RESOLUCIÓN 1838 DE 2019

(Julio 09)

Por la cual se establecen los responsables de la generación, consolidación y reporte de los listados censales de las poblaciones especiales, se determinan los términos, estructura de datos, flujo y validación de la información y se dictan otras disposiciones

EL MINISTRO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL

En ejercicio de sus facultades legales y reglamentarias, en especial las conferidas en el articulo 173 numeral 7 de la Ley 100 de 1993, artículos 42.3 y 42.6 de la Ley 715 de 2001, artículos 2 numeral 23 y 6 numeral 12 del Decreto 4107 de 2011, el artículo 2.1.5.2. del Decreto 780 de 2016 y,

CONSIDERANDO:

Que los listados censales son el instrumento para la identificación de poblaciones especiales que deben ser afiliadas al Régimen Subsidiado, información que requiere mantenerse actualizada como insumo para los procesos de afiliación, aplicación de novedades y liquidación de recursos de las Unidades de Pago por Capitación — UPC.

Que en los términos del artículo 2.1.5.2. del Decreto 780 de 2016 - Único Reglamentario del Sector Salud y Protección Social, las entidades responsables deben reportar los listados censales de las poblaciones especiales señaladas en el artículo 2.1.5.1 de la misma normativa, conforme con el procedimiento y las condiciones que determine este Ministerio.

Que con fundamento en la competencia asignada, se expidió la Resolución 5246 de 2016 modificada por la Resolución 2339 de 2017, a través de la cual se establecieron los responsables de la generación, consolidación y reporte de los listados y se definieron los términos, estructura de datos, flujo y validación de dicha información.

Que el artículo 2.1.5.1 del Decreto 780 de 2016 - Único Reglamentario del Sector Salud y Protección Social, fue modificado por el artículo 2 del Decreto 2058 de 2018, incluyendo como poblaciones especiales a los inimputables en cumplimiento de medida de seguridad, a las personas con discapacidad en centros de protección y a los voluntarios activos de Bomberos, Defensa Civil y Cruz Roja.

Que en la actualidad el Ministerio de Salud y Protección Social mediante la Plataforma de Intercambio de Información PISIS del Sistema Integral de Información de la Protección Social -SISPRO, recibe los archivos maestros y los archivos de novedades de las poblaciones especiales.

Que quienes administran información relacionada con afiliados al Sistema General de Seguridad Social en Salud, se encuentran obligados a efectuar los reportes de manera oportuna, confiable, suficiente y conforme con las exigencias que señale este Ministerio, dadas sus implicaciones en cuanto al manejo de recursos del sector y al giro de los mismos, tal como se desprende del contenido de los artículos 5 y 6 del Decreto Ley 1281 de 2002 y 29 de la Ley 1438 de 2011.

Que, en igual sentido, le corresponde a las entidades territoriales adoptar, implementar, administrar y coordinar la operación en su territorio del Sistema Integral de Información en Salud, así como generar y reportar la información que requiere dicho Sistema, en el marco de sus competencias, tal como se desprende del contenido de los artículos 43 y 44 de la Ley 715 de 2001.

Que como consecuencia de la inclusión de las nuevas poblaciones especiales al Régimen Subsidiado, se hace necesario unificar las condiciones para la generación, disposición y reporte de los listados censales por parte de los diferentes actores del Sistema, así como optimizar el reporte de las respectivas novedades.

Que, adicionalmente dada la obligatoriedad de la afiliación de los recién nacidos y menores de edad de padres no afiliados al Régimen Subsidiado, ta! como se desprende del contenido de los numerales 2 y 3 del artículo 2.1.3.11 del Decreto 780 de 2016 - Unico Reglamentario del Sector Salud y Protección Social, resulta necesario verificar el reporte de tal información.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

Artículo 1. Objeto. La presente resolución tiene por objeto establecer los responsables de la generación, consolidación y reporte de los listados censales de las poblaciones especiales, así como definir los términos, estructura de datos, flujo y validación de la información. Adicionalmente, fijar las condiciones de reporte de información de la afiliación de los recién nacidos y menores de edad de padres no afiliados, de que trata el artículo 2.1.3.11 del Decreto 780 de 2016.

