RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA 022 DE 2022

 

(Julio 27)

 

Por la cual se constituye la caja menor de la Contraloría de Bogotá, D.C., para la vigencia fiscal 2022 y se dictan otras disposiciones

 

EL CONTRALOR DE BOGOTÁ, D.C.

 

En ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las conferidas por el artículo 21 del Acuerdo Distrital 658 de 2016, modificado parcialmente por el artículo 1 del Acuerdo Distrital 664 de 2017 y el Decreto Distrital 192 de 2021, expedidos por el Concejo de Bogotá, D.C. y el Alcalde Mayor de Bogotá, D.C., respectivamente, y

 

CONSIDERANDO:

 

Que el Artículo 87 del Decreto Distrital 714 de 1996, “Estatuto Orgánico del Presupuesto Distrital” señala que la facultad para ordenar el gasto estará en cabeza del jefe de cada entidad, quien podrá delegarla en funcionarios del nivel directivo y será ejercida teniendo en cuenta las normas consagradas en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y en las disposiciones legales vigentes.

 

Que en conformidad con lo señalado en el Estatuto Orgánico del Presupuesto del Distrito, la Contraloría de Bogotá, D.C., hace parte del presupuesto anual de Distrito, debiendo acatar las normas que sobre esta materia se expidan.

 

Que mediante el Decreto Distrital 192 de 2021, se reglamentó el funcionamiento de las cajas menores y los avances en efectivo en el Distrito Capital, entre otros aspectos, y se estableció el monto y número, las cuales se constituirán para cada vigencia fiscal, a través de acto administrativo proferido por el representante legal de cada entidad.

 

Que mediante el Decreto Distrital 540 de 2021 “Por el cual se líquida el Presupuesto Anual de Rentas e Ingresos y de Gastos e Inversiones de Bogotá, Distrito Capital, para la vigencia fiscal comprendida entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2022 y se dictan otras disposiciones, en cumplimiento del Decreto 518 del 16 de diciembre de 2021, expedido por la Alcaldesa Mayor de Bogotá, Distrito Capital.”, la Contraloría de Bogotá, D.C., cuenta con un presupuesto anual para la vigencia fiscal 2022 por valor de CIENTO SETENTA Y OCHO MIL OCHOCIENTOS OCHENTA Y CUATRO MILLONES QUINIENTOS DOCE MIL PESOS ($178.884.512.000) M./CTE., para la Unidad Ejecutora 01 equivalentes a 178.885 SMMLV, permitiendo constituir hasta dos cajas menores por una cuantía máxima mensual conjunta de 180 SMMLV de conformidad con lo establecido en el artículo 61 del Decreto 192 de 2021.

 

Que este órgano de control fiscal expidió la Resolución No. 0001 del 3 de enero de 2022 mediante la cual: “Se codifica y distribuye el presupuesto anual de rentas e ingresos y de gastos e inversiones de la Unidad Ejecutora 01 de la Contraloría de Bogotá D.C.; para la vigencia fiscal comprendida entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2022”.

 

Que mediante Resolución Reglamentaria No. 010 del 4 de mayo de 2022, el Contralor de Bogotá D.C., creó dos cajas menores, la primera para el Despacho del Contralor y la segunda para la Dirección Administrativa y Financiera.

 

Que mediante Resolución Reglamentaria No. 012 de 2022, se corrigió un error formal de la Resolución Reglamentaria No. 010 de 2022.

 

Que mediante Resolución Reglamentaria No. 15 del 10 de junio de 2022 “Por la cual se ordena el cierre y legalización definitiva de la caja menor de la Dirección Administrativa y Financiera constituida mediante las Resoluciones Reglamentarias números 010 del 4 de mayo de 2022 y 012 del 10 de mayo de 2022”.

 

Que una vez realizados los trámites legales y presupuestales, se procedió a dar cumplimiento a lo ordenado por el Señor Contralor de Bogotá mediante Resolución Reglamentaria No. 015 de 2022.

 

Que la Directora Administrativa mediante comunicación radicada bajo el No. 3-2022-21690, solicitó al Subdirector Financiero expedir el certificado de disponibilidad presupuestal para amparar los gasto de la Caja Menor de la Dirección Administrativa y Financiera.

 

Que el Subdirector Financiero expidió el Certificado de Disponibilidad número 766 de fecha 22 de julio de 2022, el cual ampara la constitución y apertura de la caja menor de la Dirección Administrativa y Financiera, de conformidad con lo señalado en el artículo 59 del Decreto 192 de 2021.

 

Que se hace necesaria la creación, reglamentación y determinación de los responsables de la caja menor de la Dirección Administrativa y Financiera de la Contraloría de Bogotá, D.C., para la vigencia 2022.

