DECRETO 223 DE 2023

(Junio 08)

Por el cual se modifica el artículo 24 del Decreto Distrital 514 de 2006 que establece el deber de toda entidad pública a nivel Distrital de tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos, y se dictan otras disposiciones

LA ALCALDESA MAYOR DE BOGOTÁ D. C.

En uso de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas por el numeral 3 del artículo 315 de la Constitución Política, los numerales 1, 3 y 4 del artículo 38 del Decreto Ley 1421 de 1993, y

CONSIDERANDO:

Que el literal a) del artículo 5 de la Ley 594 de 2000, “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”, definió el Sistema Nacional de Archivos como “un conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí, que posibilitan la homogenización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos”.

Que el literal b) ibidem dispone que integran el Sistema Nacional de Archivos, “el Archivo General de la Nación, los archivos de las entidades del Estado en sus diferentes niveles de organización administrativa, territorial y por servicios (…)”.

Que el artículo 16 ibidem estipula que los Secretarios Generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía, pertenecientes a las entidades públicas, a cuyo cargo estén los archivos públicos, tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y la responsabilidad de su organización y conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos.

Que el numeral 2 del artículo 2.8.2.1.3 del Decreto Nacional 1080 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura” estableció que los Archivos Generales Distritales son una instancia de articulación del Sistema Nacional de Archivos en el nivel territorial.

Que de acuerdo con el artículo 2.8.2.1.5 ibidem, las autoridades territoriales pueden en virtud de su autonomía, crear el Archivo General en su respectivo nivel territorial, con la función principal de coordinar y desarrollar la política archivística, de acuerdo con los lineamientos impartidos por el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado. Estos Archivos Generales Territoriales serán instancias coordinadoras de la función archivística en su jurisdicción.

Que los numerales 7 y 14 del artículo 2.8.2.1.6 ibidem señalaron dentro de las funciones de los Archivos Generales territoriales las de “promover la organización y el fortalecimiento de los archivos del orden territorial correspondiente, (…) así como apoyar e impulsar los archivos privados que revistan especial importancia cultural, científica o histórica para el ente territorial” y “coordinar y dirigir la red de archivos de su jurisdicción territorial”.

Que el Acuerdo 257 de 2006 “Por el cual se dictan normas básicas sobre la estructura, organización y funcionamiento de los organismos y de las entidades de Bogotá, Distrito Capital, y se expiden otras disposiciones” en su artículo 3 establece que la función administrativa distrital se desarrolla atendiendo, entre otros principios, los de distribución de competencias, coordinación, concurrencia, subsidiaridad y complementariedad, y en su artículo 14 dispone que la acción administrativa en el Distrito Capital se desarrollará a través de la descentralización funcional o por servicios, la desconcentración, la delegación, la asignación y la distribución de funciones, mediante la implementación de las instancias de coordinación, para garantizar la efectividad de los derechos humanos, individuales y colectivos, y el adecuado cumplimiento de las funciones y la eficiente prestación de los servicios a cargo de la Administración Distrital.

Que el Acuerdo No. 257 de 2006 consagra en su artículo 48, literal e), las funciones básicas de la Secretaría General, encontrándose entre ellas, la de formular la política de gestión documental y archivos, organizar el Sistema Distrital de Archivos y conservar, proteger y difundir la memoria institucional e histórica del Distrito.

Que en el año 2006 la administración distrital bajo el objetivo de fortalecer la gestión documental distrital expidió el Decreto 514 de 2006 “Por el cual se establece que toda entidad pública a nivel Distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público”.

Que la norma en mención estableció en su artículo 24 lo siguiente: “Términos de Referencia: Todo proceso de contratación cuyo objeto esté referidos [sic] a las actividades de gestión documental en las entidades de la administración distrital, debe contar con el visto bueno dado por el Archivo de Bogotá de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor”.

Que el artículo 2° del Decreto Distrital 828 de 2018, estableció que la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. actúa como Archivo General de Bogotá, conforme con los artículos 2.8.2.1.5 y 2.8.2.1.6 del Decreto Nacional 1080 de 2015, o la norma que lo modifique, aclare o sustituya.

Que el artículo 3° del Decreto antes citado, definió el Sistema Distrital de Archivos como “el conjunto de archivos de las entidades y organismos distritales y las entidades privadas que cumplen funciones públicas o prestan servicios públicos en la jurisdicción de Bogotá, que se interrelacionan e interactúan para planear, ejecutar y coordinar la función archivística en el Distrito Capital, salvaguardar el patrimonio documental de la ciudad y ponerlo al servicio de los ciudadanos”.

Que el artículo 5° ibidem, estableció que el Sistema Distrital de Archivos está conformado por una instancia rectora e instancias articuladoras y ejecutoras en los diferentes sectores de la Administración Distrital para efectivizar su funcionamiento; sistema que responde a la singularidad de la estructura administrativa del Distrito. Lo anterior, en virtud del principio de autonomía territorial consagrado en el artículo 287 de la Constitución Política, definido por la Corte Constitucional en sentencia C-1258 de 2001 como “(…) conjunto de derechos, atribuciones y facultades reconocidas en la Carta Política a las entidades territoriales y a sus autoridades, para el eficiente cumplimiento de las funciones y la prestación de los servicios a su cargo.”

