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RESOLUCIÓN 242 DE 2016
(Agosto 24)
Por la cual se actualiza y adopta el Mapa de Procesos, la Plataforma Estratégica, Portafolio de Bienes y/o Servicios del IDPAC y la Política, los Objetivos, los Niveles de Responsabilidad y Autoridad del Sistema Integrado de Gestión
EL DIRECTOR GENERAL DEL INSTITUTO DISTRITAL DE LA PARTICIPACIÓN Y ACCIÓN COMUNAL-IDPAC
En ejercicio de sus atribuciones legales, especialmente, las conferidas por los artículos 78 de la Ley 489 de 1998, y literales b y e y el parágrafo del artículo 56 del Acuerdo Distrital No. 257 de 2006, expedido por el Concejo de Bogotá, D.C., en concordancia con el artículo 4 del Acuerdo No. 002 de 2007 expedido por la Junta Directiva del Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal en adelante IDPAC, y la Resolución No. 001 de 2007 expedida por la Dirección General del Instituto, y
CONSIDERANDO: Que mediante Acuerdo Distrital No. 257 de 2006, expedido por el Concejo de Bogotá, se establecieron las normas básicas sobre la estructura, organización y funcionamiento de los organismos y las entidades de Bogotá, Distrito Capital, y se expidieron otras disposiciones.
Que el literal e) del artículo 56 del citado Acuerdo estableció como una de las funciones del Director (a) General del Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal — IDPAC, expedir las reglamentaciones y establecer las funciones y procedimientos que requieran las dependencias y cargos de la entidad.
Que mediante la Ley 872 de 2003, se crea el Sistema de Gestión de la Calidad de las entidades del Estado y se promueve la adopción de un enfoque basado en los procesos
Que la Alcaldía Mayor de Bogotá mediante Decreto 652 del 28 de diciembre de 2011 estableció la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las Entidades y Organismos Distritales NTD-SIG 001:2011.
Que la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las entidades y organismos Distritales NTD SIG 001: 2011, en el numeral 4. El Planear del Sistema Integrado de Gestión en las Entidades y Organismos Distritales, Subnumeral 4.1. Planeación Institucional, literal b, hace mención que se debe definir y documentar una plataforma estratégica que incluya misión, visión, objetivos estratégicos, política y objetivos del Sistema Integrado de Gestión y en el literal j, se específica que los elementos establecidos dentro de la plataforma estratégica deben ser formalizados y adoptados mediante acto administrativo del representante Legal Que mediante las Resoluciones No 117 de marzo 26 de 2010 y 081 de 2011, expedidas por la Dirección General del IDPAC, se estableció el Sistema Integrado de Gestión del Instituto.
Que el Sistema Integrado de Gestión — SIG debe tener establecido y adoptado un mapa de procesos institucional que identifique y clasifique de acuerdo a su naturaleza, los diferentes procesos de la Entidad y su interacción y además que oriente hacia una operación por procesos, de tal manera que se garantice una ejecución eficiente y el cumplimiento efectivo de las funciones del Instituto.
Que la Resolución 130 de 2015 de la Dirección General, actualiza y adopta el mapa de procesos, la plataforma estratégica, portafolio de bienes y/o servicios, política y objetivos del Sistema Integrado de Gestión del IDPAC.
Que mediante la Resolución 291 del 22 de octubre de 2015 se adoptó la versión 02 del Mapa de Procesos del IDPAC y se definió su estructura.
Que la Planificación Estratégica del IDPAC se concreta a partir del objeto y de las funciones institucionales establecidas en el Acuerdo Distrital No. 257 de 2006, de donde se toman los elementos fundamentales para formular la Misión, Visión y Objetivos Institucionales, dadas las competencias legales.
Que los Niveles de Responsabilidad y Autoridad del SIG fueron actualizados mediante Resolución 527 del 17 de diciembre de 2014 en el IDPAC.
Que la Resolución 131 de 2015 de la Dirección General, por la cual se modifica la Resolución 527 de 2014 y se delega una función al Representante de la Alta Dirección para el Sistema Integrado de Gestión en el Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal — IDPAC y se dictan otras disposiciones, confiere al Representante de la Alta Dirección para el Sistema Integrado de Gestión, la aprobación de los formatos previa revisión y verificación, según la solicitud justificada que presente el responsable del proceso.
