RESOLUCIÓN 3033 DE 2021

(Septiembre 14)

Por la cual se actualiza la reglamentación del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable y de Cartera de la Secretaría Distrital de Ambiente y se dictan otras disposiciones

LA SECRETARIA DISTRITAL DE AMBIENTE

En ejercicio de las facultades conferidas y en especial las establecidas el Acuerdo Distrital 257 de 2006, el Decreto Distrital 109 de 2009 modificado parcialmente por el Decreto Distrital 175 de 2009, y

CONSIDERANDO

Que en los artículos 209 y 269 de la Constitución Política, se determina el marco general sobre la obligatoriedad de diseñar y aplicar métodos y procedimientos de control interno por parte de las Entidades y Organismos del Sector Público.

Que el artículo 354 la Constitución Política, otorga al Contador General de la Nación, la facultad de llevar la Contabilidad General de la Nación y consolidar ésta con la de sus entidades descentralizadas territorialmente o por servicios, así como determinar las normas contables que deben regir en el país de acuerdo con la normativa aplicable.

Que el literal a) del artículo 3° de la Ley 87 de 1993, "Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones", establece que el Sistema de Control Interno forma parte integrante de los sistemas contables, financieros, de planeación, información y operacionales de la respectiva entidad.

Que el numeral 11 del artículo 57 de la Ley 1952 de 2019, “Por medio de la cual se expide el Código General Disciplinario”, determinó como una falta relacionada con la hacienda pública, el no dar cumplimiento injustificadamente a la exigencia de adoptar el Sistema Nacional de Contabilidad Pública de acuerdo con las disposiciones emitidas por la Contaduría General de la Nación y no observar las políticas, principios y plazos que en materia de contabilidad pública se expidan con el fin de producir información confiable, oportuna y veraz.

Que mediante el Título 21, Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1083 de 2015, “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública”, se reglamenta el Sistema de Control Interno para todos los organismos y entidades del Estado.

Que mediante Resolución N° 193 del 5 de mayo de 2016 expedida por la Contaduría General de la Nación, “Se incorpora, en los Procedimientos Transversales del Régimen de Contabilidad Pública, el Procedimiento para la evaluación del control interno contable”, orienta a los responsables de la información financiera de las entidades en la realización de las gestiones administrativas necesarias para garantizar la producción de información financiera que cumpla con las características fundamentales a que se refieren los marcos conceptuales de los marcos normativos incorporados en el Régimen de Contabilidad Pública y en cumplimiento de esta normativa, se hace necesario definir los lineamientos generales para que la Secretaría Distrital de Ambiente, adelante las gestiones administrativas necesarias que conduzcan a garantizar la sostenibilidad y permanencia de un sistema contable confiable, relevante y comprensible.

Que el numeral 3.2.15. del procedimiento para la evaluación del control interno contable anexo de la Resolución 193 del 5 de mayo de 2016 consagra: “Las entidades cuya información financiera no refleje su realidad económica deberán adelantar las gestiones administrativas para depurar las cifras y demás datos contenidos en los estados financieros, de forma que cumplan las características fundamentales de relevancia y representación fiel. Asimismo, las entidades adelantarán las acciones pertinentes para depurar la información financiera e implementar los controles que sean necesarios a fin de mejorar la calidad de la información…”

Que mediante Resolución 533 de 2015 la Contaduría General de la Nación incorpora como parte integrante del Régimen de Contabilidad Pública, la estructura del marco normativo para entidades del gobierno, el cual será aplicable a las entidades que se encuentren bajo el ámbito del régimen de contabilidad pública, el marco conceptual para la preparación y presentación de información financiera y las normas para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos.

