RESOLUCIÓN 23 DE 2023

(Enero 20)

Por medio de la cual se da de baja de los inventarios de la entidad y de los registros contables, algunos bienes de propiedad del Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal – IDPAC

EL DIRECTOR GENERAL (E) DEL INSTITUTO DISTRITAL DE LA PARTICIPACIÓN Y ACCIÓN COMUNAL – IDPAC –

En ejercicio de sus facultades legales, en especial las otorgadas en el Acuerdo 257 de 2006 del Concejo de Bogotá, el Acuerdo 002 de 2007 emitido por La Junta Directiva del Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal y de conformidad con lo dispuesto en la Resolución DDC-000001 de 2019 de la Contadora General de Bogotá D.C., y

CONSIDERANDO

Que el artículo 50 del Acuerdo 257 de 2006, transformó el Departamento Administrativo de Acción Comunal en establecimiento público del orden distrital, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio, adscrito a la Secretaría Distrital de Gobierno, el cual se denominará Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal – IDPAC.

Que de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 56 del Acuerdo 257 de 2006, el Director General del Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal tiene entre sus funciones expedir los actos administrativos, realizar las operaciones y celebrar los contratos que se requieran para el buen funcionamiento de la entidad, de acuerdo con las normas vigentes.

Que de conformidad con lo ordenado en el artículo 57 ibidem, el presupuesto del IDPAC se sujetará en lo relativo a su elaboración, tramitación, aprobación y ejecución a las normas del Estatuto Orgánico de Presupuesto del Distrito y en su defecto a las normas orgánicas del presupuesto nacional, y que su patrimonio está constituido por: “a) Todos los bienes que hayan sido aportados a esta entidad por el Distrito Capital o adquiridos con recursos provenientes del Distrito y los bienes muebles e inmuebles que como persona jurídica haya adquirido o adquiera a cualquier título.”

Que mediante la Resolución DDC - 000001 del 30 de septiembre de 2019, la Contadora General de Bogotá expidió el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en las Entidades de Gobierno Distritales, el cual es aplicable al IDPAC.

Que de acuerdo con el numeral 5.1 del referido Manual, el retiro de los bienes en los entes y entidades “Es el proceso mediante el cual se decide retirar definitivamente algunos bienes de los Entes y Entidades, de manera física, de las bases de datos administrativas y de los registros contables, por distintas causas, como por ejemplo: cuando los bienes no están en condiciones de prestar servicio alguno, por el estado de deterioro o desgaste natural en que se encuentran, por no ser necesario su uso, por obsolescencia o por circunstancias, necesidades o decisiones administrativas y legales que lo exijan; de igual manera, se indican los posibles destinos finales de los mismos, como por ejemplo: enajenación, incineración, destrucción, sacrificio, entre otros, previo cumplimiento de los requisitos establecidos para cada caso según el hecho que le da origen y los respectivos soportes documentales”.

Que, de conformidad con lo anterior, existen dos clases de procesos para dar salida por baja de los bienes de propiedad de una Entidad Distrital: retiro de bienes servibles no utilizables y retiro de bienes inservibles.

Que, de acuerdo con el numeral 5.2.1. del referido Manual se entiende por baja de bienes servibles no utilizables: “La salida definitiva de aquellos bienes que se encuentran en condiciones de seguir prestando un servicio, pero que los Entes y Entidades no los requieren para el normal desarrollo de sus actividades o que aunque los requiera, por políticas económicas, disposiciones administrativas, por eficiencia y optimización de recursos, existe orden expresa de la autoridad competente para ser retirados definitivamente y definir su destino final, siendo viable, entre otros, el aprovechamiento por desmantelamiento, la venta, la permuta, la entrega a otro Ente y Entidad Pública Nacional, Distrital o Territorial”.

Que de conformidad con lo establecido en el numeral 5.2.2. del Manual de Procedimientos Administrativos y contables para el manejo y control de los bienes en las Entidades del Gobierno Distrital, el retiro bienes inservibles: “En esta categoría se agrupan aquellos bienes que no pueden ser reparados, reconstruidos o mejorados tecnológicamente debido a su mal estado físico o mecánico o que por relación costo - beneficio, resulta su uso ineficiente y antieconómico; y por su mal estado, no se espera que en el futuro generen flujos de efectivo, ni beneficios económicos o potencial de servicio para los Entes y Entidades”.

