RESOLUCIÓN 104 DE 2022

 

(Enero 28)

 

Por medio de la cual se establecen los requisitos y el procedimiento para la Acreditación de Laboratorios Ambientales en Colombia y se toman otras determinaciones

 

LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO DE HIDROLOGÍA, METEOROLOGÍA Y ESTUDIOS AMBIENTALES (IDEAM)

 

En ejercicio de sus facultades legales y, en especial, las conferidas por los numerales 1 y 2 del artículo 5° del Decreto 291 de 2004 y el artículo 2.2.8.9.1.5 del Decreto 1076 de 2015, la Ley 1437 de 2011, y

 

CONSIDERANDO:

 

Que conforme con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 99 de 1993, el Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales (Ideam), es el establecimiento público encargado del levantamiento y manejo de la información científica y técnica sobre los ecosistemas que forman parte del patrimonio ambiental del país, así como de establecer las bases técnicas para clasificar y zonificar el uso del territorio nacional para los fines de planificación y ordenamiento del territorio. Corresponde a este instituto efectuar el seguimiento de los recursos biofísicos de la Nación, especialmente en lo referente a su contaminación y degradación, necesario para la toma de decisiones de las Autoridades Ambientales.

 

Que a través del Decreto 1076 de 2015 el Gobierno nacional expidió el Decreto Único Reglamentado del Sector Ambiente y Desarrollo Sostenible, cuyo objeto es compilar la normatividad expedida por el Gobierno nacional en ejercicio de las facultades reglamentarias conferidas por el numeral 11 del artículo 189 de la Constitución Política, para la cumplida ejecución de las Leyes del sector Ambiente en el artículo 2.2.8.9.1.5, estableció que el Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales (Ideam), es la Entidad competente para establecer los sistemas de referencia para la acreditación e intercalibración analítica de los laboratorios cuya actividad esté relacionada con la producción de datos e información de carácter físico, químico y biótico relacionada con la calidad del medio ambiente y los recursos naturales renovables de la República de Colombia.

 

Que de conformidad con el parágrafo 2° del artículo 2.2.8.9.1.5 del Decreto mencionado, los laboratorios que produzcan información cuantitativa, física, química y biótica para los estudios o análisis ambientales requeridos por las Autoridades Ambientales competentes, y los demás que produzcan información de carácter oficial relacionada con la calidad del medio ambiente y de los recursos naturales renovables, deberán poseer certificado de acreditación correspondiente expedido por el Ideam.

 

Que tal y como lo establece el numeral 13, del artículo 15 del Decreto 291 de 2004, son funciones de la Subdirección de Estudios Ambientales del Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales (Ideam), acreditar a los laboratorios ambientales del sector público y privado que produzcan información cuantitativa física, química y biótica para los estudios o análisis ambientales, relacionada con la calidad del medio ambiente y de los recursos naturales renovables.

 

Que mediante Resolución 0042 de 21 de marzo de 2003, el Instituto de Hidrología, Meteorología, y Estudios Ambientales (Ideam), resolvió crear el grupo interno de trabajo “Acreditación” y contempló dentro de sus funciones: “1. Acreditar, mediante resolución, a los laboratorios ambientales que lo soliciten para realizar análisis fisicoquímicos en matrices ambientales, de conformidad con el procedimiento que establezca el Ideam”.

 

Que por medio de la Resolución 0176 de 2003, se reguló lo atinente al procedimiento de acreditación para laboratorios ambientales del país, en cumplimiento a lo señalado en el artículo 5º del Decreto 1600 de 1994, compilado en el artículo 2.2.8.9.1.5 del Decreto 1076 de 2015.

 

Que el Instituto de Hidrología, Meteorología, y Estudios Ambientales (Ideam), expidió la Resolución 268 del 2015, “por la cual se modifican las Resoluciones número 176 de 2003 y 1754 de 2008, y se establecen los requisitos y el procedimiento de acreditación de organismos de evaluación de la conformidad en matrices ambientales, bajo la norma NTC-ISO/IEC 17025 en Colombia”.

 

Que de acuerdo a lo previamente señalado, se concluye que la función de acreditación es una función asignada por el parágrafo 2° del artículo 2.2.8.9.1.5 del Decreto 1076 de 2015, que le otorga al Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales (Ideam), la competencia para establecer los sistemas de referencia para la acreditación e intercalibración analítica de los laboratorios cuya actividad esté relacionada con la producción de datos e información de carácter físico, químico y biótico de la calidad del medio ambiente en toda la República de Colombia.

 

Que es así, como el ordenamiento jurídico ha conferido la competencia exclusiva para acreditar a los laboratorios que produzcan información relacionada con la calidad del medio ambiente y los recursos naturales renovables requerida por las Autoridades Ambientales competentes y de carácter oficial en el territorio nacional, de conformidad con el Artículo 2.2.8.9.1.5 del Decreto 1076 de 2015.

 

Por otra parte, y de acuerdo con lo establecido en la Ley 962 de 2005 y el artículo 40 de la Ley 019 de 2012, el proceso de acreditación de laboratorios del Ideam se encuentra caracterizado como trámite ante el Sistema Único Integrado de Trámites (SUIT), y en su condición debe implementar esquemas de racionalización y simplificación para dar una mejor atención y una atención oportuna al ciudadano. En este sentido, y como mejora del proceso de acreditación, se ha implementado el Sistema de Gestión con base en la norma NTC-ISO/IEC 17011 “Requisitos para los Organismos de Acreditación que Realizan la Acreditación de Organismos de Evaluación de la Conformidad”, que busca garantizar la competencia, idoneidad, imparcialidad e independencia del Grupo de Acreditación del Ideam, de manera que las terceras partes involucradas en el proceso, tengan la certidumbre y confianza sobre las actuaciones administrativas que se toman con ocasión del desarrollo del trámite de acreditación.

 

Adicionalmente, la Ley 2052 de 2020 establece que el término para resolver de fondo un trámite será el dispuesto en la Ley que fundamenta su creación o su decreto reglamentario, por lo que se hace necesario garantizar la atención oportuna de las solicitudes de acreditación.

 

Que a raíz de las exigencias de las Autoridades Ambientales y cambios en la normatividad ambiental, se incrementó el número de laboratorios en trámite de acreditación en el país, lo que obliga al Ideam a contar con un sistema de acreditación que pueda responder a la creciente demanda del mercado.

 

Adicionalmente, el Decreto 1595 de 2015, “por el cual se dictan normas relativas al Subsistema Nacional de la Calidad y se modifica el Capítulo 7 y la Sección 1 del Capítulo 8 del Título 1 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, Decreto 1074 de 2015, y se dictan otras disposiciones”, en su artículo 3° a través del cual se modifica el artículo 2.2.1.7.1.2 del Capítulo 7 del Título 1 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1074 de 2015, define que el Subsistema Nacional de la Calidad (SNCA), tiene el propósito de apoyar e incentivar la productividad e innovación de las empresas y garantizar la confianza del consumidor, para lo cual incluye al Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales (Ideam), como una entidad de inspección, vigilancia y control. En este sentido, se hace necesario definir algunas actividades con el fin de prevenir y evitar actuaciones erróneas por parte de los laboratorios ambientales acreditados por el instituto, de manera que se brinde protección y confianza a las autoridades ambientales, institutos de investigación, establecimientos, proyectos, obras y actividades, y demás usuarios de sus servicios.

 

Que es así como se hace necesario expedir una nueva norma en la que bajo el estricto seguimiento de los principios del debido proceso, se regule el procedimiento para acreditar a los laboratorios ambientales, en la cual se le otorgue primacía a los principios constitucionales de la función administrativa y se respeten las garantías en cada uno de los trámites que adelantan los laboratorios que acceden ante el Ideam.

 

Que a través de concepto emitido por la Oficina Asesora de Planeación y el Grupo de Acreditación, se justifica que el presente proyecto normativo, no aumenta el tiempo de respuesta asociado al trámite, no incluye nuevos requisitos o documentos que deban aportar los ciudadanos, usuarios o grupos de interés, no reduce la vigencia de los documentos o productos del trámite y no realiza traslado de competencias a otra entidad que afecten o modifiquen el procedimiento y las normas vigentes, razón por la cual no es necesaria la solicitud de concepto del Departamento Administrativo de la Función Pública descrito en los artículos 3° y 4° de la Resolución 455 de 2021, “por la cual se establecen lineamientos generales para la autorización de trámites creados por la ley, la modificación de los trámites existentes, el seguimiento a la política de simplificación, racionalización y estandarización de trámites y se reglamenta el artículo 25 de la Ley 2052 de 2020”.

 

Que el proyecto de Resolución fue publicado en la página web del Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales, del 13 al 17 de enero de 2022, para comentarios de la ciudadanía, en cumplimiento de lo señalado en el numeral 8 del artículo 8° del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

 

Que en mérito de lo expuesto,

 

RESUELVE:

 

TÍTULO I

 

DISPOSICIONES GENERALES

CAPÍTULO I

 

Objeto, Definiciones, Alcance

 

Artículo 1°. Objeto de la norma. La presente Resolución tiene por objeto establecer los procedimientos y requisitos que deben cumplir los laboratorios ambientales del sector público y privado que produzcan información, cuantitativa física, química, microbiológica y biótica para los estudios o análisis ambientales concernientes a la calidad del medio ambiente y de los recursos naturales renovables para obtener, mantener, renovar o ampliar la acreditación otorgada por el Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales (Ideam). Estos procedimientos y requisitos estarán orientados a garantizar el cumplimiento de lo señalado en el Decreto 1076 de 2015 del Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible y demás normas concordantes.

 

En caso de que la matriz o variable requiera caracterizaciones que no puedan suplirse por métodos cuantitativos, el Ideam evaluará y de considerarlo, aprobará la opción de métodos cualitativos que permitan generar información sobre la calidad del medio ambiente y los recursos naturales renovables con el fin de apoyar la toma de decisiones por parte de las autoridades ambientales y la emisión de información de carácter oficial.

 

Artículo 2°. Definiciones. Para efectos de la presente Resolución se aplicarán las definiciones establecidas en los siguientes documentos en su versión vigente, además de las incluidas en el presente Acto Administrativo:

 

- NTC ISO/IEC 9000 - Sistemas de gestión de la calidad - Fundamentos y vocabulario.

 

- NTC-ISO/IEC 17000 - Evaluación de la conformidad - Vocabulario y principios generales.

 

- NTC-ISO/IEC 17011 - Evaluación de la conformidad - Requisitos generales para organismos de acreditación que realizan la acreditación de organismos de evaluación de la conformidad.

 

- NTC-ISO/IEC 17025 - Requisitos generales para la competencia de los laboratorios de ensayo y calibración.

 

- ISO/IEC 19011 - Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión de la calidad.- VIM - Vocabulario Internacional de términos básicos y generales de Metrología.

 

Ampliar la acreditación. Adición de actividades de evaluación de la conformidad al alcance de la acreditación.

 

Decisión de acreditación: Decisión sobre otorgar, mantener, ampliar, reducir, suspender y/o terminar la acreditación.

 

Evaluación extraordinaria: Aquella ejecutada por el Ideam sin previo aviso o programada, para verificar el mantenimiento de las condiciones del sistema de gestión y el cumplimiento de las obligaciones adquiridas en el proceso de acreditación. Esta evaluación podrá ser presencial o remota con el fin de atender una denuncia, queja, reclamación, información o sospecha interpuesta por las Autoridades Ambientales o las partes interesadas sobre el funcionamiento y resultados reportados por un laboratorio acreditado.

 

Mantener la acreditación: Confirmación de la continuidad de la acreditación para un alcance definido.

 

Muestreo: Selección y/o recolección de material o datos respecto a un objeto de evaluación de la conformidad.

 

Organismo de Evaluación de la Conformidad (OEC): Organismo que lleva a cabo actividades de evaluación de la conformidad, excluyendo la acreditación.

 

Otorgar la acreditación. Concesión de acreditación para un alcance definido.

 

Parte interesada: Persona u Organización con un interés directo o indirecto en la acreditación.

