RESOLUCIÓN 126 DE 2018

(Mayo 24)

Por medio de la cual se integra el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno de Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal-IDPAC

EL DIRECTOR GENERAL DEL INSTITUTO DISTRITAL DE LA PARTICIPACIÓN Y ACCIÓN COMUNAL,

En uso de sus atribuciones legales yen especial las conferidas por el articulo 56 del Acuerdo 257 del 30 de noviembre del 2006, proferido por el Concejo de Bogotá D.C. y el Acuerdo 001 de 2007 emitido por la Junta Directiva del lDPAC y demás normas concordantes, y

CONSIDERANDO:

Que el articulo 209 de la Constitución Política establece que la administración pública, en todos sus órdenes tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la Ley.

Que, según el articulo 269 de la Constitución Política, en las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley.

Que el artículo 6 de la Ley 87 de 1993, señala que "El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas, será responsabilidad del representante legal máximo directivo correspondiente. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno, también será de responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos.

Que el articulo 13 de la Ley 87 de 1993 establece que los organismos y entidades del Estado, en sus diferentes órdenes y niveles (artículo 5), deben establecer un Comité de Coordinación del Sistema de Control lnterno, de acuerdo con la naturaleza de las funciones propias de la organización.

Que en concordancia con lo anterior, el articulo 2.2.21.1.5 del Decreto 1083 de 2015 dispone que las entidades y organismos del Estado están obligadas a establecer un Comité Institucional de Coordinación de Control lnterno como órgano asesor e instancia decisoria en los asuntos de control interno.

Que el literal d) del artículo 2.2.21.2.2. del Decreto 1083 de 2015 Reglamentario del Sector Función Pública, consagra que "el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno Institucional, previsto en el articulo 13 de /a Ley 87 de 1993, será responsable como órgano de coordinación y asesoría del diseño de estrategias y políticas orientadas al fortalecimiento del Sistema de Control Interno Institucional, de conformidad con las normas vigentes y las características de cada organismo o entidad."

Que el numeral 5 del articulo 2.2.21.2.4 del Decreto enunciado, modificado por el articulo 6º del Decreto 648 de 2017 establece que: "el Comité Institucional de Coordinación de Contra/Interno, imparte lineamientos para la determinación, implantación, adaptación, complementación y mejoramiento permanente del Sistema de Control Interno de cada entidad." 

Que los articulas 2.2.21.1.5. y 2.2.21.1.6 del Decreto 1083 de 2015 adicionados por el articulo 4º del Decreto 648 de 2017, definen la organización y las funciones del Comité Institucional de Coordinación de Control lnterno como órgano asesor e instancia decisoria en los asuntos de control interno.

Que el artículo 2.2.23.1 de la misma norma señala que el Sistema de Control lnterno se articulará al Sistema de Gestión en el marco del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG, a través de los mecanismos de control y verificación que permiten el cumplimiento de los objetivos yel logro de resultados de las entidades. El Control Interno es transversal a la gestión ydesempeño de las entidades y se implementa a través del Modelo Estándar de Control lntemo - MECI.

Que en cumplimiento de las disposiciones legales enunciadas, es necesario crear e integrar el Comité Institucional de Coordinación de Control lnterno y fijar su reglamento de funcionamiento.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

CAPÍTULO 1

Disposiciones generales

Artículo 1. Creación del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno. Crear el Comité Institucional de Coordinación de Control lnterno de Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal - IDPAC.

Artículo 2. Naturaleza del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno. El Comité Institucional de Coordinación de Control Interno es un órgano de asesoría y decisión en los asuntos de control interno de Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal - IDPAC. En su rol de responsable y facilitador, hace parte de las instancias de articulación para el funcionamiento armónico del Sistema de Control Interno, de conformidad con el articulo 13 de la Ley 87 de 1993.

CAPÍTULO 2

Integración y funciones del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno

Articulo 3. Modificado por el art. 3, Resolución 127 de 2020. <El nuevo texto es el siguiente> Integración del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno. El Comité Institucional de Coordinación de Control Interno estará integrado por:

1. El(la) Director(a) General, quien lo presidirá

2. El(la) Secretario (a) General

3. El(la) Subdirector (a) de Fortalecimiento de la Organización Social

4. El(la) Subdirector (a) de Asuntos Comunales

5. El(la) Subdirector (a) de Promoción de la Participación

6. El(la) Jefe de la Oficina Asesora de Planeación

7. El(la) Jefe de la Oficina Asesora Jurídica

8. El(la) Jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones

El texto original era el siguiente:

