RESOLUCIÓN 306 DE 2024

 

(Mayo 27)

 

Por medio de la cual se adopta el reglamento del Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico

 

LA SECRETARIA DE DESPACHO DE LA SECRETARIA DISTRITAL DE DESARROLLO ECONOMICO

 

En uso de sus atribuciones legales y reglamentarias, en especial las conferidas la Constitución Política de 1991, la Ley 87 de 1993, el Acuerdo 257 de 2006, el Decreto 437 de 2016, la Resolución No. DDC-000003, expedida por la Contaduría General de Bogotá D.C, y,

 

CONSIDERANDO:

 

Que los artículos 209 y 269 de la Constitución Política determinan el marco general sobre la obligatoriedad de diseñar y aplicar métodos y procedimientos de control interno por parte de las entidades y organismos del sector público.

 

Que, el artículo 354 constitucional, le asigna al Contador General de la Nación la facultad de llevar la contabilidad general de la nación y consolidarla con la de sus entidades descentralizadas territorialmente o por servicios, así como determinar las normas contables que deben regir en el país, conforme a la ley.

 

Que el artículo 1 de la Ley 87 de 1993, define que: “se entiende por control interno el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos”.

 

Que, el literal a) del artículo 3 ibídem, establece que: “el Sistema de Control interno forma parte integrante de los sistemas contables, financieros, de planeación, información y operacionales de la respectiva entidad”.

 

Que, con fundamento en las anteriores disposiciones, mediante la Resolución SDDE No. 798 de 2013, se creó y reglamentó el Comité técnico de Sostenibilidad Contable.

 

Que, la Ley 1314 de 2009, tiene como objetivo la conformación de un sistema único y homogéneo de alta calidad, comprensible y de forzosa observancia, de normas de contabilidad, de información financiera comprensible, transparente y comparable, pertinente y confiable. Además, regula los principios y normas de contabilidad e información financiera y de aseguramiento de la información, aceptados en Colombia; también señala las autoridades competentes, el procedimiento para su expedición y se determinan las entidades responsables de vigilar su cumplimiento.

 

Que, la Contaduría General de la Nación, emitió la Resolución 533 de 2015, “Por la cual se incorpora, en el Régimen de Contabilidad Pública, el marco normativo aplicable a entidades de gobierno y se dictan otras disposiciones.”

 

Que, el Decreto Nacional 1083 de 2015, Único Reglamentario del Sector de Función Pública, regula el Sistema de Control Interno para todos los organismos y Entidades del Estado, en sus diferentes órdenes y niveles, así como para los particulares que administren recursos del Estado.

 

Que la Resolución No.193 de 2016, expedida por la Contaduría General de la Nación “Por la cual se Incorpora, en los Procedimientos Transversales del Régimen de Contabilidad Pública, el Procedimiento para la evaluación del control interno contable", orienta a los responsables de la información financiera de la entidades, en la realización de las gestiones administrativas necesarias para garantizar la producción de información financiera que cumpla con las características fundamentales de relevancia y presentación fiel a que se refieren los marcos normativos incorporados en el Régimen de Contabilidad Pública.

 

Que, el numeral 3.2.2. del anexo de la Resolución 193 de 2016, establece herramientas de mejora continua y sostenibilidad de la calidad de la información financiera, indicando: “dada la característica recursiva de los sistemas organizacionales y la interrelación necesaria entre los diferentes procesos que desarrollan las entidades, estas deberán contar con herramientas tendientes a la mejora continua y de sostenibilidad de la información financiera de manera que se genere información con las características fundamentales de relevancia y representación fiel. Estas herramientas pueden ser de diversa índole, como la creación del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable o la implementación de herramientas sustentadas en políticas, procedimientos, directrices, instructivos, lineamientos o reglas de negocio que procedan por garantizar de manera permanente la depuración y mejora de la calidad de la información financiera”.

