Que el artículo 5º de la Ley 716 de 2001 y del Decreto Nacional 1282 de 2002, establecen que la responsabilidad sobre la depuración de los valores contables en entidades del sector central estará a cargo del Jefe o Director de la entidad.

Que en la vigencia 2000, en desarrollo de la Directiva Presidencial No. 08 de diciembre de 1999, Circulares Externas Nos. 013 de 1996 y 032 de 2000 del Contador General de la Nación y Circular No. 06 de marzo de 2000 del Alcalde Mayor de Bogotá D. C, la Administración Distrital presentó a consideración del Concejo Distrital un proyecto de acuerdo sobre saneamiento de la información contable pública, previa elaboración de las fichas de saneamiento a cargo de los diferentes órganos, dependencias y entidades que conforman el Distrito Capital, el cual fue archivado por el Cabildo Distrital.

Que a partir de la expedición de la Ley 716 de 2001 y su reglamentación mediante Decreto Nacional 1282 de 2002, en la Secretaría de Hacienda se inició el proceso para efectos del saneamiento de la información contable, el cual ha ejecutado, entre otras, las siguientes actividades:

1. Antes de la creación del Comité Técnico de Saneamiento Contable se evaluaron los informes de diagnóstico internos y externos sobre la información contable de la SHD, emitidos tanto por organismos de control fiscal, Control Interno, Contabilidad y demás áreas involucradas.

2. Se adelantó, hasta donde fue posible, la elaboración del anexo sobre recursos disponibles en tesorería, derechos de propiedad Distrital, con excepción de los derechos por concepto de impuestos a cargo de los contribuyentes cuyo proceso es diferente y particular, dado su alto volumen.

3. En la vigencia 2002, se contrató con el sector privado la toma física de inventarios, incluidos los bienes recibidos del Fondo Rotatorio de Concejo de Bogotá anexado a la SHD, cuyo resultado se incorporó a la información contable en la vigencia 2003.

4. Mediante Resolución 1583 de diciembre 6 de 2002, se creó el Comité Técnico de Saneamiento Contable, y dos subcomités, el primero encargado de los derechos por concepto de impuestos y el segundo que se encarga de los demás temas administrativos y financieros a cargo de la Secretaría de Hacienda.

5. Se inició la búsqueda del soporte documental para cada partida registrada en la contabilidad financiera, aplicando todos los procedimientos administrativos tendientes a su localización, reconstrucción, sustitución o reposición, utilizando mecanismos alternos de comprobación tales como circularización y requerimientos a los entes o terceros directa o indirectamente involucrados, mediante los cuales se pretende establecer la existencia real de los bienes, derechos y obligaciones.

6. Ante la imposibilidad de encontrar soporte documental, se inició un proceso de investigación, aportando al expediente, en lo posible, las declaraciones escritas de funcionarios o exfuncionarios, dejando constancia del posible origen de la partida y las probables causas para su no recuperación o pago, según sea el caso.

7. Se elaboró el estudio de la relación costo beneficio, comparando el monto a recuperar y/o sanear contra el costo de los requerimientos de personal, procedimientos operativos como desplazamiento, correspondencia, procesos de jurisdicción coactiva o ante otras instancias y el tiempo que se tome para el saneamiento por cada partida.

8. Con el acopio de la documentación e información correspondiente, se elaboraron las fichas de saneamiento que son objeto de sustanciación por parte del Comité Técnico de Saneamiento Contable.

Que se inició el desarrollo del Sistema de Información Tributaria, mediante el cual se obtendrán los saldos correspondientes a derechos por concepto de ingresos tributarios a favor de la Administración Distrital - Secretaría de Hacienda.

Que el artículo 1º del Decreto Distrital No. 450 del 1º de noviembre de 2002, por el cual se hace una delegación y se adiciona el Decreto Distrital 854 de 2001, estableció "Delegar en los Secretarios de Despacho, Directores de Departamento Administrativo, Gerente de la Unidad Ejecutiva de Servicios Públicos, Alcaldes locales y en los Rectores o Directores de las instituciones educativas Distritales la competencia y la responsabilidad sobre la depuración de los valores contables de conformidad con la Ley 716 de 2001 y el Decreto Reglamentario 1282 de 2002, así como el cumplimiento de las funciones derivadas de esta delegación y la facultad de creación de los Comités Técnicos."