ARTÍCULO TERCERO. Integración del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno. El Comité Institucional de Coordinación de Control Interno está integrado por:

1. EI (la) director(a) General, quien lo presidirá

2. EI (la) Secretario(a) General

3. EI (la) Subdirector(a) de Fortalecimiento de la Organización Social

4. EI (la) Subdirector(a) de Asuntos Comunales

5. EI (la) Subdirector(a) de Promoción de la Participación

6. EI (la) Jefe de la Oficina Asesora de Planeación

7. EI (la) Jefe de la Oficina Asesora Jurídica

8. EI (la) lider(esa) que el representante legal defina para la implementación del Modelo Estándar de Control Interno.

Artículo 4. Secretaria Técnica del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno. EI (a) Jefe de la Oficina de Control Interno del Instituto de la Participación y Acción Comunal participará con voz, pero sin voto en el Comité yejercerá la secretaría técnica.

Artículo 5. Funciones del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno. Son funciones del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno de Instituto Distrital de la Participación yAcción Comunal- IDPAC, las siguientes:

1. Evaluar el estado del Sistema de Control Interno del Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal ­ IDPAC y aprobar las modificaciones, actualizaciones y acciones de fortalecimiento del sistema a partir de la normativa vigente. de los informes presentados por el Jefe de la Oficina de Control lnterno, de los organismos de control y de las recomendaciones de otras instancias institucionales, como el Comité de Gestión y Desempeño u otros que suministren información relevante para la mejora del sistema.

2. Aprobar el Plan Anual de Auditoria del Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal - IDPAC, presentado por el Jefe de la Oficina de Control Interno, hacer sugerencias y seguimiento a las recomendaciones producto de la ejecución del plan, de acuerdo con lo dispuesto en el estatuto de auditoría, basado en la priorización de los temas críticos según la gestión de riesgos de la administración.

3. Aprobar el Estatuto de Auditoria Interna y el Código de Ética del auditor, asi como verificar su cumplimiento.

4. Revisar la información contenida en los estados financieros del lnstituto Distrital de la Participación y Acción Comunal-IDPAC y hacer las recomendaciones a que haya lugar, en coordinación con el Comité Institucional de Gestión y Desempeño.

5. Servir de instancia para resolver las diferencias que suman en desarrollo del ejercicio de auditoría interna, siempre que se haya surtido el conducto regular ante la Oficina de Control Interno, de manera previa a la entrega del informe final de auditoría.

6. Conocer y resolver los conflictos de interés que afecten la independencia de la auditoría.

7. Someter a aprobación del representante legal del Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal ­ IDPAC, la política de administración del riesgo previamente estructurada por parte de la Oficina Asesora de Planeación, como segunda linea de defensa en la entidad; hacer seguimiento para su posible actualización y evaluar su eficacia frente a la gestión del riesgo institucional. Se deberá hacer especial énfasis en la prevención y detección de fraude y mala conducta.

8. Proporcionar información para conocer si el Sistema de Control Interno se encuentra presente y funcionando efectivamente.

9. Coordinar y asesorar el diseño de estrategias y políticas orientadas al fortalecimiento del Sistema de Control Interno Institucional, de conformidad con las normas vigentes y las características del Instituto.

10. Impartir los lineamientos para la determinación, implantación, adaptación, complementación y mejoramiento permanente del Sistema de Control Interno.

11. Verificar la efectividad del sistema de control interno para procurar el cumplimiento de los planes, metas y objetivos previstos, constatando que el control esté asociado a todas las actividades de la organización yque se apliquen los mecanismos de participación ciudadana.

12. Evaluar, decidir y adoptar oportunamente las propuestas de mejoramiento del sistema de control interno que presente en sus informes la Oficina de Control lnterno.

13. Analizar los informes de auditoria, seguimientos y evaluaciones que presente el jefe de control interno de la entidad, a fin de determinar las mejoras a ser implementadas en la entidad. 

14. Analizar las recomendaciones del Comité Institucional de Gestión y Desempeño en relación con las políticas de gestión y desempeño que puedan generar cambios o ajustes a la estructura de control de la entidad.

15. Revisar la evaluación del cumplimiento de las metas y objetivos de la Entidad, conforme a los planes y políticas sectoriales, y recomendar los correctivos necesarios.

