La función pública está al servicio de los intereses generales de la comunidad.

El artículo 9 del Acuerdo 17 del 24 de septiembre de 1995, define que compete al Contador General de Bogotá, consolidar la información contable de los entes públicos del nivel distrital y definir los plazos y procedimientos para su reporte.

La Resolución 139 del 17 de mayo de 1999, por medio de la cual se precisan los criterios y procedimientos con los cuales la Contaduría General de la Nación ejecuta técnicamente los procesos de consolidación, describe algunos criterios básicos en materia de consolidación para el sector público e incorpora al Distrito Capital en el ámbito de aplicación.

En el parágrafo transitorio del artículo 28 de la Resolución 139 de 1999, el Contador General de la Nación, manifiesta que la descentralización del proceso de consolidación se hará en forma progresiva, garantizando previamente el cumplimiento de los requerimientos técnicos mínimos de consolidación.

El artículo 44 del Decreto Distrital No 333 de 2003 establece las funciones de la Dirección Distrital de Contabilidad, bajo la responsabilidad directa del Contador General de Bogotá D.C, entre las cuales se pueden señalar:

"2. Coordinar la Contabilidad General del Distrito Capital en forma consolidada.

3. Establecer las directrices pertinentes para la elaboración del Balance General del Distrito Capital, con arreglo a las normas superiores, en especial las de orden nacional en cuanto a métodos, técnicas y procedimientos de información, seguimiento, evaluación y control necesarios.

4. Coordinar las actividades propias para la elaboración y presentación de los Estados Financieros del Distrito Capital de Bogotá.

5. Consolidar la Contabilidad General de la Administración Central, Organismos de Control Distrital, Fondos de Desarrollo Local y Entidades Descentralizadas, de tal forma, que permita determinar la situación financiera y patrimonial del Distrito Capital.

6. Establecer los procedimientos y plazos necesarios para que los servidores públicos distritales reporten la información contable necesaria para su consolidación.

7. Formular las pautas para el registro y la actualización financiera de los bienes del Distrito Capital.

8. Ejercer control en la oportunidad, confiabilidad, utilidad, publicidad y divulgación de los informes producidos por el sistema contable de acuerdo con las reglamentaciones vigentes para el efecto.

9. Establecer los métodos y procedimientos que permitan el seguimiento, evaluación y control al sistema integrado de información contable y financiera que desarrolle el Distrito Capital.

10. Coordinar y evaluar las situaciones contables derivadas de los hechos económicos registrados por las Entidades Distritales.

11. Establecer medidas que aseguren el cumplimiento de las normas contables e informar a las instancias administrativas y disciplinarias correspondientes, las irregularidades que se presenten a fin de que se apliquen las sanciones a que hubiere lugar.

12. Coordinar la oportuna remisión de los Estados contables Consolidados del Distrito Capital al Señor Alcalde Mayor, al Secretario de Hacienda, a la Contraloría Distrital y al Concejo de Bogotá para los fines de su competencia."

El artículo 45 del Decreto Distrital No 333 de 2003, determina las funciones del Contador General de Bogotá, entre las cuales se destacan las señaladas con los siguientes numerales:

1. Velar porque la Contabilidad y la presentación de los Estados Contables se sujeten a las normas, principios y políticas prescritas a nivel nacional.

3. Expedir de acuerdo con su competencia, las certificaciones que se deriven de la Contabilidad Pública Distrital.

6. Consolidar la contabilidad general de la Administración Central, Organismos de Control Distrital, Fondos de Desarrollo Local y Entidades Descentralizadas, de tal forma, que permita determinar la situación financiera y patrimonial del Distrito Capital.

8. Suministrar al Señor Alcalde Mayor, al Secretario de Hacienda y al Concejo Distrital los Estados Contables, las explicaciones e informes complementarios que se requieran para el análisis de las finanzas públicas distritales.

