RESOLUCIÓN 637 DE 2015

 

(Julio 10)

Derogada por el art. 1, Resolución 344 de 2018.

 

Por la cual se modifica la Resolución No. 1026 del 28 de Noviembre de 2013 por la cual se crean los niveles de responsabilidad y autoridad del Sistema Integrado de Gestión en el Instituto Distrital de las Artes

 

EL DIRECTOR GENERAL DEL INSTITUTO DISTRITAL DE LAS ARTES – IDARTES

 

En ejercicio de sus facultades legales y estatutarias, y

 

CONSIDERANDO:

 

Que el artículo 209 de la Constitución Política dispone que "la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones". Igualmente, señala que "Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de tos fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley.

 

Que la Ley 489 de 1998, "Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones", en sus Capítulos IV y VI, consagra disposiciones sobre el Sistema de Desarrollo Administrativo y el Sistema Nacional de Control Interno.

 

Que la Ley 87 de 1993, por la cual se dicta normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del Estado Colombiano, y en su artículo 6° determina: "El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno, también será de responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos".

 

Que el Gobierno Nacional mediante decretos compilatorios expedidos el pasado 26 de Mayo de 2015 dentro de los cuales está el Decreto 1083 de 2015 "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de la Función Pública", el cual señala en sus capítulos 3, 4, 5 y 6 del Título 21, la compilación referente al Sistema de Control Interno.

 

Que el Artículo 15 del Decreto 2578 de 2012 establece que los integrantes del Comité Interno de Archivo son los mismos integrantes del Comité del Sistema Integrado de Gestión.

 

Que el Artículo 16 del Decreto 2578 de 2012 establece las funciones del Comité Interno de Archivo y éstas son afines a las establecidas para el Comité del Sistema Integrado de Gestión, toda vez que son instancias asesoras que deben garantizar la implementación de sistemas de gestión de manera coherente, organizada y articulada.

 

Que el Departamento Administrativo de la Función Pública expidió el Decreto No. 943 del 21 de Mayo de 2014 por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno — MECI.

 

Que el 26 de noviembre de 2008, Bogotá D.C., se adhirió a la Carta Iberoamericana de Calidad en la Gestión pública, aprobada por la X Conferencia Iberoamericana de Ministros de Administración Pública y Reforma del Estado, documento que busca "conformar un cuerpo de principios y orientaciones que sirvan de referencia a las diferentes Administraciones Públicas de los Estados Iberoamericanos en la formulación de þolíticas, planes, modelos y mecanismos que permitan la mejora continua de la calidad de su gestión pública" y que, en este sentido, recomienda la adopción de modelos que contemplen la gestión integrada de la calidad, el medio ambiente, la salud y seguridad laboral.

 

Que la Circular 157 de 2013 de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, estableció el Plan de Acción del Sistema Integrado de Gestión.

 

Que en desarrollo de las anteriores premisas normativas se expidió el Decreto 651 del 28 de diciembre de 2011 "por medio del cual se crean el Sistema Integrado de Gestión Distrital -SIGD-y la Comisión Intersectorial del -SIGD-, y se dictan otras disposiciones", cuyo Artículo Primero crea el Sistema Integrado de Gestión Distrital "como una herramienta de gestión sistemática y transparente compuesta por el conjunto de orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos que permitan garantizar un ejercicio articulado y armónico, para dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades y agentes obligados, enmarcada en los planes estratégicos y de desarrollo de las entidades distritales".

 

Que el Artículo 20 del mencionado Decreto establece que el Sistema Integrado de Gestión Distrital está conformado por los siguientes Subsistemas:

 

Subsistema de Gestión de la Calidad (SGC)

 

Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA)

 

Subsistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI)

 

Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO)

 

Subsistema de Responsabilidad Social (SRS)

 

Subsistema de Gestión Ambiental (SGA)

 

Subsistema de Control Interno (SCI)

 

Adicionalmente para los Hospitales del Distrito Capital, el Subsistema Único de Acreditación (SUA)

 

Que con el objetivo de determinar las generalidades y los requisitos mínimos para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema Integrado de Gestión, a través del Decreto 652 del 28 de diciembre de 2011 se adopta la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión.

 

Que el numeral 4.3 de la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión establece los requisitos en materia de Compromiso de la Alta Dirección, y en su literal c establece que "La alta dirección debe designar uno o varios miembros del grupo directivo con responsabilidades específicas en el Sistema Integrado de Gestión y con independencia de otras responsabilidades que le sean asignadas".

 

Que el numeral 4.4 de la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión establece los requisitos en materia de Responsabilidad del Sistema Integrado de Gestión.

 

Que como estrategia para la implementación de sistemas de gestión en las entidades del Distrito, se requiere definir espacios y equipos interdisciplinarios que faciliten la integralidad en el análisis y definición de actividades tendientes al desarrollo y sostenibilidad de los mismos.

