RESOLUCIÓN 1320 DE 2022

 

(Junio 24)

 

Por medio de la cual se reglamentan las generalidades, operatividad y se dictan otras disposiciones del Sistema de Información de la Secretaría Distrital de Integración Social, y se dictan otras disposiciones

 

LA SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL

 

En uso de sus facultades legales y reglamentarias, en especial de las establecidas en los literales h) y j) artículo 4°, del Decreto Distrital 607 de 2007, y

 

CONSIDERANDO:

 

Que el artículo 15 de la Constitución Política, contempla que “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución. La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la ley.”

 

Que el artículo 74 de la Constitución Política consagra que “Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley. El secreto profesional es inviolable”.

 

Que el artículo 209 de la Constitución Política dispone que "La función administrativa está al servicio' de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. “, así mismo que “Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley”.

 

Que el artículo 211 de la Constitución Política dispone la delegación de funciones en ejercicio de la función administrativa, estableciendo que la ley fijará las condiciones para que las autoridades administrativas puedan delegar en sus subalternos o en otras autoridades.

Que la Honorable Corte Constitucional, mediante Sentencia No. T-473/92, de fecha del 14 de julio de 1992, Magistrado Ponente Ciro Angarita Baron, se pronunció sobre el contenido del derecho a la información en los siguientes términos:

 

“El derecho a la información no es solamente el derecho a informar, sino también el derecho a estar informado. El artículo 74 de la Constitución Nacional, al consagrar el derecho de acceder a los documentos públicos, hace posible el ejercicio del derecho a la información, y de esta manera los demás derechos fundamentales ligados al mismo. El acceso a los documentos públicos no se traduce necesariamente en una petición o en la adquisición de nueva información. Es, pues, independiente tanto de la petición como de la información y, como tal, plenamente autónomo y con universo propio.”

 

Que el artículo 24 de la Ley 1437 de 2011 “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”, establece en general la información y documentos que tienen carácter reservado, sin perjuicio de las disposiciones que puedan establecer otros casos de reserva legal y a las cuales deberá dársele también estricto cumplimiento.  

 

Que la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, señala en su artículo 1º que: “la presente ley tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política, así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma”. Esta ley, constituye el marco general de la protección de los datos personales en Colombia.

 

Que la Ley 1712 de 2014 “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones”, define en su artículo 1, como objeto de esa disposición, regular el derecho de acceso a la información pública, los procedimientos para el ejercicio y garantía del derecho y las excepciones a la publicidad de información; la cual constituye el marco general de la protección del ejercicio del derecho de acceso a la información pública en Colombia.

 

Que la Ley 1755 de 2015 “Por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”, establece las disposiciones sobre el derecho de petición de información, las cuales son aplicables a las peticiones sobre el del Sistema de Información de la Secretaría Distrital de Integración Social. 

 

Que mediante el Decreto Nacional 1074 de 2015, “Por el cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo”, en el Título 2, Capítulo 25, Sección 1, fue reglamentada la Ley 1581 de 2012, sobre la protección de datos, compilando los Decretos Nacionales 1377 de 2013 y 886 de 2014 y en la entrega de información del Sistema de Información de la Secretaría Distrital de Integración Social debe darse aplicación a las citadas normas. 

 

Que para efectos de armonizar la garantía del derecho a la protección de los datos personales, con el derecho al acceso a la información pública, no se restringirá el acceso a los datos públicos contenidos en el Sistema de Información Misional, pero se prohíbe el acceso a los datos sensibles de los beneficiarios de los servicios sociales de la entidad, salvo que la respectiva solicitud de información esté enmarcada en las excepciones legales, dando cumplimiento en cada caso a las normas aplicables.  

 

Que a través del Decreto Nacional 1083 de 2015, modificado por el Decreto Nacional 1499 de 2017 se adoptó la versión actualizada del Modelo Integrado de Planeación y Gestión -MIPG con el fin de lograr el funcionamiento del Sistema de Gestión y su articulación con el Sistema de Control Interno. 

 

Que el Acuerdo Distrital 257 de 2006, de reforma administrativa del Distrito, que transformó el Departamento Administrativo de Bienestar Social en la Secretaría Distrital de Integración Social, en el artículo 89 establece el objeto misional de la entidad, en los siguientes términos: 

 

“La Secretaría Distrital de Integración Social es un organismo del Sector Central con autonomía administrativa y financiera que tiene por objeto orientar y liderar la formulación y el desarrollo de políticas de promoción, prevención, protección, restablecimiento y garantía de los derechos de los distintos grupos poblacionales, familias y comunidades, con especial énfasis en la prestación de servicios sociales básicos para quienes enfrentan una mayor situación de pobreza y vulnerabilidad. Así como, prestar servicios sociales básicos de atención a aquellos grupos poblacionales que además de sus condiciones de pobreza se encuentran en riesgo social, vulneración manifiesta o en situación de exclusión social”

 

Que el Decreto Distrital 607 de 2007, “Por el cual se determina el Objeto, la Estructura Organizacional y Funciones de la Secretaría Distrital de Integración Social”, en su artículo 1° replica el objeto misional de la entidad antes mencionado, en tanto que el artículo 14º del Decreto 607 de 2007, consagra, entre otras, como funciones de la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico, las siguientes:

 

“(...) e) Coordinar implementación, mantenimiento y seguimiento del Sistema Integrado de Gestión en la Entidad.