10. Reglamentar los procedimientos y adoptar las medidas pertinentes para obtener de las dependencias distritales, entidades privadas así como de los particulares la información necesaria para el cumplimiento de las funciones propias de la Dirección Distrital de Contabilidad de Bogotá D. C.

11. Certificar los Estados Financieros Consolidados de la Administración Central del Distrito Capital y presentarlos al Secretario de Hacienda y al Alcalde Mayor para su correspondiente refrendación.

La Resolución 250 del 4 de junio de 2003, establece los requisitos y plazos para la presentación de la información financiera, económica y social a la Contaduría General de la Nación y otras obligaciones de información.

Mediante Resolución 395 del 24 de diciembre de 2001, el Contador General de la Nación, modifica las Resoluciones 373 de 1999, 150 de 2000 y dicta otras disposiciones.

Las Resoluciones 052 del 8 de noviembre de 2001 y 003 de febrero 1º de 2002, expedidas por la Contraloría de Bogotá D.C., reglamentan los términos y condiciones en que las entidades del Distrito Capital deben reportar la información contable y financiera ante el Organismo de Control; e igualmente, establece las responsabilidades de la Secretaría de Hacienda del Distrito - Dirección Distrital de Contabilidad respecto de los Estados Contables Consolidados del Distrito Capital.

La Resolución 053 de noviembre de 2001, en su artículo 2º, establece que los entes sujetos al control de la Contraloría de Bogotá D.C., con base en el respectivo informe de auditoría, deben elaborar y presentar un Plan de Mejoramiento que contemple las acciones que se compromete a adelantar la entidad, con el propósito de subsanar y corregir las observaciones formuladas.

En virtud de la Resolución 053 de noviembre de 2001, la Secretaría de Hacienda Distrital firmó un plan de mejoramiento con el fin de subsanar las deficiencias observadas en el proceso de consolidación de los Estados Contables reportados por las entidades que conforman el Distrito Capital.

El Contador General de la Nación, mediante oficio del 14 de noviembre de 2001, ratificó que aún no se han dado instrucciones a las entidades para adelantar el proceso de consolidación, pero en el contexto de la competencia interna del Distrito, su desarrollo e implementación es responsabilidad de la Dirección Distrital de Contabilidad y deberá estructurarse acogiendo rigurosamente los criterios técnicos pertinentes lo cual incluye la parametrización de las aplicaciones adecuadas para tal fin.

El numeral 52 del artículo 48 de la Ley 734 del 5 de febrero de 2002, determina como falta gravísima no dar cumplimiento injustificadamente a la exigencia de adoptar el Sistema Nacional de Contabilidad Pública de acuerdo con las disposiciones emitidas por la Contaduría General de la Nación y no observar las políticas, principios y plazos que en materia de contabilidad pública se expidan con el fin de producir información confiable, oportuna y veraz.

Los Decretos 1282 del 19 de junio de 2002 y 1914 del 10 julio de 2003, reglamentan la Ley 716 del 24 de diciembre de 2001, sobre el saneamiento contable en el sector público.

La Ley 863 del 29 de diciembre de 2003, por la cual se establecen normas tributarias, aduaneras, fiscales y de control para estimular el crecimiento económico y el saneamiento de las finanzas públicas, prorrogó la vigencia de los artículos 1º, 2º, 3º, 4º -excepto el parágrafo 3º-, 5º, 6º, 7º, 8º, 9º, 10º, 11º y 17º de la Ley 716 del 24 de diciembre de 2001 hasta el 31 de diciembre del 2005.

La Administración del Distrito Capital, a través de la Secretaría de Hacienda, se ha propuesto implementar gradualmente un Sistema de Información Contable Distrital, con el objeto de generar información financiera y patrimonial razonable que facilite la rendición de cuentas a los usuarios y garantice la transparencia de la gestión.

Ver el Decreto Distrital 138 de 2004

ARTÍCULO PRIMERO.- Las normas establecidas en la presente Resolución, deberán ser cumplidas por los Organismos y Dependencias que conforman el Sector Central, las Localidades y entidades descentralizadas del Distrito Capital.

