CARTA CIRCULAR 125 DE 2023

(Septiembre 27)

PARA: Representantes Legales, Jefes de Áreas Financieras, Jefes de Contabilidad, Contadores o Responsables del Área Contable de las Secretarías de Despacho, Departamentos Administrativos, Unidades Administrativas Especiales, Fondos de Desarrollo Local, la Personería Distrital, el Concejo de Bogotá, la Veeduría Distrital, el Fondo de Pensiones Públicas de Bogotá, el Sistema Integrado de Transporte Público Distrital – SITP, Establecimientos Públicos, Ente Universitario Autónomo, la Contraloría de Bogotá D.C., la Entidad de Gestión Administrativa y Técnica – EGAT y Agencia Distrital para la Educación Superior, la Ciencia y la Tecnología – ATENEA, y demás Entidades clasificadas como Entidades de Gobierno Distritales

DE: Contadora General de Bogotá D.C.

ASUNTO: Recomendaciones para la depuración de saldos contables correspondientes a contratos y convenios suscritos por los Entes Públicos Distritales y Entidades de Gobierno Distrital de los cuales se ha perdido la competencia para liquidación.[1]

En virtud de fomentar la sostenibilidad del Sistema Contable Público Distrital, de acuerdo con lo señalado en el numeral 3.2.15 Depuración Contable Permanente y Sostenible de la Resolución No. 193 de 2016[2] emitida por la Contaduría General de la Nación – CGN, y en el marco de las competencias establecidas en el Decreto 601 de 2014[3] , le corresponde a la Dirección Distrital de Contabilidad – DDC de la Secretaría Distrital de Hacienda – SDH planear, programar y coordinar el apoyo y asesoría técnica, tendiente a lograr la calidad, consistencia y razonabilidad del sistema de gestión contable de los organismos y entidades que conforman el Distrito Capital, tanto del nivel central como descentralizado.

En este sentido, respecto a la depuración de los saldos contables pendientes por legalizar en el marco de la ejecución de los convenios y contratos suscritos por parte de Entes y Entidades, específicamente de los cuales se ha perdido competencia para su liquidación, este Despacho solicitó concepto a la Dirección Jurídica de la Secretaría Distrital de Hacienda y a la Secretaría Jurídica Distrital quienes se pronunciaron en los siguientes términos:

- Dirección Jurídica de la Secretaría Distrital de Hacienda, Concepto No. 2022IE009910O1 del 22 de abril de 2022:

Conclusiones

(…) De conformidad con lo expuesto se concluye que cuando se pierde la competencia para liquidar los contratos estatales, en cualquiera de sus tres modalidades (bilateral, unilateral y vía judicial), los derechos y obligaciones para las entidades participes se convierten en obligaciones naturales, por lo tanto, no existe acción legal para hacerlas exigibles, y procede realizar la correspondiente depuración contable de los derechos u obligaciones a partir del documento que para el efecto expida el representante legal o su delegado, para el cierre administrativo del expediente contractual. (Subrayado fuera de texto)

- Secretaría Jurídica Distrital, Oficio No. 2-2023-15162 del 2 de agosto de 2023:

5. Conclusiones

De acuerdo con lo expuesto, la liquidación de los contratos es una actuación administrativa posterior a su terminación, cuyo objetivo es definir las prestaciones, obligaciones o derechos de las partes y hacer un balance de cuentas para dar finiquito a la relación negocial.

Para ello, la ley ha determinado un plazo para esta actuación, bien sea de carácter bilateral o unilateral. Sin embargo, si la liquidación se realiza después de que haya expirado el plazo para la interposición del medio de control de controversias contractuales, la liquidación será considerada nula absoluta por falta de competencia de la entidad y por desconocimiento de las normas de orden público que establecen los términos para dicha actuación.

Ahora bien, cuándo se ha perdido la competencia para liquidar el contrato por el paso del tiempo legal establecido para ello, las obligaciones pendientes se convierten en obligaciones naturales. En este sentido, al tratarse de obligaciones naturales, no se tendría derecho a exigir su cumplimiento.

