RESOLUCIÓN 531 DE 2023

 

(Diciembre 28)

 

Por medio de la cual se autoriza y ordena el retiro, baja en cuenta y destino final de los bienes muebles devolutivos y de control administrativo e intangible de los inventarios y de los registros contables de la Secretaría Distrital de la Mujer, tipificados como servibles no utilizables e inservibles

 

LA SECRETARIA DISTRITAL DE LA MUJER

 

En ejercicio de sus facultades legales, en particular, las conferidas por el Acuerdo Distrital 490 de 2012, el Decreto Distrital 428 de 2013, la Resolución No. 001 de 2019 expedida por la Dirección Distrital de Contabilidad y

 

CONSIDERANDO:

 

Que mediante Acuerdo Distrital 490 de 2012, “Por el cual se crean el Sector Administrativo Mujeres y la Secretaría Distrital de la Mujer y se expiden otras disposiciones” se creó la Secretaría Distrital de la Mujer.

 

Que el artículo 17 del Decreto Distrital 428 de 2013, modificado por el Decreto 434 de 2021,“Por medio del cual se adopta la estructura interna de la Secretaría Distrital de la Mujer, y se dictan otras disposiciones”, dispone que son funciones de la Dirección Administrativa y Financiera, entre otras, las siguientes: “(…) j) Proponer las políticas, planes, programas y estrategias relacionadas con la administración, mantenimiento y control de recursos físicos; y k) Establecer y llevar los registros sobre inventarios de bienes muebles e inmuebles de la Secretaría, de acuerdo con los procedimientos establecidos”.

 

Que mediante Resolución No. DDCC-000001 del 30 de septiembre de 2019, la Dirección Distrital de Contabilidad de la Secretaría Distrital de Hacienda adoptó el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el manejo de bienes en las Entidades de Gobierno Distritales.

 

Que el numeral 5.1. del citado Manual, estableció como concepto general que el retiro de bienes es: “…el proceso mediante el cual se decide retirar definitivamente algunos bienes de los Entes y Entidades, de manera física, de las bases de datos administrativas y de los registros contables, por distintas causas, como por ejemplo: cuando los bienes no están en condiciones de prestar servicio alguno, por el estado de deterioro o desgaste natural en que se encuentran, por no ser necesario su uso, por obsolescencia o por circunstancias, necesidades o decisiones administrativas y legales que lo exijan; de igual manera, se indican los posibles destinos finales de los mismos, como por ejemplo: enajenación, incineración, destrucción, sacrificio, entre otros, previo cumplimiento de los requisitos establecidos para cada caso según el hecho que le da origen y los respectivos

soportes documentales”.

 

Que, asimismo, el numeral 5.1.1. de dicho Manual señaló que: “… es competencia de los Entes y Entidades diseñar, actualizar, documentar y definir, las actividades necesarias para llevar a cabo el retiro de los bienes, ya sean devolutivos de mayor cuantía, devolutivos de menor cuantía o de consumo, en el marco de los procesos y procedimientos para la gestión de bienes; por ejemplo, en algunas situaciones es suficiente con los informes y conceptos técnicos, jurídicos y administrativos que soporten la decisión y es necesario la elaboración de las respectivas Actas o documentos equivalentes, como es el caso de la muerte o sacrificio de semovientes, la pérdida o hurto de bienes, el retiro de bienes por fuerza mayor o caso fortuito, entre otras circunstancias. Así mismo es importante evaluar los eventos en que el retiro presente un efecto significativo en la Situación Financiera del Ente y Entidad”.

 

Que el numeral 2.4, del mismo Manual, estableció:

 

“En virtud de lo señalado en el Decreto 1083 de 2015, se reglamenta el Sistema de Gestión que integra al Sistema de Desarrollo Administrativo y el Sistema de Gestión de la Calidad y se aporta la versión actualizada del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG, (…), el cual fue modificado pro el Decreto Nacional 1499 de 2017, que en su artículo: Artículo 2.2.22.3.8, estableció:

 

Artículo 2.2.22.3.8: Comités Institucionales de Gestión y Desempeño. En cada una de las Entidades se integrará un Comité Institucional de Gestión y Desempeño encargado de orientar la implementación y operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG, el cual sustituirá los demás comités que tengan relación con el Modelo y que no sean obligatorios por mandato legal. (...)” (Negrilla fuera de texto).

 

Que, de acuerdo con lo anterior, en sesión No. 10 del mencionado Comité, realizada el 23 de diciembre de 2019 se creó la Mesa Técnica de Manejo de Bienes, la cual tiene como propósito: “Ser el mecanismo mediante el cual se coordina y gestiona los temas relacionados con el manejo de los bienes de la entidad, para ser presentados al comité para la toma de decisiones”.

