RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

CIRCULAR CONJUNTA 036 DE 2018

(Octubre 11)

PARA: SECRETARÍAS DE DESPACHO, DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS, ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS, UNIDADES ADMINISTRATIVAS ESPECIALES, ENTIDADES DESCENTRALIZADAS, EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO, CONCEJO DE BOGOTÁ, VEEDURÍA DISTRITAL, CONTRALORÍA DE BOGOTÁ D.C., PERSONERÍA DE BOGOTÁ, JEFES DE PERSONAL DE LOS ORGANISMOS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN DISTRITAL.

DE: SECRETARIO GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ Y LA DIRECTORA DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DEL SERVICIO CIVIC DISTRITAL -DASCD-

ASUNTO: LINEAMIENTOS EN MATERIA DE BIENESTAR PARA EMPLEADOS PÚBLICOS DEL DISTRITO CAPITAL EN CUMPLIMIENTO DEL ACUERDO LABORAL 2018.

Radicado: 2-2018-25473

En cumplimiento del Acuerdo Laboral 2018, celebrado entre la Administración de Bogotá, D.C., y la Comisión Negociadora de las organizaciones sindicales, en consonancia con las disposiciones contenidas en la Constitución Política, la Ley 909 de 2004, el Decreto Nacional No. 1083 de 2015 y demás normas que le modifican y adicionan, atendiendo las orientaciones del Plan Distrital de Desarrollo "Bogotá Mejor para Todos" y en concordancia con el Modelo de Bienestar para la Felicidad Laboral, que busca promover el desarrollo pleno del potencial de los servidores públicos, la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá y el Departamento Administrativo Del Servicio Civil Distrital -DASCD-, instan a los nominadores de las Entidades, Organismos y Órganos de Control del Distrito, a dar cumplimiento a los numerales del acuerdo en mención, de conformidad con los siguientes lineamientos:

a) Lo concertado, numeral 3.

"La administración Distrital emitirá una circular, en un término no mayor a tres (3) meses a la firma del presente acuerdo, con destino a las Entidades Distritales donde no obstante la discrecionalidad que les asiste, pueda considerar encargar o podrá nombrar en un empleo de libre nombramiento y remoción para ser comisionado a empleados (as) públicos (as) de carrera administrativa que reúnan los requisitos para desempeñar dichos empleos cuando se encuentren vacantes".

Instrucción.

Se recuerda a las Entidades, Organismos y Órganos de Control del Distrito, que no obstante la discrecionalidad de que gozan los nominadores, en virtud del artículo 2.2.5.5.43 del Decreto Nacional No. 1083 de 2015, modificado por el Decreto Nacional No. 648 de 2017, los empleos de libre nombramiento y remoción en caso de vacancia temporal o definitiva, podrán ser provistos a través del encargo de empleados de carrera que cumplan los requisitos y el perfil para su desempeño. En caso de vacancia temporal, el encargo se efectuará durante el término de esta y en caso de vacancia definitiva el encargo será hasta por el término de tres (3) meses, vencidos los cuales el empleo deberá ser provisto en forma definitiva.

Al vencimiento del encargo, quien lo venía ejerciendo cesará automáticamente en el desempeño de las funciones de éste y recuperará la plenitud de las del empleo del cual es titular, si no lo estaba desempeñando simultáneamente, de acuerdo con lo preceptuado por el artículo 2.2.5.5.43 del Decreto Nacional No. 1083 de 2015, modificado por el Decreto Nacional No. 648 de 2017.

Así mismo, reiteramos que las condiciones para el otorgamiento de Comisiones para Desempeñar Empleos de Libre Nombramiento y Remoción o de Período a empleados públicos de carrera administrativa se encuentran consagradas en el artículo 26 de la Ley 909 de 2004, el artículo 2.2.5.5.39 del Decreto Nacional No. 1083 de 2015, modificado por el Decreto Nacional No. 648 de 2017. En este sentido, cuando un empleado de carrera administrativa con evaluación anual del desempeño sobresaliente sea nombrado en un cargo de libre nombramiento y remoción o de período, tendrá derecho a que el jefe del organismo o entidad a la cual esté vinculado, le otorgue mediante acto administrativo motivado, la respectiva comisión para el ejercicio del empleo, con el único fin de preservarle los derechos inherentes a la carrera administrativa.