 

Que para dar cumplimiento a Io anterior se requiere definir los diferentes niveles de responsabilidad de las y los servidores vinculados al Instituto Distrital de las Artes - IDARTES en el marco de su Sistema Integrado de Gestión, para la implementación e incorporación de éste, como instrumento de fortalecimiento de la función administrativa de la entidad.

 

Que en mérito de lo expuesto,

 

RESUELVE:

 

ARTÍCULO 1°. Modificación. Modificar la Resolución No. 1026 del 28 de Noviembre de 2013 por la cual se crean los niveles de responsabilidad y autoridad del Sistema Integrado de Gestión en el Instituto Distrital de las Artes, la cual quedará así:

 

TITULO I

 

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

 

ARTICULO 2°. Objeto. Crear el Comité del Sistema Integrado de Gestión y demás niveles de responsabilidad y autoridad competentes para establecerlo, documentarlo, implementarlo, mantenerlo y mejorarlo continuamente en el Instituto Distrital de las Artes - IDARTES.

 

ARTICULO 3°. Definición de Sistema Integrado de Gestión. Es el conjunto de orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos orientados a garantizar un desempeño institucional articulado y armónico.

 

ARTÍCULO 4° Conformación del Sistema Integrado de Gestión. Confórmese en el Instituto Distrital de las Artes - IDARTES el Sistema Integrado de Gestión con los siguientes subsistemas:

 

1. Subsistema de Gestión de Calidad (SGC)

 

2. Subsistema de Control Interno (SCI)

 

3. Subsistema de Gestión Ambiental (SGA)

 

4. Subsistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI)

 

5. Subsistema de Responsabilidad Social (SRS)

 

6. Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA)

 

7. Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO)

 

ARTICULO 5°. Responsabilidad del SIG. El responsable de la implementación, desarrollo y mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión para el Instituto Distrital de las Artes - IDARTES será el representante legal de la entidad quien tendrá como responsabilidad el direccionamiento estratégico, el seguimiento al cumplimiento de los elementos que conforman y la asignación de recursos necesarios para su funcionamiento.

 

TITULO ll

 

COMITÉ DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

 

ARTICULO 6°. Creación del Comité del SIG. Créase el Comité del Sistema Integrado de Gestión en el Instituto Distrital de las Artes - IDARTES, del cual formará parte el nivel directivo de la misma como se indica a continuación:

 

⁻  El (la) Director General del Instituto Distrital de las Artes — IDARTES, quien lo presidirá.

 

⁻ El (la) Subdirector de las Artes.

 

⁻ El (la) Subdirector Administrativo y Financiero.

 

⁻ El (la) Subdirector(a) de Equipamientos Culturales.

 

⁻ El (la) Asesor(a) de Comunicaciones.

 

⁻ El (la) Jefe de la Oficina Asesora de Planeación.

 

⁻ El (la) Asesor(a) de Control Interno.

 

⁻ El (la) Jefe de la Oficina Asesora Jurídica.

 

PARÁGRAFO: Además de los integrantes señalados en éste artículo, el Comité del Sistema Integrado de Gestión invitará al personal que por el tema a tratar se requiera.

 

ARTICULO 7° Funciones. Son funciones del Comité del Sistema Integrado de Gestión las siguientes:

 

1. Definir y aprobar la política y los objetivos del SIG.

 

2. Definir las directrices y planes asociados al desarrollo del Sistema Integrado de Gestión.

 

3. Definir las estrategias necesarias para el diseño, despliegue, comunicación, implementación, mejoramiento y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión.

 

4. Aprobar el Manual del SIG.

 

5. Evaluar periódicamente el desempeño y el cumplimiento de las Políticas, objetivos y planes previstos para la implementación, mejoramiento y sostenibilidad del SIG.

 

6. Aprobar el programa de auditorías internas del SIG.

 

7. Realizar las revisiones por parte de la alta dirección al Sistema Integrado de Gestión.

 

8. Tomar decisiones sobre las necesidades de recursos para la implementación y sostenibilidad del SIG.

 

9. Revisar, cuando se requiera, las decisiones tomadas en los Equipos Técnicos para su aprobación.

 

10. Aprobar el Programa de Gestión Ética.

 

11. Servir de instancia de interpretación de los acuerdos, compromisos y/o protocolos éticos.

 

12. Coordinar las actividades del Equipo de gestores éticos para implementar la gestión ética en la Entidad.

 

13. Revisar y analizar los consolidados de incidentes ambientales, de seguridad y salud ocupacional y de seguridad de la información, existentes en el Instituto Distrital de las Artes IDARTES y promover las acciones para su prevención y control

 

14. Hacer seguimiento al mapa de riesgos y planes de manejo, promoviendo la prevención en concordancia con los criterios de aceptación del Instituto Distrital de las Artes — IDARTES.

