RESOLUCIÓN 459 DE 2023

(Agosto 30)

Por la cual se asignan los códigos a las dependencias de la Empresa de Transporte del Tercer Milenio - TRANSMILENIO S.A. y se dictan otras disposiciones

LA DIRECTORA CORPORATIVA DE LA EMPRESA DE TRANSPORTE DEL TERCER MILENIO - TRANSMILENIO S.A.

En uso de sus facultades y de conformidad con lo dispuesto en el artículo 16 de la Ley 594 de 2000, el artículo 7 del Decreto Distrital 828 de 2018 y la Resolución Interna No. 140 de 2023

CONSIDERANDO

Que la Ley 594 de 2000, “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”, tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, y establece como objetivo esencial de los archivos el de disponer de documentación organizada en tal forma que la información institucional sea recuperable para el uso de la administración en el servicio al usuario y como fuente de historia.

Que el artículo 16 de la norma citada indica que “los secretarios generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía, pertenecientes a las entidades públicas, a cuyo cargo estén los archivos públicos, tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán responsables de su organización y conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos.”

Que la Junta Directiva la Empresa de Transporte del Tercer Milenio - TRANSMILENIO S.A. mediante Acuerdo 07 de 2017 modificó la estructura organizacional y las funciones de unas dependencias de la empresa.

Que conforme lo anterior, la Empresa de Transporte del Tercer Milenio - TRANSMILENIO S.A. mediante la Resolución No. 616 de 2018 asignó a cada dependencia su respectivo código.

Que, posteriormente, la Junta Directiva de TRANSMILENIO S.A., mediante el Acuerdo No. 05 del 12 de julio de 2022, modificó el Acuerdo 07 de 2017 con el fin de crear la Oficina de Control Disciplinario Interno, nueva dependencia que, dentro de la estructura organizacional, hace parte de la Alta Gerencia de la Entidad y depende del despacho de la Gerencia General.

Que a su vez, la Junta Directiva de TRANSMILENIO S.A, mediante Acuerdo No. 04 del 28 de febrero de 2023  aprobó la modificación de las funciones y denominación de la Subgerencia de Desarrollo de Negocios y la Dirección Técnica de Modos Alternativos y Equipamiento Complementario, y la modificación de las funciones de la Subgerencia Técnica y de Servicios, quedando consolidado en el citado Acuerdo No. 04 de 2023 la nueva estructura organizacional y las funciones de las dependencias de la Empresa de Transporte del Tercer Milenio – TRANSMILENIO S.A.

Que el Decreto Distrital 828 de 2018 “Por el cual se regula el Sistema Distrital de Archivos y se dictan otras disposiciones”, en su artículo 7, que modifica el artículo 6 del Decreto Distrital 514 de 2006, establece las funciones de la dependencia encargada del Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA) así:

“(…) c) Planear, dirigir y controlar los procesos y procedimientos requeridos para  la función archivística.

d) Coordinar la implementación de directrices, lineamientos y estándares de gestión documental en los archivos de gestión de la entidad.

(…)

h) Elaborar y mantener actualizados los instrumentos archivísticos y herramientas requeridas para la gestión documental.”

Que conforme a lo previsto en de la Resolución No. 140 de 2023 de la Empresa de Transporte del Tercer Milenio  – TRANSMILENIO S.A. “Por medio de la cual se adopta el Manual Especifico y Competencias Laborales para los Empleos Públicos de la planta de personal de la EMPRESA DE TRANSPORTE DEL TERCER MILENIO - TRANSMILENIO S.A. y se dictan otras disposiciones”, corresponde a la Directora Corporativo: “9. Fijar directrices para el adecuado manejo y mantenimiento del archivo de gestión, almacén, correspondencia, seguros, equipos, bienes y servicios, asegurando el normal desarrollo de la Empresa.”

Que con el fin de propender por la adecuada organización, identificación, control y manejo de la documentación de TRANSMILENIO S.A., es necesario ajustar la codificación de las dependencias que conforman la Entidad a la estructura organizacional actual, establecida mediante el Acuerdo 04 de 2023, el cual será empleado para el trámite de correspondencia y clasificación de documentos al aplicativo de gestión documental, conforme a las Tablas de Retención y Cuadro de Clasificación Documental y, en consecuencia derogar las Resoluciones Nos.195 de 2004, 313 de 2011, 105 de 2015 y 616 de 2018, de la Empresa de Transporte del Tercer Milenio TRASMILENIO S.A.

Conforme lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1. Asignar la siguiente codificación para identificar las dependencias que conforman la estructura orgánica de la Empresa de Transporte del Tercer Milenio – TRANSMILENIO S.A., de conformidad con lo aprobado por la Junta Directiva mediante Acuerdo 04 de 2023, así:

ARTÍCULO 2. Los códigos asignados a cada dependencia serán empleados para preparar y tramitar comunicaciones oficiales, elaborar actos administrativos, diligenciar formularios, elaborar trabajos, estudios e investigaciones, codificación de las series y subseries de las tablas de retención documental y, en general, paraclasificar, archivar y organizar los documentos que generen o produzcan en desarrollo de las funciones asignadas a cada una de ellas. Dichos códigos deberán consignarse en la parte inferior izquierda del respectivo documento y debajo del nombre de quien lo proyecta.

ARTÍCULO 3. A partir de la fecha de expedición de la presente resolución, todos los trámites técnicos y administrativos que se realicen en la Entidad se harán conforme al sistema y nomenclatura aquí previstos. Los jefes de cada una de las dependencias se encargarán del cumplimiento de este acto administrativo.

ARTÍCULO 4. Derogar las resoluciones Nos. 195 de 2004, 313 de 2011, 105 de 2015 y 616 de 2018, de TRANSMILENIO S.A.

ARTÍCULO 5. La presente Resolución deberá ser publicada en el Registro Distrital de la Alcaldía mayor de Bogotá, y los sistemas de información de la Entidad.

ARTÍCULO 6. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.  

PUBLÍQUESE COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá D.C., 30 días del mes de agosto del año 2023

SILENE ANDREA GÓMEZ ALARCÓN

Directora Corporativa