RESOLUCIÓN 344 DE 2018

 

(Abril 24)

 

Por la cual se deroga la Resolución N° 637 de 2015, se adopta el Modelo Integrado de Planeación y Gestión  MIPG y se crea el Comité Institucional de Gestión y Desempeño

 

EL DIRECTOR GENERAL DEL INSTITUTO DISTRITAL DE LAS ARTES – IDARTES

 

CONSIDERANDO:

 

Que el artículo 209 de la Constitución Política dispone que: "la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones". Igualmente, señala que "las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley”.

 

Que el artículo 6 de la Ley 87 de 1993, por la cual se dicta normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del Estado Colombiano, determina: "El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno, también será de responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos".

 

Que el Decreto Nacional 2145 de 1999, por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno de las entidades, dispone la creación del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno Institucional, definido como órgano de coordinación y asesoría del diseño de estrategias y políticas orientadas al fortalecimiento del Sistema de Control Interno Institucional, en virtud de lo cual debe articularse a los otros comités y las dinámicas de los Sistemas de Gestión.

 

Que el Decreto 1499 de 2017 surge como mecanismo de integración del Sistema de Gestión, en donde unifica el Sistema de Gestión de la Calidad que trata la Ley 872 de 2003 y de Desarrollo Administrativo de que trata la Ley 489 de 1998 y los integra al Sistema de Control Interno mencionado en la Ley 87 de 1993. 

Que el artículo 2.2.22.3.4 determina como ámbito de aplicación del Modelo Integral de Planeación y Gestión - MIPG para todos los organismos y entidades de los órdenes nacional y territorial de la Rama Ejecutiva del Poder Público.

 

Que el artículo 2.2.22.3.8 del mencionado decreto, establece que en cada entidad se debe conformar un Comité Institucional de Gestión y Desempeño encargado de orientar la implementación y operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG, el cual sustituirá los demás comités que tengan relación con el Modelo y que no sean obligatorios por mandato legal. Para el caso del orden territorial el representante legal de cada entidad definirá la conformación del Comité Institucional, el cual será presidido por un servidor del más alto nivel jerárquico, e integrado por servidores públicos del nivel directivo o asesor.

 

Que el Instituto Distrital de las Artes que a través de la Resolución 637 de 2015, estableció el Comité del Sistema Integrado de Gestión, de acuerdo con los requerimientos establecidos por la NTD - SIG 001 : 2011 , como instancia encargada en la determinación de lineamientos que permitan la implementación y seguimiento del SIG en la entidad.

 

Que para dar cumplimiento de las disposiciones legales enunciadas, se requiere adoptar el Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG -, cambiar la denominación del Comité del Sistema Integrado de Gestión por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, y establecer los lineamientos generales para la implementación de las políticas establecidas en el MIPG.

 

Que en mérito de Io expuesto,

RESUELVE:

 

ARTÍCULO 1. Derogar: Derogar la Resolución N° 637 de 2015 "Por la cual se modifica la Resolución N° 1026 de 2013 por la cual se crean los niveles de responsabilidad y autoridad del Sistema Integrado de Gestión en el Instituto Distrital de las Artes"

 

ARTÍCULO 2. Adoptar: Adoptar por este acto el Modelo Integrado de Planeación y Gestión establecido para las entidades territoriales a través del Decreto 1499 de 2017 para ser aplicado en la entidad

 

TÍTULO I

 

MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN - MIPG -

 

ARTÍCULO 3. Definición de Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG : Se define como un marco de referencia para dirigir, planear, ejecutar, hacer seguimiento, evaluar y controlar la gestión de las entidades y organismos públicos, con el fin de generar resultados que atiendan los planes de desarrollo y resuelvan las necesidades y problemas de los ciudadanos, con integridad y calidad en el servicio.

 

ARTÍCULO 4. Campo de aplicación: El modelo que se adopta será aplicado en desarrollo de las funciones y acciones desempeñadas por las Unidades de Gestión del ldartes.

 

ARTÍCULO 5. Objeto: Dirigir la gestión pública al mejor desempeño institucional y a la consecución de resultados para la satisfacción de las necesidades y et goce efectivo de los derechos de los ciudadanos, en el marco de la legalidad y la integridad.