Que de conformidad con lo señalado en el artículo 25 del Decreto Distrital 140 de 2021 “Por medio del cual se modifica la Estructura Organizacional de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.”, la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá entre otras funciones, es responsable de “[l]iderar y promover el cumplimiento de la política de gestión documental y administración de archivos en el Distrito, en su calidad de rector y coordinador del Sistema Distrital de Archivos, de acuerdo con los lineamientos que establezca el Archivo General de la Nación, de conformidad con las disposiciones legales vigentes”; así mismo le compete la elaboración y divulgación de los lineamientos para el ejercicio de la función archivística en las entidades y organismos del orden distrital y entidades privadas que cumplen funciones públicas; así como proponer la formulación de las políticas de gestión documental distrital y dirigir la formulación de los planes y programas del Sistema Integrado de Conservación, para la preservación del patrimonio documental y la memoria institucional del Distrito Capital en concordancia con los lineamientos establecidos por el Archivo General de la Nación.

Que, en virtud de la autonomía territorial y de acuerdo con las normas anteriormente citadas, la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá, respecto del Sistema Nacional de Archivos, se constituye en instancia de articulación e instancia de coordinación; y al mismo tiempo, a nivel local, se constituye como la instancia rectora del Sistema Distrital de Archivos.

Que, evaluado el resultado del cumplimiento del deber a cargo de las entidades distritales, de contar con el visto bueno del Archivo de Bogotá de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor en los procesos de adquisición de bienes y servicios relacionados con la gestión documental, establecido en el artículo 24 del Decreto Distrital 514 de 2006, se identificó un nivel de madurez en materia de gestión documental y archivos que demuestra que las entidades y organismos distritales están en capacidad de adelantar sus procesos de contratación con plena autonomía.

Que de conformidad con lo señalado en el artículo 26 del Decreto Distrital 140 de 2021, le corresponde a la Subdirección del Sistema Distrital de Archivos asesorar y brindar asistencia técnica a las entidades y organismos del orden distrital, a los privados que cumplen funciones públicas y a la ciudadanía en la implementación de las políticas, estrategias, metodologías, programas y disposiciones sobre gestión de documentos y

archivos.

Que la Subdirección del Sistema Distrital de Archivos de la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá, en el marco de la asistencia arriba referida, ha consolidado la elaboración de lineamientos técnicos para la contratación de bienes, obras y servicios en materia de  gestión documental y archivos, que se constituyen en instrumentos orientadores para los procesos de adquisiciones sobre la materia; así mismo, despliega el servicio de asistencia técnica a las diferentes entidades y organismos del distrito que así lo requieran.

Que conforme con lo expuesto, resulta de suma importancia flexibilizar el esquema de visto bueno previo por parte de la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá para la adquisición de bienes, obras y servicios en materia de gestión documental, en virtud del proceso de fortalecimiento técnico y profesional del talento humano de las dependencias de gestión documental en el marco de la Ley 1409 de 2010.

Que el fortalecimiento técnico de las entidades distritales en materia de gestión documental representa un salto cualitativo e imprime mayor eficiencia y eficacia en la gestión contractual distrital, con lo cual los niveles de madurez permiten en adelante que sean las mismas entidades y organismos en la órbita de su autonomía, las que estructuren y verifiquen los componentes técnicos de las adquisiciones que requieran para solventar sus necesidades en materia de gestión documental, tal como lo hacen con sus otros renglones de compra pública.

Que teniendo en cuenta que muchos de los bienes y servicios que se incorporan a la gestión documental son de características técnicas uniformes, su trámite muestra una tendencia a la estandarización y a canalizarse incluso por el mecanismo de compra a través de los Acuerdos Marco de Precios liderados por la Agencia de Contratación Estatal Colombia Compra Eficiente, tal como sucede con Sistemas de Gestión Documental, Servicios Postales, Cajas y Carpetas para archivo, mobiliario de archivo.

Que, atendiendo la relevancia e impacto de la adquisición de bienes y servicios relacionados con gestión documental, el Archivo General de Bogotá fortalecerá la expedición de lineamientos técnicos y el servicio de asistencia técnica a fin de seguir contribuyendo a la compra eficiente en esta materia.

Que, para dar cumplimiento a lo dispuesto por el artículo 10 del Decreto Distrital 474 de 2022, concordante con el numeral 8 del artículo 8 de la Ley 1437 de 2011, el proyecto de decreto fue publicado en la plataforma LegalBog Participa para consulta y observaciones ciudadanas.

En mérito de lo expuesto,

DECRETA:

Artículo 1º.- OBJETO. Modifíquese el artículo 24 del Decreto Distrital 514 de 2006, el cual quedará así:

Artículo 24. Contratación en materia de gestión documental y archivos. Los procesos de contratación que adelanten las entidades y organismos distritales cuyo objeto comprenda actividades de gestión documental deberán observar las disposiciones legales y reglamentarias en materia archivística y de gestión documental, así como los lineamientos técnicos emitidos por el Archivo General de la Nación y la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá.

Artículo 2º.- VIGENCIA. El presente Decreto rige a partir del día siguiente a la fecha de su publicación en el Registro Distrital y modifica el artículo 24 del Decreto Distrital 514 de 2006.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dado en Bogotá, D.C., a los 08 días del mes de junio del año 2023.

CLAUDIA NAYIBE LÓPEZ HERNÁNDEZ

Alcaldesa Mayor de Bogotá D. C.

MARÍA CLEMENCIA PÉREZ URIBE

Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.