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RESOLUCIÓN 015 DE 2023
Por la cual se establece el procedimiento interno para la provisión transitoria de empleos de carrera administrativa y de libre nombramiento y remoción mediante la figura del encargo
EL DIRECTOR GENERAL DEL INSTITUTO DISTRITAL DE PATRIMONIO CULTURAL
En uso de sus facultades legales, en especial las conferidas por los artículos 72 y 78 de la Ley 489 de 1998, los artículos 24 y 25 de la Ley 909 de 2004, el artículo 1° de la Ley 1960 de 2019, los artículos 5° y 6° del Acuerdo 001 de 2023 de la Junta Directiva del IDPC y
CONSIDERANDO
Que el Acuerdo Distrital 257 de 2006, estableció en el artículo 95 que el Instituto Distrital del Patrimonio Cultural es un establecimiento público con personería jurídica, patrimonio independiente y autonomía administrativa y financiera que tiene por objeto la ejecución de políticas, planes y proyectos para el ejercicio efectivo de los derechos patrimoniales y culturales de los habitantes del Distrito Capital, así como la protección, intervención, investigación, promoción y divulgación del patrimonio cultural tangible e intangible y de los bienes de interés cultural del Distrito Capital.
Que el artículo 72 de la Ley 489 de 1998, establece que la dirección y administración de los establecimientos públicos estará a cargo de un Consejo Directivo y de un director, gerente o presidente.
Que el literal a del artículo 78 ibídem indica que a los Directores de los establecimientos públicos les compete “a. Dirigir, coordinar, vigilar y controlar la ejecución de las funciones o programas de la organización y de su personal”;
Que el Acuerdo 001 de 10 de enero de 2023, expedido por la junta directiva, establece en los artículos quinto y sexto las funciones del despacho del director general, así:
5. Expedir los actos administrativos, realizar las operaciones y celebrar los contratos que se requieran para el buen funcionamiento del Instituto, de acuerdo con las normas vigentes. 6. Definir políticas sobre el manejo de los recursos humanos, financieros y materiales de acuerdo con la ley y los estatutos, buscando asegurar el cumplimiento de la misión institucional.
Que el artículo 24 de la Ley 909 de 2004, modificado mediante el artículo 1 de la Ley 1960 de 2019 dispuso que “Mientras se surte el proceso de selección para proveer empleos de carrera administrativa, los empleados de carrera tendrán derecho a ser encargados en estos si acreditan los requisitos para su ejercicio, poseen las aptitudes y habilidades para su desempeño, no han sido sancionados disciplinariamente en el último año y su última evaluación del desempeño es sobresaliente.
En el evento en que no haya empleados de carrera con evaluación sobresaliente, el encargo deberá recaer en quienes tengan las más altas calificaciones descendiendo del nivel sobresaliente al satisfactorio, de conformidad con el sistema de evaluación que estén aplicando las entidades. Adicionalmente el empleado a cumplir el encargo deberá reunir las condiciones y requisitos previstos en la ley.”
Que la citada norma, a renglón seguido, dispuso que “El encargo deberá recaer en un empleado que se encuentre desempeñando el cargo inmediatamente inferior de la planta de personal de la entidad. Los cargos de libre nombramiento y remoción, en caso de vacancia temporal o definitiva, podrán ser provistos a través del encargo de empleados de carrera o de libre nombramiento y remoción, que cumplan los requisitos y el perfil para su desempeño.
En caso de vacancia definitiva el encargo será hasta por el término de tres (3) meses, prorrogable por tres (3) meses más, vencidos los cuales el empleo deberá ser provisto en forma definitiva.”
Que mediante Decreto 4968 de 27 de diciembre de 2007 dispuso que: “(…) sin previa convocatoria a concurso, cuando por razones de reestructuración, fusión, transformación o liquidación de la entidad o por razones de estricta necesidad del servicio lo justifique el jefe de la entidad. En estos casos el término de duración del encargo o del nombramiento provisional no podrán exceder de 6 meses, plazo dentro del cual se deberá convocar el empleo a concurso”.
