RESOLUCIÓN 355 DE 2024

(Julio 05)

Por la cual se actualiza la Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales de la Empresa Metro de Bogotá S.A. y se dictan otras disposiciones

EL GERENTE GENERAL (E) DE LA EMPRESA METRO DE BOGOTÁ S.A.

En uso de sus facultades legales, y especialmente lo dispuesto en los artículos 15 y 206 de la Constitución Política de Colombia, en el literal k) del artículo 17 y literal f) de la Ley 1581 de 2012, Ley 1712 de 2014, el Decreto 1074 de 2015, el artículo 47 de los Estatutos Sociales de la Empresa Metro de Bogotá S.A. y el artículo 5˚ del Acuerdo No. 07 de 2021 de la Junta Directiva de la empresa, el Decreto 221 de 2024 y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia consagra la protección de los datos personales como el derecho fundamental que tienen todas las personas a conservar su intimidad personal y familiar, a buen nombre y a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellos en los bancos de datos y en archivos de las entidades públicas y privadas.

Que la Ley Estatutaria 1581 de 2012 “Régimen General de Protección de Datos Personales” y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, consagran la necesidad de garantizar de forma integral la protección y el ejercicio del derecho fundamental de Habeas Data y establecen como deberes de los responsables y encargados del tratamiento de datos personales, adoptar una política interna para garantizar el adecuado cumplimiento de las normas que rige la materia, así como la atención de consultas y reclamos.

Que el artículo 2 de la Ley 1581 de 2012 establece “Los principios y disposiciones contenidas en la presente ley serán aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por entidades de naturaleza pública o privada”.

Que conforme con la definición de “Responsable de Tratamiento” establecida en el literal (e) del artículo 3˚ de la Ley 1581 de 2012, la empresa Metro de Bogotá S.A. es responsable del tratamiento de datos personales.

Que el artículo 2.2.2.25.3.1 “Políticas de la información” del Decreto No. 1074 de 2015 establece que “los responsables del tratamiento deberán desarrollar sus políticas para el tratamiento de los datos personales y velar porque los Encargados del Tratamiento den cabal cumplimiento a las mismas. Las políticas de tratamiento de la información deberán constar en medio físico o electrónico, en un lenguaje claro y sencillo y ser puestas en conocimiento de las Titulares. (…)”.

Que a través del artículo primero de la Resolución No. 112 de 2018 la empresa Metro de Bogotá S.A. adoptó la Política de Protección y Tratamiento de Datos.

Que en el artículo segundo de la mencionada Resolución No. 112 de 2018, la empresa Metro de Bogotá S.A. designó como Oficial de Protección y Tratamiento de Datos Personales a quién funja como Gerente de Comunicaciones y Ciudadanía.

Que conforme con la modificación de la estructura organizacional introducida en el Acuerdo de Junta Directiva 007 de 2021, la entonces Gerencia de Comunicaciones y Ciudadanía se pasó a denominar “Gerencia de Comunicaciones, Ciudadanía y Cultura”.

Que con ocasión de la reestructuración de la EMB mediante el Acuerdo No. 007 de 2021, a través de la Resolución No. 369 de 2022 se adoptó la versión 2 (Código: GI−DR−001) de la Política de Protección y Tratamiento de Datos, la cual derogó el artículo 1˚ de la Resolución No. 112 de 2018 e incluyó el parágrafo primero, relacionado con la obligación de mantener actualizada la política.

Que en el marco de la reestructuración de la empresa Metro de Bogotá S.A., surgió la necesidad de actualizar el nombre del proceso al cual pertenecía la política de protección y tratamiento de datos, proceso que anteriormente se denominaba "Gestión Legal" y que fue modificado a "Gobierno Corporativo y Relaciones", con un cambio correspondiente en el código del documento de GL−DR−004_V.01 a GI−DR−001_V.01.

Que una vez revisada la naturaleza de las caracterizaciones del proceso GI correspondiente al Gobierno Corporativo de la empresa Metro de Bogotá, es necesario trasladar la Política de Protección y Tratamiento de Datos al proceso CA correspondiente al Programa de Cumplimiento y Anticorrupción de la empresa. Por lo tanto, cambió del anterior código GI−DR−001 al código CA− DR−007.

Que conforme a los controles de seguridad y protección de datos personales establecidos por la Alta Consejería Distrital TIC en su medición semestral GAP, es necesario actualizar la Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales para regular lo relacionado con el concepto de anonimización de los datos personales y la necesidad de capacitación en esta materia al interior de la empresa.

Que es necesario derogar el artículo 2 de la Resolución 369 de 2022 y suprimir el Comité de Cumplimiento de la Política de Protección de Datos de la EMB, debido a que la estructura organizativa de la Empresa establece que corresponde a la Oficina de Asuntos Institucionales y la Gerencia de Comunicaciones, Ciudadanía y Cultura liderar la definición y aplicación de la Política de Protección de Datos.

Que la EMB cuenta con el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno para hacer seguimiento a las alertas que puedan surgir frente a la Política de Protección de Datos al momento de identificar los eventuales riesgos derivados de su implementación.

Que la Política de Protección de Datos es una prioridad para la Empresa, y su cumplimiento se encuentra debidamente respaldado por las áreas mencionadas anteriormente, las cuales cuentan con el conocimiento y la capacidad para liderar y ejecutar las acciones necesarias.

Que la normatividad legal vigente no establece de manera explícita la obligatoriedad de crear un comité específico para el cumplimiento de la Política de Protección de Datos, cuya responsabilidad está en manos de la dirección y la estructura organizativa establecida por cada empresa.

Que en aplicación del principio de eficacia de las actuaciones administrativas consagrado en la Constitución Política y la Ley 1437 de 2011, es pertinente considerar que la creación de un comité no previsto por la ley podría generar duplicidad de funciones y procesos innecesarios, así como afectar la gestión de la política de protección de datos.

Que los temas incluidos en la actualización de la Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales fortalecen el cumplimiento de las disposiciones legales establecidas para proteger y garantizar la seguridad de la información recopilada y tratada por la empresa Metro de Bogotá S.A.

Que, en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1º. Actualizar la Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales de la Empresa Metro de Bogotá S.A. bajo el código CA−DR−007, la cual hace parte integral de la presente resolución.

PARÁGRAFO. La Oficina de Asuntos Institucionales en coordinación con la Gerencia de Comunicaciones, Ciudadanía y Cultura deberán adelantar las gestiones necesarias tendientes a mantener actualizada la política en mención en el Sistema Integrado de Gestión −SIG.

ARTÍCULO 2º. Comunicar el presente acto administrativo a la Oficina de Asuntos Institucionales y a la Gerencia de Comunicaciones, Ciudadanía y Cultura, para lo de su competencia.

ARTÍCULO 3º. La presente resolución rige a partir del día siguiente a su publicación en el Registro Distrital y deroga el artículo 2˚ de la Resolución No. 369 de 2022.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá D.C., a los 05 días del mes de julio del año 2024.

JAVIER FLECHAS PARRA

Gerente General (E)

Nota: Ver norma original y Anexos.