 

Reducir la acreditación: Cancelación de parte del alcance de la acreditación.

 

Retirar alcance de la acreditación. Retiro de parte del alcance de la acreditación por solicitud expresa del OEC.

 

Suspender la acreditación. Establecimiento de restricciones temporales en todo o parte del alcance de acreditación.

 

Terminar la acreditación: Finalización de la acreditación para todo su alcance.

 

Artículo 3°. Competencia. El Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales (Ideam), de conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.8.9.1.5 del Decreto número 1076 de 2015, es el organismo competente para otorgar, renovar, ampliar, reducir, suspender o retirar la acreditación, a los laboratorios ambientales que produzcan información cuantitativa física, química, microbiológica y biótica para los estudios o análisis requeridos por las Autoridades Ambientales competentes y los demás concernientes a la información de carácter oficial, relacionada con la calidad del medio ambiente y de los recursos naturales renovables, dentro del territorio colombiano.

 

De conformidad con lo definido en el artículo 3° del Decreto 1595 de 2015, a través del cual se modifica el artículo 2.2.1.7.1.2 del Capítulo 7 del Título 1 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1074 de 2015, el Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales (Ideam), es una entidad competente para realizar actividades de inspección, vigilancia y control de los Organismos de Evaluación de Conformidad que trabajan en el área de su competencia.

 

Artículo 4º. Alcance. La acreditación otorgada por el Ideam tendrá alcance nacional y se limitará a las especificaciones y condiciones establecidas en los correspondientes Actos Administrativos.

 

CAPÍTULO II

 

Estructura del Organismo Acreditador

 

Artículo 5º. Estructura del Organismo de Acreditación. De conformidad con lo establecido en el Decreto número 291 de 2004 es función de la Subdirección de Estudios Ambientales del Ideam acreditar los laboratorios ambientales del sector público y privado que produzcan información cuantitativa física, química y biótica para los estudios o análisis ambientales, relacionada con la calidad del medio ambiente y de los recursos naturales renovables.

 

Esta función será desarrollada por el Grupo de Acreditación de la Subdirección de Estudios Ambientales siguiendo lineamientos de la norma NTC-ISO/IEC 17011 versión vigente.

 

El Grupo de Acreditación estará organizado y operará de forma tal que se mantendrá la objetividad, imparcialidad e independencia en las actividades de evaluación.

 

TÍTULO II

 

DISPOSICIONES DE LA ACREDITACIÓN OTORGADA POR EL INSTITUTO

 

Artículo 6º. Requisitos Generales. Todo OEC que desee acreditarse ante el Ideam debe tener implementado un sistema de gestión con base en la norma NTC-ISO/IEC 17025 en su versión vigente y deberá demostrar, mediante atestiguamiento, que cumple con los requisitos para la competencia en la realización de ensayos y/o muestreos para los cuales solicitó la acreditación.

 

Adicionalmente, los OEC deberán dar cumplimiento a la normativa nacional y a los requerimientos realizados por el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible y las Autoridades Ambientales competentes.

 

Parágrafo. En los casos en los que el OEC cuente con sedes o unidades en diferentes ubicaciones, podrá unificarlas bajo un mismo trámite, para lo cual el Ideam discriminará a cada una de ellas con su correspondiente alcance en el respectivo acto administrativo.

 

Los OEC que cuenten con acreditación vigente ante el instituto para varias de sus sedes y unidades, podrán unificarlas, siempre y cuando, los trámites se encuentren en etapas similares (otorgamiento, seguimiento o renovación).

 

Artículo 7º. Requisitos de los Profesionales. Todo OEC que realice ensayos fisicoquímicos, deberá tener un profesional Químico (Químico Industrial, Químico Ambiental o Químico) que cumpla con los presupuestos legales para el ejercicio de la profesión, acorde con lo señalado en el artículo 16 del Decreto 2626 de 1982, que reglamenta la Ley 53 de 1975 y posteriores modificaciones, quién será el responsable de la dirección del laboratorio o parte de este dónde se realicen ensayos químicos. Todo lo anterior sin perjuicio de los demás profesionales que sean requeridos por el Organismo en función del alcance de sus actividades (Biólogos, Microbiólogos, etc.).

 

Parágrafo 1°. Se entenderá que para el ejercicio de la Profesión de Químico de la que trata el presente artículo, serán idóneos también los Profesionales Licenciados en Química siempre que cuenten con título de postgrado en un área de la Química.

 

Parágrafo 2°. En tanto se encuentre acreditado, el OEC deberá comunicar por escrito al Ideam los cambios presentados respecto del jefe de laboratorio o quien haga sus veces según lo señalado en el artículo séptimo, dentro de los quince (15) días hábiles posteriores a su ocurrencia, so pena del levantamiento de no conformidades, llamados de atención o suspensión de la acreditación de conformidad con lo establecido en los artículos 34° y 35° de la presente Resolución.

 

Artículo 8º. Ensayos de Aptitud. Todo OEC que desee acreditarse ante el Ideam deberá participar y allegar al Ideam los informes de resultados de ensayos de aptitud vigentes, de acuerdo con lo establecido en el Título VIII de la presente Resolución.

 

Artículo 9º. Equipos. El equipamiento presentado durante la visita de evaluación deberá estar controlado por el Sistema de Gestión del OEC y cumplir con los lineamientos y políticas establecidas por el Ideam.

 

Artículo 10. Calibración de equipos. Los equipos del OEC deberán ser calibrados por laboratorios acreditados en la Norma 17025 en su versión vigente por Organismos de Acreditación competentes como por ejemplo el ONAC o los demás que hagan parte de acuerdos y reconocimientos multilateral.

 

Los OEC deberán verificar que se dé cumplimiento a los lineamientos y directrices establecidas en el Decreto 1074 de 2015 y demás normas complementarias y concordantes. El Ideam verificará el cumplimiento durante las correspondientes visitas de auditoría.

 

Artículo 11. Acuerdos de los OEC acreditados. Todo OEC acreditado por el Ideam deberá comprometerse con lo siguiente:

 

a) Cumplir de manera permanente los requisitos de acreditación para el alcance para el cual se ha otorgado la acreditación. Esto incluye acuerdos para adaptarse a los cambios en los requisitos de acreditación.

 

b) Cooperar, según sea necesario, para permitir al Ideam inspeccionar, vigilar y controlar el cumplimiento de los requisitos de acreditación.

 

c) Proporcionar acceso al personal, ubicación, información, documentos, registros del OEC según sea necesario para verificar el cumplimiento de los requisitos de acreditación.

 

d) Permitir el desarrollo de las testificaciones de las actividades de evaluación de la conformidad cuando el Ideam lo solicite.

 

e) Disponer, cuando corresponda, de acuerdos legalmente ejecutables con sus clientes, donde se comprometa a estos, a proporcionar acceso a los equipos de evaluación del Organismo de Acreditación para evaluar el desempeño del Organismo de Evaluación de la Conformidad cuando se realicen actividades de evaluación de la conformidad.

 

f) Declarar estar acreditado sólo con respecto al alcance para el que se ha otorgado la acreditación.

 

g) Comprometerse a seguir la política del Ideam para el uso del símbolo de acreditación.

 

h) No utilizar su acreditación de manera que desprestigie o afecte la imagen y reputación del Ideam.

 

i) Informar al Ideam sin demora sobre cambios significativos y pertinentes de su acreditación.

 

j) Pagar las tarifas determinadas por la Ley que regule el trámite.

 

k) Colaborar en la investigación y resolución de cualquier queja recibida por el Ideam y que se encuentre relacionada con las actividades dentro del alcance de acreditación realizadas por el OEC.

 

Artículo 12. Información sobre los OEC acreditados. De conformidad con el artículo 2.2.8.9.1.7 del Decreto 1076 de 2015, el Ideam publicará en su página web oficial, la información de los laboratorios ambientales acreditados, esta se actualizará regularmente e incluirá como mínimo, y sin limitarse a, lo siguiente:

 

a) Nombre, NIT, dirección, contacto, teléfono y correo electrónico de cada OEC

acreditado.

 

b) Identificación de los actos administrativos vigentes que soportan el alcance.

 

c) Estado de la acreditación (vigente o suspendida).

 

d) Alcance de la acreditación ya sea en forma resumida o detallada, el cual incluirá (entre otros):

 

i) Matrices.

 

ii) Actividad.

 

iii) Variables.

 

iv) Técnicas.

 

v) Métodos de ensayo.

 

e) Para los alcances que incluyan estaciones fijas se incluirá (entre otros):

 

i) Nombre de la estación.

 

ii) Dirección.

 

iii) Latitud.

 

iv) Longitud.

 

f) Con el fin de facilitar el seguimiento y control por parte de las Autoridades Ambientales competentes, establecimientos, proyectos, obras y actividades, y demás usuarios de los servicios de los OEC acreditados por el Instituto, y en virtud de las normas que regulan la libre competencia y protección al consumidor, en las matrices ambientales y variables que se considere necesario, se incluirá información referente al número y seriales de los equipos dentro del alcance.

 

Artículo 13. Dentro de la implementación y seguimiento de la norma NTC-ISO/IEC 17011 “Requisitos para los Organismos de Acreditación que Realizan la Acreditación de Organismos de Evaluación de la Conformidad”, el Grupo de Acreditación de la Subdirección de Estudios Ambientales del Ideam, emitirá los documentos de apoyo o soporte que considere necesarios, en donde se establecerán lineamientos adicionales aplicables a tener en cuenta durante el proceso de acreditación, los cuales serán publicados en la página web oficial de éste Instituto y divulgados a los correos electrónicos reportados por los OEC.

 

TÍTULO III

 

PROCEDIMIENTO

 

CAPÍTULO I

 

Solicitud de Acreditación e Inicio del Trámite

 

Artículo 14. Variables objeto de acreditación. Con base en el listado de laboratorios acreditados y los requisitos normativos y legales emitidos por las Autoridades Ambientales competentes, el Ideam publicará en un formulario la lista de matrices, grupos, métodos y variables que pueden ser solicitadas por el OEC.

 

En caso de que el OEC desee acreditar matrices, grupos, métodos y variables no incluidos en el listado, deberán ser diligenciados en los campos adicionales dispuestos en el formulario.

 

La información y los documentos allegados por el OEC, serán sujeto de Evaluación Previa por parte del Instituto para continuar con el respectivo trámite.

 

Parágrafo: El formulario contendrá los datos para la autorización de notificación por medios electrónicos de conformidad con lo establecido en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

 

Artículo 15. Radicación de documentos. El OEC interesado en obtener la acreditación ante el Ideam deberá enviar al correo electrónico acreditacion@ideam.gov.co y mediante su representante legal y/o autorizado, la siguiente documentación como parte de la solicitud:

 

1. El formulario de solicitud de acreditación de Organismos de Evaluación de la Conformidad (OEC) (versión vigente) debidamente diligenciado, legible y firmado. El formulario estará disponible en la página web oficial del Ideam, en el Sistema Único Integrado de Trámites (SUIT) y en el portal del estado colombiano GOV.CO, o los que los modifiquen o sustituyan.

 

2. Copia legible del certificado de existencia y representación legal del organismo solicitante o documento equivalente para las entidades públicas, con una expedición no superior a dos (2) meses.

 

3. Copia legible del documento de identificación del representante legal.

 

4. Poder debidamente otorgado cuando se actúe por medio de apoderado.

 

Una vez recibido el correo electrónico, el Instituto verificará la completitud de los documentos y en caso de algún faltante le informará al OEC por este mismo medio, para que subsane lo requerido. Cuando los documentos se encuentren completos se radicarán en el Sistema de Gestión Documental del Instituto para dar inicio al trámite.

 

Parágrafo. Con la firma del formulario de solicitud de acreditación de Organismos de Evaluación de la Conformidad (OEC) (versión vigente) el representante legal del Laboratorio o su apoderado, declara tener conocimiento de los derechos y obligaciones que le asisten ante el Ideam definidos en la presente Resolución, así como aplicar los requisitos generales de la norma NTC-ISO/IEC 17025 en su versión vigente.

