cajero a solicitud del infractor debe marcar con la letra "p", en dicha columna. Los comparendos que van a ser pagados y digita PF2.  

Se presenta de nuevo un estado de partes similar al anterior, con la diferencia que el total de partes y total deuda, se refiere a los comparendos que van a ser pagados y para el cual el sistema solicita confirmación, tecleando de nuevo FP2. 

Al confirmar el pago parcial con PF2, a los comparendos marcados "p" se les aplica el pago y son relacionados en el recibo producido por la impresora con un mensaje adicional indicando que se ha efectuado un pago parcial, por lo tanto han quedado comparendos pendientes de pago. 

Mientras los comparendos pendientes de pago no hayan sido cancelados, el Sistema por ningún motivo expedirá el Paz y Salvo. En cualquier momento del proceso, excepto cuando se ha confirmado el pago, el cajero puede cancelar la transacción, con la tecla de función AP2.

Jefe

C.A.C. yCADES

14

Al finalizar el día digita D y pulsa enter tecleando en el submenú la opción 2 (cierre de caja) y pulsa enter. 

Si la operación fue realizada correctamente aparecerá un mensaje que dice: "CAJA CERRADA EN FECHA" de lo contrario aparece error.

Cajero Operador

C.A.C. yCADES

15

Procede a contar los valores en efectivo, cheque y depósitos.

El efectivo esta representado en billetes monedas emitidas por el Banco de la República.

La entrega de efectivo para efectos de envío a Banco o por transportadora, ya sean parciales o totales tendrán un orden lógico por denominaciones y cuantías.

El Banco proporciona a los Centros de Atención al Contribuyente, fajillos con los cuales se deben atar los billetes en orden, mostrando la misma cara, quitando dobleces y emparejados por denominaciones.

El fajado de billetes debe realizarse atendiendo a dos necesidades básicas: 

Lograr alto grado de seguridad que dificulte el retiro posterior de billetes sin romper la fajilla. 

  Facilitar la operación de recaudo y verificación. La fajilla debe ponerse sobre la porción del billete que no tiene impresión, es decir aquella en la cual está ubicada la marca de agua, pues de esta forma siempre quedarán a la vista el retrato en el adverso de los paisajes o motivos principales del reverso, área de billete que se recomienda observar al recontar un fajo. 

La fajilla se debe colocar lo suficientemente templada para evitar que se pueda desplazar. 

Luego de verificar el conteo de cada fajo, estampa su firma y sello sobre la fajilla sin escribir en los billetes. Los billetes con los cuales no se pueden efectuar los fajos dispuestos, se ordenan de mayor a menor armando fajos que no pasen de los CIEN MIL PESOS ($100.000.oo) moneda corriente, de tal forma que la efigie o cara del billete de mayor denominación sea la visible del fajo y así sucesivamente, la moneda debe ir en bolsa plástica.

Antes de introducir el dinero en la tula de la transportadora de valores se debe depositar el dinero preferiblemente en una bolsa plástica, permitiendo que el formato de consignación respectivo quede visible en su contenido. 

Los cheques se deben ordenar por código de Banco y también deben ir en bolsa plástica para protegerlos del agua.

Se debe cerciorarse de que la tula quede sellada.

CajeroOperador

CADES

16

Consigna el recaudo en la cuenta corriente de la Tesorera correspondiente al Banco que presta servicio en el CADE. Es importante anotar, que todo el dinero recaudado deberá consignarse y por ningún motivo debe dejarse en el CADE.

CajeroOperador

C.A.C. yCADES

17

Suministra los datos correspondientes de efectivo, cheque y depósitos para la elaboración de los documentos exigidos, reportando los traslados correspondientes, así como los sobrantes detectados en el arqueo de caja, que la Auditoría de Recaudos efectúa ocasionalmente. Además deberá tener en cuenta las siguientes observaciones generales de cuadre: 

Debe reportar siempre la caja a la Sección de Cuadre de Cajas, aunque presente incon-sistencias, para lo cual se anexará un acta informando lo sucedido. 

  En caso de no recaudo, se deberá enviar acta de no recaudo, suscrita conjuntamente con el Jefe del Centro de Atención o CADE. 

CajeroOperador

C.A.C. yCADES

18

Suministra la información de las operaciones diarias, a una Secretaría para que transcriba en los documentos relativos al cuadre diario de caja el diligenciamiento de los siguientes documentos: 

Informe diario de caja que viene en original y tres copias las cuales se distribuyen así: 

- Original y copia para la sección cuadre de caja. 

- Segunda copia para la transportadora. 

- Tercera copia para el archivo del Centro de Atención o CADE 

  Recibo de Transportadora, el cual viene en original y tres copias las cuales se distribuyen así: - Original y copia para la transportadora- Segunda copia para cuadre de caja.- Tercera copia archivo del Centro de Recaudación o CADE. 

  Consignación: una para cheques y otra para efectivo, en original y tres copias las cuales se distribuyen así: - Original y copia para la transportadora

- Segunda copia sección cuadre de caja.

- Tercera copia archivo del Centro de Atención o CADE

  Acta de cuadre: en original y copia distribuidas así: - Original para la sección cuadre de caja.

- Copia para el archivo del Centro de Atención o CADE.

  Recibos anulados y/o reversados: - Original y copia para la sección cuadre de caja. 

NOTA: Los recibos reversados deberán contener al dorso el motivo de su reversión, y la firma de quien la autorizo.

  Soporte de envío de depósitos a Caja Principal, distribuídos así: 

- Original a la Sección cuadre de caja.

- Copia para el archivo del Centro de Atención o CADE

  Anotar en el acta de cuadre de caja los trasladados de cheque a efectivo correspon-dientes, anotando número de recibo y número de cheque. 

  Anotar en el acta de cuadre de caja el número preimpreso inicial y final de las formas continuas utilizadas durante el día, incluyendo las anuladas, teniendo en cuenta que el preimpreso del día debe corresponder al siguiente del último del día anterior. 

Cajero Operador

C.A.C. yCADES

19

Procede a revisar, firmar y sellar los documentos anteriores, y los entrega al Jefe del Centro.

Jefe

C.A.C. yCADES

20

Verifica, firma y sella los documentos de cuadre diario de caja y entrega al Cajero Operador.

CajeroOperador

C.A.D.yCADES

21

Entrega la tula respectiva a los representantes de la transportadora de valores junto con la planilla de transporte de valores, quienes deberán firmarla y devolver la segunda y tercera copia para el archivo y demás fines.

Funciona-riosTranspor-tadora

Externa

22

Reciben tula y planilla de transporte

Jefe

C.A.C. y CADES

23

Designa un funcionario responsable de llevar los documentos del movimiento diario a la Sección de Cuadre de Cajas para efectuarle el respectivo ingreso fiscal, y los recibos de pago a la Sección de Archivo y Microfilmación para el archivo respectivo.

Funcionario

SecciónCuadre de Cajas

24

Si se encuentra alguna inconsistencia en la caja, será devuelta y se tienen tres (3) días hábiles para proceder a corregir o aclarar, justificando claramente el reporte de solución dado a la caja devuelta.

En caso de que el cajero presente faltante en Veeduría, deberá reportar el dinero en consignación diferente, y la remitirá en la tula del envío del recaudo del siguiente día, anotado en la consignación la fecha del faltante cubierto.