Que con fundamento en el proceso de Mejora Continua, la Oficina Asesora de Planeación, revisó y actualizó los lineamientos del Sistema Integrado de Gestión.
Que en mérito de lo expuesto, la Director General del Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal, organismos Distritales NTD SIG 001: 2011, en el numeral 4. El Planear del Sistema Integrado de Gestión en las Entidades y Organismos Distritales, Subnumeral 4.1. Planeación Institucional, literal b, hace mención que se debe definir y documentar una plataforma estratégica que incluya misión, visión, objetivos estratégicos, política y objetivos del Sistema Integrado de Gestión y en el literal j, se específica que los elementos establecidos dentro de la plataforma estratégica deben ser formalizados y adoptados mediante acto administrativo del representante Legal RESUELVE:
TÍTULO 1
Plataforma Estratégica del Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal
Artículo Primero. Adoptar dentro del Sistema Integrado de Gestión, la versión 03 del Mapa de Procesos del Instituto Distrital de Participación y Acción Comunal, anexo a la presente Resolución, el cual se constituye como referente del enfoque de una gestión por procesos eficaces y eficientes en la entidad
Artículo Segundo: La estructura de la versión 03 del Mapa de procesos del IDPAC, es la siguiente:
Artículo Tercero. Actualizar y adoptarla Misión del IDPAC, en los siguientes términos:
Garantizar a la ciudadanía del Distrito Capital el derecho a la participación incidente y fortalecer las organizaciones sociales, mediante información, formación y promoción, para la construcción de democracia.
Artículo Cuarto. Actualizar y adoptar la Visión del IDPAC, en los siguientes términos:
Para el 2023, IDPAC logrará con la ciudadanía que la participación sea la base de la consolidación democrática en Bogotá y que las organizaciones sociales sean incidentes y v sostenibles. Artículo Quinto. Actualizar y adoptar los Objetivos Estratégicos del IDPAC, en los siguientes términos:
1. Modernizar la participación en el Distrito Capital: Avanzar hacia una participación incidente en el Distrito Capital, brindando herramientas a la ciudadanía y sus organizaciones para que ejerzan el derecho a participar, de forma que se fortalezca la democracia en Bogotá
2. Desarrollar conocimiento y capacidades de la ciudadanía y sus organizaciones para ejercer el derecho a participar: Brindar a las organizaciones y ciudadanos la formación y el conocimiento suficiente para participar en la construcción de las agendas públicas de la ciudad y generar desarrollo en sus comunidades
3. Fortalecer la gestión de la ciudadanía y sus organizaciones desde procesos, espacios e instancias de participación en el nivel local y distrital: Fortalecer a la ciudadanía y a las organizaciones sociales, comunitarias y comunales en los diferentes procesos, espacios e instancias de participación del nivel local y distrital para que sean autónomas, sostenibles, gestionen sus proyectos y aporten valor agregado a la ciudad.
Lo anterior articulado con la nueva Agenda para el Desarrollo, especialmente lo relacionado con:
- Propender por la igualdad de grupos poblacionales
- Lograr la equidad entre los géneros y el empoderamiento de las mujeres y las niñas.
- Promover sociedades en paz, inclusivas y sostenibles e impulsar acciones.
- Generar conciencia en las organizaciones sobre medidas para combatir el cambio climático, sus efectos y proteger los ecosistemas
4. Adecuar y mantener el Sistema Integrado de Gestión del IDPAC: Armonizar elementos comunes a los diferentes sistemas de gestión existentes, con el propósito de lograr una gestión eficiente, eficaz y efectiva, mediante la alineación de la planeación institucional con la naturaleza, funciones y competencias de la Entidad
5. Fortalecer las herramientas tecnológicas del IDPAC: Modernizar las herramientas tecnológicas del Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal, lo que implica la Adquisición de Sistemas de Información e infraestructura tecnológica para mejorar la gestión administrativa y proveer a la ciudadanía en general datos en tiempo real sobre la participación en el Distrito 6. Fortalecer la capacidad operativa del IDPAC: Mejorar la infraestructura física de la Entidad e implementar mejoras administrativas a la gestión del IDPAC
Artículo Sexto. Actualizar y adoptar el Portafolio de bienes y/o Servicios, el cual está basado en las necesidades y expectativas de los (as) ciudadanos (as) y partes interesadas, asociado a las funciones institucionales y se encuentra compuesto por los siguientes:
- Asesoría y acompañamiento a las organizaciones sociales, comunitarias y comunales
- Acompañamiento a procesos eleccionarios de grupos poblacionales, organizaciones sociales y comunales e instancias de participación en el Distrito Capital.
