RESOLUCIÓN 471 DE 2022

 

(Agosto 31)

 

Por la cual se regula el funcionamiento del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno y se dictan otras disposiciones

 

El DIRECTOR GENERAL DEL INSTITUTO DISTRITAL DE PATRIMONIO CULTURAL

 

En uso de sus atribuciones legales, en especial las previstas en el artículo 59 del Decreto Ley 1421 de 1993, en el Acuerdo 257 de 2006 del Concejo de Bogotá, y en el Acuerdo 001 de 2019 de la Junta Directiva del Instituto Distrital de Patrimonio Cultural, demás normas concordantes, y

 

CONSIDERANDO:

 

Que los artículos 209 y 269 de la Constitución Política establecen, respectivamente, que: “(…) La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley”, y “En las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley (…)”

 

Que la Ley 87 de 1993 “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones”, aplicable a todos los organismos y entidades de las Ramas del Poder Público en sus diferentes órdenes y niveles, establece en los artículos 6 y 13, respectivamente, que “El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas, será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente (…)”, y “Los organismos y entidades a que se refiere el artículo 5 de la presente Ley, deberán establecer el más alto nivel jerárquico un Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, de acuerdo con la naturaleza de las funciones propias de la organización”.

 

Que mediante Resolución 061 del 30 de abril de 2007, el Instituto Distrital de Patrimonio Cultural adoptó el Comité Coordinador del Sistema de Control Interno. 

Que mediante Resolución 1070 del 30 de octubre de 2015 “Por la cual se adopta el Sistema Integrado de Gestión para el Instituto Distrital de Patrimonio Cultural” se conformó el Comité del Sistema Integrado de Gestión, del cual hace parte el Subsistema de Control Interno.

 

Que mediante Decreto Nacional 648 de 2017 “Por el cual se modifica y adiciona el Decreto 1083 de 2015, Reglamentario Único del Sector de la Función Pública” en su artículo 4 adicionó el Capítulo 1 del Título 21 del Decreto 1083 de 2015 “Único reglamentario del sector de Función Pública”, en los siguientes artículos: 

“Artículo 2.2.2.1.1.5 (sic) entidades que hacen parte del ámbito de aplicación de la Ley 87 de 1993, deberán establecer un Comité Institucional de Coordinación de Control Interno como órgano asesor e instancia decisoria en los asuntos del control interno, integrado por:

 

1) El representante legal quien lo presidirá.

 

2) El jefe de planeación o quien haga sus veces.

 

3) Los representantes del nivel directivo que designe el representante legal.

 

4) El representante de la alta dirección para la implementación del Modelo Estándar de Control Interno.

 

(sic) El jefe de control interno o quien haga sus veces, participará con voz, pero sin voto en el mismo y ejercerá la secretaría técnica.

 

Artículo 2.2.21.1.6 Funciones del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno. Son funciones del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno:

 

a. Evaluar el estado del Sistema de Control Interno de acuerdo con las características propias de cada organismo o entidad y aprobar las modificaciones, actualizaciones y acciones de fortalecimiento del sistema a partir de la normatividad vigente, los informes presentados por el jefe de control interno o quien haga sus veces, organismos de control y las recomendaciones del equipo MECI.

 

b. Aprobar el Plan Anual de Auditoría de la entidad presentado por el jefe de control interno o quien haga sus veces, hacer sugerencias y seguimiento a las recomendaciones producto de la ejecución del plan de acuerdo con lo dispuesto en el estatuto de auditoría, basado en la priorización de los temas críticos según la gestión de riesgos de la administración.

 

c. Aprobar el Estatuto de Auditoría Interna y el Código de Ética del auditor, así como verificar su cumplimiento.

 

d. Revisar la información contenida en los estados financieros de la entidad y hacer las recomendaciones a que haya lugar.

 

e. Servir de instancia para resolver las diferencias que surjan en desarrollo del ejercicio de auditoría interna.

 

f. Conocer y resolver los conflictos de interés que afecten la independencia de la auditoría.