 

Artículo 16. Evaluación Documental Preliminar y formalización de inicio del trámite. Una vez radicados los documentos en el Sistema de Gestión Documental, el Instituto realizará la Evaluación Documental Preliminar dentro de los diez (10) días hábiles siguientes y formalizará a través de oficio el inicio del trámite; este contendrá la información respecto al alcance que será objeto de evaluación y otras consideraciones a que haya lugar. Contra el mencionado oficio no proceden modificaciones o aclaraciones.

 

Si los documentos allegados por el OEC contienen información que no está claramente definida o no es consistente, con respecto al alcance, variables, métodos, sedes, equipos, entre otros, éste Instituto requerirá por una única vez al solicitante, mediante comunicación escrita por oficio o vía correo electrónico, para que se aclare la información con respecto a la solicitud de acreditación. No se continuará con el proceso hasta tanto el OEC resuelva las inquietudes formuladas por el Instituto.

 

Para dar respuesta a la comunicación mencionada en el párrafo anterior, el OEC contará con un plazo de máximo de diez (10) días hábiles, los cuales se contarán a partir de la recepción del requerimiento. Si transcurrido este tiempo no se recibe respuesta por parte del OEC, se entenderá por desistida la solicitud y se emitirá un oficio informando la finalización del trámite.

 

Una vez el Instituto verifique que el OEC atendió satisfactoriamente los requerimientos, formalizará dentro de los cinco (05) días hábiles siguientes el oficio de inicio del trámite, este contendrá la información respecto al alcance que será objeto de evaluación y otras consideraciones a que haya lugar. Contra el mencionado oficio no proceden modificaciones, aclaraciones o recursos.

 

Parágrafo 1°. En el oficio de inicio del trámite podrán excluirse las matrices, variables, métodos, sedes, equipos, entre otros para las cuales no hubo aclaración o la aclaración allegada no se considera suficiente para incluirse dentro del proceso de acreditación.

 

Parágrafo 2°. Si en cualquier momento del proceso de solicitud de acreditación, se encuentran pruebas de comportamiento fraudulento, si el OEC proporciona intencionalmente información falsa o si este oculta información, el Ideam podrá dar por desistida la solicitud y emitirá un oficio informando la finalización del trámite, sin perjuicio de las demás acciones legales a que hubiere lugar.

 

Parágrafo 3°. La evaluación estará limitada al alcance definido en el oficio de inicio del trámite.

 

CAPÍTULO II

 

Cobro de la Visita de Evaluación

 

Artículo 17. Cotización. Una vez agotado el procedimiento del artículo 16º, el Instituto contará con cinco (5) días hábiles para emitir la respectiva cotización de la visita de evaluación. Junto con la cotización se expedirá una orden de consignación o pago, la cual tendrá un periodo de vigencia de treinta (30) días hábiles contados a partir de su recepción por parte del OEC.

 

El OEC interesado podrá manifestar su inconformidad, solicitud de aclaración u otros requerimientos respecto al documento de cotización y la orden de pago o consignación, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción, para lo cual el Instituto evaluará la petición y emitirá la respuesta pertinente. En el evento que el OEC presente dicha petición, el término para la realización del pago correspondiente a la visita de evaluación se suspenderá hasta que el Instituto emita la correspondiente respuesta, la cual deberá ser emitida dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la recepción de la petición.

 

Artículo 18. Para efectos de fijar los costos de cada evaluación, el Ideam seguirá lo establecido en el artículo 366 de la Ley 1819 de 2016 o la que la modifique o sustituya.

 

Parágrafo 1°. Las tarifas del servicio cambian en función de la variación del salario mínimo mensual legal vigente, y el valor de los viáticos se modifica de acuerdo con la regulación que se expida en el Departamento Administrativo de la Función Pública.

 

Los valores cotizados no incluyen los gastos de desplazamiento (aéreo y/o terrestre) del equipo evaluador, desde y hacia las instalaciones del OEC durante el desarrollo de las visitas, los cuales deberán ser asumidos directamente por el Laboratorio.

 

Parágrafo 2°. Todo OEC que requiera, durante la visita de evaluación, desplazamientos adicionales de los evaluadores a los lugares de los muestreos, revisión de equipos o instalaciones del OEC u otros, deberá hacerse cargo de los gastos que se generen con ocasión del proceso de evaluación. Así mismo deberá indicarlo en la radicación de los documentos de los que habla el artículo 14 de la presente Resolución, a fin de evaluar si son requeridos días adicionales de evaluación para la cotización.

 

Artículo 19. Parametrización. Para efectos de dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 366 de la Ley 1819 de 2016, el Ideam publicará en su página web oficial, el documento en el cual indique el estándar que vincule las matrices, variables, métodos, número y tipo de equipos, en función de parámetros equivalentes en unidades de tiempo, para los muestreos y/o ensayos y/o análisis objeto de acreditación, esta información se actualizará conforme aparezcan nuevas matrices, variables y métodos que requieran de parametrización.

 

Artículo 20. Pago de la visita de evaluación. El OEC deberá allegar al Ideam el comprobante de pago del valor de la visita de evaluación, dentro de los treinta (30) días hábiles definidos en el artículo 17. Si transcurrido este tiempo el OEC no envía al Ideam el comprobante de pago o consignación:

 

a) Para solicitudes de evaluaciones de acreditación inicial o ampliación del alcance únicamente se entenderá por desistido el trámite y el Ideam emitirá un oficio informando la finalización del trámite.

 

b) Para solicitudes de seguimiento de la acreditación, seguimiento de la acreditación y ampliación del alcance, renovación de la acreditación (incluidas aquellas que hayan presentado prórroga de vigencia), verificación de acciones correctivas de los procesos de acreditación inicial, ampliación del alcance, seguimiento de la acreditación, renovación de la acreditación y visitas de evaluación por cambio de instalaciones, se entenderá desistido el trámite y se emitirá el respectivo Acto Administrativo para la terminación de la acreditación.

 

Parágrafo: Todas las decisiones de terminación de la acreditación establecidas en el presente artículo, serán sometidas al proceso del que trata el artículo 34 de la presente Resolución.

 

Artículo 21. Validación del Pago y Emisión de la Factura Electrónica. Una vez recibido el pago, el Ideam verificará y emitirá la factura electrónica, siguiendo las directrices y lineamientos establecidos por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

 

Parágrafo: De conformidad con las normas y procedimientos financieros vigentes la factura electrónica será remitida a la dirección de correo electrónico reportada por el OEC en el Registro Único Tributario (RUT), expedido por la DIAN.

 

CAPÍTULO III

 

Evaluación de Acreditación

 

Artículo 22. Visita de evaluación de acreditación. Toda visita de evaluación de acreditación se realizará con un equipo evaluador de por lo menos dos (2) personas, un evaluador líder y un evaluador asistente los cuales serán designados formalmente de acuerdo con el alcance específico.

 

El número de evaluadores dependerá del alcance establecido en el oficio de inicio de trámite, el tipo de matrices, el número de variables, métodos y equipos que se pretendan incluir en el alcance a acreditar y los recursos humanos y técnicos (incluidas instalaciones) del OEC.

 

Parágrafo. El Ideam publicará una política para el tratamiento de las observaciones que se puedan presentar con relación a la designación de uno de los miembros o de todos los miembros del equipo evaluador.

 

Artículo 23. Todo proceso de evaluación al OEC consta de dos etapas: Etapa 1 - Revisión de información documentada y registros y Etapa 2: Visita de evaluación.

 

Artículo 24. Etapa 1 - Revisión de información documentada y registros. La programación de la Etapa 1 no excederá los veinte (20) días hábiles siguientes a la validación por parte de este Instituto del comprobante de pago allegado por el OEC.

 

El Ideam manifestará al OEC mediante comunicación escrita por oficio o vía correo electrónico, la información de los integrantes del equipo evaluador.

 

El tiempo empleado en esta etapa, corresponderá a un (1) día de evaluación, según lo establecido en el documento del que trata el artículo 19 de la presente Resolución.

 

El propósito de Etapa 1 es la revisión de los documentos y registros solicitados por el Ideam, para evaluar la conformidad del Sistema de Gestión con los requisitos establecidos en la norma NTC-ISO/IEC 17025, requisitos de acreditación pertinentes, tales como ensayos de aptitud, entre otros.

 

Una vez el OEC sea notificado con las fechas para desarrollo de la Etapa 1, deberá enviar al Ideam por única vez, ya sea de manera física (medios magnéticos tales como USB, Discos Duros, entre otros) o al correo electrónico acreditacion@ideam.gov.co la totalidad de los documentos previamente requeridos para esta etapa, con al menos cinco (5) días hábiles de anticipación a la fecha programada para la Etapa 1. Una vez revisada la información, se generará un informe que será remitido por escrito al OEC, el cual podrá ser confirmado o unificado con el informe de hallazgos generado en la Etapa 2.

 

Parágrafo 1°. Basándose en la revisión de la información documentada y registros, el equipo evaluador puede decidir no proceder con la Etapa 2; para ello, emitirá un informe de hallazgos y el OEC contará con un término de treinta (30) días calendario, para subsanar y entregar al equipo evaluador las evidencias sobre la implementación mínima de su sistema de gestión. En caso de no cumplir con el término establecido se entenderá por desistido el trámite y se emitirá el oficio correspondiente.

 

Parágrafo 2°. La etapa 1 será realizada de manera remota. Por excepción, podrá realizarse in situ, en las instalaciones del OEC, cuando el tipo de organización, la complejidad del alcance, el tamaño de los archivos electrónicos a ser evaluados o la suficiencia de información recibida con la solicitud, lo justifiquen. En caso de requerirse desplazamientos, estos deberán ser cubiertos por el OEC.

 

Parágrafo 3º. Una vez programadas y comunicadas por parte de éste Instituto las fechas para el desarrollo de las Etapas 1 y 2 correspondientes a procesos de acreditación inicial o ampliación del alcance únicamente, de considerarlo necesario, dentro de los cinco (5) días posteriores a la comunicación, el OEC podrá solicitar por escrito y por una (1) sola vez el aplazamiento y/o reprogramación de las dos etapas, justificando técnicamente los motivos de dicho requerimiento. El aplazamiento máximo para las etapas será de dos (2) meses, transcurrido este tiempo y de no llevarse a cabo la misma, el Ideam declarará desistimiento del trámite mediante un oficio informando la finalización del trámite, y procederá con la devolución del 80% del valor pagado por dicho concepto según lo establecido en el artículo 366 de la Ley 1819 de 2016 o la que modifique o sustituya. De continuar interesado en la acreditación, el OEC deberá iniciar nuevamente el trámite para su otorgamiento.

 

Parágrafo 4º. Una vez programada y comunicada mediante oficio o vía correo electrónico por parte de este Instituto las fechas para el desarrollo de la Etapa 1 y la Etapa 2 correspondientes a los procesos de seguimiento a la acreditación, evaluación por cambio de instalaciones y/o renovación de la acreditación, ésta solamente podrá ser aplazada una (1) vez por motivos de fuerza mayor o caso fortuito; en caso tal que el OEC no realice la visita de evaluación en la nueva fecha programada, el Instituto declarará desistimiento del trámite y dará por terminada la acreditación del OEC mediante la emisión del respectivo Acto Administrativo, y procederá con la devolución del 80% del valor pagado por dicho concepto según lo establecido en el artículo 366 de la Ley 1819 de 2016 o la que modifique o sustituya. El tiempo máximo de aplazamiento no podrá superar los 30 días hábiles.

 

Artículo 25. Etapa 2: Visita de evaluación. La Etapa 2 no excederá los treinta (30) días hábiles siguientes a la emisión por parte de éste Instituto del informe generado de la Etapa 1.

 

El evaluador líder enviará mediante correo electrónico al OEC con al menos cinco (5) días hábiles de antelación a la fecha de inicio de la visita, el plan y cronograma de evaluación con base en la información contenida en el oficio de inicio de trámite establecido en el artículo 16 de la presente Resolución.

