por la cual se crea el comité de Archivo y Microfilmación de Documentos Pertenecientes al Departamento Administrativo de Bienestar Social del Distrito Capital,

Ver la Resolución de Bienestar Social 614 de 1995 

El Departamento Administrativo de Bienestar Social del Distrito Capital, en uso de las facultades legales otorgadas por el literal b, del artículo 3º de la Ley 87 de 1993 y el numeral 3 del artículo 3 del Decreto 714 de 1994, y,

Que las Leyes 2527 de 1950 y 3354 de 1954, así adoptadas por la Ley 141 de 1961, autorizan el uso del procedimiento de microfilmación de documentos en los Archivos Oficiales de la Administración Pública Distrital.

Que la Ley 39 de 1981, impone la obligación a las entidades de conservar mediante el proceso de Microfilmación, los documentos de sus archivos.

Que teniendo en cuenta las pautas fijadas en la Ley 80 de 1989 y en el Decreto 1777 de 1990.

Artículo 1º.- Créase el Comité de Archivo y Microfilmación de documentos en el Departamento Administrativo de Bienestar Social del Distrito Capital, el cual estará integrado por los siguientes miembros:

• Director del Departamento.
• Subdirector de Planeación.
• Subdirector Administrativo y Financiero.
• Jefe División Recursos Físicos y Materiales.
• Jefe Oficina Control de Gestión.
• Jefe Oficina Jurídica.
• Coordinador Área Archivo y Microfilmación.

Parágrafo 1º.- El Comité será presidido por el Director del Departamento o a quien éste delegue y actuará como secretario del mismo el Coordinador del Área de Archivo y Microfilmación.

Parágrafo 2º.- A las reuniones del Comité podrá ser invitada toda persona que por sus conocimientos pueda contribuir a la mejor organización de los archivos y a la microfilmación de los documentos que allí reposen, como también los Jefes de las dependencias cuyos asuntos trate el Comité.

Artículo 2º.- Corresponde al Comité de Archivo y Microfilmación de Documentos, desarrollar las siguientes funciones:

1. Definir las políticas en materia de archivo y microfilmación de documentos del Departamento Administrativo de Bienestar Social del Distrito Capital, de acuerdo a las normas vigentes.
2. Aprobar los manuales y los proyectos de Reglamento de Archivo y Microfilmación de Documentos, y los procedimientos a que haya lugar.
3. Asesorar a la entidad en la selección de los equipos y elementos a utilizar en la Microfilmación y Archivo de Documentos.
4. Definir los documentos que se deben microfilmar, archivar o destruir con el tiempo.
5. Aprobar la tabla de retención de documentos que le presenten los Jefes de las dependencias a que pertenezca el archivo de documentos a microfilmar.
6. Reunirse en forma extraordinaria tres veces al año y extraordinariamente cuando las necesidades del servicio lo requieran.
7. Expedir su propio reglamento.

Parágrafo.- De las deliberaciones del Comité se elaborará la respectiva acta, la cual deberá llevar la firma del Presidente y del Secretario del mismo.

Artículo 3º.- La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese y Cúmplase.

Dada en Santa Fe de Bogotá, D.C., a 14 de agosto de 1995.

La Directora del Departamento, CLARA STELLA JULIAO VARGAS.