 

Que la reglamentación de la Mesa Técnica de Gestión de Bienes fue presentada en sesión extraordinaria del Comité Institucional de Gestión y Desempeño, el día 13 de diciembre de 2022, en la cual fue aprobado de forma unánime el respectivo acto administrativo.

 

Que mediante la Resolución No 0462 del 23 de diciembre de 2022 se reglamentó la Mesa Técnica de Gestión de Bienes, la cual se encarga de la coordinación y gestión de los temas relacionados con el manejo de los bienes de la Secretaría Distrital de la Mujer, para que sus conclusiones y/o recomendaciones sean presentadas al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, como insumo para la toma de decisiones.

 

Que la Mesa Técnica de Gestión de Bienes se encuentra integrada por: el/la Director(a) de Administrativa y Financiera, el/la Jefe(a) de la Oficina Asesora Jurídica, la/el Profesional especializada/o con funciones de contador(a) y la/el Profesional Universitario(a) con funciones de almacén. Adicionalmente, participa la/el Jefa de la Oficina de Control Interno y los invitados según el tema a desarrollar.

 

Que de conformidad con lo establecido en el artículo 3 de la Resolución No. 0462 de 2022 la Mesa Técnica de Gestión de Bienes tiene como funciones, entre otras, las de:

 

“(…)

 

- Cumplir y hacer seguimiento a los compromisos y las tareas asignadas de acuerdo con el cronograma y los tiempos fijados por parte del Comité Institucional de Gestión y Desempeño y de la Mesa Técnica de Gestión de Bienes.

 

- Solicitar a la Secretaría Técnica del Comité Institucional de Gestión y Desempeño, la información que permita adelantar las acciones, o tomar decisiones en los temas asignados por dicho Comité.

 

- Gestionar acciones para realizar la valuación de aquellos bienes que lo requieran, a partir de consultas técnicas, comerciales, contables, o de personal experto, entre otros

 

- Recomendar los mecanismos y acciones requeridas para realizar la verificación de la existencia y estado de los bienes que puede ser a través de la toma física o a través de mecanismos o herramientas diseñadas por los Entes y Entidades.

 

- Sugerir las acciones pertinentes para la gestión de los bienes sobrantes y faltantes.

 

- Analizar y conceptuar sobre los resultados arrojados por los estudios técnicos realizados al interior de la Entidad, en materia de reclasificación de bienes, determinación del catálogo de elementos, entre otros, que permitan dar claridad en la administración de los mismos.

 

- Presentar al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, como instancia máxima de coordinación, para que autorice o recomiende el retiro, baja en cuentas y destino final de los bienes, atendiendo lo mencionado en el Capítulo 5° Retiro de los Bienes y Baja en Cuentas, del Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el manejo y control de los bienes en las Entidades de Gobierno Distritales, previo análisis y presentación de los estudios técnicos, jurídicos, entre otros.

 

- Dar cumplimiento a los lineamientos establecidos en el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el manejo y control de los bienes en las Entidades de Gobierno Distritales y a los procedimientos oficiales de la entidad.

 

- Las demás que le sea asignadas por parte del CIGD y procedimientos internos establecidos.

 

(…)”.

 

Que el 30 de diciembre de 2019, se adoptó el instructivo GA-IN-12, el cual tiene por objetivo el de: “Dar de baja los bienes inservibles y/o servibles no utilizables, de propiedad de la Secretaría Distrital de la Mujer”, actualizado con versión dos (2) el día 12 de julio de 2023

 

Que mediante Resolución No. 177 del 13 de abril de 2020 la Secretaría Distrital de la Mujer adoptó el Manual de Políticas de Operación Contable, cuyo numeral 16.2.5.4.3, baja en cuentas, establece:

 

“16.2.5.4.3 Baja en cuentas

 

Se deben dar de baja los elementos de propiedades, planta y equipo, cuando cumplan alguna de las siguientes condiciones:

 

- El elemento quede permanentemente retirado de su uso.

 

- No se espera tener beneficios económicos del activo o potencial de servicio.

 

- Se disponga para la venta; es de mencionar que la pérdida o ganancia originada en la baja en cuentas de un elemento de propiedades, planta y equipo se calculará como la diferencia entre el valor neto obtenido por la disposición del activo y su valor en libros, y se reconocerá como ingreso o gasto en el resultado del periodo.

 

Teniendo en cuenta lo anterior para el retiro de los elementos de propiedad, planta y equipo, se verifica el estado real de los mismos, y se determina si se encuentran inservibles, no útiles por obsolescencia, no útiles por cambio o renovación de equipos, inservibles por daño total - parcial o inservibles por deterioro; situación que debe quedar previamente avalada por el concepto técnicos emitidos por el área de soporte técnico o por el profesional universitario encargado de almacén, según corresponda, decisión que deberá ser adoptada mediante acto administrativo. Para el registro contable de la baja de los elementos, se realizará de conformidad con lo establecido en el instructivos GA-IN-12 Dar de baja a bienes en el inventario a cargo de la Secretaría Distrital de la Mujer y las Directrices emitidas por la DDC. De conformidad con la normativa expedida por la Contaduría General de la Nación”.