 

ARTÍCULO 6: Conformación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG -: De acuerdo con lo establecido en el manual operativo del MIPG emitido en el 2017, que contiene las siguientes dimensiones:

 

1. Talento Humano

 

2. Direccionamiento Estratégico y Planeación

 

3. Gestión con valores para resultados

 

4. Evaluación de Resultados

 

5. Información y comunicación

 

6. Gestión del conocimiento y la innovación

 

7. Control Interno

 

Así mismo, contiene la implementación de las políticas de gestión y desempeño institucional, que estarán articuladas con las dimensiones anteriormente enunciadas:

 

1. Planeación Institucional.

 

2. Gestión presupuestal y eficiencia del gasto público.

 

3. Talento humano.

 

4. Integridad.

 

5 Transparencia, acceso a la información pública y lucha contra la corrupción.

 

6. Fortalecimiento organizacional y simplificación de procesos.

 

7. Servicio al ciudadano.

 

8. Participación ciudadana en la gestión pública.

 

9. Racionalización de trámites.

 

10. Gestión documental.

 

11. Gobierno Digital, antes Gobierno en Línea

 

12. Seguridad Digital

 

13. Defensa jurídica

 

14. Gestión del conocimiento y la innovación

 

15. Control interno

 

16. Seguimiento y evaluación del desempeño institucional.

 

ARTICULO 7: Responsabilidad del MIPG: El responsable de la implementación y mantenimiento del Modelo Integrado de Gestión y Planeación- MIPG- para el Instituto Distrital de las Artes - Idartes será el representante legal de la entidad quien tendrá como responsabilidad el direccionamiento estratégico, el seguimiento al cumplimiento de los elementos que conforman y la asignación de recursos necesarios para su funcionamiento.

 

Así mismo, serán responsables las áreas cuyas funciones se encuentren directamente vinculadas a la ejecución de las políticas y dimensiones del MIPG, fomentando el desarrollo armónico y colaborativo para el efectivo cumplimiento de los lineamientos emitidos por el MIPG.

 

TÍTULO ll

 

COMITÉ INSTITUCIONAL DE GESTIÓN Y DESEMPEÑO

 

ARTICULO 8. Creación del Comité institucional de gestión y desempeño: El cual está conformado de la siguiente manera:

 

1. El (la) Director(a) General del Instituto Distrital de las Artes - IDARTES, quien lo presidirá

 

2. El (la) Subdirector(a) Administrativo y Financiero.

 

3. El (la) Subdirector(a) de las Artes.

 

4. El (la) Subdirector(a) de Equipamientos Culturales

 

5. El (la) Subdirector(a) de Formación Artística.

 

6. El (la) Asesor(a) de Comunicaciones,

 

7. El (la) Jefe de la Oficina Asesora de Planeación.

 

8. El (la) Jefe de la Oficina Asesora Jurídica.

 

9. El (la) Asesor(a) de Control Interno, quien tendrá voz pero no voto.

 

PARÁGRAFO 1: El Comité podrá invitar a sus reuniones a servidores públicos que por su condición jerárquica, funcional o de conocimiento técnico deban asistir de acuerdo con los asuntos a tratar en las reuniones programadas, estas personas tendrán derecho a voz, pero sin voto en las decisiones que adopten frente a la funcionalidad del MIPG.

Instituto Distrital de

 

PARÁGRAFO 2: Sólo en casos excepcionales, los Directivos, Jefes de Oficina Asesora y Asesores enviarán delegados para asistir a las reuniones, en estos casos tendrán voto en las decisiones.

 

ARTÍCULO 9. Funciones. Son funciones del Comité Institucional de Gestión y Desempeño las siguientes de conformidad con el artículo 2.2.22.3.8 del Decreto 1499 de 2017:

 

1. Aprobar y hacer seguimiento, por lo menos una vez cada tres meses, a las acciones y estrategias adoptadas para la operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG, verificando su estado de avance, mantenimiento y mejora

 

2. Articular los esfuerzos institucionales, recursos, metodologías y estrategias para asegurar la implementación, sostenibilidad y mejora del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG.

 

3. Proponer iniciativas que contribuyan al mejoramiento en la implementación y operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG.

 

4. Presentar los informes que el Comité Sectorial de Gestión y el Desempeño Institucional y los organismos de control requieran sobre la gestión y el desempeño de la entidad

 

5. Adelantar y promover acciones permanentes de autodiagnóstico para facilitar la valoración interna de la gestión.

 

6. Validar la implementación y desarrollo de las políticas de gestión, directrices, procedimientos y metodologías específicas en materia de seguridad digital y de la información.

 

7. Aprobar los instrumentos y documentos archivísticos establecidos por la normatividad vigente con el fin de garantizar las acciones conducentes al mejoramiento de la gestión documental y archivo.