 

El plan de evaluación contendrá los preparativos que permitan evaluar la competencia según el alcance del Laboratorio y será de obligatorio cumplimiento, por tanto, durante la visita de evaluación deberán evaluarse todos los requisitos de la norma NTC-ISO/ IEC 17025 aplicables y el OEC deberá disponer de la logística necesaria para permitir la atestiguación de todos los ensayos y/o muestreos establecidos en el alcance de la evaluación.

 

Parágrafo 1°. Durante la visita de evaluación el OEC podrá solicitar el ajuste del alcance de acreditación en el sentido de retirar variables/métodos, o en el sentido de precisar la descripción de los métodos de ensayo de las variables ya definidas en el alcance, esto deberá ser informado al Grupo de Acreditación de la Subdirección de Estudios Ambientales del Ideam, mediante comunicación escrita debidamente firmada por el representante legal o quien haga sus veces, antes de llevarse a cabo la reunión de cierre de la visita de evaluación.

 

Parágrafo 2°. Las variables y métodos no presentados por el OEC para su evaluación, se entenderán como retirados del alcance por parte del OEC, y serán consignados en el informe de visita en ese mismo sentido.

 

Parágrafo 3°. Durante la visita de evaluación no se permite la adición de nuevas sedes, matrices, variables, métodos o equipos, que no correspondan al alcance definido en el Oficio de Inicio de Trámite y en la correspondiente cotización.

 

Artículo 26. Actividades de la visita de evaluación. Las actividades de una visita de evaluación deberán realizarse en una secuencia definida, la cual podrá variar y adaptarse a circunstancias específicas, sin omitir ninguna de las descritas a continuación:

 

1. Reunión de apertura: El propósito de la reunión de apertura es la confirmación del acuerdo entre los representantes del OEC y el equipo evaluador sobre el plan y cronograma de evaluación, alcance de la acreditación y las técnicas de auditoría a seguir; presentación del equipo evaluador y sus roles; compromiso entre las partes sobre la realización de todas las actividades, entre otros. Esta reunión deberá ser presidida por el evaluador líder.

 

2. Atestiguamiento del alcance evaluado: El propósito de esta actividad es realizar la recopilación de información la cual puede incluir, pero no limitarse a: entrevistas a los auditados, observación de la ejecución de los ensayos y muestreos objeto de evaluación y revisión de la información documentada. Lo anterior para determinar la conformidad del sistema con los criterios de evaluación. Toda la información deberá proporcionarse dentro del periodo de tiempo establecido en el cronograma de auditoría.

 

3. Reunión de evaluadores: En este espacio el equipo evaluador deberá reunirse antes de la reunión de cierre para revisar los hallazgos de la evaluación y acordar las conclusiones de la misma.

 

4. Reunión de cierre: El propósito de la reunión de cierre es presentar los hallazgos y conclusiones de la evaluación, de tal manera que se comprendan y se reconozcan; explicación sobre las acciones posteriores tales como implementación y revisión de acciones correctivas, entre otros. Esta reunión deberá ser presidida por el evaluador líder.

 

Parágrafo 1°. Para todas las actividades descritas en el presente artículo, el Instituto conservará registros y otros documentos que se consideren necesarios.

 

Parágrafo 2°. En el caso que alguna de las anteriores actividades no pueda realizarse de manera oportuna el líder del equipo evaluador podrá tomar la decisión sobre si la evaluación puede continuar o suspenderse hasta que se resuelvan los inconvenientes presentados.

 

Artículo 27. La visita de evaluación se podrá suspender por motivos de fuerza mayor o caso fortuito, por actuaciones del OEC que pongan en riesgo la integridad del equipo de evaluación o si el OEC proporciona información falsa o retiene u oculta información requerida. El Ideam se reserva el derecho de comunicar al OEC la reprogramación en un término máximo de treinta (30) días hábiles, la continuación de la visita de evaluación. En caso de incurrir en gastos adicionales atribuibles a la suspensión de la visita de evaluación, éstos deberán ser asumidos por el OEC.

 

CAPÍTULO IV

 

Informes de Evaluación

 

Artículo 28. Informe de hallazgos. Como resultado de la visita de evaluación, ya sea para la acreditación inicial, el seguimiento a la acreditación, la renovación de la acreditación, el cambio de instalaciones, ampliación del alcance o evaluación extraordinaria, el Equipo Evaluador comunicará al OEC durante la reunión de cierre, un informe que contendrá los hallazgos y resultados de la auditoría.

 

Artículo 29. Informe de visita de evaluación. Como resultado de las visitas de evaluación ya sea para acreditación inicial, seguimiento a la acreditación, renovación de la acreditación, cambio de instalaciones, ampliación del alcance o evaluación extraordinaria; el Ideam emitirá en un plazo no mayor a cinco (5) días hábiles a partir de la finalización de la auditoría, el informe de visita de evaluación con los resultados de la auditoría y el alcance evaluado.

 

Parágrafo. Si el Informe de visita de evaluación difiere de los resultados entregados en la reunión de cierre, el OEC deberá informar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción las diferencias identificadas. El Ideam responderá esta solicitud dentro de los diez (10) días hábiles posteriores.

 

CAPÍTULO V

 

Plan de Acciones Correctivas y Respuesta a no Conformidades

 

Artículo 30. Plan de Acciones Correctivas. El OEC deberá enviar diligenciado según información que le corresponda, el plan de acciones correctivas en el formato vigente “Evaluación del Plan de Acción para el Cierre de No Conformidades” que se encuentra disponible en la página web del Instituto www.ideam.gov.co, dentro de los siete (7) días hábiles siguientes a la finalización de la visita de evaluación, ya sea para la acreditación inicial, el seguimiento a la acreditación, la renovación de la acreditación, el cambio de instalaciones, ampliación del alcance y/o evaluación extraordinaria. Este plan de acciones correctivas deberá ser enviado al correo oficial del Grupo de Acreditación acreditacion@ideam.gov.co, con copia al correo electrónico del evaluador líder designado.

 

Parágrafo: En caso que el OEC no remita al Ideam el plan de acciones correctivas dentro del plazo estipulado en el presente artículo, el término (45 días hábiles), para la presentación de la totalidad de las evidencias de implementación de acciones correctivas para dar cierre a las no conformidades, iniciará el día hábil siguiente a la finalización de la visita de evaluación, ya sea para la acreditación inicial, el seguimiento a la acreditación, la renovación de la acreditación, el cambio de instalaciones, ampliación del alcance y/o evaluación extraordinaria.

 

Artículo 31. Revisión del Plan de Acciones Correctivas. A partir de la recepción del plan de acciones correctivas por parte del Ideam, el equipo evaluador contará con cinco (5) días hábiles para revisar y realizar las observaciones pertinentes del plan de acciones correctivas y enviarlo a través de correo electrónico al OEC. La revisión del plan de acciones correctivas por parte del equipo evaluador se realizará por una única vez y no implica cierre de las no conformidades.

 

Parágrafo. En caso que el OEC no remita a este Instituto el plan de acciones correctivas completamente diligenciado según le corresponda, el Ideam evaluará y realizará las observaciones pertinentes únicamente sobre la base de la información debida y completamente diligenciada por parte del OEC.

 

Artículo 32. Evidencias para resolver las no conformidades. El OEC deberá enviar al Ideam por única vez, ya sea de manera física al Ideam (medios magnéticos tales como USB, Discos Duros, entre otros), o al correo electrónico acreditacion@ideam.gov.co la totalidad de las evidencias de la implementación de acciones correctivas ordenadas por cada no conformidad, dentro de los cuarenta y cinco (45) días hábiles siguientes al envío del Plan de Acciones Correctivas revisado por parte del equipo evaluador del que trata el artículo 31.

 

Parágrafo 1°. Ampliación del Término. Si el OEC considera que el plazo de cuarenta y cinco (45) días hábiles establecido le es insuficiente, deberá allegar una solicitud escrita de ampliación al correo electrónico acreditacion@ideam.gov.co, con al menos diez (10) días hábiles previos al vencimiento, justificando técnicamente los motivos de la petición. Si la solicitud de ampliación no es realizada con el cumplimiento de este término, la misma no será procedente.

 

El Ideam evaluará la justificación realizada por el OEC y dado el caso, comunicará una ampliación de quince (15) a treinta (30) días hábiles para la presentación de la totalidad de las evidencias.

 

Parágrafo 2°. En caso que el OEC no presente las evidencias correspondientes dentro de los términos establecidos en el presente artículo, este Instituto declarará desistimiento del trámite y emitirá el respectivo Acto Administrativo motivado.

 

Artículo 33. Evaluación y Conclusión de las Evidencias. Una vez radicadas por parte del OEC las evidencias referenciadas en el artículo 32, el equipo evaluador contará con un término máximo de veinte (20) días hábiles para realizar la revisión de las evidencias y radicar un oficio en el cual se podrá informar o requerir una de las siguientes acciones:

 

1. Conformidad total frente a los hallazgos: En el caso que el equipo evaluador considere que las evidencias presentadas por el OEC, son suficientes para el cierre de todas las no conformidades detectadas se emitirá un oficio informando la finalización de la revisión.

 

2. Requerimiento de información adicional: Cuando las evidencias presentadas por el OEC, no se consideren suficientes para el cierre de las no conformidades detectadas, se requerirá mediante oficio y por una única vez, información adicional para aquellas no conformidades pendientes. El OEC deberá radicar ante este Instituto dicha información dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la recepción de dicho requerimiento. Una vez radicadas las evidencias por parte del OEC ante el Ideam, el equipo evaluador contará con un término máximo de siete (7) días hábiles más para realizar la revisión de dichas evidencias y radicar el respectivo oficio informando la finalización de la revisión.

 

En el evento que el OEC no radique la información adicional dentro del término establecido, se emitirá un oficio con base en los resultados de la revisión previa realizada, descrita en el presente artículo.

 

3. Visita de Verificación de Acciones Correctivas: Cuando las evidencias allegadas por el OEC, no permitan la verificación de la implementación eficaz de las acciones correctivas, el Ideam requerirá por única vez, una visita de verificación de acciones correctivas, para lo cual se seguirá lo establecido en los artículos 17, 20, 21 y 25 de la presente Resolución. Durante la visita de verificación de acciones correctivas solamente se evaluará la implementación de las acciones correctivas propuestas por el OEC, por lo tanto no se llevará a cabo la Etapa 1 establecida en el artículo 24 de la presente Resolución. No está permitido la inclusión y/o atestiguamiento de variables/métodos diferentes a las establecidas en el alcance del informe de visita de evaluación señalado en el artículo 29º de la presente Resolución.

 

Una vez finalizada la visita de verificación de acciones correctivas, el Ideam dentro de los cinco (05) días hábiles siguientes, emitirá un oficio informando la finalización de la revisión.

 

Parágrafo 1°. El oficio en el cual se informa la finalización de la revisión de las evidencias allegadas, no está sujeto a objeciones por parte del OEC, dicho trámite deberá surtirse a través del recurso de reposición establecido en el artículo 40° de la presente Resolución.

 

Parágrafo 2°. Una vez emitido el oficio informando la finalización de la revisión de las evidencias, en cualquiera de las 3 acciones descritas en el presente artículo, el evaluador líder del proceso, deberá seguir el procedimiento para la toma de decisión de la acreditación y según el artículo 34° de la presente Resolución.

 

Parágrafo 3°. Después de emitido el oficio a través del cual se informa la finalización de la revisión de las evidencias allegadas no se aceptarán documentos, registros, argumentos o evidencias adicionales.

TÍTULO IV

 

DECISIÓN RESPECTO AL TRÁMITE DE ACREDITACIÓN

 

CAPÍTULO I

 

Comité de Acreditación

 

Artículo 34. El Grupo de Acreditación contará con un Comité de Acreditación que actuará para asegurarse de que cada decisión sobre otorgar, mantener, ampliar, reducir, renovar, suspender y terminar una acreditación, sea tomada de manera imparcial y por personal diferente de aquel que llevó a cabo la evaluación.

