RESOLUCIÓN 087 DE 2023

(Abril 25)

Por la cual se crea el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable de la Agencia Distrital para la Educación Superior, la Ciencia y la Tecnología “ATENEA”

EL DIRECTOR GENERAL DE LA AGENCIA DISTRITAL PARA LA EDUCACIÓN SUPERIOR, LA CIENCIA Y LA TECNOLOGÍA “ATENEA”

En uso de sus atribuciones legales y estatutarias, en especial las conferidas por los numerales 5 y 6 del artículo 11 del Decreto Distrital 273 de 2020, la Resolución No. DDC-000003, expedida por la Contaduría General de Bogotá D.C, y,

CONSIDERANDO:

Que los artículos 209 y 269 de la Constitución Política determinan el marco general sobre la obligatoriedad de diseñar y aplicar métodos y procedimientos de control interno por parte de las entidades y organismos del sector público.

Que, el artículo 354 constitucional, le asigna al Contador General de la Nación la facultad de llevar la contabilidad general de la nación y consolidarla con la de sus entidades descentralizadas territorialmente o por servicios, así como determinar las normas contables que deben regir en el país, conforme a la ley.

Que el artículo 1º de la Ley 87 de 1993, define que: “se entiende por control interno el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos”.

Que, el literal a) del artículo 3° ibidem, establece que: “el Sistema de Control Interno forma parte integrante de los sistemas contables, financieros, de planeación, información y operacionales de la respectiva entidad”.

Que, el Decreto Nacional 1083 de 2015, Único Reglamentario del Sector de Función Pública, regula el Sistema de Control Interno para todos los organismos y Entidades del Estado, en sus diferentes órdenes y niveles, así como para los particulares que administren recursos del Estado.

Que, la Ley 1314 de 2009, tiene como objetivo la conformación de un sistema único y homogéneo de alta calidad, comprensible y de forzosa observancia, de normas de contabilidad, de información financiera comprensible, transparente y comparable, pertinente y confiable. Además, regula los principios y normas de contabilidad e información financiera y de aseguramiento de la información, aceptados en Colombia; también señala las autoridades competentes, el procedimiento para su expedición y se determinan las entidades responsables de vigilar su cumplimiento.

Que, la Contaduría General de la Nación, emitió las Resoluciones 743 de 2013, 414 de 2014 y 533 de 2015, mediante las cuales se incorpora el Régimen de Contabilidad Pública y se emiten los nuevos marcos normativos de regulación contable pública aplicable a los diferentes grupos de los entes contables públicos.

Que, a las entidades territoriales les corresponde aplicar el Marco Normativo relativo al Sector Gobierno, establecido en la Resolución 533 de 2015 y las complementarias y/o modificatorias de ésta y al cual se denomina de manera genérica Nuevo Marco Normativo Contable aplicable a Entidades de Gobierno General.

Que la Resolución No.193 de 2016, expedida por la Contaduría General de la Nación “Por la cual se Incorpora, en los Procedimientos Transversales del Régimen de Contabilidad Pública, el Procedimiento para la evaluación del control interno contable ”, orienta a los responsables de la información financiera de la entidades, en la realización de las gestiones administrativas necesarias para garantizar la producción de información financiera que cumpla con las características fundamentales de relevancia y presentación fiel a que se refieren los marcos normativos incorporados en el Régimen de Contabilidad Pública.

Que, el numeral 3.2.2. del anexo de la Resolución 193 de 2016, establece herramientas de mejora continua y sostenibilidad de la calidad de la información financiera, indicando: “dada la característica recursiva de los sistemas organizacionales y la interrelación necesaria entre los diferentes procesos que desarrollan las entidades, estas deberán contar con herramientas tendientes a la mejoren continua y de sostenibilidad de la información financiera de manera que se genere información con las características fundamentales de relevancia y representación fiel. Estas herramientas pueden ser de diversa índole, como la creación del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable o la implementación de herramientas sustentadas en políticas, procedimientos, directrices, instructivos, lineamientos o reglas de negocio que procedan por garantizar de manera permanente la depuración y mejora de la calidad de la información financiera”. (negrillas fuera de texto)

Que, el numeral 3.2.15 ibídem, establece la depuración contable permanente y sostenible, manifestando que las entidades adelantarán acciones pertinentes para depurar la información financiera e implementar los controles que sean necesarios a fin de mejorar la calidad de la información.

Que la Resolución No. DDC-000003 de 2018, expedida por la Contaduría General de Bogotá D.C, establece los lineamientos para la sostenibilidad del Sistema Contable Público Distrital y para la evaluación y depuración permanente de las cifras y demás datos de contenido en los estados financieros, informes y reportes contables emitidos por la Entidad Contable Pública Bogotá D.C. a través de sus entes públicos distritales, en cumplimiento del procedimiento anexo a la Resolución 193 de 2016.