 

f) Diseñar y proponer las políticas para el adecuado funcionamiento de los Sistemas de Información de la Entidad.

 

g) Orientar los procesos de programación de metas sociales y financieras de la Secretaría y de seguimiento de las mismas, en coordinación con las Direcciones Territorial, Poblacional y de Gestión Corporativa. (…)

 

m) Diseñar y coordinar con las demás Direcciones la implementación de los lineamientos necesarios para el desarrollo del control de documentos y su registro. (…)

 

p) Orientar la formulación y desarrollo de las políticas tanto de los sistemas de información como del desarrollo informático de la Secretaría, en busca del uso de tecnologías que hagan más eficiente la utilización de los recursos físicos, humanos y financieros de la Entidad.”

 

Que el artículo 15º del Decreto Distrital 607 de 2007 dispone, entre otras funciones de la Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización, las siguientes:

 

(..) “1) Llevar a cabo la implementación, mantenimiento y seguimiento del Sistema Integrado de Gestión en la Entidad, evaluando la viabilidad de obtener la certificación de calidad de procesos, servicios o productos, y acompañando dicha certificación cuando a ello hubiere lugar. (…)

 

ñ) Realizar periódicamente un diagnóstico de la situación de la Secretaría, consolidar la información y realizar de conformidad con los resultados obtenidos, las propuestas tendientes a mejorar la calidad de los servicios, el cumplimiento de las funciones, la efectividad de los resultados, optimizar el uso de los recursos, modernizar y tecnificar la Entidad.

 

(….)

 

n) Adelantar la sistematización de la información de acuerdo con los lineamientos dados por la Subdirección de Investigación e Información.

 

ñ) Recopilar, procesar y analizar la información que contribuya al cumplimiento de la misión de la entidad y de su plan de acción.”

 

Que el artículo 16 del Decreto Distrital 607 de 2007, consagra como algunas de las funciones de la Subdirección de Investigación e Información:

 

“a) Planear y promover los procesos de investigación y lectura del entorno, dirigidos a la reorientación de las políticas de la Secretaría. (…) b) Coordinar con las demás direcciones la realización de los estudios e investigaciones necesarios, para la fijación de políticas y estrategias que faciliten el desarrollo y cumplimiento de la misión de la Secretaría Distrital de Integración Social y sus objetivos institucionales.

 

(...) h) Proponer, aplicar y desarrollar las políticas tanto de los sistemas de información como del desarrollo informático de la Secretaría, realizando el procesamiento y control de los mismos, y asistir en lo pertinente a las entidades adscritas.

 

i) Formular, implementar y realizar el seguimiento al Plan Estratégico de Tecnologías s para la Secretaría y asistir en lo pertinente a las entidades adscritas.

 

j) Establecer las normas y recomendaciones técnicas sobre los sistemas de información y realizar el control de calidad a los servicios que prestan dichos sistemas.

 

k) Elaborar y presentar el plan de requerimientos de hardware y software de la entidad y coordinar con las áreas competentes su adquisición.

 

l) Efectuar el proceso de evaluación técnica para las ofertas, adquisiciones y/o arrendamientos que se requieran desarrollo informático de la Secretaría.

 

m) Aplicar, adecuar y mantener los procedimientos y programas de computador requeridos por las diferentes dependencias.

 

n) Promover el uso de tecnologías que hagan más eficiente la utilización de los recursos físicos, humanos y financieros Je la Entidad.

 

o) Desarrollar procedimientos y crear planes de contingencia para los sistemas de información.

 

p) Formular los procedimientos relacionados con la calidad y manejo de la información y recopilar, procesar y analizar información que contribuya al cumplimiento de la misión de la entidad y de su plan de acción.”

