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DIRECTIVA 011 DE 2017 PARA: ASESORES, SUBDIRECTORES, JEFES DE
OFICINAS, SERVIDORES Y CONTRATISTAS DEL INSTITUTO PARA LA INVESTIGACIÓN
EDUCATIVA Y EL DESARROLLO PEDAGÓGICO – IDEP DE: DIRECCIÓN
GENERAL IDEP ASUNTO: Implementación
de políticas de prevención del daño antijurídico para el Instituto para la
Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico-IDEP CONSIDERANDO: Que el artículo 75 de la Ley
446 de 1998, establece que en las entidades y
organismos de derecho público del orden Nacional, Departamental, Distrital y
Municipal, así como los entes descentralizados en todos los niveles, deberá
integrarse un Comité de Conciliación, conformado por funcionarios del nivel
directivo. Que el Reglamento Interno
del Comité de Conciliación del IDEP se expidió en el año 2006, el cual tuvo su
última actualización mediante la Resolución No. 111 del 25 de junio de 2012,
conforme a los nuevos lineamientos establecidos en el Decreto Distrital No. 690
de 2011, con el
objeto de garantizar el normal funcionamiento y toma de decisiones. Que en cumplimiento del
artículo 2, numeral 1 de la Resolución No. 111 de 2012, la cual dispone que:
“Son funciones del Comité de Conciliación “1. Formular y ejecutar políticas de
prevención del daño antijurídico al interior de la entidad”, en sesiones
ordinarias del Comité de Conciliación celebradas los días 28 de marzo, 05 de
abril y 31 de mayo de 2017, constantes en las Actas No. 5, 6 y 9, cada una de
las áreas analizaron las diferentes disposiciones e instrucciones del orden
distrital y nacional relacionadas con la implementación de mecanismos de prevención del daño antijurídico, con el
fin de revisar la pertinencia de su aplicación en el IDEP, determinándose
cuáles de ellas debían ser adoptadas a partir de la fecha y cuáles deben ser
ratificadas en la entidad, que devienen de la Directiva No. 001 de 2012
“Implementación de políticas de prevención del daño antijurídico para el
Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo PedagógicoIDEP”. Que como consecuencia de lo indicado, el contenido del
presente documento es aprobado por el Comité de Conciliación del IDEP en sesión
ordinaria del 09 de junio de 2017, Acta No. 10 de 2017, y se adopta como
política de prevención de daño antijurídico, entendido como aquel que puede ser
prevenido por la entidad, el cual será publicado en la Imprenta Distrital, en
el régimen legal de la página de la Alcaldía Mayor de Bogotá y al interior del
Instituto para su cumplimiento y desarrollo. Una vez implementadas las
medidas correctivas, se realizará por parte de cada de una de las áreas el
seguimiento a los resultados y se institucionalizarán nuevas medidas en caso de
ser necesario, a través del Comité de Conciliación. POLÍTICAS PREVENCIÓN DAÑO ANTIJURÍDICO
IDEP: Cuando se seleccionen y
contraten abogados externos en el Instituto para la Investigación Educativa y
el Desarrollo Pedagógico- IDEP, ya sea como asesores o para que asuman la
defensa judicial o extrajudicial del Instituto, además de las exigencias
establecidas en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y sus Decretos
Reglamentarios, se debe incluir como requisito no estar asesorando o
adelantando procesos judiciales contra el Distrito Capital y mantener dicha
prohibición mientras el contrato de prestación de servicios profesionales
permanezca vigente. En la construcción y
elaboración de los estudios previos, de la minuta contractual y de las modificaciones
a que hayan lugar, se debe realizar la debida
planeación y se adoptarán todas las medidas que garanticen el cumplimiento de
los objetos contractuales, dentro de los plazos establecidos, lo anterior con
el fin de minimizar los riesgos de la actividad contractual. Cuando se trate de
garantizar los derechos de autor para los contratos que así se determine, se
deberá incorporar dentro del clausulado de la minuta del contrato, una cláusula
específica sobre las normas que rigen los derechos de autor y la obligación del
contratista de conocer el Ideario Ético y el Código del Buen Gobierno del IDEP.