 

g. Someter a aprobación del representante legal la política de administración del riesgo y hacer seguimiento, en especial a la prevención y detección de fraude y mala conducta.

 

h. Las demás asignadas por el Representante Legal de la entidad.

 

PARÁGRAFO 1º. El Comité se reunirá como mínimo dos (2) veces en el año.

 

PARÁGRAFO 2º. En las entidades que no cuenten con servidores públicos que hagan parte de la alta dirección, las funciones del comité serán ejercidas directamente por el representante legal de la entidad y los servidores públicos que se designen.

 

PARÁGRAFO 3º. En las entidades donde exista comité de auditoría éste asumirá las funciones relacionadas en los literales b, c, e y f del presente artículo e informarán al comité institucional de coordinación de control interno de su estado y desarrollo.”

 

Que el artículo 2.2.23.1 del Decreto Nacional 1083 de 2015 señala que el Sistema de Control Interno se articulará al Sistema de Gestión en el marco del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG, a través de los mecanismos de control y verificación que permiten el cumplimiento de los objetivos y el logro de resultados de las entidades. El Control Interno es transversal a la gestión y desempeño de las entidades y se implementa a través del Modelo Estándar de Control Interno –MECI.

 

Que es imperativo para el Instituto actualizar el órgano asesor e instancia decisoria en los asuntos del control interno, así como su funcionamiento, en atención a lo preceptuado por la Ley 87 de 1993 y el Decreto 648 de 2017.

 

Que mediante la Resolución No. 0193 del 30 de abril de 2018 se adoptó el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno del Instituto Distrital de Patrimonio Cultural y se derogó la Resolución 061 del 30 de abril de 2007.

 

Que el artículo 3 de la Resolución No. 0193 del 30 de abril de 2018, modificado por la Resolución No. 0448 del 19 de junio de 2019, señala que el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno del Instituto Distrital de Patrimonio Cultural, estará integrado así:

 

- El/la Director(a) General, quien lo presidirá

 

- El/la Subdirector(a) de Gestión Territorial del Patrimonio

 

- El/la Subdirector(a) de Gestión Corporativa.

 

- El/la Subdirector(a) de Protección e Intervención del Patrimonio

 

- El/la Subdirector(a) de Divulgación y Apropiación del Patrimonio

 

- El/la Jefe Oficina Asesora Jurídica

 

- El/la Jefe Oficina Asesora de Planeación

 

- El/la representante para la implementación del Modelo Estándar de Control Interno de la Entidad.

 

Que el Acuerdo 004 de 2021 de la Junta Directiva del IDPC determina que la estructura organizacional del Instituto Distrital de Patrimonio Cultural se encuentra conformada por: 1. Junta Directiva, 2. Despacho del Director, 3. Oficina Asesora de Planeación, 4. Oficina Asesora Jurídica, 5. Oficina de Control Interno Disciplinario, 6. Subdirección de Protección e Intervención del Patrimonio, 7. Subdirección de Gestión Territorial del Patrimonio, 8.Subdirección de Divulgación y Apropiación del Patrimonio, 9. Gerencia Museo Bogotá y 10. Subdirección de Gestión Corporativa.

 

Que la Resolución No. 0193 del 30 de abril de 2018, modificada por la Resolución No. 0448 del 19 de junio de 2019 no contempla la actualización de la estructura orgánica del Instituto, así como la actualización de disposiciones en materia de reuniones virtuales.

 

En mérito de lo expuesto, el Director General del Instituto Distrital de Patrimonio Cultural.

 

RESUELVE:

 

CAPÍTULO 1

 

DISPOSICIONES GENERALES

 

Artículo 1. CREACIÓN DEL COMITÉ INSTITUCIONAL DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO. Confórmese el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno del Instituto Distrital de Patrimonio Cultural.

 

Artículo 2. NATURALEZA DEL COMITÉ INSTITUCIONAL DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO. El Comité Institucional de Coordinación de Control Interno es un órgano asesor e instancia decisoria en los asuntos del control interno del Instituto Distrital de Patrimonio Cultural. En su rol de responsable y facilitador, hace parte de las instancias de articulación para el funcionamiento armónico del Sistema de Control Interno.

