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CIRCULAR EXTERNA NÚMERO 0001
DE 2017 (febrero 17) Bogotá, D. C., 17 de febrero
de 2017
La Agencia Nacional de
Defensa Jurídica del Estado (en adelante la Agencia) expidió la Circular 007
del 25 de julio de 2013 en relación con la recepción y gestión de documentos de
procesos judiciales y arbitrales, allegados mediante notificación o
comunicación por los despachos judiciales o centros de arbitraje. Sin embargo,
algunas normas que se citan se encuentran derogadas y se han expedido otras que
necesariamente la complementan. Teniendo en cuenta lo anterior y la
necesidad de ampliar su contenido y alcance para atender las competencias y
objetivos de la ANDJE, se considera pertinente Revocar la Circular 007
del 25 de julio de 2013 a partir de la fecha de expedición de esta circular, y
en su lugar, expedir la presente. 1. OBJETIVOS Y COMPETENCIAS DE LA
AGENCIA NACIONAL DE DEFENSA JURÍDICA DEL ESTADO La Agencia Nacional de Defensa Jurídica
del Estado fue creada por la Ley 1444 de 2011 y sus objetivos fueron enunciados
en el parágrafo del artículo 5°: “(...) la estructuración, formulación,
aplicación, evaluación y difusión de las políticas de prevención del daño
antijurídico, así como la defensa y protección efectiva de los intereses
litigiosos de la Nación en las actuaciones judiciales de entidades públicas, en
procura de la reducción de la responsabilidad patrimonial y la actividad
litigiosa (...)”. En concordancia con lo anterior, el
artículo 2° del Decreto ley 4085 de 2011, que contempla los objetivos de la
entidad, estableció lo siguiente: “La Agencia tendrá como objetivo el diseño
de estrategias, planes y acciones dirigidos a dar cumplimiento a las políticas
de defensa jurídica de la Nación y del Estado definidas por el Gobierno nacional;
la formulación, evaluación y difusión de las políticas en materia de prevención
de las conductas antijurídicas por parte de servidores y entidades públicas,
del daño antijurídico y la extensión de sus efectos, y la dirección,
coordinación y ejecución de las acciones que aseguren la adecuada
implementación de las mismas, para la defensa de los intereses litigiosos de la
Nación”. Por otra parte, en relación con el ejercicio
de la representación, el artículo 6°, numeral 3 del Decreto ley 4085 de 2011,
atribuye a la Agencia la defensa jurídica de las entidades y organismos de la
administración pública, como demandante, interviniente, apoderado, agente o
cualquier otra condición que prevea la ley, sin embargo, siempre condiciona el
ejercicio de esta facultad a que estén involucrados los intereses litigiosos de
la Nación y a que se cumplan los criterios de intervención que señala el mismo
Decreto ley 4085 de 2011 y que desarrolla el Consejo Directivo de la entidad en
virtud del artículo 10 numeral 13 del mismo cuerpo normativo. Actualmente mediante el Acuerdo número
001 de 2013, se fijan el alcance y la participación de la Agencia en las
controversias contra entidades públicas y los criterios para establecer los
casos en los cuales deberá intervenir en los procesos judiciales, de
conformidad con los criterios de complejidad y recurrencia de las demandas,
mientras que la Resolución número 044 de 2014 de la Agencia, establece el
procedimiento para la selección de casos en que se interviene. Se enfatiza en el parágrafo 3°, numeral
4, artículo 6° del Decreto ley 4085 de 2011, que la Agencia “en ningún
caso tendrá la condición sustancial de parte demandada en los
procesos que se adelanten contra las demás entidades públicas, razón por la
cual no podrán dirigirse contra ella las pretensiones de la demanda y no podrá
ser convocada a tales procesos a ningún título” y que “En ningún caso
(...) asumirá las obligaciones patrimoniales de las entidades públicas en cuyo
nombre actúe”. (Negrilla fuera de texto) Aunado a lo anterior, el artículo
2.2.3.2.1 del Decreto 1069 de 26 de mayo de 2015, “por medio del cual se
expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Justicia y del Derecho”,
