Cargando el Contenido del Documento | |
Por favor espere... |
RESOLUCIÓN
069 DE 2017
(Agosto 15)
Adicionado por el art. 1, Resolución 077 de 2017.
Por medio de la cual se deroga la Resolución 034 de 2017, y se constituye y se
establece el funcionamiento de la Caja Menor para la vigencia 2017 con cargo al
presupuesto asignado a la Empresa Metro de Bogotá S.A.
EL GERENTE GENERAL DE LA EMPRESA METRO
DE BOGOTÁ S.A.
En uso de las
facultades estatutarias y legales, especialmente las conferidas en el artículo
91 de conferidas en el artículo 3° del Decreto Distrital 061 de 2007, y
CONSIDERANDO:
Que la Empresa Metro
de Bogotá fue constituida mediante la Escritura pública 5291 del 14 de diciembre de 2016 como una
sociedad anónima por acciones del orden distrital, con participación exclusiva
de entidades públicas, en los términos previstos en el Acuerdo 642 de 2016, sometida el régimen jurídico
de las empresas industriales y comerciales del Estado.
Que el Decreto
Distrital 195 de 2007 constituye el reglamento que regula el proceso presupuestal de las
Empresas Industriales y Comerciales del Distrito (EICD), Sociedades de Economía
Mixta sujetas al régimen de EICD, Sociedades Limitadas o por Acciones Públicas
del orden Distrital sujetas al régimen de EICD, Empresas de Servicios Públicos
Domiciliarios en cuyo capital el Distrito o sus entidades descentralizadas posean
el 90% o más y, Empresas Sociales del Estado (ESE) constituidas como una
categoría especial de entidad pública descentralizada del orden Distrital.
Que el artículo 50 del Decreto Distrital 195 de 2007,
establece que el funcionamiento de las cajas menores y avances en efectivo de
las empresas contenidas en el artículo 1° se regirá por las disposiciones
contempladas en el Decreto Distrital061 de 2007 y las normas que lo adicionen
o modifiquen.
Que el Decreto 061 de febrero 14 de 2007, reglamenta el
funcionamiento de las Cajas Menores y los Avances en efectivo y define en su
artículo 1 el campo de aplicación del mismo en los
siguientes términos: “Quedan sujetos
a las disposiciones del presente Decreto los órganos que conforman el
Presupuesto Anual y las entidades Distritales con régimen presupuestal de
Empresas Industriales y Comerciales del Estado respecto de las transferencias
de la Administración Central, las Empresas Sociales del Estado y los Fondos de
Desarrollo Local.
Que el artículo 3°, del Decreto 061 de 2007, establece que las
cajas menores se constituirán para cada vigencia fiscal, mediante Resolución
suscrita por el Jefe de la entidad, en la cual se debe indicar: i) la cuantía,
ii) el Responsable, iii) la finalidad, iv) la clase de gastos que se pueden
realizar, v) la unidad ejecutora y vi) la cuantía de cada rubro
presupuestal, sin exceder el monto mensual asignado a la Caja Menor y en ningún
caso el límite establecido por el estatuto de contratación para compras
directas. Que
la Empresa Metro de Bogotá S.A., integra en su presupuesto de la vigencia 2017,
transferencias y aportes de capital de la Administración Central del Distrito
capital. Que
mediante Resolución DDC-000001 del 12 de mayo de 2009 expedida por el Contador
General de Bogotá D.C, se adoptó el manual para el manejo y control de las cajas
menores y se implementó la guía que facilita la gestión administrativa y
contable, aplicable a los fondos de Cajas menores, acorde con las nuevas normas
de contabilidad pública establecidas por la Contaduría General de la Nación.
Que mediante
Resolución No. 001 del 22 de diciembre de 2016, se liquidó el Presupuesto Anual
de Rentas e Ingresos y de Gastos e Inversiones de la Empresa Metro de Bogotá
S.A., para la vigencia fiscal comprendida entre el 1 de enero y el 31 de
diciembre de 2017, en la cual se clasificaron los rubros de gasto.
