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Concepto 32822 de 2003 Secretaría Distrital de Hacienda

Fecha de Expedición:
10/06/2003
Fecha de Entrada en Vigencia:
10/06/2003
Medio de Publicación:
No se publicó


 
 

Definición de vínculos para la Norma:

Bogotá, D.C.

Doctora

JUANA INES DIAZ TAFUR

Directora General (E)

Instituto Investigación Educativa y Desarrollo Pedagógico

Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.

Avenida El Dorado Nº 66-63 piso 2 y 3

Bogotá D.C.

ASUNTO: CONCEPTO SOBRE VIABILIDAD DE REFORMAR EL DECRETO Nº 67 DE 2000 DISTRITAL.

Ver el art. 6, Decreto Distrital 686 de 1998

En atención a su oficio radicado en este Despacho bajo el número 32822 de fecha 6 de mayo de 2003, mediante el cual solicita concepto sobre la viabilidad de reformar el Decreto Nº 067 de 2000, el cual modifica el Decreto Nº 686 de 1998, en el sentido de incluir en el parágrafo la posibilidad de pagar por caja menor a los evaluadores de los proyectos de Investigación Educativa, Innovación Pedagógica y Comunicación Educativa del IDEP, me permito hacer las siguientes consideraciones:

ANTECECEDENTES JURÍDICOS

Según el Manual Operativo de Presupuesto (Resolución 1602 de 2001, expedida por el Secretario de Hacienda y el Director Distrital de Presupuesto), define la caja menor como :

" Son los fondos renovables que proveen con recursos del presupuesto de gastos de las Entidades y su finalidad es atender erogaciones de menor cuantía que tengan el carácter de situaciones imprevistas, urgentes, imprescindibles e inaplazables para la buena marcha de la Administración. Solo en casos excepcionales debidamente justificados por el representante legal la Entidad podrá sufragar gastos de inversión. Las cajas menores se constituirán para cada vigencia fiscal, mediante resolución suscrita por el representante legal de cada organismo, en la cual indique claramente la finalidad y clase de gastos que se efectuaran a través de la misma"

Respecto de la destinación que deben tener las cajas menores el Decreto 686 de 1998, en su Artículo 6º dispone:

"De la destinación. Las cajas menores serán utilizadas para sufragar gastos generales identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto Anual del Distrito Capital que tengan carácter de urgentes e imprescindibles.

Parágrafo.- Sólo en casos excepcionales el Representante Legal de la entidad podrá destinar las cajas menores para sufragar gastos de inversión."

En concordancia con las normas presupuestales de caja menor, el Manual para el Manejo y Control de Cajas Menores en las Entidades que conforman el Presupuesto Anual del Distrito Capital, (Resolución 1352 del 28 de diciembre de 1998, expedida por el Secretario de Hacienda y el Contador General de Bogotá D.C.), en su numeral 5ª definió la destinación de las cajas menores como:

"Los fondos que constituyen las CAJAS MENORES solamente pueden utilizarse para sufragar gastos generales identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto anual del distrito capital y en el acto administrativo que las constituye, que tengan el carácter de urgentes, imprescindibles, inaplazables e imprevistos." (el subrayado es nuestro)

Establece el articulo 8 del Decreto 686 de 1998 las siguientes prohibiciones respecto del destino de los gastos por caja menor:

" De las Prohibiciones: No se podrán realizar con los fondos de las cajas menores las siguientes operaciones.

1. Adquirir elementos cuya existencia esté comprobada en almacenes o depósitos.

2. Fraccionar compras de un mismo elemento.

3. Realizar desembolsos con destino a dependencias diferentes a su propia organización.

4. Reconocer y pagar gastos por conceptos de servicios personales y las contribuciones que establece la Ley sobre la nómina, cesantías y pensiones.

5. Cambiar cheques a personas naturales o efectuar préstamos."

Mediante Decreto 067 de 2000, se adicionó con un parágrafo el numeral 4º del artículo 8 del Decreto 686 de 1998, del siguiente tenor:

«PARÁGRAFO: Se exceptúan de esta prohibición los Servicios Personales que por concepto de honorarios se deben reconocer y pagar a los auxiliares de la justicia que actúan en los diferentes procesos de cobro coactivo, de conformidad con los procedimientos tributarios establecidos y demás disposiciones legales».

CONSIDERACIONES JURIDICAS

Atendiendo la definición dada desde el punto presupuestal, como la destinación que se le debe dar a estas cajas menores, desde el punto de vista presupuestal y contable, tenemos que la Caja menor es un fondo de recursos de liquidez previstos para atender gastos imprescindibles, inaplazables, imprevistos y urgentes del inmediato plazo definidos en los conceptos del presupuesto anual del Distrito Capital.

Por contener estas características, estos recursos, no se ejecutan mediante el proceso normal de contratación; tienen amparo de disponibilidad y registro presupuestal; se entregan mediante avances de tesorería mensualmente girados a un funcionario de planta distinto del ordenador del gasto, amparado por póliza que garantiza el buen manejo de los recursos.

En igual forma, el parágrafo único del Artículo 6º del Decreto 686 de 1998, establece que en casos excepcionales el representante legal de la entidad podrá destinar las cajas menores para sufragar gastos de inversión, con lo cual se confirma la regla en el sentido de que las erogaciones que se hagan por caja menor son para sufragar gastos de funcionamiento.

Además de las características que deben reunir los gastos por caja menor, mencionadas anteriormente, el Decreto 686 de 1998, en su artículo 8 establece una serie de prohibiciones para realizar entre otras, la de reconocer y pagar gastos por conceptos de servicios personales con fondos de las Cajas Menores, con la excepción prevista en el Decreto 067 de 2000, es decir que los únicos gastos por concepto de servicios personales que se pueden realizar con fondos de la caja menor son los destinados al pago de auxiliares de la justicia que actúan dentro de un proceso coactivo.

Referente a su solicitud de incluir a los evaluadores de los proyectos de investigación Educativa, Innovación Pedagógica y Comunicación Educativa, en la excepción antes mencionada, creemos que no es posible por lo siguiente:

Como lo anota en su solicitud, el IDEP es una entidad dedicada a lograr el mejoramiento cualitativo de la educación en el Distrito Capital, luego una de sus actividades principales es el apoyo financiero y económico a los proyectos de investigación educativa e innovación en pedagogía, para lo cual requiere de expertos en evaluación de proyectos de esta clase.

Lo anterior lleva a concluir, que el gasto que debe hacer el IDEP para el pago de "Peritos Académicos", hace parte del gasto ordinario que debe realizar la entidad para la ejecución de los programas de apoyo, función que se constituye en la actividad principal de la entidad, por lo tanto el gasto de pago de peritos académicos, resulta totalmente previsible.

Por lo anterior, encontramos que no es procedente entrar a modificar o adicionar el Decreto Distrital Nº 686 de 1998.

Cordialmente,

MARTHA YANETH VELEÑO QUINTERO

Directora Jurídica

Proyectó: Alfonso Antonio Suárez Ruiz

Revisó: Fabiola Ocampo Santa

Aprobó: Leonardo Pazos Galindo

Radicado: 32822

Fecha: Junio 10 de 2003