16. Las demás asignadas por el Representante Legal del Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal -IDPAC.

Artículo 6. Funciones del Presidente del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno. Son funciones del Presidente del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno del Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal - IDPAC, las siguientes:

1. Promover las citaciones del Comité, presidir, instalar y dirigir las reuniones correspondientes.

2. Representar al Comité cuando se requiera.

3. Servir de canal de comunicación de las decisiones del Comité. Únicamente el presidente podrá informar oficialmente los asuntos decididos por el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno del Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal – IDPAC.

4. Delegar en los otros miembros del Comité algunas de sus funciones, cuando lo considere oportuno.

5. Hacer el reparto de los asuntos que le corresponda al Comité decidir y debatir.

6. Decidir los impedimentos y recusaciones que presenten los integrantes del Comité.

7. Las demás funciones que establezca la ley o el reglamento.

Artículo 7. Funciones de la Secretaria Técnica del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno. Son funciones de la Secretaria Técnica del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno del Instituto Distrital de la Parucipación y Acción Comunal- IDPAC, las siguientes:

1. Convocar a sesiones a los integrantes del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno.

2. Programar la agenda del Comité y enviarla previamente a cada uno de los integrantes del Comité.

3. Redactar las actas de las reuniones.

4. Organizar la logística y los recursos técnicos necesarios para el funcionamiento del Comité.

5. Custodiar, conservar y coordinar el archivo y control de las actas del Comité, así como de los demás documentos que se posean, tanto en medio físico como electrónico.

6. Hacer seguimiento a las decisiones adoptadas y compromisos adquiridos por el Comité.

7. Participar en las reuniones del Comité, con voz y sin voto.

8. Las demás funciones que establezca la ley o el reglamento.

Artículo 8. Obligaciones de los integrantes del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno. Los integrantes del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno del Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal-IDPAC, tendrán las siguientes obligaciones:

1. Asistir a las reuniones que sean convocadas.

2. Suscribir las actas de cada sesión.

3. Las demás funciones que establezca la ley o el reglamento.

Los integrantes del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno pueden delegar en su presidente la suscripción de los actos que contengan sus decisiones.

Artículo 9. Impedimentos, recusaciones o conflictos de interés. Los integrantes del Comité Institucional de Coordinación de Control lntemo están sujetos a las causales de impedimento y recusación previstas en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Cuando un miembro del Comité advierta que puede estar inmerso en una de las causales de impedimento, deberá informarlo inmediatamente al Presidente del Comité, quien deberá decidir el impedimento. De aceptarlo, designará su remplazo.

Cuando el integrante del Comité no manifieste su impedimento, podrá ser recusado por el interesado, quien deberá aportar las pruebas que considere necesarias para decidir el impedimento.

Cuando el impedimento recaiga en el presidente del Comité, la decisión se adoptará por la mayoría de los integrantes del Comité.

CAPÍTULO 3

Reuniones y funcionamiento

Artículo 10. Reuniones del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno. El Comité Institucional de Coordinación de Control Interno del Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal, se reunirá de forma ordinaria como mínimo dos (2) veces en el año. También se podrá reunir de forma extraordinaria por solicitud de los integrantes y previa citación de la Secretaria Técnica.

Parágrafo 1°. Se podrán celebrar sesiones virtuales, las cuales serán solicitadas por el Presidente o por la Secretaría Técnica. En las sesiones virtuales se podrá deliberar y decidir por medio de comunicación simultánea o sucesiva, utilizando los recursos tecnológicos en materia de telecomunicaciones, tales como: fax, teléfono, teleconferencia, videoconferencia, correo electrónico, internet, conferencia virtual ovía chat y todos aquellos medios que se encuentren al alcance de los miembros del comité.

Parágrafo 2°. Cuando alguno(a) de los(as) miembros del Comité no pueda asistir a una sesión deberá comunicarlo por escrito, enviando a la Secretaría Técnica la correspondiente excusa, con la indicación de las razones de su inasistencia, a más tardar el día hábil anterior a la respectiva sesión o haciendo llegar a la sesión del Comité, el escrito antes señalado.

En la correspondiente Acta de cada sesión del Comité, el(la) Secretario(a) Técnico(a) dejará constancia de la asistencia de los(as) miembros e invitados(as), y en caso de inasistencia así lo señalará indicando si se presentó en forma oportuna la justificación.

Artículo 11. Convocatoria a las reuniones del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno. Las reuniones ordinarias del Comité serán convocadas el(la) Secretario (a) Técnico(a) con una antelación de por lo menos cinco (5) días hábiles.

La convocatoria de las reuniones extraordinarias se hará por escrito con la indicación del día, la hora y el objeto de la reunión, con una antelación de por lo menos tres (3) días hábiles. La citación siempre indicará el orden del día a tratar.

