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Resolución 737 de 2024 Instituto de Desarrollo Urbano - IDU - Dirección General

Fecha de Expedición:
29/04/2024
Fecha de Entrada en Vigencia:
29/04/2024
Medio de Publicación:
La Secretaría Jurídica Distrital aclara que la información aquí contenida tiene exclusivamente carácter informativo, su vigencia está sujeta al análisis y competencias que determine la Ley o los reglamentos. Los contenidos están en permanente actualización.


 
 

RESOLUCIÓN 737 DE 2024

 

(Abril 29)

 

Por la cual se constituye y reglamenta el funcionamiento de la Caja Menor para la adquisición de bienes y servicios para la vigencia 2024

 

EL(LA) Director General DEL INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO - IDU, en ejercicio de sus facultades legales y en especial las conferidas en el numeral 7º del artículo 17 del Acuerdo Distrital 19 de 1972, artículo 20 del Decreto Distrital 062 de 2024, Acuerdo 6 de 2021 y demás disposiciones concordantes, y

 

CONSIDERANDO:

 

Que conforme a lo dispuesto en el artículo 209 de la Constitución Política, la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la desconcentración y la delegación de sus funciones.

 

Que mediante Acuerdo 19 de 1972, el Concejo de Bogotá creó el Instituto de Desarrollo Urbano - IDU, como Establecimiento Público, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente, con domicilio en la ciudad de Bogotá.

 

Que el Acuerdo Distrital 257 de 2006 dictó normas básicas sobre la estructura, organización y funcionamiento de los organismos y de las entidades de Bogotá, Distrito Capital, disponiendo en su artículo 28 que las entidades del Sector Descentralizado se regirán por lo previsto en las leyes que de manera general regulan su organización, fines y funciones, por lo dispuesto en el Decreto Ley 1421 de 1993, por los acuerdos que determinan su creación, organización y funciones y por las demás disposiciones legales y reglamentarias que les resulten aplicables.

 

Que el artículo 45 del citado Acuerdo Distrital 257 estableció los Sectores Administrativos de Coordinación a nivel Distrital, creando entre estos el de Movilidad, con la misión de garantizar la planeación, gestión, ordenamiento, desarrollo armónico y sostenible de la ciudad en los aspectos de tránsito, transporte, seguridad e infraestructura vial y de transporte.

 

Que el Sector Movilidad está integrado, entre otros organismos y entidades, por el Instituto de Desarrollo Urbano - IDU, adscrito a la Secretaría Distrital de Movilidad.


Que a través del Acuerdo No. 001 del 3 de febrero 2009, se expiden los Estatutos del Instituto de Desarrollo Urbano y en su artículo 30 se establece que “el Director General del Instituto de Desarrollo Urbano podrá delegar las funciones que considereconvenientes en los servidores públicos de los niveles Directivo y Asesor, de conformidad con los criterios establecidos en la Ley 489 de 1998”.

 

Que mediante Acuerdo 006 de 2021, expedido por el Consejo Directivo del IDU se adopta la estructura organizacional del Instituto de Desarrollo Urbano - IDU y se determinan las funciones de sus dependencias, estableciendo en su artículo 36 las funciones de la Subdirección Técnica de Recursos Físicos, dentro de las que se encuentra:

 

a. Ejecutar las acciones necesarias para garantizar la prestación de los servicios de transporte, aseo, cafetería, vigilancia, archivo y correspondencia, mantenimiento locativo, mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes muebles y equipos, así como el manejo de inventarios y demás servicios que se requieran para dar al instituto de Desarrollo Urbano - IDU un apoyo logístico oportuno, ágil y eficiente.

 

Que el parágrafo único del artículo 22 de la Resolución de delegación de funciones del Director General No. 6165 del 29 de diciembre de 2023, establece:

 

“(…) PARÁGRAFO. La delegación para la ordenación del gasto de las cajas menores del IDU, se efectuará en el mismo acto administrativo a través del cual se constituyan (…)”

 

Que por lo anterior se hace necesario constituir y reglamentar para la vigencia fiscal 2024, la Caja Menor para la adquisición de bienes y servicios del Instituto de Desarrollo Urbano, con el fin de atender las erogaciones de menor cuantía que tengan el carácter de urgentes, imprescindibles, inaplazables necesarias y enmarcados dentro de las políticas de racionalización del gasto.