Igualmente, exhortamos a tos destinatarios de la presente circular a dar cumplimiento a la normativa vigente sobre el otorgamiento y prórroga de Comisiones para Desempeñar Empleos de Libre Nombramiento y Remoción o de Periodo, registrando dicha situación administrativa ante la Comisión Nacional del Servicio Civil y efectuando el correspondiente seguimiento al reintegro del cargo, para preservar los derechos de carrera administrativa del empleado.

b) Lo concertado, numeral 10.

"La Administración Distrital emitirá en cabeza del Departamento Administrativo de Servicio Civil DASCD, en un término de tres (3) meses contados a partir de la firma del presente acuerdo, expedirá una circular dirigida a las Entidades Distritales para que evalúen la necesidad de diseñar e implementar protocolos de seguridad que tengan el propósito de proteger el derecho a la vida de los servidores públicos que cumplen funciones en zonas de alto riesgo”.

Instrucción.

La Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá y el Departamento Administrativo Del Servicio Civil Distrital -DASCD-, instan a los nominadores de Entidades, Organismos y Órganos de Control del Distrito, para que evalúen la necesidad de diseñar e implementar protocolos de seguridad que tengan el propósito de proteger el derecho a la vida de los servidores públicos que cumplen funciones en zonas de alto riesgo.

c) Lo concertado, numeral 11.

"La administración Distrital en cabeza del DASCD, en un término de tres (3) meses contados a partir de la firma del presente acuerdo, en lo que refiere a la participación de las organizaciones sindicales en los rediseños organizacionales y modificación de plantas de personal, emitirá una circular en la que reitere su participación y se dé cumplimiento de la Circular 100-09-2015”.

Instrucción.

Se reitera a los nominadores de Entidades, Organismos y Órganos de Control del Distrito, que inicien procesos de rediseño institucional o modificación de la estructura interna y/o de reforma de planta de empleos, que deberán garantizar en dicho proceso la participación de las organizaciones sindicales de la respectiva entidad, con el fin de escuchar sus inquietudes y sugerencias sobre el particular, en cumplimiento de la Circular Externa No. 100-09-2015, emitida por el Departamento Administrativo de la Función Pública.

Lo anterior, sin perjuicio de las facultades constitucionales y legales asignadas a las diferentes autoridades públicas para la adopción y expedición de los actos administrativos correspondientes.

d) Lo concertado, numeral 16.

"La administración distrital en cabeza del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital DASCD, dentro de los tres (3) meses posteriores a la firma del presente acuerdo laboral, emitirá una circular en donde inste a todas las Entidades del Distrito Capital para continuar dando estricto cumplimiento a la normatividad que rige la carrera administrativa".

Instrucción.

La Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá y el Departamento Administrativo Del Servicio Civil Distrital -DASCD-, instan a los nominadores de Entidades, Organismos y Órganos de Control del Distrito, para que continúen dando cumplimiento a la normatividad que rige la carrera administrativa, especialmente las disposiciones contenidas en la Ley 909 de 2004, el Decreto Nacional No. 1083 de 2015 y demás normas que las modifiquen o adicionen.

e) Lo concertado, numeral 17.

"La administración distrital en cabeza del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital DASCD, dentro de los tres (3) meses posteriores a la firma del presente acuerdo laboral, emitirá una circular en donde inste a todas las Entidades del Distrito Capital para continuar dando estricto cumplimiento a la normatividad que rige el retén social".

Instrucción.

La Constitución Política y la normativa autorizan los procesos de restructuración de la administración, los cuales deben obedecer al cumplimiento de los fines que inspiran el Estado Social de Derecho. En el curso de los mismos, resulta admisible la supresión, fusión o creación de empleos, pero además las actuaciones de la administración deben ceñirse a los principios que orientan la función pública y contemplar e implementar mecanismos que preserven los derechos fundamentales de los servidores públicos.

En este marco, el legislador expidió la Ley 790 de 2002, contemplando mecanismos especiales de estabilidad laboral para los servidores públicos que se verían particularmente afectados en procesos de reforma institucional, como concreción de los mandatos contenido en los incisos 3 y 4 del artículo 13 de la Constitución Política, relativos a la adopción de medidas de protección a favor de grupos vulnerables y personas en condición de debilidad manifiesta, protección que después fue ampliada a todos los servidores públicos en condiciones de vulnerabilidad, en sentencias expedidas por la Honorable Corte Constitucional.