Que mediante Sentencia 2012-00795 de 2021, el H. Consejo de Estado, declaró la nulidad parcial de los apartes demandados del Decreto 4968 de 27 de diciembre de 2007 expedido por el Gobierno Nacional, en lo que corresponde a la expresión normativa que señala que “la Comisión Nacional del Servicio Civil podrá autorizar la prórroga de los encargos y de los nombramientos provisionales”.
Que mediante Circular Conjunta 0117 de 2019 la Comisión Nacional del Servicio Civil y el Departamento Administrativo de la Función Pública, se imparten lineamientos frente a la aplicación de las disposiciones contenidas en la Ley 1960 de 27 de junio de 2019, en relación con la vigencia de la ley - procesos de selección, informe de las vacantes definitivas y encargos.
Que el 13 de agosto de 2019 la Comisión Nacional del Servicio Civil estableció criterio unificado para la provisión de empleos públicos mediante encargo y comisión para desempeñar empleos de libre nombramiento y remoción o de periodo.
Que en mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO PRIMERO. – Encargo en empleos de libre nombramiento y remoción. De conformidad con las normas que regulan la materia, los empleos de libre nombramiento y remoción de la planta del IDPC, que se encuentren en vacancia temporal o definitiva, podrán ser provistos a través de la figura del encargo con servidores públicos con derechos de carrera administrativa o de libre nombramiento y remoción, que cumplan con los siguientes requisitos:
1. Que cumplan con los requisitos mínimos señalados para el empleo en el Manual específico de funciones y competencias laborales.
2. Que posean las aptitudes y habilidades para su desempeño.
3. Que no hayan sido sancionados disciplinariamente en el último año.
Parágrafo 1. Para servidores públicos de carrera administrativa, su última calificación debe ser sobresaliente, en el evento en que no haya empleados de carrera con evaluación sobresaliente, el encargo deberá recaer en quienes tengan las más altas calificaciones descendiendo del nivel sobresaliente al satisfactorio. Cuando se trate de vacancia definitiva, el encargo será por un término de tres (3) meses, prorrogables por tres (3) meses más, período que una vez culminado obliga la provisión definitiva del empleo.
Parágrafo 2. El encargo en empleos de libre nombramiento y remoción no es un derecho preferencial, sino una facultad potestativa del nominador.
ARTÍCULO SEGUNDO. – Encargo en empleos de carrera administrativa. De conformidad con las normas que regulan la materia, los empleos de carrera administrativa de la planta del IDPC que se encuentren en vacancia temporal o definitiva, podrán ser provistos a través de la figura del encargo con servidores públicos de carrera administrativa, que cumplan con los siguientes requisitos:
1. Que se encuentren desempeñando el empleo inmediatamente inferior al que se pretende proveer transitoriamente.
2. Que cumplan con los requisitos mínimos señalados para el empleo en el Manual específico de funciones y competencias laborales.
3. Que posean las aptitudes y habilidades para su desempeño.
4. Que no hayan sido sancionados disciplinariamente en el último año.
Parágrafo 1. Para el caso de vacancias definitivas, antes del encargo, se verificará la aplicación de los mecanismos de provisión definitiva señalados en la normativa vigente.
Parágrafo 2. El encargo en empleos de carrera administrativa sólo es predicable respecto de servidores públicos titulares de derechos de carrera. Este derecho en ningún caso se extiende a servidores públicos nombrados en provisionalidad o en empleos de otra naturaleza.
Parágrafo 3. Los servidores que gozan de encargo serán tenidos en cuenta, atendiendo para ello, la posición jerárquica que ocupan como titulares de derechos de carrera y no el empleo que ejercen en encargo.
Parágrafo 4. Los servidores públicos que acaban de superar periodo de prueba con evaluación del desempeño sobresaliente o satisfactoria serán incluidos en el estudio técnico de encargo sólo en caso de no existir servidor de carrera con calificación de desempeño ordinaria que reúna los requisitos.
ARTÍCULO TERCERO. Procedimiento para el estudio de encargos en empleos de carrera administrativa. En caso de vacancia temporal o definitiva de un empleo de carrera administrativa y existiendo la necesidad de proveer la misma, el equipo de Talento Humano de la Subdirección de Gestión Corporativa del Instituto Distrital de Patrimonio Cultural -IDPC divulgará la existencia del proceso de encargo a través de los medios de comunicación interna dispuestos en la entidad (intranet y correo electrónico institucional), en la que mediante escrito especificará:
⁻ Identificación del/de los empleo(s) a proveer mediante encargo: denominación, código, grado y nivel, asignación básica, número de vacantes a proveer, descripción del perfil del rol y funciones a desarrollar de conformidad con el Manual específico de funciones y competencias laborales vigente.