- Procesos de formación en participación ciudadana
- Apoyo al desarrollo de proyectos sociales y obras de infraestructura bajo modelo Uno más Uno = Todos, Una más Una = Todas
- Fortalecimiento de proyectos e iniciativas de las organizaciones del Distrito, a través del proceso de formación e intercambio de experiencias e incentivos, contemplados en Bogotá Líder
- Asesoría técnica a instancias de participación en el Distrito Capital
- Asesoría técnica a los Consejos de Propiedad Horizontal
- Promoción de la participación para buscar alternativas de solución a retos de política pública a través de herramientas digitales (Bogotá Abierta)
TÍTULO II
Sistema Integrado de Gestión – SIG
Artículo Séptimo. Actualizar y adoptar la Política del Sistema Integrado de Gestión del IDPAC en los siguientes términos:
El Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal trabaja articuladamente para garantizar la participación ciudadana en el Distrito Capital mediante acciones de fortalecimiento, formación y promoción, buscando la satisfacción de sus usuarios y partes interesadas, cumpliendo los requisitos legales y organizacionales suscritos frente al Sistema Integrado de Gestión. 1. Generar un servicio de calidad y oportunidad que satisfaga las necesidades de los ciudadanos del Distrito Capital, las organizaciones sociales y comunales mediante acciones formación, promoción y fortalecimiento
2. Resolver las peticiones, quejas, reclamos y solicitudes presentadas por las partes interesadas.
3. Administrar y conservar los documentos de archivos producidos en el ejercicio de su gestión y preservar la memoria institucional.
4. Proteger la confidencialidad, integridad, disponibilidad y autenticidad de los activos de información de la entidad.
5. Prevenir la contaminación y/o promover la mitigación y/o compensación de los impactos ambientales derivados de las actividades propias de la entidad.
6. Identificar y prevenir las condiciones y factores que afectan o pueden afectar la salud y seguridad del personal de la entidad, para garantizar un ambiente de trabajo adecuado.
7. Establecer la Administración del Riesgo en los procesos de la entidad, a través de las etapas de identificación, análisis, valoración y manejo de los posibles riesgos, con el fin de evitar o mitigar los efectos y consecuencias por su ocurrencia.
8. Promover un ambiente de responsabilidad social y fortalecer el desarrollo de nuestro personal, la participación de los usuarios y partes interesadas, destinando los recursos necesarios para consolidar nuestra cultura de mejoramiento continuo y la sostenibilidad de nuestro SIG.
Artículo Octavo. Actualizar y adoptar los Objetivos del Sistema Integrado de gestión del IDPAC en los siguientes términos:
1) Articular la implementación de los siete Subsistemas de manera gradual, mediante la identificación de los respectivos requisitos y de su adopción dentro de los planes, programas y proyectos del Instituto.
2) Fortalecer el sistema de gestión de calidad para evitar reprocesos en la gestión institucional, incrementando la eficacia y la satisfacción de los usuarios mediante el cumplimiento de sus requisitos.
3) Garantizar la conservación de la memoria institucional, mediante el control de la producción, gestión, trámite, organización, transferencia, disposición, preservación y valoración de los documentos de archivo de la entidad
4) Anticipar, reconocer, evaluar y controlar los riesgos que puedan afectar la seguridad y salud en el trabajo, con el compromiso de prevenir las lesiones, accidentes y enfermedades profesionales que pudieran impedir el cumplimiento de los objetivos de los procesos y la satisfacción de los usuarios, de acuerdo con los requisitos legales.