El Decreto Nacional No. 1083 de 2015 "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública", modificado por el Decreto Nacional No. 648 de 2017 y la jurisprudencia, ha definido que tienen protección especial por encontrarse en debilidad manifiesta, los servidores públicos que acrediten estar en alguna de las siguientes condiciones: estado de embarazo, madres o padres cabeza de familia sin alternativa económica, con discapacidad o enfermedad catastrófica, prepensionados, y amparados con fuero sindical, indicando los requisitos para cada uno de ellos.

Por lo anterior, se solicita a los nominadores de las Entidades, Organismos y Órganos de Control del Distrito, que realicen procesos de modernización institucional, garantizar el cumplimiento de la estabilidad laboral reforzada en favor de los servidores públicos que se encuentren en condiciones de vulnerabilidad de acuerdo con lo previsto en la normativa y la jurisprudencia.

Dicho análisis deberá hacer parte de los estudios técnicos que respaldan las modificaciones de la estructura o la planta de personal de la entidad, en consonancia con lo señalado por el Departamento Administrativo de la Función Pública -DAFP-, en la Circular Externa No. 11 de 09 de noviembre de 2017.

Por otra parte, la Corte Constitucional mediante sentencia SU-446 de 2011, ha señalado que cuando con fundamento en el principio del mérito, surja en cabeza del nominador la obligación de nombrar de la lista de elegibles a quien superó las etapas del concurso, en un cargo de carrera ocupado en provisionalidad por un sujeto de especial protección en aplicación de medidas afirmativas dispuestas en la Constitución Política y en la materialización del principio de solidaridad social, se debe proceder con especial cuidado previendo dispositivos tendientes a no lesionar sus derechos. Lo anterior, no se opone a los derechos que ostentan quienes han superado el concurso de méritos y figuran en el registro de elegibles.

f) Lo concertado, numeral 18.

"La administración distrital continuará dando estricto cumplimiento al Decreto 785 de 2005 en el entendido que hay responsabilidad del nominador y del responsable de talento humano en materia de creación, modificación y aplicación del manual de funciones de las entidades, en lo demás se dará cumplimiento al Decreto 51 de 2018”.

Instrucción.

Se recuerda a las Entidades, Organismos y Órganos de Control del Distrito, que el manual especifico de funciones y de competencias laborales, es una herramienta de gestión del talento humano, que permite establecer las funciones y competencias laborales de los empleos que conforman la planta de personal, en el cual, se establecen los requerimientos de conocimiento, experiencia y demás competencias exigidas para el desempeño de los mismos.

Igualmente, constituye un insumo importante para la ejecución de los procesos de planeación, ingreso, permanencia y desarrollo del talento humano al servicio de los organismos y entidades del distrito, que debe responder adecuadamente al modelo operacional de cada uno de ellos y a las necesidades del servicio.

Por consiguiente, esta herramienta es de obligatoria observancia para las autoridades nominadoras en sus políticas y decisiones de administración de personal, tanto en los procesos de selección o vinculación de servidores en relación con los requisitos allí consignados, como respecto de las condiciones para la definición y asignación de funciones y responsabilidades a sus empleados; por tal razón, se exhorta a destinatarios de la presente circular para que continúen dando cumplimiento al Decreto Ley 785 de 2005 y al Decreto Nacional No. 051 de 2018, manteniendo actualizados sus manuales específicos de funciones y de competencias laborales, para garantizar que efectivamente respondan a sus requerimientos institucionales, efectuando su socialización con las organizaciones sindicales, previo a la expedición del acto administrativo correspondiente.

g) Lo concertado, numeral 23.

"La Administración Distrital en cabeza del Departamento Administrativo de Servicio Civil Distrital DASCD y la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., dentro de  los tres (3) meses posteriores a la firma del presente acuerdo, expedirá una Circular en la que se dicten lineamientos para el cumplimiento de la Ley 1857 de 2017, que propendan por la protección material de la familia y en la que se exponga con suficiencia el sentido, alcance y finalidad de la mencionada norma.

Adicionalmente, en dicha circular, se instará a todas las Entidades del Distrito Capital para conceder la jornada para compartir con la familia de que trata la Ley 1857 de 2017, para el segundo semestre del 2017 y el primer y segundo semestre de 2018, a los servidores (as) públicos (as) que a 31 de diciembre de 2018, hayan solicitado el permiso y siempre que la Entidad no haya programado jornada familiar para todos sus servidores (as) públicos (as); estos permisos no podrán ser disfrutados en días hábiles consecutivos pues no son acumulables”.