 

CAPÍTULO 2

 

INTEGRACIÓN Y FUNCIONES DEL COMITÉ INSTITUCIONAL DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO

 

Artículo 3. Modificado por la Resolución 211 de 2023. <El nuevo texto es el siguiente> INTEGRACIÓN. El Comité Institucional de Coordinación de Control Interno estará Integrado por:

 

- El/la Director(a) General, quien lo presidirá

 

- El/la Subdirector(a) de Gestión Territorial del Patrimonio

 

- El/la Subdirector(a) de Gestión Corporativa.

 

- El/la Subdirector(a) de Protección e Intervención del Patrimonio

 

- El/la Subdirector(a) de Divulgación y Apropiación del Patrimonio

 

- El/la Jefe Oficina Jurídica

 

- El/la Jefe Oficina Asesora de Planeación

 

Parágrafo 1. El/la Gerente del Museo de Bogotá, el/la Gerente de Instrumentos de Planeación y Gestión del Patrimonio Cultural y el/la Asesor(a) de Control Interno del Instituto Distrital de Patrimonio Cultural, serán invitados(as) permanentes con voz, pero sin voto.

 

Parágrafo 2. El/la Asesor(a) de Control Interno ejercerá la Secretaría Técnica.

 

Parágrafo 3. El Comité solicitará, de ser necesario, por intermedio de su Secretaría Técnica, el acompañamiento a las sesiones de los servidores públicos que considere indispensables para el desarrollo de sus funciones.

El texto original era el siguiente:

Artículo 3. INTEGRACIÓN. El Comité Institucional de Coordinación de Control Interno estará integrado por:

- El/la Director(a) General, quien lo presidirá

- El/la Subdirector(a) de Gestión Territorial del Patrimonio

- El/la Subdirector(a) de Gestión Corporativa.

- El/la Subdirector(a) de Protección e Intervención del Patrimonio

- El/la Subdirector(a) de Divulgación y Apropiación del Patrimonio

- El/la Jefe Oficina Asesora Jurídica

- El/la Jefe Oficina Asesora de Planeación

- El/la representante para la implementación del Modelo Estándar de Control Interno de la Entidad.

Parágrafo 1. El/la Gerente del Museo de Bogotá, el/la Jefe(a) de la Oficina de Control Interno Disciplinario y el/la Asesor(a) de Control Interno del Instituto Distrital de Patrimonio Cultural, serán invitados(as) permanentes con voz, pero sin voto.

Parágrafo 2. El/la Asesor(a) de Control Interno ejercerá la Secretaría Técnica.

Parágrafo 3. El Comité solicitará, de ser necesario, por intermedio de su Secretaría Técnica, el acompañamiento a las sesiones de los servidores públicos que considere indispensables para el desarrollo de sus funciones.

Artículo 4. FUNCIONES. Las funciones del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno del Instituto Distrital de Patrimonio Cultural, son las que se encuentran establecidas en el artículo 2.2.21.1.6 del Decreto 1083 de 2015, a saber:

 

1. Evaluar el estado del Sistema de Control Interno de acuerdo con las características propias de cada organismo o entidad y aprobar las modificaciones, actualizaciones y acciones de fortalecimiento del sistema a partir de la normatividad vigente, los informes presentados por el jefe de control interno o quien haga sus veces, organismos de control y las recomendaciones del equipo MECI;

 

2. Aprobar el Plan Anual de Auditoría de la entidad presentado por el jefe de control interno o quien haga sus veces, hacer sugerencias y seguimiento a las recomendaciones producto de la ejecución del plan de acuerdo con lo dispuesto en el estatuto de auditoría, basado en la priorización de los temas críticos según la gestión de riesgos de la Administración;

 

3. Aprobar el Estatuto de Auditoría Interna y el Código de Ética del auditor y sus modificaciones, así como verificar su cumplimiento;

 

4. Revisar la información contenida en los estados financieros de la entidad y hacer las recomendaciones a que haya lugar;

 

