RESOLUCIÓN 191 DE 2024

 

(Marzo 20)

 

Por la cual se constituye y establece el funcionamiento de la Caja Menor Número Uno (1) de la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial, para la vigencia fiscal 2024

 

LA SECRETARIA GENERAL DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE REHABILITACIÓN Y MANTENIMIENTO VIAL 

 

En ejercicio de sus facultades legales y en especial las conferidas en el numeral 2 del Artículo 2° de la Resolución N°. 575 del 12 de julio de 2023 de UAERMV y,

 

CONSIDERANDO:

 

Que, el artículo 209 de la Constitución Política de 1991, establece que; “La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones”.

 

Que, el Acuerdo Distrital 257 de 2006 “Por el cual se dictan normas básicas sobre la estructura, organización y funcionamiento de los organismos y de las entidades de Bogotá, Distrito Capital, y se expiden otras disposiciones” dictó normas básicas sobre la estructura, organización y funcionamiento de los organismos y de las entidades de Bogotá, Distrito Capital, disponiendo en su artículo 28 que las entidades del Sector Descentralizado se regirán por lo previsto en las leyes que de manera general regulan su organización, fines y funciones, por lo dispuesto en el Decreto Ley 1421 de 1993, por los acuerdos que determinan su creación, organización y funciones y por las demás disposiciones legales y reglamentarias que les resulten aplicables.

 

Que, el artículo 45 del citado Acuerdo Distrital 257 estableció los Sectores Administrativos de Coordinación a nivel Distrital, creando entre estos el de Movilidad, con la misión de garantizar la planeación, gestión, ordenamiento, desarrollo armónico y sostenible de la ciudad en los aspectos de tránsito, transporte, seguridad e infraestructura vial y de transporte.

 

Que, el Sector Movilidad está integrado, entre otros organismos y entidades, por la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial, adscrito a la Secretaría Distrital de Movilidad.

 

Que, el artículo 3° de la Ley 489 de 1998, dispone que: “La función administrativa se desarrollará conforme a los principios constitucionales, en particular los atinentes a la buena fe, igualdad, moralidad, celeridad, economía, imparcialidad, eficacia, eficiencia, participación, publicidad, responsabilidad y transparencia. Los principios anteriores se aplicarán, igualmente, en la prestación de servicios públicos, en cuanto fueren compatibles con su naturaleza y régimen"

 

Que, el numeral 1 del artículo 9 del Acuerdo 02 de 2023 expedido por el Consejo Directivo de la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial, establece como función de la Secretaría General “(…) liderar la formulación y evaluación de las políticas, planes, programas y proyectos en materia de talento humano, administrativa, financiera, presupuestal, de tesorería, contable, de contratación, gestión documental y gestión de recursos físicos de la Entidad, de acuerdo con la normatividad vigente para el logro de la misión institucional”, en concordancia con lo dispuesto en el numeral 7 ídem que le asigna la función de “Controlar y hacer seguimiento a la implementación de las políticas, planes, programas y proyectos de gestión financiera asociados con el presupuesto, la contabilidad y la tesorería, conforme a los lineamientos emitidos por la Secretaría Distrital de Hacienda y la normativa vigente.”

 

Que, el parágrafo 7º del artículo 1° de la Resolución 575 de 2023[1], establece que “(…) delegar en el Secretario (a) General, el (la) Subdirector (a)Técnico (a) de Producción y Apoyo Logístico y el (la) Subdirector (a)Técnico (a) de Intervención de la Infraestructura, la suscripción de los actos administrativos relativos a la constitución, cierre y demás situaciones que tienen que ver con las cajas menores de la Entidad”. En concordancia con lo dispuesto en el PARÁGRAFO PRIMERO del literal B de la citada resolución, la cual a su tenor indica que: “La delegación de la ordenación del gasto y órdenes de pago a nivel de rubro presupuestal quedará de la siguiente forma”:

 

 

Que, para la constitución, ejecución, reembolsos y cierre de las cajas menores se debe observar lo dispuesto en el Decreto 192 de 2021 “Por medio del cual se reglamenta el Estatuto Orgánico del Presupuesto Distrital y se dictan otras disposiciones y el numeral 3.2.2 del Manual Operativo Presupuestal del Distrito Capital[2], el numeral 3.2.2 del Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el manejo y control de los Bienes en las Entidades de Gobierno Distritales adoptado mediante Resolución DDC-000001 del 30 de septiembre de 2019 de la Contadora General de Bogotá y las demás normas que regulen la materia.