 

Que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 57° del Decreto No. 192 de 2021 "Por medio del cual se reglamenta el Estatuto Orgánico del Presupuesto Distrital y se dictan otras disposiciones":

 

“Las Cajas Menores se constituirán, para cada vigencia fiscal, mediante Resolución suscrita por el Jefe de la respectiva entidad pública distrital, en la cual se deberá indicar: i) la cuantía, ii) el responsable, iii) la finalidad, iv) la clase de gastos que se pueden realizar, v) la unidad ejecutora y vi) la cuantía de cada rubro presupuestal, sin exceder el monto mensual asignado a la caja menor y en ningún caso el límite establecido por el estatuto de contratación para compras directas.

 

Las Cajas menores deberán ajustarse a las necesidades de cada entidad, siendo responsabilidad de los ordenadores del gasto de dichas entidades el buen uso de las mismas y el cumplimiento de las reglas que aquí se establecen”.

 

Que, a su turno los artículos 58 y 59 del citado Decreto establecen:

 

“Artículo 58º. Destinación y Funcionamiento. El responsable y ordenador del manejo de la caja menor en cada entidad y organismo distrital respecto del dinero que se entregue para la constitución de cajas menores debe ser utilizado para sufragar gastos identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto de Gastos Generales que tengan el carácter de urgentes, imprescindibles, inaplazables, necesarios y definidos en la Resolución de constitución respectiva.”

 

(…)

 

Artículo 59º. Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Para la constitución y reembolso de las cajas menores se deberá contar con el respectivo certificado de disponibilidad presupuestal previo, el cual debe expedirse por el monto correspondiente a la suma del valor de la apertura y la proyección del número de reembolsos que se pretendan realizar en el respectivo año, respetando los limites en las cuantías establecidas en el presente Decreto”.

 

Que, por su parte, el artículo 61 del mismo Decreto establece la cuantía máxima mensual en los siguientes términos:

 

“Artículo 61°. De la cuantía. La cuantía máxima mensual de la sumatoria de los fondos que se manejen a través de Cajas Menores se determinará en función del presupuesto anual de cada vigencia fiscal de las entidades señaladas en el artículo 55° del presente Decreto, expresado en salarios mínimos mensuales legales vigentes, de acuerdo con la siguiente clasificación:

 

Valor de Presupuesto Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes

Máxima

Cuantía Mensual en SMMLV

Menos de

 

15.000

25

15.001

A

25.000

45

25.001

A

55.000

110

55.001

A

100.000

150

100.001

A

200.000

180

200.001

A

300.000

200

300.001

En

adelante

350

 

Que mediante Acuerdo 923 del 20 de diciembre de 2023, el Concejo de Bogotá expidió el Presupuesto Anual de Rentas e Ingresos y de Gastos e Inversiones de Bogotá, Distrito Capital, para la vigencia fiscal comprendida entre el 1 de enero y el 31 de diciembre del año 2024.

 

Que el presupuesto del Instituto de Desarrollo Urbano - IDU para el periodo comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2024 es de DOS BILLONES OCHENTA Y NUEVE MIL DOSCIENTOS CINCUENTA Y SIETE MILLONES SETECIENTOS VEINTICUATRO PESOS ($2.089.257.724.000) M/CTE, equivalente a 1.607.121,33 salarios mínimos mensuales legales vigentes - SMMLV.

 

Que en virtud del presupuesto asignado al Instituto, para esta vigencia fiscal y en concordancia con el artículo 61° del Decreto No. 192 de 2021, la máxima cuantía mensual de la Caja Menor de Gastos para la adquisición de bienes y servicios, podrá ser de hasta 350 salarios mínimos legales mensuales vigentes, equivalentes a CUATROCIENTOS CINCUENTA Y CINCO MILLONES DE PESOS MCTE ($455.000.000); teniendo en cuenta que el salario mínimo establecido para la presente vigencia corresponde a la suma de UN MILLON TRESCIENTOS MIL PESOS ($1.300.000) M/CTE.

