RESOLUCIÓN 128 DE 2024

(Febrero 20)

Derogado por el art. 14, Resolución 084 de 2025.

Por la cual se constituye y establece el funcionamiento de la Caja Menor de la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital para la vigencia fiscal del año 2024

LA DIRECTORA DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE CATASTRO DISTRITAL,

En uso de sus atribuciones legales, en especial las conferidas por el numeral 23 del artículo 16 del Acuerdo 004 de 2021, expedido por el Consejo Directivo de la Unidad Administrativa Especial de Catastro y las del artículo 57 del Decreto Distrital 192 del 2 de junio de 2021 y,

CONSIDERANDO:

Que en cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 57 del Decreto Distrital 192 del 2 de junio de 2021 “Por medio del cual se reglamenta el Estatuto Orgánico del Presupuesto Distrital y se dictan otras disposiciones”, expedido por la Alcaldesa Mayor de Bogotá D.C., se hace necesario constituir mediante resolución suscrita por el jefe de la entidad, la Caja Menor para la vigencia fiscal del año 2023.

Que mediante la Resolución DDC-000002 del 2 de septiembre de 2022, “Por la cual se actualiza el Manual para el Manejo y Control Contable de Cajas Menores”, expedida por el Contador General de Bogotá D.C. (E), se adoptan las nuevas disposiciones en materia de gestión administrativa y contable aplicable a los fondos de cajas menores, acorde con las nuevas normas de contabilidad pública establecidas por la Contaduría General de la Nación.

Que el numeral 3.2.2. del Manual Operativo Presupuestal del Distrito Capital, adoptado mediante Resolución SDH n.° 191 del 22 de septiembre de 2017, establece que cada entidad constituirá la Caja Menor para cada vigencia fiscal, mediante resolución suscrita por el representante legal, indicando la clase de gasto que se efectuará en la misma.

Que el artículo 20 del Decreto Distrital 062 de 2024 “Por el cual se ordena implementar medidas de austeridad y eficiencia del gasto público en las entidades y organismos de la administración distrital”, establece el responsable y ordenador del manejo de la caja menor en cada entidad y organismo distrital deberá ceñirse estrictamente a los gastos que tengan carácter de imprevistos, urgentes, imprescindibles e inaplazables y enmarcados dentro de las políticas de racionalización del gasto.

Que el artículo 61 del Decreto 192 del 2 de junio de 2021 señala que la cuantía máxima mensual de la sumatoria de los fondos que se manejen a través de cajas menores se determinará en función del presupuesto anual de cada vigencia fiscal de la entidad, expresado en salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV).

Que mediante el Decreto Distrital 643 del 29 de diciembre de 2023, se liquidó el Presupuesto Anual de Rentas e Ingresos y de Gastos e Inversiones de Bogotá, Distrito Capital, para la vigencia fiscal comprendida entre el 1.° de enero y el 31 de diciembre de 2024, en el que se clasificaron y definieron los rubros de gasto.

Que de conformidad con el artículo 2 del mencionado Decreto Distrital 643 de 2023, la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital cuenta con un Presupuesto Anual para la vigencia 2024 de $128.363.540.000 que corresponden a 98.741 SMMLV, lo que le permite constituir una caja menor con una cuantía máxima mensual de 150 SMMLV, de conformidad con el artículo 61 del Decreto Distrital 192 de 2021.

Que la Caja Menor de la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital se requiere para la adquisición y pago de bienes y servicios, con el fin de atender las necesidades de carácter general, imprevistas, urgentes, imprescindibles e inaplazables, para el buen funcionamiento de la Unidad, cuya cuantía mensual ha sido determinada de acuerdo con los gastos mensuales históricos de la misma.

Que se cuenta con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal n.^o 276 del 18 de enero de 2024, expedido por el responsable del presupuesto de la UAECD, de conformidad con lo establecido en el artículo 59 del Decreto Distrital 192 de 2021.

Que en cumplimiento del numeral 8 del artículo 8 de la Ley 1437 de 2011, el proyecto de resolución fue publicado en el portal único LegalBog Participa del 9 al 16 de febrero de 2024, plazo en el cual no se recibieron opiniones, sugerencias o propuestas alternativas de la ciudadanía o grupos de interés

Que, en mérito de lo expuesto, la Directora de la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital,

RESUELVE: 

ARTÍCULO PRIMERO. Modificado por el art. 1, Resolución 682 de 2024. <El nuevo texto es el siguiente> Constitución y cuantía. Constituir para la vigencia fiscal de 2024, la Caja Menor de la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital, con una cuantía mensual de DIECISIETE MILLONES DE PESOS M/CTE ($17.000.000).

El texto original es el siguiente:

ARTÍCULO PRIMERO. Constitución y cuantía. Constituir para la vigencia fiscal de 2024, la Caja Menor de la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital, con una cuantía mensual de QUINCE MILLONES DE PESOS M/CTE ($15.000.000).