 

Que, el artículo 56 del Decreto 192 de 2021 dispone, “El monto de las cajas menores será determinado por el representante legal de la entidad distrital de conformidad con los lineamientos fijados en este Decreto. El número de cajas menores no podrá ser superior a dos (2) por cada entidad y los representantes legales de cada entidad deberán reglamentar internamente las cajas menores, de tal manera que se haga un uso razonable de las mismas, siguiendo lineamientos de austeridad y transparencia en el gasto público. (…). En todo caso, la sumatoria del valor de las cajas menores no debe superar la cuantía máxima mensual, establecida en el presente Decreto”.

 

Que, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 57 del Decreto 192 de 2021 "Por medio del cual se reglamenta el Estatuto Orgánico del Presupuesto Distrital y se dictan otras disposiciones":

 

“Las Cajas Menores se constituirán, para cada vigencia fiscal, mediante Resolución suscrita por el Jefe de la respectiva entidad pública distrital, en la cual se deberá indicar: i) la cuantía, ii) el responsable, iii) la finalidad, iv) la clase de gastos que se pueden realizar, v) la unidad ejecutora y vi) la cuantía de cada rubro presupuestal, sin exceder el monto mensual asignado a la caja menor y en ningún caso el límite establecido por el estatuto de contratación para compras directas.

 

Las cajas menores deberán ajustarse a las necesidades de cada entidad, siendo responsabilidad de los ordenadores del gasto de dichas entidades el buen uso de las mismas y el cumplimiento de las reglas que aquí se establecen”.

 

Que, a su turno los artículos 58 y 59 del citado Decreto establecen:

 

“Artículo 58º. Destinación y Funcionamiento. El responsable y ordenador del manejo de la caja menor en cada entidad y organismo distrital respecto del dinero que se entregue para la constitución de cajas menores debe ser utilizado para sufragar gastos identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto de Gastos Generales que tengan el carácter de urgentes, imprescindibles, inaplazables, necesarios y definidos en la Resolución de constitución respectiva.”

 

Artículo 59º. Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Para la constitución y reembolso de las cajas menores se deberá contar con el respectivo certificado de disponibilidad presupuestal previo, el cual debe expedirse por el monto correspondiente a la suma del valor de la apertura y la proyección del número de reembolsos que se pretendan realizar en el respectivo año, respetando los limites en las cuantías establecidas en el presente Decreto”

 

Que, por su parte, el artículo 61 del mencionado Decreto establece la cuantía máxima mensual en los siguientes términos:

 

“Artículo 61°. De la cuantía. La cuantía máxima mensual de la sumatoria de los fondos que se manejen a través de Cajas Menores se determinará en función del presupuesto anual de cada vigencia fiscal de las entidades señaladas en el artículo 55° del presente Decreto, expresado en salarios mínimos mensuales legales vigentes, de acuerdo con la siguiente clasificación:

 

"

 

Que, mediante Decreto Distrital 643 de 2023, la Alcaldesa Mayor expidió el Presupuesto Anual de Rentas e Ingresos y de Gastos e Inversiones de Bogotá Distrito Capital, para la vigencia fiscal comprendida entre el 1° de enero y el 31 de diciembre de 2024.

 

Que, el presupuesto de la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial para el periodo comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre de 2024 es de CIENTO NOVENTA Y CUATRO MIL MILLONES NOVECIENTOS CUARENTA Y SEIS MILLONES DOSCIENTOS SEIS PESOS M/CTE ($194.946.206.000), equivalente a 149.958,62 salarios mínimos mensuales legales vigentes – SMMLV. El cual incluye pasivos exigibles y gastos de nómina.