Que el artículo 3º del Decreto 1914 de 2003 - Papeles de trabajo, establece que el saneamiento de la información contable estará soportado en papeles de trabajo que técnicamente evidencien las actividades llevadas a cabo; (programas de auditoria, las confirmaciones, circularizaciones, cuestionarios, actas de aprobación del saneamiento, facturas de venta, facturas de compra, facturación de rentas, títulos valores, escrituras públicas, relaciones de toma física de inventarios, etc.).

Que de conformidad con lo establecido en el artículo 3° del Decreto 1282 de junio 19 de 2002, corresponde al Secretario de Hacienda Distrital formular las políticas y establecer los procedimientos necesarios para garantizar que se identifiquen, clasifiquen y determinen, previo estudio sustentado, las respectivas partidas contables que deberán ser sometidas a consideración del Comité Técnico de Saneamiento para su castigo o saneamiento, previa recomendación de los subcomités técnicos, de manera que en sus estados contables se revele en forma fidedigna la realidad económica, financiera y patrimonial.

Que de acuerdo a lo anteriormente expuesto, este Despacho.

ARTICULO PRIMERO.- POLÍTICAS GENERALES PARA ADELANTAR EL SANEAMIENTO DE LOS ESTADOS CONTABLES DE LA SECRETARIA DE HACIENDA DISTRITAL. Para efectos de dar cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 716 de 2001, el Decreto Nacional 1282 del 2002, el Decreto Nacional 1914 de 2003 y la Circular Externa 050 del 2002 de la Contaduría General de la Nación, se deben tener en cuenta las siguientes políticas para llevar a cabo el saneamiento de los estados contables de la Secretaría de Hacienda de Bogotá D.C.:

1. La Dirección Distrital de Contabilidad, liderará la ejecución del proceso de saneamiento contable en la Secretaría de Hacienda.

2. Las Direcciones y Oficinas Asesoras que integran la Secretaría de Hacienda y las áreas internas que las conforman, en las que se genere información o se sucedan hechos que afecten directa o indirectamente la contabilidad de la Secretaría de Hacienda, aportarán la información y documentos necesarios para alcanzar los objetivos derivados de este proceso.

3. El proceso de saneamiento contable, será supervisado por el responsable de Control Interno.

4. Las dependencias internas afectadas con el proceso de saneamiento contable, con la coordinación, ejecución y control de la Dirección Distrital de Contabilidad, efectuarán cruces de información entre sí, con el propósito de determinar las diferencias y su origen para efectos de la respectiva conciliación. Igualmente, participarán en el proceso de investigación administrativa que conduzca a las soluciones definitivas de las inconsistencias presentadas.

5. Las dependencias internas de la Secretaría de Hacienda involucradas en el proceso de saneamiento contable efectuarán los ajustes señalados en el acto administrativo mediante el cual se aprueba la incorporación o eliminación de partidas del sistema contable.

6. Cuando se trate de derechos de propiedad de terceros (derechos de semaforización, CAR otros derechos, entre otros), registrados en el sistema contable de la Secretaría de Hacienda, respecto de los cuales ésta tenga a su cargo el recaudo para efectos del saneamiento contable de estas cifras se entregarán los reportes disponibles a la entidad o dependencia propietaria de los mismos quien será la encargada de la gestión que permitirá determinar la realidad de las mismas y el saneamiento de su información patrimonial.

ARTICULO SEGUNDO.- APOYO JURIDICO. La Dirección Jurídica de la Secretaría de Hacienda, en el desarrollo del proceso de saneamiento contable de la entidad, prestará la asesoría jurídica necesaria a cada una de las dependencias y funcionarios involucrados en el proceso de saneamiento contable. Para tal efecto, adelantará las siguientes actividades:

1. Informar a la Dirección Distrital de Contabilidad sobre el tipo y valor de las demandas que cursen o se instauren en contra de la Secretaria de Hacienda Distrital o a favor de la misma, así como también, sobre el estado de los procesos notificados a la Secretaría de Hacienda Distrital con posterioridad al 1° de enero de 2002, adelantados en la Jurisdicción Ordinaria y Contenciosa (laborales, civiles, administrativos, etc.).

2. Informar a la Dirección Distrital de Contabilidad, para lo de su competencia, sobre las demandas y litigios que cursan contra la Secretaría de Hacienda, Fondo Rotatorio del Concejo, EDIS, CPSD y las entidades liquidadas (EDTU y SISE). Tal información deberá contener: Nombre del demandante, juzgado, identificación, número del proceso, ubicación, cuantía y estado actual del proceso.