 

Que, en cumplimiento de la normatividad descrita, a través de la herramienta mesa de ayudas SDMujer se solicita a la Oficina Asesora de Planeación - Gestión tecnológica, dirección de talento humano y dirección administrativa y financiera emitir a través de memorando los conceptos técnicos, respecto del estado de los bienes, los cuales forman parte integral de la presente resolución, los cuales se relacionan a continuación:

 

 

Que, con base en los conceptos emitidos por la Oficina Asesora de Planeación - Gestión Tecnológica, la Dirección Administrativa y Financiera - Gestión Administrativa y la Dirección de Talento Humano, se tipificó el estado de los bienes muebles clasificándolos acorde con los parámetros establecido en el numeral 5.2.1 del Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el manejo de bienes en las Entidades de Gobierno Distritales, los cuales se describen a continuación:

 

“(…) DE BIENES SERVIBLES NO UTILIZABLES

 

Es la salida definitiva de aquellos bienes que se encuentran en condiciones de seguir prestando un servicio, pero que los Entes y Entidades no los requieren para el normal desarrollo de sus actividades o que aunque los requiera, por políticas económicas, disposiciones administrativas, por eficiencia y optimización de recursos, existe orden expresa de la autoridad competente para ser retirados definitivamente y definir su destino final, siendo viable, entre otros, el aprovechamiento por desmantelamiento, la venta, la permuta, la entrega a otro Ente y Entidad Pública Nacional, Distrital o Territorial.

 

5.2.2.1. Parámetros para determinar cuándo un Bien es Servible no utilizable:

 

Las razones por las cuales un bien servible se convierte en no utilizable para los Entes y Entidades se originan en una o varias de las siguientes circunstancias:

 

- Bienes tipificados como no útiles estando en condiciones de prestar un servicio: Son aquellos bienes que aun estando en buenas condiciones físicas y técnicas no son requeridos por los Entes y Entidades para su funcionamiento.

 

- No útiles por obsolescencia: Son aquellos elementos que, aunque se encuentran en buen estado físico, mecánico y técnico, han quedado en desuso debido a los adelantos científicos y tecnológicos. Además, sus especificaciones técnicas son insuficientes para el volumen, velocidad y complejidad que la labor exige.

 

- No útiles por cambio o renovación de equipos: Son aquellos elementos que ya no le son útiles a los Entes y Entidades debido a la implementación de nuevas políticas en materia de adquisiciones y que, como consecuencia de ello, quedan en existencia bienes, repuestos, accesorios y materiales que no son compatibles con las nuevas marcas o modelos adquiridos, así se encuentren en buen estado.

 

- No útiles por cambios institucionales: Son aquellos elementos que han quedado fuera del servicio debido a los cambios originados en el cometido estatal, o porque se ha decretado la liquidación, fusión o transformación de los Entes y Entidades, originadas por, proyectos o directrices generales de obligatorio cumplimiento.”

 

Que, en relación con los bienes inservibles, el numeral 5.2.2., del precitado Manual, dispone:

 

“(…) DE BIENES INSERVIBLES

 

En esta categoría se agrupan aquellos bienes que no pueden ser reparados, reconstruidos o mejorados tecnológicamente debido a su mal estado físico o mecánico o que por relación costo beneficio, resulta su uso ineficiente y antieconómico; y por su mal estado, no se espera que en el futuro generen flujos de efectivo, ni beneficios económicos o potencial de servicio para los Entes y Entidades.

 

5.2.2.1. Parámetros para determinar cuándo un Bien es Inservible:

 

Las razones por las cuales un bien se convierte en inservible para los Entes y Entidades se originan en una o varias de las siguientes circunstancias:

 

- Inservibles por daño total o parcial: En este grupo se consideran aquellos elementos que, ante su daño o destrucción parcial o total, su reparación o reconstrucción resulta significativa para los Entes y Entidades o para un tercero.

 

- Inservibles uso: Son aquellos bienes que ya han cumplido su ciclo de vida útil y debido a su desgaste, deterioro y mal estado físico originado por su uso, no le sirven a los Entes y Entidades.

 

- Inservibles por salubridad: Son aquellos bienes que deben destruirse por motivos de vencimiento o riesgo de contaminación y el mal estado de los mismos, atentan contra la salud de personas o animales y contra la conservación del medio ambiente.”.

 

Que, en relación con los intangibles, el numeral 5.2.5., del precitado Manual, dispone:

 

- Software tipificados como no útiles u obsoletos: con la identificación plena que el software no es utilizable, pero se tiene conocimiento que puede ser usado en otro Ente y Entidad, previa autorización del fabricante o siempre y cuando no existan restricciones, se procede a realizar el traslado mediante acta de entrega; la transacción implica el retiro definitivo del mismo.