 

Que, el numeral 3.2.15 ibídem, establece la depuración contable permanente y sostenible, manifestando que las entidades adelantarán acciones pertinentes para depurar la información financiera e implementar los controles que sean necesarios a fin de mejorar la calidad de la información.

 

Que la Resolución No. DDC-000003 de 2018, expedida por la Contadora General de Bogotá D.C, establece los lineamientos para la sostenibilidad del Sistema Contable Público Distrital y para la evaluación y depuración permanente de las cifras y demás datos de contenido en los estados financieros, informes y reportes contables emitidos por la Entidad Contable Pública Bogotá D.C. a través de sus entes públicos distritales, en cumplimiento del procedimiento anexo a la Resolución 193 de 2016.

 

Que el artículo 3° ibídem, establece que, “Comité Técnico de Sostenibilidad Contable, determina que los Entes Públicos Distritales conformen o actualicen el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable, cuyo fin es recomendar al Representante Legal o a los servidores públicos responsables de las áreas de gestión, técnicas o administrativas sobre: i) la aplicación y actualización de politicas contables y de operación; ii) la depuracion de valores con base en la gestión administrativa, técnica y jurídica realizada, en concordancia con los soportes documentales que la administración considere idóneos, iii) los aspectos que considere pertinentes para agilizar y gestionar el flujo de información insumo del proceso contable; entre otros aspectos que se establezcan dentro de su reglamento interno; lo anterior, sin perjuicio del deber que tienen los responsables directos de las áreas de gestión correspondiente (...)":

 

Que el numeral 32 del artículo 38 de la Ley 1952 de 2019 “por medio de la cual se expide el código general disciplinario y se deroga la Ley 734 de 2002 y algunas disposiciones de la Ley 1474 de 2011 relacionadas con el derecho disciplinario”, dispone que es deber de todo servidor público adoptar el sistema de Control Interno y la función independiente de Auditoria Interna de que trata la Ley 87 de 1993 y demás normas que la modifiquen o complementen.

 

Que a través de la Resolución No. 808 del 26 de diciembre de 2019 se unific y actualizó la reglamentación del Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable de la Secretaria Distrital de Desarrollo Económico y se dieron lineamiento para la depuración contable permanente y sostenible, la cual fue objeto de modificación por parte de la Resolución No. 550 del 24 de junio de 2022.

 

Que con el fin de dar cumplimiento a lo dispuesto en las normas citadas y de contar con una instancia al interior de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico, encargada de asesorar, evaluar, proponer, fomentar, recomendar y decidir acerca de temas específicos en materia contable en la entidad, se hace necesario actualizar y modificar la reglamentación interna del comité técnico de sostenibilidad contable.

 

Que, en mérito de lo expuesto;

 

RESUELVE:

 

Artículo Primero: Adoptar conforme lo dispone el presente acto, el reglamento del Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico - CTSC.

 

Artículo Segundo. Objetivo. - El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable - CTSC será una instancia asesora para las áreas y los (las) funcionarios (as) responsables de la información financiera, con el propósito de garantizar la sostenibilidad del sistema contable y la evaluación y depuración permanente de las cifras y demás datos contenidos en los estados financieros, informes y reportes contables emitidos por la SDDE, generando recomendaciones para la adopción de directrices, políticas y procedimientos encaminados a la ejecución, control y mejora continua de los procesos administrativos y contables.

 

Artículo Tercero. Conformación. - El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable - CTSC, estará integrado de manera permanente por los (las) siguientes funcionarios (as):

 

- Subsecretario de Despacho, Código 045, Grado 08, quien presidirá las sesiones del comité

 

- Director Técnico, código 009, Grado 07 de la Dirección de Gestión Corporativa.

 

- Subdirector Administrativo, Código 068, Grado 05 de la Subdirección Administrativa y Financiera.

 

- Profesional Especializado, Código 222, Grado 27, con funciones de Contador de la Entidad.