Artículo 2. Ámbito de aplicación. La presente resolución aplica a las entidades que intervienen en la generación, consolidación y reporte de los listados censales, a las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud - IPS, a las Entidades Promotoras de Salud - EPS y a la Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud ADRES.

Articulo 3. Modificado por el art. 1°, Resolución 769 de 2024. <El nuevo texto es el siguiente> Generación del listado censal. Las entidades responsables de la generación de los listados censales, tal como se desprende de lo establecido en el artículo 5° de la presente resolución, deben verificar la identidad de las personas incluidas en dichos listados junto con los documentos que soportan la afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud — SGSSS, en los términos del artículo 2.1.3.5 del Decreto 780 de 2016, según corresponda. Dichas entidades deberán enviar los listados a la entidad territorial 0 a este Ministerio en los términos descritos en el Anexo Técnico, que hace parte integral de la presente resolución.

Parágrafo 1. En los casos que no exista identificación de la población por parte de la Registraduría Nacional del Estado Civil o Migración Colombia o el documento de identidad no corresponda con la edad, se dará aplicación a lo dispuesto en la Resolución 406 de 2023 o la norma que la modifique o sustituya.

Parágrafo 2. La autoridad indígena, como responsable de la generación de los listados censales de dicha población, entregará la información a la alcaldía municipal o Distrital o al departamento que tengan a cargo corregimientos, en los medios que tenga a su disposición, y corresponderá a estos últimos, adecuarlos a la estructura requerida por el Ministerio de Salud y Protección Social.

El texto original era el siguiente:

Artículo 3. Generación del listado censal. Las entidades responsables de la generación de los listados censales, determinadas en el articulo 5° de la presente resolución, deben verificar la plena identidad de las personas incluidas en dichos listados, junto con los documentos que soportan la afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud — SGSSS, establecidos en el artículo 2.1.3.5 del Decreto 780 de 2016. Tales entidades deberán enviar los listados a la entidad territorial o a este Ministerio, según corresponda, en las condiciones descritas en el Anexo Técnico No. 1 que hace parte integral de la presente resolución.

Parágrafo 1. En los casos de la población no identificada por la Registraduría Nacional del Estado Civil, se utilizarán los tipos y números de documento correspondiente a adulto y menor sin identificar según los parámetros dispuestos en el numeral 5 "ESPECIFICACIONES PARA LA IDENTIFICACION EXCEPCIONAL Y TEMPORAL DE LOS AFILIADOS (AS Y MS)” del Anexo Técnico de la Resolución 4622 de 2016 o la norma que la modifique o sustituya.

Parágrafo 2. La autoridad indígena, como responsable de la generación de los listados censales de dicha población, entregará la información a la alcaldía municipal o distrital o al departamento que tengan a cargo corregimientos, en los medios a su disposición, y corresponderá a la entidad territorial adecuarlos a la estructura requerida por este Ministerio.

Artículo 4. Modificado por el art. 2, Resolución 769 de 2024. <El nuevo texto es el siguiente> Consolidación y reporte del listado censal. Las entidades relacionadas en el artículo 5 de la presente resolución, responsables de la consolidación y el reporte de los listados censales, enviarán el archivo maestro y de novedades de la población especial, los días lunes y jueves calendario de cada semana, a través de la Plataforma de Intercambio de Información - PISIS del Sistema Integral de Información de la Protección Social-SISPRO, en las condiciones definidas en los Anexos Técnicos 1 y 2 que hacen parte integral de la presente resolución. Tales entidades no podrán delegar esta responsabilidad en quienes generan los listados y deberá velar para que la información recibida de los responsables de la generación del listado censal, se reporte de manera íntegra. Así mismo, serán responsables de adelantar las gestiones para atender los requerimientos que frente al resultado de las validaciones efectúe este Ministerio.