señala que la Agencia “podrá intervenir en los procesos que se tramiten en
cualquier jurisdicción, siempre que en ellos se controviertan intereses
litigiosos de la Nación y el asunto cumpla con los criterios establecidos por
el Consejo Directivo de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del
Estado”. (Negrilla fuera de texto). Debe entenderse entonces que el ámbito
de actuación facultativa y excepcional de la Agencia se circunscribe a procesos
y/o actuaciones que involucren intereses litigiosos de la Nación, los
cuales han sido definidos en el parágrafo del artículo 2° del Decreto ley 4085
de 2011 y en el artículo 2.2.3.2.2. del Decreto 1069 de 2015. 2. INTERPRETACIÓN ARMÓNICA DE LAS
COMPETENCIAS DE LA AGENCIA NACIONAL DE DEFENSA JURÍDICA DEL ESTADO Y LAS
DISPOSICIONES PROCESALES De la interpretación armónica e integral
de las disposiciones procesales contenidas en la Ley 1564 de 2012 (en adelante
C.G.P.), la Ley 1437 de 2011 (en adelante C.P.A.C.A), y de los objetivos y
competencias especiales de la Agencia enunciados en el numeral 1 de esta
Circular, así como de otras normas que le atribuyen facultades, se desprende la
orientación dada por esta entidad frente a la notificación, comunicación y
citación que realizan los juzgados, tribunales, altas cortes, procuradurías
judiciales, centros arbitrales o personas con interés, cuando sea accionada o
convocada una entidad pública distinta a la Agencia Nacional de Defensa
Jurídica del Estado. 2.1. NOTIFICACIÓN DE PROCESOS JUDICIALES
A LA AGENCIA NACIONAL DE DEFENSA JURÍDICA DEL ESTADO QUE ACCIONAN O VINCULAN A
OTRAS ENTIDADES PÚBLICAS 2.1.1. Procesos contra entidades y
organismos públicos del orden nacional Los incisos 6° y 7° del artículo 612 del
C.G.P. disponen lo siguiente: “En los procesos que se tramiten ante
cualquier jurisdicción en donde sea demandada una entidad pública, deberá
notificarse también a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, en
los mismos términos y para los mismos efectos previstos en este artículo. En
este evento se aplicará también lo dispuesto en el inciso anterior. La notificación de la Agencia Nacional
de Defensa Jurídica del Estado se hará en los términos establecidos y con la
remisión de los documentos a que se refiere este artículo para la parte
demandada”. Los incisos citados ordenan la
notificación a la Agencia del auto admisorio de la
demanda y de sus anexos, la cual es adicional a la notificación que realiza el
despacho judicial a las entidades públicas, para que sean ellas, en primer
término, quienes ejerzan el derecho de defensa. Teniendo en cuenta los objetivos y
competencias de la Agencia señalados en el numeral 1 de esta Circular y,
particularmente lo previsto en el parágrafo 3°, numeral 4 del artículo 6° del
Decreto ley 4085 de 2011, en los procesos judiciales que se adelanten contra
organismos, entidades o autoridades públicas no puede tenerse a la Agencia
como demandada ni mucho menos imponérsele que comparezca, intervenga o se
vincule a ningún título, ya que la entidad por expresa disposición legal, “en
ningún caso tendrá la condición sustancial de parte demandada en los procesos
que se adelanten contra las demás entidades públicas”. En consecuencia, en virtud de la
notificación prevista en el artículo 612 ya citado, tampoco resulta
Indispensable que la Agencia remita una comunicación al despacho judicial para
todos y cada uno de los procesos judiciales que le notifiquen en contra de
entidades públicas para reiterar sus objetivos o sus competencias especiales o,
eventualmente, para solicitar su desvinculación del proceso. En este orden de ideas, la notificación
a la Agencia ordenada en el artículo 612 del C.G.P. cumple la finalidad de
una comunicación, mediante la cual la entidad conoce de las demandas contra
entidades públicas del orden nacional y registra la información en el Sistema
Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado –eKogui–, que utilizan y alimentan las entidades y