Instrucción.

Por una parte, la Ley 1857 de 2017 en su artículo 3° prevé que los empleadores podrán adecuar los horarios laborales para facilitar el acercamiento del trabajador con los miembros de su familia, para atender sus deberes de protección y acompañamiento de su cónyuge o compañera (o) permanente, a sus hijos menores, a las personas de la tercera edad de su grupo familiar o a sus familiares dentro del 3er grado de consanguinidad que requiera del mismo; como también a quienes de su familia se encuentren en situación de discapacidad o dependencia. Por lo tanto, los jefes de las Entidades, Organismos y Órganos de Control del Distrito, deberán valorar las solicitudes presentadas en este sentido y decidirlas con fundamento en dicha normativa y en consonancia con las disposiciones de orden constitucional y jurisprudencial.

De otra parte, el parágrafo del artículo 3° ibídem, preceptúa que los empleadores deberán facilitar, promover y gestionar una jornada semestral en la que todos sus empleados puedan compartir con su familia en un espacio suministrado por el empleador o en uno gestionado ante la caja de compensación familiar con la que cuentan los empleados. Si el empleador no logra gestionar esta jornada deberá permitir que los trabajadores tengan este espacio de tiempo con sus familias sin afectar los días de descanso, esto sin perjuicio de acordar el horario laboral complementario.

En cumplimiento de normativa referida, se insta a las Entidades, Organismos y Órganos de Control del Distrito, para que en cada semestre del año, se facilite, promueva y gestione una jornada en la que todos sus empleados, puedan compartir un espacio con su familia. Así mismo, se solicita conceder en forma retroactiva este espacio de tiempo, por las jornadas correspondientes al segundo semestre del 2017, el primer y segundo semestre de 2018, siempre y cuando no se haya programado jornada familiar para dichos periodos. Así las cosas, para acceder al beneficio en mención los servidores (as) públicos (as) deberán elevar dicha solicitud antes del 31 de diciembre de 2018, sin que puedan ser disfrutados en días hábiles consecutivos pues no son acumulables.

Los empleados que hayan sido invitados a la jornada realizada por la entidad u organismo, sin que participaran de la misma, no tendrán derecho a acceder a dicho beneficio.

Al interior de cada una de las Entidades, Organismos y Órganos de Control del Distrito, se deberá difundir el reconocimiento de éste espacio familiar y las condiciones para acceder a las jornadas que han transcurrido, con el fin de garantizar el disfrute del beneficio establecido por la ley.

h) Lo concertado, numeral 33.

"La Administración Distrital continuará dando estricto cumplimiento a las directrices establecidas en materia de publicidad de información y transparencia enmarcadas en la Ley 1712 de 2014".

Instrucción.

La Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá y el Departamento Administrativo Del Servicio Civil Distrital -DASCD-, solicita a las Entidades, Organismos y Órganos de Control del Distrito, en concordancia con los principios de transparencia y acceso a la información pública, continuar dando cumplimiento a las directrices establecidas en materia de publicidad de información, enmarcadas en las disposiciones de la Ley 1712 de 2014.

En este orden, la información a la que hace referencia la normativa referida deberá estar a disposición del público, a través de medios físicos, remotos o locales de comunicación electrónica, manteniendo a disposición de las personas interesadas dicha información en la Web, a fin de que estas puedan obtenerla, de manera directa o mediante impresiones. Así mismo, se deberán proporcionar apoyo a los usuarios que lo requieran y proveer todo tipo de asistencia respecto de los trámites y servicios que presten las entidades y organismos distritales.

En todo caso, respetando la reserva y las limitaciones dispuestas dentro del marco constitucional o legal.

Atentamente,

Proyectado por: Óscar Alejandro Duarte Galarza - Profesional Universitario -DASCD-

Revisado por: Juliana Valencia Andrade - Jefe Oficina Asesora Jurídica - Secretaría General

Aprobado por: César Ocampo Caro - Director Distrital de Desarrollo Institucional - Secretaría General

Aprobado por: José Agustín Hortúa Mora - Subdirector Distrital de Bienestar, Desarrollo Desempeño -DASCD-

Aprobado por: Esperanza Cardona Hernández - Subdirectora Técnico Jurídica del Servicio Civil Distrital -DASCD-