5) Identificar, prevenir, minimizar y controlar los impactos ambientales y la contaminación derivada de las actividades del Instituto, mediante el cumplimiento de las normas vigentes en esta materia que le sean aplicables y el establecimiento de los instrumentos de planeación, evaluación, seguimiento y mejora de la Gestión Ambiental.
6) Incrementar los mecanismos y controles para la preservación de la seguridad, confidencialidad, privacidad, integridad y disponibilidad de la información institucional; protegiendo los activos de la información en su ciclo de vida, así como las acciones que impliquen el tratamiento de datos personales que sean recogidos por la entidad en el ejercicio de su misionalidad.
7) Integrar la autoevaluación y la evaluación independiente, construyendo una cultura institucional que contribuya con la mejora continua.
8) Reconocer las necesidades y expectativas de los grupos de interés en la gestión institucional, con el fin de establecer estrategias de responsabilidad social.
9) Promover el derecho a un trato digno y de calidad bajo los principios de respeto, responsabilidad, solidaridad, equidad, igualdad, oportunidad y participación, facilitando la relación de los ciudadanos con los trámites y servicios que ofrece la Entidad.
Artículo Noveno. Conformación de los Subsistemas del Sistema Integrado de Gestión.
Confórmese en el Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal el Sistema Integrado de Gestión con los siguientes subsistemas:
1. Subsistema de Gestión de Calidad (SGC)
2. Subsistema de Control Interno (SCI)
3. Subsistema de Gestión Ambiental (SGA)
4. Subsistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI)
5. Subsistema de Responsabilidad Social (SRS)
6. Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA)
7. Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO)
Artículo Décimo. Niveles de autoridad, representación, responsabilidad, revisión y evaluación. El Sistema Integrado de Gestión del IDPAC se encuentra conformado por cinco (5) niveles para garantizar la eficiencia, eficacia y efectividad del sistema. Estos niveles son: Nivel de autoridad, representación, responsabilidad, revisión y evaluación
1. Nivel de Autoridad
Se encuentra conformado por: El Director General del Instituto y el Comité del Sistema Integrado de Gestión.
a. Director del Instituto.
Como Representante Legal de la Entidad es responsable de la implementación, desarrollo y mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión quien tendrá como responsabilidad el direccionamiento Estratégico, el seguimiento al cumplimiento de los elementos que conforman y la asignación de recursos necesarios para su funcionamiento
b. Comité del Sistema Integrado de Gestión.
El Comité del Sistema Integrado de Gestión representa igualmente el Nivel de Autoridad del SIG en el Instituto. El Comité se encuentra conformado por:
1. El (la) Director(a) General, quien lo presidirá.
2. El (la) Asesor(a) de la Dirección General designado por esta.
3. El (la) Secretario(a) General
4. El (la) Subdirector(a) de Promoción de la Participación.
5. El (la) Subdirector(a) de Fortalecimiento de la Organización Social.
6. El (la) Subdirector(a) de Asuntos Comunales.
7. El (la) Jefe(a) de la Oficina Asesora de Planeación.
8. El (la) Jefe(a) de la Oficina Asesora de Comunicaciones.
9. El (la) Jefe(a) de la Oficina Asesora Jurídica.
Sus funciones son:
1. Definir y aprobar la política y los objetivos del SIG.
2. Definir las directrices y planes asociados al desarrollo del Sistema Integrado de Gestión.
3. Definir las estrategias necesarias para el diseño, despliegue, comunicación, implementación, mejoramiento y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión.
4. Aprobar el Manual del SIG.
5. Evaluar periódicamente el desempeño y el cumplimiento de las Políticas, objetivos y planes previstos para la implementación, mejoramiento y sostenibilidad del SIG.
6. Aprobar el programa de auditorías internas del SIG.
7. Realizar las revisiones por parte de la alta dirección al Sistema Integrado de Gestión.
8. Tomar decisiones sobre las necesidades de recursos para la implementación y sostenibilidad del SIG.
9. Revisar, cuando se requiera, las decisiones tomadas en el equipo operativo para su aprobación.
10. Aprobar el Programa de Gestión Ética.
11. Servir de instancia de interpretación de los acuerdos, compromisos y/o protocolos éticos.
12. Coordinar las actividades del Equipo de gestores éticos para implementar la gestión ética en la Entidad.
13. Revisar y analizar los consolidados de incidentes ambientales, de seguridad y salud ocupacional y de seguridad de la información, existentes en la Entidad y promover las acciones para su prevención y control.