 

Que la Política de Propiedad Intelectual del Distrito Capital^[1], que viene implementándose desde 2018 establece que las diferentes creaciones, como pueden ser los desarrollos de software y las bases de datos que conforman el Sistema de Información de la Secretaría Distrital de Integración Social están protegidas por las normas de propiedad intelectual, haciendo énfasis en que; 

 

“En el curso de sus actividades rutinarias, el Distrito Capital y sus diferentes entidades generan, adquieren y utilizan diversas creaciones intelectuales, tales como publicaciones y documentos públicos sectoriales, materiales de académicos y de capacitación, programas de software, bases de datos, sitios web, diseños de infraestructura pública, datos y resultados de investigaciones y análisis técnicos, marcas, nombres, logotipos y eslóganes distintivos de programas e iniciativas institucionales, materiales publicitarios, obras artísticas, obras musicales, y audiovisuales, entre muchas otras que son protegidas o protegibles por la normativa de Propiedad Intelectual”

 

Que la misma la Política de Propiedad Intelectual establece: 

 

“Principio 4: Cada Entidad debe tomar las medidas adecuadas para asegurar a su favor la titularidad- o cuando ello no sea posible, las autorizaciones o licencias apropiadas - de la PI cuyo control resulte esencial o estratégico para garantizar el adecuado desarrollo de sus procesos operativos y el cumplimiento de sus funciones. En todas las situaciones en que pueda generarse o adquirirse PI como resultado de actividades laborales, contractuales, de consultoría, investigación o emprendimiento en colaboración, se deberá especificar a quién corresponderá la titularidad de la PI. (…) 

 

En general, los derechos de PI sobre creaciones intelectuales desarrolladas por funcionarios públicos en ejercicio de sus funciones legales pertenecen a la respectiva Entidad, mientras que los derechos de PI sobre creaciones generadas en virtud de un contrato de prestación de servicios que conste por escrito pertenecen a la Entidad encargante - salvo pacto en contrario de las partes. Lo anterior, sin perjuicio de los derechos morales que les puedan corresponder a las personas naturales autoras o creadoras”.

 

Que el Decreto Distrital 807 de 2019 “Por medio del cual se reglamenta el Sistema de Gestión en el Distrito Capital y se dictan otras disposiciones”, en su artículo 2º define el Sistema de Gestión como “el conjunto de entidades y organismos distritales, políticas de gestión y desempeño institucional, normas, recursos e información, cuyo objeto es dirigir la gestión pública al mejor desempeño institucional y a la consecución de resultados que satisfagan las necesidades de la ciudadanía y permitan el goce efectivo de los derechos en el marco de la legalidad y la integridad”.

 

Que la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico mediante memorando I2021039395 del 22 de diciembre de 2021 de la SDIS, avaló el Plan Estratégico de Tecnologías de la Información  (PETI 2021- 2024); el cual tiene como propósito establecer una guía de acción clara y precisa para la administración de las Tecnologías de Información  de la SDIS, mediante la formulación de estrategias y proyectos que garanticen el apoyo al cumplimiento de sus objetivos y funciones, en articulación con el Plan de Desarrollo vigente.

 

Que actualmente la Secretaría Distrital de Integración Social cuenta con un sistema de información segmentado en   cuatro categorías: misional, administrativo, financiero y de apoyo, las cuales, de acuerdo a las modificaciones técnicas, administrativas y normativas realizadas a los Sistemas de Información, gestionados o administrados por la Entidad requieren ser incorporadas en un único sistema de información.

 

Que la política de seguridad y privacidad de la información de la entidad, define lineamientos institucionales encaminados a proteger los activos de información institucional y establece responsabilidades en el buen uso del Sistema de Información de la Secretaria Distrital de Integración Social. Que así mismo, es obligación de servidores y contratistas dar estricto cumplimiento a las leyes, decretos, circulares y directrices, relacionadas con la seguridad de la información emitidas por la entidad, y demás entes competentes del nivel distrital y nacional.

 

Que en cumplimiento de las normas nacionales y distritales antes mencionadas, es necesario actualizar lo referente al manejo de la confidencialidad y la reserva de la información; derogar la Resolución 1887 de 2015 expedida por esta Secretaría, y reglamentar las generalidades y operatividad del Sistema de Información de la Secretaría Distrital de Integración Social.

 

En mérito de lo expuesto,

 

RESUELVE:

 

CAPÍTULO I

 

GENERALIDADES DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE LA SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL

 

Artículo 1°. Definición. La Secretaría Distrital de Integración Social tiene un solo sistema de información, que se denomina Sistema de Información de la Secretaría Distrital de Integración Social, -en adelante SISDIS-, el cual se define como el conjunto de componentes relacionados (procedimientos, operaciones y/o funciones), que recolectan o recuperan, procesan, almacenan y distribuyen información para apoyar la toma de decisiones y el control de la entidad, acorde con su misión y visión.

