Que el artículo 5º de la Ley 716 de 2001 y del Decreto Nacional 1282 de 2002, establecen que la responsabilidad sobre la depuración de los valores contables en entidades del sector central estará a cargo del Jefe o Director de la entidad.

Que a partir de la expedición de la Ley 716 de 2001 y su reglamentación mediante Decreto Nacional 1282 de 2002, en la Secretaría de Hacienda se inició el proceso para efectos del saneamiento de la información contable, el cual ha ejecutado, entre otras, las siguientes actividades:

1. Antes de la creación del Comité Técnico de Saneamiento Contable se evaluaron los informes de diagnóstico internos y externos sobre la información contable de la SHD, emitidos tanto por organismos de control fiscal, Control Interno, Contabilidad y demás áreas involucradas.

2. Se adelantó, hasta donde fue posible, la elaboración del anexo sobre recursos disponibles en tesorería, derechos de propiedad Distrital, con excepción de los derechos por concepto de impuestos a cargo de los contribuyentes cuyo proceso es diferente y particular, dado su alto volumen.

3. En la vigencia 2002, se contrató con el sector privado la toma física de inventarios, incluidos los bienes recibidos del Fondo Rotatorio de Concejo de Bogotá anexado a la SHD, cuyo resultado se incorporó a la información contable en la vigencia 2003.

4. Mediante Resolución 1583 de diciembre 6 de 2002, se creó el Comité Técnico de Saneamiento Contable, y dos subcomités, el primero encargado de los derechos por concepto de impuestos y el segundo que se encarga de los demás temas administrativos y financieros a cargo de la Secretaría de Hacienda.

5. Se inició la búsqueda del soporte documental para cada partida registrada en la contabilidad financiera, aplicando todos los procedimientos administrativos tendientes a su localización, reconstrucción, sustitución o reposición, utilizando mecanismos alternos de comprobación tales como circularización y requerimientos a los entes o terceros directa o indirectamente involucrados, mediante los cuales se pretende establecer la existencia real de los bienes, derechos y obligaciones.

6. Ante la imposibilidad de encontrar soporte documental, se inició un proceso de investigación, aportando al expediente, en lo posible, las declaraciones escritas de funcionarios o exfuncionarios, dejando constancia del posible origen de la partida y las probables causas para su no recuperación o pago, según sea el caso.

7. Se elaboró el estudio de la relación costo beneficio, comparando el monto a recuperar y/o sanear contra el costo de los requerimientos de personal, procedimientos operativos como desplazamiento, correspondencia, procesos de jurisdicción coactiva o ante otras instancias y el tiempo que se tome para el saneamiento por cada partida.

8. Con el acopio de la documentación e información correspondiente, se elaboraron las fichas de saneamiento que son objeto de sustanciación por parte del Comité Técnico de Saneamiento Contable.

Que se inició el desarrollo del Sistema de Información Tributaria, mediante el cual se obtendrán los saldos correspondientes a derechos por concepto de ingresos tributarios a favor de la Administración Distrital – Secretaría de Hacienda.

Que el artículo 1º del Decreto Distrital No. 450 del 1º de noviembre de 2002, por el cual se hace una delegación y se adiciona el Decreto Distrital 854 de 2001, estableció "Delegar en los Secretarios de Despacho, Directores de Departamento Administrativo, Gerente de la Unidad Ejecutiva de Servicios Públicos, Alcaldes locales y en los Rectores o Directores de las instituciones educativas Distritales la competencia y la responsabilidad sobre la depuración de los valores contables de conformidad con la Ley 716 de 2001 y el Decreto Reglamentario 1282 de 2002, así como el cumplimiento de las funciones derivadas de esta delegación y la facultad de creación de los Comités Técnicos."

Que el artículo 3º del Decreto 1914 de 2003 - Papeles de trabajo, establece que el saneamiento de la información contable estará soportado en papeles de trabajo que técnicamente evidencien las actividades llevadas a cabo; (programas de auditoria, las confirmaciones, circularizaciones, cuestionarios, actas de aprobación del saneamiento, facturas de venta, facturas de compra, facturación de rentas, títulos valores, escrituras públicas, relaciones de toma física de inventarios, etc.).

Que de conformidad con lo establecido en el artículo 3° del Decreto 1282 de junio 19 de 2002, corresponde al Secretario de Hacienda Distrital formular las políticas y establecer los procedimientos necesarios para garantizar que se identifiquen, clasifiquen y determinen, previo estudio sustentado, las respectivas partidas contables que deberán ser sometidas a consideración del Comité Técnico de Saneamiento para su castigo o saneamiento, previa recomendación de los subcomités técnicos, de manera que en sus estados contables se revele en forma fidedigna la realidad económica, financiera y patrimonial.

Que como consecuencia de lo anterior, el Secretario de Hacienda profirió la Resolución 01306 del 27 de noviembre de 2003, en la cual determina las políticas y procedimientos relacionados con el saneamiento de los estados contables de la Secretaría de Hacienda Distrital y en particular en el artículo 5º establece las pautas que tendrá en consideración la Dirección Distrital de Impuestos para realizar el proceso de saneamiento en los derechos tributarios y saldos conexos.

