RESOLUCIÓN 084 DE 2025

 

(Marzo 20)

 

Por la cual se constituye la vigencia fiscal del año 2025 y se establecen las reglas para su funcionamiento y manejo

 

EL GERENTE DE GESTIÓN CORPORATIVA DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE CATASTRO DISTRITAL - UAECD, 

en ejercicio de sus facultades, en especial las que le confieren los artículos 56 y 57 del Decreto Distrital 192 del 2 de junio de 2021, el artículo 20 del Decreto Distrital 062 de 2024, el artículo 7 de la Resolución 0989 del 27 de diciembre de 2024, y

 

CONSIDERANDO:

 

Que el artículo 56 del Decreto Distrital 192 de 2021 "Por medio del cual se reglamenta el Estatuto Orgánico del Presupuesto Distrital y se dictan otras disposiciones", dispone que el representante legal de la entidad determinará el monto de la caja menor de acuerdo con los lineamientos fijados en ese decreto y reglamentará internamente su funcionamiento, de tal manera que se haga un uso razonable de la misma, siguiendo lineamientos de austeridad y transparencia en el gasto público. Igualmente, limita el número de cajas menores en cada entidad, el cual no que no podrá ser superior a (2) dos.

 

Que el artículo 57 ibídem establece que las cajas menores se constituirán, para cada vigencia fiscal, mediante resolución suscrita por el Jefe de la respectiva entidad pública distrital, en la cual se deberá indicar: i) la cuantía, ii) el responsable, iii) la finalidad, iv) la clase de gastos que se pueden realizar, v) la unidad ejecutora y vi) la cuantía de cada rubro presupuestal, sin exceder el monto mensual asignado a la caja menor y el límite establecido por el estatuto de contratación para compras directas.

 

Que el artículo 58 del citado Decreto Distrital, señala que las cajas menores funcionan contablemente como un fondo fijo que se provee con recursos del presupuesto asignado a la entidad, en cada vigencia fiscal, con la finalidad de sufragar gastos identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto de Gastos Generales que tengan el carácter de imprevistos, urgentes, imprescindibles, inaplazables y necesarios, enmarcados dentro de las políticas de racionalización del gasto.

 

Que mediante la Resolución DDC-000002 del 2 de septiembre de 2022, “Por la cual se actualiza el Manual para el Manejo y Control Contable de Cajas Menores”, expedida por el Contador General de Bogotá D.C. (E), se adoptan las nuevas disposiciones en materia de gestión administrativa y contable aplicable a los fondos de cajas menores, acorde con las nuevas normas de contabilidad pública establecidas por la Contaduría General de la Nación.

 

Que el numeral 3.2.2. del Manual Operativo Presupuestal del Distrito Capital adoptado mediante Resolución SDH No. 191 del 22 de septiembre de 2017, establece que cada entidad constituirá la caja menor para cada vigencia fiscal, mediante resolución suscrita por el representante legal, indicando la clase de gasto que se efectuará en la misma.

 

Que mediante la Resolución nº. 0989 de 27 de diciembre de 2024, la directora como representante legal de la Unidad, delegó en el Gerente de Gestión Corporativa: “… La suscripción de los actos administrativos para la constitución de las cajas menores de la UAECD y la ordenación del gasto de las cajas menores de la entidad, así como expedir los actos administrativos relacionados directamente con esta competencia, conforme al Decreto Distrital 192 de 2021…".

 

Que el artículo 61 del referido Decreto Distrital 192 de 2021, en lo referente a la cuantía máxima mensual de las cajas menores de las entidades distritales, establece que: "(...) se determinará en función del presupuesto anual de cada vigencia fiscal de las entidades señaladas en el artículo 55 del presente Decreto, expresado en salarios mínimos mensuales legales vigentes, de acuerdo con la siguiente clasificación"

 

 

Que en consonancia con lo anterior, el artículo 20 del Decreto Distrital 062 de 2024, "Por el cual se ordena implementar medidas de austeridad y eficiencia del gasto público en las entidades y organismos de la administración distrital", establece que: “El responsable y ordenador del manejo de la caja menor en cada entidad y organismo distrital deberá ceñirse estrictamente a los gastos que tengan carácter de imprevistos, urgentes, imprescindibles e inaplazables y enmarcados dentro de las políticas de racionalización del gasto.”, así mismo, dispone que no se podrán fraccionar las compras de un mismo elemento y/o servicio, ni adquirir elementos cuya existencia esté comprobada en almacén o se encuentre contratada. Tampoco podrán ejecutar ninguna de las operaciones descritas en el artículo 62 del Decreto Distrital 192 de 2021. 