Parágrafo 1. Todos los/las integrantes del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable cuentan con voz y voto, con excepción del Profesional Especializado Código 222, Grado 27, con funciones de contador, quien solamente tendrá voz en las deliberaciones.

 

Parágrafo 2. Concurrirán como invitados/das permanentes y con derecho a voz, pero sin voto, el Jefe de Oficina, código 006, Grado 06 de la Oficina de Control Interno y el Jefe de Oficina, código 006, Grado 06 de la Oficina Jurídica, sus responsabilidades serán las de asesorar al comité en lo de su competencia.

 

Parágrafo 3. Cuando el Comité lo estime necesario, para el cumplimiento de sus funciones, podrá invitar a sus reuniones a funcionarios y/o contratistas, con derecho a voz, pero sin voto, para que emitan sus conceptos técnicos o profesionales, en relación con los asuntos que se consideren en cada sesión.

 

Artículo Cuarto. Presidente. El/La Presidente(a) del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable será el/la Subsecretario(a) de Despacho, Código 045, Grado 08 y tendrá las siguientes funciones:

 

1. Coordinar en conjunto con el secretario técnico, la convocatoria a las sesiones ordinarias y extraordinarias del Comité.

 

2. Priorizar los temas a tratar en las sesiones del Comité y las actividades a realizar.

 

3. Dirigir las sesiones del Comité y otorgar el uso de la palabra a los integrantes e invitados.

 

Artículo Quinto. Secretario Técnico. El/La Secretario(a) del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable, será el/la profesional especializado(a) Código 222, Grado 27, de la Subdirección Administrativa y Financiera con funciones de Contador(a) de la entidad y tendrá las siguientes funciones:

 

1. Convocar las reuniones ordinarias del Comité con una antelación no menor a tres (3) días, la cual puede ser por medio electrónico y suministrando a sus integrantes los documentos e información necesarias para su adecuada intervención.

 

2. Citar a los integrantes del comité, los funcionarios de las dependencias técnicas o gestoras de la necesidad, directores, subdirectores, jefes de oficina, funcionarios, contratistas, o terceros, cuando a juicio del comité se requieran para ampliar y complementar un tema sometido a su consideración.

 

3. Convocar a las reuniones extraordinarias por instrucción de el/la presidente del Comité, por solicitud que realice alguna dependencia de la entidad, o a su criterio, cuando determine que existe un asunto que debe ser sometido a consideración del comité.

 

4. Verificar la asistencia de los/ las integrantes del Comité y establecer si se cuenta con el Quórum requerido.

 

5. Verificar el cumplimiento de los compromisos adquiridos en las sesiones anteriores y solicitar los respectivos informes para estudio del Comité.

 

6. Preparar el orden del día y presentar al Comité los temas a tratar.

 

7. Elaborar las actas de las sesiones del Comité, velando porque las mismas se ajusten a la verdad de lo actuado, las cuales serán suscritas por el/la Presidente(a) y el/la Secretario(a) Técnico(a) del Comité.

 

8. Organizar, actualizar y custodiar las actas del comité, previa firma de las mismas, junto con los anexos que hagan parte de la respectiva acta.

 

9. Enumerar las actas consecutivamente con indicación del día, mes y año de la respectiva sesión que se suscribirán por integrantes del comité.

 

10. Proyectar los informes que deba presentar al Comité Técnico de Sostenibilidad Contable.

 

11. Conservar los medios magnéticos o cualquier otro medio electrónico, producto de las sesiones del Comité, así como las respectivas actas de las sesiones.

 

12. Las demás que correspondan a la naturaleza de la Secretaría Técnica.

 

Artículo Sexto. Funciones del CTSC. - El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable tendrá las siguientes funciones:

 

1. Asesorar al (a) Secretario(a) de Despacho y a los funcionarios responsables de las áreas técnicas y/o administrativas de la gestión, en el diseño e implementación de los procedimientos de control interno contable fijados por la Contaduría General de la Nación y la Dirección Distrital de Contabilidad, con el fin de logar la existencia y efectividad de los procedimientos de control y verificación de las actividades propias del proceso contable, de modo que garantice razonablemente que la información financiera cumpla con las características fundamentales de relevancia y representación fiel de que trata el Régimen de Contabilidad Pública.