3. Emitir conceptos jurídicos generales para la aplicación de la Ley 716 de 2001 y aquellos particulares, cuando los comités de saneamiento respectivos soliciten evaluar la pertinencia del saneamiento contable de fichas que requieran de un análisis más detallado. Los conceptos jurídicos relativos a las fichas de saneamiento propuestas por el Subcomité de Impuestos, deberán emitirse por la Subdirección Jurídico Tributaria de la Dirección Distrital de Impuestos.

ARTÍCULO TERCERO.- APOYO A CARGO DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA: La Dirección Administrativa y Financiera de la Secretaría de Hacienda, en desarrollo del proceso de saneamiento contable de la entidad, adelantará las siguientes actividades:

1. Incorporar al inventario de bienes muebles de propiedad de la Secretaría de Hacienda, de conformidad con la normativa vigente, los bienes recibidos a cualquier título para su uso y los que resulten por diferencias como sobrantes.

Eliminar del inventario los faltantes establecidos luego de la toma física de los bienes muebles. Para tal efecto, el Comité Técnico de Saneamiento Contable, previo análisis de la documentación, al tenor de lo dispuesto en el literal d del artículo 4º de la Ley 716 de 2001, determinará los registros procedentes. Solo cuando se identifique al funcionario que tenía a su cargo los elementos faltantes se procederá al registro en la cuenta de "Responsabilidades".

2. La Subdirección de Recursos Humanos elaborará la consolidación de obligaciones por concepto de salarios, cesantías y todo tipo de prestaciones sociales a favor de funcionarios y exfuncionarios con el propósito de realizar los ajustes correspondientes en la contabilidad.

ARTICULO CUARTO.- APOYO A CARGO DE LA SUBDIRECCIÓN DE PROYECTOS ESPECIALES. La Subdirección de Proyectos Especiales, en desarrollo del proceso de saneamiento contable de la entidad, adelantará las siguientes actividades:

1. Procederá a efectuar la toma física de los inventarios de bienes recibidos por la Secretaría de Hacienda en procesos de liquidación, de conformidad con la normativa vigente, cuando no se requiera para su servicio en la Secretaría de Hacienda, incorporando al inventario los sobrantes establecidos en dicho proceso.

Eliminará del inventario los faltantes establecidos luego de la toma física de los bienes. Para tal efecto, el Comité Técnico de Saneamiento Contable, previo análisis de la documentación, al tenor de lo dispuesto en el literal d del artículo 4º de la Ley 716 de 2001, determinará los registros procedentes. Solo cuando se identifique al funcionario que tenía a su cargo los elementos faltantes se procederá al registro en la cuenta de "Responsabilidades".

2. Una vez tenga el inventario y avalúo de los bienes, deberá remitir copia del mismo a las entidades distritales, con el fin de que en un plazo de diez (10) días hábiles, informen si se encuentran interesadas en adquirir cualesquiera de dichos elementos. Si tal manifestación ocurre dentro del plazo estipulado, se procederá a realizar el traslado o transferencia, según el Manual de Bienes Muebles de la Secretaría de Hacienda, cuando se cumplan los requisitos legales a que haya lugar.

3. Surtido el trámite anterior, la Subdirección de Proyectos Especiales debe proceder a dar de baja del inventario de la Secretaría de Hacienda y someter a venta en pública subasta los bienes restantes, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 24 de la Ley 80 de 1993 y en el artículo 14 del Decreto Reglamentario No. 855 de 1994.

ARTICULO  QUINTO.-  Modificado por el art. 1, Resolución Secretaría de Hacienda 1156 de 2004. SANEAMIENTO DE LOS DERECHOS TRIBUTARIOS Y SALDOS CONEXOS. La Dirección Distrital de Impuestos, en desarrollo del proceso de saneamiento contable en los conceptos de las obligaciones tributarias a cargo de los contribuyentes y en observancia a lo dispuesto por el artículo 4º. de la Ley 716 de 2001, tendrá en cuenta:

1. La cartera sin soporte idóneo registrada en el sistema de información tributario, por no existir título o no existir título idóneo, se eliminará del sistema contable y se identificará o marcará en el sistema de información tributaria como "Inactiva", caso en el que no procede registro en cuentas de orden dado que efectivamente no representan derechos contingentes o potenciales.