⁻ El tipo de vacante, si es una vacante temporal o definitiva.
ARTÍCULO CUARTO. Estudio de verificación de cumplimiento de requisitos. En atención a los principios rectores de la Función Pública, el Equipo de Talento Humano de la Subdirección de Gestión Corporativa del IDPC diligenciará el formulario para la verificación de requisitos para derecho a encargo establecidos en el artículo 1° de la Ley 1960 de 2019, el cual hace parte integrante de la presente resolución, así:
a. Identificará el empleo, el tipo de vacante (temporal o definitiva) y su ubicación.
b. Identificará y transcribirá el perfil del Manual específico de funciones y competencias laborales vigente.
c. Identificará los servidores de carrera administrativa del IDPC que desempeñen los empleos de carrera inmediatamente inferiores al empleo objeto de provisión.
d. Verificará para cada servidor identificado en el punto anterior, el cumplimiento de los requisitos de encargo establecidos en el artículo segundo de la presente resolución.
e. De existir empate, se procederá a realizar el desempate de acuerdo con los criterios establecidos en la presente resolución.
f. Realizará, en orden de mérito descendente, un listado de servidores susceptibles de ser encargados.
ARTÍCULO QUINTO. Criterios de desempate. Existirá empate en el estudio de derecho a encargo cuando se encuentre más de un servidor de carrera ubicado en el empleo inmediatamente inferior que cumplan con los requisitos de encargo, caso en el cual se aplicarán los siguientes criterios de desempate:
a. El servidor con derechos de carrera administrativa que acredite mayor experiencia relacionada (de acuerdo con lo exigido en el Manual de funciones y competencias laborales).
b. Mayor puntaje en la última calificación definitiva del desempeño laboral.
c. Pertenecer a la misma dependencia en la que se encuentra el empleo objeto de provisión.
d. El servidor público que cuente con distinciones, reconocimientos u honores en el ejercicio de sus funciones durante los últimos cuatro (4) años.
e. El servidor con derechos de carrera que acredite educación formal relacionada y adicional al requisito mínimo exigido para el cargo, para lo cual se verificará la información que se encuentre en la historia laboral. Se deberá establecer un puntaje por cada título de educación formal adicional al requisito mínimo.
f. El servidor con derechos de carrera que acredite la condición de víctima, en los términos del artículo 131 de la Ley 1448 de 2011, "Por la cual se dictanmedidas de atención, asistencia y reparación integral a las víctimas del conflicto armado interno y se dictan otras disposiciones ". g. El servidor con derechos de carrera más antiguo de la entidad.
h. El servidor de carrera que hubiere sufragado en las elecciones inmediatamente anteriores, para lo cual deberá aportar el certificado de votación de acuerdo con lo establecido en el artículo 5° de la Ley 403 de 1997.
De no ser posible el desempate, se decidirá a la suerte por medio de balotas, en presencia de pluralidad de servidores de la entidad, entre ellos control interno.
ARTÍCULO SEXTO. Publicación de estudio de verificación de requisitos para encargos. Culminado el estudio de verificación de requisitos para derecho a encargo, el Equipo de Talento Humano de la Subdirección de Gestión Corporativa del IDPC realizará la publicación del formulario para la verificación de requisitos para derecho a encargo por cada cargo en la intranet de la entidad, para conocimiento de los servidores públicos, bajo los siguientes parámetros:
1. El formulario de verificación de requisitos para derecho a encargo por cada cargo se publicará en la intranet del Instituto por el término de cinco (5) días hábiles.
2. Los servidores públicos que han sido postulados para encargos serán informados a través del correo electrónico institucional.
ARTÍCULO SÉPTIMO. Aceptación y postulaciones. Los servidores públicos de carrera administrativa que se encuentren postulados en el estudio de verificación de requisitos para encargo publicado, tendrán un plazo máximo de cinco (5) días hábiles desde la publicación del estudio para aceptar la postulación efectuada mediante comunicación oficial a través del medio más expedito disponible, incluyendo el correo electrónico personal para el caso de servidores de carrera que se encuentran en situaciones administrativas que implican su ausencia de la entidad, siempre que se hallen en servicio activo. Igualmente, los servidores que no estén interesados en ser encargados deberán expresarlo a través de los medios antes definidos.