 

Que, en virtud del presupuesto asignado a la unidad, para esta vigencia fiscal y en concordancia con el Artículo 61° del Decreto No. 192 de 2021, la máxima cuantía mensual de la Caja Menor de Gastos para la adquisición de bienes y servicios, podrá ser de hasta 180 salarios mínimos legales mensuales vigentes, equivalentes a DOSCIENTOS TREINTA Y CUATRO MILLONES DE PESOS M/CTE ($ 234.000.000); teniendo en cuenta que el salario mínimo establecido para la presente vigencia corresponde a la suma de UN MILLON TRESCIENTOS MIL PESOS M/CTE ($1.300.000).

 

Que, el Decreto 62 del 09 de febrero de 2024 “Por el cual se ordena implementar medidas de austeridad y eficiencia del gasto público en las entidades y organismos de la administración distrital” en su artículo 20, señala:

 

“Artículo 20 -. Cajas menores. El responsable y ordenador del manejo de la caja menor en cada entidad y organismo distrital deberá ceñirse estrictamente a los gastos que tengan carácter de imprevistos, urgentes, imprescindibles e inaplazables y enmarcados dentro de las políticas de racionalización del gasto”.

 

Con los recursos de las cajas menores no se podrán fraccionar las compras de un mismo elemento y/o servicio, ni adquirir elementos cuya existencia esté comprobada en almacén o se encuentre contratada. Tampoco podrán ejecutar ninguna de las operaciones descritas en el artículo 62 del Decreto Distrital 192 de 2021”

 

Que, a través de la Resolución No. DDC-000002 del 02 de septiembre de 2022, expedida por la Dirección Distrital de Contabilidad de la Secretaria Distrital de Hacienda de Bogotá, se actualizó el Manual para el Manejo y Control Contable de Cajas Menores, el cual recopila los aspectos jurídicos, presupuestales y tesorales para la creación, operación, control y cancelación del Fondo Fijo de Caja Menor y define el tratamiento contable para cada una de estas etapas, sustentado en los Nuevos Marcos Normativos Contables en convergencia a Normas Internacionales, en las Resoluciones No. 193 de 2016, 156 de 2018 y demás lineamientos aplicables expedidos por la Contaduría General de la Nación, así como, en las disposiciones del Decreto 192 de 2021.

 

Que, se hace necesario constituir y reglamentar para la vigencia fiscal 2024, la Caja Menor de la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial Unidad ejecutora 01, para la adquisición de bienes y servicios, que tengan el propósito de atender las erogaciones que tengan el carácter de imprevistos, urgentes, imprescindibles, inaplazables y necesarias, de acuerdo con la normatividad que regula la materia.

 

Que, de acuerdo con lo anterior, la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial, proyectó constituir la caja menor para la vigencia 2024 por valor de SESENTA Y UN MILLONES NOVECIENTOS SIETE MIL PESOS ($61.907.000), distribuidos en los siguientes rubros:

 

 

Que, para el manejo de la caja menor, se designa como responsable a JHON HENRY CUECA MALAGON identificado con cédula de ciudadanía No. 79.760.982 de Bogotá quien se desempeña en el empleo de Gerente Código 039 Grado 01 asignado a la Gerencia Administrativa y Financiera, amparado con la Póliza Seguro de Infidelidad y Riesgos Financieros número 4-28-8001003150 Expedida por AXXA Colpatria Seguros S.A. y la póliza de manejo global sector oficial número 4-28-8001003017 expedida por AXXA Colpatria Seguros S.A.

 

Que, el servidor responsable, deberá cumplir lo señalado en el Decreto 192 de 2021 en cuanto a la ejecución, manejo del dinero y de los libros de control y registro de las operaciones, reembolsos, contabilización y elaboración mensual de las conciliaciones bancarias, legalización y cierre, prohibiciones y demás asuntos relacionados con el adecuado manejo de la caja menor.