Que el mencionado Manual consagra en el acápite 5.2.1.1. los parámetros para determinar cuándo un bien es servible no utilizable y las razones o circunstancias por las cuales un bien servible se convierte en no utilizable para los entes y entidades, clasificándolos en bienes tipificados como no útiles, no útiles por obsolescencia, no útiles por cambio o renovación de equipos, no útiles por cambios institucionales. Del mismo modo que los bienes se convierten en inservibles cuando se origina una o varias de las siguientes circunstancias: por daño total o parcial, por uso y por salubridad.

Que, a su vez, el precitado Manual establece en su acápite 5.2.2.1. que los bienes se convierten en inservibles cuando se origina una o varias de las siguientes circunstancias: por daño total o parcial, por uso y por salubridad.

Que, adicionalmente, el Manual señala en su acápite 5.4. la baja de cuentas como el “retiro de los bienes que hacen parte de las cifras contables de los Estados Financieros y se encuentran clasificados como Inventarios, Propiedades, Planta y Equipo, Activos Intangibles, Bienes de Uso Público y Bienes Históricos y Culturales”.

Que el citado acápite 5.4. expresa que “Para el retiro de los bienes cuyo destino final, sea: a) la entrega a empresas, entidades o gestores autorizados; b) la destrucción; o c) la venta de bienes que no se consideran activos para el Ente y Entidad; se debe verificar el estado real de los mismos y determinar las causas que lo originan, es decir: si se encuentran inservibles, no útiles por obsolescencia, no útiles por cambio o renovación de equipos, inservibles por daño total o parcial, entre otros…”. 

Que el Comité de Inventarios del Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal, creado mediante la Resolución 169 del 24 de abril de 2007, tiene como objeto mantener actualizado y depurado el inventario de la entidad atendiendo las políticas trazadas por el Contador General de Bogotá, D. C., así como analizar los informes para dar de baja elementos devolutivos, lo mismo que decidir sobre elementos que estén totalmente depreciados y que figuran como inservibles no utilizables.

Que, el artículo 3° de la Resolución precitada, señala: “Funciones del comité coordinador (…) numeral 5) (…) Estudiar, recomendar y aprobar las Actas de Baja y destino final de los bienes declarados inservibles o no utilizables por la entidad previo análisis y conceptos técnicos sobre tipología del bien (…)”.

Que con el fin de continuar con el proceso de saneamiento y depuración del rubro de propiedades planta y equipo del Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal, el Secretario General del IDPAC, el día 12 de octubre de 2022, designó a los funcionarios José Antonio Chaparro Gómez y Edgar Alfonso Villarraga Venegas mediante oficios números 20222010047683 y 20222010047663, respectivamente, con el fin que constataran y verificaran el estado de inservibilidad de los bienes devolutivos que se encontraban en el depósito del Almacén General del IDPAC.

Que, en cumplimiento de lo designado, los funcionarios identificados emitieron el correspondiente concepto técnico soportado en los oficios con radicados 20222050055553 del 17 de noviembre de 2022 y 20222060052603 del 4 de noviembre de 2022, a los cuales dieron alcance mediante los oficios con radicados 20222050063033 del 13 de diciembre de 2022 y 20222060065173 del 20  de diciembre de 2022, a través de los cuales establecieron y certificaron las condiciones de los bienes relacionados, con visto bueno para proceder a la baja, dado su estado de inservibilidad.

Que en reunión celebrada y aprobada por el Comité de Inventarios el día 6 de diciembre del 2022, de acuerdo con lo dispuesto en la Resolución 169 del 24 de abril de 2007, se presentó el listado final de los bienes muebles y equipos electrónicos inservibles, con el propósito de darles de baja definitiva, el cual fue analizado y verificado con base en los conceptos técnicos emitidos, decidiendo dar la baja definitiva de los muebles y equipos en el contenidos, por no estar en condiciones para cumplir con el objeto para el cual fueron adquiridos o por renovación de equipos en razón a los adelantos científicos y tecnológicos, por deterioro u obsolescencia de los bienes y/o por no estar en condiciones de prestar servicio alguno.

Que, con el fin de culminar el procedimiento para dar de baja los bienes muebles y equipos electrónicos inservibles, se procederá de conformidad con el artículo 2.2.1.2.2.4.3 del Decreto 1082 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del sector Administrativo de Planeación Nacional”, es decir, se ofrecerá a título gratuito a todas las Entidades Públicas de cualquier orden los bienes muebles que no se utilizan, al ser inservibles.