 

Que por su parte, el Decreto No. 062 de 2024 “Por el cual se ordena implementar medidas de austeridad y eficiencia del gasto público en las entidades y organismos de la administración distrital”, expedido por el Alcalde Mayor de Bogotá D.C., establece en su artículo 20:

 

“Artículo 20. Cajas menores. Cajas menores. El responsable y ordenador del manejo de la caja menor en cada entidad y organismo distrital deberá ceñirse estrictamente a los gastos que tengan carácter de imprevistos, urgentes, imprescindibles e inaplazables y enmarcados dentro de las políticas de racionalización del gasto.

 

Con los recursos de las cajas menores no se podrán fraccionar las compras de un mismo elemento y/o servicio, ni adquirir elementos cuya existencia esté comprobada en almacén o se encuentre contratada. Tampoco podrán ejecutar ninguna de las operaciones descritas en el artículo 62 del Decreto Distrital 192 de 2021.”, que textualmente expresa:

 

“Artículo 62º. Prohibiciones. No se podrán realizar con los recursos de las cajas menores las siguientes operaciones:

 

1. Fraccionar compras de un mismo elemento y/o servicio.

 

2. Adquirir elementos cuya existencia esté comprobada en almacén o se encuentre contratada.

 

3. Realizar desembolsos para sufragar gastos con destino a órganos diferentes de su propia organización.

 

4. Efectuar pagos de contratos.

 

5. Reconocer y pagar gastos por concepto de servicios personales y las contribuciones que establece la ley sobre la nómina, cesantías y pensiones.

 

6. Cambiar cheques o efectuar préstamos.

 

7. Efectuar contrataciones o realizar gastos para atender servicios de alimentación con destino a reuniones de trabajo.”

 

Que a través de la Resolución No. DDC-000002 del 2 de septiembre de 2022, expedida por la Dirección Distrital de Contabilidad de la Secretaría Distrital de Hacienda de Bogotá, se actualizó el Manual para el Manejo y Control Contable de Cajas Menores, el cual recopila los aspectos jurídicos, presupuestales y tesorales para la creación, operación, control y cancelación del Fondo Fijo de Caja Menor y define el tratamiento contable para cada una de estas etapas, sustentado en los Nuevos Marcos Normativos Contables en convergencia a Normas Internacionales, en las Resoluciones No. 193 de 2016, 156 de 2018 y demás lineamientos aplicables expedidos por la Contaduría General de la Nación, así como, en las disposiciones del Decreto 192 de 2021.

 

Que el valor de la caja menor para la vigencia 2024, se tomó de la programación del Plan Anual de Adquisiciones proyectado por el Instituto de Desarrollo Urbano para la vigencia y cuenta con los respectivos certificados de disponibilidad presupuestal para su apertura y proyección de reembolsos efectuada.

 

Atendiendo las acciones de mejora concertadas con la Oficina de Control Interno respecto de la Caja Menor, se disminuyó su cuantía, en razón al histórico de su ejecución en la vigencia 2023, para atender los gastos de funcionamiento y los gastos generales definidos en el presupuesto anual, que tengan el carácter de urgentes, imprevistos, imprescindibles, inaplazables y necesarios para el buen funcionamiento del Instituto de Desarrollo Urbano.

 

Que en consecuencia, se hace necesario constituir y reglamentar la caja menor asignada a la Subdirección Técnica de Recursos Físicos para la vigencia fiscal 2024.

 

Que, en mérito de lo expuesto,

 

RESUELVE:

 

ARTÍCULO 1º. Constitución y cuantía. Constituir en el Instituto de Desarrollo Urbano para la vigencia 2024, la Caja Menor para la adquisición de bienes y servicios, por una cuantía de TREINTA MILLONES TRESCIENTOS SETENTA Y CUATRO MIL NOVECIENTOS QUINCE PESOS ($30.374.915) M/CTE.