 

Artículo 35. Comité de Acreditación. Una vez emitido el correspondiente oficio mencionado en el artículo 33, o el Informe de Visita de Evaluación establecido en el artículo 29, para los casos en los cuales no se generaron no conformidades, el Comité de Acreditación contará con cinco (5) días hábiles para tomar la decisión sobre otorgar, mantener, ampliar, reducir, renovar, suspender y terminar la acreditación. Cumplido el término se procederá a emitir el respectivo Acto Administrativo, según lo establecido en el artículo 37 del presente acto administrativo.

 

Parágrafo. No actuará el Comité de Acreditación cuando las solicitudes de reducir o retirar/terminar el alcance de la acreditación sean realizadas de manera voluntaria por el OEC o cuando se realicen ampliaciones del alcance por resultados satisfactorios en los ensayos de aptitud.

 

CAPÍTULO II

 

Del Otorgamiento de la Acreditación

 

Artículo 36. Acreditación. Para el otorgamiento de la acreditación, se tendrán en cuenta los resultados obtenidos de la revisión de evidencias o el Informe de visita de evaluación, de los que tratan los artículos 29 y 33 de la presente Resolución, así como, la evaluación y seguimiento de los ensayos de aptitud aplicables de conformidad con lo establecido en el Título VIII de la presente Resolución.

 

Parágrafo 1°. Las matrices, variables o métodos para las que el OEC no presente resultados satisfactorios vigentes de los ensayos de aptitud o no cierre satisfactoriamente las no conformidades establecidas en el Oficio de Finalización de Revisión de Acciones Correctivas, no serán objeto de otorgamiento de la acreditación.

 

Parágrafo 2°. En el evento en el que el OEC no de cierre a las no conformidades relacionadas con al menos uno de los requisitos transversales establecidos en los lineamientos o directrices de acreditación adoptado por el Ideam, se negará el otorgamiento, ampliación o renovación, o se suspenderá la acreditación del OEC.

 

Artículo 37. Acto Administrativo. Una vez surtido el trámite establecido en el artículo 35° de la presente Resolución, este Instituto expedirá dentro de los siguientes quince (15) días hábiles, el Acto Administrativo mediante la cual se toma la decisión de fondo respecto al proceso de Acreditación.

 

El Acto Administrativo al que se hace referencia en el presente artículo se notificará de acuerdo a los términos del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Contra el Acto Administrativo por el cual se otorga, renueva, amplía, reduce, suspende o retira/termina la acreditación, procede el recurso de reposición en los términos del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

 

Artículo 38. Contenido del Acto Administrativo. El Acto Administrativo del que trata el artículo 37 de la presente Resolución (según aplique), en virtud del cual se otorga la acreditación a los Organismos de Evaluación de la Conformidad contendrá al menos:

 

1. La identificación de la persona jurídica, pública o privada que se acredita o área dependiente de una organización mayor, para producir información cuantitativa, física y química, microbiológica y biótica para los estudios o análisis ambientales requeridos por las Autoridades Ambientales competentes y de carácter oficial, relacionada con la calidad del medio ambiente y de los recursos naturales renovables, indicando el nombre o razón social, NIT (Número de Identificación Tributaria), domicilio y sede (si aplica).

 

2. Las consideraciones y motivaciones tenidas en cuenta para la toma de decisión respecto a la acreditación.

 

3. El alcance de acreditación que incluya al menos: matrices ambientales, variables, métodos, rangos o intervalos de trabajo (en los casos aplicable).

 

En las matrices ambientales que el Ideam considere necesario, la información contendrá la identificación de los equipos que hacen parte del alcance, con el fin de facilitar la información, seguimiento y control por parte de las autoridades ambientales competentes, establecimientos, proyectos, obras y actividades, y demás usuarios de los servicios de los OEC acreditados por el instituto.

 

4. Fecha efectiva de otorgamiento, renovación, ampliación, reducción, suspensión, retiro o terminación de la acreditación y vigencia.

 

5. Condiciones y obligaciones de cumplimiento respecto de la acreditación otorgada.

 

Artículo 39. Vigencia. La vigencia de la acreditación será de cuatro (4) años contados a partir de la ejecutoria del Acto Administrativo que la otorgó, una vez transcurrido este término, sin que el OEC hubiera solicitado la renovación de la acreditación en el tiempo estipulado en la presente Resolución, se dará por terminado el proceso y se archivará el trámite.

 

Artículo 40. Comité de Recurso de Reposición. Con el fin de garantizar la imparcialidad y revisar los argumentos expuestos por el OEC en el recurso de reposición del que habla el artículo 37 del presente acto administrativo, se seguirá el siguiente procedimiento:

 

Una vez recibido el recurso de reposición se asigna a un abogado para evaluar la procedencia jurídica. Posteriormente, se asigna a un evaluador líder que sea independiente e imparcial al equipo evaluador que haya realizado la auditoría, para su revisión.

 

Dependiendo la complejidad del caso, el evaluador líder asignado podrá decidir si requiere o no la realización del Comité de recurso de recurso de reposición. En caso que sea pertinente realizar el Comité, el Coordinador del grupo de Acreditación o a quien designe realizará la selección de los integrantes del Comité con base en la competencia y que no tengan conflicto de intereses con el OEC. En este sentido podrán ser integrantes del comité:

 

- El Coordinador del Grupo de Acreditación

 

- Un evaluador líder o asistente que no haya participado directamente en el proceso a decidir y que cuente con la competencia técnica, experiencia, independencia e imparcialidad frente al proceso que se decidirá. Este evaluador será seleccionado por el Coordinador del Grupo de Acreditación previa revisión de conflictos de interés o impedimentos.

 

- Cuando el Comité de Acreditación requiera soporte técnico, podrá solicitar la participación de un experto profesional en el área específica.

 

- Harán parte del Comité de Acreditación con voz, pero sin voto, los profesionales que participaron en el Proceso cuando su presencia sea requerida.

 

El comité de recurso de reposición revisará los argumentos del OEC frente a los documentos, registros, argumentos y evidencias, con la cuales se tomó la decisión de otorgamiento, renovación, ampliación, reducción, suspensión, retiro o terminación de la acreditación. No se recibirá información adicional durante la interposición y evaluación del recurso de reposición.

 

Los miembros del Comité de Recurso de Reposición evalúan la documentación ubicada en el expediente del OEC y aquellos que cuenten con voto, presentaran su concepto frente a la decisión de reponer o no reponer la solicitud del OEC.

 

El tiempo para resolver de fondo el recurso de reposición y notificar el recurso de reposición no podrá exceder los 30 días hábiles. Para ello y de conformidad con el Sistema de Gestión implementado por el instituto con base en la norma NTC-ISO/IEC 17011 “Requisitos para los Organismos de Acreditación que Realizan la Acreditación de Organismos de Evaluación de la Conformidad”, se adoptarán y seguirán los procedimientos y formatos correspondientes.

 

TÍTULO V

 

SEGUIMIENTO, AMPLIACIÓN, RENOVACIÓN DE LA ACREDITACIÓN Y CAMBIO DE INSTALACIONES

 

CAPÍTULO I

 

Seguimiento de la Acreditación

 

Artículo 41º. Objeto y término. Con el fin de verificar que las condiciones con las cuales se otorgó la acreditación se mantengan y conserven, el Instituto realizará una visita de seguimiento máximo a los veinticuatro (24) meses de haberse otorgado la acreditación. Para esto, el OEC deberá solicitar la visita de seguimiento durante los meses doce (12), a catorce (14) de haberse otorgado o renovado la acreditación. La solicitud de seguimiento de la acreditación deberá realizarse de acuerdo a lo establecido en el artículo 14 de la presente Resolución.

 

Parágrafo: En el evento que el OEC no realice la solicitud de seguimiento a la acreditación en el término establecido en este artículo o la correspondiente visita no se lleve a cabo dentro del término previsto por razones atribuibles al OEC, la acreditación otorgada será suspendida hasta tanto se lleve a cabo la finalización (reunión de cierre) de la respectiva visita de seguimiento.

 

Artículo 42. Trámite de Seguimiento de la acreditación. Para efectos del trámite de seguimiento a la acreditación, se seguirá lo establecido en los artículos 14 al 33 de la presente Resolución.

 

Artículo 43. A fin de establecer el costo de la visita de seguimiento a la acreditación, se realizará un muestreo aleatorio de las variables incluidas en el alcance de la acreditación del OEC, a partir de un programa estadístico especializado.

 

Parágrafo: Las variables/métodos para realizar las actividades de muestreo incluidas en el alcance de la acreditación, no se someterán al muestreo aleatorio del que trata el presente artículo.

 

Artículo 44. Finalización del trámite de seguimiento de la acreditación. De conformidad con el objeto de la visita de seguimiento de la acreditación y en el evento en el que el OEC no cierre satisfactoriamente las no conformidades que puedan generarse o no presente durante la visita la totalidad de las variables/métodos/equipos objeto de seguimiento, el Ideam emitirá un Acto Administrativo en el cual se reducirá el alcance de la acreditación para aquellas variables/métodos/equipos respectivos.

 

En el evento en el que el OEC no de cierre a las no conformidades relacionadas con al menos uno de los requisitos transversales establecidos en los lineamientos o directrices de acreditación adoptados por el Ideam, se suspenderá la acreditación.

 

Parágrafo: Conformidad del trámite de seguimiento de la acreditación. En el evento en que el OEC de cierre total a las no conformidades de acuerdo el oficio de finalización del que habla el artículo 33, el Ideam emitirá un auto de seguimiento de la acreditación, en virtud del cual, la entidad acreditadora, da por terminado el trámite de seguimiento y asegura que el OEC, cumple con las condiciones de la Resolución que le otorgó la acreditación. Contra el auto de seguimiento no procede recurso.

 

Artículo 45. Modificación. En caso que se modifique el alcance, la versión de la norma NTC-ISO/IEC 17025 u cualquier otro cambio relevante, durante el trámite de seguimiento de la acreditación, el Instituto seguirá el procedimiento definido en los artículos 35, 36, 37 y 38 del presente acto administrativo.

 

CAPÍTULO II

 

Ampliación de la Acreditación

 

Artículo 46. Trámite de la Ampliación de la Acreditación. Una vez acreditado, todo OEC podrá solicitar al Instituto, ampliación de su alcance dentro de los siguientes treinta y seis (36) meses de haber sido otorgada o renovada su acreditación a fin de incluir matrices, variables, métodos y/o equipos; para lo cual, será necesaria una visita de evaluación y se deberá seguir lo establecido en los artículos 14 al 37 de la presente Resolución.

 

Parágrafo 1º. Si el OEC solicita una ampliación durante los meses 1 al 15 de obtener su acreditación, el alcance del trámite de la ampliación deberá hacer parte del respectivo proceso de seguimiento de la acreditación.

 

Parágrafo 2º. Si el OEC solicita una ampliación durante los meses 16 al 18 de obtener su acreditación, el trámite de ampliación será unificado con el respectivo proceso de seguimiento de la acreditación.

 

Artículo 47. Vigencia. La vigencia del Acto Administrativo de ampliación de la acreditación, será la misma que la concedida en el Acto Administrativo que otorgó o renovó la acreditación al OEC.

 

CAPÍTULO III

 

Renovación de la Acreditación

 

Artículo 48. Término. Todo OEC acreditado deberá solicitar al Ideam visita de evaluación para la renovación de la acreditación entre los meses once (11) y nueve (9) anteriores al vencimiento de la acreditación, mediante la radicación de los documentos señalados en el artículo 14 de la presente Resolución.

 

Parágrafo: En el evento que el OEC no allegue la solicitud de renovación en los términos que indica el presente artículo, se dará continuidad con el proceso so pena de culminar el mismo de manera posterior al vencimiento de la acreditación, caso en el cual se expedirá Acto Administrativo motivado para acreditación inicial.

 

Artículo 49. Procedencia. Para que se surta el procedimiento de renovación de la acreditación, se debe haber culminado el procedimiento de seguimiento a la acreditación del que habla el Título V capítulo I de la presente Resolución.

