RESOLUCIÓN DE 172834 DE 2021

(Diciembre 22)

Por medio de la cual se adopta el Protocolo para el fortalecimiento de los mecanismos de consulta participativos frente a la información de ley de transparencia y acceso a la información

EL SECRETARIO DE LA SECRETARÍA DISTRITAL DE MOVILIDAD - SDM,

En ejercicio de sus facultades legales y en especial las conferidas por el Acuerdo Distrital 257 de 2006, los numerales 18 y 20 del artículo 4 del Decreto 672 de 2018, y demás normas concordantes, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 209 de la Constitución Política establece que: “La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones (…)”

Que el inciso primero del artículo 74 ídem dispone que, “Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley.”

Que el artículo 20 ibídem señala que: “Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios de comunicación masiva. (…)”.(Subrayado fuera de texto).

Que la Ley 1712 de 2014 “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones” fue expedida con el objeto de “regular el derecho de acceso a la información pública, los procedimientos para el ejercicio y garantía del derecho y las excepciones a la publicidad de información” y establece las disposiciones tendientes a fortalecer la intervención de las personas en las acciones del Estado, así como en la protección del derecho fundamental de recibir información, la cual debe ser veraz e imparcial.

Que en el artículo 3 de la Ley ibídem se establecieron los principios de transparencia y acceso a la información dentro del cual se encuentra el Principio de la divulgación proactiva de la información, el cual se define como: “El derecho de acceso a la información no radica únicamente en la obligación de dar respuesta a las peticiones de la sociedad, sino también en el deber de los sujetos obligados de promover y generar una cultura de transparencia, lo que conlleva la obligación de publicar y divulgar documentos y archivos que plasman la actividad estatal y de interés público, de forma rutinaria y proactiva, actualizada, accesible y comprensible, atendiendo a límites razonables del talento humano y recursos físicos y financieros”.

Que el artículo 4º de la Ley ídem, determina lo siguiente: (…) “En ejercicio del derecho fundamental de acceso a la información, toda persona puede conocer sobre la existencia y acceder a la información pública en posesión o bajo control de los sujetos obligados. (…) El derecho de acceso a la información genera la obligación correlativa de divulgar proactivamente la información pública y responder de buena fe, de manera adecuada, veraz, oportuna y accesible a las solicitudes de acceso, lo que a su vez conlleva la obligación de producir o capturar la información pública”. Adicionalmente el artículo 5° corregido por el artículo 1 del Decreto Nacional 1494 de 2015 establece que, son sujetos obligados a los que le son aplicables la Ley entre otros, a “Toda entidad pública, incluyendo las pertenecientes a todas las Ramas del Poder Público, en todos los niveles de la estructura estatal, central o descentralizada por servicios o territorialmente, en los órdenes nacional, departamental, municipal y distrital”.

Que aunado a lo anterior el artículo 6 de la Ley en comento, contiene las siguientes definiciones: “Información pública. Es toda información que un sujeto obligado genere, obtenga, adquiera, o controle en su calidad de tal (…)” y “Publicar o divulgar. Significa poner a disposición en una forma de acceso general a los miembros del público e incluye la impresión, emisión y las formas electrónicas de difusión.”

Que adicionalmente el artículo 12 de la Ley 1712 de 2014 dispone que los sujetos obligados deben adoptar y difundir de manera amplia su esquema de publicación, el cual será difundido a través del sitio web de la entidad, y en su defecto, en los dispositivos de divulgación existentes en su dependencia, incluyendo boletines, gacetas y carteleras. El esquema de publicación deberá contener : “a) Las clases de información que el sujeto obligado publicará de manera proactiva y que en todo caso deberá comprender la información mínima obligatoria; b) La manera en la cual publicará dicha información;  c) Otras recomendaciones adicionales que establezca el Ministerio Público; d) Los cuadros de clasificación documental que faciliten la consulta de los documentos públicos que se conservan en los archivos del respectivo sujeto obligado, de acuerdo con la reglamentación establecida por el Archivo General de la Nación; e) La periodicidad de la divulgación, acorde a los principios administrativos de la función pública. Todo sujeto obligado deberá publicar información de conformidad con su esquema de publicación.”