14. Hacer seguimiento al mapa de riesgos y planes de manejo, promoviendo la prevención en concordancia con los criterios de aceptación del IDPAC.
15. Analizar los informes de auditorías realizadas al SIG, por organismos de control, externos e interno y tomar las acciones que correspondan.
16. Definir y aprobar las estrategias de mejoramiento continuo del SIG.
17. Las demás responsabilidades asociadas al rol gerencia) en el Sistema Integrado de Gestión.
18. Gestionar la incorporación y asignación de las partidas presupuestales necesarias para desarrollar el Plan de Acción propuesto. 19. Aprobar el Plan de Acción Anual del PIGA y las modificaciones al mismo.
20. Velar por el cumplimiento de la normativa ambiental vigente aplicable a la entidad.
21. Proponer e implementar acciones de mejora para el desarrollo del PIGA al interior de la entidad.
22. Orientar la implementación de la Estrategia Antitrámites y Gobierno en Línea.
Invitados. A las reuniones del Comité del SIG, el Jefe de la Oficina de Control Interno asistirá como invitado, con voz y sin voto.
El Comité podrá conformarse, cuando sea aplicable, por el personal que indica la normatividad asociada a los comités de los diferentes Subsistemas del Sistema Integrado de Gestión.
Los funcionarios y/o contratistas de las diferentes dependencias del Instituto, podrán ser invitados previa citación cursada por el Secretario (a) Técnico a solicitud de cualquiera de los miembros, con autorización del Director o el representante de la Alta Dirección.
Delegación Presidencia. En caso de que el Director General no pueda presidir el Comité, delegará en uno de los miembros del comité, de lo cual se dejará constancia en el acta de la reunión.
Sesiones. Las sesiones del Comité del Sistema Integrado de Gestión serán:
Ordinarias: Los miembros del Comité del Sistema Integrado de Gestión se reunirán al menos una vez por semestre, previa convocatoria a través del secretario técnico.
Extraordinarias: Cuando las necesidades así lo exijan el presidente del Comité o por solicitud de alguno de los integrantes del mismo, a través de la Secretaría Técnica, convocará a sesión extraordinaria, por lo menos con cinco (5) días de anticipación.
Asistencia. La asistencia a los comités es obligatoria e indelegable. Cuando por motivo de fuerza mayor un miembro del Comité del Sistema Integrado de Gestión no pueda asistir, deberá comunicarlo a la secretaría técnica del comité con la debida antelación y en todo caso deberá actualizarse, consultando las actas, especialmente en lo relacionado con los resultados y los compromisos adquiridos.
Quórum. Constituye quórum decisorio la mitad más uno de los integrantes del Comité. En caso de presentarse empate en las votaciones que se realicen, se definirá por el voto de quien preside la sesión.
Secretaría Técnica del comité. La Secretaria Técnica del Comité del Sistema Integrado de Gestión será ejercida por el (la) representante de la alta dirección, quien tendrá las siguientes funciones:
- Citar a los integrantes del comité.
- Elaborar el orden del día de la reunión.
- Dar lectura al acta anterior y realizar seguimiento a los compromisos pendientes.
- Archivar las actas del comité de Revisión por la Dirección.
- Las demás funciones que le delegue el comité y que sean propias de su carácter como secretario técnico.
Actas del comité. De cada reunión llevada a cabo por el Comité del Sistema Integrado de Gestión, la Secretaría Técnica levantará un acta que contendrá los temas tratados, deliberacicnes, recomendaciones y responsabilidades asignadas durante la sesión, acta que será remitida a cada uno de los integrantes para su revisión y ajustes.
Pasado el término de ocho (8) días y atendiendo las modificaciones que se consideren pertinentes se procederá a la legalización y suscripción por el representante legal de la entidad o su delegado y por el secretario técnico.