 

Artículo 2º. Objetivo. El SISDIS tendrá como objetivo, reglamentar las generalidades, operatividad, responsabilidades de quien lo administra y lo utiliza, con el fin de racionalizar y optimizar el uso de los recursos y servicios, propendiendo por una mayor calidad en el desarrollo de las funciones misionales, administrativas y transversales de la entidad.

 

Artículo 3°. Funcionamiento. El SISDIS funciona en red, con bases de datos centralizadas a cargo de la Subdirección de Investigación e Información y permite realizar cuatro actividades básicas, la primera de las cuales está a cargo de los servidores y contratistas de la entidad, de acuerdo con los niveles establecidos en el artículo 15 de la presente resolución. Dichas actividades son:  

i. Ingreso. 

ii. Almacenamiento. 

iii. Procesamiento. 

iv. Salida de información.

 

Artículo 4º. Ingreso de Información. Se entiende como el proceso mediante el cual el Sistema de Información recibe los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos.

Artículo 5º. Almacenamiento de información. Función del SISDIS, por medio de la cual se guardan, recuperan o respaldan copias de información. Puede hacerse por computadora o archivos físicos para conservar la información.

 

Artículo 6º. Procesamiento de Información. Capacidad manual o automática del SISDIS, para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica permite la transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones.

 

Artículo 7°. Salida de Información. Capacidad del Sistema de Información para generar información a partir de los datos registrados en el SISDIS. Es importante señalar que las salidas del Sistema pueden constituirse en entradas a otro Sistema de Información o módulo.

 

CAPÍTULO II

 

COMPOSICIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN

 

Artículo 8°. Estructura del Sistema Información. El -SISDIS se encuentra integrado por los siguientes Subsistemas:

 

i. Subsistema de información Misional.

 

ii. Subsistema de información de Gestión Administrativa y de apoyo

 

Artículo 9°. Subsistema de Información Misional. El Subsistema de Información Misional, está compuesto por los aplicativos que contribuyen directamente al cumplimiento de la misionalidad de la entidad, en el que se registra la información socio-demográfica de los participantes que acceden a los servicios de la entidad.

 

Parágrafo. Los aplicativos que hacen parte del subsistema de información misional son las herramientas oficiales mediante las cuales se almacena, administra y registra la información misional de la Entidad.

 

Artículo 10°.Subsistema de Información de Gestión administrativa y de Apoyo. El Subsistema está compuesto por los aplicativos que contribuyen de forma transversal a la gestión administrativa y de apoyo de la entidad.

Parágrafo primero. Los aplicativos y/o base de datos deben utilizarse como fuentes únicas de información de los respectivos procesos administrativos, apoyos contables y financieros.

 

Parágrafo segundo. Dentro de este Subsistema se enmarcan: i. Portales web de la entidad. ii. Aplicativos de manejo geográfico. iii. Aplicaciones de encuestas. iv. Aplicaciones para capacitación. v. Proceso de rendición de cuentas. vi. Publicaciones de medios de comunicación. 

 

CAPÍTULO III

 

RESPONSABILIDADES

 

Artículo 11. Responsabilidad del Subsistema de Información Misional. Son responsables de la calidad, el estado de actualización y la oportunidad en el registro de datos consignados en el Subsistema de Información misional:

 

i. En el nivel central: El-la Subdirector-a Técnico-a que asuma el rol de gerente de Proyecto.

 

ii. En el nivel local: EL-la Subdirector-a Local para la Integración Social, referente de Proyecto y referente de Planeación. iii. En las unidades operativas o puntos de atención: El- la Coordinador-a del punto de atención, del operador, del recolector, o quien haga sus veces o ejerza dicha responsabilidad.

 

Artículo 12. Responsabilidad del Subsistema de Información de Gestión Administrativa y de Apoyo. Son responsables de la calidad, el estado de actualización y la oportunidad en el registro de la información consignada en los Subsistemas de Gestión Administrativa y de Apoyo, cada uno de los Directores-as y Subdirectores-as de la Gestión Administrativa y de Apoyo.

 

Parágrafo. Las normas que definen los parámetros para el manejo de los temas administrativos, entendidos estos, como contratación, presupuesto y similares; se aplicaran por parte de los responsables del manejo de los aplicativos y bases de datos, para garantizar el cumplimiento de los requisitos de ley y operativos definidos en los procedimientos de la SDIS.