Es importante resaltar que, de acuerdo con la jurisprudencia del Consejo de Estado, el pago por parte de la administración de obligaciones naturales es inviable, ya que se estaría actuando en contra del interés general y el patrimonio público. Aunado a ello, existe una prohibición legal de conciliar sobre conflictos de carácter particular y de contenido económico cuando ha operado el fenómeno de la caducidad en la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo. (Subrayados fuera de texto)

Adicionalmente, con la información obtenida en respuesta a la Carta Circular No. 124 de 2023, se identifica que existen saldos contables a 30 de junio de 2023, de convenios y contratos de los cuales se ha perdido competencia para su liquidación, afectando la representación fiel de los activos o pasivos de los estados financieros de los diferentes Entes o Entidades.

Como consecuencia de lo anterior, este Despacho convoca a las áreas financieras y contables

de los Entes y Entidades, a realizar las gestiones necesarias para la depuración de los saldos contables que correspondan a derechos y obligaciones que están tipificadas jurídicamente como “obligaciones naturales” relacionadas con convenios y contratos de los cuales se ha perdido competencia para su liquidación, y que por lo tanto no deben afectar la situación patrimonial para el Ente o Entidad.

Para efectos de estructurar el proceso de depuración de los saldos contables es necesario vincular a las áreas administrativas, técnicas y jurídicas, a fin de construir la Ficha Técnica de depuración con la documentación suficiente que permita evidenciar el estado actual de los derechos y obligaciones, las gestiones realizadas por la supervisión y en general de la administración de los convenios o contratos sujetos a depuración, así como acompañar la documentación con el concepto del área jurídica del Ente o Entidad que especifique si dichas formas legales a la fecha del análisis corresponden a obligaciones naturales, de las cuales no se tendría derecho a exigir su cumplimiento.

A continuación, se presentan algunas recomendaciones que pueden acompañar la Ficha Técnica de depuración, sin que estas sean las únicas o se consideren exclusivas para soportar la evidencia de la gestión de saneamiento, ya que cada Ente o Entidad evaluará la documentación necesaria para surtir el proceso de depuración:

a) El acuerdo de voluntades, la aprobación de la póliza, acta de inicio, prórrogas, adiciones o suspensiones.

b) Actas de seguimiento y monitoreo a la ejecución del acuerdo de voluntades, donde se pueda evidenciar el porcentaje de avance, con copia de los informes de ejecución financiero y presupuestal, con los respectivos soportes (ordenes de pagos, legalización de los recursos parciales, copia de los actos donde se expone posibles incumplimientos, etc.).

c) Informe del supervisor que recopile la situación del acuerdo de voluntades y donde realice el resumen de la situación actual de los componentes técnico, financiero, contable y jurídico.

d) Estado de la vigencia de las garantías contractuales y su exigibilidad.

e) Verificación de los saldos contables objeto de depuración, a través de los libros auxiliares.

f) Identificación y reconocimiento de rendimientos financieros, legalizados o por legalizar.

Es importante agregar que, las acciones administrativas que adelante el Ente o Entidad, con respecto a la identificación de responsabilidades en la ejecución y liquidación de los convenios o contratos que han perdido la competencia para liquidar, deben continuar de forma independientemente a la gestión de la depuración de saldos contables. También, se podrá determinar si para efectos de control se mantiene un registro en las cuentas de orden deudoras o acreedoras, si a criterio del Ente o Entidad se identifica que dichos saldos así lo requieren.

Finalmente, de las gestiones de depuración de saldos contables efectuadas, es necesario que los Entes y Entidades realicen la respectiva revelación en las notas a los Estados Financieros, en atención a las características fundamentales de relevancia y representación fiel.

Cordial saludo

MARCELA VICTORIA HERNÁNDEZ ROMERO

Contadora General de Bogotá D.C.

contabilidad@shd.gov.co

NOTA: Ver norma original en anexos

Anexos: 1. Concepto No. 2022IE009910O1 del 22 de abril de 2022

2. Oficio No. 2-2023-15162 del 2 de agosto de 2023

Revisado por: Kelly Tatiana Cervera Horta

                       Fernando Morales Guerrero

Proyectado por: Ricardo Castro Novoa