Artículo 12. Lnvitados (as) alas reuniones del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno. Cuando lo considere pertinente, según los temas a tratar en el orden del día, el Presidente del Comité, podrá invitar personas o representantes de entidades del sector público o privado que tengan injerencia en los asuntos de control interno, quienes sólo podrán participar, aportar y debatir sobre los temas para los cuales han sido invitados.

Artículo 13. Desarrollo las reuniones del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno. Las reuniones del Comité Institucional de Coordinación de Control lntemo del Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal serán instaladas por su presidente.

En cada reunión de Comité se tratarán los temas incluidos en el orden del día y uno de los puntos será necesariamente la lectura y aprobación del acta anterior. No obstante, el orden del dia podrá ser modificado por el pleno del Comité.

Una vez aprobado el orden del día se dará lectura al acta de la reunión anterior, con el objeto de ser aprobada por los integrantes del Comité.

Artículo 14. Reuniones virtuales del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno. Las sesiones virtuales del Comité Institucional de Coordinación de Control Intemo se adelantarán de confonmidad con el siguiente procedimiento:

1. La invitación a la sesión del Comité se efectuará por medio del correo electrónico institucional, a la cual se adjuntará los soportes correspondientes al asunto a tratar.

2. El Secretario(a) Técnico(a) deberá especificar en el texto de la convocatoria la fecha y hora de la sesión. el orden del día, las instrucciones de la sesión virtual, la forma de intervención y el término para proponer observaciones y para manifestar la aprobación o no de cada uno de los temas a tratar.

3. Cada uno de los miembros deberá manifestar, de manera clara y expresa, su posición frente al asunto sometido a consideración y remitir al Secretario Técnico ya los demás miembros del Comité su decisión. Está remisión la podrá realizar por correo electrónico y siempre dentro de las 24 horas siguientes a la finalización de la sesión virtual. Vencido este término sin que el miembro del Comité manifieste su decisión, se entenderá que no tiene objeciones y que acepta las decisiones de la mayoria en cada tema discutido.

4. Si se presentan observaciones o comentarios por los miembros del Comité, se harán los ajustes sugeridos, si en criterio del Presidente proceden, yel Secretario enviará nuevamente el proyecto atodos los integrantes con los ajustes, para que sean aprobados por los miembros del Comité.

5. Las actas de las reuniones virtuales serán firmadas por todos sus miembros. Parágrafo. La Secretaria del Comité conservará los archivos de correos electrónicos enviados y recibidos durante la sesión virtual, al igual que los demás medios tecnológicos de apoyo o respaldo de la respectiva sesión, lo cual servirá de insumo para la elaboración de las actas.

Artículo 15. Quórum y mayorías. El Comité Institucional de Coordinación de Controllntemo sesionará y deliberará con la mayoria de sus miembros y las decisiones las tomará por la mayoria de los miembros asistentes. Al inicio de las reuniones, el secretario debe verificar la existencia de quórum para deliberar. En caso de empate en la votación, el Presidente del Comité toma la decisión.

Artículo 16. Decisiones del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno. Las decisiones del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno se adoptarán mediante resoluciones, circulares, instructivos o cualquier otro acto administrativo que las contenga. Los actos que las contengan deberán ser suscritos por la totalidad de los miembros del Comité, sin perjuicio que para casos particulares, puedan delegar en el presidente la firma.

El voto de los integrantes deberá ser motivado y con fundamento en los documentos aportados por el solicitante y en las pruebas que se hubieren practicado.

Las decisiones del Comité deberán notificarse y comunicarse en los términos previstos en el Código de Procedimiento Administrativo yde los Contencioso Administrativo.

Articulo 17. Actas de las reuniones del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno. De cada reunión se levantará un acta que contendrá la relación de quienes intervinieron, los temas tratados, las decisiones adoptadas y los votos emitidos por cada uno de los integrantes. El contenido del acta deberá ser aprobado en la siguiente sesión. las actas llevarán el número consecutivo por cada año y serán suscritas por los integrantes del Comité.

CAPÍTULO 4

Varios

Artículo 18. Modificación del reglamento. Este reglamento podrá ser reformado mediante resolución del Representante legal de la Entidad, a iniciativa de cualquiera de los integrantes del Comité y aprobado en un debate.

Artículo 19. Vigencia. la presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D.C., a los 24 días del mes de mayo del año 2018.

ANTONIO HERNÁNDEZ LLAMAS

Director General

Nota: Ver norma original en Anexos.