 

Artículo 13. Responsabilidad de la Subdirección de Investigación e Información de la SDIS. En el marco de las competencias establecidas en el Decreto Distrital 607 de 2007, la Subdirección de Investigación e Información de la SDIS, tiene la responsabilidad de administrar el SISDIS, en cabeza del la Subdirector-a de Investigación e Información y los responsables de infraestructura tecnológica, desarrollo de software y operación, los cuales responden por:

I. Infraestructura tecnológica.

 

II. Implementación de la política de la seguridad y privacidad de la información. 

 

III. Guarda y custodia de la información digital a cargo.

 

IV. Administración de usuarios conforme a la política vigente.

 

V. Administración técnica de las bases de datos y de la información.

 

VI. Desarrollo de software.

 

VII. Implementación de las funcionalidades que requiera el Sistema según requerimientos aprobados.

 

VIII. Aseguramiento de aplicativos y bases de datos, para lograr el funcionamiento eficaz y efectivo de los componentes que soportan el servicio.

 

IX. Soporte técnico a todos los niveles de la entidad.

 

Artículo 14. Responsabilidades por Niveles de Acción realizadas en el Subsistema de Información Misional. Las responsabilidades por niveles de acción se definen de la siguiente forma:

 

a). Primer Nivel: A cargo de:

 

i. Administrador del Subsistema, teniendo en cuenta las responsabilidades definidas en el artículo 13.

 

ii. Coordinador técnico central: En cabeza de los-as Subdirectores-as Técnicos-as de Nivel Central y gerentes de proyectos, los cuales son responsables de:

 

1. Hacer el seguimiento al reporte oportuno de la información por parte de los referentes locales.

 

2. Revisar los informes sobre inconsistencias reportados por la Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización.

 

3. Realizar la articulación con las Subdirecciones Locales para garantizar la corrección de inconsistencias en la información.

 

4. Realizar las actividades tendientes a garantizar que se cuente con el personal idóneo requeridos y las condiciones técnicas para el registro y validación de los datos y la información del o los proyectos a su cargo.

 

5. Tramitar ante la Subdirección de Investigación e Información de acuerdo con el procedimiento vigente, todo requerimiento de nuevos desarrollos o ajustes de software.

 

b). Segundo nivel - Coordinador local: A cargo de los-as Subdirectores-as locales, los cuales son  Responsables de:

 

1. Coordinar la actualización de la información de todos los proyectos en la Subdirección.

 

2. Realizar con el equipo técnico de la subdirección, el análisis de la calidad y oportuna información en el subsistema misional.

 

3. Velar por el cumplimiento del procedimiento de recolección, crítica y digitación definido por la Entidad.  

 

4. Realizar seguimiento al registro de la información de los participantes de los servicios sociales de los proyectos en la Subdirección Local.

 

5. Realizar las actividades tendientes a garantizar que se cuente con el personal requerido y las condiciones técnicas para el registro y validación de los datos y la información de todos los proyectos en la Subdirección Local.

 

6. Promover la utilización responsable de la información en la Subdirección.

 

7. Coordinar con la Subdirección de Investigación e Información y Subdirecciones Técnicas, la Identificación y corrección de aquellos factores de registro, equipos, condiciones técnicas o necesidades de capacitación para asegurar la calidad y oportunidad de la información registrada de los proyectos.

 

8. Cumplimiento de los perfiles para contratar al personal idóneo que utiliza los sistemas de información de la SDIS, en los casos que tenga delegación del gasto.

9. Confidencialidad en el uso de la información.

 

10. Tramitar ante la Subdirección de Investigación e Información de acuerdo con el procedimiento vigente, todo requerimiento de nuevos desarrollos o ajustes de software.

 

c) Tercer nivel: Responsable del provecto v/o referente de planeación: A cargo de los- as referentes de proyectos y de planeación de la subdirección local, los cuales son responsables de:

 

1. La oportunidad de la información.

 

2. Validación de la información registrada.

 

3. Revisión mensual selectiva de la información registrada.

 

4. Toma de medidas para mejorar la calidad de la información en el registro de información del Proyecto.

 

5. Coordinación para asegurar que los-as digitadores-as realicen el registro oportuno de información.

 

6. Promoción del uso responsable de la información.

 

7. Promoción de la confidencialidad en el uso de la información.

 

d) Cuarto nivel: Coordinador punto atención: A cargo de las personas encargadas de unidades operativas u otros servicios locales, los cuales son responsables de:

 

1. La oportunidad de la información.

 

2. Validación de la información registrada de la Unidad Operativa o Servicio Local.

 

3. Revisión de la calidad de la información registrada.

 

4. Toma de medidas para mejorar la calidad de la información registrada.

 

5. Monitoreo del Registro de la Información.

 

6. Utilización responsable de la información.

 

7. Custodia y archivo de los formatos diligenciados del Subsistema de Información Misional.

 

8. Mantener la confidencialidad de la información

 

e) Quinto Nivel: Operador: Persona que, en desarrollo de sus actividades, es responsable de:

 

1. Digitación oportuna y de calidad de la información que se carga en los servicios Informáticos.

 

2. Digitación e inclusión de novedades en los servicios informáticos con calidad, veracidad y oportunidad.

 

3. Confidencialidad de la información.

 

4. Custodia y archivo de los formatos del subsistema misional diligenciados a su cargo

 

f) Sexto nivel: Recolector: Persona que en desarrollo de sus actividades lleva a cabo la labor de recolectar los datos a registrar en el Subsistema de Información Misional, siendo responsable por:

 

1. Aplicar adecuadamente los instrumentos de recolección de información vigentes.

 

2. La veracidad y confiabilidad de la información diligenciada en los instrumentos definidos para los sistemas de la entidad.