PARÁGRAFO. Para efectos de esta resolución, el salario mínimo legal mensual para el año 2024 es de UN MILLÓN TRESCIENTOS MIL PESOS M/CTE ($1.300.000), de acuerdo con lo señalado por el Gobierno Nacional en el Decreto 2292 del 29 de diciembre de 2023.

ARTÍCULO SEGUNDO. Ordenador del Gasto y Responsable. Delegar la ordenación del gasto de la Caja Menor en el Gerente de Gestión Corporativa de la UAECD.

PARÁGRAFO 1.° El responsable del manejo de la Caja Menor de la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital será quien desempeñe el cargo de Profesional Universitario Código 219 Grado 02 de la Subgerencia Administrativa y Financiera, cuya función se encuentra en el manual de funciones vigente de la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital. Para la presente vigencia, la señora Luz Adriana Vallejo Vargas es la funcionaria que desempeña el cargo y el manual de funciones mencionado en el presente parágrafo. Así mismo, se entenderá que, si durante la presente vigencia por motivos de nombramiento o encargo por vacante temporal o definitiva en el cargo Profesional Universitario Código 219 Grado 02 de la Subgerencia Administrativa y Financiera aquí mencionado, el responsable del manejo de la Caja Menor de la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital será quien desempeñe este cargo sin que ello obligue a la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital a la expedición de una resolución de modificación de la presente resolución.

PARÁGRAFO 2.° El responsable del manejo de la Caja Menor de la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital deberá cumplir con las obligaciones, procedimientos y demás disposiciones consagradas en el artículo décimo segundo de la presente resolución y solicitará de manera oportuna al ordenador del gasto la constitución o ampliación de una póliza de manejo ante una entidad aseguradora debidamente reconocida por el Estado, amparando el 100% del monto del fondo de la Caja Menor, de conformidad con el numeral 4.1. del Manual para el Manejo y Control Contable de las Cajas Menores, actualizado mediante Resolución n.° DDC-000002 del 2 de septiembre de 2022.

PARÁGRAFO 3.° Tanto el ordenador del gasto, como el responsable del manejo de la Caja Menor y el de la custodia de los valores, responderán penal y pecuniariamente por el incumplimiento en la legalización oportuna y por el manejo del dinero, sin perjuicio de las acciones legales a que hubiere lugar.

ARTÍCULO TERCERO. Modificado por el art. 1, Resolución 682 de 2024. <El nuevo texto es el siguiente> Rubros Presupuestales. Los gastos generados por esta caja menor serán imputados presupuestalmente a los rubros que se indican a continuación y los montos mensuales que se van a afectar no podrán superar las siguientes cuantías:

PARÁGRAFO. Los gastos que se realicen con cargo a esta caja no podrán exceder la cuantía mensual fijada en el artículo primero de la presente resolución.

El texto original es el siguiente:

ARTÍCULO TERCERO: Rubros Presupuestales. Los gastos generados por esta caja menor serán imputados presupuestalmente a los rubros que se indican a continuación y los montos mensuales que se van a afectar no podrán superar las siguientes cuantías:

PARÁGRAFO. Los gastos que se realicen con cargo a esta caja no podrán exceder la cuantía mensual fijada en el artículo primero de la presente resolución.

ARTÍCULO CUARTO. Cuantía y fecha para la legalización y reembolso. Los reembolsos se harán mensualmente en la cuantía de los gastos realizados, sin exceder el monto previsto en el respectivo rubro presupuestal, ni del setenta por ciento (70%) del monto autorizado de algunos o de todos los valores de los rubros presupuestales afectados.

PARÁGRAFO. Los gastos que se realicen en efectivo por caja menor, considerados individualmente, no podrán superar en cada operación la suma de dos salarios mínimos mensuales legales vigentes, y tampoco podrá efectuarse el fraccionamiento de las compras realizadas por medio de estos fondos para poder superar este monto.

ARTÍCULO QUINTO. Destinación. En atención a lo previsto en el artículo 58 del Decreto Distrital 192 del 2 de junio de 2021, la Caja Menor será utilizada para sufragar gastos generales identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto de Gastos Generales, que tengan carácter de imprevistos, urgentes, imprescindibles, inaplazables, necesarios y definidos en la presente resolución y enmarcados dentro de las políticas de racionalización del gasto.

PARÁGRAFO. Para efectuar gastos con cargo a la caja menor, tanto el ordenador del gasto como el responsable del manejo de la respectiva caja menor, deberán acatar las disposiciones en materia de austeridad del gasto.

ARTÍCULO SEXTO. Prohibiciones. No se podrá realizar con los fondos de la Caja Menor las siguientes operaciones:

1. Fraccionar compras de un mismo elemento o servicio.

2. Adquirir elementos cuya existencia esté comprobada en almacén o se encuentre contratada.

3. Realizar desembolsos para sufragar gastos con destino a órganos diferentes a la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital.

4. Efectuar pagos de contratos.

5. Reconocer y pagar gastos por concepto de servicios personales y las contribuciones que establece la ley sobre la nómina, cesantías y pensiones.