 

8. Liderar bajo los lineamientos establecidos en las Política de Gobierno Digital y Seguridad Digital frente a su implementación y seguimiento de las acciones desarrolladas en la entidad frente a estos temas.

 

9. Articular a los diversos grupos conformados al interior de la entidad, relacionados con servicio al ciudadano, racionalización y simplificación de trámites, calidad y control interno, con el fin de incorporar el aprovechamiento de las TIC en las acciones que estos grupos adelanten.

 

10. Proponer acciones que permitan la articulación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión con los sistemas vinculados a Seguridad y Salud en el Trabajo y Gestión Ambiental, asegurando los recursos necesarios para su implementación.

 

11. Emitir las directrices y recomendaciones para ser ejecutadas por los líderes de implementación de las políticas del MIPG y a su vez para ser ejecutadas por el equipo de gestores del MIPG.

 

12. Las demás que tengan relación directa con la implementación, desarrollo y evaluación del MIPG.

 

ARTÍCULO 10: Comités Existentes: Este comité sustituirá los demás comités que tengan relación con alguna de las políticas manejadas en el Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG, solamente quedarán aquellos comités que tengan un mandato legal.

 

Los Comités que no se encuentren vinculados directamente al Decreto 1499 de 2017 y su creación esté reglamentada por norma específica, deberán rendir informes al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, de acuerdo con lo programado por la Secretaría Técnica.

 

En el caso de los Comités efectuados por la Subdirección de las Artes, Subdirección de Equipamientos Culturales y Subdirección de Formación Artística debido a su naturaleza misional, rendirán cuentas al Comité Institucional de Gestión y Desempeño en lo correspondiente a la dimensión de Gestión con Valores para resultados de acuerdo con Io programado por la Secretaría Técnica.

 

ARTÍCULO 11: Secretaría Técnica del Comité: Será ejercida por el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación.

 

ARTÍCULO 12: Funciones de la Secretaría Técnica: Son funciones de la Secretaría Técnica del Comité Institucional de Gestión y Desempeño, las siguientes:

 

1. Programar las sesiones del Comité Institucional de Gestión y Desempeño, citando a los funcionarios o contratistas que requieran intervenir dependiendo del tema a tratar en la agenda del Comité.

 

2. Elaborar las actas del Comité en cada una de las sesiones que contendrá los temas tratados, deliberaciones, recomendaciones y responsabilidades asignadas durante la sesión, remitiendo a cada uno de los integrantes para su revisión y ajustes.

 

3. Custodiar, conservar y coordinar el archivo y control de las actas del Comité, así como los demás documentos integrantes del tema tratado en el Comité, tanto en medio físico como electrónico.

 

4. Hacer seguimiento a las decisiones adoptadas y compromisos adquiridos por el Comité, por lo menos una vez cada tres (3) meses, a la ejecución de las Políticas de Gestión y Desempeño, generando alertas y recomendaciones para su cumplimiento.

 

ARTÍCULO 13: Sesiones del Comité. El Comité Institucional de Gestión y Desempeño se reunirá cada tres (3) meses, previa agenda coordinada con la Dirección General a través de la Secretaría Técnica. Cuando las necesidades así Io exijan, se convocará a sesión extraordinaria, por lo menos con cinco (5) días de anticipación, tratando únicamente el tema objeto de la convocatoria.

 

ARTÍCULO 14: Asistencia. La asistencia a los comités es obligatoria; cuando por motivo de fuerza mayor un miembro del Comité Institucional de Gestión y Desempeño no pueda asistir, deberá comunicarlo a la Secretaría Técnica del comité con la debida antelación y en todo caso deberá actualizarse, consultando las actas, especialmente en Io relacionado con los resultados y los compromisos adquiridos.

 

PARÁGRAFO: El Comité podrá sesionar de manera virtual de acuerdo con lo establecido en el Artículo 32 "Consejos y Juntas Directivas No Presenciales" del Decreto 019 de 2012, solicitándolo con 3 días hábiles de anterioridad a la Secretaría Técnica.

 

ARTÍCULO 15: Quórum. Constituye quórum decisorio la mitad más uno de los integrantes del Comité en sesiones presenciales y en las virtuales con la participación de todos sus integrantes. En caso de presentarse empate en las votaciones que se realicen, se definirá por el voto de quien preside la sesión.