 

Que en mérito de lo expuesto,

 

RESUELVE:

 

Artículo 1. Constituir la Caja Menor de la Dirección Administrativa y Financiera en la Contraloría de Bogotá, D.C., por la suma de VEINTISIETE MILLONES SEISCIENTOS DIEZ MIL PESOS ($27.610.000) M./ CTE., mensuales para la atención de los gastos generales con carácter de situaciones imprevistas, urgentes, imprescindibles o inaplazables necesarias para el normal funcionamiento de las demás dependencias de la entidad, que no tengan asignada Caja Menor, así:

 

 

La Ordenación del gasto estará a cargo del Subdirector(a) de Servicios Generales o quien haga sus veces. El manejo de esta Caja Menor podrá estar a cargo de un funcionario Profesional Universitario 219-03, Profesional Universitario 219-01, Técnico Operativo 314- 05 o Técnico Operativo 314-03, designado por el Ordenador del Gasto mediante comunicación escrita.

 

Artículo 2. DESTINACIÓN: Los recursos que se entreguen a los responsables del manejo de la caja menor constituida mediante el presente acto administrativo deberá ejecutarse según los conceptos de gastos generales y únicamente para atender erogaciones de menor cuantía que tengan el carácter de situaciones imprevistas, urgentes, imprescindibles o inaplazables necesarias para el normal funcionamiento de la entidad. La caja menor funcionará como un fondo fijo.

 

Artículo 3. PRIMER GIRO: El primer giro de la caja menor constituida se llevará a cabo con el cumplimiento de los siguientes requisitos:

 

1. Copia de la Resolución Reglamentaria de constitución de la Caja Menor expedida de conformidad con las normas presupuestales vigentes.

 

2. Póliza de manejo por el monto total de la caja menor, debidamente aprobada, que ampare a la entidad por las defraudaciones que puedan sufrir como consecuencia de las actuaciones de los funcionarios encargados del manejo de la misma.

 

Artículo 4. MANEJO DEL DINERO: El manejo del dinero de la caja menor se hará a través de una cuenta corriente oficial, debidamente autorizada por el Director(a) Administrativo(a), no obstante, se podrá manejar efectivo hasta un monto equivalente a cinco (5) SMMLV.

 

Artículo 5. APERTURA DE LIBROS: La dependencia de la Contraloría de Bogotá, D.C., a la que se asigne el manejo de una caja menor, procederá a la apertura de libros (caja y bancos), donde se registren diariamente las operaciones que afecten la caja menor, indicando fecha, imputación presupuestal del gasto, concepto y valor, con los respectivos comprobantes y soportes.

 

Artículo 6. AVANCES: Previo a que se giren los valores a los servidores públicos para viáticos y gastos de viaje, se requiere la ordenación mediante acto administrativo y del registro presupuestal correspondiente. Estos solo se podrán conceder para efectuar compras directas, tipificadas en el régimen de contratación administrativa vigente.

 

Artículo 7. LEGALIZACIÓN DE AVANCES: Los avances concedidos deberán ser legalizados ante la Tesorería General de la Contraloría de Bogotá, D.C., dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de entrega de los recursos o terminación de la comisión cuando se trate de viáticos; los dineros entregados en el mes de diciembre de 2022, se deberán legalizar a más tardar el día 15 de diciembre de 2022. Requisitos para la legalización:

 

1. Factura y/o documento equivalente.

 

2. Certificación de permanencia y/o constancia de cumplimiento de la comisión suscrita por el funcionario o autoridad competente.

 

3. Desprendible del tiquete aéreo o certificación de la empresa que lo expidió.

 

4. Recibo de pago de transporte terrestre si hay lugar a ello.

 

Parágrafo. Bajo ninguna circunstancia se podrá conceder un nuevo avance y/o comisión de servicios a un funcionario que no haya legalizado el anterior, salvo que no hubiere transcurrido el término de legalización establecido en la presente Resolución.

 

Artículo 8. MEDIDAS DE AUTOCONTROL: Los funcionarios a quienes se les entregue dinero del presupuesto de la Contraloría de Bogotá, D.C., para la constitución de la caja menor o se les concedan avances, deberán adoptar las medidas de control y seguridad necesarias que garanticen la adecuada aplicación de los recursos para el debido uso y manejo. Por lo tanto se harán responsables fiscal y pecuniariamente por el incumplimiento en la legalización oportuna y el manejo de estos recursos.

 

Parágrafo. Los responsables del manejo de caja menor, deben aplicar los procedimientos establecidos por la Entidad, sin contravenir las normas que regulan dicho manejo.