Que mediante
Resolución 34 de abril 27 de 2017, la Empresa Metro
de Bogotá S.A., constituyó y estableció el funcionamiento de la Caja Menor para
la vigencia 2017, con cargo al presupuesto asignado para el mismo año, a la
Empresa Metro de Bogotá S.A.
Que el citado acto
administrativo no se ejecutó, toda vez que no fue posible la obtención de la
póliza de manejo exigida en el parágrafo del artículo 3 y el artículo 11
del Decreto Distrital 061 de 2007.
Que mediante
Resolución No. 049 del 31 de mayo de 2017, se efectuó
una reducción en el presupuesto de Rentas e Ingresos y de Gastos e Inversiones
de la Empresa Metro de Bogotá S.A., para la vigencia fiscal del año 2017, por
la suma de SESENTA Y UN MIL QUINIENTOS MILLONES DE PESOS ($61.500.000.000).
Que aplicada la
reducción, el presupuesto de la Empresa Metro de Bogotá S.A., para la vigencia
2017, es de $1.020.347.401.000, que corresponde a 1.383.115 SMMLV, razón por la
cual, se puede constituir una Caja Menor con una cuantía máxima mensual de 350
SMMLV, de conformidad con lo establecido en el artículo 7° del Decreto 061 de 2007.
Que con ocasión de la
modificación del presupuesto de la vigencia 2017 y la vacancia actual del cargo
designado como Responsable del manejo de la Caja Menor, en la Resolución 034 de 2017, se hace necesaria la
expedición de un nuevo acto administrativo que regule el funcionamiento de la
caja menor de la Empresa Metro de Bogotá para la vigencia 2017, bajo las
condiciones vigentes a la fecha.
Que la Empresa QBE
Seguros S.A., adjudicataria del proceso de selección para adquirir la póliza de
manejo para la Empresa Metro de Bogotá S.A., y con la cual se suscribió el
contrato 14 de agosto 11 de 2017, emitió certificación de Amparo Provisional a
partir del 15 de agosto de 2017 a las 0:00 horas y hasta el 14 de agosto de
2018 a las 24:00 horas, por 365 días; mientras se emite el documento de la
póliza, que se encuentra en proceso de expedición.
Que la Empresa Metro
de Bogotá D.C., requiere atender los gastos de funcionamiento definidos en el
presupuesto de la vigencia 2017, que tengan el carácter de urgentes,
imprescindibles, inaplazables y necesarios, dentro de los parámetros,
directrices y normas aplicables a los mismos.
Que en mérito de lo
anterior,
RESUELVE
CAPITULO I – CONSTITUCION DE LA CAJA MENOR
Artículo
1°. Constitución y Cuantía. Constituir
para la vigencia fiscal del 2017, la Caja Menor — Gastos Generales — Gerencia
Administrativa y Financiera — Empresa Metro de Bogotá S.A., con una cuantía
mensual de Veinte Millones de Pesos Moneda Corriente ($20.000.000.00), que
corresponde a 27, 1 SMMLV.
Parágrafo. Para
los efectos de esta Resolución el Salario Mínimo Mensual Legal Vigente para el
año 2017, es de Setecientos Treinta y Siete Mil Setecientos Diecisiete Pesos
Moneda Corriente. ($737.717.00), conforme a lo dispuesto en el Decreto Nacional
2209 del 30 de diciembre de 2016.
Artículo
2°. Ordenador de Gasto. Delegar la
Ordenación del Gasto de la Caja Menor, en el Gerente Administrativo y
Financiero, Código 039, Grado 03, de la Planta Global de la Empresa Metro de
Bogotá S.A.
Artículo
3°. Responsable. El Responsable del
Manejo de la Caja Menor en la Empresa Metro de Bogotá será el Profesional Grado
02 de la Gerencia Administrativa y Financiera, que tenga a su cargo las
funciones de “Coordinación, control y evaluación de las actividades en
la prestación de los servicios administrativos, tales como suministros, archivo
y correspondencia, mensajería, recepción, mantenimiento de instalaciones y
equipos, vigilancia, aseo, servicios públicos, fotocopiado, cafetería, bienes
muebles e inmuebles de la entidad” de la Empresa Metro de Bogotá
asignadas en su contrato de trabajo, o, un profesional designado por el
Ordenador del Gasto de la Caja Menor.
