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RESOLUCIÓN 006 DE 2021
(Enero 13)
Por medio de la cual se adopta el uso de la firma electrónica en el Instituto Distrital de las Artes -Idartes
LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO DISTRITAL DE LAS ARTES- IDARTES
En uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por el Acuerdo Distrital 440 de 2010 y el Acuerdo N° 6 de 2020 del Consejo Directivo del Idartes,
CONSIDERANDO
Que de conformidad con lo previsto en el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia, en concordancia con el artículo 3° del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, las actuaciones administrativas se desarrollarán con fundamento en los principios de economía, celeridad, eficacia, imparcialidad, publicidad y contradicción.
Que en el literal c) del artículo 2 de la Ley 527 de 1999 “por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones” dispone lo que debe entenderse por firma digital: “(…)... un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación;(…)”
Que el artículo 7 de la norma en cita dispone que: “Cuando cualquier norma exija la presencia de una firma o establezca ciertas consecuencias en ausencia de la misma, en relación con un mensaje de datos, se entenderá satisfecho dicho requerimiento si: a) Se ha utilizado un método que permita identificar al iniciador de un mensaje de datos y para indicar que el contenido cuenta con su aprobación; b) Que el método sea tanto confiable como apropiado para el propósito por el cual el mensaje fue generado o comunicado. Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecido en cualquier norma constituye una obligación, como si las normas simplemente prevén consecuencias en el caso de que no exista una firma."
Que el artículo 6° de la Ley 962 de 2005, establece los medios tecnológicos para que los organismos y entidades de la Administración Pública puedan atender los trámites y procedimientos de su competencia.
Que el inciso 3 del artículo 5 del Acuerdo Distrital 257 de 2006 señala que “Las actuaciones administrativas serán públicas, soportadas en tecnologías de información y comunicación, de manera que el acceso a la información oportuna y confiable facilite el ejercicio efectivo de los derechos constitucionales y legales y los controles ciudadano, político, fiscal, disciplinario y de gestión o administrativo, sin perjuicio de las reservas legales.”
Que el documento Conpes 3620 de 2009 “Consejo Nacional de Política Económica y Social” Departamento Nacional de Planeación recomienda promover el uso de la firma electrónica.
Que el Gobierno nacional mediante el Decreto número 2364 de fecha 22 de noviembre de 2012, reglamentó el artículo 7° de la Ley 527 de 1999, para facilitar y promover el uso masivo de la firma electrónica en todo tipo de transacciones.
Que el numeral 3 del artículo 1 del Decreto N° 2364 de 2012 define así la firma electrónica: "Métodos tales como códigos, contraseñas, datos biométricos o claves criptográficas privadas, que permite identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma, atendidas todas las circunstancias del caso, así como cualquier acuerdo pertinente".
Que referente a la confiabilidad de la firma electrónica se considera como tal, si cumple con lo dispuesto en el artículo 4 del Decreto 2364 de 2012, es decir, si “los datos de creación de la firma, en el contexto en que son utilizados corresponden exclusivamente al firmante y es posible detectar cualquier alteración no autorizada del mensaje de datos hecha después del momento de la firma” (…)
Que de conformidad con lo previsto en el artículo 2.2.9.1.1.2. del Decreto Nacional 1008 de 2018 “Por el cual se establecen los lineamientos generales de la política de Gobierno Digital y se subroga el Capítulo 1 del Título 9 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto número 1078 de 2015, Decreto Único Reglamentario del sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones” el Distrito Capital, y sus entidades adscritas y vinculadas, son sujetos obligados a implementar la Política de Gobierno Digital.
Que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 11 del Decreto 491 de 2020, sobre las firmas de los actos, providencias y decisiones, menciona que: “…durante el período de aislamiento preventivo obligatorio las autoridades a que se refiere el artículo 1 del presente Decreto, cuando no cuenten con firma digital, podrán válidamente suscribir los actos, providencias y decisiones que adopten mediante firma autógrafa mecánica, digitalizadas o escaneadas, según la disponibilidad de dichos medios. Cada autoridad será responsable de adoptar las medidas internas necesarias para garantizar la seguridad de los documentos que se firmen por este medio…”
Que, para todos los efectos del presente acto, aplica la normatividad que rige la materia y de acuerdo con sus modificaciones, aclaraciones y compilaciones se deberán hacer las precisiones y/o alcances correspondientes al presente acto.
Que, en mérito de lo expuesto, RESUELVE:
Artículo 1. Adoptar el uso de la firma electrónica para el Idartes como mecanismo oficial y alternativo a la firma tradicional (manuscrita), de conformidad con lo dispuesto en el literal C del artículo 2 de la Ley 527 de 1999, acorde con lo expuesto en la parte motiva del presente, para los siguientes tipos documentales:
Parágrafo 1. Se entiende por tipo documental, a los documentos que son producidos en el marco de una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos, los cuales son identificados, clasificados y descritos de manera inequívoca.
Parágrafo 2. Los tipos documentales que no están relacionados en el listado del artículo primero no podrán ser firmados con el mecanismo de firma electrónica adoptada en esta resolución, por lo tanto, deben continuar firmándose con el mecanismo tradicional (manuscrito) o con el mecanismo de firma digital que la entidad adopte. Artículo 2. Declarar al Sistema de Información y Gestión Documental ORFEO como la única herramienta autorizada en el Idartes que contiene el mecanismo para la aplicación de la firma electrónica.
Artículo 3. Es responsabilidad de la Subdirección Administrativa y Financiera - Gestión Documental, emitir disposiciones documentadas suficientes y pertinentes para el adecuado uso de la firma electrónica en Idartes. Así como también, disponer de las estrategias de capacitación y acompañamiento necesarias para asegurar su adecuado uso.
Artículo 4. La firma electrónica puede ser utilizada por cualquier funcionario y/o contratista de Idartes que tenga el rol y perfil autorizado en el Sistema de Información y Gestión Documental ORFEO para su uso en uno o varios de los tipos documentales mencionados en el artículo 1 de esta resolución y en cualquier caso quienes utilicen la misma deberán atender lo señalado en el Capítulo 4 de la ley 527 de 1999.
Artículo 5. Todos los funcionarios y/o contratistas de Idartes que hagan uso de la firma electrónica, deben cumplir las disposiciones vigentes sobre la materia, así como los lineamientos impartidos por la Subdirección Administrativa y Financiera - Gestión Documental.
Artículo 6. En caso de inobservancia de deberes y obligaciones de quienes utilicen la firma electrónica, se reportará lo pertinente para la investigación y trámite según corresponda al interior de la entidad o ante la instancia respectiva. Artículo 7. Publicar el presente acto administrativo en la página Web e Intranet de la Entidad y comunicar su contenido a los funcionarios, de manera particular a Subdirectores, Jefes de Oficina Asesora, Asesora de Comunicaciones, Asesor de Control Interno, Gerentes y Profesional Especializado de Talento Humano; así como contratistas a través de los correos institucionales; igualmente publicación en Régimen Jurídico y en la Gaceta Distrital.
Artículo 8. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición
COMUNÍQUESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.
Dada en Bogotá, D.C., a los 13 días del mes de enero del año 2021.
CATALINA VALENCIA TOBÓN
Directora General |