El texto original era el siguiente:

Artículo 4. Consolidación y reporte del listado censal. Las entidades relacionadas en el artículo 5 de la presente resolución, responsables de la consolidación y el reporte de los listados censales, enviarán el archivo maestro que incluya la totalidad de la población especial, y de novedades, el segundo (2) día hábil de cada semana, a través de la Plataforma de Intercambio de Información-PISIS del Sistema Integral de Información de la Protección Social -SISPRO, en las condiciones definidas en los Anexos Técnicos Nos. 1 y 2 que hacen parte integral de la presente resolución. Tales entidades no podrán delegar esta responsabilidad en quienes generan los listados, y serán responsables de adelantar las gestiones para atender los requerimientos que frente al resultado de las validaciones efectúe este Ministerio.

Artículo 5. Modificado por el art. 3, Resolución 769 de 2024. <El nuevo texto es el siguiente>  Responsables de la generación, consolidación y reporte de los listados censales. Las entidades que intervienen en la generación, consolidación y reporte de los Listados censales son:

Parágrafo. Cuando se establezcan nuevas poblaciones especiales, las entidades responsables de la generación, consolidación y reporte del listado censal, deberán entregar la información, en los términos establecidos en la presente resolución.

El texto original era el siguiente:

Artículo 5. Responsables de la generación, consolidación y reporte de los listados censales. Las entidades que intervienen en la generación, consolidación y reporte de los listados censales son:

Artículo 6. Validación de la información contenida en los listados censales. Este Ministerio efectuará las validaciones y cruces con las bases de datos disponibles y enviará a las entidades responsables de la consolidación y reporte del listado censal, los resultados y causales de inconsistencias de registros, para su corrección o aclaración. La información aprobada servirá de insumo para la operación del Sistema de Afiliación Transaccional y para las auditorías y actualizaciones de la Base de Datos Unica de Afiliados - BDUA. Las entidades encargadas del reporte y consolidación de los listados censales en los términos del artículo anterior, son responsables de la calidad, oportunidad y veracidad de la información reportada y en tal sentido, responderán ante los organismos de control respecto de las omisiones, inexactitudes o incumplimientos en el reporte de la información, que induzca a la liquidación o reconocimiento sin justa causa de recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud, sin perjuicio de los procedimientos de reintegro de recursos a que haya lugar.

Artículo 7. Modificado por el art. 4, Resolución 769 de 2024. <El nuevo texto es el siguiente> Actualización de la información de las poblaciones especiales. Las entidades territoriales deberán adelantar las acciones que garanticen el correcto registro de las poblaciones especiales en la Base de Datos Única de Afiliados - BDUA, conforme con lo dispuesto en la presente resolución, para lo cual deberá utilizar las novedades y procedimientos dispuestos en la Resolución 762 de 2023 expedida por el ADRES o la norma que la modifique o sustituya.

El texto original era el siguiente:

Artículo 7. Actualización de la información de poblaciones especiales. Las entidades territoriales deberán adelantar las acciones que garanticen el correcto registro de las poblaciones especiales en la Base de Datos Única de Afiliados - BDUA, conforme con lo dispuesto en la presente resolución, para lo cual deberá utilizar las novedades y procedimientos dispuestos en la Resolución 4622 de 2016 o la norma que la modifique o sustituya.

Artículo 8. Información de recién nacidos y menores de edad de padres no afiliados. El reporte de la información de recién nacidos y menores de edad de padres no afiliados, de que trata el artículo 2.1.3.11 del Decreto 780 de 2016, debera ser remitido a este Ministerio mediante la Plataforma de intercambio de Información (PISIS) del Sistema Integral de Información de la Protección Social -SISPRO, utilizando para tal fin los Anexos Técnicos Nos. 1 y 2 que hacen parte integral de la presente resolución.