Que la Ley Estatutaria 1757 de 2015, “Por la cual se dictan disposiciones en materia de promoción y protección del derecho a la participación democrática” señala en su artículo 64 literal d), que es un objetivo, así como un resultado del control social, “Fortalecer la participación ciudadana para que esta contribuya a que las autoridades hagan un manejo transparente y eficiente de los asuntos públicos”.

Que el artículo 2.1.1.5.2. del Decreto Reglamentario Único del Sector Presidencia de la República establece: “Mecanismo de adopción y actualización de los Instrumentos de Gestión de la Información Pública. El Registro de Activos de Información, el Índice de Información Clasificada y Reservada, el Esquema de Publicación de Información y el Programa de Gestión Documental, deben ser adoptados y actualizados por medio de acto administrativo o documento equivalente de acuerdo con el régimen legal al sujeto obligado.”

Que aunado a lo anterior el artículo 2.1.1.5.3.2. ídem dispone lo siguiente:

 “Artículo 2.1.1.5.3.2. Componentes del Esquema de Publicación de Información. En concordancia con lo establecido en el artículo 12 de la Ley 1712 de 2014, el Esquema de Publicación de Información debe incluir, como mínimo, lo siguiente:

(1) La lista de información mínima publicada en el sitio web oficial del sujeto obligado o en los sistemas de información del Estado, conforme a lo previsto en los artículos 9°, 10 y 11 de la Ley 1712 de 2014.

(2) La lista de la información publicada en el sitio web oficial del sujeto obligado, adicional a la mencionada en el numeral anterior, y conforme a lo ordenado por otras normas distintas a la Ley de Transparencia y del Derecho al Acceso a la Información Pública Nacional.

(3) Información publicada por el sujeto obligado, originada en la solicitud de información divulgada con anterioridad, de que trata el artículo 14 de la Ley 1712 de 2014.

(4) Información de interés para la ciudadanía, interesados o usuarios, publicada de manera proactiva por el sujeto obligado, relacionada con la actividad misional del sujeto obligado y sus objetivos estratégicos.

Para cada una de los anteriores componentes de Esquema de Publicación de Información se debe indicar:

(a) Nombre o título de la información: Palabra o frase con que se da a conocer el nombre o asunto de la información.

(b) Idioma: Establece el idioma, lengua o dialecto en que se encuentra la información.

(c) Medio de conservación y/o soporte: Establece el soporte en el que se encuentra la información: documento físico, medio electrónico o por algún otro tipo de formato audiovisual entre otros (físico – análogo o digital – electrónico).

(d) Formato: Identifica la forma, tamaño o modo en la que se presenta la información o se permite su visualización o consulta, tales como: hoja de cálculo, imagen, audio, video, documento de texto, etc.

(e) Fecha de generación de la información: Identifica el momento de la creación de la información.

(f) Frecuencia de actualización: Identifica la periodicidad o el segmento de tiempo en el que se debe actualizar la información, de acuerdo a su naturaleza y a la normativa aplicable.

(g) Lugar de consulta: Indica el lugar donde se encuentra publicado o puede ser consultado el documento, tales como lugar en el sitio web y otro medio en donde se puede descargar y/o acceder a la información cuyo contenido se describe.

(h) Nombre del responsable de la producción de la información: Corresponde al nombre del área, dependencia o unidad interna, o al nombre de la entidad externa que creó la información.

(i) Nombre del responsable de la información: Corresponde al nombre del área, dependencia o unidad encargada de la custodia o control de la información para efectos de permitir su acceso.

Para facilitar el acceso a la información, los sujetos obligados publicarán el Cuadro de Clasificación Documental.

De acuerdo con lo estipulado en el literal c) del artículo 12 de la Ley 1712 de 2014, el Ministerio Público podrá hacer recomendaciones generales o particulares a los sujetos obligados sobre el Esquema de Publicación de Información.