2. Nivel de Representación
Se establece que el Representante de la Alta Dirección es el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación del Instituto, cuya función principal es velar por el mantenimiento y mejora del SIG y quien además tendrá a cargo las siguientes funciones:
1. Coordinar la implementación, despliegue y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión
2. Mantener una comunicación clara, oportuna, completa y permanente con los integrantes del equipo operativo. 3. Definir las herramientas, metodologías y lineamientos necesarios para la implementación del Sistema Integrado de Gestión en la entidad.
4. Realizar seguimiento a los objetivos planteados frente al Sistema Integrado de Gestión, para detectar desviaciones y tomar las acciones correctivas necesarias.
5. Verificar el cumplimiento de la implementación de los objetivos y tareas asignadas al equipo operativo.
6. Verificar que se incluyan los temas asociados al Sistema Integrado de Gestión dentro del plan de capacitaciones de la entidad.
7. Asegurar que se planeen e implementen actividades de sensibilización frente al Sistema Integrado de Gestión.
8. Presentar al equipo directivo los avances del plan de trabajo y decisiones tomadas por el equipo operativo.
9. Realizar el análisis y pertinencia de la documentación objeto de aprobación, para lo cual podrá convocar a los integrantes del Equipo Operativo que considere necesario, dejando registros de análisis y recomendaciones.
10. Presentar ante el Comité del SIG, un resumen de los documentos aprobados en el período.
3. Nivel de Responsabilidad
Los responsables de la implementación de los diferentes subsistemas del Sistema Integrado de Gestión, son:
Apoyo a la implementación de los Subsistemas. Con el propósito de garantizar una óptima implementación y desarrollo de los subsistemas, se crearán Equipos Técnicos a cargo del Representante del subsistema respectivo, quien planificará y organizará dicho grupo determinando su periodicidad de reunión, las áreas participantes y su plan de acción de ser necesario, enmarcado en la normatividad vigente que le aplique.
El representante del subsistema presentará al Comité Directivo SIG la planificación de sus reuniones y actividades al inició de la vigencia y los avances o informes de su gestión, cuando el Comité lo solicite o cuando el representante del subsistema lo considere necesario.
Las decisiones adoptadas en desarrollo de los Equipos Técnicos, deberán ser presentadas por el representante del subsistema respectivo ante el Comité Directivo del Sistema Integrado de Gestión, para su aprobación cuando impliquen ajustes de fondo o decisiones significativas.
Secretaría Técnica SIGA. El profesional Universitario Código 219 Grado 1, asignado a la Secretaría General — Archivo Central, actuará como Secretario Técnico del Comité Interno de Archivo de que trata el Decreto Nacional 2578 de 2012.
4. Nivel de Revisión
El Nivel de Revisión del Sistema Integrado de Gestión será ejercido por el Equipo Operativo del Instituto, el cual, se encuentra conformado por los representantes de los diferentes procesos. Esta conformación deberá encontrarse aprobada por el Representante de la Alta Dirección.
El equipo estará conformado por representantes de los diferentes procesos del Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal, quienes serán designados por cada responsable, para desplegar e implementar el Sistema Integrado de Gestión en toda la entidad, de acuerdo a lo establecido en la Norma Técnica Distrital NTD SIG 001:2011 y la normatividad legal y reglamentaria asociada a cada uno de los subsistemas.
El equipo operativo será liderado por el Representante de la Alta Dirección para el al Sistema Integrado de Gestión.
Cada responsable de proceso, deberá informar al Representante de la Alta Dirección el nombre y cargo del funcionario designado para integrar el Equipo Operativo y de su suplente quién asistiría solo en casos de fuerza mayor.
El Representante de la Alta Dirección podrá solicitar la colaboración y apoyo del personal de planta y contratistas de la Entidad en las actividades que realiza el Equipo Operativo, quienes apoyarán en la gestión para el fortalecimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestión en cada una de las dependencias de la Entidad.
a. Funciones. Son funciones del Equipo Operativo:
1. Ser el enlace de la gestión en cada uno de los procesos con la Oficina Asesora de Planeación.
2. Trabajar en forma articulada, activa y permanente con el Líder del equipo operativo en el desarrollo y la aplicación de todas las actividades designadas para el mejoramiento e implementación del SIG en la entidad.