 

- Software tipificado como inservible: Se define inservible un software cuando posee características y especificidades cuyo objeto fue satisfacer necesidades propias de los Entes y Entidades, que previo análisis técnico se determina que no se va a utilizar en el futuro.

 

Que los numerales 1.3.1 y 1.3.2.2 del precitado Manual, establecieron las siguientes definiciones:

 

Bienes Muebles Devolutivos

 

Bajo esta denominación se agrupan los bienes de los Entes y Entidades, los cuales se prevé usar durante más de un año para el desarrollo de su función administrativa o cometido estatal, los cuales no se consumen por el primer uso que se hace de ellos, aunque con el tiempo, o en razón a uso se deterioren a largo plazo, es de aclarar que para este tipo de bienes es exigible su respectivo control administrativo, realizando el seguimiento sobre su tenencia, custodia, uso y son objeto de su devolución.

 

Bienes Devolutivos de Mayor Cuantía

 

Corresponde a los bienes que sean adquiridos o recibidos en una transacción con o sin contraprestación que cumplen con la materialidad cuantitativa o por naturaleza, establecida en las Políticas Contables, se prevé usarlos durante más de un año y los mismos cumplen con las características que implican la incorporación de un activo.

 

Bienes Devolutivos de menor cuantía o Bienes de Control Administrativo

 

Corresponde a los bienes que sean adquiridos o recibidos en una transacción con o sin contraprestación que no cumplen con la materialidad cuantitativa ni por naturaleza, establecida en las Políticas Contables y de Operación, pese a que se prevé usarlos durante más de un año y que no se consumen con el primer uso que se hace de ellos, estos bienes, son reconocidos contablemente en las cuentas de resultado. Para llevar a cabo el control como complemento a la gestión, es necesario crear mecanismos administrativos, mediante la adopción, por ejemplo, de registros estadísticos, la adecuación de sistemas de información o base de datos independientes, de tal forma que se pueda hacer seguimiento sobre la utilización y consumo de esta clase de bienes, por parte de los servidores públicos de los Entes y Entidades.

 

Intangibles

 

Esta clase de bienes representa el valor de recursos identificables, de carácter no monetario y sin apariencia física, sobre los cuales los Entes y Entidades tienen el control, espera obtener beneficios económicos futuros o potencial de servicio, puede realizar mediciones fiables, además, que los mismos no estén disponibles para la venta y se prevé usarlos durante más de un año. Si no cumple alguna de las anteriores condiciones se reconocen como gasto. En sí, son los bienes inmateriales adquiridos a cualquier título o desarrollados por los Entes y Entidades con el fin de facilitar, mejorar o tecnificar sus operaciones de acuerdo con su cometido estatal.

 

En consonancia con lo anterior, se relaciona la tipificación, parámetros, cantidad y costo de los bienes, así:

 

1.              Bienes Muebles Devolutivos

2.                Bienes Muebles de Control Administrativo

3.                Intangibles

 

Que los días 15 de mayo, 26 de octubre y 16 de noviembre de 2023, en sesiones ordinarias Nos. 1 y 2 y sesión extraordinaria No. 1 de la Mesa Técnica de Gestión de Bienes, la Dirección Administrativa y Financiera, puso en consideración el retiro y baja en cuenta de 1. Bienes muebles devolutivos, 2. Bienes muebles de control administrativo y 3. Intangibles tipificados como Servibles no Utilizables e Inservibles.

 

Que, de acuerdo con los conceptos técnicos expedidos, el estado de los bienes e intangibles, se clasificaron bajo los parámetros de: a. No útil por obsolescencia, b. No útil estando en condiciones de prestar un servicio, c. Daño total o parcial, d. Salubridad y e. Software inservible, según las siguientes definiciones:

 

a) No útil por Obsolescencia

 

…” Los equipos de cómputo desktop, todo en uno, portátiles, y periféricos fueron adquiridos entre los años 2013 y 2018, por necesidad del servicio se tenían en funcionamiento hasta el año 2022 sus características técnicas son viejas y obsoletas, presentando lentitud en su funcionamiento y bloqueos permanentes”.

 

…” Los equipos de cómputo portátiles marca HP fueron adquiridos en el año 2014, por necesidad del servicio se tenían en funcionamiento hasta el año 2022 a pesar de la obsolescencia de estos, los equipos funcionaban con bajo rendimiento, debido a que su tecnología es vieja y obsoleta, presentando lentitud y bloqueos permanentes”.

 

…” Equipo inicia, pero no presta servicio, requiere cambio del banco de baterías para que preste soporte eléctrico en caso de corte de luz, requiere cambio de bornera a la entrada, de igual manera requiere mantenimiento preventivo para revisar componentes a completo detalle”.