Que mediante el Decreto Distrital 450 del 2002 se hace una delegación y se adiciona el Decreto Distrital 854 de 2001, “Por el cual se delegan funciones del Alcalde Mayor y se precisan atribuciones propias de algunos empleados de la Administración Distrital”, y señala en su artículo primero, adicionar al Decreto 854 de 2001 el artículo 13-1, el cual quedará así:

“ARTICULO 13-1. Delegar en los secretarios de despacho, directores de departamento administrativo, gerente de la unidad ejecutiva de servicios públicos, alcaldes locales en lo que respecta a los fondos de desarrollo local, y rectores o directores de las instituciones educativas distritales la competencia y la responsabilidad sobre la depuración de los valores contables de conformidad con la ley 716 del 2001 y el Decreto Reglamentario 1282 del 2002, así como el cumplimiento de las funciones derivadas de la presente delegación y la facultad de creación de los comités técnicos”.}

Que la Resolución DDC-000003 del 05 de diciembre de 2018 “Por la cual se establecen lineamientos para la Sostenibilidad del Sistema Contable Público Distrital”, expedida por la Contadora General de Bogotá D.C., en su artículo 1º establece:

“(…) los lineamientos para la sostenibilidad del Sistema Contable Público Distrital y para la evaluación y depuración permanente de las cifras y demás datos contenidos en los estados financieros, informes y reportes contables emitidos por la Entidad Contable Pública Bogotá D.C. a través de sus Entes Públicos Distritales, en cumplimiento de lo indicado en el Procedimiento para la Evaluación del Control Interno Contable anexo a la Resolución No. 193 de 2016”.

Que el artículo 3° de la Resolución DDC-000003 de 2018, indicó el deber de conformar o actualizar el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable para los Entes Públicos Distritales.

Que el Decreto Distrital 192 del 02 de junio de 2021, “Reglamenta el Estatuto Orgánico del Presupuesto Distrital y se dictan otras disposiciones”, y con el fin de promover el saneamiento presupuestal y la sostenibilidad contable de todo orden, autoriza en su artículo 26 a las entidades que hacen parte del Presupuesto General del Distrito Capital para realizar cruce de cuentas sobre las deudas que recíprocamente tengan. Igualmente, para efectuar cruce de cuentas con la Nación, sus entidades descentralizadas, otras entidades territoriales, entidades privadas que cumplan funciones públicas, y con particulares, en lo que se refiere a las obligaciones tributarias, como se establece en el parágrafo 2º del citado artículo.

Que el artículo 21° del Decreto Distrital 289 del 09 de agosto de 2021, “Por el cual se establece el Reglamento Interno del Recaudo de Cartera en el Distrito Capital y se dictan otras disposiciones” establece: “Cartera de imposible recaudo y causales para su depuración contable. La depuración contable es el conjunto de gestiones administrativas que las entidades cuya información financiera no refleje su realidad económica, deben adelantar para que las cifras y demás datos contenidos en los estados financieros cumplan las características fundamentales de relevancia y representación fiel. Se considera que existe cartera de imposible recaudo y se procederá a su depuración contable, siempre que se cumpla alguna de las siguientes causales: a) Remisión. b) Prescripción de la acción de cobro. c) Pérdida de fuerza ejecutoria. d) Decaimiento del acto administrativo. e) Inexistencia probada del deudor o su insolvencia demostrada, que impida ejercer o continuar ejerciendo los derechos de cobro f) Cuando la relación costo-beneficio al realizar su cobro no resulta eficiente”.

Que su artículo 23 ibidem consagra: “Competencias para reconocer la remisión, la prescripción de la acción de cobro, la pérdida de fuerza ejecutoria, el decaimiento del acto administrativo de acreencias no tributarias y la depuración contable. Para el efecto se tendrán en cuenta las siguientes reglas:

1. La remisión, prescripción y la depuración contable serán de competencia de las siguientes autoridades, previa recomendación de la Oficina de Depuración de Cartera de la Dirección Distrital de Cobro siempre que el título ejecutivo se hubiese remitido a la Secretaría Distrital de Hacienda: “…b) Los Secretarios de Despacho, los Directores de Departamentos Administrativos y de las Unidades Administrativas Especiales sin personería jurídica, o a quienes estos deleguen…”

Parágrafo: Cuando dentro del proceso de cobro coactivo no tributario se reciba solicitud de terminación del proceso por remisión y prescripción de la obligación, la competencia para declararlo será de la Oficina de Gestión de Cobro de la Subdirección de Cobro No Tributario de la Dirección Distrital de Cobro, siempre que se cumplan con las condiciones establecidas para el efecto, de lo cual comunicará a la entidad o localidad titular de la cartera para el cierre de expedientes y reconocimiento contable a que haya lugar.