 

Que mediante el Decreto Nacional 1572 del 24 de diciembre de 2024, se fijó el Salario Mínimo Legal Mensual Vigente para el año 2025, en la suma de UN MILLÓN CUATROCIENTOS VEINTITRES MIL QUINIENTOS PESOS ($1.423.500).

 

Que mediante el Decreto Distrital 470 del 27 de diciembre de 2024, "Por medio del cual se liquida el Presupuesto Anual de Rentas e Ingresos y de Gastos e Inversiones de Bogotá, Distrito Capital, para la vigencia fiscal comprendida entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2025 y se dictan otras disposiciones”, se liquidó el Presupuesto Anual de Rentas e Ingresos y de Gastos e Inversiones de Bogotá, Distrito Capital, para la vigencia fiscal comprendida entre el 1.° de enero y el 31 de diciembre de 2025, en el que se clasificaron y definieron los rubros de gasto.

 

Que de conformidad con el artículo 2 ibídem, se fijó a la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital un Presupuesto Anual para la vigencia 2025 por valor de CIENTO VEINTISEÍS MIL SETECIENTOS VEINTINUEVE MILLLONES OCHOCIENTOS VEINTIUN MIL PESOS ($126.729.821.000) que corresponden a 89.026 S.M.M.L.V.

 

Que, en consecuencia, la UAECD puede constituir una caja menor con una cuantía máxima mensual de 150 S.M.M.L.V., lo que equivale a la suma de DOSCIENTOS TRECE MILLONES QUINIENTOS VEINTICINCO MIL PESOS ($213.525.000.00) M/CTE.

 

Que de conformidad con lo establecido en el artículo 59 del Decreto Distrital 192 de 2021, para la constitución de la caja menor de la vigencia 2025, la UAECD cuenta con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal CDP n.º 329 del 21 de enero de 2025, expedido por el responsable del presupuesto de la UAECD.

 

Que con fundamento de lo anterior, resulta procedente constituir la caja menor correspondiente a la vigencia 2025 de la Unidad Administrativa Especial, cuya cuantía mensual ha sido determinada de acuerdo con los gastos mensuales históricos de la misma, así como definir las reglas para su funcionamiento y manejo, y en consecuencia derogar las Resoluciones 0128 del 20 de febrero de 2024, mediante la cual se constituyó la caja menor para la vigencia fiscal 2024 de la entidad y su Resolución modificatoria 0682 del 23 de agosto de 2024.

 

Que en cumplimiento del numeral 8 del artículo 8 de la Ley 1437 de 2011 y del Decreto Distrital 474 de 2022, el proyecto de esta resolución fue publicado en el portal único LegalBog Participa del 5 de marzo de 2025 al 12 de marzo de 2025, plazo en el cual no se recibieron comentarios. 

 

Que, en mérito de lo expuesto, el Gerente de Gestión Corporativa de la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital,

 

RESUELVE:

 

ARTÍCULO PRIMERO. Constitución y cuantía. Constitúyase la caja menor de la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital para la vigencia fiscal de 2025, con el objeto de atender los gastos urgentes, imprescindibles, inaplazables y necesarios para el buen funcionamiento de la entidad, en una cuantía mensual de DIEZ MILLONES DE PESOS M/CTE ($10.000.000) M/CTE.

                                                                                  

PARÁGRAFO. La caja menor que se constituye con la presente resolución se encuentra amparada con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) 329 del 21 de enero de 2025, por la suma de CINCUENTA MILLONES NOVECIENTOS CINCUENTA Y CINCO MIL PESOS ($50.955.000) M/CTE, expedido por el responsable del presupuesto de la UAECD.

 

ARTÍCULO SEGUNDO. Ordenador del Gasto y Responsable Operativo. La ordenación del gasto de la caja menor, así como expedición de los actos administrativos relacionados directamente con esta, son competencia del Gerente/a de Gestión Corporativa de la UAECD, según la delegación efectuada mediante la Resolución nº. 0989 de 27 de diciembre de 2024 expedida por la Dirección de la Unidad.