 

Que, de conformidad con lo señalado en el artículo 59 del Decreto 192 de 2021, la Unidad expidió el certificado de disponibilidad presupuestal N. 246 del 05 de febrero de 2024, por valor de $61.907.000 que ampara la constitución de la caja menor.

 

Que, en mérito de lo expuesto, LA SECRETARIA GENERAL DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE REHABILITACIÓN Y MANTENIMIENTO VIAL,

 

RESUELVE:

 

ARTICULO PRIMERO. Constitución y cuantía. Constituir en la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial Unidad Ejecutora 01- Secretaría General la caja menor para la vigencia fiscal 2024, por una cuantía de SESENTA Y UN MILLONES NOVECIENTOS SIETE MIL PESOS M/CTE. ($61.907.000), de acuerdo con el siguiente detalle y límite por rubro presupuestal:

 

 

ARTÍCULO SEGUNDO. Finalidad. La caja menor atenderá las erogaciones de la Unidad que tengan el carácter de imprevistos, urgentes, imprescindibles e inaplazables como materiales, suministros, papelería, publicaciones, gastos de transporte, notariales, de mantenimiento y reparación y en general todos aquellos necesarios para el correcto funcionamiento y gestión de la Unidad. Para autorizar un gasto de adquisición de elementos, se deberá contar con la certificación de inexistencia o insuficiencia de estos en el Almacén, mediante el formato o mecanismo definido por la Entidad para tal fin.

 

ARTÍCULO TERCERO. Los recursos de la caja menor serán manejados a través de una cuenta corriente y tendrán como fondo fijo una cuantía de cinco (5) salarios mínimos mensuales legales vigentes, es decir la suma de SEIS MILLONES QUINIENTOS MIL PESOS M/CTE ($6.500.000), los cuales estarán distribuidos de la siguiente manera:

 

 

ARTÍCULO CUARTO. Ordenador del Gasto. El Ordenador del Gasto de la Caja Menor No. 1 de la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial será el (la) Secretario (a) General de la Entidad y el designado como responsable de la caja menor será el servidor JHON HENRY CUECA MALAGON identificado con cédula de ciudadanía No. 79.760.982 de Bogotá Gerente Código 039 Grado 01 asignado a la Gerencia Administrativa y Financiera.

 

PARÁGRAFO: Para todos los efectos relacionados con la constitución de la caja menor de que trata el artículo 1. de la presente resolución se atenderá lo dispuesto en el Decreto 192 de 2021 “Por medio del cual se reglamenta el Estatuto Orgánico del Presupuesto Distrital y se dictan otras disposiciones”, y el numeral 3.2.2 del Manual Operativo Presupuestal del Distrito Capital, el numeral 3.2.2 del Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el manejo y control de los Bienes en las Entidades de Gobierno Distritales adoptado mediante Resolución DDC-000001 del 30 de septiembre de 2019 de la Contadora General de Bogotá y las demás normas que regulen la materia”.

 

ARTÍCULO QUINTO. Manejo, Administración y Custodia. El responsable del manejo, administración y custodia de la Caja Menor para la adquisición de bienes y servicios será Gerente Código 039 Grado 01 asignado a la Gerencia Administrativa y Financiera o un profesional designado por el Ordenador del Gasto de la Caja Menor, de conformidad con

el Manual de Funciones vigente.

 

PARAGRAFO 1º. El responsable del manejo, administración y custodia de la Caja Menor, estará amparado mediante Póliza Seguro de Infidelidad y Riesgos Financieros número 4-15-8001483875 Expedida por Axxa Colpatria Seguros S.A. y la póliza de manejo global sector oficial número 4-28-8001003017 expedida por Axxa Colpatria Seguros S.A. en concordancia con el numeral 4.1 del Manual para el Manejo y Control de Cajas Menores adoptado mediante la Resolución DDC-000002 del 02 de septiembre de 2022, expedida por la Dirección Distrital de Contabilidad de la Secretaria Distrital de Hacienda de Bogotá.