2. La declaratoria de pérdida de fuerza de ejecutoria y el decaimiento del acto administrativo serán de competencia de la autoridad que expidió el título ejecutivo”.

Que el artículo 24° del Decreto Distrital 289 de 2021 determina que en cada una de las entidades distritales a las que se dirige ese decreto existirá un Comité de Cartera como instancia asesora y señala de manera expresa sus funciones.

Que la Corte Constitucional en Sentencia C- 487 de 1997 sostuvo: “Las decisiones que en materia contable adopte la contaduría de conformidad con la Ley, son obligatorias para las Entidades del Estado…”.

Que en virtud de lo anterior, se

RESUELVE:

Artículo 1. Creación. Actualizar la reglamentación del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable y de Cartera de la Secretaría Distrital de Ambiente, creado a través de la Resolución 01136 de 2021, de acuerdo con la parte considerativa del presente acto administrativo

Artículo 2. Definición. El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable y de Cartera de la Secretaría Distrital de Ambiente es la instancia asesora del área contable, creada para garantizar que la información financiera sea confiable, relevante, comprensible y refleje la realidad económica de la Entidad, así como, para evaluar, depurar de forma permanente las cifras y demás datos contenidos en los Estados Financieros y para el saneamiento de Cartera.

Artículo 3. Funciones. Son funciones del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable y de Cartera de la Secretaría Distrital de Ambiente, recomendar al Secretario (a), o a los servidores públicos responsables de las áreas de gestión, técnicas o administrativas sobre:

1. La aplicación y actualización de políticas contables y de operación.

2. La depuración extraordinaria de valores contables con base en la gestión administrativa, técnica y jurídica realizada en concordancia con los soportes documentales que la administración considere idóneos y sobre el avance del Plan de Sostenibilidad Contable.

3. Los aspectos que considere pertinentes para agilizar y gestionar el flujo de información de los insumos del proceso contable.

4. Los lineamientos que permitan agilizar el proceso contable de la entidad, sin perjuicio del deber que tienen los responsables directos del procesamiento de la información.

5. El estudio y evaluación de los informes que presente la Oficina de Control Interno, relacionados con las debilidades detectadas en el proceso de sostenimiento contable y sugerir alternativas de solución.

6. La elaboración de planes, programas y procesos de trabajo en la Secretaría Distrital de Ambiente, que permitan mantener actualizada la información contable.

7. Hacer el cruce de cuentas entre entidades que hacen parte del Presupuesto General del Distrito Capital sobre las deudas que recíprocamente tengan.

8. Realizar el análisis de la composición y comportamiento de la cartera, y emitir recomendaciones que permitan fortalecer la gestión de cobro o recuperación de los derechos a favor de la entidad, en atención a los principios constitucionales que rigen la administración pública.

9. Estudiar y avaluar si se cumple(n) alguna(s) de las causales previstas en el artículo 21 del Decreto Distrital 289 de 2021, para considerar y determinar que una acreencia a favor de la entidad constituye cartera de imposible recaudo y su posterior depuración contable. De todo lo cual se dejará constancia.

10. Recomendar al representante legal o al competente funcional, que se declare mediante acto administrativo de una acreencia como cartera de imposible recaudo, el cual será el fundamento para dar por terminados los procesos de cobro que se hubieren iniciado y adelantar su depuración contable.