 

ARTÍCULO 2º. Finalidad. La Caja Menor atenderá la adquisición de bienes y servicios que afecten el presupuesto de Gastos Generales identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto Anual del Distrito Capital, que requieran las diferentes dependencias del Instituto y que, por su naturaleza de imprevistos, imprescindibles, inaplazables, necesarios y urgentes, deban ser atendidos en forma inmediata, siempre y cuando no existan contratos vigentes que los incluyan ni se tengan existencias en el Almacén General del IDU y en todo caso, que se ajusten a la definición del rubro presupuestal correspondiente.

 

ARTÍCULO 3º. Clases de gastos y cuantía de los rubros presupuestales. Los gastos generados por la Caja Menor para la adquisición de bienes y servicios del IDU, serán imputados presupuestalmente a los rubros que se indican a continuación y los montos que se van a afectar podrán ser hasta los siguientes:


CÓDIGO

DESCRIPCIÓN DEL RUBRO

CUANTIA

O2120201003013143101

Tableros de partículas de madera aglomerada

$ 400.000

O2120201003013191401

Marcos de madera para cuadros y espejos

$ 400.000

O2120201003023214813

Papeles impregnados y revestidos incluso autoadhesivos

$ 200.000

O2120201003023215102

Cartón acanalado corrugado

$ 500.000

O2120201003023270101

Libretas y análogos

$ 1.500.000

O2120201003053549951

Impermeabilizantes no asfalticos

$ 300.000

O2120201003063627099

Artículos de caucho ncp

$ 300.000

O2120201003063692009

Películas plásticas autoadhesivas papel contac

$ 200.000

O2120201003063699061

Figuras decorativas y artísticas de material plástico

$ 1.000.000

O2120201003063699065

Artículos moldeados de polivinilo

$ 400.000

O2120201003083816098

Artículos de madera n.c.p. para escritorio

$ 300.000

O2120201003083816099

Partes y accesorios de madera n.c.p. para muebles

$ 200.000

O2120201003083891205

Fechadores y numeradores

$ 200.000

O2120201004024292199

Herramientas ncp para carpintería

$ 1.000.000

O2120201004024299203

Cerraduras para puertas

$ 500.000

O2120201004024299207

Llaves para cerraduras y candados

$ 150.000

O2120201004024299991

Artículos ncp de ferretería y cerrajería

$ 1.000.000

O2120201004044481698

Aparatos electrodomésticos n.c.p.

$ 474.915

O2120201004054517003

Partes, accesorios y elementos para máquinas electrónicas

$ 2.000.000

O2120201004054518001

Partes, piezas y acceso bienes subclases 45141,45142,45160

$ 1.000.000

O21202010040545269

Otros dispositivos periféricos de entrada o salida

$ 500.000

O21202010040545272

Unidades removibles de almacenamiento

$ 1.500.000

O2120201004064641003

Baterías de pilas

$ 200.000

O2120201004064641007

Pilas alcalinas

$ 100.000

O2120201004064693998

Aparatos eléctricos n.c.p.

$ 1.000.000

O21202020070373290

Servicios de arrendamiento o alquiler de otros productos n.c

$ 1.000.000

O21202020080282130

Servicios de documentación y certificación jurídica

$ 1.000.000

O21202020080383620

Servicios de venta o alquiler de espacio o tiempo publicitar

$ 3.000.000

O21202020080585330

Servicios de limpieza general

$ 800.000

O21202020080585953

Servicios de envío

$ 200.000

O2120202008078715299

Otros servicios de mantenimiento y reparación de maquinaria

$ 1.000.000

O2120202008078715403

Servicio de mantenimiento y reparación de equipo de medición

$ 3.000.000

O2120202008078715501

Servicios de mantenimiento y reparación de equipos electrónicos

$ 1.500.000

O2120202008078724001

Restauración y reparación de muebles

$ 1.000.000

O2120202008078729001

Servicio de mantenimiento y reparación de bicicletas y otros

$ 1.250.000

O2120202008098912197

Servicios de impresión litográfica n.c.p.

