RESOLUCIÓN 466 DE 2023

(Octubre 02)

Por medio de la cual se da de baja de los inventarios de la entidad y de los registros contables, algunos bienes de propiedad del Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal – IDPAC

EL DIRECTOR GENERAL DEL INSTITUTO DISTRITAL DE LA PARTICIPACIÓN Y ACCIÓN COMUNAL – IDPAC

En ejercicio de sus facultades legales, en especial las otorgadas en el Acuerdo 257 de 2006 del Concejo de Bogotá, el Acuerdo 002 de 2007 emitido por la Junta Directiva del Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal, de conformidad con lo dispuesto en la Resolución No. 001 de 2019 de la Secretaría Distrital de Hacienda - Contaduría General de Bogotá D.C. y

CONSIDERANDO:

Que, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 56 del Acuerdo 257 de 2006, el Director General del Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal tiene entre sus funciones expedir los actos administrativos, realizar las operaciones y celebrar los contratos que se requieran para el buen funcionamiento de la entidad, de acuerdo con las normas vigentes.

Que, de conformidad con lo ordenado en el artículo 57 ibídem, el presupuesto del IDPAC se sujetará en lo relativo a su elaboración, tramitación, aprobación y ejecución a las normas del Estatuto Orgánico de Presupuesto del Distrito y en su defecto a las normas orgánicas del presupuesto nacional, y que su patrimonio está constituido por: “a) Todos los bienes que hayan sido aportados a esta entidad por el Distrito Capital o adquiridos con recursos provenientes del Distrito y los bienes muebles e inmuebles que como persona jurídica haya adquirido o adquiera a cualquier título”.

Que, mediante la Resolución No. 001 del 30 de septiembre de 2019 de la Secretaría Distrital de Hacienda - Contaduría General de Bogotá D.C, la Contadora General de Bogotá expidió el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el manejo y control de los bienes en las Entidades de Gobierno Distritales, el cual es aplicable al IDPAC.

Que, de acuerdo con el numeral 5.1 del referido Manual, el retiro de los bienes en los entes y entidades: “Es el proceso mediante el cual se decide retirar definitivamente algunos bienes de los Entes y Entidades, de manera física, de las bases de datos administrativas y de los registros contables, por distintas causas, como por ejemplo: cuando los bienes no están en condiciones de prestar servicio alguno, por el estado de deterioro o desgaste natural en que se encuentran, por no ser necesario su uso, por obsolescencia o por circunstancias, necesidades o decisiones administrativas y legales que lo exijan; de igual manera, se indican los posibles destinos finales de los mismos, como por ejemplo: enajenación, incineración, destrucción, sacrificio, entre otros, previo cumplimiento de los requisitos establecidos para cada caso según el hecho que le da origen y los respectivos soportes documentales”.

Que, de conformidad con lo anterior, existen las siguientes clases de procesos, aplicables al presente caso, para retirar los bienes y dar de baja en cuentas de una Entidad Distrital: retiro de bienes servibles no utilizables y retiro de bienes inservibles.

Que, de acuerdo con el numeral 5.2.1. del referido Manual se entiende por baja de bienes servibles no utilizables: “La salida definitiva de aquellos bienes que se encuentran en condiciones de seguir prestando un servicio, pero que los Entes y Entidades no los requieren para el normal desarrollo de sus actividades o que aunque los requiera, por políticas económicas, disposiciones administrativas, por eficiencia y optimización de recursos, existe orden expresa de la autoridad competente para ser retirados definitivamente y definir su destino final, siendo viable, entre otros, el aprovechamiento por desmantelamiento, la venta, la permuta, la entrega a otro Ente y Entidad Pública Nacional, Distrital o Territorial”.

Que de conformidad con lo establecido en el numeral 5.2.2. del Manual de Procedimientos Administrativos y contables para el manejo y control de los bienes en las Entidades del Gobierno Distrital, el retiro bienes inservibles, son aquellos: “bienes que no pueden ser reparados, reconstruidos o mejorados tecnológicamente debido a su mal estado físico o mecánico o que por relación costo - beneficio, resulta su uso ineficiente y antieconómico; y por su mal estado, no se espera que en el futuro generen flujos de efectivo, ni beneficios económicos o potencial de servicio para los Entes y Entidades”.

Que, el mencionado Manual consagra en el acápite 5.2.1.1 los parámetros para determinar cuándo un bien es servible no utilizable y las razones o circunstancias por las cuales un bien servible se convierte en no utilizable para los entes y entidades, clasificándolos en bienes tipificados como no útiles estando en condiciones de prestar un servicio, no útiles por obsolescencia, no útiles por cambio o renovación de equipos y no útiles por cambios institucionales.