Parágrafo. Hasta tanto se desarrolle la funcionalidad en el Sistema de Afiliación Transaccional para la afiliación de los recién nacidos y menores de edad de padres no afiliados, de que trata el artículo 2.1.3.11 del Decreto 780 de 2016, la Institución Prestadora de Servicios de Salud es la responsable de la generación de la información, y la alcaldía municipal o distrital o los departamentos que tienen a cargo corregimientos, son los responsables de la consolidación y reporte de la misma.

Artículo 9. Tratamiento de la información y reserva en el manejo de los datos. Quienes participen en la generación, consolidación y reporte de la información serán responsables del cumplimiento del régimen de protección de datos y demás aspectos relacionados con el tratamiento de información, que le sea aplicable en el marco de la Leyes 1581 de 2012 y 1712 de 2014, y demás normas que las modifiquen, reglamenten o sustituyan, en virtud de lo cual, se hacen responsables de la privacidad, seguridad, confidencialidad y veracidad de la información suministrada y sobre los datos a los cuales tiene acceso. Los datos de la población especial que por sus condiciones justifiquen su anonimización se sujetarán al protocolo establecido por este Ministerio.

Artículo 10 Seguridad de la información. Para garantizar la seguridad y veracidad de la información reportada, las entidades deben enviar los archivos firmados digitalmente, lo cual protege los archivos y garantiza su confidencialidad, integridad y no repudio. Para lo cual deberán usar un certificado digital emitido por una entidad certificadora abierta, aprobada por una autoridad competente.

Artículo 11. Modificado por el art. 5, Resolución 769 de 2024. <El nuevo texto es el siguiente> Certificación de ausencia de población especial. Las entidades territoriales responsables de generar, consolidar y reportar los listados censales que evidencien la ausencia de población especial a su cargo, deberán certificar por escrito de manera semestral a este Ministerio dicha situación.

El texto original era el siguiente:

Artículo 11. Certificación de ausencia de población especial. Cuando la entidad responsable de generar, consolidar y reportar los listados censales, no tenga población especial a su cargo, deberá certificar por escrito a este Ministerio dicha situación.

Artículo 12. Modificado por el art. 6, Resolución 769 de 2024. <El nuevo texto es el siguiente> Incumplimiento. Los obligados a reportar información que no cumplan con el suministro oportuno, confiable, suficiente y con la calidad mínima aceptable de la información, serán reportados de manera trimestral por el Ministerio de Salud y Protección Social ante las autoridades competentes para que obren en el marco de su competencia adelanten las acciones a que haya Jugar.

El texto original era el siguiente:

Artículo 12. incumplimiento. Los obligados a reportar información que no cumplan con el suministro oportuno, confiable, suficiente y con la calidad mínima aceptable de la información, serán reportados por el Ministerio de Salud y Protección Social ante las autoridades competentes para que se les impongan las sanciones a que haya lugar. En relación con las entidades territoriales, este Ministerio notificará a la Superintendencia Nacional de Salud, para que esta obre en el marco de su competencia.

Artículo 13. Transitoriedad. A partir del 15 de julio de 2019, las entidades responsables de la consolidación y reporte de los listados censales y de la información de recién nacidos y menores de edad de padres no afiliados, de que trata el artículo 2.1.3.11 del Decreto 780 de 2016, deberán enviar el archivo maestro conforme al Anexo Técnico No. 1 de la presente resolución; salvo lo relativo al archivo de novedades, el cual será exigible a partir del 15 de agosto de 2019, en los términos establecidos en el Anexo Técnico No. 2 que hace parte del presente acto administrativo.

Artículo 14. Vigencia y derogatorias. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las Resoluciones 1535 de 2015, 5246 de 2016 y 2339 de 2017.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D.C, a los 09 días del mes de julio del año 2024.

JUAN PABLO URIBE RESTREPO

Ministro de Salud y Protección Social

Nota: Ver norma original en anexos.