RESOLUCIÓN 2336 DE 2019

(Noviembre 28)

Por la cual se adopta la utilización de la firma electrónica en las actuaciones que adelantan diferentes dependencias de la entidad

La DIRECTORA de la UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL de CATASTRO DISTRITAL – UAECD –,

En uso de sus facultades legales, y en especial las que le confiere el artículo 209 de la Constitución Política, las Leyes 489 de 1998 y 962 de 2005, el Acuerdo Distrital 257 de 2006, y el Acuerdo 004 de 2012, expedido por el Consejo Directivo de la entidad y demás disposiciones complementarias,

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con lo previsto en el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia, en concordancia con el artículo 3º del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, las actuaciones administrativas se desarrollarán con fundamento en los principios de economía, celeridad, eficacia, imparcialidad, publicidad y contradicción.

Que el artículo 6º de la Ley 962 de 2005, “Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos”, respecto del uso de los medios tecnológicos para atender los trámites presentados por los ciudadanos ante la administración prevé: “Artículo 6º. “Medios Tecnológicos. Para atender los trámites y procedimientos de su competencia, los organismos y entidades de la Administración Pública deberán ponerlos en conocimiento de los ciudadanos en la forma prevista en las disposiciones vigentes, o emplear, adicionalmente, cualquier medio tecnológico o documento electrónico de que dispongan, a fin de hacer efectivos los principios de igualdad, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad, moralidad y eficacia en la función administrativa. Para el efecto, podrán implementar las condiciones y requisitos de seguridad que para cada caso sean procedentes, sin perjuicio de las competencias que en esta materia tengan algunas entidades especializadas.

[…]

La utilización de medios electrónicos se regirá por lo dispuesto en la Ley 527 de 1999 y en las normas que la complementen, adicionen o modifiquen, en concordancia con las disposiciones del Capítulo 8 del Título XIII, Sección Tercera, Libro Segundo, artículos 251 a 293, del Código de Procedimiento Civil, y demás normas aplicables, siempre que sea posible verificar la identidad del remitente, así como la fecha de recibo del documento.

Parágrafo 1°. Las entidades y organismos de la Administración Pública deberán hacer públicos los medios tecnológicos o electrónicos de que dispongan, para permitir su utilización.

Parágrafo 2°. En todo caso, el uso de los medios tecnológicos y electrónicos para adelantar trámites y competencias de la Administración Pública deberá garantizar los principios de autenticidad, disponibilidad e integridad.

Parágrafo 3º. Cuando la sustanciación de las actuaciones y actos administrativos se realice por medios electrónicos, las firmas autógrafas que los mismos requieran, podrán ser sustituidas por un certificado digital que asegure la identidad del suscriptor, de conformidad con lo que para el efecto establezca el Gobierno Nacional.”

Que el documento Conpes 3620 de 2009, expedido por el “Consejo Nacional de Política Económica y Social” recomienda promover el uso de la firma electrónica.

Que el Gobierno Nacional, mediante el Decreto 2364 del 22 de noviembre de 2012, reglamentó el artículo 7º de la Ley 527 de 1999, para facilitar y promover el uso masivo de la firma electrónica en todo tipo de transacciones.

Que la confiabilidad de la firma electrónica se considera como tal, si cumple con lo dispuesto en el artículo 4 del Decreto 2364 de 2012, esto es: “1) los datos de creación de la firma, en el contexto en que son utilizados corresponden exclusivamente al firmante”, y “2) Es posible detectar cualquier alteración no autorizada del mensaje de datos hecha después del momento de la firma. (…)”.

Que el Decreto 2364 de 2012 define como firma electrónica: “Métodos tales como códigos, contraseñas, datos biométricos o claves criptográficas privadas, que pemite identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para lso que utiza la firma, atendidas todas las circunstancias del caso, así como cualquier otro acuerdo pertinente”

Que La política de Gobierno Digital establecida mediante el Decreto 1008 de 2018 (cuyas disposiciones se compilan en el Decreto 1078 de 2015, “Decreto Único Reglamentario del sector TIC establece en su “ARTÍCULO 2.2.9.1.2.2 Manual de Gobierno Digital. Para la implementación de la Política de Gobierno Digital, las entidades públicas deberán aplicar el Manual de Gobierno Digital que define los lineamientos, estándares y acciones a ejecutar por parte de los sujetos obligados de esta Política de Gobierno Digital, el cual será elaborado y publicado por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, en coordinación con el Departamento Nacional de Planeación.”