3. Realizar todas las actividades requeridas por el representante de la alta dirección para el desarrollo implementación, mantenimiento y sostenibilidad del SIG.
4. Cumplir con las reuniones, tareas y obligaciones definidas por el Líder del equipo operativo que contribuya a la mejora de los procesos.
5. Garantizar el cumplimiento de las actividades establecidas en el plan de mejora.
6. Socializar a sus compañeros del proceso al cual pertenece frente al desarrollo y avances en la implementación del Sistema Integrado de Gestión.
7. Proponer metodologías y estrategias que puedan contribuir al desarrollo, implementación, seguimiento y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión en la entidad.
8. Cumplir con las reuniones y espacios destinados por el líder del equipo operativo.
9. Revisar y ajustar la documentación del Sistema Integrado de Gestión conformada por documentos tales como manuales, caracterización de procesos, procedimientos, formatos, guías, instructivos, entre otros, de los procesos a los que pertenezcan y recomendar al responsable del proceso, su actualización, incorporación o eliminación.
10. Documentar en coordinación con los responsables de los temas, los requisitos del Sistema Integrado tales como: indicadores, encuestas de percepción de usuarios, control al producto o servicio no conforme, análisis de peticiones, quejas y reclamos, revisión por la dirección, calibración de equipos, diseño y desarrollo identificación de aspectos e impactos ambientales, identificación normativa y otros requisitos, inventarios de activos de información, identificación de incidentes y accidentes y demás requisitos establecidos para la implementación de los subsistemas del SIG.
11. Realizar acompañamiento en la formulación de acciones preventivas, correctivas y de mejora de los procesos de competencia del área al que pertenece, resultados de las auditorías, resultados de indicadores, resultados de encuestas de percepción, de la identificación de productos no conformes. •quejas y reclamos, revisión por la dirección, registros de calibración de equipos, registros de las etapas del diseño y desarrollo entre otros y realizar los reportes establecidos por la Entidad.
12. Realizar acompañamiento en el seguimiento a los planes de mejoramiento por procesos e institucional, mapa y plan de manejo de riesgos e indicadores de gestión y la formulación de acciones de mejora. Realizar los reportes establecidos por la Entidad.
13. Participar activamente en los eventos y actividades convocados por la Entidad, la Secretaría General, la Veeduría Distrital y los órganos de control en los temas relacionados con el Sistema Integrado de Gestión de la entidad.
14. Efectuar seguimiento al funcionamiento de los elementos de control y de gestión establecidos en el SIG, asociados a los procesos al que pertenece.
15. Impulsar la cultura de Gestión de la Calidad, de control y el enfoque hacia la satisfacción de los usuarios y el mejoramiento continuo.
16. Coordinar las acciones con los funcionarios y contratistas del proceso al que pertenece, para el fortalecimiento de los procesos de su competencia.
17. Las demás que le sean asignadas en marco del SIG.
b. Sesiones. El Equipo Operativo se reunirá una vez cada tres (3) meses y de manera extraordinaria cuando sea necesario, previa convocatoria del Representante de la Alta Dirección.
Para las reuniones del Equipo Operativo el Representante de la Alta Dirección convocará a los miembros del equipo que considere pertinente.
c. Secretaría Técnica del Equipo Operativo. Actuará como Secretario(a) Técnico de las reuniones que adelante el Equipo Operativo un representante de la Oficina Asesora de Planeación que delegue el Representante de la Alta Dirección.
Son funciones de la Secretaría Técnica las siguientes:
- Citar a las reuniones a los miembros del Equipo y a los Funcionarios o Contratistas invitados previa citación del Representante de la Alta Dirección.
- Preparar la agenda de la reunión.
- Registrar la asistencia a la reunión.
- Elaborar y firmar las actas respectivas.
- Consolidar la información y documentación de los temas propuestos para que hagan parte de la respectiva acta.
- Entregar al responsable de la gestión documental de la Oficina Asesora de planeación las actas y demás antecedentes de la reunión para su archivo.