Que, de conformidad con lo establecido en el numeral 5.2.2. del Manual de Procedimientos Administrativos y contables para el manejo y control de los bienes en las Entidades del Gobierno Distrital, el retiro bienes inservibles: “En esta categoría se agrupan aquellos bienes que no pueden ser reparados, reconstruidos o mejorados tecnológicamente debido a su mal estado físico o mecánico o que por relación costo - beneficio, resulta su uso ineficiente y antieconómico; y por su mal estado, no se espera que en el futuro generen flujos de efectivo, ni beneficios económicos o potencial de servicio para los Entes y Entidades”.

Que, a su vez, el precitado Manual establece en su acápite 5.2.2.1 que los bienes se convierten en inservibles cuando se origina una o varias de las siguientes circunstancias: por daño total o parcial, por uso y por salubridad.

Que, adicionalmente, el Manual señala en su acápite 5.4. la baja de cuentas como el “retiro de los bienes que hacen parte de las cifras contables de los Estados Financieros y se encuentran clasificados como Inventarios, Propiedades, Planta y Equipo, Activos Intangibles, Bienes de Uso Público y Bienes Históricos y Culturales”.

Que, el citado acápite 5.4. expresa que “para el retiro de los bienes cuyo destino final, sea: a) la entrega a empresas, entidades o gestores autorizados; b) la destrucción; o c) la venta de bienes que no se consideran activos para el Ente y Entidad; se debe verificar el estado real de los mismos y determinar las causas que lo originan, es decir: si se encuentran inservibles, no útiles por obsolescencia no útiles por cambio o renovación de equipos, inservibles por daño total o parcial, entre otros…”. 

Que, el Comité de Inventarios del Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal, creado mediante la Resolución No. 169 del 24 de abril de 2007, tiene como objeto mantener actualizado y depurado el inventario de la entidad atendiendo las políticas trazadas por el Contador General de Bogotá, D. C., así como analizar los informes para dar de baja elementos devolutivos y/o de consumo, lo mismo que decidir sobre elementos que estén totalmente depreciados y que figuran como inservibles no utilizables.

Que, el artículo 3° de la Resolución precitada, señala: “Funciones del comité coordinador (…) numeral 5) (…) Estudiar, recomendar y aprobar las Actas de Baja y destino final de los bienes declarados inservibles o no utilizables por la entidad previo análisis y conceptos técnicos sobre tipología del bien (…)”.

Que, con el fin de continuar con el proceso de saneamiento y depuración del rubro de propiedades planta y equipo del Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal, el Secretario General del IDPAC, el día 20 de abril de 2023, designó a los funcionarios José Antonio Chaparro Gómez y Edgar Alfonso Villarraga Venegas mediante oficios números 20232010090543 y 20232010090553, respectivamente; con el fin que constataran y verificaran el estado de inservibilidad de los bienes devolutivos que se encontraban en la bodega del Almacén General del IDPAC.

Que, en cumplimiento de lo designado, los funcionarios identificados emitieron los correspondientes conceptos técnicos soportados en los oficios con radicados 20232050092283 del 28 de abril de 2023 y 20232060098723 del 05 de junio de 2023, a través de los cuales establecieron y certificaron las condiciones de los bienes relacionados, con visto bueno para proceder a la baja, dado su estado de inservibilidad.

Que, en reunión celebrada y aprobada por el Comité de Inventarios el día 25 de julio del 2023, de acuerdo con lo dispuesto en la Resolución No. 169 del 24 de abril de 2007, se presentó el listado final de los bienes muebles y equipos electrónicos inservibles, con el propósito de darles de baja definitiva, el cual fue analizado y verificado con base en los conceptos técnicos emitidos, decidiendo dar la baja definitiva de los muebles y equipos allí mencionados, por no estar en condiciones para cumplir con el objeto para el cual fueron adquiridos o por renovación de equipos en razón a los adelantos científicos y tecnológicos, por deterioro u obsolescencia de los bienes y/o por no estar en condiciones de prestar servicio alguno. De igual manera se presentó un listado de bienes de consumo para dar de baja, por obsolescencia y baja rotación, el cual fue revisado y analizado, decidiendo darlos de baja.

Que, con el fin de culminar el procedimiento para dar de baja los bienes muebles y equipos electrónicos inservibles, se procederá de conformidad con el artículo 2.2.1.2.2.4.3 del Decreto 1082 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del sector Administrativo de Planeación Nacional”, es decir, se ofrecerá a título gratuito a todas las Entidades Públicas de cualquier orden los bienes muebles que no se utilizan.

Que, en consecuencia, se hace necesario que el responsable de Almacén e Inventarios ponga a disposición de un gestor, que podrá ser una persona natural o jurídica, registrado como Gestor de RAEE de conformidad con lo que se disponga para tal fin por el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible, para que preste los servicios de recolección, transporte, almacenamiento, tratamiento, aprovechamiento y/o disposición final de los residuos de aparatos eléctricos y electrónicos (RAEE), dentro del marco de la gestión integral y cumpliendo con los requisitos del Decreto Único Reglamentario 1076 de 2015 "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Ambiente y Desarrollo Sostenible".