En dicho manual se establecen los propósitos y los grandes enfoques para la implementación de la política de Gobierno Digital, orientados hacia la satisfacción de necesidades y solución de problemáticas tanto en el Estado como en los ciudadanos. En concordancia con lo anterior, los propósitos de la política son los siguientes:  

A. Habilitar y mejorar la provisión de Servicios Digitales de confianza y calidad: consiste en poner a disposición de ciudadanos, usuarios y grupos de interés, trámites y servicios del Estado que cuenten con esquemas de manejo seguro de la información, que estén alineados con la arquitectura institucional de la entidad (Arquitectura misional y Arquitectura de TI) y que hagan uso de los servicios de autenticación electrónica, interoperabilidad y carpeta ciudadana, a fin de que éstos sean ágiles, sencillos y útiles para los usuarios.

B. Lograr procesos internos seguros y eficientes a través del fortalecimiento de las capacidades de gestión de tecnologías de información: consiste en desarrollar procesos y procedimientos que hagan uso de las tecnologías de la información, a través de la incorporación de esquemas de manejo seguro de la información y de la alineación con la arquitectura institucional de la entidad (Arquitectura misional y Arquitectura de TI), a fin de apoyar el logro de las metas y objetivos de la entidad.

C. Tomar decisiones basadas en datos a partir del aumento en el uso y aprovechamiento de la información: consiste en mejorar la toma decisiones por parte de la entidad, ciudadanos, usuarios y grupos de interés, para impulsar el desarrollo de servicios, políticas, normas, planes, programas, proyectos o asuntos de interés público, a partir del uso y aprovechamiento de datos que incorporan estándares de calidad y seguridad en su ciclo de vida (generación, recolección, almacenamiento, procesamiento, compartición, entrega, intercambio y eliminación).

D. Empoderar a los ciudadanos a través de la consolidación de un Estado Abierto: consiste en lograr una injerencia más efectiva en la gestión del Estado y en asuntos de interés público por parte de ciudadanos, usuarios y grupos de interés, para impulsar la gobernanza en la gestión pública, a través del uso y aprovechamiento de las tecnologías digitales.

Que el Plan Estratégico de Tecnologías de Información y Comunicaciones PETIC 2016 – 2019 v. 6.0, aprobado por el Comité de Gestión y Desempeño en sesiones de la UAECD, establece las estrategias y proyectos de tecnologías de información y comunicación, para contribuir con el óptimo desempeño institucional, tanto en cumplimiento de sus funciones, como en la implementación de la política de gobierno digital, como en el logro de los propósitos misionales, objetivos estratégicos y metas del Plan Estratégico de la Entidad.

Que en el Decreto 1008 de 2018, artículo 2.2.9.1.3.4. Responsable de liderar la implementación la Política de Gobierno Digital. El director, jefe de oficina o Coordinador de Tecnologías y Sistemas de la Información y las Comunicaciones, o quien haga sus veces, de la respectiva entidad, tendrá la responsabilidad de liderar la implementación de la Polítíca de Gobierno Digital. Las demás áreas de la respectiva entidad serán corresponsables de la implementación de la Polltica de Gobierno Digital en los temas de su competencia.

Que el Gerencia de Tecnología de la entidad ha verificado el cumplimiento de los parámetros para la implementación de la firma electrónica, de conformidad con los requisitos establecidos en la Ley 527 de 1999, “Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones” y en el Decreto Nacional 2364 de 2012, “Por medio del cual se reglamenta el artículo 7 de la Ley 527 de 1999”.

Que la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital- UAECD mediante el uso de firmas electrónicas, almacenará y generará documentos electrónicos de manera que garantizará la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información, permitiendo el uso de firmas eletrónicas, lo cual lo hace más ágil, confiable, oportuno y efectivo en el proceso de generación de documentos de competencia de las diferentes dependencias de la entidad.