 

PARÁGRAFO 1.° El responsable operativo del manejo de la caja menor de la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital será el servidor que desempeñe el cargo de  Profesional Universitario Código 219 Grado 02 de la Subgerencia Administrativa y Financiera, cuya función se encuentra incluida el manual de funciones vigente de la UAECD. El cual actualmente lo desempeña la servidora Luz Adriana Vallejo Vargas. 

 

Si con posterioridad a la expedición del presente acto administrativo, por cualquier situación administrativa, se efectúa un nombramiento en el cargo de Profesional Universitario Código 219 Grado 02 de la Subgerencia Administrativa y Financiera, este será el/la responsable del manejo operativo de la caja menor de la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital. 

 

PARÁGRAFO 2.° Cuando exista cambio del responsable del manejo operativo de la caja menor, de forma definitiva, dando cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 70 del Decreto 192 de 2021, deberá hacerse una legalización efectuando el reembolso total de los gastos realizados con corte a la fecha del cambio. 

 

PARÁGRAFO 3.° Cuando el responsable no pueda hacerse cargo del manejo operativo de la caja menor, de forma temporal (por situaciones administrativas como vacaciones, licencia, comisión, entre otras), dando cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 70 del Decreto 192 de 2021, el/la Subgerente Administrativo y Financiero (a) tendrá a su cargo la administración y manejo de los recursos asignados a dicha caja, quien deberá estar debidamente afianzado (a) para el manejo de la misma, mientras subsista la situación. 

 

En estos casos, deberá elaborarse un acta de arqueo suscrita por quien entrega como por quien recibe, con los documentos soporte necesarios para el desarrollo de las respectivas funciones.

 

PARÁGRAFO 4.° Para efectos de la ejecución y legalización de los recursos asignados a la caja menor, tanto el ordenador del gasto, como el responsable operativo del manejo de la caja menor y de la custodia de los valores, responderán disciplinaria, civil y penalmente por las acciones y omisiones resultantes de sus actuaciones respecto de la administración de este fondo.

 

ARTÍCULO TERCERO.  Rubros Presupuestales. Los gastos generados por esta caja menor serán imputados presupuestalmente a los rubros que se indican a continuación y los montos mensuales que se van a afectar no podrán superar las siguientes cuantías:

 

 

PARÁGRAFO. Los gastos que se realicen con cargo a esta caja no podrán exceder la cuantía mensual fijada en el artículo primero de la presente resolución.

 

ARTÍCULO CUARTO. Póliza de manejo. El/la Gerente Corporativo y el/la profesional responsable del manejo operativo, deberán estar amparados por una póliza de manejo ante una entidad aseguradora debidamente reconocida por el Estado, la cual debe cubrir el monto total del valor de la caja menor, de conformidad con el numeral 4.1. del Manual para el Manejo y Control Contable de las Cajas Menores actualizado mediante la Resolución n.º DDC-000002 del 2 de septiembre de 2022 o la norma que lo modifique adicione o derogue.

 

ARTÍCULO QUINTO. Primer giro. Para el primer giro de la caja menor deben cumplirse los requisitos establecidos en los artículos 57, 59, 65 y 77 del Decreto Distrital 192 de 2021 o aquellas normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan, y la Circular DDT-6 de 2019, “Directrices para la apertura, manejo, control y cierre de cuentas bancarias distritales, identificación cuentas bancarias distritales exentas del GMF”, y sus modificatorias.

 

PARÁGRAFO 1.° Pagos, descuentos y retenciones. A los pagos que se realicen por caja menor, se les deberá efectuar el registro, los descuentos y retenciones ciñéndose estrictamente a lo dispuesto en los artículos 66 y 67 del Decreto 192 de 2021 o aquellas normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan. 

 

ARTÍCULO SEXTO. Manejo. El manejo de los dineros de la caja menor se hará a través de una cuenta corriente a nombre de la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital.

 

PARÁGRAFO 1.° De conformidad con lo dispuesto en el artículo 63 del Decreto 192 de 2021, el profesional responsable del manejo operativo de la caja menor podrá mantener dinero en  efectivo hasta una cuantía no superior a cinco (5) salarios mínimos mensuales legales vigentes. Recursos que deberán estar resguardados en la caja fuerte dispuesta para este fin.