 

Artículo 9. PROHIBICIONES: No se podrán realizar con los recursos de la caja menor las siguientes operaciones:

 

1. Adquirir elementos cuya existencia este comprobada y/o soportada en el Almacén General de la Contraloría de Bogotá, D.C.

 

2. Fraccionar compras de un mismo elemento y/o servicio en una misma fecha.

 

3. Efectuar compras de la misma naturaleza por diferentes rubros presupuestales.

 

4. Realizar desembolsos para sufragar gastos con destino a órganos y/o dependencias diferentes a la entidad.

 

5. Efectuar pagos por concepto de contratos.

 

6. Reconocer y pagar gastos por concepto de servicios personales y las contribuciones de ley, transferencias, cesantías, pensiones, sueldos, jornales, viáticos, prestaciones sociales y demás gastos similares.

 

7. Préstamos y cambios de cheques oficiales o personales.

 

8. Contratar obligaciones a crédito.

 

9. Adquirir bienes y servicios por cuantía superior a los montos autorizados en el acto administrativo de constitución.

 

10. Pagar gastos que no contengan los documentos soportes exigidos para su legalización.

 

11. Efectuar contrataciones o realizar gastos para atender servicios de alimentación con destino a reuniones de trabajo

 

12. Las demás que no hagan parte de la naturaleza de las cajas menores.

 

Parágrafo. Cuando por cualquier razón o circunstancia una caja menor autorizada quede inoperante, no se podrá constituir otra ni reemplazarla hasta tanto la anterior haya sido legalizada en su totalidad.

 

Artículo 10. REQUISITOS PARA EL REEMBOLSO DE LAS CAJAS MENORES: En la legalización de los gastos efectuados a través de la caja menor para efectos del reembolso, se exigirá el cumplimiento de los requisitos que se relacionan a continuación:

 

1. Que los gastos se refieran al objeto y funciones de la Contraloría de Bogotá, D.C., y se ejecuten estrictamente, conforme al fin para el cual fueron programadas las apropiaciones de los rubros presupuestales.

 

2. Que los gastos estén agrupados por rubros presupuestales, bien sea en el comprobante de pago o en la relación anexa, y que correspondan a los autorizados en el presente acto administrativo.

 

3. Que los soportes presentados sean los originales, tengan el nombre o razón social, el número de documento de identidad o NIT, el objeto, la cuantía y se encuentren firmados por los acreedores en caso que lo ameriten.

 

4. Que la fecha del comprobante del gasto corresponda a la vigencia fiscal que se está legalizando.

 

5. Que el gasto se haya efectuado después de haberse constituido o reembolsado la caja menor según el caso, excepto los gastos notariales y procesales, gastos de transporte por mensajería y por procesos de fiscalización y cobro.

 

6. Los responsables de las cajas menores, deben efectuar los descuentos y retenciones de impuestos a que hubiere lugar de conformidad con la normatividad vigente, con la relación detallada de las bases para el cálculo y las tarifas aplicadas con los datos del Registro Único Tributario - RUT de los proveedores que fueron objeto de las retenciones.

 

7. Debe consignar los valores sobrantes y retenidos en la cuenta bancaria de la Contraloría de Bogotá, D.C., definida para tal fin por el Tesorero(a) General de la entidad.

 

8. Proferir acto administrativo para efectos del reembolso mensual de las Cajas Menores.

 

Parágrafo 1. Los reembolsos se harán en forma mensual en la cuantía de los gastos realizados, sin exceder bajo ninguna circunstancia el monto previsto en el respectivo rubro presupuestal, ni del setenta (70%) por ciento del monto autorizado de algunos o todos los valores de los rubros presupuestales autorizados y afectados.

 

Parágrafo 2. La legalización definitiva de la caja menor se deberá llevar a cabo a más tardar el día 15 de diciembre de 2022; los responsables de la caja menor deberán consignar en la Tesorería General de la entidad el dinero disponible en caja y en bancos en la cuenta bancaria oficial definida para este fin.

 

El incumplimiento de esta obligación al cierre de la vigencia fiscal 2022, dará lugar a que el Contador de la Contraloría de Bogotá, D.C., registre el valor no legalizado en el rubro de responsabilidades en proceso, dándole el tratamiento de faltantes de fondos e informe para que se continúe con las investigaciones respectivas.

 

Parágrafo 3. Con relación a los gastos efectuados en el último periodo de la vigencia en el periodo comprendido entre el 1 y el 15 de diciembre de 2022 a través de la caja menor, se deberá expedir los respectivos actos administrativos previos a la legalización definitiva de la misma.

 

Artículo 11. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

 

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

 

Dada en Bogotá, D.C., a los 27 días del mes de julio del año 2022.

 

JULIAN MAURICIO RUIZ RODRÍGUEZ

 

Contralor de Bogotá, D.C.