Que, en virtud de lo anterior, el Director General del Instituto Distrital de Participación y Acción Comunal, considera viable dar de baja los bienes tipificados como bienes muebles y equipos electrónicos que de acuerdo con los conceptos emitidos y lo definido en el Comité de Inventarios, se declararon como inservibles u obsoletos de acuerdo con el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el manejo y control de  los bienes en las Entidades de Gobierno y que a continuación se relacionan:

1. BIENES MUEBLES DE OFICINA

*NOTA: Como se observa en el cuadro No.1 los valores totales entre costo histórico y depreciación presentan una diferencia, la cual obedece a que los ítems de consumo controlado (p.e. extintores) no se deprecian (ver Acta de Comité) y de igual forma, al saldo en libros.

2. EQUIPOS ELÉCTRICOS, ELECTRÓNICOS Y DE CÓMPUTO

*Nota: La diferencia que se observa en el cuadro No. 2, entre el valor total del costo histórico y la depreciación, corresponde al saldo en libros.

Que, de igual manera, el Director General del Instituto Distrital de Participación y Acción Comunal, considera viable dar de baja los elementos de consumo que por su obsolescencia y baja rotación en los últimos cuatro (4) años, se puede establecer que no son útiles para la entidad y que a continuación se relacionan:  

Que, el valor total de los bienes muebles y elementos eléctricos y electrónicos a dar de baja, con fecha de corte al 30 de junio de 2023, corresponde a la suma de los valores históricos: treinta millones doscientos seis mil ochocientos setenta y nueve pesos M/CTE. ($30.206.879); y el costo total de los elementos de consumo a dar de baja corresponde a la suma de un millón doscientos treinta y ocho mil noventa y cuatro pesos con veintitrés ($1.238.094,23).

Por lo anteriormente expuesto, 

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO-. DAR DE BAJA DE LOS INVENTARIOS DE LA ENTIDAD Y DE LOS REGISTROS CONTABLES, los bienes de propiedad del Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal – IDPAC relacionados en la parte motiva de la presente Resolución, los cuáles se encuentran en estado de inservibles, ya que cumplieron su vida útil en la entidad, o son obsoletos y de baja rotación (elementos de consumo), de conformidad con los conceptos técnicos analizados y aprobados por el Comité de Inventarios del IDPAC de fecha 25 de julio del 2023.

ARTÍCULO SEGUNDO-. OFRECER de conformidad con lo dispuesto en el artículo 2.2.1.2.2.4.3. del Decreto 1082 de 2015, el inventario relacionado en el artículo primero de esta Resolución, para la enajenación de bienes muebles a título gratuito a todas las Entidades Públicas de cualquier orden interesadas en su adquisición, quienes deberán manifestarlo por escrito dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la fecha de publicación del acto administrativo en la página web de esta entidad, señalando la necesidad funcional que pretende satisfacer con el bien y las razones que justifican su solicitud.

ARTÍCULO TERCERO-. DESIGNAR como responsable del procedimiento para la salida y baja de los bienes al funcionario responsable del Área Almacén e Inventarios – proceso de Gestión de Bienes, Servicios e Infraestructura de la Secretaría General del IDPAC, quien elaborará los respectivos comprobantes y surtirá las demás gestiones, conforme a lo establecido en el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en las Entidades de Gobierno Distritales – Resolución DDC - 000001 de 2019. Asimismo, efectuará la entrega para la recolección y destino final de los equipos y demás bienes dados de baja, al receptor, de conformidad con lo dispuesto por el Decreto 4741 de 2005 y demás normas que lo aclaren, modifiquen o deroguen.

ARTÍCULO CUARTO:  COMUNICAR a la Oficina Asesora de Planeación del IDPAC, para que efectúe los correspondientes reportes a entidades externas, dentro del marco de la gestión ambiental del instituto.

ARTÍCULO QUINTO-. PUBLICAR la presente Resolución en la página de web de la entidad conforme lo ordena el artículo 108 del Decreto 1510 de 2013 compilado en el Decreto 1082 de 2015 artículo 2.2.1.2.2.4.3., para efectos de divulgarla frente a las Entidades Públicas de cualquier orden, interesadas en la adquisición de los bienes a título gratuito, dados de baja mediante la presente Resolución, en los términos contemplados en el artículo segundo.

ARTÍCULO SEXTO-. La presente Resolución rige a partir de la fecha siguiente a su publicación.

Dada en Bogotá D.C., a los 2 días del mes de octubre del año 2023.

COMUNÍQUESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

ALEXANDER REINA OTERO

Director General

Nota. Ver norma en original en Anexos.