 

…” Al realizar la revisión de los equipos se encuentra que no hay daño físico, sin embargo, al revisar la parte lógica se evidencia que su fabricación BIOS data del 2014 y 2015 respectivamente, por ende, su rendimiento se ve afectado por los adelantos tecnológicos que a la fecha no permiten ejecutar aplicaciones y programas de la mejor manera”.

 

…” Equipo obsoleto y descontinuado por parte del fabricante, el equipo no cuenta con garantía, no se pueden adquirir repuestos originales para mejorar su funcionamiento. La configuración de hardware es muy básica lo cual impide el correcto funcionamiento del sistema operativo y las aplicaciones que tiene”.

 

…” Equipo enciende y funciona, requiere cambio del banco de baterías para que preste soporte eléctrico en caso de corte de luz, de igual manera requiere mantenimiento preventivo para revisar componentes a completo detalle”.

 

…” Los mouses fueron adquiridos en el año 2019 y las antenas en año 2015, cumplieron su vida útil (4 años), presentan deterioro físico además de su tecnología antigua y obsoleta”.

 

…” Teniendo en cuenta que los equipos fueron adquiridos entre los años 2014 y 2021, y que sus observaciones los clasifican como: no útiles por obsolescencia, inservibles por daño total o parcial, o inservibles por uso, se recomienda no extender su vida útil y continuar con el proceso para darlos de baja”.

 

…”El computador todo en uno placa 16528 se encuentra ubicado en nivel central, debido a sus características técnicas viejas y desactualizadas presenta lentitud en su funcionamiento y se apaga solo continuamente, además este equipo fue adquirido en el año 2018 no se tiene contratado mantenimiento y ya cumplió su vida útil (4 años), por lo cual se requiere que la funcionaria y/o contratista realice la devolución a la Dirección Administrativa y Financiera – Almacén, del dispositivo que se encuentra en su inventario”.

 

…” Equipo Lenovo fue adquirido en el año 2015. debido a que su tecnología es vieja y obsoleta, presenta lentitud y bloqueos permanentes”.

 

…” Las antenas wifi hacían parte de las CPU marca HP modelo Compaq pro-6305 small from factor, toda vez que los equipos se conectaban a la infraestructura física de red de la entidad por medio de un patch cord, no se requerían las antenas y su utilización no era necesaria”.

 

…” Su conexión para proyección de equipos de cómputo solo se puede realizar vía puerto VGA y esta tecnología es obsoleta, por tanto, ya no es posible utilizar el equipo en los portátiles de la Entidad”.

 

b) No útil estando en condiciones de prestar un servicio

 

…” fueron revisados y se encuentran en buen estado, pero no son requeridos por la entidad”.

 

c) Daño total o parcial

 

… “El Equipo presenta daño en la fuente de poder, Por tal razón no enciende y no se puede utilizar, la entidad en la actualidad no cuenta con contrato de soporte ni mantenimiento para estos equipos”.

 

…” Equipo no prende, presenta falla en DC, Baterías se encuentran completamente descargadas, requiere cambio en tarjeta inversora, cambio de baterías, los costos de estos correctivos superan el 70% del valor del equipo, teniendo en cuenta que son equipos que ya superaron su ciclo de vida estimado no se justifica el arreglo por temas de costo – beneficio”

 

…” Equipo no prende, presenta falla en DC, Baterías se encuentran completamente descargadas, requiere cambio en tarjeta inversora, cambio de baterías, los costos de estos correctivos superan el 70% del valor del equipo, teniendo en cuenta que son equipos que ya superaron su ciclo de vida estimado no se justifica el arreglo por temas de costo - beneficio

 

… “En el videoproyector se evidencia daño total en la lampara de proyección, por tanto, el equipo ya no funciona.

 

...” Los cilindros de Solkaflam fueron revisados por el Equipo de Seguridad y Salud en el Trabajo, se evidenció que se encuentran vacíos (sin agente extintor) y deben ser dados de baja en cumplimiento de la normativa vigente. La Secretaría Distrital de la Mujer comprometida con el medio ambiente, decide realizar la disposición final de los cilindros de Solkaflam en cumplimiento de la Resolución 2749/17 del acuerdo de Montreal, que establece la importancia de proteger la capa de ozono y la necesidad de migrar a otro tipo de extintor por considerar el de Solkaflam nocivo para el medio ambiente”

 

...” Las sillas ergonómicas fueron revisadas por el Equipo de Seguridad y Salud en el Trabajo, se evidenció que no presentan las características adecuadas para su uso, por estar rotas o presentar desgaste”

 

...” Los termómetros infrarrojos fueron revisados por el Equipo de Seguridad y Salud en el Trabajo, se evidenció que no encienden y por tanto no permiten la toma de temperatura. Los termómetros no son funcionales por el daño que presentan”