11. Las demás funciones que sobre la materia le sean asignadas por el (la) Secretario(a) Distrital de Ambiente.

Artículo 4 A. Modificado por el art.1, Resolución 5465 de 2022. <El nuevo texto es el siguiente> Integrantes. El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable y de Cartera de la Secretaría Distrital de Ambiente será conformado por los siguientes funcionarios, con voz y voto:

1. El (la) Subsecretario (a) General.

2. El (la) Director(a) de Gestión Corporativa, quien lo presidirá

3. El (la) Director(a) de Control Ambiental.

4. El (la) Director(a) de Gestión Ambiental.

5. El (la) Director(a) de Planeación y Sistemas de Información Ambiental.

6. El (la) Subdirector(a) Financiero(a) como Contador, y secretario (a) técnico (a) del Comité.

Invitados Permanentes (Quienes tendrán derecho a voz pero sin voto):

- El (la) Jefe de la Oficina de Control Interno de la Entidad.

- El (la) Director(a) Legal Ambiental, o el(a) responsable jurídico que tenga la competencia funcional sobre el tema a analizar.

Parágrafo 1. A las sesiones del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable y de Cartera podrán ser invitados los servidores, representantes o delegados de otras Entidades, que a criterio de los miembros del Comité, puedan aportar elementos de juicio respecto de los temas a tratar.

Parágrafo 2. El (la) Subdirector (a) Financiero (a), en atención a la depuración de cartera que se encuentren en la etapa coactiva, podrá considerar invitar a la Sesión del Comité, con voz pero sin voto, a un delegado de la Dirección Distrital de Cobro de la Secretaría Distrital de Hacienda, dependencia competente de adelantar el proceso de cobro coactivo.

El texto original era el siguiente:

Artículo 4. -Integrantes. El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable y de Cartera de la Secretaría Distrital de Ambiente será conformado por los siguientes funcionarios, con voz y voto:

1. El (la) Subsecretario (a) General y de Control Disciplinario.

2. El (la) Director(a) de Gestión Corporativa, quien lo presidirá

3. El (la) Director(a) de Control Ambiental.

4. El (la) Director(a) de Gestión Ambiental.

5. El (la) Director(a) de Planeación y Sistemas de Información Ambiental.

6. El (la) Subdirector(a) Financiero(a) como Contador, y secretario (a) técnico (a) del Comité.

Invitados Permanentes (Quienes tendrán derecho a voz pero sin voto):

- El (la) Jefe de la Oficina de Control Interno de la Entidad.

- El (la) Director(a) Legal Ambiental, o el(a) responsable jurídico que tenga la competencia funcional sobre el tema a analizar.

Parágrafo 1. A las sesiones del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable y de Cartera podrán ser invitados los servidores, representantes o delegados de otras Entidades, que a criterio de los miembros del Comité, puedan aportar elementos de juicio respecto de los temas a tratar.

Parágrafo 2. El (la) Subdirector (a) Financiero (a), en atención a la depuración de cartera que se encuentren en la etapa coactiva, podrá considerar invitar a la Sesión del Comité, con voz pero sin voto, a un delegado de la Dirección Distrital de Cobro de la Secretaría Distrital de Hacienda, dependencia competente de adelantar el proceso de cobro coactivo.

Artículo 4 B. Modificado por el art. 2, Resolución 5465 de 2022. <El nuevo texto es el siguiente> Secretaría técnica del comité. El (la) Subdirector (a) Financiero (a) de la Secretaría Distrital de Ambiente, actuará como Secretario Técnico del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable y de Cartera, quien ejercerá las siguientes funciones:

1. Elaborar el orden del día para las sesiones del Comité y presenta los temas a tratar en cada sesión.

2. Convocar a las sesiones ordinarias por escrito, con una antelación no inferior a cinco (5) días, anexando la documentación e información que los miembros e invitados permanentes deban conocer previamente, y el orden del día.

3. Convocar a las sesiones extraordinarias, en cualquier momento, por el medio más expedito, anexando los antecedentes para el estudio correspondiente.

4. Elaborar las actas que contengan las deliberaciones y las decisiones que se adopten en las sesiones del Comité.

5. Preparar el acto administrativo que contenga la aprobación y ordenación de la depuración de partidas contables y de cartera, que suscribirá el (la) Secretario(a) Distrital de Ambiente, por recomendación del Comité.