$ 1.000.000

O2120202010

Viáticos de los funcionarios en comisión

$ 300.000

TOTAL CUANTIA

$30.374.915

 

PARÁGRAFO 1°. Se autoriza el manejo combinado en efectivo y cuenta corriente de la Caja Menor para la adquisición de bienes y servicios, de conformidad con el literal “c” del numeral 4.4. “Funcionamiento y manejo de dineros” del Manual para el Manejo y Control de Cajas Menores adoptado mediante la Resolución DDC-000002 del 02 de septiembre de 2022, expedida por la Dirección Distrital de Contabilidad de la Secretaria Distrital de Hacienda de Bogotá, sin que el efectivo supere un monto de cinco (5) S.M.M.L.V., equivalente para la vigencia 2024 a SEIS MILLONES QUINIENTOS MIL PESOS ($6.500.000) M/CTE.

 

PARÁGRAFO 2°. Cuando sea estrictamente necesario que la compra la realice un funcionario distinto al responsable de la Caja Menor para la adquisición de bienes y servicios, ésta deberá soportarse por medio de recibos provisionales, los cuales serán reemplazados por los comprobantes definitivos y legalizados dentro del término de tres (3) días hábiles siguientes al desembolso, de conformidad con el literal “e” del numeral 5.3 “Documentos soporte de los reembolsos” del Manual para el Manejo y Control de Cajas Menores adoptado mediante la Resolución DDC-000002 del 02 de septiembre de 2022, expedida por la Dirección Distrital de Contabilidad de la Secretaria Distrital de Hacienda de Bogotá.

 

PARÁGRAFO 3°. Los reembolsos se harán en forma mensual en la cuantía de los gastos realizados, sin exceder el monto previsto en el respectivo rubro presupuestal, ni del setenta por ciento (70%), del monto autorizado de algunos o todos los valores de los rubros presupuestales afectados.

 

ARTÍCULO 4º. Ordenador del Gasto. Delegar la ordenación del gasto de la Caja Menor para la adquisición de bienes y servicios, para la vigencia 2024, del IDU, en el Subdirector Técnico de Recursos Físicos.

 

ARTÍCULO 5º. Manejo, Administración y Custodia. El responsable del manejo, administración y custodia de la Caja Menor para la adquisición de bienes y servicios será el profesional especializado 222 grado 05 responsable de compras y suministros de la Subdirección Técnica de Recursos Físicos, o un profesional designado por el Ordenador del Gasto de la Caja Menor, de conformidad con el Manual de Funciones vigente en el IDU.

 

PARAGRAFO 1º. - El responsable del manejo, administración y custodia de la Caja Menor para la adquisición de bienes y servicios del IDU, debe estar amparado mediante Póliza de Manejo Global en concordancia con el numeral 4.1 del Manual para el Manejo y Control de Cajas Menores adoptado mediante la Resolución DDC000002 del 02 de septiembre de 2022, expedida por la Dirección Distrital de Contabilidad de la Secretaria Distrital de Hacienda de Bogotá.

 

PARÁGRAFO 2°. Tanto el ordenador del gasto y el responsable del manejo, administración y custodia de la Caja Menor para la adquisición de bienes y servicios, responderán disciplinaria, civil, fiscal, tributaria y penalmente por las acciones y omisiones resultantes de sus actuaciones respecto de la administración de estos fondos.

 

ARTÍCULO 6º. Cambio de responsable. Cuando se cambie en forma definitiva el Responsable de la Caja Menor, debe hacerse una legalización, efectuando el reembolso total de los gastos realizados con corte a la fecha.

 

PARÁGRAFO 1°. Cuando el responsable de la Caja Menor se encuentre en una situación administrativa de las que trata el ordenamiento jurídico vigente, el Director General del Instituto de Desarrollo Urbano - IDU puede mediante Resolución encargar su manejo a otro servidor público debidamente afianzado, mientras subsista la situación, para lo cual sólo se requiere de la entrega de los fondos y documentos mediante arqueo, al recibo y a la entrega de esta, lo que debe constar en el acta respectiva.

 

ARTÍCULO 7º. Prohibiciones: De conformidad con el numeral 6 del Manual para el manejo y control contable de las cajas menores, actualizado a través de la Resolución DDC-000002 del 02 de septiembre de 2022, expedida por la Dirección Distrital de Contabilidad de la Secretaria Distrital de Hacienda de Bogotá, no se pueden realizar erogaciones con fondos de Caja Menor para las siguientes operaciones:

 

a) Fraccionar compras de un mismo bien y/o servicio en una misma fecha.