organismos públicos del orden nacional. Con base en la información del eKogui, la Agencia determinará en qué proceso va a
intervenir, recordando que su participación ha sido prevista por el legislador
de forma facultativa cumpliendo con unos criterios de intervención estipulados
en el Decreto ley 4085 de 2011 y en los Acuerdos de Consejo Directivo de esta
entidad, tal como lo dispone el artículo 2.2.3.2.1 del Decreto 1069 de 2015
-Decreto Único Reglamentario del Sector Justicia y del Derecho-, ya citado en
el numeral 1 de esta Circular. Adicionalmente, el artículo 610 del
C.G.P. ratificó el carácter facultativo de la participación de la Agencia en
los procesos judiciales promovidos contra las entidades públicas, en los
siguientes términos: “Artículo 610. Intervención de la
Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado. En los procesos que se
tramiten ante cualquier jurisdicción, la Agencia Nacional de Defensa Jurídica
del Estado, podrá actuar en cualquier estado del proceso, en los siguientes
eventos: Como interviniente, en los asuntos donde
sea parte una entidad pública o donde se considere necesario defender los
intereses patrimoniales del Estado. Como apoderada judicial de entidades
públicas, facultada, incluso, para demandar (...)”. 2.1.2. Entidades u organismos públicos del
orden territorial En los procesos judiciales en que se
encuentre involucrada una entidad del orden territorial, es claro que la
Agencia no está llamada a intervenir ni a representarla judicialmente, en
virtud de los postulados y competencias especiales enunciados en el numeral 1
de esta Circular, especialmente en razón a que no involucran intereses
litigiosos de la Nación, requisito indispensable que recuerda el artículo
2.2.3.2.1., del Decreto 1069 de 2015. Sin embargo, de manera excepcional,
mediante “la suscripción de convenios interadministrativos y el
correspondiente otorgamiento de poder”, la Agencia podrá ejercer la
representación judicial de la entidad territorial, tal como lo prevé el
parágrafo 1°, numeral 3, artículo 6° del Decreto ley 4085 de 2011. Por consiguiente, cuando en virtud del
artículo 612 del C.G.P. se notifique a la Agencia de un proceso en contra de
una entidad del orden territorial, tendrá carácter meramente informativo y no
será indispensable que se remita una comunicación al despacho judicial para
reiterar las competencias especiales de la Agencia como tampoco se procederá a
su registro en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad
Litigiosa del Estado -eKogui- o en el Sistema de
Gestión Documental de la entidad. Esta información será gestionada de
conformidad con las decisiones que adopte el Comité Institucional de Desarrollo
Administrativo (CIDA) de la Agencia. 2.1.3. Procesos judiciales en contra del
Extinto DAS Los procesos judiciales contra el
extinto Departamento Administrativo de Seguridad (DAS), que tengan como sucesor
procesal a las entidades públicas receptoras de funciones de conformidad con el
artículo 3 del Decreto 4057 de 2011, y que por expresa disposición de los
artículos 7° y 9° del Decreto 1303 de 2014 deben ser asumidos por dichas
entidades, se tendrá en cuenta lo señalado en el numeral 2.1.1 de la presente
circular. En consecuencia, cuando los despachos
judiciales notifican a la Agencia en virtud del artículo 612 del C.G.P. la
notificación de estos procesos cumplirá de igual forma la finalidad de
comunicación, reservándose la Agencia la facultad de intervenir de acuerdo con
los criterios señalados en el numeral 1 de la presente circular. 2.2. NOTIFICACIÓN DE
ACCIONES DE TUTELA A LA AGENCIA NACIONAL DE DEFENSA JURÍDICA DEL ESTADO CUANDO
SE ACCIONA O VINCULA A OTRAS ENTIDADES PÚBLICAS De conformidad con el
artículo 5° del Decreto 2591 de 1991, la acción de tutela procede contra toda
acción u omisión de las autoridades públicas, que haya violado, viole o amenace
violar cualquiera de los derechos constitucionales fundamentales, de acuerdo