 

3. La Utilización responsable de la información.

 

4. La confidencialidad en el uso de la información a la cual tiene acceso.

 

5. Custodia y archivo de los formatos del subsistema misional diligenciados a su cargo.

 

g) Séptimo nivel: Usuario de consulta: Persona que en desarrollo del objeto misional de la entidad tenga acceso a los servicios informáticos del Subsistema de Información Misional únicamente por su consulta, siendo responsable de:

 

1. La utilización responsable de la información.

 

2. Confidencialidad en el uso de la información.

 

Parágrafo. En los casos que la Subdirección Técnica asuma directamente el proceso de digitación, deberá informar previamente por escrito, a las Subdirecciones Locales, las condiciones y el período durante el cual realizará dicho proceso.

 

Artículo 15. Responsabilidades por niveles de acción, realizadas en los Subsistemas de Información de Gestión Administrativa y de Apoyo. Las responsabilidades por niveles de acción, se definen de la siguiente forma:

 

a) Primer Nivel: A cargo de:

 

i. Administrador de cada Subsistema, teniendo en cuenta las responsabilidades definidas en el artículo 14.

 

ii. Coordinador Funcional: En cabeza de los-as Subdirectores-as Técnicos-as de Nivel Central, los cuales son responsables de:

 

1. Hacer el seguimiento al reporte oportuno de la información por parte de los funcionarios y/o contratistas.

 

2. Revisar los informes sobre inconsistencias reportados por los usuarios de los aplicativos.

 

3. Garantizar la corrección de inconsistencias en la información.

 

4. Realizar las actividades tendientes a garantizar que se cuente con el personal idóneo requerido y las condiciones técnicas para el registro y validación de los datos y la información del o los aplicativos a su cargo.

 

b) Segundo Nivel: Operador: Persona que, en desarrollo de sus actividades, es responsable de:

 

1. Digitación oportuna y de calidad de la información que se carga en los servicios Informáticos de los Subsistemas de Información de Gestión Administrativa y de Apoyo.

 

2. Inclusión de novedades en los servicios Informáticos de los Subsistemas de Información de Gestión Administrativa y de Apoyo con calidad, veracidad y oportunidad.

 

3. Confidencialidad de la información.

 

c) Tercer nivel - Usuario de consulta: Persona que en desarrollo de sus funciones laborales y/o contractuales tenga acceso a los servicios informáticos únicamente para su consulta, siendo responsable de:

 

1. La utilización responsable de la información.

 

2. Confidencialidad en el uso de la información.

 

Artículo 16. Responsabilidad en el procesamiento de información y generación de reportes misionales. Toda respuesta a solicitud de información interna o externa que requiera procesamiento de información y generación de reportes oficiales será responsabilidad de la Dirección de Análisis y Diseño, Estratégico de la SDIS en coordinación de sus Subdirecciones técnicas, de acuerdo con los requerimientos de información realizados por los solicitantes. 

 

Parágrafo 1. Los reportes de información geográfica que se generen en la SDIS deberán estar basados en la información disponible en las capas geográficas que administra la Dirección de Análisis y Diseño, Estratégico en coordinación de sus Subdirecciones técnicas.

 

Artículo 17. Cambios en la parametrización. Cuando se requiera cambio en la parametrización de los proyectos, por ajustes en los criterios, armonización entre proyectos a la estructura del nuevo Plan de Desarrollo o decisiones institucionales, éstos se harán efectivos en el SISDIS, conforme a los procedimientos vigentes definidos por la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico.

 

Parágrafo: Si los cambios se relacionan con los temas de competencia de la Mesa para la Gestión Integral Social- GIS, se requiere de su previa aprobación.

 

Artículo 18. Suministro de información. En el marco de las competencias establecidas en el Decreto 607 de 2007, la respuesta a las solicitudes de información interna o externa del Sistema de Información, será autorizada únicamente por el-la Subdirector-a de Investigación e Información o el-la Subdirector-a de Diseño, Evaluación y Sistematización-SDES, dando cumplimiento a la normatividad que sobre reserva en la información se encuentre vigente al momento de la autorización.