 

PARÁGRAFO 2°. Tanto el Ordenador del Gasto y el responsable del manejo, administración y custodia de la Caja Menor para la adquisición de bienes y servicios, responderán disciplinaria, civil, fiscal, tributaria y penalmente por las acciones y omisiones resultantes de sus actuaciones respecto de la administración de estos fondos.

 

ARTÍCULO SEXTO. Prohibiciones: De conformidad con el numeral 6 del Manual para el manejo y control contable de las cajas menores, actualizado a través de la Resolución DDC-000002 del 02 de septiembre de 2022, expedida por la Dirección Distrital de Contabilidad de la Secretaria Distrital de Hacienda de Bogotá., no se pueden realizar erogaciones con fondos de Caja Menor para las siguientes operaciones:

 

a) Fraccionar compras de un mismo bien y/o servicio en una misma fecha.

 

b) Adquirir bienes o servicios destinados a entidades diferentes a la cual esté adscrita la Caja Menor.

 

c) Realizar cualquier pago por concepto de contratos.

 

d) Realizar pagos por concepto de servicios personales, y las contribuciones que establece la ley sobre la nómina, cesantías y pensiones de acuerdo con el Catálogo Integrado de Clasificación Presupuestal.

 

e) Efectuar préstamos.

 

f) Cambiar cheques a personas naturales o jurídicas.

 

g) Adquirir elementos cuya existencia esté comprobada en almacén o se encuentre contratada.

 

h) Efectuar contrataciones o realizar gastos para atender servicios de alimentación con destino a reuniones de trabajo.

 

i) Pagar gastos que no contengan los documentos soporte que se exigen para su legalización.

 

j) Efectuar reintegros por obligaciones adquiridas con anterioridad a la expedición del CDP requerido para la constitución de la Caja Menor.

 

k) Efectuar desembolsos que no formen parte del objeto del gasto señalado en el acto de creación.

 

PARÁGRAFO ÚNICO. Se exceptúan de estas prohibiciones los Servicios Personales que por concepto de honorarios se deben reconocer y pagar a los auxiliares de la justicia que actúan en los diferentes procesos judiciales, de cobro coactivo y administrativo, de conformidad con las competencias de las respectivas entidades establecidas para tal fin.

 

ARTÍCULO SÉPTIMO. Legalización del gasto. De conformidad con el numeral 7 del Manual para el manejo y control contable de las cajas menores, actualizado a través de la Resolución DDC-000002 del 02 de septiembre de 2022, expedida por la Dirección Distrital de Contabilidad de la Secretaria Distrital de Hacienda de Bogotá., para la legalización de los gastos y para efectos de reembolso, el responsable de la caja menor exigirá el cumplimiento de los siguientes requisitos:

 

- La solicitud de reembolso se efectúa una vez al mes en la cuantía de los gastos realizados, sin exceder el monto previsto en el respectivo rubro presupuestal, ni del 70% del monto autorizado de algunos o todos los valores de los rubros presupuestales afectados y de acuerdo con el cronograma Anual Mensualizado de Caja.

 

- Esta solicitud se debe presentar ante el Ordenador de la Caja Menor a través del formato establecido para el efecto, el cual debe anexar las facturas, recibos, comprobantes de ingreso al almacén y demás soportes con la firma del Responsable de la Caja Menor, que justifiquen el gasto.

 

- Los documentos soporte del reembolso, se deben conservar de manera ordenada; para tal efecto, deberán tener en cuenta las tablas de retención documental establecidas en desarrollo del sistema de gestión documental, y atender las siguientes consideraciones:

 

- Que los gastos se refieran al objeto y funciones de la entidad y se ejecuten estrictamente, conforme al fin para el cual fueron programadas las apropiaciones de los rubros presupuestales.

 

- Que los gastos estén agrupados por rubros presupuestales, bien sea en el comprobante de pago o en la relación anexa, y que correspondan a los autorizados en la Resolución de Constitución.

 

- Que los documentos presentados sean los originales, tengan el nombre y/o razón social, el número del documento de identidad o NIT, el objeto, la cuantía y se encuentren firmados por los acreedores en el caso que lo ameriten.