5. Servir de instancia para resolver las diferencias que surjan en desarrollo del ejercicio de auditoría interna;

 

6. Conocer y resolver los conflictos de interés que afecten la independencia de la auditoría;

 

7. Someter a aprobación del representante legal la política de administración del riesgo y hacer seguimiento para su posible actualización y evaluar su eficacia frente a la gestión del riesgo institucional, en especial a la prevención y detección de fraude y mala conducta;

 

8. Coordinar y asesorar el diseño de estrategias y políticas orientadas al fortalecimiento del Sistema de Control Interno Institucional, de conformidad con las normas vigentes y las características de la entidad. Así como, definir los lineamientos para la determinación, implantación, adaptación, complementación y mejoramiento permanente del Sistema de Control Interno.

 

9. Verificar la efectividad del sistema de control interno para procurar el cumplimiento de los planes, metas y objetivos previstos, constatando que el control esté asociado a todas las actividades de la organización y que se apliquen los mecanismos de participación ciudadana, conforme a las directrices dadas por el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno.

 

10. Analizar los informes de auditoría, seguimientos y evaluaciones que presente el Asesor de Control Interno de la entidad, a fin de determinar las mejoras a ser implementadas en la entidad.

 

11. Definir mejoras al Modelo Integrado de Planeación y Gestión implementado por la entidad, con especial énfasis en las actividades de control establecidas en todos los niveles de la organización, información que deberá ser suministrada al Comité de Gestión y Desempeño para su incorporación.

 

12. Las demás asignadas por el Representante Legal de la entidad.

 

Artículo 5. FUNCIONES DEL PRESIDENTE. Son funciones del Presidente del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno:

 

Convocar a través de la Secretaría Técnica del Comité.

 

- Presidir las sesiones del Comité.

 

- Convocar, a través de la Secretaría Técnica a los servidores públicos que considere indispensables para el desarrollo de las sesiones.

 

- Servir de canal de comunicación de las decisiones del Comité. Únicamente el presidente podrá informar oficialmente los asuntos decididos por el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno de (entidad).

 

- Delegar en los otros miembros del Comité algunas de sus funciones, cuando lo considere oportuno.

 

- Hacer el reparto de los asuntos que le corresponda al Comité decidir y debatir.

 

- Decidir los impedimentos y recusaciones que presenten los integrantes del Comité.

 

Artículo 6. FUNCIONES DE LA SECRETARÍA TÉCNICA. Son funciones de la Secretaría Técnica del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno:

 

- Citar a las sesiones del Comité, a los miembros e invitados, de acuerdo a solicitud del Presidente.

 

- Hacer la citación por lo menos con cinco (5) días de anticipación a la realización de la sesión. 

- Preparar el orden del día para cada sesión.

 

- Elaborar y suscribir las actas correspondientes por cada sesión.

 

- Realizar seguimiento a los compromisos asumidos en las sesiones e informar al Presidente sobre los avances de los mismos.

 

- Custodiar las actas suscritas y demás documentos que se generen en el Comité.

 

- Llevar el registro y control de las actas de sesiones ordinarias y extraordinarias.

 

- Coordinar con las dependencias del IDPC, para que los asuntos a tratar en el respectivo Comité, sean inherentes al mismo.

 

- Las demás que de acuerdo con su naturaleza le sean asignadas por el Presidente del Comité.

 

CAPÍTULO 3

 

REUNIONES Y FUNCIONAMIENTO

 

Artículo 7. SESIONES Y FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ. El Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, sesionará y funcionará bajo los siguientes parámetros:

 

1. Se reunirá de manera presencial, con carácter ordinario por lo menos dos (2) veces al año y extraordinariamente de manera presencial o virtual, cuando las circunstancias lo ameriten, por iniciativa motivada de cualquiera de sus miembros.

 

2. El Comité sesionará válidamente con la asistencia de la mitad más uno de sus miembros, y las decisiones se tomaran por mayoría simple de los miembros asistentes a la respectiva sesión.