De las reuniones se llevarán actas de reunión en donde quedarán consignados los temas tratados. Dichas actas serán suscritas por el Representante de la Alta Dirección, el Secretario (a) Técnico y por cada uno de los integrantes del Equipo Operativo asistentes a la reunión. El archivo y custodia de las actas estará a cargo de la Oficina Asesora de Planeación
d. Invitados. A las reuniones del Equipo Operativo podrán ser invitados representantes de entidades externas, y los funcionarios y/o contratistas de las diferentes dependencias del Instituto, cuando sea considerado conveniente, por el Representante de la Alta Dirección.
5. Nivel de Evaluación
El Nivel de Evaluación se encuentra liderado por el Jefe de la Oficina de Control Interno y conformado por el equipo evaluador, quienes serán los responsables de realizar la evaluación independiente y objetiva de la implementación, mantenimiento, medición y mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestión.
El equipo estará conformado por el Jefe de la Oficina de Control Interno, sus colaboradores y, cuando se requiera, de los Auditores Internos en las diferentes normas de gestión, de conformidad con la normatividad vigente. Los resultados obtenidos mediante el proceso de evaluación, retroalimentarán al instituto a través del proceso de Mejora Continua, necesario para la continuidad de la misionalidad institucional. Sus funciones son:
a. Elaborar un programa de auditoría en compañía del equipo auditor
b. El programa de auditoría debe ser aprobado por el Comité del Sistema Integrado de Gestión del Instituto
El Jefe de la Oficina de Control Interno convocará a los auditores internos, para adelantar las auditorias del Sistema Integrado de Gestión.
Artículo Once: Aprobación de documentos del Sistema Integrado de Gestión: Delegar en el Representante de la Alta Dirección para el Sistema Integrado de Gestión -SIG-, la aprobación de los documentos de este Sistema, previa revisión, verificación de la solicitud y justificación presentada por el responsable del proceso.
Parágrafo Primero: El representante de la Alta Dirección podrá convocar a los integrantes del Equipo Operativo que considere necesario para realizar el análisis y pertinencia de la documentación objeto de aprobación, de lo cual se dejarán los registros de su análisis y recomendaciones.
Parágrafo Segundo: La adopción de los documentos aprobados se realizará mediante acta firmada por responsable del proceso y del Representante de la Alta Dirección.
Artículo Doce. Las actas de adopción de los documentos del Sistema Integrado de Gestión que se lleven a cabo posterior a la fecha de la presente Resolución, dejarán sin efecto a los documentos que estén contenidos en las mismas y que en el pasado se adoptaron o modificaron mediante actos administrativos.
Artículo Trece. Servidores Públicos. Será responsabilidad todos los servidores públicos en general de la Entidad. la implementación, sostenibilidad y mejora continua del Sistema Integrado de Gestión, de acuerdo a los lineamientos y metodologías suministradas por las diferentes instancias de coordinación dentro de la entidad.
Corresponderá a los servidores públicos atender las directrices establecidas en la presente Resolución, así como las demás que sean publicadas para la implementación y desarrollo del Sistema Integrado de Gestión. Artículo Catorce. Actividades. La Oficina Asesora de Comunicaciones con el apoyo de la Oficina Asesora de Planeación, coordinarán las actividades necesarias para:
Adelantar las acciones requeridas para la divulgación y socialización de la Plataforma Estratégica del IDPAC
Proporcionar información amplia y continua sobre la plataforma estratégica del Sistema Integrado de Gestión, sus subsistemas, actividades, avances o modificaciones.
La Oficina Asesora de Comunicaciones se encargará de facilitar el acceso a la información documentada en la Página Web Institucional, derivada de la implementación del Sistema Integrado de Gestión mediante el link correspondiente.
Artículo Quince: Vigencia y Derogatorias. La presente resolución rige a partir de su fecha de su publicación y deroga las Resoluciones 527 del 17 de diciembre de 2014, 130 del 7 de mayo de 2015, 131 del 7 de mayo de 2015, 291 del 22 de octubre de 2015 y las demás que le sean contrarias.
PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.
Dada en de Bogotá, D.C., a los 24 días del mes de agosto del año 2016.
ANTONIO HERNÁNDEZ LLAMAS
DIRECTOR GENERAL NOTA: VER NORMA ORIGINAL EN EL ANEXO
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