ARTÍCULO SEGUNDO.- Serán responsables ante la Secretaría de Hacienda - Dirección Distrital de Contabilidad por la presentación de los estados e informes contables, el cumplimiento de las normas, procedimientos y obligaciones afines, los siguientes funcionarios:

a) En el Sector Central y las Localidades: El Veedor Distrital, El Personero Distrital, El Contralor Distrital, El Director de Relaciones Industriales del Concejo Distrital, Secretarios de Despacho, Directores de Departamento Administrativo, Gerentes o Directores de Unidades Administrativas Especiales, Alcaldes Locales y los Jefes o Responsables del Area Contable.

b) En el sector Descentralizado: los Representantes Legales, Jefes de Areas financieras, Jefes de Contabilidad y/o Contadores, y Revisor Fiscal cuando la entidad esté obligada a tenerlo.

ARTÍCULO TERCERO.- Todos los entes públicos distritales deben garantizar un cierre integral de todas las áreas que generan hechos financieros, económicos y sociales, programando actividades de orden administrativo como cierres de compras, tesorería y presupuesto, recibo a satisfacción de bienes y servicios, reconocimiento de derechos y obligaciones, elaboración de inventario de bienes, legalización de cajas menores, viáticos y anticipos, conciliaciones bancarias y verificación de operaciones recíprocas, en especial aquellas cuentas utilizadas por las entidades que tienen a cargo el desarrollo conjunto de proyectos de inversión, entre otras.

ARTÍCULO CUARTO.- Los Organismos y Dependencias del sector central y las Localidades, deberán reportar mensualmente a la Secretaría de Hacienda - Dirección Distrital de Contabilidad -, dentro de los primeros diez (10) días del mes siguiente al cierre, la información financiera, económica y social relacionada a continuación:

Información Básica

a) Formato CGN96.001 - Catálogo de Cuentas

b) Formato CGN96.002 - Información sobre saldos de Operaciones Recíprocas (en este informe deben reportar de manera separada, los datos de los Organismos y Dependencias del sector central, de las Localidades y de los demás entes distritales y nacionales)

c) Informe movimiento de Cuentas por Pagar

d) Informes sobre el estado de la cuenta Principal y Subalterna

Estados contables

a) Balance General

b) Estado de Actividad Financiera, Económica y Social

c) Estado de Cambios en el Patrimonio.

d) Notas a los estados contables (semestralmente)

e) Demás Estados Contables que reglamente la Contaduría General de la Nación.

Información adicional

a) Reporte de Bienes Inmuebles en un archivo ASCII - anual -

b) Informe de gestión sobre saneamiento contable - trimestral -

c) Informe de Evaluación del Sistema de Control Interno Contable - anual -

d) Formato CGN2003-0041 - Recursos Públicos Entregados en Administración - anualmente-

e) Formato CGN2003-0052 - Avance Saneamiento Contable - trimestralmente

PARAGRAFO 1. La información reportada al cierre de cada vigencia se deberá entregar a la Secretaría de Hacienda - Dirección Distrital de Contabilidad, dentro de los primeros veinte (20) días del mes de enero de la siguiente vigencia.

PARAGRAFO 2. Cuando la fecha de presentación coincida con un día no hábil, la información deberá entregarse el día hábil siguiente.

PARÁGRAFO TRANSITORIO. Durante la vigencia de la Ley 863 del 29 de diciembre de 2003, artículos 65, 66 y 67, los cuales prorrogan la vigencia de los artículos 1º, 2º, 3º, 4º -excepto el parágrafo 3º-, 5º, 6º, 7º, 8º, 9º, 10º, 11º y 17º de la Ley 716 del 24 de diciembre de 2001 hasta el 31 de diciembre de 2005, las entidades deben enviar al cierre de cada trimestre un informe de gestión sobre saneamiento contable y el Formato CGN-2003-005 Avance Saneamiento Contable.