 

Artículo 19. Disponibilidad de la información. La información de la entidad deberá estar a disponibilidad del público de conformidad con las normas constitucionales y legales vigentes; para ello la SDIS dispondrá de las herramientas requeridas para facilitar su acceso. Se exceptúan los datos personales sensibles, la información pública clasificada, la información pública reservada, y cualquier otro dato que según las normas vigentes no sea considerado como público, cuyo acceso podrá ser rechazado o denegado de manera motivada y por escrito de conformidad con lo establecido en la normatividad vigente.

 

Parágrafo 1. La ficha de cada participante contenida en el Subsistema de Información Misional, es un documento público, de carácter clasificado que contiene información confidencial del participante y su familia y que aporta entre otros, elementos para identificar, seleccionar y priorizar su atención.

 

Parágrafo 2. Los datos solicitados por la Secretaría Distrital de Integración Social a través de la ficha de cada participante en el Subsistema de Información Misional de la entidad, que no sean públicos sino sensibles, no podrán darse a conocer al público ni a las entidades públicas o privadas, sino únicamente en resúmenes numéricos, que impidan la deducción o inferencia de información de carácter individual, salvo en los casos que la o el participante, haya consentido en la revelación de sus datos personales o privados, o bien cuando es claro que la información fue entregada como parte de aquella información que debe estar bajo el régimen de publicidad aplicable o cuando cuente con los acuerdos de intercambio de información establecidos por la SDIS y las excepciones enmarcadas en la Ley 1581 de 2012.

 

CAPÍTULO IV

 

DESARROLLO DE SOFTWARE

 

Artículo 20. Dependencias autorizadas. La Subdirección de Investigación e Información de la SDIS, será la única dependencia autorizada para llevar a cabo desarrollos de software.

 

Artículo 21. Cambios, ajustes y/o creación de nuevo software. Los requerimientos de ajuste o desarrollo de aplicaciones deben cumplir con el procedimiento vigente establecido para ello y el cual hace parte del proceso de Tecnologías de la Información del Sistema de Gestión.

 

Parágrafo. Procesos contractuales de desarrollo. Si los desarrollos de software son contratados con terceros o son un componente de algún proceso contractual (contrato, convenio, acuerdo interadministrativo, intercambios, entre otros.), la Subdirección de Investigación e Información será la encargada de proporcionar los lineamientos de desarrollo de software y hacer seguimiento en el aspecto tecnológico.

 

CAPITULO V

 

SEGURIDAD DIGITAL

 

Artículo 22. Acceso al Sistema de Información de la SDIS: La Subsecretaria, directores, jefes de oficina, subdirectores técnicos y locales, establecerán la necesidad del uso de la funcionalidad de los servicios y sistemas informáticos de la entidad, autorizando a los servidores públicos, contratistas y muy excepcionalmente a terceros que tengan relaciones jurídicas mediante convenios o contratos con la entidad, según la naturaleza de sus funciones u obligaciones contractuales, para tener acceso al SISDIS, informando oportunamente a la Subdirección de Investigación e Información a través del formato institucional de solicitud creado para el efecto. 

 

Parágrafo. Los servidores públicos, contratistas y terceros con acceso autorizado al SISDIS, deben cumplir con todas las políticas sobre el manejo de la información institucional emitidas por la entidad y demás disposiciones legales vigentes.

 

Artículo 23. Creación de usuarios: Es responsabilidad de la Subdirección de Investigación e Información, la creación de usuarios y la asignación de una contraseña que cumpla con niveles de seguridad previamente establecidos en la Política de seguridad y privacidad de la información institucional y el procedimiento vigente, de acuerdo con perfiles, roles y responsabilidades previamente definidas.

 

Parágrafo. El usuario del Sistema debe ser consciente que la contraseña es de uso personal e intransferible y es responsable por el manejo adecuado de la misma, la cual no deberá ser revelada, divulgada o expuesta por ningún motivo, evitando exponer al SISDIS al  abuso intencional o accidental; cualquier acción que sea llevada a cabo bajo esta circunstancia no exime al usuario de la responsabilidad por algún tipo de daño, perdida, modificación, sustracción o eliminación de información sensible para la entidad.

 

Artículo 24. Contraseñas de acceso a aplicaciones: La asignación de contraseñas para el acceso y uso de las aplicaciones estará en cabeza de la Subdirección de Investigación e Información, previa autorización formal del jefe de la respectiva dependencia donde se desempeña el usuario de la contraseña. El usuario del sistema con acceso a estas aplicaciones es responsable por los cambios que se generen bajo su autenticación. Es responsabilidad de los Jefes de las diferentes dependencias informar oportunamente a la Subdirección de Investigación de Información de la necesidad de crear, modificar o eliminar cuentas de usuarios de conformidad con la política de seguridad y privacidad de la información.