(Decreto 103 de 2015, artículo 42)”

Que en concordancia con lo anterior, el artículo 2.1.1.5.3.3 ejusdem establece que: “Procedimiento participativo para la adopción y actualización del Esquema de Publicación. Los sujetos obligados, de acuerdo con el régimen legal aplicable, implementarán mecanismos de consulta a ciudadanos, interesados o usuarios en los procesos de adopción y actualización del Esquema de Publicación de Información, con el fin de identificar información que pueda publicarse de manera proactiva y de establecer los formatos alternativos que faciliten la accesibilidad a poblaciones específicas.”

Que posteriormente se expidió la Resolución No. 1519 de 2020 por parte del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, “Por la cual se definen los estándares y directrices para publicar la información señalada en la Ley 1712 del 2014 y se definen los requisitos materia de acceso a la información pública, accesibilidad web, seguridad digital, y datos abiertos”, en la cual se fijaron  los lineamientos que deben atender los sujetos obligados para cumplir con la publicación y divulgación de la información señalada en la Ley 1712 del 2014, estableciendo los criterios para la estandarización de contenidos e información, accesibilidad web, seguridad digital, datos abiertos y formulario electrónico para Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias y Denuncias (PQRSD), resolución que incluye cuatros (4) anexos a saber: Anexo 1 “Directrices de Accesibilidad Web”; Anexo 2 “Estándares de publicación y divulgación de información”; Anexo 3 “Condiciones mínimas técnicas y de seguridad digital”; y Anexo 4 “Requisitos mínimos de datos abiertos”.

Que mediante la verificación realizada en el mes de febrero de 2021 por parte de la Oficina de Control Interno de la Secretaría Distrital de Movilidad -SDM- contenido en el informe remitido a través de los memorandos 20211700043903 del 05 de marzo y  20211700048383 del 11 de marzo de 2021,  al cumplimiento de los Estándares para la publicación y divulgación de la información, de conformidad con las disposiciones establecidas en la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información y demás normas concordantes, se estableció como hallazgo de la verificación, la emisión de un acto administrativo que diera cuenta de la adopción del Esquema de Publicación de Información, el cual se encuentra incorporado en el “Protocolo para el fortalecimiento de los mecanismos de consulta participativos  frente a la información de la ley de transparencia y acceso a la información”. Adicionalmente, la Oficina Asesora de Comunicaciones y Cultura para la Movilidad de la SDM, como líder de la política de Transparencia y Acceso de la Información pública y lucha contra la corrupción pública, suscribió un plan de mejoramiento en el cual incluyó como actividad, la expedición de un acto administrativo a través del cual se adoptará el mentado protocolo.

Que mediante el Decreto Distrital 672 de 2018 se modificó la estructura organizacional de la Secretaría Distrital de Movilidad y se dictaron otras disposiciones.

Que el numeral 13 del artículo 2 del Decreto ídem, señala como función de la Secretaría Distrital de Movilidad la de “Administrar los sistemas de información del sector.”. Adicionalmente el numeral 17 del artículo 4 establece como funciones del Despacho de la Secretaría Distrital de Movilidad el correspondiente a “Dirigir la formulación, ejecución, seguimiento y evaluación de resultados de políticas, planes, programas y proyectos en materia de cultura ciudadana, participación ciudadana, servicios a la ciudadanía y gestión social para una movilidad segura, sostenible y corresponsable en la ciudad y en la región”.

Que, en virtud de lo anterior, la Secretaría Distrital de Movilidad evidencia la necesidad de garantizar que los ciudadanos puedan acceder a la información pública de esta Secretaría, sin que medie solicitud alguna por parte de la comunidad, estableciendo un esquema de publicación de información a través del cual se determine la forma en que la información estará dispuesta a los interesados de manera clara, oportuna y en formatos accesibles.

Que los numerales 7, 8 y 9 del artículo 8 del Decreto Distrital 672 de 2018, convergen en que hacen parte de las competencias de la Oficina de Gestión Social de la Secretaría Distrital de Movilidad ejecutar las gestiones y actuaciones correspondientes a la participación ciudadana señalando como funciones específicas de esa oficina:

“(...) 7. Diseñar, implementar y realizar mejoramiento continuo del Sistema Distrital de Participación” en la entidad.