 

3. Cuando lo considere pertinente, según los temas a tratar en el orden del día, el presidente del Comité, podrá invitar personas o representantes de entidades del sector público o privado que tengan injerencia en los asuntos de control interno, quienes sólo podrán participar, aportar y debatir sobre los temas para los cuales han sido invitados.

 

4. De las sesiones de reunión del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, se levantarán actas a cargo de la Secretaría Técnica, las cuales llevarán un número consecutivo y contendrán los temas tratados, las deliberaciones, las recomendaciones y las tareas asignadas durante cada sesión, con sus respectivos responsables.

 

5. Los documentos soporte exhibidos en las sesiones hace parte integral de las actas.

 

6. Las actas serán aprobadas y suscritas por el/la Presidente y el/la Secretario(a) Técnico del Comité y tendrán como soporte los listados de asistencia.

 

Parágrafo 1. La asistencia y participación en el Comité es obligatoria para sus miembros.

 

Artículo 8. REUNIONES VIRTUALES DEL COMITÉ INSTITUCIONAL DE CONTROL INTERNO. Las sesiones virtuales (sincrónicas o asincrónicas) del Comité Institucional de Control Interno se adelantarán de conformidad con el siguiente procedimiento:

 

1. La invitación a la sesión del Comité se efectuará por correo electrónico institucional o calendario virtual adjuntando el orden del día y los soportes correspondientes de los asuntos a tratar.

 

2. La Secretaría Técnica deberá especificar en el texto de la convocatoria la fecha y hora de la sesión, el orden del día y las instrucciones para participar en la sesión virtual.

 

3. Cada integrante del Comité deberá manifestar su posición frente a los asuntos sometidos a consideración y remitir a la Secretaría Técnica y a los demás miembros del Comité su decisión, por los medios y dentro de los tiempos establecidos para la realización del Comité. Vencido este término sin que algún miembro del Comité manifieste su decisión, se entenderá que no tiene objeciones y que acepta las decisiones de la mayoría en cada tema discutido.

 

4. Si se presentan observaciones o comentarios por los miembros del Comité, se harán los ajustes sugeridos, si en criterio del presidente proceden, y la Secretaría técnica enviará nuevamente el/los documentos, instrumentos, metodologías a todos los integrantes con los ajustes, para que sean aprobados por los miembros del Comité.

 

5. Una vez adoptadas las decisiones pertinentes, la Secretaría técnica informará la decisión a los miembros del Comité a través del correo electrónico y levantará el acta respectiva. Los miembros del Comité dentro del tiempo establecido al envío del acta remitirán sus observaciones, si a ello hubiere lugar. Si no se presentan observaciones se entenderá que están de acuerdo con el contenido de la misma. Este plazo se ajustará de acuerdo con la complejidad del tema a tratar, según lo dispongan los miembros del Comité.

 

6. El comité virtual sincrónico funcionará como un comité presencial.

 

Parágrafo. La Secretaría técnica del Comité conservará los archivos de correos electrónicos enviados y recibidos durante la sesión virtual, al igual que los demás medios tecnológicos de apoyo o respaldo de la respectiva sesión, lo cual servirá de insumo para la elaboración de las actas.

 

Artículo 9. DECISIONES DEL COMITÉ INSTITUCIONAL DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO. Las decisiones del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno se adoptarán mediante acta. El voto de los integrantes deberá ser motivado y con fundamento en los documentos aportados por el solicitante y en las pruebas que se hubieren practicado.

 

CAPÍTULO 4

 

VARIOS

 

Artículo 10. MODIFICACIÓN DEL REGLAMENTO. Este reglamento podrá ser reformado mediante resolución del Director General del IDPC, a iniciativa de cualquiera de los integrantes del Comité y aprobado en la sesión correspondiente.

 

Artículo 11. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las Resoluciones 0193 del 30 de abril de 2018 y 0448 del 19 de junio de 2019 y todas las disposiciones que le sean contrarias.

 

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

 

Dada en Bogotá, D.C., a los 31 días del mes de agosto dela año 2022.

 

PATRICK MORALES THOMAS

 

Director General

Nota: Ver norma original en Anexos.