6. Informar mediante comunicación interna a las dependencias involucradas, las decisiones adoptadas por el Comité.

7. Contar con un archivo documental de la información que se allegue al Comité, así como, mantener la adecuada custodia y organización del mismo, de acuerdo con la normativa archivística vigente.

8. Ejercer sus funciones dentro del marco de la responsabilidad y confidencialidad.

9. Las demás que le sean asignadas por el Comité, siempre que tengan relación directa con sus funciones.

El texto original era el siguiente:

Artículo 4. Secretaría técnica del comité. El (la) Subdirector (a) Financiero (a) de la Secretaría Distrital de Ambiente, actuará como Secretario Técnico del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable y de Cartera, quien ejercerá las siguientes funciones:

1. Elaborar el orden del día para las sesiones del Comité y presenta los temas a tratar en cada sesión.

2. Convocar a las sesiones ordinarias por escrito, con una antelación no inferior a cinco (5) días, anexando la documentación e información que los miembros e invitados permanentes deban conocer previamente, y el orden del día.

3. Convocar a las sesiones extraordinarias, en cualquier momento, por el medio más expedito, anexando los antecedentes para el estudio correspondiente.

4. Elaborar las actas que contengan las deliberaciones y las decisiones que se adopten en las sesiones del Comité.

5. Preparar el acto administrativo que contenga la aprobación y ordenación de la depuración de partidas contables y de cartera, que suscribirá el (la) Secretario(a) Distrital de Ambiente, por recomendación del Comité.

6. Informar mediante comunicación interna a las dependencias involucradas, las decisiones adoptadas por el Comité.

7. Contar con un archivo documental de la información que se allegue al Comité, así como, mantener la adecuada custodia y organización del mismo, de acuerdo con la normativa archivística vigente.

8. Ejercer sus funciones dentro del marco de la responsabilidad y confidencialidad.

9. Las demás que le sean asignadas por el Comité, siempre que tengan relación directa con sus funciones.

Artículo 5. Sesiones. El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable y de Cartera adelantará una sesión por lo menos cada semestre, o cada vez que el (la) Secretario (a) Técnico (a) del Comité lo considere necesario atendiendo las circunstancias y lo convoque de manera extraordinaria.

Parágrafo. Las sesiones del Comité se pueden realizar de manera presencial y/o de modo virtual, mediante el cual todos sus integrantes puedan intervenir, deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva. En este último caso, la sucesión de comunicaciones deberá ocurrir dentro del lapso de tiempo indicado en la citación. Para lo cual el (la) Secretario (a) Técnico (a) dejará prueba del mecanismo utilizado en el cual se pueda verificar la hora, el contenido de las opiniones o decisiones de los miembros y el originador del mensaje, dejando constancia de dichas actuaciones en el acta respectiva. Las sesiones virtuales podrán realizarse a través de grupos de correo o mediante las aplicaciones de videoconferencias definidas como recursos tecnológicos por la Entidad, que permitan el intercambio de información entre los miembros del Comité.

Artículo 6. Modificado por el art. 3, Resolución 5465 de 2022. <El nuevo texto es el siguiente> Quorum. El quorum deliberatorio y decisorio del Comité Técnico Sostenibilidad Contable y de Cartera, será de mínimo cuatro (4) integrantes permanentes.

Parágrafo 1. La asistencia al Comité es obligatoria para todos sus integrantes, y se debe garantizar el quorum durante toda la sesión. No obstante, cuando por causa justificada algún integrante esté ausente durante la sesión del Comité, debe informar por escrito a la Secretaría Técnica del mismo, dentro de los tres (3) días anteriores o siguientes a la respectiva sesión. Dicha comunicación hará parte de la reunión celebrada.

Parágrafo 2. Las recomendaciones y conceptos que resulten de cada sesión, son aprobados por mayoría simple de los integrantes que conformen el quorum. En los casos en que el Comité no apruebe los asuntos sometidos a su consideración, se deja constancia de ello en el acta de la sesión, en la cual se deben señalar las motivaciones de la decisión y se harán las recomendaciones u observaciones del caso.

Parágrafo 3. De las reuniones llevadas a cabo por el Comité se elaborarán las respectivas actas, en un término no superior a diez (10) días contados a partir de la fecha de realización de la respectiva sesión y serán remitidas a los asistentes mediante correo electrónico, para su verificación y aprobación dentro de los cinco (5) días siguientes.

El texto original era el siguiente:

Artículo 6. Quorum. El quorum deliberatorio y decisorio del Comité Técnico Sostenibilidad Contable y de Cartera, será de mínimo (5) cinco integrantes permanentes.

Parágrafo 1. La asistencia al Comité es obligatoria para todos sus integrantes, y se debe garantizar el quorum durante toda la sesión. No obstante, cuando por causa justificada algún integrante esté ausente durante la sesión del Comité, debe informar por escrito a la Secretaría Técnica del mismo, dentro de los tres (3) días anteriores o siguientes a la respectiva sesión. Dicha comunicación hará parte de la reunión celebrada.

Parágrafo 2. Las recomendaciones y conceptos que resulten de cada sesión, son aprobados por mayoría simple de los integrantes que conformen el quorum. En los casos en que el Comité no apruebe los asuntos sometidos a su consideración, se deja constancia de ello en el acta de la sesión, en la cual se deben señalar las motivaciones de la decisión y se harán las recomendaciones u observaciones del caso.

Parágrafo 3. De las reuniones llevadas a cabo por el Comité se elaborarán las respectivas actas, en un término no superior a diez (10) días contados a partir de la fecha de realización de la respectiva sesión y serán remitidas a los asistentes mediante correo electrónico, para su verificación y aprobación dentro de los cinco (5) días siguientes.

Artículo 7. Formalización. Las actuaciones administrativas que se adelanten en virtud de las decisiones adoptadas por el Comité requerirán de su reconocimiento contable para la respectiva formalización, respaldados por los siguientes documentos soporte:

1. Copia del acta de la sesión donde conste la decisión de registro o depuración contable adoptada.

2. Copia del acta de la sesión donde conste la decisión sobre acreencias como cartera de imposible recaudo, el cual será el fundamento para dar por terminados los procesos de cobro que se hubieren iniciado y adelantar su depuración contable.

3. Soportes documentales idóneos que evidencian las acciones tomadas en el desarrollo de los estudios técnicos adelantados.

4. Acto administrativo que contenga la aprobación y ordenación de la depuración de partidas contables o de cartera, que será suscrita por el (la) Secretario (a) de la Entidad.

5. Las demás que se precisen para justificar los registros contables correspondientes.

Artículo 8. Fichas de saneamiento. Las actuaciones administrativas y la formalización de comprobantes contables, que se adelanten al interior de la Secretaría Distrital de Ambiente con ocasión de las decisiones adoptadas por el Comité, deberán contar con su ficha técnica de saneamiento o depuración, en la que se relacionarán y harán parte de la misma, los soportes documentales de las gestiones efectuadas al respecto.

Artículo 9. Publicación. La presente Resolución deberá ser publicada en el link de Transparencia y Acceso a la información pública de la página web de esta entidad al tenor de lo previsto en la ley 1712 del 2014 reglamentado parcialmente por el Decreto Nacional 103 del 2015, y en el Boletín Legal de la Secretaría Distrital de Ambiente.

Artículo 10. Comunicación. Comunicar el contenido del presente acto administrativo a los integrantes del Comité, para su conocimiento y fines pertinentes.

Artículo 11. Vigencia y derogatoria. La presente Resolución rige a partir del día siguiente al de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias, particularmente la Resolución de la Secretaría Distrital de Ambiente No. 01136 del 07 de mayo de 2021.

COMUNIQUESE, PÚBLIQUESE Y CÚMPLASE.

Dado en Bogotá a los 14 días del mes de septiembre del año 2021.

CAROLINA URRUTIA VASQUEZ

SECRETARIA DISTRITAL DE AMBIENTE

Nota: Ver norma original en Anexos.