El profesional
designado responderá por la administración y control, el manejo financiero y
contable de la Caja Menor, la elaboración de la orden de pago para efectuar el reintegro
en la oportunidad requerida y la presentación de informes correspondientes a su
estado, y estar amparado en una póliza de manejo ante una entidad aseguradora
debidamente reconocida por el Estado, por el 100% del monto del fondo de la
Caja Menor.
Parágrafo
1°. El Responsable del Manejo de la Caja Menor de
la empresa Metro de Bogotá S.A., deberá cumplir con las obligaciones,
procedimientos y demás disposiciones consagradas en el artículo 8° de la
presente Resolución.
Parágrafo
2°. Tanto el Ordenador del Gasto como el Responsable
del Manejo de la Caja Menor responderán disciplinaria, civil, tributaria y
penalmente de las acciones y omisiones resultantes de sus actuaciones respecto
a la administración de estos fondos.
Parágrafo
3°. Cambio Definitivo del Responsable. Cuando
se cambie en forma definitiva el Responsable de la Caja Menor, deberá hacerse
una legalización efectuando el reembolso total de los gastos efectuados con
corte a la fecha del cambio.
Parágrafo
4°. Cambio Temporal del Responsable. Cuando
el Responsable de la Caja Menor se encuentre de vacaciones, licencia o
comisión, se deberá encargar, mediante acto administrativo por parte del
Ordenador del Gasto de la Caja Menor, a otro funcionario, debidamente
asegurado, para el manejo de la misma, mientras subsista la situación
administrativa, para lo cual solo se requiere la entrega de los fondos y
documentos mediante arqueo, al recibo y a la entrega de la misma lo que deberá
constar en el respectivo libro.
Artículo
4°. Finalidad. - La Caja Menor atenderá
los gastos generales identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto
Anual del Distrito Capital, que tengan carácter de urgentes, imprescindibles,
inaplazables y necesarios como son: transporte para trámites a diferentes
entidades, fotocopias urgentes y autenticaciones de documentos, papelería y
útiles que requiera la entidad que no se encuentren en el almacén;
mantenimiento y reparaciones; conservación y reparación de bienes muebles e
inmuebles; pago de publicaciones y en general aquellos gastos necesarios para
el funcionamiento de la entidad que tengan las características señaladas.
Parágrafo
1°. Para todos los eventos, al momento de
efectuar gastos con cargo a la Caja Menor, tanto el Ordenador del Gasto como el
Responsable del Manejo de la respectiva Caja Menor, deberán acatar las
disposiciones en materia de austeridad del gasto.
Parágrafo
2°. Cuando por cualquier circunstancia la Caja Menor
constituida a través de la presente resolución, quede inoperante, sólo se podrá
constituir otra o reemplazarla, cuando la misma haya sido legalizada en su
totalidad.
Artículo
5°. Prohibiciones. De conformidad con
lo dispuesto en el numeral 3.2.2., del artículo 8° del Decreto Distrital 061 del 14 de
2007, la Resolución SDH - 226 del 8 de octubre del 2014 y el
numeral 6 del Título 11 de la Resolución DDC-000001 de mayo 12 de 2009, no se
podrán realizar con los fondos de la Caja Menor ninguna de las siguientes
operaciones:
1. Adquirir elementos
cuya existencia esté comprobada en el almacén o depósito de la Entidad;
2. Fraccionar compras
de un mismo elemento y/o servicio;
3. Realizar
desembolsos para sufragar gastos con destino a órganos diferentes de su propia
organización;
4. Reconocer y pagar
gastos por conceptos de servicios personales y las contribuciones que establece
la ley sobre nómina, cesantías y pensiones;
5. Cambiar cheques o
efectuar préstamos;
6. Efectuar pagos de
contratos;
7. Adquirir bienes y
servicios por cuantía superior a los montos autorizados en el acto
administrativo de creación de la caja menor;
8. Efectuar
desembolsos que no formen parte del objeto del gasto señalados en el acto de
creación;
9. Pagar gastos que no
contengan los documentos soporte exigidos para su legalización;
10. Efectuar
reintegros por obligaciones contraídas con anterioridad a la expedición del
certificado de disponibilidad presupuestal para la constitución de la Caja
Menor;
Parágrafo. Se
exceptúan de esta prohibición los servicios personales que por concepto de
honorarios se deben reconocer y pagar a los auxiliares de la justicia que
actúan en los diferentes procesos judiciales en los que la Empresa Metro de
Bogotá sea parte.