con las disposiciones previstas en este reglamento. Respecto de las personas
contra quienes se dirige la acción de tutela, dispone el artículo 13 del citado
Decreto que: “La acción se dirigirá contra la autoridad pública o el representante
del órgano que presuntamente violó o amenazó el derecho fundamental (…)”. Adicionalmente
señala que: “Quien tuviere un interés legítimo en el resultado del proceso
podrá intervenir en él como coadyuvante del actor o de la persona o autoridad
pública contra quien se hubiere hecho la solicitud”. A pesar de las citadas
disposiciones, los despachos judiciales frecuentemente invocan el artículo 612
o el 610 del C.G.P. para vincular a la Agencia en acciones de tutela donde
otras entidades públicas presuntamente han sido generadoras de la amenaza,
puesta en peligro o vulneración de los derechos fundamentales del accionante. En estos eventos, de acuerdo
con los objetivos y competencias de la Agencia referidos en el numeral 1 de la
presente Circular y especialmente lo previsto en el artículo 610 del C.G.P., la
Agencia revisa la tutela notificada y procede a solicitar su desvinculación del
proceso. No obstante, se reserva la facultad de intervenir en defensa de las
entidades públicas del orden nacional, cuando lo considere oportuno para
defender los intereses litigiosos de la Nación. 2.3. ACREDITACIÓN DE
SOLICITUDES DE CONCILIACIÓN EXTRAJUDICIAL CUANDO SE CONVOQUE A ENTIDAD PÚBLICA
La solicitud de conciliación
extrajudicial como requisito de procedibilidad
(artículo 161 del C.P.A.C.A), debe dirigirse por parte de los convocantes
únicamente a los procuradores judiciales de conformidad con los dispuesto en el
artículo 23 de la Ley 640 de 2001: “Las conciliaciones extrajudiciales en
materia de lo contencioso administrativo sólo podrán ser adelantadas ante los
Agentes del Ministerio Público asignados a esta jurisdicción”. Sin embargo, en relación con
dichas solicitudes, las funciones y competencias de la Agencia están previstas
en el artículo 613 del C.G.P. que dispone: “Cuando se solicite
conciliación extrajudicial, el peticionario deberá acreditar la entrega de
copia a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica de la Nación, en los mismos
términos previstos para el convocado, con el fin de que la Agencia Nacional de
Defensa Jurídica del Estado resuelva sobre su intervención o no en el Comité de
Conciliación de la entidad convocada, así como en la audiencia de conciliación
correspondiente”. Adicionalmente, el artículo
2.2.3.2.4 del Decreto 1069 de 2015 señala que: “(...) en desarrollo del
artículo 613 de la Ley 1564 de 2012, el peticionario que solicite conciliación
extrajudicial deberá acreditar la entrega de copia a la Agencia cuando el
asunto involucre intereses litigiosos de la Nación, en los términos
previstos en el parágrafo del artículo 2° del Decreto ley 4085 de 2011 y el
presente capítulo”. (Negrilla fuera de texto). Así las cosas, cuando una
entidad del orden nacional sea convocada, le corresponde al convocante informar
al agente del Ministerio Público que radicó en la Agencia copia de la solicitud
de conciliación extrajudicial. La Agencia, por su parte, conforme a las
competencias asignadas en el Decreto ley 4085 de 2011, incorporará la información
en el Ekogui, y posteriormente, de manera
facultativa, decidirá sobre su intervención o no en el Comité de Conciliación
de la entidad convocada, así como en la audiencia de conciliación
correspondiente. De lo expuesto también se
concluye que no es necesaria la acreditación prevista en el artículo 613 de la
Ley 1564 de 2012 para aquellas solicitudes de conciliación donde son convocadas
entidades del orden territorial. Estas solicitudes allegadas a la ANDJE son
solamente de carácter informativo y serán gestionadas de conformidad con las
decisiones que adopte el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo
(CIDA) de la Agencia. Adicionalmente, y teniendo
en cuenta lo expuesto anteriormente, se menciona que la asistencia a las