ARTÍCULO QUINTO.- Las entidades descentralizadas, deberán reportar la siguiente información financiera, económica y social, ante la Secretaría de Hacienda - Dirección Distrital de Contabilidad trimestralmente, en los plazos establecidos por la Contaduría General de la Nación:

Información Básica

a) Formato CGN96.001 - Catálogo de Cuentas.

b) Formato CGN96.002 - Información sobre saldos de Operaciones Recíprocas.

c) Formato CGN98.003 - Información sobre Participación Patrimonial.

d) Formato CGN2003-0043 - Recursos Públicos Entregados en Administración

e) Formato CGN2003-0054 - Avance Saneamiento Contable

Estados contables

a) Balance General

b) Estado de Actividad Financiera, Económica y Social

c) Estado de Cambios en el Patrimonio

d) Estado de Flujos de Efectivo (sólo entidades obligadas por la Contaduría General de la Nación)

e) Notas a los estados contables (semestralmente)

Informes adicionales

a) Anexo detallado de Operaciones Recíprocas con Organismos y Dependencias del sector central y las Localidades.

b) Informe de Gestión sobre saneamiento contable.

c) Las entidades obligadas a tener Revisor Fiscal, deberán adjuntar su Dictamen sobre los Estados Contables al cierre de la vigencia, previo cumplimiento de los requisitos exigidos por la Ley.

d) Informe de Evaluación del Sistema de Control Interno Contable, se debe presentar al cierre de cada vigencia.

PARAGRAFO 1. Cuando la fecha de presentación coincida con un día no hábil, la información deberá entregarse el día hábil siguiente.

PARÁGRAFO TRANSITORIO. Durante la vigencia de la Ley 863 del 29 de diciembre de 2003, artículos 65, 66 y 67, los cuales prorrogan la vigencia de los artículos 1º, 2º, 3º, 4º -excepto el parágrafo 3º-, 5º, 6º, 7º, 8º, 9º, 10º, 11º y 17º de la Ley 716 del 24 de diciembre de 2001 hasta el 31 de diciembre de 2005, las entidades deben enviar al cierre de cada trimestre un informe de gestión sobre saneamiento contable y el Formato CGN-2003-005 Avance Saneamiento Contable.

ARTÍCULO SEXTO.- La información financiera, económica y social presentada por los Organismos, Dependencias, Localidades y entidades descentralizadas del Distrito Capital deberán cumplir los siguientes requisitos:

a) Presentarse en medio magnético e impreso en forma legible, sin tachones, ni enmendaduras, ordenada, foliada y legajada.

b) Los saldos reportados en los Estados, Formatos e Informes deberán presentarse en miles de pesos.

c) La información reportada en medio impreso deberá estar firmada por los funcionarios responsables establecidos en el artículo 2º de la presente Resolución. Para todos los efectos además de la firma del Contador y/o Jefe de Contabilidad deberá indicarse el número de la Tarjeta Profesional e incluir la firma del Revisor Fiscal5 si es una entidad obligada a tenerlo.

d) Los Estados Contables: Balance General y Estado de Actividad Financiera, Económica y Social deben reportarse a nivel de grupo y cuenta.

e) El informe anual de Evaluación del Sistema de Control Interno Contable deberá indicar el ambiente de control, la valoración de riesgos y las actividades de control en los procesos para el manejo de recursos, bienes y sistemas de información que garanticen el registro exacto, veraz y oportuno de las transacciones, de acuerdo con las normas expedidas por la Contaduría General de la Nación.

f) Las entidades que deban someter su información financiera, económica, y social a la aprobación de asambleas de accionistas o juntas directivas, deberán remitir la correspondiente al 31 de diciembre en la fecha indicada en la presente resolución. Si la información aprobada llegare a ser modificada con respecto a la enviada previamente, deberán remitir la nueva información con el acta de aprobación respectiva, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de realización del evento 6.

g) Toda la información se debe remitir mediante comunicación escrita firmada por el Representante Legal de cada entidad.