Artículo
6°. Unidad Ejecutora, Rubros Presupuestales y Cuantía. Los
gastos realizados con cargo a esta Caja Menor, serán imputados
presupuestalmente; a los rubros que se indican a continuación, sin superar
mensualmente las siguientes cuantías:
Artículo
7°. Requisitos para el Primer Giro de la Caja Menor. Para
realizar el primer giro de recursos de la Caja Menor, el presente acto
administrativo, debe acompañarse de la Póliza de Manejo que ampare el monto
total de constitución de la Caja Menor, constituida a nombre de la Empresa
Metro de Bogotá S.A., debidamente aprobada.
TITULO II – REGLAMENTACION DEL FUNCIONAMIENTO DE LA
CAJA MENOR
Artículo
8°. Utilización de los Recursos: Los
recursos asignados a la Caja Menor, tendrán restricción de utilización para
gastos urgentes, imprescindibles, inaplazables, necesarios y correspondientes a
los rubros definidos en el artículo 6° de la presente resolución.
Parágrafo
1°. Para los gastos de alimentos comprendidos
dentro del rubro de "Materiales y Suministros" que tengan el carácter
de urgentes, imprescindibles, y necesarios, se efectuarán previa solicitud del
Gerente General o del Gerente Administrativo y Financiero de la Empresa.
Parágrafo
2°. Cuando sea estrictamente necesario que la
compra la realice un funcionario distinto al responsable de la Caja Menor, ésta
deberá soportarse por medio de recibos provisionales, los cuales serán
reemplazados por los comprobantes definitivos y legalizados dentro del término
de tres (3) días hábiles siguientes al desembolso.
Parágrafo
3°. Los gastos que se realicen en efectivo por
Caja Menor, considerados individualmente, no podrán superar en cada operación
el equivalente a Dos Millones de Pesos Moneda Corriente ($2.000.000). No
podrá efectuarse el fraccionamiento en las compras realizadas por medio de
estos fondos.
Parágrafo
4°. Por necesidades del servicio, la Caja Menor
que se constituye, podrá mantener recursos disponibles en dinero efectivo,
hasta por la suma de Un Millón Quinientos Mil Pesos Moneda Corriente
($1.500.000.00), a pesar que su cuantía amerite manejo en cuenta corriente.
Artículo
9°. Requisitos de Soporte de los Gastos.
Los gastos que se realicen con cargo a la Caja Menor deberán cumplir los
siguientes requisitos de soporte:
1. Gastos hasta por
la suma de Un Millón Quinientos Mil Pesos ($1.500.000), requerirán: i) Factura
y/o documento equivalente y ii) Certificación de Recibido a Satisfacción.
2. Gastos superiores
a Un Millón Quinientos Mil Pesos ($1.500.000), requerirán: i) Dos (2)
cotizaciones (salvo que solo exista un (1) proveedor en el mercado), ii)
Factura o Documento equivalente y iii) Certificación de Recibido a
Satisfacción.
Parágrafo
1°. Los pagos superiores a Un Millón Quinientos Mil
Pesos ($1.500.000), que se realicen a través de la Caja Menor, se girarán por
transferencia electrónica a nombre del proveedor o autorización escrita de
débito a cuenta.
Artículo
10°. Libros para Registrar los Movimientos de la Caja Menor. El
Responsable de la Caja Menor, una vez recibido el primer desembolso, dentro de
los cinco (5) días calendario siguientes procederá a la apertura de los Libros
donde contabilizará de manera diaria, las operaciones de pagos realizados con
cargo a la Caja Menor, registrando para cada movimiento: i) la fecha, ii)
imputación presupuestal del gasto y cuenta contable respectiva, iii) concepto,
iv) monto bruto, deducciones practicadas y valor neto pagado, v) NIT del
beneficiario y, vi) los demás datos que se consideren necesarios.