 

b) Adquirir bienes o servicios destinados a entidades diferentes a la cual esté adscrita la Caja Menor.

 

c) Realizar cualquier pago por concepto de contratos.

 

d) Realizar pagos por concepto de servicios personales, y las contribuciones que establece la ley sobre la nómina, cesantías y pensiones de acuerdo con el Catálogo Integrado de Clasificación Presupuestal.

 

e) Efectuar préstamos.

 

f) Cambiar cheques a personas naturales o jurídicas.

 

g) Adquirir elementos cuya existencia esté comprobada en almacén o se encuentre contratada.

 

h) Efectuar contrataciones o realizar gastos para atender servicios de alimentación con destino a reuniones de trabajo.

 

i) Pagar gastos que no contengan los documentos soporte que se exigen para su legalización.

 

j) Efectuar reintegros por obligaciones adquiridas con anterioridad a la expedición del CDP requerido para la constitución de la Caja Menor.

 

k) Efectuar desembolsos que no formen parte del objeto del gasto señalado en el acto de creación

 

PARÁGRAFO 1°. Se exceptúan de estas prohibiciones los servicios personales que por concepto de honorarios se deben reconocer y pagar a los auxiliares de la justicia que actúan en los diferentes procesos judiciales, de cobro coactivo y administrativo, de conformidad con las competencias de las respectivas entidades establecidas para tal fin.

 

ARTÍCULO 8º. Legalización del gasto. Para la legalización de los gastos y para efectos de reembolso, el responsable de la caja menor exigirá el cumplimiento de los siguientes requisitos:

 

- La solicitud de reembolso se efectúa una vez al mes en la cuantía de los gastos realizados, sin exceder el monto previsto en el respectivo rubro presupuestal, ni del 70% del monto autorizado de algunos o todos los valores de los rubros presupuestales afectados y de acuerdo con el cronograma Anual Mensualizado de Caja.

 

- Esta solicitud se debe presentar ante el Ordenador del gasto de la Caja Menor a través del formato establecido para el efecto, el cual debe anexar las facturas, recibos, comprobantes de ingreso al almacén y demás soportes con la firma del Responsable de la Caja Menor, que justifiquen el gasto.

 

- Los documentos soporte del reembolso, se deben conservar de manera ordenada; para tal efecto, deberán tener en cuenta las tablas de retención documental establecidas en desarrollo del sistema de gestión documental, y atender las siguientes consideraciones:

 

- Que los gastos se refieran al objeto y funciones de la entidad y se ejecuten estrictamente, conforme al fin para el cual fueron programadas las apropiaciones de los rubros presupuestales.

 

- Que los gastos estén agrupados por rubros presupuestales, bien sea en el comprobante de pago o en la relación anexa, y que correspondan a los autorizados en la Resolución de Constitución.

 

- Que los documentos presentados sean los originales, tengan el nombre y/o razón social, el número del documento de identidad o NIT, el objeto, la cuantía y se encuentren firmados por los acreedores en el caso que lo ameriten.

 

- Que la fecha del comprobante del gasto corresponda a la vigencia fiscal y al período que se está legalizando.

 

- Que el gasto se haya efectuado después de haberse constituido o reembolsado la Caja Menor según el caso, excepto los gastos notariales y procesales, gastos de transporte por mensajería y por procesos de fiscalización y cobro.

 

- Que se haya expedido la Resolución de Constitución del Fondo de Caja Menor que autoriza el gasto, teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 87 del Decreto Distrital 714 de 1996, Estatuto Orgánico del Presupuesto Distrital.

 

Con la aprobación del reembolso, se diligencia el documento que ordena el reembolso de recursos del Fondo de Caja Menor, en el sistema de información utilizado por la Entidad.

 

PARÁGRAFO 1°. La solicitud de reembolso se efectúa una vez al mes en la cuantía de los gastos realizados, sin exceder el monto previsto en el respectivo rubro presupuestal, ni del 70% del monto autorizado de algunos o todos los valores de los rubros presupuestales afectados y de acuerdo con el Programa Anual Mensualizado de Caja.