audiencias de conciliación ante la Procuraduría Judicial es también facultativa
para la Agencia, en razón a que no cuenta con la calidad de sujeto pasivo de
las pretensiones conciliatorias. 2.4. COMUNICACIÓN A LA
AGENCIA NACIONAL DE DEFENSA JURÍDICA DEL ESTADO SOBRE PROCESOS ARBITRALES
CUANDO LA DEMANDADA ES UNA ENTIDAD PÚBLICA La Ley 1563 de 2012
–Estatuto de Arbitraje Nacional e Internacional–, incisos 3° y 4° del artículo
12, dispone lo siguiente: “(...) Tratándose de
procesos en los que es demandada una entidad pública, el centro de arbitraje
correspondiente deberá remitir comunicación a la Agencia Nacional de Defensa
Jurídica del Estado, informando de la presentación de la demanda”. “(...) La remisión de la
comunicación a que se refiere este inciso, es requisito indispensable para la
continuación del proceso arbitral”. La comunicación a que hace
referencia el citado artículo 12 tiene un carácter meramente informativo para
la Agencia y contribuye al Registro de Arbitramentos Públicos, mientras que su
intervención en dicho proceso siempre será facultativa de acuerdo con lo
expuesto en el numeral 1 de la presente circular. Por otra parte, el
Presidente de la República expidió la Directiva 03 del 23 de diciembre de
2015, que instruye sobre asuntos en materia de la celebración de pactos
arbitrales y designación de árbitros para las entidades de la Rama Ejecutiva
del orden nacional. Particularmente para dichas
entidades, en el numeral 5, estableció la obligación de enviar a la Agencia
documentación con información necesaria para ser incluida en el Registro de
Arbitramentos Públicos. Para estos efectos, la Agencia expidió las Circulares
Externas número 13 de 2014 y número 4 de 2015, y su actividad se circunscribe a
la recepción y publicación de la información de carácter público en el
Registro, sin entrar a calificar dicha información ni efectuar una
interpretación de las normas que rigen los procesos arbitrales en Colombia. 2.5. TRASLADO A LA AGENCIA
NACIONAL DE DEFENSA JURÍDICA DEL ESTADO DE SOLICITUDES DE EXTENSIÓN DE
JURISPRUDENCIA ANTE EL CONSEJO DE ESTADO Se debe correr traslado a la
Agencia del escrito presentado por el interesado para iniciar el procedimiento
para la extensión de la jurisprudencia del Consejo de Estado, de conformidad
con lo dispuesto en el artículo 616 del C.G.P., modificatorio del artículo 209
de la Ley 1437 de 2011, en los siguientes términos: “Del escrito se dará
traslado a la administración demandada y a la Agencia Nacional de Defensa
Jurídica del Estado por el término común de treinta (30) días para que aporten
las pruebas que consideren. La administración y la Agencia Nacional de Defensa
Jurídica del Estado podrán oponerse por las mismas razones a las que se refiere
el artículo 102 de este Código”. Por su parte, atendiendo los
objetivos y competencias mencionados en el numeral 1 de esta Circular, la
Agencia intervendrá de manera facultativa en este procedimiento judicial cuando
se involucre una entidad pública del orden nacional y podrá oponerse por las
mismas razones a las que se refiere el artículo 102 de dicho Código, plasmadas
en el concepto previo de extensión de jurisprudencia emitido por la Agencia a
la entidad pública del orden nacional. Por último, se resalta que
las precisiones contenidas en la presente circular atienden los principios de
trasparencia, eficiencia, publicidad, entre otros, referidos en el artículo 3°
de la Ley 489 de 1998, al enunciar la orientación dada por la Agencia frente a
la notificación o comunicación que realizan los juzgados, tribunales, altas
cortes, procuradurías judiciales, centros arbitrales o personas con interés, cuando
sea accionada o convocada una entidad pública distinta a la Agencia Nacional de
Defensa Jurídica del Estado. Ordénese a la Secretaría
General de la Agencia disponer lo necesario para dar a conocer a los
interesados la presente circular. La Directora General, Diana Fajardo Rivera. NOTA:
Publicada en el Diario Oficial 50155 de febrero 22 de 2017 |