Además, quien realice la supervisión del contrato, deberá realizar la revisión
de la totalidad de los documentos que sean allegados por el contratista, y
acudirá a los mecanismos que tenga en su alcance, para verificar que no se
vulneren los derechos de autor. Los servidores públicos y
colaboradores de la administración pública deberán dar cumplimiento de las
políticas del subsistema de seguridad de la información, con el fin de prevenir
que se instale en los equipos software que no cuente con la correspondiente
licencia y que se haga uso indebido de las herramientas TIC con las que cuenta
el Instituto, como por ejemplo el correo electrónico, las redes sociales y el
canal de internet del IDEP. Por consiguiente en las
minutas se deberá incluir dentro de las obligaciones generales del contratista,
el texto que asegure el cumplimiento de ésta política. Acatar oportunamente las
decisiones judiciales, para evitar generar intereses moratorios con su
correspondiente pago. Por lo anterior, se deberán establecer los procedimientos y
controles necesarios a efecto de responder con eficiencia y eficacia al deber
legal de acatar oportunamente las decisiones de las autoridades judiciales,
estrictamente en los términos en que estas son proferidas, evitando la
generación de intereses moratorios y su correspondiente pago. Cuando el Instituto reciba
reclamaciones por parte de los servidores y ex servidores públicos, se
deberá comparar la fecha en la que se
presentan las mismas con las del acto que motivó la decisión, o con la fecha de
los hechos u omisiones en las que se fundamenta la reclamación, y manifestar,
si es del caso, que las acciones se encuentran caducas, e indicar clara y
expresamente estas circunstancias a los peticionarios que están en la situación
antes indicada, teniendo claro que la respuesta suministrada no revive los
términos legales vencidos. Respetar el debido proceso
en toda actuación administrativa que adelante el Instituto en contra de sus
servidores públicos, contratistas y/o terceros. Cuando se ordene el retiro
del servicio o declaración de vacancia por abandono del cargo, se debe realizar
previamente el proceso disciplinario con la correspondiente imposición de la
sanción de destitución. En los estudios tendientes a
adelantar procesos de modificación de plantas de personal o similares, se
incluirán los temas de supresión efectiva de los cargos, derecho preferencial a
la reincorporación o a la indemnización, retiro forzoso y estudios para la
reincorporación. Se tomarán todas las medidas
necesarias para generar y pagar los aportes al sistema general de seguridad
social y parafiscales de manera oportuna. Todas las personas que
ejerzan funciones públicas para el Instituto, dentro de la gestión contractual,
administrativa y presupuestal cuando resulte pertinente, acudirán a la
herramienta de gestión que contiene la compilación de normatividad, doctrina y
jurisprudencia de la Alcaldía Mayor de Bogotá, conocido como “Régimen legal de
Bogotá”, así como al Boletín Jurídico
“Bogotá Legal”, el Boletín Jurídico Virtual, en la página WEB de la Alcaldía
Mayor de Bogotá y la actualización semanal “Bogotá Jurídica” de noticias, en la
página web del SECOP – en el aplicativo “Síntesis”, Manuales, guías y
documentos tipo y en el normograma de la Entidad. Se realizará por parte de
los usuarios la actualización de la información de los diferentes módulos del
Sistema Único de Información de Procesos Judiciales –SIPROJWEB. Los servidores a quienes
dentro de sus funciones les compete la gestión del registro contable de las
obligaciones contingentes, deberán realizar de forma permanente seguimiento a
la identificación, valoración, y mitigación del riesgo que dichos registros
generen, estando atentos a cualquier modificación que surja y que sea
pertinente para adoptar las políticas establecidas. En el caso de que el
Instituto requiera la utilización de fotografías, material audiovisual y
producción intelectual
de determinadas personas, para el cumplimiento de los fines
institucionales, solicitará previamente el consentimiento de estos o de sus
representantes legales. Los servidores públicos y
contratistas del IDEP, con funciones y obligaciones dentro de cada uno de los
procesos del Instituto, deberán atender y participar de las auditorías internas
y externas, responder o apoyar en dar respuesta a los hallazgos, elaborar o
contribuir en la formulación de los planes de mejoramiento, dentro de los
plazos legales establecidos para cada uno de ellos. El Comité de Conciliación
deberá tener en cuenta las siguientes actividades al momento de evaluar la
procedencia o no de conciliar: 1) Verificar el cumplimiento
de los requisitos formales antes de proceder a citar al Comité de Conciliación,
2) La Secretaría Técnica
debe citar a los miembros del Comité con la debida antelación. 3). El abogado debe
presentar a los miembros del Comité, la ficha sobre la procedencia o no de
conciliación, conforme a lo requerido por SIPROJWEB, 4) Los miembros con voz y
voto del Comité deben estudiar la ficha técnica que le presenta el abogado encargado.