ARTÍCULO SÉPTIMO.- Son de obligatorio cumplimiento los lineamientos establecidos en los numerales 1.2.7.3 y 3.5 del Plan General de Contabilidad Pública PGCP, respecto de la presentación e información mínima que deben contener las notas a los estados contables, a fin de proveer a sus usuarios, a la ciudadanía, a los organismos de control y a la administración, de herramientas que les permita formarse un juicio sobre su contenido.

Es necesario presentar en Nota a los Estados Contables los conceptos que conforman las subcuentas de "otros", las cuales no pueden superar el 5% de la cuenta.

ARTÍCULO OCTAVO.- En desarrollo del proceso de consolidación y como resultado del análisis, verificación y eliminación de saldos recíprocos entre entes del nivel distrital, la Dirección Distrital de Contabilidad entregará en forma semestral a las Entidades Distritales un informe de inconsistencias en Operaciones Recíprocas, que identifica aquellas partidas sin correspondencia parcial o total.

ARTÍCULO NOVENO.- Con base en el informe mencionado en el artículo anterior, se requiere que la entidad:

a) Concilie y adelante los trámites requeridos en forma conjunta con las entidades correspondientes para depurar los saldos de operaciones reciprocas no coincidentes.

b) Efectúe la circularización y confrontación permanente de los saldos de operaciones recíprocas.

c) Identifique las causas que originaron las diferencias para cada una de las partidas relacionadas en el informe.

d) Clarifique la situación de cada partida teniendo en cuenta los lineamientos que para el efecto disponga la Dirección Distrital de Contabilidad.

e) Establezca las acciones que permitan conciliar al 100% las operaciones recíprocas.

f) Reporte el Anexo 7 de Operaciones Recíprocas con la Administración Central.

g) Los saldos de cuentas recíprocas entre entidades públicas que no figuren en la Tabla de Correlativas, no se deben reportar. Es procedente analizar el origen del registro para su reclasificación contable o solicitar ante la autoridad competente la incorporación de las cuentas.

ARTÍCULO DÉCIMO.- Como parte integral de las Notas a los Estados Contables, la entidad deberá incluir un informe firmado por el contador y el representante legal, en el cual se detalle para cada una de las partidas, las acciones adelantadas y/o situaciones encontradas que dificultaron la conciliación de la misma. En el informe de evaluación del Sistema de Control Interno Contable, el jefe o responsable de control interno indicará el resultado de la evaluación adelantada sobre el proceso de conciliación de operaciones recíprocas.

ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO.- Los Organismos y Dependencias del Sector Central y las Localidades, deberán reportar los saldos de la cuenta principal y subalterna en forma mensual, diligenciando los formatos establecidos para ello por la Dirección Distrital de Contabilidad.

PARAGRAFO. En forma adicional al reporte de que trata este artículo, deberá remitir la conciliación de estos saldos, adjuntando un informe en el que se detallen las acciones adelantadas respecto de las partidas conciliatorias del mes anterior.

ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO.- La información contable se recibirá con la certificación satisfactoria del proceso de validación realizado en el programa facilitado por la Contaduría General de la Nación, o la justificación escrita de las inconsistencias arrojadas por éste.

ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO.- La Dirección Distrital de Contabilidad podrá incorporar los controles de validación pertinentes en el sistema de consolidación de los Estados Contables del Distrito Capital, que se ajusten a los criterios técnicos referidos en el Plan General de Contabilidad Pública y contribuyan al mejoramiento en la calidad de la información objeto de consolidación.

ARTÍCULO DÉCIMO CUARTO.- La Dirección Distrital de Contabilidad brindará la asesoría necesaria cuando surjan inquietudes generadas en el registro de operaciones que incidan en la información contable reportada por los entes del nivel distrital sujetos de consolidación.

ARTÍCULO DÉCIMO QUINTO.- La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las normas que le sean contrarias, en especial la Resolución 002 del 15 de julio de 2002, por la cual se fijaron fechas, requerimientos y procedimientos para la presentación de la información contable necesaria en el proceso de consolidación del Distrito Capital.