 

2. Promover la cultura de autocontrol entre las diferentes dependencias de la entidad y los ejecutores directos de las actividades relacionadas con el proceso contable.

 

3. Revisar y aprobar las políticas contables operativas de la SDDE.

 

4. Recomendar a él (la) Secretario(a) de Despacho, la aplicación y actualización de políticas contables y de operación, para garantizar quela información financiera, proveniente de cada una de las áreas de la Entidad, contenga los elementos mínimos esenciales para que esta se registre y se revele en el proceso contable, con sujeción a las normas sustantivas y procedimentales del Régimen de Contabilidad Pública.

 

5. Establecer los mecanismos adecuados, para que se instaure la cultura de identificación de los riesgos inherentes a las actividades relacionadas con el proceso contable en cada una de las áreas de gestión, y se implemente los controles que sean necesarios para administrarlos.

 

6. Analizar y recomendar a él (la) Secretario(a) de Despacho, la depuración de valores reflejados en los Estados Financieros, que no cumplan con las características que debe reunir la información contable, con base en los informes que presenten las áreas competentes sobre la gestión administrativa realizada y los soportes documentales correspondientes.

 

7. Dictar las pautas que orientan el ejercicio del CTSC.

 

8. Asesorar y recomendar al representante legal o a los servidores públicos responsables de las áreas de gestión, técnicas o administrativas, en la determinación y adopción de las políticas, estrategias y procedimientos requeridos para implementar el Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema Contable Público».

 

9. Revisar, analizar y aprobar el plan anual de sostenibilidad contable, como marco de acción para optimizar procesos y procedimientos que afecten la gestión contable.

 

10. Definir las acciones administrativas que deban ejecutarse para la depuración contable, de acuerdo con el numeral 3.2.15 del Anexo “procedimiento para la evaluación del control interno contable” de la Resolución 193 de 2016 expedida por la CGN.

 

11. Hacer seguimiento y presentar recomendaciones, sobre el estado de cumplimiento del plan anual de sostenibilidad contable y las medidas que se deban tomar para su debido desarrollo.

 

12. Recomendar la depuración de partidas que afecten la contabilidad de la entidad, con fundamento en la justificación y soportes que presente la dependencia generadora del hecho económico.

 

13. Las demás que sean asignadas por el (la) Secretario(a) de Despacho, de acuerdo con la naturaleza del CTSC.

 

Parágrafo 1. Para efectos de depuración de partidas que afecten la contabilidad de la Entidad, derivadas de la cartera de cuentas por cobrar, estas no serán objeto de deliberación en el CTSC, y serán tratadas en el Comité de Cartera de la Entidad, conforme con el numeral 3°, del artículo 7° de la Resolución 718 de 2022, de la Secretaria Distrital de Desarrollo Económico, quien recomendará la respectiva depuración contable al representante legal de la entidad o al competente funcional.

 

Parágrafo 2. Para efectos de depuración de partidas que afecten la contabilidad de la Entidad, derivadas de la gestión de propiedades, planta y equipo, estas no serán objeto de deliberación en el CTSC, y serán tratadas en el Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Entidad, quien autorizará o recomendará la baja en cuentas de estos bienes, de acuerdo con el capítulo 5°, del Manual de Procedimientos Administrativos y Contables de la Entidad.

 

Parágrafo 3. Cuando se establezca que el saldo objeto de depuración ordinaria o extraordinaria se origina en un error, la identificación y corrección de este procederá de conformidad con lo indicado en el Marco Normativo incorporado en el Régimen de Contabilidad Pública, en el Manual de Políticas Contables de la Entidad Contable Pública Bogotá D.C., y en los lineamientos adicionales emitidos por la Contaduría General de la Nación o de la Dirección Distrital de Contabilidad, de la Secretaría Distrital de Hacienda.