 

PARÁGRAFO 2.° Los gastos que se efectúen por caja menor, considerados individualmente y pagados en efectivo, no podrán superar en cada operación el equivalente a dos (2) salarios mínimos mensuales legales vigentes. Los pagos superiores a dos (2) salarios mínimos mensuales vigentes se podrán hacer por medio de: cheque a nombre del proveedor, transferencia electrónica a una cuenta bancaria a nombre del proveedor o a través del servicio de pago electrónico PSE según indique el proveedor, estos últimos se realizarán desde la oficina de Tesorería quien administra los portales bancarios de las cuentas de la UAECD.

 

ARTÍCULO SÉPTIMO. Destinación. En atención a lo previsto en el artículo 58 del Decreto Distrital 192 del 2 de junio de 2021, la caja menor será utilizada para sufragar gastos generales identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto de Gastos Generales, que tengan carácter de imprevistos, urgentes, imprescindibles, inaplazables, necesarios y definidos en la presente resolución y enmarcados dentro de las políticas de racionalización del gasto.

 

PARÁGRAFO. Para efectuar gastos con cargo a la caja menor, tanto el ordenador del gasto como el responsable del manejo operativo de la respectiva caja menor, deberán acatar las disposiciones en materia de austeridad del gasto.

 

ARTÍCULO OCTAVO. Prohibiciones. No se pueden realizar erogaciones con fondos de caja menor para las operaciones descritas en el artículo 62 del Decreto Distrital 192 de 2021. Salvo las excepciones previstas en el parágrafo 1.° de la citada disposición.

  

ARTÍCULO NOVENO. Apertura de los libros. El servidor responsable operativo de la caja menor procederá a la apertura de libros en donde se registren diariamente las operaciones que afecten la caja menor, indicando fecha, imputación presupuestal del gasto, concepto y valor, de acuerdo con los comprobantes que respalden cada operación.

 

PARÁGRAFO: Con el fin de garantizar que las operaciones estén debidamente sustentadas, que los registros sean oportunos y adecuados y que los saldos correspondan, el Subgerente Administrativo y Financiero o el profesional a quien este delegue, pueden realizar arqueos periódicos y sorpresivos como mecanismo de control a la caja menor, independientemente de la verificación por parte de la oficina de control interno.

 

ARTÍCULO DÉCIMO. Requisitos para la legalización y solicitud de reembolso. En la legalización de los gastos y reembolso, se dará cumplimiento a los requisitos establecidos en los artículos 68 y 69 del Decreto Distrital 192 de 2021 o aquellas que las modifiquen, adicionen o sustituyan.

 

ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO. Normas Aplicables. El funcionamiento y manejo de esta caja menor debe sujetarse a lo dispuesto en el Decreto Distrital 192 de 2021, la Resolución DDC-000002 de 2022, expedida por el Contador General de Bogotá D.C., el Decreto Distrital 062 de 2024, y las demás disposiciones que se expidan sobre racionalización y austeridad en el gasto público en el Distrito Capital, o aquellas que las modifiquen, adicionen o sustituyan.

 

ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO. Comunicación. Comunicar la presente resolución a la Subgerente Administrativa y Financiera y al Profesional Universitario Código 219 Grado 02 de la Subgerencia Administrativa y Financiera, responsable del manejo de la caja menor de la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital.

 

ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO. Publicación. Publicar el presente acto administrativo en el Registro Distrital y en la página WEB de la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital.

 

ARTÍCULO DÉCIMO CUARTO. Vigencia y derogatorias. La presente Resolución rige a partir del día siguiente a su publicación en el registro distrital y deroga todas aquellas que le sean contrarias, en especial las Resoluciones 0128 del 20 de febrero de 2024 y 0682 del 23 de agosto de 2024. 

 

PUBLÍQUESE COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

 

Dada en la ciudad de Bogotá, D.C., a los 20 días del mes de marzo del año 2025.

 

JAIRO ANDRÉS REVELO MOLINA

 

GERENTE DE GESTIÓN CORPORATIVA

 

Nota: Ver norma original en Anexos.