 

15. Analizar los informes de auditorías realizadas al Sistema Integrado de Gestión por organismos de control externos e internos y tomar las acciones que corresponda.

 

16. Definir y aprobar las estrategias de mejoramiento continuo del SIG.

 

17. Las demás responsabilidades asociadas al rol gerencial en el Sistema Integrado de Gestión.

 

PARAGRAFO. Además de las señaladas en este artículo, el Comité del Sistema Integrado de Gestión cumplirá las funciones del Comité de Archivo establecidas en la Resolución 328 de 2011 del Instituto Distrital de las Artes.

 

ARTÍCULO 8°. Secretaría Técnica del Comité. La Secretaría Técnica del Comité del Sistema Integrado de Gestión será ejercida por el (la) representante de la alta dirección, quien tendrá las siguientes funciones:

 

⁻ Citar a los integrantes del comité.

 

⁻ Elaborar el orden del día de la reunión.

 

⁻ Dar lectura al acta anterior y realizar seguimiento a los compromisos pendientes.

 

⁻ Archivar las actas del Comité de Revisión por la Dirección.

 

⁻ Las demás funciones que le delegue el comité y que sean propias de su carácter como secretario técnico.

 

PARAGRAFO. Cuando se trate de un tema específico asociado a un subsistema en particular, la secretaría técnica será asumida por el representante del subsistema correspondiente, de acuerdo a la normatividad vigente.

 

ARTÍCULO 9°. Representante de la Alta Dirección. El representante de la Ata Dirección del Instituto Distrital de las Artes - IDARTES para el Sistema Integrado de Gestión será el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, quien debe informar al Comité sobre el desempeño del Sistema Integrado de Gestión para la oportuna toma de decisiones, que garanticen el mejoramiento continuo del mismo y de cualquier necesidad de mejora

 

PARÁGRAFO. El Representante de la Alta Dirección, además de las funciones asociadas a la secretaría técnica, tendrá la responsabilidad de liderar al equipo operativo y desarrollará las siguientes funciones:

 

⁻ Coordinar la implementación, despliegue y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión. Mantener una comunicación clara, oportuna, completa y permanente con los integrantes del equipo operativo.

 

⁻ Definir las herramientas, metodologías y lineamientos necesarios para la implementación del • Sistema Integrado de Gestión en la entidad.

 

⁻ Realizar seguimiento a los objetivos planteados frente al Sistema Integrado de Gestión, para detectar desviaciones y tomar las acciones correctivas necesarias.

 

⁻ Verificar el cumplimiento de la implementación de los objetivos y tareas asignadas al equipo operativo.

 

⁻ Verificar que se incluyan los temas asociados al Sistema Integrado de Gestión dentro del Plan de Capacitación de la entidad.

 

⁻ Asegurar que se planeen e implementen actividades de sensibilización frente al Sistema Integrado de Gestión.

 

⁻ Presentar al equipo directivo los avances del plan de trabajo y decisiones tomadas por el equipo operativo.

 

ARTÍCULO 10°. Sesiones del Comité SIG. Las sesiones del Comité serán:

 

Ordinarias: Los miembros del Comité del Sistema Integrado de Gestión se reunirán cada cuatro (4) meses, previa convocatoria a través del secretario técnico.

 

Extraordinarias: Cuando las necesidades así lo exijan el Director General o por solicitud de alguno de los integrantes del mismo, a través de la Secretaría Técnica, convocará a sesión extraordinaria, por lo menos con cinco (5) días de anticipación.

 

PARÁGRAFO: En las sesiones extraordinarias únicamente se tratará el tema objeto de la citación.

 

ARTÍCULO 11°. Asistencia. La asistencia a los comités es obligatoria e indelegable. Cuando por motivo de fuerza mayor un miembro del Comité del Sistema Integrado de Gestión no pueda asistir, deberá comunicarlo a la secretaría técnica del comité con la debida antelación y en todo caso deberá actualizarse, consultando las actas, especialmente en lo relacionado con los resultados y los compromisos adquiridos.

 

PARÁGRAFO: El Comité podrá sesionar de manera virtual de acuerdo con lo establecido en el Artículo 32 "Consejos y Juntas Directivas No Presenciales" del Decreto 019 de 2012.

 

ARTÍCULO 12° Quórum. Constituye quórum decisorio la mitad más uno de los integrantes del Comité. En caso de presentarse empate en las votaciones que se realicen, se definirá por el voto de quien preside la sesión.

 

ARTÍCULO 13° Actas del comité. De cada reunión llevada a cabo por el Comité del Sistema integrado de Gestión, la Secretaría Técnica levantará un acta que contendrá los temas tratados, deliberaciones, recomendaciones y responsabilidades asignadas durante la sesión, acta que será remitida a cada uno de los integrantes para su revisión y ajustes.