 

- Que la fecha del comprobante del gasto corresponda a la vigencia fiscal y al período que se está legalizando.

 

- Que el gasto se haya efectuado después de haberse constituido o reembolsado la Caja Menor según el caso, excepto los gastos notariales y procesales, gastos de transporte por mensajería y por procesos de fiscalización y cobro.

 

- Que se haya expedido la Resolución de Constitución del Fondo de Caja Menor que autoriza el gasto, teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 87 del Decreto Distrital 714 de 1996, Estatuto Orgánico del Presupuesto Distrital.

 

Con la aprobación del reembolso, se diligencia el documento que ordena el reembolso de recursos del Fondo de Caja Menor, en el sistema de información utilizado por la Entidad.

 

ARTÍCULO OCTAVO. Cambio de responsable. Cuando se cambie en forma definitiva el Responsable de la Caja Menor, debe hacerse una legalización, efectuando el reembolso total de los gastos realizados con corte a la fecha.

 

PARÁGRAFO ÚNICO. Cuando el responsable de la Caja Menor en una situación administrativa de que trata el ordenamiento jurídico vigente, el (la) Secretario (a) General de la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial puede mediante Resolución encargar su manejo a otro servidor público debidamente afianzado, mientras subsista la situación, para lo cual sólo se requiere de la entrega de los fondos y documentos mediante arqueo, al recibo y a la entrega de esta, lo que debe constar en el acta respectiva.

 

ARTÍCULO NOVENO. Certificado de Disponibilidad Presupuestal - CDP. Para la constitución de la Caja Menor asignada a la Unidad Ejecutora 01- Secretaría General vigencia 2024, se cuenta con el certificado de disponibilidad presupuestal 246 del 05 de febrero de 2024.

 

ARTÍCULO DÉCIMO. Legalización Definitiva. Se seguirá el procedimiento establecido en el numeral 8° del Manual para el Manejo y Control de Cajas Menores actualizado a través de la Resolución DDC-000002 del 02 de septiembre de 2022, expedida por la Dirección Distrital de Contabilidad de la Secretaria Distrital de Hacienda de Bogotá y demás la normatividad vigente. Así mismo, se tendrá en cuenta lo dispuesto en la Circular DDT-007 de 2023 “Vigencia 2024 - Programación de Pagos y Cierre de Operaciones de Tesorería”, cuyo plazo establecido para el reintegro a la SDH-DDT de los recursos de sus cajas menores, es el “…16 de diciembre de 2024. Para estos efectos, es indispensable el cumplimiento del procedimiento descrito en la Circular DDT3 de 2019 (o la Circular que la modifique o sustituya), en relación con la generación y entrega oportuna y correcta de los recibos de pago con código de barras.”. Es importante precisar que lo anterior se requiere para poder realizar de manera oportuna el proceso de contabilización (legalización) de los recursos recibidos en la SDH-DDT y para que las entidades distritales puedan llevar a cabo el proceso de compensación de las notas crédito que permiten reintegrar los recursos al presupuesto en el Sistema de Información Financiera y Administrativa de la SDH-DDT (SAP BogData); por lo cual se solicita a las entidades distritales y dependencias administradoras de las cajas menores que, a través de un efectivo ejercicio de planeación, proyecten las actividades y el tiempo necesario para devolver estos recursos oportunamente a la SDH-DDT. Así mismo, se tendrá en cuenta la revisión del manual de Caja Menor en el ítem “8.5 Nota crédito Reintegro presupuesto y PAC cierre caja menor” y la plantilla de Nota Crédito (si aplica) para el diligenciamiento correcto de la información que debe ir en dicha plantilla. …”.

 

ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO. Vigencia. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga la Resolución 104 de 2023 y todas aquellas disposiciones que le sean contrarias.

 

Dada en Bogotá, D.C., a los 20 días del mes de marzo del año 2024.

 

ROSITA ESTHER BARRIOS FIGUEROA

 

Secretaria General

 

Nota: Ver norma original y anexos.

 

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