Parágrafo
1°. Los Libros de la Caja Menor, deberán soportarse con
los respectivos comprobantes de cada gasto, cumpliendo los requisitos
establecidos en el artículo 9 del Título II – Reglamentación del Funcionamiento
de la Caja Menor, de la presente Resolución.
Parágrafo
2°. Con el fin de garantizar que las operaciones estén
debidamente sustentadas, que los registros sean oportunos y adecuados y que los
saldos correspondan, el Responsable de las funciones de Control Interno en la
Empresa, deberá efectuar arqueos periódicos y sorpresivos independientemente de
la verificación por parte de las dependencias financieras y de la Revisoría
Fiscal.
Artículo
11°. Legalización Individual de los Gastos de Caja Menor. La
legalización individual de los gastos de la caja menor deberá efectuarse
durante los cinco (5) días hábiles calendario, siguientes a su
realización.
No se podrán entregar
nuevos recursos a un funcionario, hasta tanto no se haya legalizado el gasto
anterior.
Artículo
12°. Legalización de la Caja Menor. En la
legalización periódica de los gastos acumulados, para efectos del reembolso,
se exigirá el cumplimiento de los requisitos que a continuación se
indican:
1. Que los gastos
estén agrupados por rubros presupuestales, bien sea en el comprobante de pago o
en la relación anexa, y que correspondan a los autorizados en la resolución de
constitución.
2. Que los documentos
presentados sean los originales y se encuentren firmados por los acreedores con
identificación del nombre o razón social y el número del documento de identidad
o NIT, objeto y cuantía.
3. Que la fecha del
comprobante del gasto corresponda a la vigencia fiscal en la cual se está
legalizando.
4. Que el gasto se
haya efectuado después de haberse constituido o reembolsado la caja menor según
el caso.
5. Que se haya
expedido la Resolución de legalización y reconocimiento de los gastos
efectuados con cargo a la Caja Menor, teniendo en cuenta lo dispuesto en las
normas presupuestales.
Parágrafo.
La legalización definitiva de la Caja Menor constituida para la vigencia 2017,
se realizará por parte del Funcionario Responsable de su manejo, antes del 29
de diciembre del mismo año, fecha límite para reintegrar el saldo sobrante.
Artículo
13°. Reembolso de Recursos. El
reembolso de recursos, se hará en la cuantía de los gastos realizados, sin
exceder el monto previsto en el respectivo rubro presupuestal, en forma mensual
o cuando se haya consumido más del setenta por ciento (70%), lo que ocurra
primero, de algunos o todos los valores de los rubros presupuestales
afectados.
En el reembolso se
deberán reportar los gastos realizados con cargo a todos los rubros presupuestales
a fin de efectuar un corte de numeración y de fechas.
Parágrafo.
El reembolso de recursos, requiere la expedición previa del Certificado de
Registro Presupuestal, afectando el Certificado de Disponibilidad Presupuestal
que ampara la caja menor.
Artículo
14°. Normas Aplicables. El
funcionamiento y manejo de esta Caja Menor debe sujetarse a lo dispuesto en la
Directiva 1 de 2001, modificada por la Directiva
Distrital 8 de 2007, aclarada por la
Directiva 7 de 2008, expedidas por el Alcalde Mayor
de Bogotá, el Decreto Distrital 061 del 14 de febrero del 2007, la Resolución
DDC-01 del 12 de mayo de 2009, expedida por el Contador General de Bogotá,
D.C., y las disposiciones que se expidan sobre austeridad en el gasto público
en el Distrito Capital.
Artículo
16°. (sic) Vigencia. La presente
Resolución rige a partir del día siguiente a su publicación y deroga
íntegramente la Resolución 034 del 27 de abril de 2017.
PUBLIQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá, D.C. a los 15 días del mes de
agosto del año 2017. ANDRES ESCOBAR URIBE
Gerente General
Proyectó:
G Orozco, Gerente Administrativa y Financiera Revisó:
Luisa Fernanda Mora Mora, Jefe Oficina Asesora Jurídica
|