 

...” El Monitor presenta mancha negra en la pantalla la cual dificulta la correcta visualización de la información, esta pantalla no tiene arreglo”

 

...” Los descansa pies fueron revisados por el Equipo de Seguridad y Salud en el Trabajo durante las visitas de inspección a puestos de trabajo, se evidenció que se encuentran desgastados y rotos, lo cual dificulta su funcionalidad”

 

...” Los parlantes presentan daño en el adaptador de corriente por este motivo no enciende”

 

...” Mobiliario adquirido por la entidad entre los años 2013 a 2019, revisado y clasificado por personal de apoyo a almacén e inventarios en la toma física de bodega de la vigencia 2023, teniendo en cuenta su tiempo en bodega y sus características, nos permitimos emitir una opinión basada y evidenciada en los registros fotográficos de cada uno de estos bienes, teniendo en cuenta que no presentan un estado adecuado para el uso de personal de la entidad, por estar roto, oxidado o presentar desgaste”

 

…” Presenta rotura del display producto de una caída y no es posible utilizarlo cómputo evidenciando que presenta daño eléctrico en su conector, por ende, no responde a los distintos clics de las teclas ejecutadas en el dispositivo”

 

…” Se realiza inspección al teclado y se procede a realizar su funcionamiento conectándolo a un equipo de cómputo evidenciando que presenta daño eléctrico en su conector, por ende, no responde a los distintos clics de las teclas ejecutadas en el dispositivo cómputo evidenciando que presenta daño eléctrico en su conector, por ende, no responde a los distintos clics de las teclas ejecutadas en el dispositivo”

 

…” El soporte para monitor fue revisado por el Equipo de Seguridad y Salud en el Trabajo y se evidenció que estaba dañado. El elemento no es funcional por el daño que presenta”

 

…” Se procede a realizar la revisión de los equipos encontrando fallo en la matriz del teclado del equipo portátil”

 

…” Presenta daño en chip de proyección, por tanto, el equipo ya no da imagen”

 

…” presenta fallas en el scroll y su funcionamiento general es intermitente”

 

d. Salubridad

 

...” Teniendo en cuenta el riesgo biológico (sangre, secreciones, sudor, entre otros) al que están expuestas las servidoras/res y contratistas cuando se realiza el traslado en una camilla elaborada en material de madera, la Administradora de Riesgos Laborales ARL positiva, recomendó el reemplazo de estas camillas ubicadas en diferentes centros de trabajo de la entidad, por lo tanto, la Dirección de Talento Humano adquirió y entregó camillas plásticas que facilitan la limpieza de fluidos que se puedan generar”

 

e. Software inservible

 

...” No se ve necesario continuar el uso de la SOFIAPP teniendo en cuenta que las estrategias de promoción y difusión de los programas del sistema SOFIA, planteadas hasta ahora, han sido suficientes para lograr el alcance y las metas esperadas. Igualmente se prevé que esta situación se mantendrá a futuro”.

 

Que de acuerdo con el Numeral 7.3, entrega gratuita de bienes muebles entre entidades públicas, del citado manual y el articulo 2.2.1.2.2.4.3 del Decreto 1082 de 2015: “…Las Entidades Estatales deben hacer un inventario de los bienes muebles que no utilizan y ofrecerlos a título gratuito a las Entidades Estatales a través de un acto administrativo motivado que deben publicar en su página web (…)”.

 

Que de conformidad con lo dispuesto en el Numeral 5.3 Destinos Finales, subnumeral 5.3.5, Destrucción, del Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el manejo y control de los bienes en las Entidades de Gobierno Distritales: “Este procedimiento es aplicado únicamente a los bienes tipificados como inservibles, almacenados que deban destruirse por motivos de vencimiento, desuso por merma, rotura, daño físico, entre otros”.

 

Que en las sesiones ordinarias Nos. 1 y 2 y la sesión extraordinaria No. 1, los integrantes de la Mesa Técnica de Gestión de Bienes recomendaron por unanimidad el retiro y baja en cuenta de:

 

1. Bienes muebles devolutivos, 2. Bienes muebles de control administrativo y 3. Intangibles, tipificados como servible no utilizable e inservibles, previo análisis de los conceptos técnicos presentados por la Dirección Administrativa y Financiera.

 

Que en la sesión extraordinaria No. 1 realizada, el día 16 de noviembre de 2023, los integrantes de la Mesa Técnica de Gestión de Bienes recomendaron que los bienes tipificados como: Servibles no utilizables, se enajenen a título gratuito; una vez agotado el proceso establecido y en caso de que no se obtenga manifestación de interés por parte de ninguna entidad estatal, dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la fecha de publicación del acto administrativo, se proceda a subastarlos a través, de intermediario idóneo, de conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.1.2.2.1.4 del Decreto Nacional 1082 del 26 de mayo de 2015 e inservibles, se destruyan, adicionando para el caso de los intangibles la destrucción de los códigos fuentes.