 

PARÁGRAFO 2°. La solicitud de gasto por caja menor se debe presentar ante el Ordenador de la Caja Menor, a través del formato establecido por la Subdirección Técnica de Recursos Físicos para el efecto, en la cual se debe realizar la descripción clara de la necesidad y la justificación de la misma, suscrito por el funcionario solicitante y avalado por el Jefe del área respectiva.

 

PARÁGRAFO 3°. Los gastos que se efectúen entre CIEN MIL PESOS M/CTE ($100.000) y hasta un (1) SMMLV - UN MILLON TRESCIENTOS MIL PESOS MCTE ($1.300.000) se efectuarán con la presentación de la respectiva factura o documento equivalente que cumpla con todos los requisitos de ley y la certificación de recibo a satisfacción por parte del solicitante, previa presentación de mínimo dos (2) cotizaciones, salvo que solo exista un proveedor en el mercado

 

PARÁGRAFO 4°. Los gastos que se efectúen en cuantía superior a un (1) SMMLV, se efectuarán con la presentación de la respectiva factura o documento equivalente que cumpla con todos los requisitos de ley y la certificación de recibo a satisfacción por parte del solicitante, previa presentación de mínimo tres (3) cotizaciones, salvo que solo exista un proveedor en el mercado.

 

ARTÍCULO 9º. Certificado de Disponibilidad Presupuestal - CDP. Para la constitución de la Caja Menor asignada a la Subdirección Técnica de Recursos Físicos vigencia 2024, se cuenta con los siguientes certificados de disponibilidad presupuestal:

 

CÓDIGO PRESUPUESTAL

NOMBRE PRESUPUESTAL

No. CDP

VALOR CDP

O2120201003013143101

Tableros de partículas de madera aglomerada

1668

$ 400.000

O2120201003013191401

Marcos de madera para cuadros y espejos

1669

$ 400.000

O2120201003023214813

Papeles impregnados y revestidos incluso autoadhesivos

1670

$ 200.000

2120201003023215102

Cartón acanalado corrugado

1671

$ 500.000

O2120201003023270101

Libretas y análogos

1672

$ 1.500.000

O2120201003053549951

Impermeabilizantes no asfalticos

1673

$ 300.000

O2120201003063627099

Artículos de caucho ncp

1674

$ 300.000

O2120201003063692009

Películas plásticas autoadhesivas papel contac

1675

$ 200.000

O2120201003063699061

Figuras decorativas y artísticas de material plástico

2117

$ 1.000.000

O2120201003063699065

Artículos moldeados de polivinilo

1676

$ 400.000

O2120201003083816098

Artículos de madera n.c.p. para escritorio

1677

$ 300.000

O2120201003083816099

Partes y accesorios de madera n.c.p. para muebles

1678

$ 200.000

O2120201003083891205

Fechadores y numeradores

1679

$ 200.000

O2120201004024292199

Herramientas ncp para carpintería

1680

$ 1.000.000

O2120201004024299203

Cerraduras para puertas

1681

$ 500.000

O2120201004024299207

Llaves para cerraduras y candados

1682

$ 150.000

O2120201004024299991

Artículos ncp de ferretería y cerrajería

1683

$ 1.000.000

O2120201004044481698

Aparatos electrodomésticos n.c.p.

1684

$ 474.915

O2120201004054517003

Partes, accesorios y elementos para máquinas electrónicas

1685

$ 2.000.000

O2120201004054518001

Partes, piezas y acceso bienes subclases 45141,45142,45160

1686

$ 1.000.000

O21202010040545269

Otros dispositivos periféricos de entrada o salida

1687

$ 500.000

O21202010040545272

Unidades removibles de almacenamiento

1688

$ 1.500.000

O2120201004064641003

Baterías de pilas

1689

$ 200.000

O2120201004064641007

Pilas alcalinas

1690

$ 100.000

O2120201004064693998

Aparatos eléctricos n.c.p.