Que el artículo 3º ibidem, establece que, “Comité Técnico de Sostenibilidad Contable, determina que los Entes Públicos Distritales conformen o actualicen el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable, cuyo fin es recomendar al Representante Legal o a los servidores públicos responsables de las áreas de gestión, técnicas o administrativas sobre: i) la aplicación y actualización de políticas contables y de operación; ii) la depuración de valores con base en la gestión administrativa, técnica y jurídica realizada, en concordancia con los soportes documentales que la administración considere idóneos, iii) los aspectos que considere pertinentes para agilizar y gestionar el flujo de información insumo del proceso contable; entre otros aspectos que se establezcan dentro de su reglamento interno; lo anterior, sin perjuicio del deber que tienen los responsables directos de las áreas de gestión correspondiente (…)”:

Que las funciones a cargo del Director General de la Agencia Distrital para la Educación Superior, la Ciencia y la Tecnología - Atenea se encuentran descritas en el artículo 9 del Acuerdo No. 02 de 2021 del Consejo Directivo de la Entidad, y la Resolución 01 de 2021 mediante la cual se adopta el Manual Específico de Funciones y de Competencias Laborales de la planta de personal de la Agencia.

Que de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 3 de Acuerdo 03 de 2021 del Consejo Directivo de la Entidad “Por el cual se adopta la estructura organizacional de la Agencia Distrital para la Educación Superior, la Ciencia y la Tecnología - Atenea y se dictan otras disposiciones” es disposición de la Dirección General dictar los actos administrativos que correspondan en cumplimiento del objetivo de la entidad.

Que con el fin de dar cumplimiento a lo dispuesto en las normas citadas y de contar con una instancia al interior de la Agencia Distrital para la Educación Superior, la Ciencia y la Tecnología - Atenea, encargada de asesorar, evaluar, proponer, fomentar, recomendar y decidir acerca de temas específicos en materia contable en la entidad, se hace necesario crear el Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable de la Agencia Atenea.

Que, en mérito de lo expuesto;

RESUELVE:

Artículo 1. CREACIÓN. Créese el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable - CTSC, de la Agencia Distrital para la Educación Superior, la Ciencia y la Tecnología - Atenea, bajo los lineamientos generales de control interno contable fijados por la Contaduría General de la Nación y la Dirección Distrital de Contabilidad, como instancia asesora de las áreas técnicas y/o administrativas que conozcan de asuntos contables.

Artículo 2. OBJETIVO. - El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable - CTSC será una instancia asesora para las áreas y los (las) funcionarios (as) responsables de la información financiera, económica, social y ambiental, con el propósito de garantizar la sostenibilidad del sistema contable y la evaluación y depuración permanente de las cifras y demás datos contenidos en los estados financieros, informes y reportes con contables emitidos por la Agencia - Atenea, generando recomendaciones para la adopción de directrices, políticas y procedimientos encaminados a la ejecución, control y mejora continua de los procesos administrativos y contables de la Agencia.

Artículo 3. CONFORMACIÓN. - El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable – CTSC creado en el presente acto administrativo, estará integrado por los (las) siguientes funcionarios (as):

- El (la) Director (a) General o su delegado

- El (la) Gerente de Estrategia

- El (la) Gerente de Educación Posmedia

- El (la) Gerente de Ciencia, Tecnología e Innovación

- El (la) Gerente de Gestión Corporativa

- El (la) Tesorero

- El (la) Subgerente Financiero

Parágrafo 1. Cuando el Comité lo estime necesario, para el cumplimiento de sus funciones, podrá invitar a sus reuniones a funcionarios y/o contratistas, con derecho a voz, pero sin voto, para que emitan sus conceptos técnicos o profesionales, en relación con los asuntos que se consideren en cada sesión.

Parágrafo 2. El (la) Jefe de la Oficina de Control Interno de Gestión, la Oficina Asesora Jurídica y el profesional con funciones de contador, serán invitados permanentes, con derecho a voz, pero sin voto.

Artículo 4. FUNCIONES. - El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable de la Agencia Distrital para la Educación Superior, la Ciencia y la Tecnología - Atenea tendrá las siguientes funciones:

1. Asesorar al director general y a los funcionarios responsables de las áreas técnicas y/o administrativas de la gestión en el diseño e implementación de los procedimientos de control interno contable fijados por la Contaduría General de la Nación y Dirección Distrital de Contabilidad, con el fin de logar la existencia y efectividad de los procedimientos de control y verificación de las actividades propias del proceso contable, de modo que garantice razonablemente que la información financiera cumpla con las características fundamentales de relevancia y representación fiel de que trata el Régimen de Contabilidad Pública.

2. Promover la cultura de autocontrol entre las diferentes dependencias de la Agencia y los ejecutores directos de las actividades relacionadas con el proceso contable.

3. Recomendar a él (la) Director (a) General la aplicación y actualización de políticas contables y de operación para garantizar que la información financiera, económica y social, proveniente de cada una de las áreas de la Entidad, contenga los elementos mínimos esenciales para que esta se registre y revele en el proceso contable con sujeción a las normas sustantivas y procedimentales del Régimen de Contabilidad Pública.