 

Que el día 29 de noviembre de 2023, en sesión No. 13, el Comité Institucional de Gestión y Desempeño aprobó: a) el retiro y baja en cuentas, b) la destrucción y c) la enajenación a título gratuito de los 1. Bienes muebles devolutivos, 2. Bienes muebles de control administrativos y 3. Intangibles, tipificados como Servibles no utilizables e Inservibles.

 

Que, en la misma sesión, el Comité Institucional de Gestión y Desempeño indicó que, una vez la Secretaría Distrital de la Mujer agote el proceso establecido para la enajenación de bienes muebles a título gratuito entre entidades públicas y no obtenga manifestación de interés por parte de ninguna entidad estatal, procederá a enajenarlos de conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.1.2.2.1.4 y siguientes del Decreto Nacional 1082 del 26 de mayo de 2015.

 

En mérito de lo expuesto,

 

RESUELVE:

 

ARTÍCULO PRIMERO: Autorizar y ordenar la baja definitiva de los inventarios y realizar los registros contables correspondientes afectando la pérdida por baja en cuenta, la depreciación y constitución de la cuenta de orden por la suma correspondiente al 10% del valor, en la vigencia 2023, en la Secretaría Distrital de la Mujer, de: 1. Bienes Muebles Devolutivos por valor de CIENTO SETENTA Y UN MILLONES OCHOCIENTOS NOVENTA MIL CIENTO VEINTIUN PESOS M/CTE. ($171.890.121), tipificados como Servible no utilizable – parámetro: a. No útil por obsolescencia, b. No útil estando en condiciones de prestar un servicio, cuyo destino final será la enajenación a título gratuito y los tipificados como Inservible – parámetro: c. Daño total o parcial, cuyo destino final será la destrucción, los cuales se encuentran descritos a continuación:

 

1. Bienes Muebles Devolutivos

 

1.1 Servible no Utilizable

 

 

A continuación, el detalle:

 

 

1.1 Servible no Utilizable

 

 

A continuación, el detalle:

 

 

A continuación, el detalle

 

 

 

ARTÍCULO SEGUNDO: Autorizar y ordenar la baja definitiva de los inventarios de la vigencia 2023, de la Secretaría Distrital de la Mujer, de: 2. Bienes Muebles de Control Administrativo por valor de DOSCIENTOS DOCE MILLONES SETECIENTOS CUARENTA MIL DOSCIENTOS SETENTA Y UN PESOS ($212.740.271), tipificados como 2.1 Servible no utilizable – parámetro: a. No útil por obsolescencia, cuyo destino final será la enajenación a título gratuito y 2.2 Inservible – parámetros: c. Daño total o parcial y d. Salubridad, cuyo destino final será la destrucción, los cuales se encuentran descritos a continuación:

 

1. Bienes Muebles de Control Administrativo

 

1.1 Servible no Utilizable

 

 

A continuación, el detalle:

 

 

 

1.1 Inservible

 

 

A continuación, el detalle:

 

 

 

2.2 Inservible

 

 

A continuación, el detalle:

 

 

 

ARTÍCULO TERCERO: Autorizar y ordenar la destrucción de los códigos fuentes y la baja definitiva de los inventarios de la vigencia 2023, de la Secretaría Distrital de la Mujer, de: 3. intangibles por valor de VEINTINUEVE MILLONES CIENTO NOVENTA Y TRES MIL OCHOCIENTOS CINCUENTA Y UN PESOS ($29.193.851), tipificado como Inservible – parámetro: e. software inservible, cuyo destino final será la destrucción de los códigos fuentes, el cual se encuentra descrito a continuación:

 

3.1 Inservible

 

 

A continuación, el detalle:

 

 

 

 

ARTÍCULO CUARTO: Autorizar y ordenar la destrucción de quince (15) bienes devolutivos tipificados como: 1. Bienes Muebles Devolutivos, 1.2 Inservible, Literal c. Daño Total o Parcial, relacionados en el detalle del Artículo Primero, resumidos en cantidad y costo histórico, así:

 

 

ARTICULO QUINTO: Autorizar y ordenar la enajenación de sesenta y un (61) bienes muebles a título gratuito entre Entidades Estatales de los bienes, relacionados en el detalle del Artículo Primero, I. Bienes Muebles Devolutivos, 1.1 Servible no Utilizable, Literal a. No útil por obsolescencia y b. No útil estando en condiciones de prestar un servicio, resumidos en cantidad y costo histórico, así:

 

 

Las Entidades Estatales interesadas en adquirir los bienes a título gratuito de la presente resolución deben manifestarlo por escrito a través de la página WEB de la entidad/ventanilla virtual de radicación del Sistema de Gestión Orfeo. http://orfeo.sdmujer.gov.co/orfeo.web/index/ dentro de los treinta (30) días calendario, siguientes a la fecha de publicación de la presente resolución, indicando la necesidad funcional que pretende satisfacer con el bien y las razones que justifican su solicitud.