5) La Secretaría Técnica del
Comité debe contar con la documentación completa antes de que se presente el
acuerdo conciliatorio ante la instancia administrativa y/o judicial. 6) Se
deberá remitir una vez ejecutoriados, los fallos desfavorables para la entidad,
a la Personería, Contraloría y Veeduría Distritales, para que en el menor
tiempo posible inicien las investigaciones que estimen pertinentes. 6) Cuando el Instituto
reciba reclamaciones por parte de los servidores y ex servidores públicos, se
deberá comparar la fecha en la que se presentan las mismas con las del acto que
motivó la decisión, o con la fecha de los hechos u omisiones en las que se
fundamenta la reclamación, y manifestar, si es del caso, que las acciones se
encuentran caducas, e indicar clara y expresamente estas circunstancias a los
peticionarios que están en la situación antes indicada, teniendo claro que la
respuesta suministrada no revive los términos legales vencidos. 7) Respetar el debido
proceso en toda actuación administrativa que adelante el Instituto en contra de
sus servidores públicos, contratistas y/o terceros. 8) Cuando se ordene el
retiro del servicio o declaración de vacancia por abandono del cargo, se debe
realizar previamente el proceso disciplinario con la correspondiente imposición
de la sanción de destitución. 9) En los estudios
tendientes a adelantar procesos de modificación de plantas de personal o
similares, se incluirán los temas de supresión efectiva de los cargos, derecho
preferencial a la reincorporación o a la indemnización, retiro forzoso y
estudios para la reincorporación. 10) Se tomarán todas las
medidas necesarias para generar y pagar los aportes al sistema general de
seguridad social y parafiscales de manera oportuna. 11) Todas las personas que
ejerzan funciones públicas para el Instituto, dentro de la gestión contractual,
administrativa y presupuestal cuando resulte pertinente, acudirán a la
herramienta de gestión que contiene la compilación de normatividad, doctrina y
jurisprudencia de la Alcaldía Mayor de Bogotá, conocido como “Régimen legal de
Bogotá”, así como al Boletín Jurídico “Bogotá Legal”, el Boletín Jurídico
Virtual, en la página WEB de la Alcaldía Mayor de Bogotá y la actualización
semanal “Bogotá Jurídica” de noticias, en la página web del SECOP – en el
aplicativo “Síntesis”, Manuales, guías y documentos tipo y en el normograma de
la Entidad. 12) Se realizará por parte
de los usuarios la actualización de la información de los diferentes módulos
del Sistema Único de Información de Procesos Judiciales –SIPROJWEB. 13) Los servidores a quienes
dentro de sus funciones les compete la gestión del registro contable de las
obligaciones contingentes, deberán realizar de forma permanente seguimiento a
la identificación, valoración, y mitigación del riesgo que dichos registros
generen, estando atentos a cualquier modificación que surja y que sea
pertinente para adoptar las políticas establecidas. 14) En el caso de que el
Instituto requiera la utilización de fotografías, material audiovisual y
producción intelectual de determinadas personas, para el cumplimiento de los
fines institucionales, solicitará previamente el consentimiento de estos o de
sus representantes legales. 15) Los servidores públicos
y contratistas del IDEP, con funciones y obligaciones dentro de cada uno de los
procesos del Instituto, deberán atender y participar de las auditorías internas
y externas, responder o apoyar en dar respuesta a los hallazgos, elaborar o
contribuir en la formulación de los planes de mejoramiento, dentro de los
plazos legales establecidos para cada uno de ellos. 16) El Comité de
Conciliación deberá tener en cuenta las siguientes actividades al momento de
evaluar la procedencia o no de conciliar: 1) Verificar el cumplimiento de los
requisitos formales antes de proceder a citar al Comité de Conciliación, 2) La
Secretaría Técnica debe citar a los miembros del Comité con la debida
antelación. 3). El abogado debe presentar a los miembros del Comité, la ficha
sobre la procedencia o no de conciliación, conforme a lo requerido por
SIPROJWEB, 4) Los miembros con voz y voto del Comité deben estudiar la ficha
técnica que le presenta el abogado encargado. 5) La Secretaría Técnica del
Comité debe contar con la documentación completa antes de que se presente el
acuerdo conciliatorio ante la instancia administrativa y/o judicial. 6) Se
deberá remitir una vez ejecutoriados, los fallos desfavorables para la entidad,
a la Personería, Contraloría y Veeduría Distritales, para que en el menor
tiempo posible inicien las investigaciones que estimen pertinentes. CLAUDIA LUCÍA SÁENZ BLANCO Directora General - IDEP |