 

Artículo 50. Trámite de la Renovación de la Acreditación. Para efectos de la ejecución del trámite de renovación de la acreditación, se seguirá lo establecido en los artículos 14 al 38 de la presente Resolución.

 

CAPÍTULO IV

 

Cambio de Instalaciones

 

Artículo 51. Objeto y término. En el evento en el que el OEC, durante la vigencia de su acreditación, realice el cambio de cualquiera de las instalaciones cubiertas por el alcance, deberá notificar por escrito al Ideam dentro de los diez (10) días posteriores a su ocurrencia y solicitar la visita por cambio de instalaciones. Los OEC en los que su alcance solamente incluya variables/métodos de muestreo y/o ensayos in situ, deberán notificar por escrito al Ideam dentro de los diez (10) días siguientes a su ocurrencia, y no serán objeto de una visita de evaluación.

 

Parágrafo: Para efectos de la ejecución del trámite de cambio de instalaciones no se realizará la Etapa 1 - Revisión de información documentada y registros descrita en el artículo 24 del presente acto administrativo, razón por la cual no se permitirá la ampliación del alcance de acreditación del OEC.

 

Artículo 52. Trámite de Cambio de Instalaciones. Para efectos de la ejecución del trámite de cambio de instalaciones, se seguirá lo establecido en los artículos 16 al 23 y 26 al 35 de la presente Resolución.

 

Artículo 53. Visita de evaluación. El evaluador líder designado enviará al OEC con al menos cinco (5) días hábiles de antelación a la fecha de inicio de la visita de evaluación, el plan y cronograma de evaluación con base en la información contenida en el oficio de inicio que trata el artículo 16 de la presente Resolución.

El plan de evaluación es de obligatorio cumplimiento, por tanto, durante la visita de evaluación el OEC deberá disponer de la logística necesaria para permitir la atestiguación de todos los ensayos establecidos en el alcance de la evaluación.

 

Parágrafo 1°. Durante la visita de evaluación el OEC podrá solicitar la modificación del alcance de acreditación solamente en el sentido de retirar variables ya definidas dentro de su alcance, esto deberá ser informado al Grupo de Acreditación de la Subdirección de Estudios Ambientales del Ideam, mediante comunicación escrita debidamente firmada por el representante legal o quien haga sus veces.

 

Parágrafo 2°. La visita de evaluación se podrá suspender por motivos de fuerza mayor o caso fortuito, por actuaciones del OEC que pongan en riesgo la integridad física del equipo de evaluación o si el OEC proporciona información falsa u oculte información requerida. El Ideam se reserva el derecho de reprogramar en un término máximo de treinta (30) días hábiles la continuación de la visita de evaluación. En caso de incurrir en gastos adicionales atribuibles a la suspensión de la visita de evaluación, éstos deberán ser asumidos por el OEC.

 

Parágrafo 3°. Durante la visita de evaluación se deberán ejecutar como mínimo las etapas de: reunión de apertura, atestiguamiento, reunión de evaluadores y reunión de cierre.

 

Artículo 54. Para efectos de fijar los costos de la visita por cambio de instalaciones, se realizará un muestreo aleatorio de todas variables/métodos de ensayo incluidas en el alcance de la acreditación del OEC, a partir de un programa estadístico especializado.

 

Parágrafo. Las variables/métodos para realizar las actividades de muestreo no serán objeto de evaluación por motivo de cambio de instalaciones del OEC.

 

Artículo 55. Acto Administrativo. A través de acto administrativo motivado se informará la decisión de fondo sobre el cambio de instalaciones u cualquier otro cambio relevante sobre el alcance, para lo cual el Instituto seguirá el procedimiento definido en los artículos 35, 36, 37 y 38 del presente acto administrativo.

 

Parágrafo 1°. Las variables/métodos/equipos para las que el OEC no presente resultados satisfactorios de los ensayos de aptitud o no cierre satisfactoriamente las no conformidades establecidas en el Oficio de finalización de Revisión de Acciones Correctivas, no serán objeto de mantenimiento de la acreditación.

 

Parágrafo 2°. En el evento en el que el OEC no de cierre a las no conformidades relacionadas con al menos uno de los requisitos transversales establecidos en los lineamientos o directrices de acreditaciones adoptadas por el Ideam, se suspenderá la acreditación del OEC.

 

Artículo 56. Vigencia. La vigencia del Acto Administrativo por cambio de instalaciones, será la misma que la concedida en el Acto Administrativo que otorgó o renovó la acreditación al OEC.

 

TÍTULO VI

 

DESISTIMIENTO, SUSPENSIÓN, REDUCCIÓN Y TERMINACIÓN DE LA ACREDITACIÓN

 

CAPÍTULO I

 

Desistimiento y/o Terminación de la Acreditación

 

Artículo 57. Desistimiento y/o terminación de la acreditación. El Ideam, entenderá que el OEC ha desistido del proceso de acreditación y procederá a declarar el desistimiento en caso aplicable la terminación de la acreditación y en consecuencia el archivo del trámite en los siguientes casos:

 

1. Cuando el OEC no dé respuesta a los requerimientos realizados durante la Evaluación Documental Preliminar descrita en el artículo 16 de la presente resolución.

 

2. Cuando el OEC no realice el pago de la visita de acreditación inicial, visita de ampliación, visita de seguimiento, visitas de verificación de acciones correctivas, visita de renovación, visita por cambio de instalaciones, conforme lo establecido en el artículo 20º de la presente Resolución.

 

3. Cuando el OEC no subsane las evidencias de implementación mínima de su sistema de gestión, descritas en la Etapa 1 - Revisión de información documentada y registros de la que habla el artículo 24 del presente acto administrativo.

 

4. Cuando el OEC no acepte y/o permita realizar la visita de evaluación de acuerdo con lo establecido en los artículos 25, 26 y 27 de la presente Resolución.

 

5. No radique dentro del término previamente establecido en la presente Resolución las evidencias para el cierre de no conformidades según lo establecido en el parágrafo 2° del artículo 32º de la presente Resolución.

 

Artículo 58. Terminación de la Acreditación. La acreditación termina cuando se cumpla el periodo de vigencia establecido, cuando le ha sido revocada al Laboratorio o cuando este voluntariamente renuncia a ella. Si el OEC renuncia totalmente o en parte, deberá notificarlo por escrito al Ideam, el cual motivará la expedición de un acto administrativo.

 

CAPÍTULO II

 

Suspensión

 

Artículo 59. El Ideam podrá suspender la acreditación otorgada al OEC, en los siguientes casos:

 

1. Cuando el OEC, durante la visita de seguimiento de la acreditación o la visita de verificación de acciones correctivas originada a partir de la visita de seguimiento, no de cierre a las no conformidades relacionadas con al menos uno de los requisitos transversales establecidos en los respectivos lineamientos o directrices de acreditación adoptados por el Ideam, se suspenderá todo el alcance de la acreditación del OEC.

 

2. Cuando el OEC no solicite la visita de seguimiento de la acreditación en los términos establecidos en el Título V de la presente Resolución.

 

3. Cuando el OEC incurra en adulteraciones o preste servicios con alcances diferentes al acreditado.

 

4. Cuando se incurra en las prohibiciones descritas en el Manual del Uso del Símbolo como OEC acreditado.

 

5. Cuando en la investigación de una denuncia, queja, reclamación, información o sospecha interpuesta por las Autoridades Ambientales o las partes interesadas sobre el funcionamiento y resultados reportados por parte de un laboratorio acreditado, se demuestre que el OEC ha incurrido en mala prestación del servicio o practicas engañosas al consumidor.

 

CAPÍTULO III

 

Reducción

 

Artículo 60. El Ideam podrá reducir la acreditación otorgada al OEC, en los siguientes casos:

 

1. En caso tal de no recibir respuesta por parte del OEC a cualquiera de los requerimientos referenciados en el Título VIII de la presente Resolución.

 

2. Cuando el OEC, durante la visita de seguimiento de la acreditación, no de cierre a las no conformidades generadas, este Instituto procederá a reducir el alcance de la acreditación a aquellas variables frente a las cuales no se cerraron las no conformidades, en caso tal que el laboratorio esté interesado en la inclusión en el alcance de las variables/métodos/ equipos que fueron reducidas del alcance de la acreditación, esté deberá iniciar un nuevo trámite de ampliación de la acreditación ante el Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales (Ideam).

 

3. Cuando el OEC, durante la visita de seguimiento de la acreditación, no presente para su evaluación la totalidad de las variables/métodos/equipos objeto de seguimiento, este Instituto procederá a reducir el alcance de la acreditación a aquellas variables/métodos/ equipos no presentados, en caso tal que el laboratorio esté interesado en la inclusión en el alcance de las variables/métodos/equipos que fueron reducidas del alcance de la acreditación, esté deberá iniciar un nuevo trámite de ampliación de la acreditación ante el Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales (Ideam).

 

CAPÍTULO IV

 

Retiro / Terminación

 

Artículo 61. Terminación. El Ideam podrá terminar la acreditación, en el evento en el que el OEC no cumpla los términos y condiciones que se presentan en esta Resolución y las que adicionen o modifiquen.

 

Artículo 62. En caso tal que el OEC no acepte la evaluación extraordinaria, no envíe ningún tipo de evidencias dentro de los términos establecidos en el artículo 72 de la presente Resolución, no allegue al Ideam el comprobante de pago o consignación dentro de los términos establecidos en el artículo 74 de la presente Resolución, el Instituto terminará la acreditación del OEC mediante la emisión del respectivo Acto Administrativo.

 

Artículo 63. Además de la suspensión total/parcial del alcance de la acreditación o terminación de que trata el presente título, el Ideam podrá compulsar copias de lo actuado para que se investigue la posible comisión de conductas penales o disciplinarias, y las demás acciones legales que correspondan por mala prestación del servicio o publicidad engañosa de acuerdo con lo establecido en la Ley 1480 de 2011 - Estatuto del Consumidor.

 

Artículo 64. Retiro. El OEC podrá retirar parte del alcance de la acreditación mediante solicitud expresa para lo cual el Ideam expedirá el correspondiente acto administrativo.

 

TÍTULO VII

 

CESIÓN DE LA ACREDITACIÓN

 

Artículo 65º. Cesión de la acreditación. En el evento en que el OEC requiera ceder su Acreditación, deberá dar aviso previo al Ideam quien se pronunciará dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud. Para esto, el OEC deberá presentar ante el Instituto:

 

a) Copia de los documentos de identificación y de los certificados de existencia y representación legal y copia de acta de junta de socios en las que se apruebe la cesión.

 

b) El contrato de cesión suscrito entre las partes a través del cual identifique e individualice y caracterice; los interesados las matrices, metodologías / variables, sujetas a la cesión.

 

Parágrafo. El Ideam podrá requerir la práctica de una visita de evaluación en las instalaciones del OEC para verificar si se conservaron o no las condiciones en las cuales se otorgó la acreditación. Esta visita seguirá el trámite consagrado en el Título III y subsiguientes de la presente Resolución.

 

TÍTULO VIII

 

ENSAYOS DE APTITUD

 

Artículo 66. Obligatoriedad del ensayo de aptitud. Todo laboratorio interesado en obtener y mantener la acreditación otorgada por el Ideam, deberá presentar los resultados de los ensayos de aptitud para las matrices/variables/métodos definidas en su alcance teniendo en cuenta la frecuencia establecida en el presente acto administrativo.

 

Es responsabilidad de los laboratorios realizar la búsqueda de los programas de ensayos de aptitud disponibles y participar en los mismos, de tal manera que se cubran todas las variables incluidas dentro del alcance de su acreditación.

 

Artículo 67. Tipos de ensayos de aptitud aceptados. Los resultados de ensayos de aptitud deberán referirse a matrices y ensayos de carácter ambiental. No se aceptarán informes de resultados de Ensayos de Aptitud de matrices tales como aguas de consumo (water supply), aguas potables (drinking water) u otro que no corresponda. De igual manera, no se aceptarán resultados de Ensayos de Aptitud para ensayos cualitativos (ausencia / presencia) u otros que no correspondan con el alcance.