Que en concepto de fecha 8 de marzo de 2004, de la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado, con Consejero Ponente: Dra. Susana Montes de Echeverri, al realizarse un análisis respecto de los efectos del proceso de saneamiento contable frente a los procesos de cobro coactivo en curso, esta alta corporación puntualmente señaló: "A través de este procedimiento el legislador autoriza a castigar las obligaciones a favor del Estado, estableciendo para tal efecto causales taxativas en razón a la antigüedad de la cuenta, la cuantía, la exigibilidad del acto administrativo o aquellos cuyo estudio arroje que la relación costo – beneficio es negativa. (…) La depuración y castigo de dichas cuentas implica que estas desaparecen definitivamente de los registros contables previo estudio de las razones que motivan la decisión, las cuales deberán estar debidamente soportadas".

Que de acuerdo a lo anteriormente expuesto, este Despacho

ARTICULO  PRIMERO.- Modificar y adicionar un parágrafo al artículo 5º de la Resolución 01306 del 27 de noviembre de 2003, el cual quedará así:

"ARTÍCULO QUINTO.- SANEAMIENTO DE LOS DERECHOS TRIBUTARIOS Y SALDOS CONEXOS. La Dirección Distrital de Impuestos, en desarrollo del proceso de saneamiento contable en los conceptos de las obligaciones tributarias a cargo de los contribuyentes y en observancia a lo dispuesto por el artículo 4º. de la Ley 716 de 2001, tendrá en cuenta:

1. La cartera sin soporte idóneo registrada en el sistema de información tributario, por no existir título o no existir título idóneo, se eliminará del sistema contable y se identificará o marcará en el sistema de información tributaria como "Inactiva", caso en el que no procede registro en cuentas de orden dado que efectivamente no representan derechos contingentes o potenciales.

2. Los saldos registrados en cuentas de orden correspondientes a capital y sanciones de cartera por impuestos de la vigencia fiscal 1993 y anteriores, sin soporte idóneo, por no existir título o no existir título idóneo, o que por su antigüedad no sea exigible, se eliminarán del sistema contable y se identificarán o marcarán en el sistema de información tributaria como "Inactivos".

3. Las partidas objeto de saneamiento contable cuya relación costo beneficio resulte negativa para la Secretaría de Hacienda como producto de aplicar la metodología desarrollada para tal fin, y aprobada por el Comité Técnico de Saneamiento Contable, una vez se acumulen conceptos de un mismo titular por impuesto tomando el valor total, esto es capital más sanción, como referente en la evaluación, se eliminarán del sistema contable y se identificará o marcará en el sistema de información tributaria como "Inactiva". Esta relación costo beneficio se sustentará en el principio de eficiencia de la administración y el objeto previsto en la Ley 716 de 2001 en cuanto a la obligatoriedad de las entidades públicas de depurar la información contable, castigando aquellas que presenten un estado de cobranza incierto.

4. En relación con la cartera sobre la cual ya operó el fenómeno de prescripción, la ficha de saneamiento contendrá un informe en el que se indicarán las actividades de cobro, gestión de cartera y restricciones administrativas que no permitieron su recuperación. Tales valores se marcarán en el sistema de información tributario como "Inactivas" y se eliminarán del sistema contable.

5. Para el caso de los ajustes a valores reales, es decir, los que se determinan una vez obtenido la cuenta corriente individual, se dará aplicación al artículo 10 del Decreto 1282 de 2002, eliminando o incorporando la diferencia establecida en la cuenta correspondiente a los derechos por estos conceptos.

6. Respecto de los procesos concordatarios, de liquidación obligatoria, liquidación judicial o administrativa, quiebra, concurso de acreedores, liquidación de sociedades y sucesiones y acuerdos de reestructuración notificados y/o iniciados a partir del 15 de noviembre de 2001, la Dirección Distrital de Impuestos informará a la Dirección Distrital de Contabilidad el nombre de la persona natural o jurídica, el valor de las sumas involucradas y la forma y plazo de pago a efectos de proceder a su contabilización en cuentas de orden, en consideración al dudoso recaudo que estas cuentas representan y el tiempo de duración de estos procesos.

PARÁGRAFO.- Las Unidades de Cobranzas de la Dirección Distrital de Impuestos serán las encargadas de establecer si frente a lo dispuesto en los numerales 1 a 5 se reúnen las condiciones legales para la eliminación; estas fichas serán verificadas por el Subcomité Técnico de Impuestos quien las presentará al Comité Técnico de Saneamiento Contable".

PARÁGRAFO TRANSITORIO.- Respecto a las ficha de saneamiento contable No. 39 ya aprobada, en la que se ordenaba el traslado a cuentas de orden por el término de cinco (5) años, se realizará la eliminación de los saldos contables.

ARTÍCULO SEGUNDO.- VIGENCIA Y DEROGATORIAS. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación, deroga las disposiciones que le sean contrarias, en particular el artículo quinto de la Resolución 01306 del 27 de noviembre de 2003 y tendrá la misma vigencia de la Ley 716 de 2001 o de las normas que la adicionen, modifiquen o sustituyan.