2. Los saldos registrados en cuentas de orden correspondientes a capital y sanciones de cartera por impuestos de la vigencia fiscal 1993 y anteriores, sin soporte idóneo, por no existir título o no existir título idóneo, o que por su antigüedad no sea exigible, se eliminarán del sistema contable y se identificarán o marcarán en el sistema de información tributaria como "Inactivos".

3. Las partidas objeto de saneamiento contable cuya relación costo beneficio resulte negativa para la Secretaría de Hacienda como producto de aplicar la metodología desarrollada para tal fin, y aprobada por el Comité Técnico de Saneamiento Contable, una vez se acumulen conceptos de un mismo titular por impuesto tomando el valor total como referente en la evaluación, se trasladarán a cuentas de orden y se identificará o marcará en el sistema de información tributaria como "Inactiva", registro que se mantendrá por un período adicional de cinco (5) años. Una vez cumplido dicho período se retirarán definitivamente de los estados contables. Esta relación costo beneficio se sustentará en el principio de eficiencia de la administración y el objeto previsto en la Ley 716 de 2001 en cuanto a la obligatoriedad de las entidades públicas de depurar la información contable, castigando aquellas que presenten un estado de cobranza incierto.

4. En relación con la cartera sobre la cual ya operó el fenómeno de prescripción, la ficha de saneamiento contendrá un informe en el que se indicarán las actividades de cobro, gestión de cartera y restricciones administrativas que no permitieron su recuperación. Tales valores se marcarán en el sistema de información tributario como "Inactivas" y se revelarán en la contabilidad financiera en cuentas de orden por un período adicional de cinco años.

5. Para el caso de los ajustes a valores reales, es decir, los que se determinan una vez obtenido la cuenta corriente individual, se dará aplicación al artículo 10 del Decreto 1282 de 2002, eliminando o incorporando la diferencia establecida en la cuenta correspondiente a los derechos por estos conceptos.

6. Respecto de los procesos concordatarios, de liquidación obligatoria, liquidación judicial o administrativa, quiebra, concurso de acreedores, liquidación de sociedades y sucesiones y acuerdos de reestructuración notificados y/o iniciados a partir del 15 de noviembre de 2001, la Dirección Distrital de Impuestos informará a la Dirección Distrital de Contabilidad el nombre de la persona natural o jurídica, el valor de las sumas involucradas y la forma y plazo de pago a efectos de proceder a su contabilización en cuentas de orden, en consideración al dudoso recaudo que estas cuentas representan y el tiempo de duración de estos procesos.

PARÁGRAFO.- Las Unidades de Cobranzas de la Dirección Distrital de Impuestos serán las encargadas de establecer si frente a lo dispuesto en los numerales 1 a 5 se reúnen las condiciones legales para la eliminación o el traslado a cuentas de orden; estas fichas serán verificadas por el Subcomité Técnico de Impuestos quien las presentará al Comité Técnico de Saneamiento Contable.

PARÁGRAFO 2.- Adicionado por el art. 1, Resolución Secretaría de Hacienda 1156 de 2004

ARTICULO SEXTO.- DE LA UNIDAD DE EJECUCIONES FISCALES: La Dirección Distrital de Tesorería, a través de la Unidad de Ejecuciones Fiscales, en desarrollo del proceso de saneamiento contable de la entidad, informará mensualmente sobre los procesos asumidos por dicha unidad. Tal informe deberá señalar el nombre de la persona natural o jurídica, concepto, cuantía, dependencia u órgano Distrital en que se originó el proceso y estado del mismo.

ARTICULO SEPTIMO.- SANEAMIENTO DE SALDOS OBLIGACIONES PENSIONALES: La Subdirección de Obligaciones Pensionales de la Dirección de Crédito Público, en desarrollo del proceso de saneamiento contable, deberá:

1. Adelantar el análisis y evaluación de los documentos que permitan adelantar el proceso de saneamiento contable de los saldos relacionados con las obligaciones por concepto de mesadas pensionales, descuentos a favor de terceros, bonos pensionales, lo mismo que con respecto a derechos u obligaciones por cuotas partes pensionales.

2. Adelantar las gestiones necesarias para disponer de cálculo actuarial de pensiones, cuotas partes y bonos pensionales.