 

TITULO III

 

IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN

 

ARTÍCULO 16: Líderes de la implementación de las Políticas del MIPG: De acuerdo con las políticas del MIPG establecidas en el Decreto 1499 de 2017, éstas responden a diferentes temáticas manejadas por diversas unidades de gestión de la entidad, con el fin de facilitar su implementación, se establecen las siguientes áreas que liderarán cada una de las políticas:

 

 

 

PARÁGRAFO 1. Todas las unidades de gestión del Instituto Distrital de las Artes, contribuirán a todas las acciones propuestas desde las unidades de gestión que lideran las acciones de implementación y seguimiento de las políticas del MIPG.

 

ARTÍCULO 17: Responsabilidades de tos líderes de política del MIPG: Cada una de las unidades de gestión que lideran las políticas del Modelo Integrado de Planeación y Gestión del Instituto Distrital de las Artes - ldartes-, tendrán como responsabilidad

 

1. Coordinar la implementación, despliegue y seguimiento a las acciones planteadas en cada una de las políticas del MIPG.

 

2. Definir las herramientas, metodologías y/o lineamientos necesarios para la implementación y seguimiento de la(s) política(s) que tiene(n) bajo su liderazgo.

 

3. Articular a las unidades de gestión de la entidad cuyas actividades se encuentren relacionadas directamente con el campo de aplicación de la(s) política(s) que tiene(n) bajo su liderazgo.

 

4. Presentar periódicamente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño los avances efectuados en la implementación y seguimiento de las políticas del MIPG, así como las oportunidades de mejora para la adopción de acciones correctivas y de mejora que haya.

 

5. Convocar al equipo operativo de tos Gestores del MIPG cuando se requiera.

 

ARTICULO 18: Conformación de Gestores del MIPG: Serán escogidos de los diferentes procesos del Instituto Distrital de las Artes - IDARTES quienes serán designados por los jefes de cada dependencia, para desplegar e implementar las dimensiones y políticas del MIPG, este grupo de funcionarios públicos y contratistas constituyen como el equipo operativo de las directrices emitidas desde el Comité Institucional de Gestión y Desempeño.

 

ARTÍCULO 19: Responsabilidades de los gestores del MIPG:

 

1. Trabajar en forma articulada, activa y permanente con el líder de proceso al que pertenece su unidad de gestión.

 

2. Realizar todas las actividades requeridas por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño.

 

3. Cumplir con las reuniones, tareas y obligaciones definidas en la implementación de las políticas del MIPG que sean de competencia de su unidad de gestión y que contribuyan a la mejora de los procesos.

 

4. Garantizar el cumplimiento de las actividades establecidas en el plan de mejora.

 

5. Socializar a sus compañeros del proceso al cual pertenece frente al desarrollo y avances en la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión.

 

6. Cumplir con las reuniones y espacios destinados por el líder del equipo operativo.

 

7. Las demás que le sean asignadas en marco del MIPG.

 

ARTICULO 20: Auditorías Internas: Se conforma un equipo auditores internos que tendrá como responsabilidad realizar la evaluación independiente y objetiva de la implementación, seguimiento y mejoramiento continuo del MIPG y de los Sistemas de Gestión que tenga adoptado la entidad, de conformidad con lo establecido en la Dimensión de Control Interno establecido en el MIPG. Dicho equipo estará conformado por el (la) Asesor(a) del Área de Control Interno, sus colaboradores y, cuando se requiera, de los auditores internos en las diferentes normas de gestión de conformidad con la normatividad vigente.

 

PARÁGRAFO: Como resultado de las auditorías internas, el (la) Asesor(a) del Área de Control Interno comunicará al Comité de Coordinación de Control Interno los principales hallazgos y observaciones generadas.

 

ARTÍCULO 21: Responsabilidad de los servidores públicos. Será responsabilidad del Director, Subdirectores, Jefes de Oficina Asesora, Asesores y servidores públicos en general del Instituto Distrital de las Artes - IDARTES, la implementación, sostenibilidad y mejora continua del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG, de acuerdo a los lineamientos y metodologías suministradas por las diferentes instancias establecidas en el artículo 13 de la presente resolución.

 

ARTÍCULO 22: Vigencia y derogatorias. El presente acto administrativo rige a partir de la fecha de su expedición y se solicitará al Área de comunicaciones, realizar a la respectiva publicación del presente acto administrativo en la intranet de la entidad.

 

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

 

Dada en Bogotá D.C. a los 24 días del mes de abril de 2018

 

JULIANA RESTREPO TIRADO

 

Directora General

NOTA: Ver norma original en Anexos.