 

Parágrafo 4. Si el hecho económico a depurar no se origina en un error, la depuración, sea ordinaria o extraordinaria, se debe hacer según el tratamiento definido en las políticas de operación establecidas y/o procedimientos administrativos según aplique.

 

Parágrafo 5. Las funciones designadas al Comité Técnico de Sostenibilidad Contable, no sustituyen, ni remplazan las que cada una de las áreas u oficinas generadoras de hechos financieros, susceptibles de constituirse en hechos contables deben adelantar, para garantizar que la información contable procesada corresponda a hechos ciertos y verificables.

 

Artículo Séptimo. Periodicidad de las reuniones del CTSC. El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable de la SDDE se reunirá ordinariamente dos (2) veces al año, de manera presencial o virtual o mixta, y en forma extraordinaria cuando sea necesario, previa citación que para el efecto realice el secretario técnico del Comité, mediante comunicación escrita o vía correo electrónico en donde se incluya el orden del día.

 

Artículo Octavo. Quórum y Decisiones. El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable de la SDDE, sesionará y decidirá válidamente con la asistencia de por lo menos dos (2) de sus integrantes permanentes con derecho a voz y voto.

 

La asistencia al Comité será obligatoria para todos sus integrantes y se deberá garantizar su permanencia durante toda la sesión; no obstante, cuando por causa justificada, algún integrante no pueda asistir a la sesión, deberá dar aviso por escrito a la secretaria técnica. La justificación deberá ser archivada en las carpetas de las actas del Comité.

 

Las recomendaciones y conceptos del Comité deberán estar soportadas, en todos los casos, en estudios y documentos técnicos suficientes. Si el Comité no aprueba los asuntos sometidos a su consideración, dejara constancia de ello en el acta respectiva, en la que se señalarán los motivos de su decisión, y se harán las recomendaciones y observaciones del caso.

 

Artículo Noveno. Actas. Las recomendaciones, decisiones y demás actuaciones del CTSC deben constar por escrito en actas, las cuales servirán de soporte para la suscripción, por parte del funcionario competente, de los actos o actuaciones administrativas a que haya lugar. Las actas contendrán la relación de quienes intervinieron, los temas tratados, las decisiones adoptadas y los votos emitidos por cada uno de los integrantes.

 

La Secretaría Técnica elaborará el proyecto de acta correspondiente, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la realización de la sesión, y enviará por correo electrónico el proyecto del acta a todos sus miembros, para que la aprueben o formulen sus observaciones dentro de los cinco (5) días hables siguientes. Si vencido dicho plazo no se han recibido observaciones por parte de un determinado miembro del Comité, se entenderá su silencio como una manifestación positiva de aprobación del acta, para posteriormente ser suscritas por el/la Presidente y el/la Secretario(a) Técnico(a).

 

Las actas deberán estar numeradas en forma consecutiva, y harán parte de ellas, los estudios técnicos y las pruebas necesarias que soporten las recomendaciones y decisiones adoptadas en la respectiva sesión.

 

Artículo Décimo. Derogatoria. El presente acto administrativo deroga todas las disposiciones reglamentarias que le sean contrarias, en especial las Resoluciones No. 198 de 2014, 808 de 2019 y 550 de 2022.

 

Artículo Décimo Primero. Vigencia. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y será publicada a través de los medios de comunicación internos con los que cuenta la Entidad.

 

Dada en la ciudad de Bogotá, D.C., a los 27 días del mes de mayo del año 2024.

 

PUBLÍQUESE, COMUNIQUESE Y CÚMPLASE.

 

MARIA DEL PILAR LOPEZ URIBE

 

Secretaria Distrital de Desarrollo Económico

 

Nota: Ver norma original en Anexos.