 

El Ideam detallará los aspectos aplicables en su Política de Ensayos de Aptitud.

 

Artículo 68. Proveedores de ensayos de aptitud. El Ideam, aceptará los siguientes ensayos de aptitud:

 

- Los realizados por los Proveedores de Ensayos de Aptitud (PEA) acreditados en el esquema de ISO/IEC 17043 por ONAC.

 

- Los publicados por el Instituto Nacional de Metrología (INM) signatarios del Acuerdo de Reconocimiento Mutuo (ARM) del Comité Internacional de Pesas y Medidas (CIPM) siempre y cuando éstos cumplan con los requisitos descritos en la ISO/IEC 17043 en su versión vigente.

 

- Los ensayos de aptitud organizados por Proveedores de Ensayos de Aptitud (PEA) acreditados en ISO/IEC 17043 por organismos de acreditación signatarios del Mecanismo de Reconocimiento Multilateral - MLA de IAAC y del MRA de APLAC y de ILAC.

 

Con el fin de facilitar la búsqueda de los ensayos de aptitud aplicables, el Ideam dispondrá de una base de datos donde el OEC podrá consultar la correspondiente información. La base de datos suministrada por el Grupo de Acreditación de la Subdirección de Estudios Ambientales, es de carácter informativo y el Ideam no se responsabiliza por su actualización, es responsabilidad del OEC verificar directamente con el proveedor información de interés como: alcance de la acreditación en la norma ISO/IEC 17043, matriz, analitos, métodos, unidades, rondas, frecuencia y rangos ofrecidos entre otros.

 

En caso que no estén disponibles los programas de Ensayos de Aptitud o no sean apropiados al alcance de la acreditación, los laboratorios deberán dar seguimiento a su desempeño mediante la participación en ensayos colaborativos, comparaciones interlaboratorios de los ensayos, calibraciones o mediciones dentro del alcance de acreditación

 

Artículo 69. Informes de ensayos de aptitud. El OEC, deberá enviar al Ideam el informe completo que sea suministrado por el proveedor de ensayos de aptitud, y se deberán tener en cuenta que en el informe se identifiquen como mínimo las siguientes especificaciones:

 

1. Nombre de la variable: conforme al nombre que se otorgó en el acto administrativo, aplicarán algunas homologaciones.

 

2. Método presentado: deberá ser igual al método presentado durante la visita de evaluación y deberá incluir todas las modificaciones o adiciones necesarias, por ejemplo: DBO₅: SM 5210 B, SM 4500 O, H, Grasas y Aceites: SM 5520 B, modificado. 3. Unidades: conforme al método empleado.

 

4. Evaluación de desempeño: conforme a las disposiciones del proveedor.

 

5. Código del laboratorio: conforme sea suministrado por el proveedor y se deberá identificar en el informe de ensayos de aptitud.

 

Artículo 70. Ensayos de aptitud para el otorgamiento y ampliación de la acreditación. Para el otorgamiento y ampliación de la acreditación el OEC debe obtener resultados satisfactorios en un ensayo de aptitud en las variables incluidas dentro de su alcance, siempre y cuando estén disponibles y sean apropiados al alcance solicitado.

 

Los ensayos de aptitud serán revisados al OEC durante la Etapa 1 - Revisión de información documentada y registros y durante la Etapa 2: Visita de evaluación, y su no presentación en la periodicidad indicada o su no aprobación generará hallazgos, los cuales serán descritos en el informe de hallazgos y en el Informe de visita de evaluación, descritos en los artículos 28 y 29 del presente acto administrativo.

 

En ningún caso se otorgará la acreditación, si el laboratorio no demuestra que haya participado en un ensayo de aptitud que estuvo disponible, con resultados satisfactorios; la fecha de emisión del informe de resultados del ensayo de aptitud no deberá exceder los seis meses previos al ingreso de la solicitud de otorgamiento o ampliación y no se aceptan informes de resultados preliminares.

 

Artículo 71. Plan de participación en ensayos de aptitud. Anualmente el OEC deberá presentar Ensayos de Aptitud para el 50% de las variables incluidas dentro de su alcance. Para ello deberá presentar al Ideam un plan de participación en ensayos de aptitud donde se describan las variables que presentará en cada anualidad.

El equipo evaluador del Ideam, revisará el plan de participación en ensayos de aptitud e informará al OEC el periodo de tiempo en el cual deben allegarse la totalidad de los resultados correspondientes para las variables programadas por el OEC en la correspondiente vigencia.

 

El OEC deberá remitir en una única entrega y en el mes indicado por el Ideam, los resultados programados en su plan de participación de ensayos de aptitud.

 

Parágrafo 1°. La actualización del plan de participación en ensayos de aptitud será responsabilidad del OEC, y deberá llevarse a cabo cuando existan cambios en personal, metodología, equipamiento, etc., y estos tengan efecto significativo en los ensayos dentro del alcance de la acreditación.

 

Parágrafo 2°. Cuando el OEC no participe o no allegue ante este Instituto anualmente los resultados de ensayos de aptitud vigentes para todas y cada una de las matrices/variables/ métodos (cuando aplique), que el OEC haya programado en el Plan de participación en ensayos de aptitud, el Ideam requerirá por una única vez la radicación del informe de resultados de ensayos de Aptitud vigente, en un plazo máximo de 30 días hábiles contados a partir del envío del requerimiento.

 

En caso tal de no recibir respuesta por parte del OEC al requerimiento referenciado en el párrafo anterior para la(s) variable(s) objeto de requerimiento, el Ideam suspenderá la acreditación de esa(s) variable(s).

 

Artículo 72. Seguimiento de los ensayos de aptitud. El equipo evaluador del Ideam, durante las visitas de evaluación de seguimiento y renovación de la acreditación, revisará que se hayan obtenido los resultados satisfactorios, que se hayan tomado las acciones correctivas correspondientes para las variables con resultado cuestionable o insatisfactorio y que se hayan cumplido los tiempos propuestos por el OEC para cada variable en el Plan de participación en ensayos de aptitud.

 

Si durante la revisión de los ensayos de aptitud realizada por el grupo evaluador del Ideam, llegarán a evidenciar que el OEC no realizó la presentación de ensayos de aptitud para algunas de las variables del alcance de acreditación, esto conlleva a levantar un hallazgo como no conformidad, en el caso que no se cierre este hallazgo durante la revisión de las acciones correctivas, la variable se retirará del alcance de acreditación del OEC, y este deberá iniciar nuevamente el trámite de acreditación.

 

Artículo 73. Calificación de los ensayos de aptitud. Serán aceptados aquellos resultados de ensayos de aptitud con calificación “satisfactoria” conforme con las especificaciones dadas por el proveedor seleccionado. Para tal fin, el Ideam publicará la política de ensayos de aptitud, la cual establece las condiciones y la calificación aceptada por el Grupo de Acreditación respecto a los ensayos de aptitud.

 

Parágrafo 1°. Los OEC acreditados que obtengan resultados insatisfactorios, cuestionables o equivalentes de acuerdo con los criterios de evaluación establecidos en el ensayo de aptitud, deben remitir al Ideam en un plazo no mayor a 15 días hábiles a partir de haber recibido el informe de resultados del ensayo de aptitud, las acciones realizadas que contengan, más no se limiten a:

 

- La investigación para determinar la(s) causa(s) que origina(n) el(los) problema(s).

 

- La acción correctiva seleccionada o resultante para eliminar el problema y prevenir la recurrencia.

 

- La implementación de la(s) acción(es) más adecuada(s) para eliminar el problema y prevenir la recurrencia.

 

- El seguimiento a los resultados para asegurar que las acciones correctivas tomadas hayan sido efectivas.

 

- El análisis y tratamiento del trabajo no conforme detectado

 

- La evaluación de todos los registros de control de calidad, derivados del análisis del trabajo no conforme detectado.

 

- Los demás que defina el Ideam en su política de ensayos de aptitud.

 

Parágrafo 2°. Para los OEC que no presenten las acciones correctivas en el plazo establecido, la entidad suspenderá la acreditación en el alcance con el que haya participado en el ensayo de aptitud.

 

Parágrafo 3°. Para retirar la suspensión parcial originada por no entregar las acciones correctivas en el plazo establecido, el OEC debe enviar las acciones correctivas y adicionalmente se debe incluir en el plan de participación de ensayos de aptitud del ciclo actual de acreditación del ensayo involucrado.

 

Parágrafo 4°. Si el OEC obtiene dos (2) veces consecutivas resultados cuestionables o equivalentes para una variable determinada, el Ideam requerirá la presentación de acciones correctivas sólo para el o los resultados cuestionables de acuerdo a los descrito en el parágrafo 1° del presente artículo, y deberá incluir en el plan de participación en ensayos de aptitud, un ensayo de aptitud extraordinario al programado. Si en esta ocasión el OEC no obtiene resultados satisfactorios, el Ideam suspenderá parcialmente la acreditación del alcance involucrado de forma inmediata. La suspensión se retira después de que el OEC haya obtenido resultados satisfactorios en otro ensayo de aptitud dentro del alcance involucrado.

 

Parágrafo 5°. Si el OEC obtiene resultados no satisfactorios en dos ensayos de aptitud consecutivos, el Ideam suspenderá parcialmente la acreditación del alcance involucrado de forma inmediata. La suspensión se retira después de que el OEC haya obtenido resultados satisfactorios en otro ensayo de aptitud dentro del alcance involucrado.

 

Artículo 74. Ensayos de aptitud para varias sedes. En el evento que un OEC cuente con acreditación para dos o más sedes o unidades, para cada una de ellas se deberán realizar los ensayos de aptitud correspondientes de manera independiente y allegar los resultados al Ideam cumpliendo los términos establecidos en el presente Título.

 

Artículo 75. Excepciones ensayos de aptitud. En el caso en que no existan ensayos de aptitud disponibles a nivel nacional o internacional, existan pruebas que por su naturaleza presentan un riesgo para el transporte y nacionalización, limitaciones de tipo legal o no haya compatibilidad biológica con los organismos u otro aspecto técnico y/o logístico, el OEC deberá presentar ante el Ideam la justificación técnica donde se incluyan soportes de la búsqueda de los ensayos de aptitud en diferentes bases de datos o páginas web de proveedores de ensayos de aptitud y comunicación escrita con el proveedor que soporten el aspecto evaluado.

 

El Ideam podrá aceptar o rechazar la justificación presentada por el OEC, y se informará mediante comunicación escrita.

 

En caso de aceptación de la justificación técnica, ésta tendrá un período de validez de dos (2) años, y el laboratorio deberá presentar una nueva justificación técnica para los ensayos que aplique. La justificación aprobada perderá validez en el evento en que se evidencia la existencia del ensayo de aptitud a nivel nacional o internacional, por lo que el OEC deberá presentar el ensayo de aptitud.

 

Parágrafo: En caso de requerirse por parte de las Autoridades Ambientales competentes, la presentación de alguna variable, en la cual el ensayo de aptitud deba realizarse en las instalaciones del proveedor (ensayos de aptitud in situ) el OEC deberá incluir en su Plan de Participación en Ensayos de Aptitud dicho ensayo de aptitud y contar con la logística y recursos para el traslado de equipos y personal necesario.

 

Artículo 76. Ensayos de Aptitud Extraordinarios. El Ideam podrá requerir la participación obligatoria de los laboratorios en ensayos de aptitud específicos cuando se presente alguna circunstancia que la amerite (solicitud de autoridades ambientales, necesidades específicas del sector, sospecha de mal uso de la acreditación o de resultados poco fiables, o solicitudes de otras partes interesadas), lo cual será informado por escrito al lOEC.

 

Artículo 77. Alteración de resultados. En caso de que algún Proveedor de Ensayos de Aptitud u Organismo de Evaluación de Conformidad incurra en falsificación de resultados u otra conducta tendiente a falsear los resultados en su provecho o en perjuicio de otros, el Ideam realiza la reducción de acreditación para las variables y métodos involucrados.