6. Cambiar cheques o efectuar préstamos.

7. Efectuar contrataciones o realizar gastos para atender servicios de alimentación.

8. Pagar gastos que no contengan los documentos soporte que se exigen para su legalización.

9. Efectuar reintegros por obligaciones adquiridas con anterioridad a la expedición del CDP requerido para la constitución de la Caja Menor.

10. Efectuar desembolsos que no formen parte del objeto del gasto señalado en el acto de creación.

PARÁGRAFO. Se exceptúan de estas prohibiciones los servicios personales que por concepto de honorarios se deben reconocer y pagar a los auxiliares de la justicia que actúan en los diferentes procesos judiciales, de cobro coactivo y administrativo, de conformidad con las competencias de las respectivas entidades establecidas para tal fin.

ARTÍCULO SÉPTIMO. Manejo. El manejo de los dineros de la Caja Menor se hará a través de una cuenta corriente a nombre de la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital.

PARÁGRAFO 1.° El funcionario responsable del manejo de los de los dineros de la Caja Menor podrá mantener dinero en efectivo hasta una cuantía no superior a cinco (5) salarios mínimos mensuales legales vigentes.

PARÁGRAFO 2.° Los gastos que se efectúen por caja menor, considerados individualmente y pagados en efectivo, no podrán superar en cada operación el equivalente a dos (2) salarios mínimos mensuales legales vigentes. Los pagos superiores a dos (2) salarios mínimos mensuales vigentes se podrán hacer por medio de: cheque a nombre del proveedor, transferencia electrónica a una cuenta bancaria a nombre del proveedor o a través del servicio de pago electrónico PSE, según indique el proveedor.

ARTÍCULO OCTAVO. Libros. El funcionario responsable de la Caja Menor procederá a la apertura de libros en donde se registren diariamente las operaciones que afecten la caja menor, indicando fecha, imputación presupuestal del gasto, concepto y valor, de acuerdo con los comprobantes que respalden cada operación.

ARTÍCULO NOVENO. Requisitos para el reembolso. En la legalización de los gastos, para efectos del reembolso, se tendrá en cuenta el cumplimiento de los siguientes requisitos:

1. Que los gastos se refieran al objeto y funciones de la entidad y se ejecuten estrictamente, conforme al fin para el cual fueron programadas las apropiaciones de los rubros presupuestales.

2. Que los gastos estén agrupados por rubros presupuestales, bien sea en el comprobante de pago o en la relación anexa, y que correspondan a los autorizados en la resolución de constitución.

3. Que los documentos presentados sean los originales, tengan el nombre o razón social, el número de documento de identidad o N.I.T., el objeto, la cuantía y se encuentren firmados por los acreedores en el caso de que lo ameriten.

4. Que la fecha del comprobante del gasto corresponda a la vigencia fiscal que se está legalizando.

5. Que el gasto se haya efectuado después de haberse constituido o reembolsado la Caja Menor, según el caso, excepto los gastos notariales y procesales, gastos de transporte por mensajería y por procesos de fiscalización y cobro.

6. Que se haya expedido la resolución de reconocimiento del gasto, teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 87 del Estatuto Orgánico del Presupuesto Distrital.

ARTÍCULO DÉCIMO. Garantías. El ordenador del gasto de la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital deberá constituir las garantías necesarias para proteger los recursos que se manejan a través del fondo de caja menor.

ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO. Cambio de responsable. Cuando se cambie en forma definitiva el responsable del manejo de la Caja Menor, deberá hacerse una legalización efectuando el reembolso total de los gastos realizados con corte a la fecha del cambio.

PARÁGRAFO. Cuando el responsable de la Caja Menor se encuentre de vacaciones, incapacidad, licencia o comisión, se encargará de su manejo temporal al Subgerente Administrativo y Financiero mientras subsista la situación administrativa, para lo cual solo se requiere la entrega de los fondos y documentos mediante arqueo, al recibo y a la entrega de esta, lo que deberá constar en los documentos soporte.

ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO. Normas Aplicables. El funcionamiento y manejo de esta caja menor debe sujetarse a lo dispuesto en el Decreto Distrital 192 de 2021, la Resolución DDC-000002 de 2022, expedida por el Contador General de Bogotá D.C., el Decreto Distrital 062 de 2024 y las demás disposiciones que se expidan sobre racionalización y austeridad en el gasto público en el Distrito Capital, o aquellas que las modifiquen, adicionen o sustituyan.

ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO. Comunicación. Comunicar la presente resolución al Gerente de Gestión Corporativa de la Unidad y al Profesional Universitario, Código 219 Grado 02 de la Subgerencia Administrativa y Financiera, responsable del manejo de la Caja Menor de la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital.

ARTÍCULO DÉCIMO CUARTO. Publicación. Publicar el presente acto administrativo en el Registro Distrital y en la página WEB de la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital.

ARTÍCULO DÉCIMO QUINTO. Vigencia. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga todas aquellas que le sean contrarias.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D.C., a los 20 días del mes de febrero del año 2024.

OLGA LUCÍA LÓPEZ MORALES

DIRECTORA

Nota: Ver norma original en Anexos.