 

Artículo 25. Almacenamiento y custodia de la información física. Los documentos físicos deben ser almacenados en los espacios dispuestos por la entidad para tal fin, cumpliendo con lo establecido por La Subdirección Administrativa y Financiera y en particular con lo indicado en las tablas de retención documental vigente para la SDIS.

 

Artículo 26. Almacenamiento y custodia de la información digital. La protección de la información digital se instrumentará a través de los procesos y procedimientos del Sistema de Gestión - SG, diseñados para soportar y mantener las Tecnologías de Información y Comunicaciones - TIC y a las políticas, directrices, lineamientos y Planes diseñados y aprobados por el Comité de Gestión y Desempeño.

 

Parágrafo. Los documentos digitales deben ser tratados acorde con la política de seguridad y privacidad de la información de la SDIS a fin de garantizar la integridad, disponibilidad, autenticidad, confidencialidad. Es responsabilidad de cada usuario, la custodia de los archivos digitales que haya generado en el cumplimiento de sus funciones u obligaciones. Si la información se encuentra en las aplicaciones misionales, administrativas y de apoyo institucional, la custodia es responsabilidad de quien dentro de sus funciones tenga la administración de las bases de datos.

 

Artículo 27. Inventario de aplicaciones. Todo aplicativo utilizado en los procesos de la entidad debe estar relacionado en el inventario de activos y debe cumplir con las directrices, documentación y demás requerimientos estipulados por la Subdirección de Investigación e Información.

 

Artículo 28. Responsable del Inventario de aplicaciones. El instrumento para relacionar los aplicativos será administrado por la Subdirección de Investigación e Información, quien se encargará de ingresar, actualizar o dar de baja las aplicaciones, previa autorización del área funcional respectiva.

 

Parágrafo 1. Toda base de datos que soportan los sistemas de información donde se registre o genere información oficial de la entidad, debe estar registrada y custodiada en la Subdirección de Investigación e Información.

 

Parágrafo 2. Todo aplicativo o programa que la entidad adquiera, desarrolle o utilice en adelante, deberá ser previamente avalado por la Subdirección de Investigación e Información.

 

CAPITULO VI

 

DISPOSICIONES FINALES

 

Artículo 29. Convenios, acuerdos interinstitucionales o sociales. Las áreas o dependencias que, en marco de sus actividades y funciones, planeen participar en la suscripción de convenios, acuerdos o alianzas que generen bases de datos o medios virtuales para intercambio y/o almacenamiento de información, deben contar previamente con el aval escrito de la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico. La Subdirección de Investigación e Información revisará los requerimientos técnicos y tecnológicos.

 

Parágrafo 1. Todos los productos generados en los convenios y acuerdos interinstitucionales deben estar enmarcados en la estructura del SISDIS e incorporarse en alguno de los Subsistemas de información.

 

Parágrafo 2. Todos los convenios y acuerdos interinstitucionales que se realicen, deben corresponder a las condiciones establecidas en el Decreto 607 de 2007 y normas complementarias aplicables a la SDIS, en el marco de la misionalidad de la entidad.

 

Parágrafo 3. En aquellos casos que la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico evalúe que por competencia la solicitud o actuación respectiva debe ser desarrollada por otra entidad distrital o requiera el concurso de varias entidades, realizará la consulta respectiva antes de dar la respuesta definitiva.

 

Artículo 30. Documento técnico. El documento técnico que define los términos del SISDIS, hace parte integral del presente Acto administrativo.

 

Artículo 31. Modificación del documento técnico. El documento técnico podrá ser modificado únicamente por parte de la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico, la Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización y la Subdirección de Investigación e Información de la SDIS, según lo contemplado en los Artículos 14, 15 y 16 del Decreto 607 de 2007.

 

Parágrafo 1: Solo habrá una versión controlada y actualizada del documento técnico, la cual se encuentra en cabeza del-a Director. -a de Análisis y Diseño Estratégico.

 

Parágrafo 2: La modificación al documento técnico se realizará mediante acta, suscrita previo aval de la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico, la Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización y la Subdirección de Investigación e Información de la SDIS. La mencionada acta debe contar con la firma del-a Jefe-a de la Oficina Asesoría Jurídica y el-a Director- a de Análisis y Diseño Estratégico.

 

Artículo 32º. Vigencia y derogación. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición. Deroga la Resolución 1887 de 2015 y las demás disposiciones que le sean contrarias.

 

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

 

Dado en Bogotá, D.C., a los 24 días del mes de junio del año 2022.

 

MARGARITA BARRAQUER SOURDIS

 

Secretaria (o) Distrital de Integración Social

 

Nota: Ver norma original en Anexos.

 

NOTA AL PIE DE PAGINA: