RESOLUCIÓN 043 DE 2022

(Enero 13)

Derogada por el art. 6, Resolución 486 de 2023.

Por la cual se establecen los costos de reproducción de la información pública solicitada por particulares a la Secretaría Distrital de Ambiente

LA SECRETARIA DISTRITAL DE AMBIENTE

En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas por el Acuerdo Distrital 257 de 2006, y los Decretos Distritales 109 y 175 de 2009; y,

CONSIDERANDO

Que, la Constitución Política de Colombia de 1991 en su artículo 23 prevé que "Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución". Así mismo, tienen derecho a acceder a los documentos públicos, salvo los casos que establezca la ley, según lo dispuesto en el artículo 74 ibídem.

Que, los numerales 2 y 3 del artículo 5 de la Ley 1437 de 2011 disponen que toda persona en sus relaciones con las autoridades tiene derecho a conocer, salvo expresa reserva legal, el estado de cualquier actuación o trámite y obtener copias a su costa de dichos documentos y, además obtener información que repose en los registros y archivos públicos en los términos previstos por la Constitución y las leyes.

Que la Ley 1712 de 2014 "Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones" contempla la necesidad de dar aplicación a los criterios de razonabilidad y proporcionalidad, en el momento de interpretar el derecho al acceso de la información.

Que 3 el artículo de la Ley ibídem estableció que en la interpretación del derecho de acceso a la información se deben aplicar los principios de gratuidad, de calidad de la información y de responsabilidad en el uso de la información, entre otros.

Que el artículo 26 de la Ley ibídem, corregido por el Decreto 1494 de 2015 versa de la siguiente manera:

“ARTÍCULO 26. Respuesta a solicitud de acceso a información. (…)

La respuesta a la solicitud deberá ser gratuita o sujeta a un costo que no supere el valor de la reproducción y envío de la misma al solicitante. Se preferirá, cuando sea posible, según los sujetos pasivo y activo, la respuesta por vía electrónica, con el consentimiento del solicitante”. (Subrayado fuera del texto).

Que el artículo 29 de la Ley 1437 de 2011, modificado en el artículo 1 de la Ley 1755 del 2015, "Por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo", establece en lo que hace a la reproducción de documento (sic) que en ningún caso el precio de las copias podrá exceder el valor de la reproducción, que los costos de la expedición de las copias correrán por cuenta del interesado en obtenerlas y que el valor de la reproducción no podrá ser superior al valor comercial de referencia en el mercado.

Que el 2 inciso del artículo 26 ídem, modificado también en el artículo 1 de la Ley 1755 del 2015, consagra:

“Artículo 26. Insistencia del solicitante en caso de reserva. Si la persona interesada insistiere en su petición de información o de documentos ante la autoridad que invoca la reserva, corresponderá al Tribunal Administrativo con jurisdicción en el lugar donde se encuentren los documentos, si se trata de autoridades nacionales, departamentales o del Distrito Capital de Bogotá, o al juez administrativo si se trata de autoridades distritales y municipales decidir en única instancia si se niega o se acepta, total o parcialmente la petición formulada. (…)”

Que los artículos 2.1.1.3.1.5 y 2.1.1.3.1.6 del capítulo 3 que versa sobre la Gestión de solicitudes de información pública – transparencia pasiva del Decreto Nacional 1081 de 2015, "Por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Presidencia de la República", prevén el principio de gratuidad y costos de reproducción, así como la motivación de los costos de reproducción de información pública.

Que el artículo 20 del Decreto Nacional 103 de 2015 "Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones" dispone:

“Artículo 20. Principio de gratuidad y costos de reproducción. En concordancia con lo establecido en los artículos 3° y 26 de la Ley 1712 de 2014, en la gestión y respuesta a las solicitudes de acceso a la información pública, los sujetos obligados deben:

(1) Aplicar el principio de gratuidad y, en consecuencia, no cobrar costos adicionales a los de reproducción de la información.

(2) Permitir al ciudadano, interesados o usuario:

(a) Elegir el medio por el cual quiere recibir la respuesta;

(b) Conocer el formato en el cual se encuentra la información solicitada, de acuerdo con lo establecido en el Esquema de Publicación de Información;

(c) Conocer los costos de reproducción en el formato disponible, y/o los costos de reproducción en el evento en que el solicitante elija un formato distinto al disponible y sea necesaria la transformación de la información, de acuerdo con lo establecido por el sujeto obligado en el Acto de Motivación de los costos de reproducción de Información Pública. (…)

Cuando la información solicitada repose en un formato electrónico o digital, y el sujeto obligado tenga la dirección del correo electrónico del solicitante u otro medio electrónico indicado, deberá enviarlo por este medio y no se le cobrará costo alguno de reproducción de la información.”

Que el artículo 21 del Decreto ibidem, consagró que el acto administrativo mediante el cual se motiven los valores a cobrar por reproducción de información pública debe ser divulgado por el sujeto obligado, esto conforme los parámetros del artículo 4 de dicha norma, es decir, la publicación en la página principal del sitio web oficial de la Entidad, en la sección de “Transparencia y acceso a información pública”. A demás, se determina que la información pública podrá ser suministrada por los diferentes medios de acuerdo con su formato y medio de almacenamiento.

Que el Alcalde Mayor de Bogotá, mediante el Decreto Distrital 472 de 2015, “Por medio del cual se modifica el artículo 21-1 del Decreto Distrital 854 de 2001 por el cual se delegan funciones del Alcalde Mayor y se precisan atribuciones propias de algunos empleados de la Administración Distrital”, estableció las directrices para que los jefes de entidades u organismos distritales (sic), establezcan la tabla de valores a cobrar por reproducción de información pública individualizando el costo unitario de los diferentes tipos de formato a través de los cuales se puede reproducir la información en posesión, control o custodia, y teniendo como referencia los precios del Distrito Capital.

Que la información pública puede ser suministrada a través de los diferentes medios de acuerdo con su formato y medio de almacenamiento y su procedimiento fue modificado a través de la Circular No. DDT 3 de 2019, de la Secretaría de Hacienda -Tesorería Distrital.

Que, en cumplimiento de la Política de “Eficiencia Administrativa y Cero Papel en la Administración Pública”, se dará prevalencia a la remisión de la información a través de correo electrónico u otros medios magnéticos o electrónicos que permitan la reproducción, captura, la distribución e intercambio seguro y confiable de la información.

Que, con el fin de dar cumplimiento a la normativa vigente, le corresponde a la Secretaría Distrital de Ambiente establecer el costo de reproducción de la información pública y los documentos que requiera el peticionario con base en los precios del mercado y que no tenga el carácter reservado.

Que, en mérito de lo expuesto,

RESUELVE

ARTÍCULO 1. COSTOS DE REPRODUCCIÓN. Los valores para la expedición de copias de documentos físicos o digitales que genere, custodie o administre la Secretaria Distrital de Ambiente – SDA, solicitada por un particular, para la vigencia 2022 serán los siguientes:

ARTÍCULO 2. AJUSTES DE PRECIOS ANUALES. El precio de cobros por copias a particulares, señalados en esta resolución, se ajustarán anualmente de acuerdo con los precios facturados por el operador del centro de copiado o los costos de reproducción en que incurra la Secretaría Distrital de Ambiente, lo cual se comunicará y socializará en la página web de la entidad.

ARTÍCULO 3. COPIAS GRATUITAS. En los siguientes casos no habrá lugar al cobro de copias o mecanismo de reproducción:

1. En caso de que los documentos a reproducir no excedan diez copias (10) en  papel tamaño carta u oficio.

2. Cuando la información se encuentra en forma electrónica y el peticionario suministre el medio tecnológico respectivo o su correo electrónico.

3. Cuando la solicitud sea originada en desarrollo de una acción pública o una investigación penal.

4. Cuando haya sido ordenada por una autoridad administrativa, en estricto cumplimiento de sus funciones.

5. Cuando la información solicitada repose en un formato electrónico o digital y el peticionario suministre el medio tecnológico.

PARÁGRAFO. Las personas naturales o jurídicas que deseen acceder a la información pública a cargo de la Secretaría Distrital de Ambiente podrán aportar medios de almacenamiento removibles.

En cumplimiento con lo establecido en las políticas del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI), se realizará el formateo de los medios de almacenamiento removibles, allegados por los peticionarios, con el fin de proteger la plataforma tecnológica de la Entidad.

ARTÍCULO 4. TRÁMITE DE SOLICITUD DE COPIAS. El trámite correspondiente al cobro de las fotocopias de documentos públicos que no tengan el carácter de reservados o clasificados será el siguiente:

1. La persona natural o jurídica que requieran copias de documentos, no clasificados o en reserva, deberá radicar su solicitud en la ventanilla de atención al usuario de la SDA, indicando si requiere que esta sea suministrada de forma física, electrónica o al correo.

2. Una vez recibida la petición por el área competente y que la solicitud no proceda para remitir respuesta al correo de peticionario, el área deberá liquidar el valor de las copias, e informar al peticionario el valor a cancelar, junto con el formato y método de pago respectivo. Este pago deberá realizarse a nombre del Distrito Capital en las cuentas destinadas para tal fin, con cargo a la Secretaría Distrital de Ambiente.

3. Los trámites de liquidación del valor a pagar y la expedición del recibo de pago, estarán a cargo de la Dirección de Control Ambiental, cuando se trate de solicitudes que correspondan a temas de su competencia. Cuando la documentación solicitada esté en custodia de otras dependencias de la SDA, será la Subdirección Financiera la encargada de liquidar el valor a pagar y la expedición del recibo de pago.

4. Allegada la constancia de pago por el peticionario, y verificado el valor consignado frente al número de copias, deberá procederse a la reproducción del documento y su entrega, lo cual deberá hacerse en los términos previstos en el artículo 14 del Código de Procedimiento administrativo y de lo Contencioso Administrativo, modificado por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015.

ARTÍCULO 5. PUBLICACIÓN Y COMUNICACIÓN. Publíquese el presente acto administrativo en el Boletín Legal Ambienta de la Secretaría Distrital de Ambiente, en el Registro Distrital y en cartelera física para consulta de los interesados.

PARÁGRAFO 1. La Dirección Legal Ambiental comunicará a las dependencias de la Entidad del presente acto administrativo para su conocimiento y fines pertinentes.

PARÁGRAFO 2. La Dirección Gestión Corporativa junto con la Oficina de Comunicaciones coordinarán la publicación del presente acto administrativo para conocimiento de la ciudadanía en el Portal Web de la Entidad, en la sección de Transparencia, Datos Abiertos, Acto Administrativo sobre costos de reproducción de información pública.

ARTÍCULO 6. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir del día siguiente de su publicación y deroga las demás disposiciones que le sean contrarias, en especial la Resolución de la Secretaría Distrital de Ambiente No. 03691 del 19 de diciembre de 2019.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dado en Bogotá D.C., a los 13 días del mes de enero del año 2022.

CAROLINA URRUTIA VÁSQUEZ

SECRETARIA DISTRITAL DE AMBIENTE

Nota: Ver norma original en Anexos.