Que, en consecuencia, se hace necesario que el responsable de Almacén e Inventarios ponga a disposición de gestor, que podrá ser una persona natural o jurídica, registrada ante el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible, para que determine los servicios de recolección, transporte, almacenamiento, tratamiento, aprovechamiento y/o disposición final de los residuos de aparatos eléctricos y electrónicos (RAEE), dentro del marco de la gestión integral y cumpliendo con los requisitos del Decreto Único Reglamentario 1076 de 2015 "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Ambiente y Desarrollo Sostenible".

Que, en virtud de lo anterior, el Director General (E) del Instituto Distrital de Participación y Acción Comunal, considera viable dar de baja los bienes tipificados como bienes muebles y equipos electrónicos que de acuerdo con los conceptos emitidos y lo definido en el Comité de Inventarios, se declararon como inservibles u obsoletos de acuerdo con el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el manejo y control de  los bienes en las Entidades de Gobierno; y que a continuación se relacionan:

BIENES MUEBLES DE OFICINA

EQUIPOS ELÉCTRICOS, ELECTRÓNICOS Y DE CÓMPUTO

Que el valor total de los bienes muebles, elementos eléctricos y electrónicos a dar de baja, con fecha de corte al 30 de noviembre de 2022, corresponde a la suma de cuarenta y cinco millones seiscientos ochenta y ocho mil treinta y ocho pesos M/CTE ($ 45.688.038).

Por lo anteriormente expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO. DAR DE BAJA DE LOS INVENTARIOS DE LA ENTIDAD Y DE LOS REGISTROS CONTABLES, los bienes de propiedad del Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal – IDPAC relacionados en la parte motiva de la presente Resolución, los cuáles se encuentran en estado de inservibles, que ya cumplieron su vida útil en la entidad, de conformidad con los conceptos técnicos analizados y aprobados por el Comité de Inventarios del IDPAC de fecha 6 de diciembre del 2022.

PARÁGRAFO: INFORMAR a la Oficina Asesora de Planeación del IDPAC, para que proceda al manejo adecuado de los bienes objeto de la presente Resolución de acuerdo con las normas vigentes en materia ambiental.

ARTÍCULO SEGUNDO. OFRECER de conformidad con lo dispuesto en el artículo 2.2.1.2.2.4.3. del Decreto 1082 de 2015, el inventario relacionado en el artículo primero de esta Resolución, la enajenación de bienes muebles a título gratuito a todas las Entidades Públicas de cualquier orden interesadas en la adquisición de estos bienes a título gratuito, que deberán manifestarlo por escrito dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la fecha de publicación del acto administrativo, señalando la necesidad funcional que pretende satisfacer con el bien y las razones que justifican su solicitud.

PARÁGRAFO: PUBLICAR la presente resolución en la página de web de la entidad para efectos de publicidad frente a la Entidades Públicas de cualquier orden interesadas en la adquisición de los bienes a título gratuito dados de baja mediante la presente resolución en los términos contemplado en el artículo segundo.

ARTÍCULO TERCERO. DESIGNAR como responsable del procedimiento para la salida y baja de los bienes al funcionario responsable del Área de Almacén e Inventarios de la Secretaria General del IDPAC, quien elaborará los respectivos comprobantes y surtirá las demás gestiones, conforme a lo establecido en el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en las Entidades de Gobierno Distritales – Resolución DDC - 000001 de 2019. Asimismo, determinará el destino final y la recolección de los equipos eléctricos y electrónicos mediante la Alta Consejería para las Telecomunicaciones, de conformidad con lo dispuesto por el Decreto 4741 de 2005 y demás normas que lo aclaren modifiquen o deroguen

ARTÍCULO CUARTO: La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

NOTIFÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá, D. C., a los 20 días del mes de enero del año 2023.

EDUAR DAVID MARTÍNEZ SEGURA

Director General (E)

NOTA: Ver norma original en anexos

Proyectado Por: Luz Elena Agudelo Díaz – Técnico Operativo – Almacén e Inventarios Néstor Darío Moreno Gutiérrez – Técnico Operativo – Almacén e Inventarios 16-12-2022

Revisado Por: Paula Lorena Castañeda Vásquez – Jefe Oficina Asesora Jurídica 18-01-2023

Aprobado por: Pablo Cesar Pacheco Rodríguez – Secretario General 12-01-2023

Declaramos que hemos revisado el aplicativo y la documentación que contiene la información laboral de los funcionarios que aparecen acá relacionados y que este documento se encuentra ajustado a las normas y disposiciones legales, y por lo tanto, lo presentamos para firma del Director General (E) del Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal IDPAC.