Las aceptaciones de postulaciones recibidas con posterioridad al término anteriormente señalado, se entenderán extemporáneas y no serán tenidas en cuenta para la continuidad del proceso.
ARTÍCULO OCTAVO. Solicitudes y observaciones. Los servidores públicos de carrera administrativa que se consideren afectados con el resultado del estudio de verificación de requisitos tendrán un plazo máximo de cinco (5) días hábiles desde la publicación del estudio para presentar la respectiva solicitud de inclusión en el mismo.
Únicamente se recibirán las solicitudes presentadas a nombre propio, no serán consideradas aquellas en las que se solicite la exclusión o inclusión de otro servidor distinto al interesado.
Las solicitudes para la inclusión en el estudio de verificación de requisitos deberán enviarse a la Subdirección de Gestión Corporativa – Talento Humano, a través del sistema de correspondencia ORFEO y ésta deberá contener:
1. Objeto de la solicitud.
2. Identificación y justificación de la solicitud de inclusión en el empleo ofertado.
ARTÍCULO NOVENO. Publicación de la modificación al estudio de verificación. De presentarse solicitudes y/u observaciones a la publicación del estudio de verificación de requisitos para encargo y éstas sean resueltas a favor del interesado, se procederá a publicar una modificación al estudio de verificación de requisitos incluyendo a los servidores que se les haya indicado su inclusión, en los mismos términos del artículo sexto de la presente resolución.
Una vez publicada la modificación, los servidores públicos de carrera administrativa que se encuentren postulados en la modificación tendrán un plazo máximo de dos (2) días hábiles desde la publicación de la modificación para aceptar la postulación efectuada.
Frente a la publicación de la modificación del estudio de verificación de requisitos no serán procedentes nuevas solicitudes, por no haberse presentado contra el estudio inicialmente publicado.
ARTÍCULO DÉCIMO. Verificación del requisito de aptitudes y habilidades para el desempeño del cargo. Una vez en firme el estudio de verificación de requisitos para encargo y se tenga la relación de las aceptaciones presentadas por los servidores públicos postulados, el Equipo de Talento Humano de la Subdirección de Gestión Corporativa realizará la verificación del requisito de aptitudes y habilidades para el desempeño del cargo, teniendo en cuenta el concepto médico ocupacional de aptitud física vigente y el resultado de la evaluación de los compromisos comportamentales de la última evaluación de desempeño laboral del servidor.
ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO. Acto Administrativo de encargo o de nombramiento provisional. Terminado el plazo de publicación del estudio de los requisitos, el nominador en uso de sus facultades podrá adelantar las acciones tendientes a concretar la provisión transitoria por encargo o nombramiento en provisionalidad, teniendo en
cuenta que este último sólo será procedente si el estudio determina que no existe un servidor público con derechos de carrera administrativa con derecho preferencial para ser encargado.
El Equipo de Talento Humano de la Subdirección de Gestión Corporativa del IDPC, previo a la expedición del acto administrativo de encargo verificará nuevamente el cumplimiento de la totalidad de los requisitos para acceder al encargo correspondiente.
El acto administrativo de encargo o nombramiento provisional se publicará por el término de diez (10) días hábiles en la página web e intranet del Instituto Distrital de Patrimonio Cultural – IDPC.
Contra el acto administrativo de encargo o nombramiento provisional, podrá interponerse dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su publicación en la página web e intranet de la entidad, reclamación escrita en primera instancia ante la Comisión de Personal, la cual será presentada a través del sistema de correspondencia ORFEO dirigida al(la) Subdirector(a) de Gestión Corporativa en calidad de Secretario(a) Técnico(a) de dicha instancia.
Contra la decisión proferida en primera instancia por la Comisión de Personal se podrá interponer reclamación escrita dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su notificación, para que sea conocida en segunda instancia por la Comisión Nacional del Servicio Civil. La decisión en primera instancia será concedida mediante comunicación escrita por la Comisión de Personal de la entidad, previa verificación de cumplimiento de los requisitos establecidos en el artículo 4 del Decreto Ley 760 de 2005, decisión que se comunicará a las partes interesadas por parte de la Comisión de Personal.