1691

$ 1.000.000

O21202020070373290

Servicios de arrendamiento o alquiler de otros productos n.c

1692

$ 1.000.000

O21202020080282130

Servicios de documentación y certificación jurídica

1693

$ 1.000.000

O21202020080383620

Servicios de venta o alquiler de espacio o tiempo publicitar

1694

$ 3.000.000

O21202020080585330

Servicios de limpieza general

1695

$ 800.000

O21202020080585953

Servicios de envío

1696

$ 200.000

O2120202008078715299

Otros servicios de mantenimiento y reparación de maquinaria

1697

$ 1.000.000

O2120202008078715403

Servicio de mantenimiento y reparación de equipo de medición

1698

$ 3.000.000

O2120202008078715501

Servicios de mantenimiento y reparación de equipos electrónicos

1699

$ 1.500.000

O2120202008078724001

Restauración y reparación de muebles

1700

$ 1.000.000

O2120202008078729001

Servicio de mantenimiento y reparación de bicicletas y otros

1701

$ 1.250.000

O2120202008098912197

Servicios de impresión litográfica n.c.p.

1702

$ 1.000.000

O2120202010

Viáticos de los funcionarios en comisión

1703

$ 300.000

 

TOTAL CUANTÍA

$30.374.915

 

PARÁGRAFO 1°. Para los reembolsos se afectarán los respectivos Certificados de Disponibilidad Presupuestal y se solicitarán los Certificados de Registro Presupuestal correspondientes, según los gastos efectivamente realizados en cada reembolso, respetando en todo caso la cuantía establecida en la presente Resolución de conformidad con lo establecido en el artículo 59 del Decreto 192 de 2021 “Por medio del cual se reglamenta el Estatuto Orgánico del Presupuesto Distrital y se dictan otras disposiciones"

 

ARTÍCULO 10º. Legalización Definitiva. Dado que la caja menor para la adquisición de bienes y servicios opera únicamente durante una vigencia fiscal (Anual), su legalización definitiva deberá realizarse antes del 20 de diciembre de 2024 y/o en la fecha que establezca la Secretaría Distrital de Hacienda para el cierre de la vigencia, así como el calendario de programación interna que expida la Subdirección Técnica de Presupuesto y Tesorería; para tal efecto, el funcionario responsable de la caja menor presentará una relación de los gastos diligenciando el formato que genera el Sistema de Información, anexando los comprobantes de pago hasta la fecha de cierre, los recibos de consignación expedidos por la Dirección Distrital De Tesorería, en donde conste el reintegro de los dineros no utilizados.

 

En todo caso, se seguirá el procedimiento establecido en el numeral “8°. Legalización Definitiva” del Manual para el Manejo y Control de Cajas Menores actualizado a través de la Resolución DDC-000002 del 02 de septiembre de 2022, expedida por la Dirección Distrital de Contabilidad de la Secretaria Distrital de Hacienda de Bogotá y/o la normativa vigente que rija para la fecha de la legalización definitiva.

 

PARÁGRAFO 1°. En la legalización definitiva, se deberán tener en cuenta las formalidades establecidas para gestionar un reembolso corriente. Su diferencia consiste en indicar mediante nota aclaratoria que se trata de la legalización definitiva sin situación de fondos, por lo tanto, no habrá lugar para reembolso de dinero.

 

PARÁGRAFO 2°. La legalización definitiva de la Caja Menor al finalizar cada vigencia no implica saldar o cerrar en forma definitiva la cuenta corriente ante el banco respectivo, esta debe quedar con saldo cero ($0) y puede utilizarse en la vigencia siguiente para los mismos fines. Si cambia el responsable de la caja menor en dicha vigencia es necesario realizar un nuevo registro del nombre y de la firma ante la entidad bancaria, con base en los actos administrativos correspondientes. El cierre de la cuenta corriente se presenta en el evento que la caja menor se cancele en forma definitiva o cambie su denominación.

 

ARTÍCULO 11º. Vigencia. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga la Resolución 1145 de 2023 “Por la cual se constituye y reglamenta el funcionamiento de la Caja Menor para la adquisición de bienes y servicios para la vigencia 2023” y todas aquellas que le sean contrarias.

 

Dada en Bogotá D.C., a los 29 días del mes de abril 29 del año 2024.

 

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

 

PEDRO ORLANDO MOLANO PEREZ

 

Director General

 

Nota: Ver norma original en Anexos.