 

Artículo 78. Documentos de apoyo. El Ideam podrá a través de políticas o comunicados informar decisiones relacionadas con la presentación de los ensayos de aptitud, las cuales podrán consultarse en la página web del Ideam www.ideam.gov.co

TÍTULO IX

 

INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL

 

CAPÍTULO I

 

Inspección, Vigilancia y Control

 

Artículo 79. Inspección, vigilancia y control de la Acreditación. El Ideam podrá realizar actividades para la inspección, vigilancia y control del cumplimiento continuo de los requisitos de acreditación por parte del OEC acreditado. Dichas actividades pueden incluir:

 

a) Evaluaciones extraordinarias: Aquella ejecutada por el Ideam sin previo aviso o programada, para verificar el mantenimiento de las condiciones del sistema de gestión y el cumplimiento de las obligaciones adquiridas con el proceso de acreditación. Esta evaluación podrá ser de manera presencial o remota con el fin de atender una denuncia, queja, reclamación, información o sospecha interpuesta por las Autoridades Ambientales o las partes interesadas sobre el funcionamiento y resultados reportados por parte de un laboratorio acreditado.

 

b) Requerimientos a los OEC para proporcionar documentos, registros o información adicional sobre el estado actual de su acreditación.

 

c) Seguimiento al desempeño del OEC tales como los resultados en la participación

en ensayos de aptitud.

 

Parágrafo 1°. Dependiendo de los resultados y los hallazgos encontrados durante la inspección, vigilancia y control de la acreditación del OEC, el Ideam podrá suspender la acreditación o reducir su alcance en cuanto a los parámetros que no alcanzaron resultados satisfactorios, respetando el debido proceso administrativo.

 

Parágrafo 2°. La información derivada de los procesos de vigilancia, inspección y control podrá ser utilizada para dar respuesta a requerimientos y/o comunicados de las Autoridades Ambientales competentes y demás partes interesadas.

 

CAPÍTULO II

 

Visitas de Seguimiento Extraordinarias o Seguimiento Extraordinario

 

Artículo 80. Carta de presentación. El Ideam emitirá una comunicación oficial en la cual se informará al respectivo OEC la realización de una evaluación extraordinaria, donde se indicará al menos lo siguiente:

 

a) El objetivo y justificación de la evaluación extraordinaria.

 

b) El alcance de la acreditación que será objeto de la evaluación.

 

c) El plan y cronograma de la evaluación.

 

d) Fechas de la evaluación.

 

e) Información pertinente de los integrantes del equipo de evaluación.

 

f) Y demás que considere pertinentes.

 

Parágrafo 1°. Toda visita de evaluación extraordinaria se realizará con un equipo evaluador de por lo menos dos (2) personas, un evaluador líder y un evaluador asistente los cuales serán designados formalmente de acuerdo con el alcance específico.

 

Parágrafo 2°. El plan de evaluación es de obligatorio cumplimiento, por tanto, durante la evaluación extraordinaria deberán evaluarse todos los requisitos de la norma NTC-ISO/IEC 17025 aplicables y el OEC deberá disponer de la logística necesaria para permitir la atestiguación de todos los ensayos y/o muestreos establecidos en el alcance de la evaluación.

 

Parágrafo 3°. Durante la visita de evaluación se deberán ejecutar como mínimo las etapas de: reunión de apertura, atestiguamiento, reunión de evaluadores y reunión de cierre.

 

Parágrafo 4°. Todo OEC que requiera, durante la evaluación extraordinaria, desplazamientos adicionales de los evaluadores a los lugares de los muestreos, ubicación de equipos, distintas instalaciones del OEC u otros, deberá hacerse cargo de los gastos que se generen con ocasión del proceso de evaluación.

 

Parágrafo 5°. La evaluación extraordinaria se podrá suspender por motivos de fuerza mayor o caso fortuito, por actuaciones del OEC que pongan en riesgo la integridad física del equipo de evaluación. El Ideam deberá reprogramar en un término máximo de treinta (30) días hábiles la continuación de la evaluación extraordinaria, los gastos atribuibles a la realización de esta evaluación deberán ser asumidos por el OEC. El Ideam contará con cinco (5) días hábiles para emitir la respectiva cotización de evaluación extraordinaria de acuerdo a lo establecido en los artículos 18 y 19 de la presente resolución. Junto con la cotización se expedirá una orden de consignación o pago, la cual tendrá un periodo de vigencia de diez (10) días hábiles contados a partir de su entrega en las Instalaciones del OEC.

 

Si transcurridos los diez (10) días hábiles mencionados en el párrafo anterior el OEC no envía al Ideam el comprobante de pago o consignación, el Instituto retirará la acreditación del OEC mediante la emisión del Acto Administrativo motivado.

 

Artículo 81. Obligatoriedad. Todo OEC acreditado por el Ideam se encuentra en obligación de atender las visitas de evaluación extraordinarias. En caso tal que el OEC no acepte la evaluación extraordinaria, el Instituto terminará la acreditación del OEC mediante la emisión del respectivo Acto Administrativo.

 

Artículo 82. Informes de evaluación y plan de acciones correctivas. Para efectos de la ejecución del trámite de evaluación extraordinaria, se seguirá lo establecido en los artículos 26 al 29 de la presente Resolución.

 

Artículo 83. Evidencias y cierre de no conformidades. El OEC deberá enviar por única vez al Ideam de manera física (medios magnéticos tales como USB, Discos Duros, entre otros) la totalidad de las evidencias de la implementación de acciones correctivas para dar cierre a las no conformidades, dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la recepción por parte del OEC de la evaluación del Plan de Acciones Correctivas del que trata el artículo 29º de la presente Resolución.

 

Parágrafo 1°. En caso que el OEC no envíe ningún tipo de evidencias dentro de los términos establecidos en el presente artículo, el Instituto retirará la acreditación del OEC mediante la emisión del respectivo Acto Administrativo.

 

Artículo 84. Evaluación de las Evidencias y Oficio de Finalización de Revisión de Acciones Correctivas. Una vez radicadas por parte del OEC las evidencias referenciadas en el artículo anterior, el equipo evaluador contará con un término máximo de quince (15) días hábiles para realizar la revisión de las evidencias y emitir el Oficio de finalización de la revisión con las correspondientes recomendaciones.

 

Artículo 85. Toma de decisión. Para la toma de decisión respecto a mantener, reducir, suspender o retirar la acreditación del OEC, se convocará un comité de acreditación según lo descrito en el artículo 34° de la presente Resolución.

 

Artículo 86. Acto Administrativo. La decisión de fondo con respecto a la evaluación extraordinaria se emitirá mediante acto administrativo motivado, para lo cual se seguirá el procedimiento descrito en los artículos 37 y 38 de la presente Resolución.

 

TÍTULO X

 

REFERENCIA A LA ACREDITACIÓN Y USO DEL SÍMBOLO Y LOGOTIPO DEL IDEAM

 

Artículo 87. Reglamento General para la Utilización del Logotipo del Ideam o Referencia a la Condición de Acreditado.

 

Todo OEC debe declarar estar acreditado por el Ideam sólo con respecto al alcance para el cual ha sido otorgada la acreditación y que se encuentre vigente mediante Acto Administrativo; así mismo, no deberá usar la acreditación de manera que afecte la reputación del Instituto.

 

El Logotipo del Ideam o la referencia a la condición de acreditado por el Instituto solo puede ser utilizado por los Laboratorios acreditados por el Ideam y en las condiciones que se establecen en el presente reglamento, únicamente en los siguientes tipos de documentos:

 

1. Documentos emitidos como resultado de la actividad para la que el laboratorio está acreditado: informes de ensayo.

 

2. Documentos relacionados con el alcance de la acreditación y la implementación de la norma NTC-ISO/IEC 17025: ofertas y/o comunicaciones escritas con los clientes referidos a la prestación de servicios dentro del alcance de la acreditación.

 

3. En documentos de tipo publicitario, folletos o anuncios relacionados con los parámetros acreditados.

 

El Logotipo del Ideam, o la referencia a la condición de acreditado se deberá acompañar del número o números de Resolución que otorga la acreditación.

 

El Logotipo del Ideam no deberá ser usado en correos electrónicos, vayas, agendas, equipos de protección personal, vestuario, vehículos, implementos de publicidad y demás elementos similares.

 

Otras condiciones y características se encuentran descritas en el Manual Uso del Símbolo Ideam - Grupo de Acreditación el cual hace parte del sistema de gestión integrado del Ideam.

 

El Ideam tomará las acciones pertinentes cuando un OEC no cumpla con lo dispuesto en el presente Título, las cuales pueden incluir: reducción, suspensión o retiro de la acreditación de la acreditación o revocación de la acreditación, publicación de la infracción u otras acciones legales pertinentes.

 

Artículo 88. Restricciones.

 

El Logotipo del Ideam o referencia a la condición de acreditado no debe utilizarse en las siguientes circunstancias:

 

a) Cuando el laboratorio pierda su condición de acreditado, incluyendo los casos en los que se produzca la suspensión o revocación de la acreditación.

 

b) En documentos emitidos por los laboratorios como resultado de análisis de variables y matrices distintas de aquellas definidas en el alcance de la acreditación.

 

c) En cualquier situación que pueda dar lugar a una interpretación incorrecta de la condición del acreditado y/o que resulte abusiva o engañosa a juicio del Ideam.

 

d) En las tarjetas de presentación y/o carné que identifique al personal del OEC.

 

e) En las firmas digitales o correos electrónicos del OEC.

 

f) En sobres, carpetas, etiquetas, embalajes, envases, vehículos o dotación de cualquier forma en que pueda entenderse un producto, proceso, sistema o persona como aprobado por el Instituto.

 

g) En los demás casos que no estén comprendidos en los numerales 1 y 2 del artículo 86 de la presente Resolución, referentes al derecho del uso del logotipo del Ideam o referencia a la condición de acreditado.

 

h) Otras condiciones y características definidas en el Manual Uso del Símbolo Ideam - Grupo de Acreditación el cual hace parte del sistema de gestión integrado del Ideam.

 

Artículo 89. Forma, dimensiones y color del logotipo.

 

En el evento que el OEC requiera el Logotipo del Ideam, una vez acreditado podrá solicitarlo vía e-mail al correo oficial del Grupo de Acreditación de la Subdirección de Estudios Ambientales.

 

El uso, dimensiones, proporciones, colores y demás regulaciones referentes al Logotipo deben estar de acuerdo al Manual Uso del Símbolo Ideam - Grupo de Acreditación el cual hace parte del sistema de gestión integrado del Ideam.

 

TÍTULO XI

 

DISPOSICIONES FINALES

 

Artículo 90. Transición y vigencia. El presente reglamento comenzará a regir a partir de su publicación en el Diario Oficial y aplicará a todas las solicitudes de otorgamiento, seguimiento, renovación o ampliación de la acreditación que se inicien con posterioridad a la entrada en vigencia de la presente resolución.

 

Las acreditaciones otorgadas bajo las resoluciones número 0176 de 2003 y número 0268 de 2015, deberán adelantar los trámites de seguimiento, renovación y/o extensión bajo la presente la resolución.

 

Los trámites que se encuentren en curso, antes de la entrada en vigencia de la presente resolución, continuarán bajo la norma que regule el proceso de acreditación a la fecha de la solicitud, pero el próximo trámite de seguimiento, renovación, ampliación, cambio de instalaciones deberán adelantarse bajo la presente resolución.

 

Artículo 91. Derogatoria. Deróguense a partir de la vigencia dispuesta en el artículo anterior las Resoluciones número 0268 del 6 de marzo de 2015, Resolución número 1754 del 15 de octubre de 2009, número 0063 del 30 de marzo de 2007, número 0166 del 11 de agosto de 2006 y número 0176 del 31 de octubre de 2003.

 

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

 

Dada en Bogotá, D.C., a los 28 días del mes de enero del año 2022.

 

La Directora General

 

YOLANDA GONZÁLEZ HERNÁNDEZ