4. Establecer los mecanismos adecuados para que se instaure la cultura de identificación de los riesgos inherentes a las actividades relacionadas con el proceso contable en cada una de las áreas de gestión y se implemente los controles que sean necesarios para administrarlos.

5. Analizar y recomendar a él (la) Director (a) General la depuración de valores reflejados en los Estados Financieros, que no cumplan con las características que debe reunir la información contable, con base en los informes que presenten las áreas competentes sobre la gestión administrativa realizada y los soportes documentales correspondientes.

6. Dictar las pautas que orientan el ejercicio del CTSC.

7. Las demás que sean asignadas por el (la) Director (a) General, de acuerdo con la naturaleza del CTSC.

Parágrafo. Las funciones designadas al Comité Técnico de Sostenibilidad Contable, no sustituye, ni remplaza las que cada una de las áreas u oficinas generadoras de hechos financieros, económicos, sociales o ambientales susceptibles de constituirse en hechos contables deben adelantar, para garantizar que la información contable procesada corresponda a hechos ciertos y verificables.

Artículo 5. PERIOCIDAD DE LAS REUNIONES DEL CTCS. El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable de la Agencia Distrital para la Educación Superior, la Ciencia y la Tecnología - Atenea se reunirá ordinariamente una (1) vez dentro de cada semestre de manera presencial o virtual, y en forma extraordinaria cuando sea necesario, previa citación del secretario técnico del Comité, mediante comunicación escrita o vía correo electrónico en donde se incluya el orden del día.

Artículo 6. QUÓRUM Y DESICIONES. El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable de la Agencia Distrital para la Educación Superior, la Ciencia y la Tecnología - Atenea, sesionará y decidirá válidamente con la asistencia de por lo menos cuatro (4) de sus integrantes.

La asistencia al Comité será obligatoria para todos sus integrantes y se deberá garantizar su permanencia durante toda la sesión; no obstante, cuando por causa justificada, algún integrante del Comité no pueda asistir a la sesión deberá dar aviso por escrito a la secretaria técnica del Comité. La justificación deberá ser archivada en las carpetas de las actas del Comité.

Las recomendaciones y conceptos del Comité deberán estar soportadas, en todos los casos, en estudios y documentos técnicos suficientes. Si el Comité no aprueba los asuntos sometidos a su consideración, dejara constancia de ello en el acta del comité, en la que se señalarán los motivos de su decisión, y se harán las recomendaciones y observaciones del caso.

Artículo 7. SECRETARÍA TÉCNICA. La secretaría Técnica de Sostenibilidad Contable de la Agencia será ejercida por el profesional de la Subgerencia de Gestión Financiera con funciones de Contador (a) Administrativa, en caso de ausencia estará a cargo de la Subgerente Financiero y tendrá a su cargo las siguientes funciones:

1. Preparar el orden del día con la información del tema en la agenda de la sesión del comité.

2. Convocar a las sesiones ordinarias y extraordinarias del comité, con al menos de cinco (5) días de antelación.

3. Citar a los integrantes del comité, los funcionarios de las dependencias técnicas o gestoras de la necesidad, gerentes, subgerentes, jefes de oficina, trabajadores de planta, contratistas, o terceros, cuando a juicio del comité se requieran para ampliar y complementar un tema sometido a su consideración.

4. Levantar el acta de la sesión con las recomendaciones realizadas por el comité.

5. Elaborar y enviar los proyectos de actas a los integrantes del comité a través de correo electrónico para que realicen las observaciones o manifiesten su conformidad dentro de los diez (10) días hábiles siguientes. De no recibir observaciones o manifestaciones de conformidad se entenderá aprobado su contenido.

6. Organizar, actualizar y custodiar las actas del comité, previa firma de las mismas, junto con los anexos que hagan parte de la respectiva acta.

7. Enumerar las actas consecutivamente con indicación del día, mes y año de la respectiva sesión que se suscribirán por integrantes del comité.

8. Proyectar los informes que deba presentar al Comité Técnico de Sostenibilidad Contable.

9. En general todas las actividades que conduzcan al cumplimiento de la finalidad del comité de CTSC y las demás que este le asigne.

Parágrafo 1. Las recomendaciones, decisiones y demás actuaciones del CTSC deberán constar por escrito en actas numeradas en forma consecutiva, las cuales serán aprobadas y suscritas por todos los asistentes (tanto miembros del Comité como invitados), en un término no superior a diez (10) días hábiles a partir de la fecha de envió por parte de la Secretaria Técnica del Comité, los estudios técnicos y las pruebas necesarias que soporten las recomendaciones y decisiones se anexarán al acta correspondiente y serán parte integral de la misma.

Artículo 8. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y será publicada a través de los medios de comunicación internos con los que cuenta la Agencia.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, a los 25 días del mes de abril del año 2023.

JOSÉ MARÍA R OLDÁN RESTREPO

Director General