 

Parágrafo 1: Si hay dos o más manifestaciones de interés de Entidades Estatales para el mismo bien, la Entidad Estatal que primero haya manifestado su interés tendrá preferencia.

 

ARTICULO SEXTO: Autorizar y ordenar la enajenación de doscientos setenta y seis (276) bienes muebles a título gratuito entre Entidades Estatales de: 2. Bienes Muebles de Control Administrativo, tipificados como 2.1. Servible no utilizable - parámetro a. No útil por obsolescencia, que se relacionan a continuación:

 

 

Las Entidades Estatales interesadas en adquirir los bienes a título gratuito de la presente resolución deben manifestarlo por escrito a través de la página WEB de la entidad/ventanilla virtual de radicación del Sistema de Gestión Orfeo http://orfeo.sdmujer.gov.co/orfeo.web/index/ dentro de los treinta (30) días calendario, siguientes a la fecha de publicación de la presente resolución, indicando la necesidad funcional que pretende satisfacer con el bien y las razones que justifican su solicitud.

 

Parágrafo 1: Si hay dos o más manifestaciones de interés de Entidades Estatales para el mismo bien, la Entidad Estatal que primero haya manifestado su interés tendrá preferencia.

 

ARTÍCULO SÉPTIMO: Autorizar y ordenar como destino final la destrucción de: 2. Bienes Muebles de Control Administrativo, tipificados como 2.2 Inservibles – parámetros: c. Daño Total o Parcial y d. Salubridad, relacionados a continuación:

 

 

ARTÍCULO OCTAVO: Ordenar a la Dirección Administrativa y Financiera adelantar la gestión correspondiente a efectos de tramitar y controlar el destino final de los bienes declarados como Servibles no utilizables, atendiendo lo estipulado en el Manual de procedimientos administrativos y contables para el manejo y control de bienes en las entidades de Gobierno Distritales Numeral 7.3 Entrega gratuita de Bienes Muebles entre Entidades Públicas y lo señalado en el artículo 2.2.1.2.2.4.3 del Decreto 1082 de 2015 y los bienes declarados como Inservibles, atendiendo lo estipulado en el Numeral 5.3.5 Destrucción para el manejo y control de los bienes en las Entidades de Gobierno Distritales y de las normas que regulan la materia.

 

ARTÍCULO NOVENO: La Secretaria de Despacho como representante legal de la Secretaría Distrital de la Mujer y la (el) representante legal de la entidad interesada en recibir a título gratuito alguno de los bienes señalados en los artículos 5 y 6 de la presente resolución, suscribirán un acta de entrega en la cual se establecerá la fecha de la entrega material del bien, la cual no debe ser mayor a treinta (30) días calendario, contados a partir de la suscripción de la mencionada acta.

 

ARTÍCULO DÉCIMO: Los bienes objeto de baja por enajenación a título gratuito no son susceptibles de devolución por parte de la entidad estatal adquiriente y deben ser recibidos en el estado y sitio donde se encuentre, ubicado en la calle 19b No. 35-32 Barrio Cundinamarca, asumiendo el costo de embalaje, transportes, cargue y descargue que implique el proceso, recibiéndolos en un término no mayor de treinta (30) días calendario, contados a partir de la suscripción del acta de entrega.

 

Parágrafo 1: La Secretaría Distrital de la Mujer, a través de la Dirección Administrativa y Financiera - Proceso Almacén e inventarios, realizará acompañamiento en la entrega de los bienes objeto de enajenación, señalados en el acta suscrita en el artículo décimo cuarto.

 

ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO: Agotado el proceso de enajenación de bienes muebles a título gratuito entre entidades públicas establecido y en caso de no obtener manifestación de interés por parte de ninguna entidad estatal, se procederá a enajenarlos de conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.1.2.2.1.4 y siguientes del Decreto Nacional 1082 del 26 de mayo de 2015.

 

ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO: Autorizar y Ordenar a la Dirección Administrativa y Financiera - Proceso Almacén e inventarios, realizar los trámites necesarios para retirar de los aplicativos de inventarios los bienes dados de baja en la presente resolución y en el Proceso Gestión Financiera - Contabilidad, realizar los registros contables de la baja en cuenta de los bienes mueble devolutivos y de los intangibles. Paralelamente efectuar su registro en las cuentas de orden por el 10% del valor de su costo histórico.

 

Parágrafo 1: Adicionalmente efectuar el retiro en las cuentas de orden una vez se culminen el trámite de destino final autorizado con base en las actas de entrega, los informes del proceso de venta, las actas de destrucción, entre otros documentos idóneos de acuerdo con el destino final establecido.