8. Asesorar a la Secretaría Distrital de Movilidad en el manejo de temas asociados a la participación y promoción pedagógica de la movilidad, promoviendo una movilidad sostenible y corresponsable en la ciudad y en la región.

9. Dirigir y promover la generación de espacios locales de participación ciudadana, relacionada con la movilidad en la ciudad. (...)”

Que el artículo 28 ídem, dispone en su numeral 7 que es función de la Dirección de Atención al Ciudadano de la Secretaría Distrital de Movilidad, “Implementar, monitorear y evaluar los protocolos, mecanismos e instrumentos para la promoción y aseguramiento de condiciones de acceso oportuno y fácil de los ciudadanos a los servicios y trámites de la Secretaría. Distrital de Movilidad”. En el numeral 8 de la norma ibídem se señala como función de la Dirección de Atención al Ciudadano: “Administrar los diferentes canales de atención a la ciudadanía, con el fin, de que las áreas de la entidad presten una atención oportuna a los requerimientos de los ciudadanos.”

Que con sustento en las competencias y funciones otorgadas mediante el Decreto Distrital 672 de 2018, la Oficina de Gestión Social, así como la Dirección de Atención al Ciudadano, cuentan con las funciones relacionadas con la gestión de promover el fortalecimiento de los mecanismos de consulta participativos frente a la información y a la ley de transparencia y acceso a la información.

Que en concordancia con lo señalado, la construcción y actualización del esquema de publicación de información debe realizarse a través de la implementación de mecanismos de consulta a ciudadanos, interesados o usuarios, con el objeto de identificar la información que pueda publicarse de manera proactiva y de establecer los formatos alternativos que faciliten la accesibilidad a poblaciones específicas.

Que, con el objeto de dar cumplimiento a la obligación establecida en el Decreto Único Reglamentario 1081 de 2015, la entidad definió un protocolo cuyo objeto y alcance corresponde al establecimiento de los requisitos y directrices frente al fortalecimiento de los mecanismos de consulta participativos dirigidos a los ciudadanos, frente a los procesos de adopción y actualización del esquema de publicación de información, en cumplimiento de la normatividad que rige la materia, así como la adopción de este último esquema.

Que a partir de este protocolo la Oficina de Gestión Social realiza ejercicios de sensibilización a la ciudadanía acerca de la información contenida en la pestaña de la Ley de Transparencia y Acceso a la información dispuesta en la página Web de la Secretaría Distrital de Movilidad, con el fin de promover la participación ciudadana a través de las reuniones con la ciudadanía establecidas en el Plan Institucional de Participación, y de esta manera conocer la percepción de la ciudadanía acerca de la implementación de la Ley 1712 del 2014.

Que en virtud de lo anterior se requiere adoptar el “Protocolo para el fortalecimiento de los mecanismos de consulta participativos frente a la información de ley de transparencia y acceso a la información” a través del presente acto administrativo, de conformidad con lo establecido en el artículo 2.1.1.5.2. del Decreto Único Reglamentario 1081 de 2015.

Que, en mérito de lo expuesto, este Despacho

RESUELVE:

Artículo 1. Adoptar el “Protocolo para el fortalecimiento de los mecanismos de consulta participativos frente a la información de ley de transparencia y acceso a la información”, que harán parte integral de la presente resolución, de acuerdo con las consideraciones señaladas en el presente acto administrativo.

Artículo 2. Ordenar la publicación del “Protocolo para el fortalecimiento de los mecanismos de consulta participativos frente a la información de ley de transparencia y acceso a la información” de la Secretaría Distrital de Movilidad, en la página WEB www.movilidadbogota.gov.co y en los Documentos del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG) que se consultan en la intranet de la Entidad.

Artículo 3.  VIGENCIA. La presente resolución rige a partir del día siguiente a su publicación en el Registro Distrital.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D.C., a los 22 días del mes de diciembre del año 2021.

NICOLÁS FRANCISCO ESTUPIÑÁN ALVARADO

Secretario de Despacho