ARTICULO OCTAVO.- AJUSTES CONTABLES DE CARÁCTER ESPECIAL. La Dirección Distrital de Contabilidad, con base en la información definitiva presentada por las diferentes áreas involucradas en el proceso contable, eliminará del sistema contable las partidas globales que no correspondan a derechos ciertos o potenciales y/o por no existir título idóneo, conforme al literal d del artículo 4º de la Ley 716 de 2001.

ARTICULO NOVENO.- ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS. Con base en la información obtenida, en desarrollo del proceso de saneamiento, se procederá si a ello hubiere lugar a iniciar las acciones legales pertinentes, dependiendo que correspondan a investigaciones de carácter administrativo, disciplinario, fiscal, penal, etc., para lo cual se informará al órgano correspondiente.

ARTICULO DECIMO.- ESTRATEGIA PARA ADELANTAR EL SANEAMIENTO CONTABLE: Para efectos del saneamiento de la información contable, se adelantará el siguiente proceso:

1. Identificar las partidas susceptibles de sanear, por parte de los subcomités de saneamiento contable creados al interior de la Secretaría de Hacienda, conjuntamente con las diferentes áreas. En esta etapa se deben evaluar los informes de diagnóstico internos y externos sobre la información contable emitidos por organismos de control fiscal, control interno, contabilidad y demás áreas involucradas.

2. Con excepción de los derechos por concepto de impuestos a cargo de los contribuyentes, se elaborará el anexo que identifique, hasta donde sea inicialmente posible, los bienes, derechos y obligaciones a cargo de la Secretaría de Hacienda. Dicho anexo será base para iniciar el proceso de saneamiento y el cargue de saldos al Sistema Integrado de Información Hacendario.

3. Realizar la exploración exhaustiva de los archivos donde reposa la evidencia documental, tanto interna como externa, que permitan encontrar indicios sobre la realidad de cada partida contable objeto de saneamiento, seleccionando aquellos que se consideren fundamentales para conformar la ficha respectiva, teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 3° del Decreto 1914 de 2003.

4. De no encontrar en los archivos la documentación que respalde las partidas identificadas como objeto de saneamiento contable, deben aplicarse procedimientos administrativos tendientes a su localización, reconstrucción, sustitución o reposición, utilizando mecanismos alternos de comprobación tales como circularización y requerimientos a los entes o terceros directa o indirectamente involucrados, mediante los cuales pueda establecerse la existencia real de los bienes, derechos y obligaciones.

5. Si las acciones antes descritas no resultan satisfactorias, se debe iniciar un proceso de indagación, en la que se aportarán al expediente, en lo posible, las declaraciones escritas de funcionarios o ex funcionarios, dejando constancia del probable origen de la partida, las presuntas causas para su no recuperación o pago, según sea el caso.

6. El análisis de la relación costo beneficio elaborado con base en la metodología aprobada por el Comité Técnico de Saneamiento Contable, en atención al asunto objeto de saneamiento contable, deberá comparar el monto a recuperar y/o sanear contra el costo de realizarlo, considerando entre otros aspectos, los relacionados con requerimientos de personal, procedimientos operativos como desplazamiento, correspondencia, procesos de jurisdicción coactiva o ante otras instancias y el tiempo que se tome para el saneamiento de cada partida.

7. Con el acopio de la documentación e información suficiente y pertinente, se elaboraran las fichas de saneamiento y con el visto bueno de los subcomités de saneamiento, la Dirección Distrital de Contabilidad procederá a proponer cada uno de los casos a consideración del Comité Técnico de Saneamiento contable.

8. El Comité Técnico de Saneamiento Contable, luego del estudio y evaluación de la documentación correspondiente, recomendará la eliminación o incorporación de partidas del sistema contable mediante acta elaborada por el Secretario General del Comité Técnico y aprobada por todos sus miembros.

9. La Resolución de aprobación del saneamiento contable, se soportará mediante acta de recomendación del Comité Técnico.

10. El acto administrativo expedido será el documento soporte con el cual cada área de la Secretaría de Hacienda procederá a efectuar los ajustes correspondientes en sus sistemas de información.

11. En las notas a los estados contables, se indicará el detalle de las partidas que dieron lugar al proceso de saneamiento, incluyendo en las notas de carácter específico un acápite donde se revele la naturaleza, cuantía y su impacto patrimonial.

ARTICULO DECIMO PRIMERO.- VIGENCIA Y DEROGATORIAS. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación, deroga las disposiciones que le sean contrarias y tendrá la misma vigencia de la Ley 716 de 2001 o de las normas que la adicionen, modifiquen o sustituyan.