La reclamación, la comunicación escrita que la admite y el expediente respectivo debidamente organizado serán remitidos a la CNSC por parte de la Comisión de Personal, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de su admisión para que se estudie la reclamación en segunda instancia.
ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO. Comunicación del encargo. Vencido el término de reclamación sin que se hubieran recibido solicitudes dentro del término legal establecido o habiéndose presentado reclamaciones y éstas hayan sido decididas en las instancias correspondientes resolviendo la indemnidad de la decisión inicialmente publicada, el Equipo de Talento Humano de la Subdirección de Gestión Corporativa procederá a comunicar el encargo al servidor público con derechos de carrera administrativa, quien posterior a la comunicación del acto administrativo que concede el encargo, podrá aceptarlo y tomará posesión dentro de los términos de Ley.
La comunicación y la aceptación del encargo se realizará en los términos del artículo del Decreto 1083 de 2015, así como el artículo 2.2.5.1.7 del referido decreto para la toma de posesión en el encargo. La aceptación del encargo deberá ser presentada mediante el sistema de correspondencia ORFEO.
ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO. Reglas generales. La actuación administrativa tendiente a proveer un empleo de carrera administrativa mediante la figura del encargo cumplirá las siguientes reglas:
1. El empleo objeto de provisión mediante encargo se ejercerá en la dependencia en donde se encuentra ubicado, con las funciones y responsabilidades que se encuentran establecidas en el Manual específico de funciones y competencias laborales.
2. Los encargos en vacancia definitiva se otorgarán hasta por el término de tres (3) meses, prorrogables por tres (3) meses más, vencidos los cuales el empleo deberá ser provisto en forma definitiva.
3. Los encargos en empleos de vacancia temporal se otorgarán únicamente por el termino de duración de la situación administrativa que originó la vacancia; temporalidad que deberá señalarse en el acto administrativo de encargo.
4. Si un empleo en vacancia temporal está provisto mediante encargo y su titular renuncia, dicha vacante se convierte en vacante definitiva, en este caso, la entidad deberá verificar la aplicación de los mecanismos de provisión definitiva señalados en las normas vigentes. Si agotados dichos órdenes de provisión, la condición de vacancia definitiva persiste, la administración podrá, por necesidades del servicio, mantener el encargo o el nombramiento provisional en el servidor en que inicialmente había recaído.
ARTÍCULO DÉCIMO CUARTO. Causales de terminación del encargo. El encargo en empleos de carrera administrativa podrá darse por terminado mediante resolución motivada o en cualquiera de los siguientes casos:
a. Por renuncia al encargo.
b. Por obtención de evaluación del desempeño no satisfactoria.
c. Por decisión del nominador debidamente motivada conforme al Art. 2.2.5.3.4 del Decreto 1083 de 2015.
d. Por la pérdida de los derechos de carrera.
e. Cuando se acepte designación para el ejercicio de otro empleo.
f. Por la imposición de sanción disciplinaria consistente en suspensión o destitución.
g. Por determinarse procedente la provisión definitiva del empleo, conforme a lo dispuesto en el artículo 2.2.5.3.2 Decreto 1083 de 2015 (artículo 7º del Decreto 1227 de 2005, modificado por el artículo 1° del Decreto 1894 de 2012).
h. Por las demás causales previstas en la normatividad vigente.
ARTÍCULO DÉCIMO QUINTO. Contra el presente acto administrativo no procede recurso de conformidad con lo establecido en el artículo 75 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
ARTÍCULO DÉCIMO SEXTO. En virtud del principio de publicidad comuníquese la presente resolución en la página web de la entidad.
ARTÍCULO DÉCIMO SÉPTIMO. Vigencia y derogatorias. La presente resolución adquiere firmeza a partir del día siguiente a su comunicación y deroga la Resolución No. 043 del 23 de enero de 2019, las normas internas, procedimientos y formatos que le sean contrarios.
Dada en Bogotá D.C., a los 19 días del mes de enero del año 2023.
PATRICK MORALES THOMAS
Director General
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