Que el Servicio Informático Electrónico utilizado para generar los actos administrativos, el cual utiliza la firma electrónica de manera segura garantizando que su utilización sólo se de a través de un procedimiento de autenticación por contraseña privada, perteneciente al servidor público autorizado para utilizar esta firma, en las actuaciones que adelanten las dependencias de la Unidad.

Que el Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Unidad, aprobó mediante sesión del día 8 de noviembre de 2019 la adopción del medio tecnológico procedente. Lo anterior en concordancia con lo estipulado en el literal h) numeral 1 del artículo tercero de la Resolución 0890 de 2018 “Por la cual se adopta el Modelo Integrado de Planeación y Gestión y se crea el Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital”.

Que el numeral 8.° del artículo 5.° del Acuerdo 004 de 2012 "Por el cual se determina el objetivo, la estructura organizacional y las funciones de la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital y se dictan otras disposiciones", otorga a la dirección de la Unidad: “Dirigir el desarrollo y realización de las funciones técnicas, informáticas, administrativas-financieras y comerciales de la Unidad de forma tal que se ejecuten de conformidad con los programas y proyectos establecidos y de conformidad con las disposiciones legales vigentes. Conforme a la dinámica de estas funciones, organizar el funcionamiento de la entidad, proponer ajustes a la organización interna y demás disposiciones que regulan los procedimientos y trámites administrativos internos”

Que el numeral 14 del artículo 5.º del Acuerdo 4 de 2012, expedido por el Consejo Directivo de la entidad, corresponde a la Dirección de la entidad “Expedir los actos administrativos que le correspondan y decidir sobre los recursos ordinarios o extraordinarios que sean de su competencia.”

Que, de acuerdo con lo anterior, se considera pertinente adoptar la firma electrónica para le expedición de los actos administrativos generados en las actuaciones que adelante la entidad, la cual será utilizada por los gerentes, subgerentes y jefes de oficina, de conformidad con las funciones asignadas en el Acuerdo 4 de 2012, expedido por el Consejo Directivo de la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital y las conferidas en virtud de delegación.

En mérito a lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1. Adoptar la firma electrónica para los actos administrativos consistentes en autos, resoluciones y oficios generados en la gestión de la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital, bajo los parámetros de seguridad y protección vinculados a una clave del autorizado.

Parágrafo. Se entiende por firma electrónica un valor númerico que se adhiere a un documento electrónico y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del suscriptor y al contenido del documento, permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente de la clave del suscriptor y que el documento inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación lo que permite garantizar la identidad del firmante y la integridad del texto o mensaje enviado.

ARTÍCULO 2. Efectos jurídicos, confiabilidad y seguridad de la “Firma Electrónica”. La firma electrónica adoptada mediante el presente acto administrativo tiene la misma validez y efectos jurídicos que la firma manuscrita, en las actuaciones administrativas que adelanten las dependencias de la entidad.  

ARTÍCULO 3. Aclarado por el art. 1, Resolución 2384 de 2019. <El nuevo texto es el siguiente> La firma electrónica será utilizada por los gerentes, subgerentes, jefes de oficina de la entidad y los profesionales designados por estos, en las actuaciones administrativas que adelanten, de conformidad con las funciones atribuidas por el Acuerdo 4 de 2012, expedidos por el Consejo Directivo de la entidad, las asignadas en virtud de delegación y las que las modifiquen o adicionen.

El texto original era el siguiente:

La firma electrónica será utilizada por los gerentes, subgerentes y jefes de oficina de la entidad en las actuaciones administrativas que adelanten, de conformidad con las funciones atribuidas por el Acuerdo 4 de 2012, expedido por el Consejo Directivo de la entidad, las asignadas en virtud de delegación y las que las modifiquen o adicionen. 

ARTÍCULO 4. Difusión. La Gerencia de Tecnología informará en la página WEB de la entidad las indicaciones que deben seguir los usuarios para acceder a los documentos que utilicen la firma electrónica.

ARTÍCULO 5.  La presente resolución rige a partir de su publicación en el Registro Distrital y deroga las normas que le sean contrarias.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D.C., a los 28 días del mes de noviembre del año 2019.

OLGA LUCÍA LÓPEZ MORALES

Directora