 

Pasado el término de tres (3) días y atendiendo tas modificaciones que se consideren pertinentes se procederá a la legalización y suscripción por el representante legal de la entidad o su delegado y por el secretario técnico.

 

TITULO III

 

EQUIPOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

 

ARTICULO 14° Equipos de trabajo. Para el desarrollo e implementación del Sistema Integrado de Gestión y el cumplimiento de las responsabilidades del Comité del Sistema Integrado de Gestión, se requiere organizar los equipos de trabajo que se describen en los artículos siguientes.

 

ARTICULO 15°. Equipo operativo. Cada equipo estará conformado por representantes de tos diferentes procesos del Instituto Distrital de las Artes - IDARTES quienes serán designados por los jefes de cada dependencia, para desplegar e implementar el Sistema Integrado de Gestión en toda la entidad, de acuerdo a lo establecido en la Norma Técnica Distrital NTD SIG 001:2011 y la normatividad legal y reglamentaria asociada a cada uno de los subsistemas.

 

El equipo operativo estará liderado por el Representante de la Alta Dirección para el Sistema Integrado de Gestión.

 

ARTÍCULO 16°. Funciones del equipo operativo. El equipo operativo tendrá las siguientes funciones:

 

⁻ Trabajar en forma articulada, activa y permanente con el Líder del equipo operativo en el desarrollo y la aplicación de todas las actividades designadas para el mejoramiento e implementación del SIG en la entidad.

 

⁻ Realizar todas las actividades requeridas por el representante de la alta dirección para el desarrollo implementación, mantenimiento y sostenibilidad del SIG.

 

⁻ Cumplir con las reuniones, tareas y obligaciones definidas por el Líder del equipo operativo que contribuya a la mejora de los procesos.

 

⁻ Garantizar el cumplimiento de las actividades establecidas en el plan de mejora.

 

⁻ Socializar a sus compañeros del proceso al cual pertenece frente al desarrollo y avances en la implementación del Sistema Integrado de Gestión.

 

⁻ Proponer metodologías y estrategias que puedan contribuir al desarrollo, implementación, seguimiento y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión en la entidad.

 

⁻ Cumplir con las reuniones y espacios destinados por el líder del equipo operativo.

 

⁻ Las demás que le sean asignadas en marco del SIG.

 

ARTÍCULO 17°. Equipos Técnicos. Con el propósito de garantizar una óptima implementación y desarrollo de los subsistemas, se crearán Equipos Técnicos a cargo del representante del subsistema respectivo, quien planificará y organizará dicho grupo determinando su periodicidad de reunión, las áreas participantes y su plan de acción enmarcado en la normatividad vigente que le aplique.

 

El representante del subsistema presentará al Comité Directivo SIG la planificación de sus reuniones y actividades al inició de la vigencia y los avances o informes de su gestión, cuando el Comité lo solicite o cuando el representante del subsistema lo considere necesario.

 

PARÁGRAFO. Las recomendaciones efectuadas por los integrantes de los Equipos Técnicos, deberán ser presentadas por el representante del subsistema respectivo ante el Comité Directivo del Sistema Integrado de Gestión, para su aprobación.

 

ARTICULO 18° Equipo Evaluador. El equipo evaluador será el responsable de realizar la evaluación independiente y objetiva de la implementación, mantenimiento, medición y mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestión. Dicho equipo estará conformado por el Asesor de la Oficina de Control Interno, sus colaboradores y, cuando se requiera, de los Auditores Internos en las diferentes normas de gestión de conformidad con la normatividad vigente.

 

PARÁGRAFO: Los Auditores Internos serán servidores públicos calificados que puedan realizar la evaluación independiente del Sistema Integrado de Gestión. El Área de Control Interno será responsable de su coordinación.

 

ARTÍCULO 19°. Servidores Públicos. Será responsabilidad del Director, Subdirectores, Jefes de Oficina, Asesores y servidores públicos en general del Instituto Distrital de las Artes - IDARTES, la implementación, sostenibilidad y mejora continua del Sistema Integrado de Gestión, de acuerdo a los lineamientos y metodologías suministradas por las diferentes instancias de coordinación dentro de la entidad.

 

Corresponderá a los servidores públicos atender las directrices establecidas en la presente Resolución, así como las demás que sean publicadas para la implementación y desarrollo del Sistema Integrado de Gestión.

 

ARTICULO 20° Vigencia y Derogatorias. El presente acto administrativo rige a partir de la fecha de su expedición y se publicará en la intranet de la entidad.

 

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

 

Dada en Bogotá, D.C., a los 10 días del mes de julio del año 2015.

 

SANTIAGO TRUJILLO ESCOBAR

 

Director General

Nota: Ver norma original en Anexos.